Evidencia GA2-230101003-AA2-EV02: Análisis de casos de acuerdo con normatividad de afiliación.
“La afiliación en salud busca generar condiciones que protejan la salud de los colombianos garantizando la
universalidad del aseguramiento, la portabilidad o prestación de los beneficios en cualquier lugar del país, preservando
la sostenibilidad financiera del sistema, siendo el bienestar del usuario, el eje central y núcleo articulador de las políticas
en salud” (Minsalud, 2021).
Por lo anterior y de acuerdo a lo apropiado frente a la normatividad del proceso de afiliación al Sistema General de
Seguridad Social en Salud, realice el análisis de los siguientes casos asumiendo que se desempeña como apoyo
administrativo en una institución de salud, dando las respectivas indicaciones que se tienen que hacer frente a cada uno.
Recuerde que, para desarrollar el proceso de afiliación en los casos, usted debe articular todos los conceptos abordados
en el material de formación “Afiliación, planes de beneficios y aseguramiento de la salud”:
Caso
A
Juan Fernández, con documento de identidad N.º 79856780, es trabajador independiente con un salario promedio
de $1.200.000 y desea afiliarse a la EPS donde usted labora, por lo que solicita información para los documentos
que debe entregar e iniciar el trámite de afiliación. No tiene grupo familiar, ni hijos o cónyuge.
¿Cuál es la ruta del proceso de afiliación que debe hacer Juan?
Se le facilita el formulario único de afiliación y se diligencia.
Anexar copia de cedula de ciudadanía
¿Cuáles son los aportes al SGSSI?
VALOR EMPLEADO
APORTES TRABAJADOR TOTAL
APORTADO R
PENSION 4% $36.341 12% $109.023 0.16
SALUD 4% $36.341 8.5% $77.224 0.125
ARL NIVEL 1 0.5% $4.542 0.5%
CAJA DE
COMPENSACION
4% $36.341 4%
TOTAL 8% $72.682 25% $ 222.592 33%
al redondeo
$72.70 $222.600
según ley
Para el pago de aportes de seguridad social para persona independiente es la planilla integrada de liquidación de
Aportes (PILA) definida como una ventanilla virtual que permite el pago integrado de aportes al Sistema Integral de
aportes al Sistema Integral de Seguridad Social y parafiscales.
Caso
B
Marcela es trabajadora dependiente de RCN con un salario de $6.300.000, ARL 2. El día 2 de febrero se le hace un
aumento de su sueldo a $8.990.000 y desde ahí se cambian los aportes al SGSSS.
Marcela llama a su EPS para que la oriente frente a los procesos de liquidación, por lo que usted le indica.
Quien debe informar a la EPS es el empleador en el cual labora actualmente deben actualizar el cambio de salario
en planilla integrada de liquidación se le hará un desglose de sus aportes como a continuación se explica.
APORTE TRABAJADORES DEPENDIENTES
APORTES % % EMPLEADO APORTES
EMPLEADOR
SALUD 8.5% 4%
PENSION 12% 4%
ARL NIVEL 2 1.044%
Caso
C
Sandra es independiente y lleva cotizando a la EPS desde hace 4 años. Su núcleo familiar está conformado por su
esposo (cotizante) e hijos de 10 y 4 años. Hace 3 días nació su bebe, por tal motivo Sandra llama a
la EPS para afiliar al bebe a la EPS, por lo que usted la orienta.
Teniendo presente que todo recién nacido desde su nacimiento queda automáticamente afiliado a la EPS donde se
encuentra afiliada la madre, salvo en caso de fallecimiento de la madre en el momento del parto, por tal evento
quedara afiliado a la EPS del padre.
Dentro los siguientes tres meses los padres deben llevar a la EPS los siguientes documentos Registro Civil de
Nacimiento o en su defecto en certificado de nacido Vivo el cual es entregado en la IPS donde nacido,
Caso
D
Jorge Ortiz, identificado con documento de identidad N.º 1001059487 crea una empresa de plástico, por lo
que se acerca a la EPS para solicitar orientación frente al proceso de su afiliación y la de 5 empleados. Frente a
ello, usted le indica.
Los trabajadores deben aportar sus datos tales como cedula de ciudadanía como los documentos de cada uno de los
familiares si los tiene para ingresarlos como beneficiarios menores a 25 años y que dependan económicamente del
cotizante, e informar a que fondo de pensiones desea afiliarse o si está en algún fondo de pensiones como EPS.
