Gestión de Tecnologías de
Información
Semana 6 y 7
Categorías de Sistemas de información
Mg. Manuel Jesús Luna Hernández
Setiembre 2021
INDICE
1. Introducción
2. Sistemas para el procesamiento de transacciones
3. Sistemas de información administrativa
4. Sistemas de apoyo a la decisión (DSS)
4.1. Resolución de problemas con DSS
4.2. Posibilidades de los sistemas de apoyo a la decisión
4.3. Utilización de la hoja de cálculo como un sistema de ayuda en la
toma de decisiones
4.4. La utilización de un DSS en el proceso de toma de decisiones
5. Sistemas de información para ejecutivos (EIS)
5.1. Evolución en los sistemas de información
5.2. Sistemas de información para ejecutivos (EIS): concepto y
características
1. Introducción
Dada la complejidad de los procesos de tratamiento de la
información y los diferentes grados o niveles en los que, según los
problemas, es posible estructurar datos y procesos, se hace
necesaria la existencia de distintas categorías de SI, capaces de
abarcar la totalidad de la información que la organización precisa.
Para satisfacer las distintas necesidades de información en una
empresa se deben desarrollar diferentes tipos de sistemas de
información:
Sistemas para el procesamiento de transacciones,
Sistemas de información administrativa y
Sistemas de apoyo a la decisión (Arjonilla y Medina, 2007).
Las distintas categorías de sistemas de información mantienen su
coherencia global a través de su integración en una arquitectura de
datos común.
2. Sistemas para el procesamiento de transacciones
Los sistemas para el procesamiento de transacciones constituyen los
pilares del sistema de información de una empresa y recogen las
operaciones empresariales diarias. Muchas empresas no podrían
funcionar sin este tipo de sistemas. A medida que se van realizando
operaciones en la empresa, los sistemas para el procesamiento de
transacciones adquieren, procesan y mantienen datos, y reflejan las
distintas transacciones empresariales de ventas, compras, pagos, etc.
Los sistemas para el procesamiento de transacciones abarcan los
procesos de información más definidos o estructurados de la
organización, automatizando el núcleo fundamental de sus operaciones.
Tienen como finalidad mejorar las actividades rutinarias de una empresa.
Las transacciones más comunes incluyen facturación, nóminas,
realización y recepción de pedidos. Las empresas tratan de realizar
dichas actividades de una forma rápida, ordenada y eficiente. Todas
estas actividades se realizan en el nivel operativo de cualquier
organización. Estas actividades reúnen características similares en
cualquier organización:
– Son operaciones que se repiten muchas veces en las
empresas.
– Existe una gran similitud en la forma de realizar las
transacciones en todas las empresas.
– Las actividades se pueden separar en etapas (procedimientos)
que están bien comprendidas y se pueden describir en detalle.
– Existen muy pocas excepciones a los procedimientos
normales.
Estas características permiten establecer rutinas para el manejo
de transacciones. El gran volumen de transacciones asociado al
nivel operativo de una organización hace que muchas empresas
traten de desarrollar formas más eficientes y eficaces para
procesar los datos que se generan con este tipo de actividades.
Los sistemas para el procesamiento de transacciones ofrecen una
mayor velocidad y exactitud que los procedimientos manuales en la
realización de dichas actividades rutinarias. Un sistema para el
procesamiento de transacciones sustituye los procedimientos
manuales por otros basados en ordenador en la ejecución de tareas
rutinarias bien estructuradas.
El output producido por un sistema para el procesamiento de
transacciones puede ser clasificado como documentos de
transacciones, o como consultas sobre la base de datos.
a) Documentos de transacciones
Muchos sistemas para el procesamiento de transacciones producen
documentos de transacciones, tales como facturas, órdenes de pedido o
listados de pago de nóminas. Estos documentos pueden ser
clasificados como documentos de acción o como documentos de
información.
a-1. Documentos de acción Los documentos de acción se orientan a
que se lleve a cabo una acción. Por ejemplo, un billete de avión permite
garantizar un asiento en un vuelo, y un banco tiene que pagar un dinero
a la presentación de un cheque.
a-2. Documentos de información Los documentos de información
confirman el que una transacción haya tenido lugar o informan acerca
de una o varias transacciones. Por ejemplo, un justificante enviado con
un pago para explicarlo, o una lista de los cargos de una tarjeta de
crédito que llega con la factura.
b) Consultas sobre la base de datos
A través de la utilización de un sistema de administración de bases de
datos y los lenguajes de cuarta generación orientados al usuario, se
puede extraer con cierta facilidad una gran variedad de información de la
base de datos. De dichas consultas se pueden obtener listados de todas
las transacciones procesadas durante un determinado tiempo, o
informes de errores, en los que aparezcan las transacciones procesadas
erróneamente.
