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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS
OBJETIVO
Establecer un instrumento administrativo que permita hacer más eficientes los procesos de registro
y control de los inventarios en el almacén, a través de la distribución adecuada de las tareas y
responsabilidades, además de mantener el registro y documentación oportuna y suficiente de los
movimientos que se realicen en cada proceso.
ALCANCE
El control de inventarios contempla una serie de pasos que incluyen desde la recepción de bienes
en el almacén, registro, acomodo, hasta la protección, conservación y despachos a los Clientes y a
las diferentes dependencias de la Empresa. El personal que tiene a su cargo la ejecución del
proceso de control de los inventarios son el jefe administrativo y el responsable del almacén a
través del personal de apoyo. Este Manual permite al área administrativa conocer las tareas y
responsabilidades a su cargo, tal como el manejo físico de los bienes, la emisión de información
confiable, correcta y oportuna para la adecuada toma de decisiones.
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
A los efectos de las presentes normas, se entenderá por:
Inventario: es el conjunto de mercancía o artículos que posee la Empresa, representado por las
cantidades físicas en función de los costos.
Toma física de inventario: es el proceso mediante el cual se realiza el conteo de las cantidades
físicas existentes en los depósitos y sub – depósitos de la empresa, con la finalidad de cuantificar y
determinar las pérdidas y ganancias en función de los costos en un tiempo determinado.
Devolución: Son aquellos materiales con deficiencias o que generan una insatisfacción no
cumpliendo con las características de conformidad establecidos por la organización y se disponen
para devolver al proveedor esperando su posterior restitución.
Baja de Materiales: Salida de materiales definitiva de los inventarios de la empresa como
consecuencia del no cumplimiento de sus especificaciones de calidad y/o conformidad de forma
irrecuperable.
Acondicionado: Procesos aplicados al material para que cumpla con el estado de Conformidad de
aprobado: limpieza, ajustes que impliquen correcciones menores que no afecten la calidad del
producto, etc.
Defectuoso: Materiales imperfectos, insuficientes, incompletos que impiden su aplicación en el
proceso productivo.
Producto No Conforme: Materiales que presentan incumplimiento a los requisitos del sistema,
necesidad o expectativa establecidos, requisitos explícitos y obligatorios. Identificados durante el
servicio que proporciona el Almacén.
Pendientes de alta: Materiales que físicamente están en el Almacén pero que falta dar de alta en
el inventario teórico.
Registro auxiliar de Materia Prima: Control que permite mantener un inventario continuo de las
entradas, salidas, existencias, etc. de cada materia prima a través de los registros diarios.
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Compra: Comprende la adquisición de materias primas e insumos, incluyendo además la
contratación de servicios.
Costo de Reposición: el costo actual estimado de reemplazar los artículos que figuran en
inventario a las mercancías vendidas durante un período.
Costo del Inventario: el precio pagado por el inventario más los costos de traer las mercancías
hasta el punto donde serán procesadas y/o puestas a la venta.
Costos de Producción: Suma de los costos de materias primas utilizadas, mano de obra directa y
costos de fábrica en un determinado período, bien sea que los productos hayan quedado
terminados o no.
Costo Promedio: Método de valuación para el inventario. El costo unitario de promedio ponderado
se calcula dividiendo el costo total de las mercancías disponibles para uso, procesado, venta, etc.,
por el número de unidades disponibles para la venta.
Existencia: Materiales e insumos que aún no han tenido el uso a que se les destina.
Flete: Gasto por concepto de transporte de una materia prima que se adquiere.
Inventario teórico: Existencia de materiales en el Sistema de Control de Inventarios. Inventario
físico: Existencia de materiales que se localizan dentro del Almacén.
Inventario Final: Mercancías que están todavía en existencia y disponibles para la venta al final del
período contable.
Inventario Físico: El proceso de contar y valorar las mercancías en existencia en una fecha
determinada, por lo general al final del período contable.
Inventario Inicial: Mercancías en existencia y disponibles para la venta a los clientes al principio
del período contable.
