Ley 594 del 2000
Conocida como la ley general de archivos de la nación, expedida el 14 de Julio del
año 2000 y reglamentada parcialmente por los decretos nacionales 4124 del año
2004 y 1100 del año 2014.
En el titulo uno vamos a encontrar el objeto el cual es “establecer las reglas y
principios que regularán todo lo atinente con la función archivística del estado
colombiano. Pasando al ámbito de aplicación se comprende que será en la
administración publica aplicada en sus diferentes niveles, las entidades privadas
que están cumpliendo funciones públicas y todos aquellos organismos que estarán
regulados por la misma. También se encuentran definiciones de conceptos como
seria; archivo (conjunto de documentos con fecha forma y soporte material
acumulados por persona o entidad publica o privada en el transcurso de la gestión
y buscando respetar el orden para servir como testimonio e información), archivo
publico (Conjunto de documentos pertinentes de entidades oficiales y de entidades
privadas que prestan servicio publico), archivo privado de intereses públicos
(tienen valor para la historia la investigación, la ciencia o la cultura los cuales van a
ser de interés público y tienen que ser declarado por el legislador), archivo total
(hace referencia al proceso integral de los documentos en sus ciclo vital),
documento de archivo (El cual es un registro de información ya sea producida o
recibida sin importar si es una entidad publica o privada en razón de sus
funciones), función archivística (Son las actividades relacionadas que comprenden
la elaboración de documentos y van hasta su eliminación o conservación
permanente), gestión documental ( se conoce como el conjunto de actividades ya
se administrativas o técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización
de la documentación de las entidades. Su objeto es facilitar la utilización y
conservación de los documentos), patrimonio documental (es el conjunto
de documentos que son conservados por su valor histórico o cultural), soporte
documental (son los medios que contienen información según los materiales que
emplean sumando los archivos de papel, archivos audio visuales, fotográficos,
fílmicos, informáticos, orales y sonoros), tabla de retención documental (es el
listado de series que contienen tipos documentales los cuales suelen ser
asignadas al tipo de permanencia en cada etapa vital de los documentos),
documento original (consiste en ser la fuente primaria de información que contiene
los rasgos y características que van a permitir garantizar su autenticidad e
integridad).
Además vamos a encontrar en la presente ley los principios generales que regirán
la función archivística en nuestra nación son:
En primer lugar: encontramos el principio de fines de los archivos el cual trata de
su objeto esencial que es disponer de una documentación organizada y concisa
de tal forma que esta información institucional puede ser recuperable para el uso
de la administración y así los archivos ayudarán a llegar a esos fines esenciales
del estado porque podrán servir la comunidad para garantizar la efectividad de los
principios, derechos y deberes consagrados en nuestra carta política
En segundo lugar: Tenemos la importancia de los archivos que son importantes
para la administración y la cultura ya que en el momento en el que se quiera tomar
una decisión basada en antecedentes estos documentos estarán disponibles
Tercer principio: La institucionalidad e instrumentalidad, los documentos van a
institucionalizar todas decisiones de carácter administrativo además los archivos
serán una herramienta para la gestión económica, política, administrativa y cultural
del estado. Cuando hacemos referencia a la administración de justicia los archivos
servirán como testimonio de los hechos y las obras que documentan las personas
los derechos y las instituciones
Cuarto principio: Principio de responsabilidad, todos los servidores públicos serán
responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos y
además los particulares también serán responsables ante las autoridades por el
uso de estos documentos