3. Sistemas de información administrativa
Lo podemos definir como un sistema basado en ordenador que
proporciona información a usuarios que tienen necesidades similares. El
principal objetivo de los sistemas de información administrativa es
proporcionar a los directivos la información necesaria para tomar
decisiones y resolver problemas. Los sistemas de información
administrativa se apoyan en las bases de datos corporativas, que
incluyen datos que se van generando como consecuencia del
procesamiento de transacciones.
En cualquier organización se deben tomar decisiones sobre muchos
asuntos que se presentan con regularidad, ya sea a la semana, al mes
o al trimestre, y para hacerlo se requiere de cierta información. Un
ejemplo sería un análisis de ventas mensual por cliente. Dado que los
procesos de decisión están claramente definidos, se puede identificar
la información necesaria para formular las decisiones.
Así, un sistema de información administrativa puede preparar informes
periódicos para el soporte de tales decisiones; estos informes se
preparan y se presentan en un formato diseñado con anterioridad.
De esta manera, podemos decir que estos sistemas sirven de apoyo a
las decisiones estructuradas, en el sentido que los administradores
conocen de antemano los factores que deben tenerse en cuenta para
la toma de decisiones, y el sistema de información administrativa
proporciona informes bien estructurados que contienen la información
necesaria para dichas decisiones estructuradas.
El contenido de los informes puede mejorarse incorporando el
concepto de administración por excepción, en el que el
procesador de información compara el desempeño real con los
estándares y avisa al gerente cuando el desempeño se sale del
intervalo aceptable. La administración por excepción puede
incorporarse en los informes de un sistema de información
administrativa de cuatro maneras:
1. Preparar el informe solo cuando ocurren excepciones.
2. Usar la secuencia del informe para destacar las excepciones.
Es posible ordenar los registros del informe en una secuencia
ascendente o descendente con base en uno o más campos
clave, de manera que aparecen en primer lugar los registros
hacia los cuales el usuario debe dirigir en mayor medida su
atención.
Por ejemplo, un informe de ventas puede ordenarse de manera
descendente en función de las ventas a cada cliente durante un período
de tiempo; de esta manera los clientes a quienes se ha vendido más
aparecen en primer lugar.
Otro ejemplo podría ser un informe del volumen de ventas por artículos de
la empresa, que si siguiera una secuencia ascendente, pretendería llamar
la atención del usuario hacia aquellos productos con menor salida en un
determinado período de tiempo, que se encontrarían al principio de la
lista.
3. Agrupar las excepciones. En este caso, los informes se preparan de
manera que el usuario pueda buscar las excepciones en ciertas áreas
siguiendo algún criterio.
Por ejemplo, se puede preparar un informe en el que aparezcan por
columnas el volumen de las cuentas de clientes a cobrar agrupándolas
por el criterio del plazo en el que se van a cobrar, ya sea antes de un
mes, más de 30 días, más de 60 días o más de 90 días. De esta
manera, al directivo le resulta fácil identificar las cuentas a cobrar que
tenga para determinado plazo, que le aparecerán en una columna.
4. Mostrar la variación respecto a la norma. Los resultados de las
acciones se comparan con las actividades planeadas y la diferencia se
presenta como una variación.
Por ejemplo, se puede diseñar un informe que recoja las ventas de
nuestros productos por zonas geográficas comparando el volumen de
ventas obtenido en cada zona con las previsiones realizadas y
mostrando en una columna las variaciones.
En los años sesenta se pretendió desarrollar un sistema de
información que pudiera proporcionar de forma automática
global todas las necesidades de información en la empresa a
través de un sistema de información administrativa que recibió
el nombre de MIS (Management Information System).
El MIS constituía un compromiso formal por parte de los
ejecutivos de poner la informática a disposición de todos los
gerentes. El MIS se basaba en la idea de mantener un flujo
continuo de información hacia el gerente.
