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MANUAL DE
PROCEDIMIENTO DEL
AREA DE COMPRAS
LIMA – PERÚ
2021
Código: AP-CO-PR01
Versión: 01
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
Fecha: 22/01/2021
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I. INDICE GENERAL
I. INDICE GENERAL .................................................................................................. 1
II. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 2
III. OBJETIVO/ FINALIDAD DE LOS PROCESOS ...................................................... 3
IV. ALCANCE ............................................................................................................... 3
V. CONCEPTOS .......................................................................................................... 4
VI. POLÍTICA ................................................................................................................ 5
VII. RESPONSABILIDADES ......................................................................................... 6
VIII. PROCEDIMIENTO................................................................................................... 7
IX. DIAGRAMA DE FLUJO DE COMPRAS ............................................................... 12
X. ANEXOS ................................................................................................................ 13
Anexo N°01: Solicitud de Compra .............................................................................. 13
Anexo N°02: Orden de Compra .................................................................................. 14
Anexo N°03: Recibo de Compras Ocasionales .......................................................... 15
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Cargo: Organización y Métodos Cargo: Gerente de Adm. y Finanzas Cargo: Gerente General
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II. INTRODUCCIÓN
El documento que presentamos a continuación es denominado “MANUAL DE
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS. Tiene como objetivo disponer de una guía que nos
permita estandarizar las actividades que intervienen en el proceso, a fin de lograr la
mayor calidad, en las mejoras condiciones predominantes en el mercado y al más bajo
costo.
La intencionalidad de la ejecución de este proceso, es la de definir la herramienta
uniforme y eficaz mediante la que se va a gestionar la resolución de compras de distinta
índole en cada una de la diferentes áreas, a través de nuestro proveedores en general.
Este proceso pretende sentar las bases, bien directamente o bien de forma
centralizada, y garantizando la correcta gestión y mejora continua de los recursos de
que se dispone, para estar adaptados permanentemente a las necesidades y
expectativas de las áreas de interés.
El proceso de compra, es por tanto, la puesta en marcha de todas las gestiones
necesarias para un adecuado manejo, distribución y aprovechamiento de los materiales
con que cuenta la empresa.
Con su aprobación y su posterior implementación procuramos edificar, estandarizar y
optimizar los procesos de trabajo y facilitar el entrenamiento del personal de las áreas
implicadas en su ejecución.
El uso y consulta de este material garantiza la eficiencia de los procesos descritos en el
mismo.
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III. OBJETIVO/ FINALIDAD DE LOS PROCESOS
El presente procedimiento tiene por objetivo definir el proceso de compras de
materiales, insumos y/o repuestos de acuerdo a los requisitos de calidad
establecidos por la organización.
Su finalidad sería la de ser un servicio (rápido/ intermedio) entre el consumidor
final y los proveedores para la adquisición y almacenaje de material de diversa
índole.
El indicador que medirá este proceso, será la diferencia entre la fecha de
solicitud de compra y su realización. La medida de todas las peticiones
efectuadas no debe superar 7 días en el periodo establecido.
IV. ALCANCE
Aplica para todos los colaboradores que participan directamente o indirectamente
en el proceso de compras de materiales, insumos, repuestos y/o servicios
adquiridos por el Área de Compras.
El proceso engloba todas las actividades asociadas a la identificación y definición
de necesidades de compras de materiales, insumos, repuestos y/o servicios, así
como la tramitación de los pedidos/contratos a los proveedores, finalizando con
la recepción de los mismos en la organización y la selección y evaluación de
aquellos proveedores de productos y servicios que incidan en la calidad de los
servicios prestados por la organización. Este procedimiento inicia con la solicitud
de compras y termina con su entrega.
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V. CONCEPTOS
Cotización: Documento emitido por el proveedor en donde se presenta la
respectiva propuesta económica y condiciones comerciales.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en elemento de salida o resultados.
Compras Ocasionales: Corresponde a aquellas compras de menor cuantía y/o
urgentes que no requieren aprobación de gerencia por ser emitidas por caja
chica y sin los correspondientes procedimientos estándar de adquisición.
Diagrama de Flujo: Representación gráfica de la sucesión de las distintas
actividades de un proceso, donde se muestran las unidades/ servicios que
intervienen en cada operación descrita.
Compra: El acto por el que se obtiene un material a cambio de un precio.
Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra bienes y servicios.
Almacenar: Poner o guardar las cosas en un almacén, de forma ordenada, para
poder disponer de ellas cuando se necesite o convenga.
Material: Los materiales son elementos agrupados en un conjunto, el cual es, o
puede ser, usado con algún fin específico. Como puede ser los repuestos,
equipos o insumos.
Stock: Reserva de alguna cosa disponible para un uso futuro.
Solicitud de Compra: Es un pedido interno que realizan diferentes áreas, para
que el responsable de compras provea de algún elemento que el área necesite.
Orden de Compra: Documento donde se muestra los pedidos solicitados al
proveedor indicado.
