Fórmulas: Hacer
referencia a datos de
otras hojas
En Smartsheet, es posible realizar cálculos con datos almacenados en otra
hoja. Esto se realiza con fórmulas de hojas cruzadas. Por ejemplo, use la
función VLOOKUP para buscar un valor de una tabla de búsqueda que ya
exista en otra hoja a la cual tiene acceso, o bien, cree una fórmula SUMIF que
resuma los valores guardados en otra hoja.
Para crear fórmulas de hojas cruzadas (fórmulas que hagan referencia a datos
de otras hojas), recomendamos familiarizarse primero con la creación de
fórmulas en Smartsheet. Para más información sobre cómo crear fórmulas,
eche una mirada al artículo del Centro de ayuda Crear y editar fórmulas en
Smartsheet.
Permisos requeridos
A continuación, se incluye un desglose de los permisos de uso compartido que
pueden tener las personas respecto de hojas de origen y destino al trabajar
con fórmulas en distintas hojas. Para obtener más información sobre los
niveles de permiso de uso compartido, consulte Niveles de permiso de uso
compartido.
Hoja con los datos a los
Hoja en la que quiere
que quiere hacer
insertar una fórmula
referencia
Propietario Sí Sí
Administrador Sí Sí
Editor Sí Sí
Visor Sí No
Antes de comenzar
A continuación, mencionamos algunos factores a tener en cuenta al trabajar
con fórmulas de hojas cruzadas:
Todos los datos incluidos en el intervalo al que se hace referencia se encuentran
disponibles y es posible que puedan visualizarse en la hoja de destino, lo que
significa que no debería incluir datos en la referencia que no desea que estén
disponibles en la hoja de destino.
Cada hoja puede incluir no más de 100 referencias diferentes a hojas cruzadas.
Existe un límite de 100 000 celdas entrantes a las que puede hacerse referencia
desde otras hojas en una hoja en total.
Al crear una referencia a otra hoja, solo puede hacer referencia a datos de una
sola hoja. Si necesita hacer referencia a datos de varias hojas, deberá crear
múltiples referencias, para lo cual deberá seguir estos pasos:
Las siguientes funciones no admiten referencias de otra hoja: CHILDREN,
PARENT, ANCESTORS. Al utilizar una referencia de otra hoja con estas
funciones, se genera un error del tipo #UNSUPPORTED CROSS-SHEET
FORMULA en la celda que contiene la fórmula. Para más información sobre
este tema y otros errores de fórmulas, consulte Mensajes de error en fórmulas.
Hacer referencia a datos de otra hoja
Para hacer referencia a datos de otra hoja en su fórmula:
1. Comience a crear la fórmula, para lo cual deberá escribir el signo
igual (=), nombre de la función y el paréntesis izquierdo en la celda
deseada. Por ejemplo: escriba =VLOOKUP(
Luego de escribir el nombre de la función y el paréntesis izquierdo, aparece la
tarjeta de ayuda de la fórmula arriba o abajo de su celda.(Consulte Crear y
editar fórmulas en Smartsheet para obtener más información sobre cómo crear
fórmulas).
2. En la tarjeta de ayuda, haga clic en Hacer referencia a otra hoja.
3. En el formulario Hacer referencia a otra hoja, seleccione la hoja en la que
existen los datos y, luego, seleccione el intervalo de celdas que contienen los
datos a los que quiere hacer referencia.
NOTA: En este momento, solo se admite un intervalo contiguo.
CONSEJO: Seleccione un encabezado de columna para hacer referencia a toda
la columna, incluso si las filas se agregan o eliminan desde el origen. Para hacer
referencia a múltiples columnas, mantenga presionada la tecla Shift. Luego,
seleccione la primera y la última columna a las que quiere hacer referencia. De
esta manera, todas las columnas del medio quedarán seleccionadas.
4. De manera opcional, puede escribir el nombre de su referencia. (Si no introduce
un nombre, se asignará la referencia a un nombre predeterminado basado en el
nombre de la hoja y la cantidad de veces que se hizo referencia a la hoja).
¡Eso es todo! Su referencia se mostrará en las fórmulas encerradas entre
llaves. Por ejemplo:
=COUNT(\my_sheet1 Intervalo1})
Administrar referencias cruzadas entre
hojas
Ver, modificar y eliminar referencias con el Administrador
de referencias de hojas
Con el Administrador de referencias de hojas, puede ver y modificar todas
las referencias cruzadas entre hojas y las referencias de enlace de celda en su
hoja. Para abrirlo, haga clic con el botón derecho en cualquier celda de su hoja
y seleccione Administrar referencias...