Debe diligenciar el Formato Único de Afiliación con los datos de la empresa y el empleado y radicar dichos
documentos a la EPS Y FONDO DE PENSIONES.
Caso
E
Liquide teniendo en cuenta lo solicitado en la matriz:
I Sal Pensión A Categoría
B ud R
C L
$780.000
independiente, ARL 1
$7.000.000
Empleado, ARL 3
$350.000
Independiente, ARL 2
$3.450.000
OPS, ARL 1
$12.345.100
Empleado, ARL 3
$3.567.000
Prestación
de servicios, ARL 3
$3.567.000
Empleada, ARL 3
Caso
F
Diana es una empleada con un salario de $3.800.000. La empresa solicita información del proceso de liquidación
de aportes al SGSSS. Por su parte, la empleada nunca ha asistido a controles médicos y por lo tanto, no sabe a qué
categoría pertenece y a quién puede afiliar como beneficiario. El proceso a realizar,
sería.
La señora Diana Pertenecería a la categoría B ya que devenga más de dos salarios mínimos su cuota modera es de
$14.000 el copago es requerido solo para los beneficiarios y el porcentaje del valor del servicio es de 13,30%,
puede afiliar a su núcleo familiar, si cuenta con una pareja e hijos, o familiar de tercer grado de consanguinidad que
dependan económicamente de ella o padres que dependan económicamente de uno de los dos conyugues o
compañeros permanentes, podrán ser beneficiarios al mismo tiempo con los hijos siempre y cuando ambos
conyugues sean cotizantes.
Caso
G
Marcela, es de profesión médica y labora como independiente con un IBC de $8.975.000, ¿cuál es el aporte
que debe realizar al SGSSS?, ¿qué nivel de ARL le corresponde?
APORTES PORCENTAJE %
SALUD 12.5% $ 1.121.900
PENSION 16% $ 1.436.000
ARL NIVEL 3 2.436% $ 218.700
Caso
H
Juan tiene una fábrica de 50 empleados y debe contratarlos a todos como figura de empleador ¿Cuál es la ruta para
el proceso de afiliación? 30 de ellos devengan un salario mínimo, 10 $2.000.000, 5 $980.000, 5
$1.800.000, Nivel 3 de ARL.
Cada trabajador si no tiene EPS actualmente debe Escoger la EPS de su preferencia o que le atiendan cerca de su
residencia, también debe confirmar a que Fondo de Pensiones quiere Afiliarse para realizar los aportes
correspondientes, y el empleador es quien confirma que ARL o aseguradora de riesgos laborales.
Presentar los documentos solicitados según lo estipulado por el ministerio de salud para el proceso de afiliación
junto con el formato único de afiliación diligenciado y firmado tanto por el empleador como el empleado para
poder radicarlos adicionalmente se debe anexar copia de los documentos de identidad de cotizante y beneficiarios
como (conyugue, hijos, en caso de no tener los padres del cotizante o familiares que dependan económicamente del
trabajador).
Documentos
CONYUGUE. Registro civil de matrimonio, escritura pública, el acta de conciliación o la sentencia judicial donde se
declare la unión marital de hecho.
Hijos si es menor a 7 años registro civil, mayor a 7 años, pero menor a 18 tarjeta de identidad y mayores de 18 años
cedula de ciudadanía. Cuando este los documentos completos el empleador radica los mismos a cada entidad
seleccionada por el empleado.
El empleador debe registrarse en la planilla de Aportes de PILA, Y adicionar a cada trabajador dentro de esa planilla,
liquidar y pagar en las fechas establecidas por el gobierno nacional según decreto 760 de 2016
Caso
I
Un empleado independiente con prestación de servicios en una empresa, recibe un salario mensual de
$3.500.000. Es su primer trabajo y no sabe cómo debe hacer su proceso de afiliación y aportes, clasificado en
categoría 2 de ARL por el cargo que desempeña.
¿Cómo debe hacer el proceso? ¿Cuánto tiene que pagar?
En cuanto a las prestaciones sociales, la ley obliga a que todo trabajador independiente este afiliado al sistema
general de seguridad social en pensión y salud., por lo que será obligación del independiente hacer los aportes y
afiliaciones por su cuenta y acreditar tal afiliación ante la entidad contratante, así como acreditar su registro en el
RUT como trabajador independiente en la actividad para la que fue contratado.