En la parte inferior de la figura aparece representado el
entorno, el recuadro superior representa la dirección de la
empresa y los distintos subsistemas dentro de la misma,
mientras que el recuadro inferior representa el MIS. Información
y datos fluyen desde el entorno hacia la dirección de la
empresa y hacia el MIS.
Adicionalmente, el grupo de dirección envía también
información y datos al MIS (inputs del mis), los cuales son
procesados por sistemas informáticos especialmente diseñados
para proporcionar output en la forma de documentos e informes
a los grupos de dirección de los niveles estratégico, táctico y
operativo, así como al entorno.
La base de datos contiene los datos proporcionados por el
sistema de información contable, y también se introducen datos
desde el entorno.
La dirección formula los objetivos de la empresa, establece las
metas, planes y estándares. Estos planes y estándares
proporcionan otro tipo de input al MIS, estableciendo las bases
sobre las que los elementos de control y retroalimentación
pueden operar.
El software que produce informes periódicos usa la base de
datos. El output del MIS debería ser información relevante
enviada en la forma apropiada a la persona apropiada en el
momento oportuno.
Esta información debe ser cuidadosamente seleccionada para
que ayude a los procesos de toma de decisiones que tienen lugar
en los niveles estratégico, táctico y operativo de la dirección. Las
salidas del software son utilizadas por las personas encargadas
de resolver los problemas de la compañía.
Normalmente esta información viene recogida en:
1. Informes al nivel estratégico de la dirección para proporcionar
a este grupo la información requerida para realizar sus
actividades de planificación, tales como formulación y revisión de
los objetivos de la empresa, determinando metas a largo plazo
(más de tres años) y estableciendo las políticas de la compañía.
2. Informes sobre situaciones tácticas (y de estatus) para que el nivel de
dirección pueda formular constantemente nuevos o revisados planes a
corto plazo (de 1 a 3 años), y que la dirección pueda realizar sus
funciones de planificación y control eficientemente, de tal forma que la
coordinación entre los distintos subsistemas funcionales pueda ser
llevada a cabo.
3. Informes sobre el nivel operativo de la empresa que se utilizan como
la información diaria de la dirección para que esta esté completamente
informada de la situación actual de la empresa y pueda ejercer su
función de control. Adicionalmente, mucha de la información que la
empresa envía al entorno es proporcionada por el MIS en forma de
facturas a clientes, pago de salarios y pago de impuestos.
En el MIS se estructura el sistema de información en función de
determinados tipos de decisiones previamente fijadas, por lo cual no
sirve al decisor al cual se le plantea un problema que no está
preestablecido. Se trata de una concepción en la que se interpretan las
decisiones para unos tipos de decisiones definidas a priori, y,
principalmente a nivel estratégico, resulta difícil articular sus
necesidades de información.
Dadas las limitaciones de un sistema de información como el MIS en
cuanto a su utilidad como apoyo a las decisiones no programadas, se
hace necesario invertir la perspectiva desde la cual se concibe el
sistema de información (Menguzzato y Renau, 1991).
No se debe estructurar el sistema de información desde el punto de
vista de la persona que interpreta necesidades predeterminadas de
información, sino desde el punto de vista del decisor, dotando de mayor
flexibilidad al sistema.
De esta manera, en lugar de establecer a priori los tipos de decisión a
tomar, se debería organizar la información en función de su origen y su
naturaleza en base al conocimiento general de los decisores, de forma
que cuando estos tuvieran que tomar una decisión pudieran acudir a
buscar la información necesaria para tomarla.
En este aspecto, debemos destacar la importancia de un correcto
diseño de la base de datos de la empresa, que debe facilitar un uso
racional de la información y facilitar una integración del SI.
Así, la base de datos de una empresa debe ser lo suficientemente
flexible como para poder ser estructurada de acuerdo con las
necesidades particulares de los diferentes decisores. Ello nos lleva a
la necesidad de desarrollar sistemas más interactivos que permitan
hacer frente a las decisiones poco o nada estructuradas.
4. Sistemas de apoyo a la decisión (DSS)
En la empresa no todas las decisiones son de carácter
recurrente, sino que algunas se presentan muy pocas veces o
incluso una sola vez. Los DSS son instrumentos para abordar
problemas de definición o estructuración menos precisa, y de
carácter más esporádico.
Los sistemas de apoyo a la decisión ayudan a los directivos que
deben tomar decisiones no estructuradas. Una decisión se
considera no estructurada si no existen procedimientos claros
para tomarla y tampoco es posible identificar, con antelación,
todos los factores que deben considerarse en la decisión.