Inventario de Productos en Proceso: El inventario de productos parcialmente terminados en el
proceso de manufactura, se determina mediante conteo físico al final del año, o en otra fecha
específica.
Inventario de Productos Terminados: Las unidades terminadas que salen del proceso
manufacturero y están en existencia listas para la venta a los clientes al fin del año o en cualquier
otra fecha determinada.
Kardex: Es un tarjetero en el cual se llevan los inventarios en el Departamento de Contraloría,
utilizando para ello recursos como tarjetas y un dispositivo para archivar.
Lote: Cada una de las partes en que se divide el total existente de un producto, material, insumo,
etc. para su uso y/o distribución.
Materia Prima: Productos o partes compradas que están en existencia, listas para ser procesadas.
Con el tiempo hacen parte de las unidades manufacturadas.
Materia Prima en Poder de Terceros: Mercancía por la cual ya se han realizado desembolsos o
adquirido compromisos de pago (documentos o giros) pero que, por razones de distancia,
capacidad de almacenaje o cualquier otra circunstancia, aún no ha sido recibida en el almacén.
Mercancía: Artículos que se adquieren y se conservan par venta a los clientes.
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Procedimientos generales
1. El control de Inventarios se llevará a cabo en forma permanente con cortes trimestrales bajo los
lineamientos y principios establecidos en el presente manual.
2. El almacén deberá llevar un registro sistemático de los movimientos de bienes en Kardex.
3. El almacén emitirá un informe de cierre sustentado con el reporte de entradas y salidas para el
respectivo cierre a petición del área administrativa.
4. Deberá quedar el soporte debidamente autorizado por los funcionarios responsables de las
acciones, de todos y cada uno de los movimientos del almacén, éste soporte debe estar
acompañado por los reportes, facturas y/o formatos correspondientes.
5. El área administrativa y el responsable del almacén serán los encargados de que en los
movimientos del almacén se acaten las disposiciones establecidas en el presente manual y las
normas a las que se deban acoger.
6. Los movimientos de almacén estarán registrados en sistema a través de un kardex para reflejar
una forma clara y precisa los saldos de las existencias físicas de los insumos.
7. Se realizarán revisiones físicas periódicas contra las existencias en el sistema de inventarios
para verificar que estas existencias en el kardex coincidan con las existencias físicas en
almacén.
8. Todas las operaciones relacionadas con las entradas, salidas y despachos del almacén
deberán ser autorizadas únicamente por el jefe administrativo y la líder de Almacén e
inventarios.
9. El encargado del almacén deberá realizar revisiones periódicas de las actividades que se están
efectuando en el mismo.
10. Las personas responsables de los inventarios deberán abstenerse de transferir, conceder,
donar, obsequiar, vender o poner a disposiciones de otras dependencias, organismos,
funcionarios u otros particulares inventarios de su propiedad a excepción de los casos
autorizados por el jefe administrativo.
11. Todas las donaciones, cesiones, transferencia, deberán recibirse por medio de Actas y se
registrarán en la misma unidad que las reciba, estas deberán estar soportadas con factura o
nota contable correspondiente
12. Será responsabilidad del almacén el registro y envío oportuno de la documentación e
información al departamento de contabilidad.
13. El responsable de la planeación, organización y control de inventarios será el jefe administrativo
y el encargado del almacén.
14. La puesta en marcha y funcionamiento del presente manual estará bajo responsabilidad del
encargado del almacén.
15. Deberán levantarse mínimo dos (02) inventarios al año, para este, el área de almacén e
inventarios programará con el área de contabilidad las fechas para su ejecución y emitirá los
lineamientos.
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Procedimientos generales para la toma de inventarios
16. Solo podrá participar en el inventario el personal asignado.
17. El almacén deberá tener actualizado el kardex a la fecha de cierre para comprobarlo con las
existencias físicas.