Debe escoger la EPS el fondo de pensiones y la ARL que desee, acercarse a la entidad y solicitar el formulario de
inscripción, diligenciarlo y anexar los documentos requeridos por la entidad, la mayoría de las entidades solicitad
copia del documento acredite como trabajador independiente o copia del contrato realizado en la empresa que va a
prestar sus servicios. Luego debe registrarse en la planilla de aportes PILA para liquidar los aportes y pagarlos.
Aportes independientes.
Tarifa
Aportes
Salud
12.5 %
$175.000
Pensión
16%
$224.000
Arl
nivel 2
1.044%
$14.700
Total a
paga
$413.700
Caso
J
Daniela, usuaria de bajos ingresos, lleva viviendo en Bogotá desde hace un año, no se ubica laboralmente
y se encuentra enferma. Ella requiere orientación para su proceso de afiliación y usted le indica.
Señora Daniela usted puede afiliarse al régimen subsidiado ya que no cuenta con ingresos
y el estado debe garantizarle la salud, puede escoger la EPS que usted desee afiliarse y debe tener plicada la
encuesta del Sisen, sino cuenta con dicha encuesta esta la aplica la Secretaría Distrital de Planeación, y si a
usted aún no se le han aplicado (no ha sido identificado como posible beneficiario de los subsidios), o requiere
que le actualicen el nivel del SISBÉN, debe presentar ante esta entidad en cualquier CADE o SUPERCADE de la
ciudad, un recibo de servicio público y una de su documento de identificación.
Documentos de afiliación al Régimen Subsidiado
Documento de identidad.
Certificado del DNP de nivel I o II del Sisbén o certificado del Sisbén I o II emitido por la
alcaldía
Formulario Único de Afiliación y registro de novedades para beneficiario del subsidio en
salud.
Caso
K
Un usuario que se acerca al módulo de afiliación para que lo orienten, se encuentra como empleado
dependiente, con un salario de $8.900.000 y cuando asiste a controles médicos no sabe por qué le cobran
$30.000. Desde su módulo lo orienta, diciéndole.
Usted paga ese valor ya que gana más de 5 salarios mínimos, está afiliado al régimen contributivo y eso
corresponde a la cuota moderadora que es el valor que se debe pagar por todo servicio de salud que se utilice y tiene
como finalidad la racionalización del uso de los recursos de salud, Esta cuota se paga por cada cita o consulta que
se realice con el médico general o especialista, el odontólogo, por la realización de exámenes, etc. Desde este año
2021 el porcentaje que le corresponde pagar de cuota moderadora es 121,50% que son $ 36.800.
Caso
L
Un usuario que se encuentra afiliado a la EPS desde hace 8 años, tiene como beneficiarios a sus 3 hijos y
esposa, pero requiere la afiliación de sus padres. Usted lo orienta, diciéndole.
Al respecto, debe tenerse en cuenta que el Artículo 34 del Decreto 806 de 1998, establece
que el grupo familiar del afiliado cotizante, estará constituido por:
a) El cónyuge
b) A falta de cónyuge la compañera o compañero permanente, siempre y cuando la unión
sea superior a dos años
c) Los hijos menores de (18) años que dependan económicamente del afiliado
d) Los hijos de cualquier edad si tienen incapacidad permanente y dependen
económicamente del afiliado
e) Los hijos entre (18) años y los (25) años, cuando sean estudiantes de tiempo completo,
tal como lo establece el Decreto 1889 de 1994 y dependan económicamente del afiliado.
f) Los hijos del cónyuge o compañera o compañero permanente del afiliado que se
encuentra en las situaciones definidas en los numerales c y d antes indicados.
g) A falta de cónyuge o de compañera o compañero permanente y de hijos, los padres del
afiliado que no estén pensionados y dependan económicamente de éste.
Ahora bien, de conformidad con lo expuesto y frente a lo consultado, se tiene que de
manera simultánea no es posible tener en el mismo grupo familiar a su esposa y a su madre.
No obstante, el artículo 40 del Decreto 806 de 1998, establece que cuando un afiliado
cotizante tenga otras personas diferentes a las establecidas en el artículo 34 del Decreto
806 de 1998, que dependan económicamente de él y que sean menores de (12) años o que Análisis de
casos de acuerdo con normatividad de afiliación. Tengan un parentesco hasta el tercer grado de
consanguinidad, podrán incluirlos en el grupo familiar, siempre y cuando pague el aporte adicional
establecido por el artículo 1º del Decreto 2400 de 2002.
Caso
M
Un núcleo familiar compuesto por esposo, esposa (ambos cotizantes) e hijo, ingresa a su núcleo un nuevo
hijo, pero fallece uno de los cotizantes. ¿Qué proceso se debe realizar?
