1.
OBJETIVO
Adelantar gestiones administrativas necesarias para la depuración y el saneamiento de la
información contable, de tal manera que se logre brindar información real, actual y transparente
que incida en el funcionamiento y manejo de la contabilidad de la entidad.
2. ALCANCE
Desde la depuración de saldos hasta la elaboración de registro contable, una vez depurado
aprobado
3. RESPONSABLE
Representante legal de la entidad o su delegado
Profesional Contador Designado
Comité de saneamiento Contable
4. NORMATIVIDAD
Constitución Política de Colombia 1991, articulo 354: Asigna al Contador General,
entre otras, las funciones de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidarla con
la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, y determinar las
normas contables que deben regir en el país, conforme a la Ley.
Resolución 354 de 2007, se adoptó el Régimen de Contabilidad Pública conformado por
el plan general de contabilidad pública, el manual de procedimientos y la doctrina contable
pública, y se definió su ámbito de aplicación
Que la Ley 298 de 1996 establece que la UAE Contaduría General de la Nación (CGN)
tiene, entre otras, las funciones de determinar las políticas, principios y normas sobre
contabilidad, que deben regir en el país para todo el sector público, así como establecer
las normas técnicas generales y específicas, sustantivas y procedimentales, que permitan
unificar, centralizar y consolidar la contabilidad pública.
La Ley 716 de 2001, con la cual se ordenaba a las entidades públicas adelantar el
proceso de saneamiento de la información contable para establecer la existencia real de
bienes, derechos y obligaciones.
Resolución 533 de 2015, y sus modificaciones, expedida por la CGN, se incorporó, en el
Régimen de Contabilidad Pública, el Marco Normativo para Entidades de Gobierno, el cual
está integrado por el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de
Información Financiera.
Resolución 620 de 2015. Expedida por la CGN, se incorporó el Catálogo General
de Cuentas al Marco Normativo.
Resolución 193 de 2016. Expedida por la CGN, se incorporó, en los procedimientos
transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación
del control interno contable.
Ley 1819 de 2016 Artículo 355: de la establece que "Las entidades territoriales deberán
adelantar el proceso de depuración contable a que se refiere el artículo 59 de la Ley 1739
de 2014, modificado por el artículo 261 de la Ley 1753 de 2015.
Resolución 468 de 2016: Modifica el Catalogo General de Cuentas
Ley 1314 de 2009: expedida por el Congreso, la cual regula los principios y normas de
contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados
en Colombia
5. DEFINICIONES
Saneamiento Contable: Verificar el cumplimiento de lo establecido en la Ley, cuyo
objetivo es regular la obligatoriedad de las entidades públicas de efectuar las acciones
administrativas necesarias para la revisión, análisis y depuración de la información
contable.
Comité Técnico: Es un organismo asesor de los responsables del saneamiento contable,
que se encarga de evaluar los diferentes casos que deben ser objeto del proceso de
saneamiento contable.
Compilar: Reunir varias leyes o normas en un solo cuerpo de diferentes libros y
documentos
Depuración. El procedimiento y el resultado de depurar se conocen como depuración. El
verbo depurar, por su parte, refiere a purgar, higienizar, filtrar o reacondicionar una cosa
6. POLITICAS DE OPERACIÓN
- El Saneamiento contable es un proceso indispensable para que la Contabilidad Financiera
refleje de manera fidedigna la realidad económica y se convierta en herramienta para la toma de
decisiones y el manejo de la inversión. Es una medida adoptada por el Gobierno Nacional con el
fin de lograr una adecuada presentación de los estados financieros de las entidades públicas.
Garantiza que se identifiquen, clasifiquen y determinen, previo estudio sustentada las respectivas
partidas contables que deberán ser sometidas a consideración de la instancia correspondiente
para su castigo o depuración.
- Con relación a la depuración contable permanente y sostenible que se origine en sucesos que
ocurran durante el año 2018 y siguientes, las entidades territoriales reconocerán o retirarán los
bienes, derechos u obligaciones conforme al Marco Normativo para Entidades de Gobierno y a lo
establecido en el numeral 3.2.15 del Procedimiento para la evaluación del control interno
contable, el cual hace referencia a la depuración contable permanente y sostenible.
- El área responsable del manejo de bienes de la entidad y Contabilidad efectuarán la conciliación
y análisis de saldos, contrastando el inventario físico valorado de los bienes en almacén con los
saldos que presentan los registros contables, con corte al 31 de diciembre, para verificar su
conformidad.
- Se deberán organizar expedientes de los procesos de Saneamiento Contable los cuales
deberán contener la documentación por cada caso presentado, que sustenta las acciones
realizadas por el Comité, mediante actas, acuerdos, circularizaciones, documentos encontrados o
reconstruidos relacionados con las cuentas del rubro de existencias objeto de revisión y/o
depuración.
