¿QUÉ HACE EL GESTOR DE COMPRAS EN UNA EMPRESA?
Las actividades que realiza el gestor de compras han ido evolucionando con
el paso del tiempo. Hoy las empresas modernas tienen en la gestión de
compras una pieza clave en la búsqueda de competitividad. Veamos por
qué.
Tradicionalmente la gestión de compras era vista como una actividad que
buscaba aportar a la empresa con la adquisición de bienes y servicios a los
mejores precios, con una mayor calidad exigida, en el tiempo requerido,
etc. Hoy la gestión de compras, además de lo mencionado, involucra
funciones más avanzadas como la innovación, la prospección de nuevos
mercados, la subcontratación de técnicas irrealizables por la empresa,
participación en el desarrollo de productos, entre otros. Evidentemente
estas tareas que exigen una mayor tecnificación de los compradores.
El experto Carlos Antonio Portal Ruedas señala que para cumplir sus
responsabilidades el gestor de compras debe realizar las siguientes
actividades:
Búsqueda y evaluación de proveedores: esta es una de las actividades
más importantes de la función de compras. Se tiende a contar con una
calificación de los proveedores en función de su capacidad de respuesta
frente a los requerimientos de la empresa, lo que constituye un punto de
partida para futuras relaciones comerciales.
Mantenimiento de un archivo actualizado de productos: se debe
considerar especificaciones de las características técnicas, los códigos de
identificación, suministradores, precios y condiciones de entrega y pago.
Negociación permanente: de diversos aspectos clave como son los
precios, la calidad, las presentaciones y los plazos de entrega. Todo ello en
función de las previsiones de compra y la calificación del proveedor.
Previsión de compras: tanto en su aspecto técnico como en el económico
y financiero.
Planificación de pedidos: a definir por artículo y proveedor, determinando
los volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.
Preparación de órdenes de compras: previa coordinación con las áreas
que soliciten los bienes.
Lanzamiento y seguimiento de pedidos: realizar los pedidos y no
limitarse a recibirlos y emitir las órdenes de pago correspondientes.
También involucra el control de la calidad del producto adquirido, en caso
que lo requiera.
Solventar discrepancias en la recepción del producto: lo que se reciba
del proveedor debe guardar correspondencia con las especificaciones
enviadas, considerando todos los aspectos señalados (cantidad, calidad,
volumen, características físicas, etc)
Analizar variaciones: en precios, plazos de entrega y calidad. En un
mercado muy dinámico y de constantes cambios tecnológicos se producen
muchas variaciones que deben ser tomadas en cuenta para el proceso de
compras.
Como vemos, gestionar las compras en una organización no se trata de una
labor fácil.
7 PASOS PARA UN PROCESO DE COMPRAS EFICIENTE EN TU
EMPRESA
Antes de emprender en cualquier negocio, es importante tener
conocimiento de todo lo relacionado a este, y entre todos los factores que
deberás considerar, hay diferentes procedimientos que harán que tu
empresa se vuelva más productiva.
En este artículo te hablaremos del proceso de abastecimiento en las
empresas. Al hablar del proceso de compra, nos referimos a la serie de
actividades que le permiten a tu empresa adquirir eficientemente los
productos necesarios para el buen funcionamiento del negocio.
Para realizar este proceso, es necesario planificar correctamente, o por
lo menos tener en mente qué se va a comprar y cuándo se
comprará; productos especializados, marcas concretas, cantidades,
modelos, etc, que cubrirán y satisfacer las necesidades de tu organización,
para lograr el mejor servicio y productos para tus clientes. La planificación
es fundamental para realizar el proceso sin errores al momento de
elegir y adquirir los productos necesarios.
Probablemente te has preguntado cómo puedes mejorar este proceso, la
respuesta dependerá del tamaño y organización de tu empresa, y para eso
hemos preparado 7 principios básicos para realizar un proceso de compras
eficiente y te aseguramos que al llevar a cabo estas prácticas en tu
negocio obtendrás mejores resultados ahorrando mucho tiempo y
dinero.