Los beneficiarios del cotizante fallecido permanecen en el SGSSS por el mismo período de protección
laboral, si el fallecido tuviere derecho a ella; Los beneficiarios tienen un mes, siguiente al fallecimiento, para
registrar la novedad en el Sistema de Afiliación Transaccional, y mientras entra en operación directamente en la
EPS. Período de Protección Laboral: Durante este periodo la EPS garantiza el cubrimiento de todos los servicios de
salud del Plan de Beneficios y no solamente de los tratamientos en curso y urgencias al cotizante y su núcleo
familiar, una vez ha finalizado el periodo por el cual se realiza el último pago de la cotización; hasta por un (1) mes
más cuando ha estado inscrito y ha cotizado como mínimo durante (12) doce meses o hasta por tres (3) meses
si ha permanecido y cotizado de manera continua cinco (5) o más años en la misma EPS. Si fallece el cotizante, los
beneficiarios tienen derecho a todos los servicios de salud por los mismos períodos si el cotizante fallecido tuviere
derecho a ellos.
Según el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público, actualmente hay
30.000 contratistas, de ellos 29.000 son servidores públicos. El procedimiento creado
se desarrolla en una audiencia convocada por la entidad estatal, dentro de la cual la
entidad contratante formula los cargos del presunto incumplimiento (debidamente
sustentados) y da al contratista la oportunidad para presentar sus descargos y
presentar o solicitar la práctica de pruebas.
Gracias a la reglamentación del Artículo 135 de la Ley 1753 de 2015, los colombianos
que actualmente pagan su seguridad social como contratistas, se beneficiarán de una
medida que les aliviará y de manera considerable sus finanzas.
¿Actualmente cómo se liquida la seguridad social de los contratistas?
Tienen que realizar el pago, mes anticipado, de salud y pensión para poder presentar
sus cuentas de cobro. Este se debe hacer sobre el 40% de los honorarios mensuales,
previo a pasar la factura.
En cuanto a riesgos laborales (ARL), según la Ley 1562 de 2012, el contratista debe
pagarlos de manera anticipada cuando su nivel de riesgo no supere la categoría 3. Sin
embargo, el contratante, también de manera anticipada, debe cubrir este valor siempre
y cuando el nivel de riesgo de la persona sea mayor a 4 o 5, lo que se considera como
actividades de alto riesgo.
¿Qué tipos de independientes existen?
Existen dos categorías: independientes por cuenta propia e independientes con
contrato diferente al de prestación de servicios. Estos últimos deben cotizar por 40%
del total de sus ingresos y calcular de las expensas productoras el valor de su
seguridad social, según el artículo 107 del Estatuto Tributario.
Por ejemplo, si un trabajador de este tipo recibe por ingresos $10.000.000, sus
expensas serán de $3.000.000, sus ingresos menos las expensas serán $7.000.000 y
40% dará como resultado $2.800.000, es decir que éste último valor corresponderá a
su IBC.
En cuanto a los independientes con contrato de prestación de servicios, éstos siempre
han tenido que cotizar sobre el 40% del valor mensual de sus honorarios la seguridad
social, sin que para ello haya lugar a la deducción de expensas.
Por ejemplo, si una persona recibe por honorarios $5.000.000, su IBC será de
$2.000.000 que corresponde a 40% del total de sus ingresos. Sobre este valor, el
contratista tendrá que descontar 12,5% para salud, es decir, $250.000; 16% para
pensión ($320.000); y para ARL, si es riesgo 1 ($10.440), riesgo 2 ($20.880) y riesgo 3
($48.720). Ahora, si su actividad es de alto riesgo (4 o 5), el valor de la ARL lo tendrá
que asumir el contratante, sin que esto signifique relación laboral alguna.
¿Qué implica la actualización de la norma?
Gracias a una medida que ordenó el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, a partir
de ahora los contratistas o trabajadores independientes podrán pagar mes vencido su
seguridad social y adicionalmente tendrán la posibilidad de que los contratantes la
descuenten de sus honorarios.
Esta medida entrará en vigencia a partir de agosto. Para esto se ha ordenado al
Gobierno Nacional que, a través de los Ministerios de Salud, Hacienda y Trabajo, se
reglamente el tema.
Según los expertos, esta medida no solo beneficiará a los trabajadores independientes
sino también permitirá al Estado normalizar el pago de los aportes a la seguridad social
de los contratistas cuando éstos tengan varios contratos, pues hasta el momento este
tema ha servido para hacerle bastante conejo a las finanzas públicas.
