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MANUAL DE PROCEDIMIENTO
PARA ALMACÉN DE
PRODUCTO TERMINADO

LIMA – PERÚ
2021
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL :
Versión 01
AREA DE ALMACEN DE PRODUCTO :
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I. INDICE GENERAL

I. INDICE GENERAL ...................................................................................................................... 1

II. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 2
III. OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................ 3
IV. ALCANCE ................................................................................................................................... 3
V. ORGANIGRAMA DE ALMACÉN DE PRODUCTO TERMINADO ............................................. 3
VI. CONCEPTOS .............................................................................................................................. 4
VII. POLÍTICAS .................................................................................................................................. 4
VIII. RESPONSABILIDADES ............................................................................................................. 6
IX. PROCEDIMIENTO ...................................................................................................................... 7
X. DIAGRAMA DE FLUJO ............................................................................................................ 14
XI. ANEXOS .................................................................................................................................... 15
ANEXO N°01: ORDEN DE PRODUCCIÓN DE PRODUCTO TERMINADO ................................. 15
ANEXO N°02: INFORME DE PRODUCCIÓN ............................................................................... 16
ANEXO N°03: ENTRADA DE PRODUCCIÓN............................................................................... 17
ANEXO N°04: ORDEN DE VENTA ............................................................................................... 18
ANEXO N°05: GUÍA DE REMISIÓN .............................................................................................. 19
ANEXO N°06: NOTA DE DEVOLUCIÓN ....................................................................................... 20
ANEXO N° 7: INFORME TÉCNICO DE PRODUCTO NO CONFORME ....................................... 21

Elaborado por: Ing. Cynthia Del Mar Revisado por: Julio Castillo V. Aprobado por: Luis Minaya
Cargo: Organización y Métodos Cargo: Gerencia de Adm y Finanzas Cargo: Gerente General
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II. INTRODUCCIÓN

El documento que presentamos a continuación es denominado “MANUAL DE

PROCEDIMIENTO PARA ALMACEN DE PRODUCTO TERMINADO”

Es un instrumento de trabajo que tiene como objetivo principal realizar la actividad

en el puesto de trabajo, en forma eficiente y eficaz. Desde la recepción,
almacenamiento y despacho de producto terminado.

En el contenido exponemos los siguientes temas: Los Procedimientos que le

corresponde realizar al Área de Almacén de Producto Terminado, Diagramas de
Flujo y el Régimen de Formularios, los cuales se utilizarán como complemento de
los procedimientos.

Estos temas adquieren, especial importancia debido a que de la forma en que se

realicen dichas operaciones, el almacén de Producto Terminado, podrá llevar a
buen término su funcionamiento consiguiendo cumplir con las pautas de operación
establecidas. Para tal fin se establecerá una supervisión y control continuo para
garantizar que los procedimientos y formatos se cumplen en tiempo y forma: el
orden, la clasificación, la rotación, las medidas de seguridad y la limpieza.

Además, servirá como material de consulta para la inducción y capacitación del

personal.

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III. OBJETIVO GENERAL

Establecer un procedimiento para que la recepción y almacenamiento de

producto terminado se realice de modo que se preserven en condiciones
óptimas y se mantengan los requisitos de la calidad.

IV. ALCANCE

El presente manual es de cumplimiento obligatorio para las áreas que

participan en el proceso de recepción, almacenamiento y despacho de
producto terminado.

V. ORGANIGRAMA DE ALMACÉN DE PRODUCTO TERMINADO

GERENCIA DE
ADMINISTRACÍON
Y FINANZAS

LOGÍSTICA

TRANSPORTE Y
COMPRAS ALMACÉN
DISTRIBUCIÓN

ALMACÉN DE
MATERIA PRIMA Y
REPUESTOS

ALMACÉN DE
PRODUCTO EN
PROCESO

ALMACÉN DE
PRODUCTO
TERMINADO

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VI. CONCEPTOS

 Paleta o Parihuela: Plataforma de madera sobre la cual se coloca sacos

de productos; que sirve para apilar, evita su contacto con el suelo y
facilita su movilización.