- El o la funcionario(a) responsable del manejo de bienes o área de almacén deberá confirmar la
existencia real de los bienes inventariados en almacén y contar con la documentación que
sustente su origen legal, así como un informe del estado de conservación de los mismos, que
permita establecer si todos los bienes que se encuentran en el almacén están en condición de
ser usados.
Las acciones de Saneamiento Contable de las Existencias estarán orientadas a subsanar:
Las diferencias entre el inventario físico de existencias y los saldos contables
Las existencias en Almacén que no han sido objeto de inventario.
Las existencias en almacén en condición de deterioro u obsolescencia
Otras situaciones identificadas en el análisis de las existencias
- El Instituto IMDRI, deberá atender los lineamientos que sobre la materia expida La Contaduría
General CGN, para llevar a cabo las actividades y registros contables que se deriven del proceso
de depuración.
- La entidad deberá conformar y mantener activo un Comité Técnico de Saneamiento Contable
con funciones asignadas. Se deberá proceder al Saneamiento contable sin prejuicio de las
responsabilidades a que haya lugar.
7. DESARROLLO
REGISTRO O
RESPONSABL DOCUMENTO
No. ACTIVIDAD
E DE
REFERENCIA
Profesional
Comparar los saldos de las cuentas del Balance contador Documento de
1 una a una con el registro en el libro auxiliar del área Designado y registro de datos
fuente Área fuente de comparados
Información
Determinar inconsistencias, analizar y determinar Profesional
Conciliación de
2 cuáles valores entran para el proceso de contador
Saldos
saneamiento contable Designado
3 Conciliar y determinar las diferencias para obtener Profesional Registro contable
el documento soporte de la operación, investigar, contador de reclasificación
investigar el origen del registro, obteniendo el Designado
documento origen y comparar con el registro
REGISTRO O
RESPONSABL DOCUMENTO
No. ACTIVIDAD
E DE
REFERENCIA
contable
Reclasificar los valores a sanear para las cuentas Profesional
Conciliación de
4 determinadas contador
Saldos
Designado
Determinar si es necesaria elaborar un registro de
Profesional
corrección o se preparen los documentos para Conciliación de
5 contador
someter e valor de ajuste al Comité Técnico de Saldos
Designado
Saneamiento contable
Recopilar todos los ajustes recibidos y presentarlo Comité
Aprobación o
6 al Concejo Directivo para obtener la aprobación o Saneamiento
Desaprobación
desaprobación de los mismos Contable
Aprobar o desaprobar los ajustes recibidos, si los
desaprueba se devuelven los documentos al área
Concejo
7 contable para ampliar el sustento o anexando
Directivo
documentación soporte de la operación cuando los
ajustes son aprobados
Elaborar y tramitar la resolución por medio de la
Acto
cual el representante legal ordena el registro de los
Concejo Administrativo de
8 ajustes de Saneamiento Contable, aprobados por el
Directivo Ajustes
Concejo Directivo, remite copia de la resolución a
Aprobados
contabilidad
Registrar los ajustes de saneamiento utilizando un Profesional Comprobante con
9 comprobante único tomando como base los contador registro de
soportes recibidos Designado ajustes
Elaborar la conciliación soportando con documento Profesional
10 de contabilidad, para elaborar acta de cierre contador
Designado
Elaborar acta de cierre que estará firmada por el Profesional
11 responsable del are de contabilidad y el contador Acta de Cierre
responsable del área fuente. Designado
Profesional contador Comité Saneamiento
Concejo Directivo
Designado Contable
Comparar los saldos
de las cuentas del
Balance una a una con
el registro en el libro
auxiliar del área fuente
Determinar inconsistencias, analizar y
determinar cuáles valores entran para el
proceso de saneamiento contable
Profesional contador Comité Saneamiento
Concejo Directivo
Designado Contable
Conciliar y determinar las diferencias
para obtener el documento soporte de la
operación, investigar, investigar el origen
del registro, obteniendo el documento
origen y comparar con el registro
contable
Reclasificar los valores a sanear para las
Determinar si es necesaria elaborar un
registro de corrección o se preparen los
documentos para someter e valor de
ajuste al Comité Técnico de
Saneamiento contable.
Recopilar todos los ajustes
recibidos y presentarlo al
Concejo Directivo para obtener
la aprobación o desaprobación
de los mismos
Aprobar o desaprobar los ajustes
recibidos, si los desaprueba se
devuelven los documentos al área
contable para ampliar el sustento o
anexando documentación soporte de
la operación cuando los ajustes son
aprobados
Elaborar y tramitar la resolución por
medio de la cual el representante
legal ordena el registro de los
ajustes de Saneamiento Contable,
aprobados por el Concejo Directivo,
remite copia de la resolución a
contabilidad
Registrar los ajustes de saneamiento
utilizando un comprobante único
tomando como base los soportes
recibidos
Elaborar la conciliación soportando con
documento de contabilidad, para
elaborar acta de cierre
Elaborar acta de cierre que estará
firmada por el responsable del are de
contabilidad y el responsable del área
fuente.