Hay que decir que todos los sistemas de información sirven de
apoyo a la toma de decisiones, aunque sea de forma indirecta.
Los DSS son el tipo de sistemas de información desarrollados
expresamente para servir de apoyo en el proceso de toma de
decisiones.
Estos sistemas facilitan un diálogo con el usuario que está
considerando soluciones alternativas a un problema, y el sistema
proporciona modelos construidos para la presentación de la información
y acceso a bases de datos.
Los sistemas de apoyo a la decisión son interactivos y su objetivo es la
ampliación del razonamiento humano en la resolución de problemas
particulares de toma de decisiones no estructuradas (Gil, 1997).
Este tipo de sistemas se centra en los procesos de decisión y deberá
proporcionar de forma fácil, rápida y exacta hechos importantes
relacionados con la decisión a tomar y facilitando el acceso interactivo a
medios de tratamiento que se utilizan creativamente y que permiten
explorar las distintas posibilidades, suministrando las informaciones
necesarias para responder a los problemas planteados.
Al utilizar un DSS, un directivo considerará un número posible de
escenarios con el razonamiento: «¿Qué pasaría si...?». Por ejemplo, un
directivo que estuviera estudiando fijar el precio de un nuevo producto
puede utilizar un sistema de apoyo a la decisión en el área marketing.
El sistema contendrá un modelo que relacione varios factores, tales
como el precio del producto, el coste de los materiales, los gastos de
promoción, que afecten a la estimación de beneficios de las ventas del
producto para un período de unos cinco años. Variando el precio del
producto en el modelo, el directivo puede comparar resultados previstos
y, entonces, seleccionar un precio.
A diferencia de los sistemas de información administrativa, los sistemas
de apoyo a la decisión son capaces de ayudar a tomar decisiones cuyo
procedimiento no puede ser completamente programado en un
ordenador.
Para ello, alguna de las dependencias entre factores y sus
consecuencias son expresadas por modelos computerizados y algunos
juicios de valor son suministrados por el directivo interactuando con el
sistema. Programas de hoja de cálculo, que pueden ayudar a la
manipulación de datos y ser representados como una tabla de filas y
columnas, son a menudo utilizados para desarrollar sencillos sistemas
de apoyo a la decisión.
Los sistemas de apoyo a la decisión son un tipo de sistema de
información cuyo principal objetivo es ayudar al decisor durante el
proceso de toma de decisiones. A diferencia de los sistemas para el
proceso de transacciones y de los sistemas de información
administrativa, los DSS no son estructurados ni formalizados, puesto que
generalmente se utilizan para tratamientos ad hoc y, por tanto, se
requiere que sean flexibles, con capacidad de adaptación. El aspecto
clave de un DSS reside en apoyar la toma de decisiones en aquellas
situaciones en que se requiere el poder de procesamiento de datos del
ordenador, y el criterio o racionalidad del decisor.
El énfasis se sitúa en la labor de soporte y no en la
automatización de las decisiones. El ordenador debe apoyar
facilitando el acceso a los datos y la prueba de soluciones
alternativas, pero no debe reemplazar el criterio del directivo, es
decir, no se trata de dar repuestas ni de imponer una secuencia
de análisis predefinida, sino que es el usuario quien elige cómo
afrontar el problema y quien en último término toma la decisión.
Un DSS utiliza datos del sistema de procesamiento de
transacciones de la organización y del sistema de información
administrativa, y además, utiliza datos procedentes de fuentes
externas.
De hecho, los datos necesarios para generar la información
pueden proceder de diversas fuentes y no solo de una base de
datos, como suele suceder con los sistemas de procesamiento
de transacciones y con los sistemas de información
administrativa.
Además, un DSS puede almacenar y posteriormente reprocesar
los datos previamente obtenidos. El usuario interactúa con el
sistema: realiza demandas, crea o modifica modelos para
adaptarlos a las variaciones y para facilitarle su comprensión del
problema, manipula datos y diseña el formato y contenido de los
informes a obtener, los cuales pueden incluir texto,
informaciones estructuradas o gráficos.
Un factor clave en el uso de estos sistemas es determinar la
información necesaria. En situaciones bien estructuradas es
posible identificar esta información con anticipación, pero en un
ambiente no estructurado resulta difícil hacerlo.