 Almacenaje: Función Logística que permite mantener cercanos los

productos a distintos mercados, al tiempo que, en colaboración con la
función de regulación, ajusta la producción a los niveles de demanda
facilita al servicio.

 Estante: Anaquel donde se almacenan los productos dentro del almacén

central. El almacenamiento de cada tipo de producto depende de la
ubicación del estante dentro del almacén central.

 Escoger (Picking): Acción de contar, clasificar y almacenar el producto

del consolidado (conjunto de productos de varios pedidos de ventas) por
vehículo distribuidor.

 Distribución o Despacho: Conjunto de actividades que se realizan

desde que el producto ha sido entregado por el fabricante hasta que ha
sido despachado hacia el cliente.

 Recepción: Proceso mediante el cual se recibe los productos terminados

o bobinas procedentes de producción.

 Producto terminado: Representa los productos listos para ser vendidos

al cliente final.

VII. POLÍTICAS

1. Registrar e ingresar al sistema el producto terminado y SCRAP

mediante el reporte de producción al Aplicativo de Producción hasta
antes de la 7:00 am del turno noche y hasta antes de la 7:00 pm del
turno día.

2. Sólo las personas que laboran en el almacén están autorizadas a tener

acceso a dichas instalaciones y distribuir los bienes según los
procedimientos establecidos.

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3. Está prohibido hacer entrega de los productos terminados ingresados

en el almacén, sin no haber cumplido el almacenamiento y el registro
correspondiente al Sistema SAP, bajo responsabilidad del Auxiliar de
Almacén de Producto Terminado.

4. Para el proceso de ordenamiento se realizará, manteniendo el proceso

de clasificación, ubicación y codificación en los racks de los productos
terminados, bobinas, etc., respetando la ubicación establecida.

5. Los pasillos deben permanecer despejados y libres de cualquier

obstáculo para permitir el tránsito adecuado y evitar accidentes.

6. La zona de despacho de producto terminado será la zona asignada,

para el recojo de los camiones.

7. Los traslados de los productos terminado al almacén se realizarán lo

más pronto posible una vez que se haya completado el proceso de
recepción, de esa manera se evitará que se dañen o corran el riesgo de
pérdida o hurto (robo).

8. Los despachos para los clientes se realizarán únicamente mediante una

guía de remisión.

9. El encargado de Almacén debe entregar el producto terminado

basándose en el sistema FIFO.

10. El encargado de almacén, es el único responsable del manejo de las

llaves del almacén, de abrir y cerrar diariamente las puertas del mismo,
pudiendo delegar esta función designado a otra persona del área.

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VIII. RESPONSABILIDADES

 Jefe de Almacén
Responsable de:

 Supervisar los procesos de recepción, almacenamiento,

conservación, ordenamiento, despacho, control de inventarios del
producto terminado.
 Ser responsable y velar en todo momento, el proceso de manejo y
control de inventario realizadas en el área de almacén de producto
terminado (PT) periódicamente, para evitar diferencias.
 Controlar y gestionar las devoluciones de productos terminados.

 Almacén de Producto Terminado y Despacho

Responsable de:

 Verificar físicamente el producto terminado del turno, mediante el

reporte de Producción entregado por el supervisor de producción,
previamente firmado.
 Registrar e ingresar al sistema el producto terminado mediante el
reporte de producción al Aplicativo de Producción.
 Recoger, ordenar y almacenar el producto terminado a sus
respectivas ubicaciones.
 Realizar la preparación para los clientes de Lima y Provincia del
producto terminado según la programación oficial de los viajes.
 Imprimir las guías de remisión según la programación de viajes
elaborado por el área de Transporte.
 Despachar el producto terminado en forma cuantitativa y cualitativa a
los carros, cumpliendo la programación de viajes para Lima y
Provincia, el cual será validado con la guía de remisión para su
posterior firma.
 Utilizar y cuidar de forma adecuada los equipos para su correcto
almacenamiento y distribución.
 Apoyar para la toma de inventarios.
 Mantener el almacén limpio y ordenado.