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VI. POLÍTICA
1. Toda solicitud de materiales, insumos, repuestos, útiles de oficina y/o servicios
deberá tramitarse únicamente, mediante el formato digitalizado de solicitud de
compras del sistema SAP.
2. Todas las solicitudes de pedido de las áreas usuarias deberán ser enviadas por
correo electrónico y dirigidas al Encargado de Almacén para luego ser solicitada
al Área de Compras.
3. Las solicitudes de pedido deberán describir claramente la fecha que van a ser
requeridas así también, deberán ser realizadas con anticipación para su pronta
atención.
4. El plazo de atención de las solicitudes de compra serán de áprox. 2 días
contados de la fecha de recepción y dependiendo del producto siendo ésta de
origen nacional o internacional, con excepción de casos de urgencia comprobada
5. La compra se llevará a cabo sí y solo sí se encuentre autorizada por la gerencia.
6. Todas las órdenes de compras deben ser cerradas antes de cierre de mes, para
llevar un mejor seguimiento y control de ello.
7. Revisión constante de los stock´s, para evitar quiebre y desabastecimiento de los
productos en la cadena de suministros.
8. Se solicitará servicios de terceros únicamente en caso no seamos expertos o que
no sean económicamente o cualitativamente (en términos de calidad) rentable
hacerlo de manera interna.
Evaluación de Proveedores:
9. Se ha de seleccionar a los proveedores de acuerdo a criterios de objetividad,
concurrencia, profesionalidad, transparencia, imparcialidad e igualdad de
oportunidades, para evitar favoritismos o conflictos de interés, basados en la
ética y en la libre competencia (precios competitivos, valor agregado y fortaleza
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financiera), y se priorizará a los que tengan un mejor comportamiento en esa
materia.
10. Para la adquisición de los productos se deberá solicitar cotización por lo menos a
3 proveedores distintos. En el momento de la evaluación, se tendrá en cuenta a
los proveedores que brinden mejor precio, calidad, plazo de entrega,
comunicación, colaboración, nivel de servicio y que tengan una mayor
proximidad geográfica a las actividades de la empresa.
VII. RESPONSABILIDADES
Área de Planeamiento:
Entregar a compras la planificación del mes de materia prima e insumos,
mediante el Formato (Anexo N°01: Solicitud de Compra) detallando los
parámetros técnicos solicitados.
Áreas Usuarias de la empresa:
Detección de necesidades de material y/o servicios
Comunicación de las necesidades al Encargado de Almacén mediante el
Formato (Anexo N°01: Solicitud de pedido) detallando los parámetros
técnicos solicitados.
Encargado de Compras:
Recepcionar las Solicitudes de Compra
Analizar Cotizaciones con proveedores
Confeccionar las órdenes de compra autorizadas
Realizar el seguimiento a proveedores de los pedidos
Seleccionar, evaluar nuevos proveedores
Gerencia
Aprobar órdenes de compra previa evaluación de las mejores condiciones.
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VIII. PROCEDIMIENTO
A. Detección de necesidades por Áreas Usuarias
El procedimiento comienza con la percepción y/o detección de necesidades de
compra por parte de algunas de las áreas usuarias, las cuales presentarán 4
escenarios:
1. Solicitud de Planificación: Indicando los materiales e insumos que
requiere según la planificación programada.
2. Solicitud de Mantenimiento: Indicando los repuestos o servicios que
requiere según la planificación programada.
3. Solicitud de otras áreas usuarias: Indicando útiles de oficina, útiles de
limpieza u otros materiales según sus requerimientos del mes.
4. Solicitud de Reposición por parte de Stock Automático: Indicando los
productos que tienen que ser repuestos. En la cual el sistema indicará el
stock mínimo de seguridad, que sería el número mínimo de existencias
que se podrían tener en el almacén sin que se produjeran roturas de
stock.
Parámetros solicitados del sistema SAP en la solicitud de Compras:
En la cual la información a registrar en la cabecera será:
Usuario Solicitante
Sucursal o local
Departamento
Fecha Solicitada
En el detalle de la solicitud de compra:
Código de artículo
Fecha Necesaria
Cantidad necesaria
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Todas las Áreas usuarias enviarán su solicitud de pedido al Encargado de
Almacén mediante el sistema SAP para la verificación de stock en almacén.
Si el Encargado de Almacén comprueba que hay existencias suficientes para
afrontar el pedido, se atiende el pedido del solicitante, satisfaciendo la demanda.
Si no hubiera existencias del producto en stock, el encargado de almacén pasará
a enviar la solicitud de compra.
En caso se requiera la creación de algún artículo que no se encuentre en la base
de datos del sistema SAP. Se solicitará la creación del código al Área
correspondiente, siguiendo la siguiente estructura. Ver Instructivo de Creación
de Códigos.
B. Comunicación al Encargado de Compras
El encargado de Almacén comunicará vía e-mail, las necesidades de materiales,
insumos, repuestos, y/o útiles de oficina, especificando la cantidad y referencia a
pedir, mediante el Formato (Anexo N°01: Solicitud de Compra).