Conforme se adquiere la información, puede ocurrir que el
gerente se dé cuenta de que se necesita más información, es
decir, tener determinada información puede despertar otros
requerimientos de información.
En estos casos es imposible diseñar de antemano tanto el
formato como el contenido de los informes del sistema. En
consecuencia, los sistemas para el soporte de decisiones deben
tener mayor flexibilidad que los sistemas para el procesamiento
de transacciones y que los sistemas de información
administrativa.
El usuario debe ser capaz de solicitar informes definiendo en
cada caso su contenido. Por ello, el criterio de los directivos
juega un importante papel en la toma de decisiones donde el
problema no es estructurado. Los DSS ayudan pero no
reemplazan el criterio del directivo.
Una decisión no estructurada, la tuvieron que tomar las entidades
financieras cuando se plantearon la posibilidad de instalar cajeros
automáticos. Tendrían que calcular el coste del servicio manual y
automático, cuál sería el grado de aceptación por la clientela,
cuál sería la respuesta de la competencia, etc.
4.1. Resolución de problemas con DSS
Los DSS son sistemas de información interactivos que ayudan al
decisor a afrontar problemas poco estructurados ofreciendo modelos
analíticos y acceso a bases de datos. Estos sistemas están diseñados
para ayudar en el proceso de toma de decisiones.
Una de las características principales de estos sistemas es la
flexibilidad. Los DSS personales deberían ser fáciles de desarrollar:
Herramientas orientadas al usuario final disponibles para ese propósito.
Por otra parte, un DSS de una organización, utilizado ampliamente por
diferentes miembros de una empresa, debería ser el resultado de
proceso bien planificado. Todos los DSS deberían ser fáciles de utilizar.
Dentro de su área de aplicación un DSS debería proporcionar al
usuario la forma de utilizar modelos y bases de datos de forma
interactiva que mejor le ayude de cara a afrontar el problema que se le
presenta.
Por tanto,
¿cuál es la esencia de un DSS?
¿En qué tipo de situaciones empresariales debemos pensar en
la utilización de un enfoque de DSS?
La forma de afrontar un problema por parte de las personas en
una organización difiere de lo estructurado que esté, es decir,
depende del grado en que existan procedimientos predefinidos
para tomar decisiones en esa cuestión.
Los DSS son de ayuda, principalmente, en la toma de
decisiones en problemas semi-estructurados, donde algunas
fases del proceso de decisión a menudo requieren ayuda
significativa del ordenador.
Esto es porque un modelo, que en algunos casos contiene
cientos de relaciones, tiene que aplicarse sobre una base de
datos que a menudo contiene una gran cantidad de datos, en
cuya selección se requiere la intervención del decisor.
Los DSS también se pueden utilizar para la ayuda en la toma de
decisiones para problemas no estructurados. La toma de decisiones
para resolver problemas no estructurados también se puede apoyar
en la utilización de sistemas expertos, pero dentro de un campo muy
estrecho, como por ejemplo, para la aprobación de la concesión de
un crédito.
Cuando decimos que las tareas principales de un directivo deben
afrontarse con elevada ambigüedad, queremos decir que el directivo
generalmente se enfrenta con problemas no estructurados o
semiestructurados.
4.2. Posibilidades de los sistemas de apoyo a la decisión
Un modelo es una representación de algo, desarrollado para un
fin concreto. Generalmente, es una abstracción o una
simplificación de un fenómeno. Un modelo representa las
relaciones entre los aspectos resultantes del fenómeno.
Un modelo se construye adoptando una serie de suposiciones o
asumiendo una serie de premisas respecto a la dependencia
entre variables.
Luego, se pueden analizar varias alternativas haciendo cambios
en algunas variables y viendo qué pasaría si modificamos las
premisas y comparamos los resultados («¿Qué pasa si...?»).
Ejemplo: ¿qué ocurriría si cambiáramos el precio de venta de un
producto?, ¿qué valor necesitamos que tome una variable para
alcanzar un determinado resultado?, ¿qué volumen de ventas
necesitamos para obtener un determinado resultado neto?
4.3. Utilización de la hoja de cálculo como un sistema de
ayuda en la toma de decisiones
La hoja de cálculo es un programa utilizado por muchos
usuarios en el contexto de su trabajo y se ha convertido en un
programa estándar dentro del manejo de información en el
mundo de los negocios.