Se lo direccionará al Administrador de referencias cruzadas entre hojas de
manera predeterminada. Sin embargo, puede cambiar al Administrador de
referencias de enlaces de celdas utilizando el panel izquierdo.
Consulte Enlaces de celdas: consolidar o mantener la uniformidad de los
datos para obtener más información sobre los enlaces de celdas.
Utilice la siguiente tabla para obtener información detallada sobre cada una de
las funciones del Administrador de referencias cruzadas entre hojas:
Utilizar esta función Para hacer esto
En el extremo superior izquierdo,
escriba en la barra de búsqueda para
Buscar buscar referencias por nombre.
CONSEJO: Como práctica
Utilizar esta función Para hacer esto
recomendada, sugerimos utilizar una
estructura convencional de asignación
de nombres para sus referencias, a
saber { - }
Seleccione el ícono de filtro ubicado
junto a la barra de búsqueda para
filtrar por referencias Activas, En
procesamiento, Rotas, En uso o Sin
utilizar.
Las referencias Activas están
actualizadas, en tanto que las
referencias En procesamiento se
encuentran cargando actualizaciones
de los datos de origen.
Las referencias pueden "romperse"
en caso de que se eliminen filas,
Filtrar
columnas o celdas de origen. Puede
editarla referencia para que haga
referencia a datos válidos, o bien,
eliminar la referencia.
Las referencias que, en este
momento, no se encuentran incluidas
en las fórmulas de su hoja se
mostrarán con el filtro Sin utilizar.
Puede eliminarlas si no tiene previsto
utilizarlas. Para usar una referencia
Sin utilizar, escriba una fórmula en
una celda e introduzca el nombre de
la referencia encerrado entre llaves.
Seleccione +Crear en el extremo
superior derecho para crear una
Crear nueva referencia. Puede utilizar esta
fórmula más adelante al crear nuevas
fórmulas.
Utilizar esta función Para hacer esto
Desplácese sobre alguna referencia
de la lista para mostrar el ícono del
menú a la derecha. Luego,
seleccione Editar referencia para
Menú > Editar referencia cambiar el nombre, el intervalo de
celdas al que se hace referencia o la
hoja de origen. Si esta referencia se
encuentra en uso actualmente, se
actualizarán todas las instancias de
esta referencia en su fórmula.
Seleccione Duplicar referencia del
menú para hacer una copia. El
Menú > Duplicar referencia
nombre de la referencia copiada será
"Copia de :
Seleccione Eliminar referencia para
eliminar la referencia de la hoja. Si la
Menú > Eliminar referencia referencia ya se encuentra en uso, las
fórmulas podrán arrojar errores
#INVALID REF.
Editar una referencia directamente en la
fórmula
Puede editar una referencia directamente en la fórmula sin abrir el
Administrador de referencias de hojas.
Debe tener permiso de uso compartido de nivel de editor o superior respecto de una hoja para
poder editar la referencia.Asimismo, debe tener permiso de uso compartido de nivel
de observador o superior respecto de la hoja que contiene los datos a los que
quiere hacer referencia.
1. Seleccione la celda que contiene la fórmula. A la izquierda o derecha de la
celda, se muestra un resumen de la fórmula.
2. Haga clic en el nombre de la referencia que desea editar. Aparece el
formulario Hacer referencia a otra hoja.
En el formulario Hacer referencia a otra hoja, puede modificar el nombre de la
referencia, o bien, elegir una nueva hoja o intervalo de celdas. Al editar una
referencia, todas las instancias de dicha referencia en la hoja se actualizan de
manera automática para reflejar el cambio.
Sugerencias para trabajar con referencias
A continuación, se mencionan algunos consejos que pueden ayudarlo a crear y
usar referencias a otras hojas en sus fórmulas:
Con el selector de intervalos abierto y la hoja seleccionada, puede seleccionar la
celda individual, el intervalo de celdas o columnas completas a los que quiere
hacer referencia.
Las filas agregadas debajo de un intervalo referenciado no se incluirán en la
referencia. Para incluir todas las filas, seleccione las columnas como referencia.
Puede usar múltiples referencias a otras hojas en la misma fórmula.