18. El inventario deberá ser validado por el jefe de almacén y por el jefe administrativo.
19. Deberá levantarse un acta de inventario de la toma física de inventario.
20. El almacén deberá tener separados y categorizado los tipos de bienes, ya sean devolutivos o
consumibles y separados entre ellos por categorías
21. El almacén deberá hacer un corte de existencias antes del inventario, considerando los
movimientos de entradas y salidas que correspondan al mes en el que se va a hacer el
inventario.
22. Se debe generar una circular a todas las áreas de la Unidad para la atención de los
proveedores por lo menos 15 días antes de la toma física del inventario, a través de la cual se
informarán las fechas del inventario y durante este periodo no se realizarán recepciones de
bienes ni abasto a las áreas solicitantes.
Procedimiento: recepción, registro y control de bienes en el almacén
23. El almacén debe registrar en el sistema todos los bienes que ingresen provenientes de
proveedores, donaciones, reintegros y cesiones.
24. Para cada ingreso se debe generar un reporte de entrada.
25. Todos los ingresos se deben soportar con factura y los reportes de entrada correspondientes.
26. Las entregas parciales o totales deben estar soportadas por las facturas o remisiones.
27. El almacén hará el alta después de recibir los bienes y generar las entradas correspondientes.
28. La devolución al proveedor por mercancía en mal estado se hará a más tardar en 2 días hábiles
posteriores a la recepción
29. Las facturas del proveedor y entradas al sistema deberán ser enviadas oportunamente al área
contable para soportar las pólizas de entrada
Procedimiento: salidas del almacén
30. El almacén debe registrar todas las salidas.
31. Se entregarán los bienes únicamente al personal autorizado.
32. Todas las salidas deben estar soportadas por la petición debidamente autorizada por el área
administrativa y con los datos correspondientes a cada ítem, de lo contrario no se efectuará
ninguna entrega.
33. Por cada salida se generará un reporte de salida con un número consecutivo para efectos de
control.
34. El almacén debe enviar las salidas al área contable para soportar las pólizas de salidas
correspondientes.
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Procedimiento: conciliación contable a través del almacén
35. El procedimiento de conciliación se hará mensualmente o en el transcurso del mes
dependiendo de la necesidad
36. Las conciliaciones se deben soportar por registros, facturas de proveedores, entradas y salidas
del almacén
Procedimiento: conciliación de movimientos de bienes devolutivos
37. Los reportes de cierre deberán estar soportados con:
Entradas: facturas de proveedores y reportes de entradas
Salidas: Requisiciones internas debidamente autorizadas y reportes de salidas
Para efectos de información:
Compras: Facturas y reportes de entradas
Transferencias: Requisiciones de la unidad solicitante y reportes de entradas
Donaciones: acta de donación, formato de alta y reporte de entrada por donación
Procedimiento: Bajas de elementos
38. Se realizarán las bajas de bienes por disminución de patrimonio, perdida, deterioro apreciable,
inutilidad u obsolescencia.
39. Si el bien es por obsolescencia se debe determinar el estado actual del bien solicitando un
concepto técnico y avalúo del estado en el que se encuentran.
40. Se debe realizar el acto administrativo con la resolución de baja la cual debe ser firmada por el
ordenador del gasto y remitida al área del Almacén para que éste pueda hacer el comprobante
de salida en el sistema.
Departamento de contabilidad
41. Llevar a cabo el registro contable de los movimientos de inventarios e incorporarlos en los
estados financieros.
42. Definir y establecer con el área Administrativa las técnicas de evaluación de los inventarios.
43. Conciliar mensualmente con el almacén los saldos reportados durante el mes.
FIN DEL PROCESO
ELABORADO POR: REVISADO Y CONFORMADO REVISADO POR:
POR:
NOMBRES Y APELLIDOS: NOMBRES Y APELLIDOS: NOMBRES Y APELLIDOS:
FIRMA : FECHA: FIRMA: FECHA: FIRMA: FECHA:
REVISADO POR: AVALADO POR APROBADO POR:
NOMBRES Y APELLIDOS: NOMBRES Y APELLIDOS: NOMBRES Y APELLIDOS:
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