A pesar de la amplia y extensiva utilización de este programa,
consideramos que un bajo porcentaje de usuarios optimiza su
utilización.
Se puede aprovechar mejor esta herramienta aplicando la lógica
en la construcción de los modelos que recogen diferentes
escenarios. En muchas ocasiones, una mala utilización de la
herramienta provoca considerables pérdidas de tiempo e
incluso, en ocasiones, una imposibilidad de emplear el
programa para realizar un determinado tipo de análisis.
La finalidad de la hoja de cálculo no es realizar complejas
operaciones matemáticas; para esta función podría ser
suficiente con una calculadora.
La principal utilidad de una hoja de cálculo empieza,
precisamente, a partir del resultado obtenido a partir del primer
cálculo; este primer resultado debe ser el punto de partida para
su posterior análisis.
Una hoja de cálculo también se puede utilizar cuando tenemos
que realizar operaciones repetitivas de forma periódica, lo cual
repercutirá en una mayor productividad.
Además, una hoja de cálculo incluye funciones lógicas y de
búsqueda que permiten al usuario delegar en el ordenador
aquellas decisiones más mecánicas, como por ejemplo:
«Si este valor es menor que tal otro, multiplica por x».
Así, cuando nos enfrentamos a iniciar un trabajo con la hoja de
cálculo podemos pretender dos cosas:
– Construir un modelo para soporte a la toma de decisiones, en
cuyo caso nuestra meta será conseguir la mayor flexibilidad
posible.
– Mecanizar un proceso repetitivo que periódicamente tenemos
que realizar repitiendo los mismos cálculos, en cuyo caso
nuestra meta serán la comodidad y la seguridad.
Algo muy importante a la hora de construir una hoja de cálculo
será tener claro el objetivo que pretendemos conseguir, lo cual
nos ayudará a realizar su planteamiento.
4.4. La utilización de un DSS en el proceso de toma de
decisiones
El proceso general de toma de decisiones consiste en cuatro
etapas.
Durante la primera etapa, llamada de inteligencia, se hace una
investigación del entorno para encontrar o definir el problema.
Durante la siguiente etapa, llamada de diseño, se elaboran
distintas alternativas que serán comparadas durante la fase de
elección. Luego, la solución es implementada y, en su caso,
mejorada.
Cada uno de los pasos puede aportar un feed-back a alguno de
los anteriores para, por ejemplo, redefinir el problema o
seleccionar una solución mejor.
Los DSS sirven de ayuda en diferentes etapas de este proceso
de toma de decisiones.
Generalmente, las hojas de cálculo se utilizan para construir
sencillos modelos de toma de decisiones. Sin embargo,
presentan limitaciones. Están limitadas en la capacidad para el
manejo de datos y no pueden trabajar con bases de datos muy
grandes.
5. Sistemas de información para ejecutivos (EIS)
Los DSS principalmente sirven de apoyo a tareas de
planificación, mientras que los EIS constituyen una poderosa
herramienta para llevar a cabo, principalmente, actividades de
control.
Un ejecutivo, utilizando un EIS, gana habilidad para analizar
todos los aspectos de operación de una compañía, y encontrar
problemas y oportunidades.
Desde que las empresas empezaron a adoptar tímidamente las
tecnologías de la información (TI) se ha ido generalizando un
convencimiento respecto a la dificultad de aplicar elementos
computacionales a las tareas asociadas a la dirección de la
empresa.
Ya que se considera que a medida que las actividades son más
complejas y ambiguas, menos útiles resultan las herramientas
de base computacional.
Esta creencia es fácilmente contrastable en la realidad. Hoy en
día los ordenadores son asiduamente utilizados por el personal
administrativo y, cada vez más, por los directivos de nivel
intermedio.
Sin embargo, parece necesario poseer una mente muy
imaginativa para visualizar al director general de una gran
compañía trabajando duro frente a la pantalla de un ordenador.
Al fin y al cabo, se supone que la jornada de un alto ejecutivo discurre
entre reuniones, comunicaciones telefónicas, conferencias,
conversaciones, almuerzos de trabajo, etc.
El estudio de lo que hacen los ejecutivos demuestra que están
orientados a la comunicación verbal, y que los informes y documentos
muy analíticos son de importancia relativamente pequeña (Rockart y
Treacy, 1982).
Sin embargo, existe un generalizado interés por enlazar la alta dirección
de la empresa con herramientas computacionales.