Para usar una referencia ya creada, puede escribir o copiar el nombre de la
referencia (encerrado entre llaves) en la nueva fórmula.
Las referencias son únicas de la hoja en la que se las crea y no pueden usarse en
otras hojas sin recrearse.
Al editar una fórmula, puede colocar su cursor sobre el nombre de la referencia
para mostrar un enlace “Editar referencia” en la tarjeta de ayuda en la línea.
Puede hacer clic en este enlace para abrir el formulario Hacer referencia a
otra hoja.
Para evitar bucles de aprobación infinitos, las celdas que contienen fórmulas de hojas
cruzadas o enlaces de celdas no desencadenarán una automatización que modifique la hoja
de manera automática (mover filas, copiar filas, bloquear filas, desbloquear filas, solicitud de
aprobación). Para solucionar este problema, analice la posibilidad de usar la automatización
basada en el tiempo o flujos de trabajo de recurrencia
HACER REFERENCIA A
CELDAS DE OTRAS HOJAS
EN EXCEL
Cuando la información está organizada en diferentes hojas de
Excel es indispensable saber cómo crear referencias a celdas
que se encuentran en otras hojas. La nomenclatura es muy
sencilla, solamente usamos el nombre de la hoja seguido del
signo de exclamación y la dirección de la celda.
REFERENCIA A UNA CELDA EN OTRA
HOJA DE EXCEL
Hagamos un ejemplo muy sencillo. En una de las hojas de mi libro
de Excel tengo el presupuesto para los gastos de los meses de
enero y febrero.
En la hoja Resumen deseo mostrar el gasto de teléfono del mes
de febrero por lo que utilizo la siguiente fórmula:
=Presupuesto!C3
Observa que esta referencia sigue las reglas mencionadas
anteriormente. En primer lugar coloco el nombre de la hoja que
tiene la información, seguida del símbolo de exclamación y
finalmente la dirección de la celda que deseo obtener de dicha
hoja. Observa que Excel obtiene el valor adecuado en mi hoja
Resumen:
Como puedes observar, es muy sencillo hacer referencia a celdas
de otras hojas en Excel.
REFERENCIA A UN RANGO EN OTRA
HOJA DE EXCEL
De la misma manera que hemos creado una referencia a una sola
celda en otra hoja, podemos crear una referencia a un rango.
Utilizando el mismo ejemplo anterior, ahora deseo mostrar en mi
hoja Resumen la suma total del presupuesto del mes de Febrero.
Para ello utilizaré la función SUMA especificando como
argumento un rango en otra hoja:
=SUMA(Presupuesto!C2:C5)
La función SUMA se encargará de acceder los valores en las
celdas de la otra hoja. Observa que Excel devuelve el resultado
correcto:
Espero que con estos dos ejemplos tengas ya claro cómo hacer
una referencia a una celda o rango en otra hoja de Excel.
NOMBRES DE HOJAS CON ESPACIOS EN
BLANCO
Existe un caso especial al momento de crear una referencia hacia
otras hojas de nuestro libro y es cuando la hoja que contiene los
datos tiene un nombre con espacios en blanco. En mi libro de
Excel de ejemplo tengo una hoja llamada “Gasto Real” con la
información del gasto efectuado en cada mes:
Si deseo colocar en mi hoja Resumen la suma de los gastos de
febrero de esta hoja debo utilizar la siguiente fórmula:
=SUMA('Gasto Real'!C2:C5)
Lo que debes notar de manera especial en esta fórmula es que el
nombre de la hoja está rodeado por comillas sencillas que es algo
que debemos hacer cuando el nombre de la hoja contenga
espacios en blanco. Observa el resultado de utilizar esta
referencia:
UTILIZAR EL RATÓN PARA CREAR UNA
REFERENCIA A OTRA HOJA
Ya conoces las reglas para crear referencias a celdas en otras
hojas de Excel pero también puedes utilizar el ratón para crear
dichas referencias. Solo será suficiente con colocar el símbolo =
y hacer clic en la hoja y celda que contiene el dato que deseamos
incluir para que Excel pueda crear la referencia correcta.
Lo mismo sucede al especificar el argumento de una función. Con
solo hacer clic en la hoja y celda que deseamos incluir, Excel
creará la referencia adecuada. En la siguiente animación podrás
observar cómo creo las referencias de los ejemplos anteriores
utilizando solamente el ratón:
