IDENTIFICA Y ESTRUCTURA DEL PROCESO DE ELABORACIÓN DE NOMINA
¿QUE ES UNA NOMINA?
La nómina es uno de los documentos más importantes dentro de una empresa, ya que ahí
se lleva un control de todas las retenciones, por ley y adicionales, del salario de los
empleados. De esta operación se obtiene la cantidad final que un trabajador recibirá y la que
la empresa invertirá en un periodo determinado.
Es tan importante para los trabajadores como para las instituciones que las emiten, ya que
a los primeros les permite conocer cuánto dinero devengan en un período de tiempo
determinado Por lo general es un documento físico, aunque actualmente las organizaciones
también aprovechan su forma digital, la cual puede enviarse a la dirección de correo
electrónico del trabajador y Para las organizaciones es importante ya que permite
contabilizar el gasto incurrido por cuenta de personal.
La nómina es una obligación legal para cualquier empresa en
México establecida en:
Ley Federal del Trabajo (artículo 804 fracción II).
Código Fiscal de la Federación (artículo 67).
Ley del Seguro Social en México (artículo 15).
PERCEPCIONES NECESARIAS A PAGAR:
Esto se compone de todos los ingresos a los cuales el trabajador tiene derecho
debido al trabajo realizado y a su desempeño en el mismo, esto puede ser:
Sueldo
Prestaciones sociales al trabajador
Prestaciones laborales
Horas extra
DEDUCCIONES:
Las deducciones son todos los conceptos por los cuales se retendrá parte del pago
del trabajador, siempre de acuerdo con la ley en la materia y sin que afecten a los
trabajadores involucrados.
Retención de Impuestos (SAT)
Retención de Seguro Social (IMSS)
Intereses por créditos hipotecarios.
CONTENIDO DE UNA NOMINA
El contenido mínimo de la nómina debe incluir:
Datos identificativos de la empresa, dirección del centro de trabajo y código cuenta
cotización en el que está incluido el trabajador.
Datos básicos del trabajador, tipo de contrato, categoría, antigüedad en la
empresa.
Periodo de liquidación al que corresponde dicha nómina.
Detalle de las percepciones salariales y extra salariales que componen la
retribución bruta del trabajador.
Detalle de las deducciones que se le practican al salario bruto, bien marcadas por
la legislación vigente, bien por otro tipo de deducciones que haya que aplicarle a
la nómina, como anticipos o embargos en la nómina.
Líquido a percibir, dado que la nómina tiene consideración de documento
acreditativo del pago de salarios.
Detalle de las bases de cotización de la nómina, junto con el detalle del cálculo de
las deducciones por el IRPF.
Lugar de emisión y firma y sello por la empresa y trabajador.
TIPOS DE NOMINA
Las nóminas pueden ser clasificadas según las siguientes variables:
Periodicidad del pago:
Mensuales (pago a fin de mes).
Quincenales (abonos los viernes bimensualmente).
Semanales (una vez a la semana).
Por tipo de percepción:
Extraordinaria: Por ejemplo, aguinaldo y/o Participación de los Trabajadores en
las Utilidades (PTU).
Ordinaria: Sueldos comunes.
Tipo de personal:
Nómina de los empleados (dividida según convenios y cargos de los
trabajadores).
Nóminas de ejecutivos o personal de dirección (salarios confidenciales de los
altos cargos de la organización).
Nómina de honorarios profesionales (pago de trabajadores autónomos que
declaran sus propios impuestos).
Nómina de comisiones (pago a quienes no reciben salario base sino únicamente
comisiones por ventas).
ESTRUCTURA DE UNA NOMINA
DATOS IDENTIFICATIVOS DE LA EMPRESA
Dirección del centro de trabajo y código de cuenta de cotización en el que está
el trabajador incluido.
DATOS BÁSICOS DEL TRABAJADOR.
Tipo de contrato, categoría, antigüedad en la empresa.
PERIODO DE LIQUIDACIÓN
Al que corresponde dicha nómina.
DETALLE DE LAS PERCEPCIONES
Salariales y extra salariales que componen la retribución bruta del Trabajador.
DETALLE DE LAS DEDUCCIONES
que se practican al salario bruto, bien marcadas por la legislación vigente, bien
por otro tipo de deducciones que haya que aplicar a la nómina, como anticipos
o, embargos.
DETALLE DE LAS BASES DE COTIZACIÓN
De la nómina, junto con el de las bases de IRPF.
LÍQUIDO A PERCIBIR
La nómina tiene consideración de documento acreditativo del pago de salarios
ya que cierra los pagos pendientes al trabajador para el periodo estipulado.
LUGAR DE EMISIÓN, FIRMA Y SELLO POR LA EMPRESA Y TRABAJADOR
La firma del trabajador no es necesaria si el pago de la nómina se ha realizado
a través de medios bancarios que puedan demostrar la percepción salarial por
parte del trabajador.
PROCESO DE ELABORACIÓN DE NÓMINA:
1. Definir pagos y deducciones.
2. Definir periodos de pago y calendarios.
3. Dar de alta a nuevos empleados y clasificarlos según su tipo.
4. Del sueldo final de los empleados tomar en cuenta las faltas, incapacidades, horas
extras, permisos con o sin goce de sueldo, vacaciones, etc.
5. Calcular pagos extras o descuentos adicionales que deban realizarse.
6. Calcular de manera previa la nómina.
7. Volver a calcular y generar ajustes necesarios.
8. Obtener reportes y archivos necesarios.
9. Realizar el pago a los empleados.
10. Cerrar nómina y declarar los pagos mensuales.