5.1. Evolución de los sistemas de información
Es evidente que la informática, desde sus inicios, se ha
concebido como una fuente de soluciones a la gestión de los
negocios. Si nos fijamos en la evolución que esta ha seguido
podemos observar las siguientes etapas:
– Inicialmente aparecieron los sistemas de procesamiento
de transacciones (TPS), que sustituyen los procedimientos
manuales, en la realización de tareas rutinarias muy bien
estructuradas, por otros basados en ordenador, ofreciendo
una mayor velocidad y exactitud en su ejecución.
Algunas de las transacciones más comunes que se vieron
afectadas con la introducción de los TPS fueron:
facturación, contabilidad y nóminas.
– A finales de los años sesenta, el concepto MIS (Management
Information System) pretendió satisfacer de forma global las
necesidades de información de la empresa a nivel estratégico,
táctico y operativo, estructurándose en función de
determinados tipos de decisiones definidas a priori.
Sin embargo, en la práctica no ha resultado ser de utilidad
para el máximo nivel jerárquico de la empresa, ya que este,
por lo general, se enfrenta a situaciones nuevas en las que
debe tomar decisiones no estructuradas para las cuales no
están establecidas de antemano las necesidades de
información.
Por ello, el MIS resultó ser un tipo de sistema especialmente
adecuado para cubrir las necesidades de información de los
directivos de menor nivel.
– Posteriormente, y ante la constatación de la imposibilidad de ofrecer
modelos globales de sistemas estratégicos de información,
aparecieron los sistemas de apoyo a la decisión (DSS), que aportaron
soluciones para ciertos contextos de toma de decisión, por lo que
finalmente han resultado más adecuados para ciertos ámbitos del staff
de las empresas.
La idea de proporcionar información puntual y relevante a la alta
dirección ha atraído la atención de investigadores en el campo de los
sistemas de información desde que se introdujo la informática en las
organizaciones (Applegate, Cash y Mills, 1988). En el pasado,
diferentes tipos de sistemas de información computerizados han
perseguido esta ambiciosa meta.
Los MIS y los DSS fueron, ambos, inicialmente ofrecidos como
sistemas adecuados para cubrir tales necesidades. Sin embargo,
muchos investigadores han constatado que tanto el MIS como los
DSS, aunque han sido de utilidad para otros niveles jerárquicos de la
empresa, han fracasado en su intento por satisfacer las necesidades
de información de la alta dirección.
En la medida que el trabajo y la responsabilidad del directivo se
diferencian sustancialmente de los desarrollados por otras
personas de la empresa, es evidente que sus tareas no pueden
ser vistas como una mera extensión o intensificación de las
realizadas por otros componentes de jerarquía inferior, para los
que, como hemos visto, existen soluciones computacionales
adecuadas.
En consecuencia, un directivo precisa apoyo computacional
específico y diferente al que puede recibir cualquier otro.
En este contexto aparecen los sistemas de información para
ejecutivos (EIS) como los próximos candidatos para facilitar a los
altos directivos la información que requieren. Estos sistemas han
sido diseñados para proporcionar a los ejecutivos información
fiable sobre los indicadores clave del funcionamiento de sus
organizaciones.
5.2. Sistemas de información para ejecutivos (EIS): concepto y
características
Podemos considerar un EIS como un sistema de información
computerizado concebido específicamente para su uso por parte de la
alta dirección de la empresa, a quien le proporciona información tanto
interna como externa, que puede utilizar como apoyo en el desempeño
de sus tareas.
Si bien hemos encontrado diferentes definiciones de un EIS, en lo que
sí existe unanimidad es en sus características, las cuales comentamos
a continuación:
– Capacidad de acceso y gestión de la información
Deberá captar la información, tanto interna como externa, que sea de
relevancia para el ejecutivo, y por tanto, ha de ser capaz de acceder y
gestionar información de múltiples fuentes y formatos, y manejar
información estructurada y no estructurada, tanto cuantitativa como
cualitativa.
Un EIS permite el acceso directo a la información sin necesidad
de intermediarios.
– Presentación de la información
La información ha de llegar en forma significativa y manejable al
usuario, lo que implica combinar datos de diferentes fuentes en
un mismo informe o pantalla, y capacidad de filtrar y comprimir un
amplio rango de información. Paralelamente a la capacidad de
agregación, un EIS deberá permitir la posibilidad de profundizar,
indagar y obtener información más detallada sobre algún aspecto
concreto si el directivo lo considera oportuno.