Para tener en cuenta: Si no se interpone ningún recurso (impugnación) contra esta
sentencia del Tribunal de Cundinamarca y queda ejecutada, se espera que el Gobierno
Nacional reglamente el tema aproximadamente en agosto.
Porcentajes de aportes parafiscales para el 2021.
En cuanto a los aportes parafiscales, los porcentajes de aportes para el 2021 son los
siguientes:
Concepto. Porcentaje.
Sena. 2%
ICBF 3%
Caja compensación familiar. 4%
Tenga en cuenta que algunos empleadores están exentos del pago de aportes
parafiscales, tema desarrollado en el siguiente artículo:
Esta exoneración es parcial, en tanto no aplica para los aportes a las cajas de
compensación familiar, y en los demás parafiscales (Sena e Icbf), no aplica
para trabajadores con salarios superiores a los 10 mínimos mensuales.
Base mínima para cotizar a seguridad social.
La ley dispone que los aportes a seguridad social se deben realizar sobre una base que
no puede ser inferior al salario mínimo.
El artículo 18 de la le 100, en el inciso segundo del parágrafo primero señala que «En
ningún caso el ingreso base de cotización podrá ser inferior a un salario mínimo legal
mensual vigente.», refiriéndose a los aportes a pensión.
Por su parte, el artículo 204 de la ley 100 respecto a los aportes a salud señala en el
primer inciso que «La cotización al Régimen Contributivo de Salud será, a partir del
primero (1°) de enero del año 2007, del 12,5% del ingreso o salario base de cotización,
el cual no podrá ser inferior al salario mínimo.», de manera que tanto en salud como en
pensión el ingreso base de cotización no puede ser inferior a un salario mínimo.
Seguridad social en asalariados con ingresos inferiores al mínimo.
Teniendo claro que los aportes a seguridad social se deben hacer sobre un salario
mínimo mensual, si el trabajador devenga menos de un salario mínimo, en todo caso
los aportes se deben hacer sobre el salario mínimo.
Así lo señala el artículo [Link].2.3 del decreto 780 de 2016:
«Las entidades promotoras de salud-EPS deberán, al momento de la afiliación, aplicar
con suma diligencia a los trabajadores independientes los cuestionarios que, con el fin
de determinar las bases presuntas mínimas de los aportes que dichos trabajadores
deben efectuar al SGSSS, han establecido los órganos de control o aquellos que sean
establecidos en el futuro.»
Esto significa que se debe completar la diferencia, y como los aportes a seguridad
social se hacen de forma compartida entre empleador y empleado, cada uno debe
completar la parte que le corresponda.
Recordemos cómo se distribuyen los aportes entre trabajador y empleador:
Concepto Empleador Trabajador
Salud 8.5% 4%
Pensión 12% 4%
Si el trabajado devenga menos de un salario mínimo, los porcentajes anteriores se
aplican sobre un salario mínimo, que para el 2020 es de $877.803, teniendo los
siguientes valores:
Concepto Empleador Trabajador
Salud $74.613 $35.112
Pensión $105.336 $35.112
Así el trabajador tenga un salario $600.000 o menos, cada una de las partes debe
pagar esos valores por concepto de aportes a salud y pensiones.
Seguridad social en trabajadores independientes con ingreso inferiores al
mínimo.
Tratándose de los trabajadores independientes, si tienen ingresos inferiores al salario
mínimo no tiene obligación de cotizar a seguridad social, por cuanto esta obligación
surge cuando sus ingresos son de por lo menos un salario mínimo.
No obstante, si el trabajador independiente con ingresos inferiores a un salario mínimo
quisiera cotizar voluntariamente, debe hacerlo sobre un salario mínimo.
Seguridad social en trabajadores con ingresos inferiores a un mínimo que
trabajan por días.
Cuando se trata de trabajadores vinculados laboralmente, que trabajan por días y que
en razón a ello sus ingresos mensuales resultan inferiores a un salario mínimo
mensual, el asunto cambia un poco al darse aplicación al decreto 1072 de 2015, que en
el artículo [Link].4.2 y siguientes se encarga de regular los aportes a seguridad social
de quienes trabajan por días, tema desarrollado en el siguiente artículo.
En resumen, no se deben hacer aportes a salud por estos trabajadores
pudiendo permanecer en el Sisben, y los aportes a pensión se hacen por
semanas, donde cada semana representa ¼ del salario mínimo, siempre que
se cumplan las condiciones allí señaladas.