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 Supervisor de Producción
Responsable de:

 Entregar al Auxiliar de Almacén de Producto Terminado (PT) con

conocimiento al Jefe de Almacén, los reportes de producción para la
verificación, registro, ingreso y almacenamiento.

 Entregar al Auxiliar de Almacén de Producto Terminado (PT) las

órdenes de producción a ser despachadas y registradas en el
sistema.

IX. PROCEDIMIENTO

1. RECEPCIÓN DE PRODUCTO TERMINADO

1.1. Recepción, control y Registro de Producto Terminado:

Una vez que la Orden de Producción ha sido finalizada, el Supervisor

de Producción del área de Confección, supervisará que el producto
terminado sea puesto en zona de recepción (Zona de almacén de
transito) para su verificación e ingreso al aplicativo de producción.
(Anexo N°01: Orden de Producción de Producto Terminado).

Seguidamente el Supervisor de Producción, entrega el informe de

producción, previamente firmado al Auxiliar de Almacén de producto
terminado para la verificación; esta inspección permitirá dar la
conformidad del producto terminado recibido. (Anexo N°02: Informe
de Producción).

Si hay diferencias lo comunicará al Supervisor de Producción para

que se realicen las correcciones pertinentes.

Seguidamente, el personal de almacén trasladará cuidadosamente el

producto terminado mediante el uso de la transpaleta manual
(stocka) a su lugar de almacenamiento, según lo verificado en el
informe de producción.

Finalmente, el Auxiliar de Almacén de Producto Terminado, ingresará

al sistema SAP la producción recepcionada, generando un Registro
de recepción de Producto Terminado, el cual generará una
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numeración del ingreso al sistema, el cual tendrá que ser anotado en

la orden de producción (copia) para finalmente, proceder a archivar
de forma correlativa. (Ver Anexo N°03: Entrada de Producción).

1.1.1. MANIPULACIÓN DE PRODUCTO TERMINADO:

Para manipular los productos terminados que ingresen al

almacén, se deben seguir los siguientes criterios:

 Todos los productos deben ser movilizados de un lugar a

otro en paletas y con la ayuda de un transpaleta manual.

 En el caso de que el operador tenga que manipular pesos

mayores a 20 Kg., debe utilizar el cinturón lumbar.

 Solamente se deben manipular fardos perfectamente

sellados (verificar antes de proceder).

 Equipo de Protección Personal a utilizarse:

 Casco de Seguridad
 Calzado de Seguridad
 Tapón auditivo
 Guantes de Nylon anticorte
 Cinturón lumbar

2. ALMACENAMIENTO DE PRODUCTO TERMINADO

2.1. Almacenamiento y custodia de Producto Terminado:

En el Almacén se realiza el almacenamiento de productos

terminados considerando los criterios de ubicación de cada producto,
de acuerdo al lugar asignado con fines de custodia y control. El orden
de almacenamiento será de acuerdo a las cantidades existentes y a
su fecha de producción.

Se mantienen los productos organizados de forma tal que su conteo

puede ser realizado de forma rápida y efectiva, ya sea en estiba
directa o estanterías (siempre las mismas cantidades y de la misma
forma).
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El almacenamiento de los productos se debe realizar aprovechando

al máximo el volumen del almacén, así podremos almacenar más
productos, y hacer más fácil el acceso a la misma.