La presentación de la información se debe adaptar a las
preferencias personales del usuario, permitiéndole elegir, por
ejemplo, la forma que utilizará el sistema para llamar su atención
en caso de que aparezcan desviaciones en alguna variable.
– Orientación a los factores críticos de éxito (CSF)
El EIS deberá proporcionar información sobre las variables clave del
negocio, y deberá ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los
posibles cambios que se produzcan en él, garantizando el
mantenimiento de la orientación del sistema hacia los factores críticos de
éxito.
Por ello, se considera que el EIS debe ser diseñado para la evolución
constante. La correcta determinación de las necesidades de información
de los usuarios es un requisito imprescindible para que el EIS tenga la
adecuada orientación, y condiciona en gran medida su éxito o fracaso.
– Capacidad de comunicación y organización del tiempo
Un EIS también debe servir de apoyo a las funciones de comunicación, a
través del correo electrónico, y de organización del trabajo del directivo
por medio de agenda o calendario, que generalmente proporciona el
sistema.
– Facilidad de uso
Estos sistemas deben adecuarse al perfil de sus usuarios, es
decir, personas que, generalmente, no tienen formación en
informática y que, además, no disponen del tiempo para
adquirirla. Ello significa que deben tener una fácil utilización que
permita acceso directo e intuitivo a sus prestaciones. Los EIS
deberían tener una curva de aprendizaje de unos pocos
minutos.
Los EIS son una de las armas más prometedoras que la
tecnología pone al servicio de la empresa. Permiten que un
ejecutivo, desde su propia mesa de despacho, pueda
comprender y analizar las fuerzas que actúan en su compañía y
en el mercado.
Los ejecutivos pueden utilizar los EIS de dos formas: una, como
acceso de lectura a la información sobre la situación actual y
sobre las tendencias previstas, y otra, como herramienta para la
realización de análisis personalizados.
a) Acceso a la información
Cuando los ejecutivos tienen acceso solo de lectura a los
últimos datos o informes sobre la situación de las variables
clave, ello implica que están capacitados para examinar la
información solicitada, pero que pueden hacer muy poco, o
quizá nada, en cuanto a procesado de datos.
En sectores donde las condiciones del mercado cambian
rápidamente, donde hay que controlar muchos informes, o
donde es importante el seguimiento hora a hora de las
operaciones, esta clase de acceso puede utilizarse mucho.
b) Análisis personalizados
Naturalmente, los ejecutivos pueden utilizar el ordenador no
solo para tener un acceso exclusivo a la información, sino
también como un instrumento analítico. El tipo de análisis
realizado difiere de un directivo a otro.
Algunos simplemente calculan nuevos ratios o hacen
extrapolación de tendencias actuales para aplicarlas al futuro.
Algunos marcan en gráficos las tendencias de interés particular,
con objeto de obtener una perspectiva visual complementaria.
Otros trabajan con modelos simulados para determinar dónde
serán más productivas las inversiones de capital. Lo importante
es que estos sistemas EIS permitan considerar, cambiar,
extender y operar datos según procedimientos que son
significativos para el ejecutivo en la esfera personal.
Para que este método sea eficaz es ineludible que los
ejecutivos quieran dedicar mucho de su propio tiempo, y
esfuerzos, a la definición de los datos que se necesitan y al
aprendizaje de lo que el ordenador pueda hacer.
Los usuarios precisan, al menos, de algún grado de formación
inicial, y de asistencia durante su trabajo en relación con los
lenguajes del ordenador.
Cuestionario
Defina con sus propias palabras y parafraseando los conceptos siguientes:
Categorías de Sistemas de información
1. Sistemas para el procesamiento de transacciones
2. Sistemas de información administrativa
3. Sistemas de apoyo a la decisión (DSS)
3.1. Resolución de problemas con DSS
3.2. Posibilidades de los sistemas de apoyo a la decisión
3.3. Utilización de la hoja de cálculo como un sistema de ayuda en la
toma de decisiones
3.4. La utilización de un DSS en el proceso de toma de decisiones
4. Sistemas de información para ejecutivos (EIS)
5.1. Evolución en los sistemas de información
5.2. Sistemas de información para ejecutivos (EIS): concepto y características
¡Muchas Gracias!
Manuel Jesús Luna Hernández
mjesuslunah@[Link]
Cel. 998872356