1. IDENTIFICA QUÉ ACTIVIDADES CONFORMAN TU CICLO DE
COMPRA
Al entender a la perfección el proceso completo y conocer a detalle cada
una de las actividades empleadas, podrás saber donde es necesario reducir
la carga de trabajo y qué hacer para automatizar estas funciones.
Todo tu equipo involucrado en el proceso debe conocer el ciclo de la
empresa, pues serán los encargados de la detección de áreas de
oportunidad y analizar los indicadores para medir los resultados. Cuando
tengas presente el cien por ciento de las actividades por realizar entonces
serás capaz de poner en marcha la estrategia necesaria para mejorar todo
el proceso.
2. FORMA UN EQUIPO DE COMPRAS
Es importante contar con el personal calificado para realizar el proceso lo
mejor posible en el menor tiempo posible, es por ello que debes reunir a
un grupo de personas dentro de la empresa, que cumpla con las
habilidades y competencias para realizar y administrar el proceso de la
compra que vas a realizar.
Para que tu equipo pueda tomar decisiones en el proceso, es necesario
que cuente con la información a la mano y que tenga por escrito la
explicación de cada paso, así ahorrarás tiempo y evitarás cualquier tipo
de confusión en el camino.
3. REALIZA EL PRESUPUESTO
Este es uno de los pasos más importantes, pues es aquí es donde
determinarás cuánto puedes gastar y cómo lo vas a gastar.
Elaborar tu presupuesto te permitirá marcar objetivos y plazos de ventas
para la entrega de productos. Sabrás perfectamente cuánto estás
invirtiendo y cuánto debes vender para cumplir con los objetivos y tener el
capital necesario para seguir comprando tu material o mercancía.
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presupuestos
4. CREA UNA LISTA DE PROVEEDORES
Cuando tienes una empresa, la lista de los proveedores potenciales de los
productos o servicios que requieres empieza a crecer. Crear una lista te
ayudará a tener al día toda la información de contacto e
interacción de cada movimiento con tus proveedores.
El objetivo principal es que puedas tener a la mano la información necesaria
para elegir a los mejores y con el paso del tiempo puedas crear
alianzas. Trabajar en conjunto con tus proveedores te permitirá
obtener mejores precios y siempre contar el material necesario para
tu producción.
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proveedores
5. REVISA LAS ESPECIFICACIONES DEL PRODUCTO
Para lograr suministrar de forma eficiente tu empresa, es importante
realizar una lista que reúna todas las especificaciones con las que cuenta el
producto que vas a adquirir.
Al hacer esto, estarás garantizando que te llegue exactamente el
producto que necesitas y no uno equivocado. Asegúrate de que el
producto cumpla perfectamente con las características que te ayudarán a
ofrecer un producto de calidad para tus clientes.
6. PLANEA LAS COMPRAS
Sin lugar a dudas este es el paso más importante. Aquí podrás evaluar el
resultado de los pasos anteriores con la correcta elaboración de tu pedido.
Tienes que tomar en cuenta muchos factores como los tiempos de
entrega, la evaluación de las diferentes cotizaciones y la revisión
exhaustiva de tu presupuesto antes elaborado.
Al tener el registro de cada uno de estos aspectos te permitirá mantener
el orden y evitarás comprar innecesarias y gastos no calculados para
tu organización.
7. Toma en cuenta la tecnología
Actualmente es casi indispensable contar con un Software que te permita
automatizar todo este proceso. Implementar un Sistema ERP o
algún Programa Administrativo te ayudará de forma notable en tres
aspectos clave:
Elaborar presupuestos con información actualizada y con la facilidad
de visualizar tus datos a través de indicadores configurables.
Registrar la información de cada uno de tus proveedores y
determinar con facilidad quién es tu mejor opción en el momento de
planificar los pedidos.
Determinar el momento exacto para realizar tu próximo pedido,
incluso un Sistema de Gestión ERP es capaz de realizar pedidos en
automático gracias al control y gestión de inventarios.