2.1.1. MANIPULACIÓN DE PRODUCTO TERMINADO:

Para manipular los productos terminados que ingresan al

almacén se deben seguir los siguientes lineamientos:

 Todos los productos terminados deben ser movilizadas de un

lugar a otro en paletas y con ayuda de la transpaleta manual.
 En caso de que el operador tenga que manipular pesos
mayores a 20 Kg., debe utilizar cinturón lumbar.
 Solamente se deben manipular sacos perfectamente sellados
(verificar antes de proceder)
 Evitar producir fuego o humo en el interior del almacén debido
al material que es altamente inflamable.
 En el caso de abrirse algún producto terminado en el proceso
de almacenamiento, se sellará el fardo para evitar cualquier
contaminación posterior con un material adhesivo.
 Equipos de Protección Personal a Utilizarse:

 Casco de Seguridad
 Calzado de Seguridad
 Tapón auditivo
 Guantes de Nylon anticorte
 Cinturón lumbar

2.1.2. MEDIDAS DE SEGURIDAD EN EL ALMACÉN:

 No está permitido almacenar ningún tipo de productos en las

zonas donde están ubicados los extintores contra incendios,
tableros de control u áreas de alto tránsito.

 No se podrá obstruir temporal o permanente por ningún motivo

los carriles destinados para la circulación de apiladores
eléctricos, transpaletas manuales y peatonal.

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 El encargado de Almacén revisa correctamente que la

ventilación e iluminación funcionen correctamente y que las
instalaciones se encuentren limpias y sin deterioro o daño.

 NO se circulará, bajo ningún concepto, con la carga elevada.

 Tanto las paletas como cualquier otro tipo de carga deben

estar correctamente acomodadas en los largueros de las
estanterías para evitar caídas, nunca se debe sobrepasar el
peso máximo de la carga indicada por el fabricante.

 Las salidas de emergencia tienen que estar bien señalizadas y

libres de obstáculos, en caso de evacuación.

3. DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTO TERMINADO:

3.1. Distribución de Producto Terminado:

El proceso comienza con la comunicación vía correo electrónico del

Área de Ventas al Área de almacén, sobre los pedidos
comprometidos con nuestros clientes, los cuales se encuentran
indicados en la programación oficial de viajes. Esta información debe
ser entregada a primera hora del día, afín de planificar en forma
eficiente la preparación de los pedidos de los clientes.

3.1.1. FORMULACIÓN DEL PEDIDO:

El Área de Ventas formula el pedido (orden de venta), para lo cual

verificará previamente en el sistema SAP la disponibilidad de lo
requerido, para seguidamente enviar vía correo electrónico al Área
de Transporte, para la confección de la programación de viajes y con
copia al Área de Almacén para la preparación del pedido.

El Área de Almacén recibe la Orden de venta mediante correo

electrónico y las imprime, para efectuar el armado los pedidos.
(Anexo N°04: Orden de Pedido).

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3.1.2. PREPARACIÓN DE LA MERCADERÍA:

El Auxiliar de Almacén de producto terminado procede a atender el

requerimiento, preparando la mercadería solicitada de las órdenes
de pedido (Picking) y dispondrá el acondicionamiento de la
mercadería para su entrega retirando los productos de su ubicación
revisando las medidas y verificando que las cantidades coincidan
según la orden de pedido, colocando en la zona de despacho
apoyándose de una transpaleta manual.

Una vez que el pedido solicitado es atendido completo, el Auxiliar de

almacén de producto terminado despacho procede a imprimir la guía
de remisión en el sistema SAP, como consecuencia de sus
funciones. (Anexo N°05: Guía de Remisión).

3.1.3. DESPACHO DE LA MERCADERÍA

El Auxiliar de Almacén de producto terminado Despacho, antes de

autorizar la salida del producto despachado verificará que las
cantidades del producto embarcado coincidan con las cantidades
detalladas en los documentos mencionados anteriormente.

El Auxiliar de Almacén de producto terminado Despacho, realizará la

entrega de las guías de remisión al Transportista para que estas
sean verificadas con la mercadería que se encuentra en la zona de
despacho.

Los transportistas verificarán las mercaderías entregadas del

personal de almacén de producto terminado Despacho, según guía
de remisión, el cual, al término de la carga, será firmado como
conformidad de la recepción de la mercadería en su camión.

