ALCALDIA DE POPAYAN P-GF-PPTO-10
EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD Versión: 02
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1. OBJETIVO
Realizar la expedición del Certificado de Disponibilidad y del registro del
compromiso Presupuestal dentro del marco legal para atender el gasto de forma
oportuna y evitar que los recursos no sean desviados para otro Fin.
2. ALCANCE
Se inicia con la solicitud del Certificado de Disponibilidad y el Registro del
compromiso presupuestal y culmina con la expedición del Certificado de
Disponibilidad Presupuestal y el Registro del compromiso Presupuestal.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
UNIDAD EJECUTORA O ADMINISTRADORA: Área o dependencia
perteneciente a la Alcaldía Municipal de Popayán que ejecuta o Administra los
recursos presupuestales.
ORFEO: sistema de gestión documental.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es un documento de
gestión financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de
una apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la atención de
un compromiso. Conforme lo estipula el Art. 71 del Estatuto Orgánico de
Presupuesto, “Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones
presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que
garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos”.
.
APROPIACIÓN PRESUPUESTAL: Nombre de la partida con que se direcciono el
gasto presupuestal.
BANCO DE PROYECTOS: Documento donde la oficina asesora de planeación
certifica que tiene registrado y viabilizado un proyecto.
FUNCIONAMIENTO DEL GASTO: son los que garantizan el funcionamiento y la
marcha del aparato estatal. Entre los gastos de funcionamiento se encuentran los
gastos de personal, los gastos generales, transferencias y gastos de operación.
REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la operación mediante la cual se perfecciona el
compromiso, garantizando que los recursos comprometidos no sean desviados a
ningún otro fin. Conforme lo estipula el Art. 71 del Estatuto Orgánico de
Presupuesto.
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ACTOS ADMINISTRATIVO: medio por el cual la Administración pública cumple
su objetivo de satisfacer los intereses colectivos o interés público. Es la
formalización de la voluntad administrativa, y debe ser dictado de conformidad con
el principio de legalidad.
PRINCIPIO DE LEGALIDAD: Es la prevalencia de la ley sobre cualquier
actividad o función del poder público. Esto quiere decir que todo aquello que
emane del Estado debe estar regido por la ley, y nunca por la voluntad de los
individuos.
CONTRATO: Convenio o acuerdo mutuo de consentimiento acorde y reciproco
que tiene como consecuencia la creación de un vínculo obligatorio con fuerza de
ley entre las partes contratantes.
RESOLUCIONES: Orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que
tiene carácter general obligatorio y permanente y se refiere al ámbito de
competencia del servicio.
HECHOS CUMPLIDOS: garantizan la seguridad jurídica de las personas, de
modo que una ley nueva no modifique las normas que estaban vigentes al
momento en que se adquirieron derechos o se celebraron contratos, hasta su
culminación, aun cuando aquéllas se modifiquen o sean derogadas en el
transcurso del tiempo.
4. ASPECTOS GENERALES
El certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal solo pueden
ser solicitados por cada unidad administrativa (secretarios o jefes de oficinas
asesoras) mediante solicitud radicada en el sistema de gestión documental de la
entidad (ORFEO), con los anexos requeridos para dicho trámite amparados en la
normatividad vigente.
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
Cada unidad administrativa
(secretaria u oficina asesora) Solicitud De
generan una solicitud de CDP CDP
en el aplicativo FINANZAS Aplicativo
PLUS y/o diligencian el Finanzas
Secretario De
formato F-GF-PPTO-02 de Plus
SOLICITUD CDP Cada Unidad
1 solicitud de RDP. La cual
Y RDP Ejecutora o
deber ser impresa y firmada
Administrativa Y
por el secretario o jefe
solicitante con los anexos F-GF-
necesarios y diligenciadoseno PPTO-02
de los requisitos establecidos RDP.
en la normatividad vigente.
La solicitud se debe radicar y
escanear en el sistema de Solicitud De
gestión documental de la CDP Y RDP
entidad (ORFEO) y ser Unidad ejecutora Con El
RADICACIÓN DE
2 entregada a la Secretaria De o Administradora Numero De
LA SOLICITUD
Hacienda junto con los Solicitante Radicado
Anexos necesarios según la
normatividad vigente para su
respectiva revisión.
Dentro del primer día de
radicación en la secretaría de Solicitud de
APROBAR LA Hacienda se recepciona la CDP Y RDP
Secretaria de Con el visto
3 SOLICITUD DE solicitud y se verifican los
CDP Y/O RDP
Hacienda bueno
documentos enviados por las
unidades administrativas y se
da el visto bueno.
Dentro del segundo día de
radicación al área de Solicitud De
Hacienda, el área de CDP Y RDP
VERIFICAR LA presupuesto recibe la Funcionario Con El
4 solicitud de CDP Y RDP; se Numero De
SOLICITUD Contratista
verifica la coherencia, el objeto Radicado
y anexos de la solicitud
necesarios establecidos en la
norma vigente junto con el
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visto Bueno de la Secretaria
de Hacienda y se procede a
su trámite.
Dentro del segundo día de
radicación al área de Hacienda
DEVOLUCIÓN O si en la solicitud de CDP Y
GENERACIÓN RDP se encuentra alguna Solicitud De
DEL inconsistencia, se devuelve a CDP Y RDP
Funcionario
CERTIFICADO la dependencia que realizo la Con El
solicitud para que adelante los Contratista
5 DE Numero De
DISPONIBILIDAD cambios necesarios dejando Oficina de
Presupuesto Radicado
PRESUPUESTAL evidencia en el libro radicador
Y REGISTRO de devoluciones.
PRESUPUESTAL
Si los documentos soporte son
todos los necesarios, se pasa
al punto 6.
GENERACIÓN Y
EXPEDICIÓN DEL
CERTIFICADO Una vez hecha la verificación, Funcionario
DE en el tercer día de radicado, se Contratista
6 CDP o RDP
DISPONIBILIDAD genera y expide el CDP o RDP Oficina de
PRESUPUESTAL en el aplicativo Finanzas Plus. Presupuesto
Y REGISTRO
PRESUPUESTAL
6. ANEXOS
Artículos 71, 93 decreto 111 de 1996
Artículo 87, 91 del Estatuto orgánico de presupuesto
Artículo 18, 23, 35 Decreto 4730 de 2005
Artículo 21,25 de decreto 115 de 1996
7. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha de aprobación Descripción del cambio
Creación del documento. Proviene de la unión de los
01 29/02/2016
P-GF-PPTO-01 Y P-GF-PPTO-02
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Modificación en las actividades, se agrega tiempos
de expedición de CDP y RDP, se aclara el formato
02 15/03/2016 utilizado para solicitud de registro presupuestal, se
modifica el objetivo y el alcance. Se modifica la
persona que elabora, revisa y aprueba.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre: CLAUDIA NAVARRO Nombre: XIMENA ZÚÑIGA Nombre: CLAUDIA GARCIA NAVIA
Cargo: CONTRATISTA Cargo: PROFESIONAL ESP Cargo: SECRETARIA DE HACIENDA
Fecha: 10/03/2016 Fecha: 10/03/2016 Fecha: 15/03/2016