El responsable de compras, será encargado de la recepción del documento y la
gestión de adquisición del producto.
C. Cotización u Oferta de Compra
En primer lugar el encargado de compras hace un análisis del producto, cual es
su utilidad, que cantidad se requiere y cuales satisfacen más en relación de
Calidad – Precio.
En segundo lugar, el encargado de compras evalúa a sus proveedores, tanto a
los habituales, basándose en los datos de que dispone con respecto a los
servicios prestados, como a los esporádicos, realizando una primera compra de
referencia o muestra de productos o servicios.
En tercer lugar analizamos los factores de compra. Dentro de ellos se encuentran
Precio, Calidad, tiempo de entrega, forma de pago y estatus de crédito.
El Encargado de compra solicita de 2 a 3 cotizaciones, tanto a proveedores
habituales como a los esporádicos; mediante el E-MAIL.
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Seguidamente se elaborará un cuadro comparativo de las cotizaciones, para
escoger al mejor proveedor, considerando 5 variables: Precio, Calidad, tiempo de
entrega, forma de pago y estatus de crédito. Eligiendo la mejor oferta.
Es necesario mantener de 2 a 3 proveedores de cada material, insumo,
repuestos, útiles de oficina y/o servicios que cumpla con los criterios de
aceptación definidos.
D. Elaboración de la Orden de Compra
El responsable de Compras introduce toda la información del solicitante en el
sistema SAP y genera el formato (Anexo N°02: Orden de Compra).
En la cual la información mínima para este documento será:
Cabecera:
Serie de Numeración (Orden de Compra u Orden de Servicio)
Código del proveedor
Fecha de Aceptación OC
Fecha de entrega
Lugar de Entrega (Al local solicitado)
Condiciones de pago
N° Proforma
Moneda (Soles o dólares)
Detalle:
Clase de Articulo (Articulo o Servicio)
Código de artículo
Descripción del artículo
Cantidad
Impuesto (afecto o Exento)
Precio Unitario
E. Aprobación de la Orden de Compra
En caso de que el importe supere los 400 soles, requiere la aprobación de la
Gerencia, en caso contrario se limita a la aprobación del Encargado de compras.
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Aquellas compras ocasionales menores y/o que se requieren con urgencia, serán
compradas directamente con autorización del Encargado de compras mediante
la emisión de un recibo de pago para el desembolso por caja chica (Área de
Tesorería). (Anexo N°03: Recibo de Compras Ocasionales).
Seguidamente el encargado de compras solicitará el producto vía telefónica con
un proveedor local para su recojo directamente o entrega en el establecimiento
del mismo, para lo cual emitirá previamente la Orden de Compra para
seguidamente una vez entregado el producto al almacén, proceda a liquidar con
el área de Tesorería.
F. Envío de la Orden de Compra
Siempre se transmite la orden de compra al proveedor mediante vía e-mail, otros
medios de comunicación o de forma presencial. Enviando con copia al almacén y
unidad solicitante.
G. Recepción, verificación y registro de productos comprados
Concluido el proceso de compras de un producto y/o servicios, ésta es
recepcionada, verificada y registrada en el sistema SAP por el personal de
almacén el cual deberá comprobar físicamente que ésta se ajusta a los pedidos
emitidos, a través de las guías de remisión y órdenes de compra.
Revisando también, que las características, cantidades, especificaciones y los
precios de los ítems de la orden de compra sean iguales a los de la factura y el
total de las dos coincidan con el valor del mismo.
La verificación de los productos comprobados deberá registrarse en el sistema
SAP, siendo válida la firma del personal de almacén que los comprueba en la
guía de remisión del proveedor.
Una vez realizada la comprobación tras recepcionar el producto, si notamos
alguna anomalía en relación con el pedido lo devolveremos al proveedor.
Realizando de nuevo el proceso de compra de los mismos.
Cuando el proveedor entrega el producto o servicio con alguna anomalía, se
debe dejar registro de la verificación del estado de entrega del producto o
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servicio en: la guía de remisión del proveedor, la guía de remisión de la empresa,
en la factura u otro documento según sea el caso.
Solventando lo anterior, si después de la inspección realizada al producto
recibido no se produce ningún tipo de anomalía, se le da entrada en el almacén,
dejando constancia de dicha entrada en el sistema SAP.
El encargado de compras comunicará a las áreas usuarias sobre el pedido
recepcionado en almacén mediante e-mail y/o vía telefónica.
Pasando el personal de Almacén a distribuir el producto al solicitante.
Llegamos al final del proceso, con la entrega del pedido realizado. Satisfaciendo
así la demanda del consumidor interno.
H. Documentación es recibida por Contabilidad
Finalmente la documentación es recibida por el Departamento de Contabilidad
para que se genere su pago correspondiente del producto o servicio adquirido
por parte del proveedor.
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IX. DIAGRAMA DE FLUJO DE COMPRAS
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X. ANEXOS
Anexo N°01: Solicitud de Compra
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Anexo N°02: Orden de Compra
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Anexo N°03: Recibo de Compras Ocasionales
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