3.1.4. ENTREGA DOCUMENTARIA:

El Transportista recibe los siguientes documentos del Auxiliar de

Almacén de producto terminado Despacho:
 Factura electrónica
 Guía de Remisión

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a. Con respecto a la Guía de Remisión:

Se distribuye de la siguiente manera:
 El Destinatario y SUNAT, se entregará al cliente.
 El Control Admin. es el cargo que va al cliente para ser
firmado, como constancia de la recepción del Producto
Terminado.
 El Remitente, firma el chofer y se queda en almacén de
Producto Terminado (Archivo Almacén).

3.1.5. MEDIDAS DE DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTO TERMINADO

 La distribución se debe realizar estableciendo un sistema FIFO

(primero que entra, primero que sale) y respetando el orden de
las fechas de ingreso (sistema FEFO) primero que expira,
primero que se entrega.

 Los productos terminados se transportarán utilizando el

apilador eléctrico y/o transpaleta manual. Utilizando de forma
segura por el ayudante de almacén.

 Los productos terminados no deben sacarse del almacén sin

la debida autorización.

 Está prohibido hacer entrega de los productos terminados

ingresados en el almacén, sin contar con la respectiva orden
de pedido, bajo responsabilidad del encargado del almacén.

 El acondicionamiento y/o despacho del producto terminado por

distribuir debe realizarse en forma tal que se evite:

 Roturas o aplastamiento
 Deterioro
 Daños por causas climatológicas
 Daños por manchas con grasa u otro agente nocivo

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3.2. DEVOLUCIÓN DE MERCADERÍA POR EL CLIENTE EXTERNO:

Una vez que los productos devueltos llegan a la planta, el Auxiliar de

Almacén de producto terminado Despacho lo recepcionará y le
solicitará al Transportista el documento de devolución (Nota de
devolución) en la cual se describe e identifica la cantidad de la
mercadería que se está devolviendo, seguidamente, almacén
procede a verificar la cantidad de fardos y su estado externo para
luego ser trasladada al área de Devoluciones para el control
correspondiente por calidad.

Para acreditar la recepción de la mercadería devuelta por el

transportista será firmada en la NOTA DE DEVOLUCIÓN por ambas
partes de esta manera se certificará el proceso. (Ver Anexo N°06:
Nota de Devolución).

El Jefe de Almacén comunicará al Área de Producción (Control de

Calidad), el cual, observará las condiciones de la mercadería
devuelta, para que dé el visto bueno al producto.

Si en caso el control de calidad indique “Existencia Vendible”. Se

indicará al Jefe de Almacén que proceda a ingresar el producto
físicamente en la zona correspondiente, según su ubicación. Previa
comunicación vía correo electrónico al Área de Facturación para que
elaboren la nota de crédito y se de ingreso al stock vía sistema SAP.

Si en caso control de calidad indique “Existencia No Vendible” que

sea por motivo de producto fallado, se entrega a Control de Calidad
para que lo analice y este autorice su destino. El cual será levantado
mediante el Informe Técnico de Producto No Conforme (Ver Anexo
N° 07: Informe Técnico de Producto No Conforme).

Para lo cual el Jefe de Almacén lo enviará al Área de Facturación

para que elaboren la nota de crédito para que seguidamente el
producto fallado sea dado de baja mediante el sistema por el Área de
contabilidad para finalmente sea llevado para el reproceso.

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X. DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE PT

PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE PT AL AREA DE TRANSPORTE Y

DISTRIBUCIÓ

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XI. ANEXOS

ANEXO N°01: ORDEN DE PRODUCCIÓN DE PRODUCTO TERMINADO

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ANEXO N°02: INFORME DE PRODUCCIÓN

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ANEXO N°03: ENTRADA DE PRODUCCIÓN

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ANEXO N°04: ORDEN DE VENTA

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ANEXO N°05: GUÍA DE REMISIÓN

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ANEXO N°06: NOTA DE DEVOLUCIÓN

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ANEXO N° 7: INFORME TÉCNICO DE PRODUCTO NO CONFORME

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