2.

Sistemade ordenes de producción: tratamiento contable y

administrativo de materiales y mano de obra directos
2.i Objetivos

Generales
Describir en un entomb administrativo, contable-financiero y le-
gal-tributario, las formas de producciOn y el sistema contable de-
nominado ordenes de produccion, cuantificando y registrando el costo
primo y, sugerir acciones y controles que conllevan al use eficiente de los
materiales y fuerza laboral.

Especificos
Al terminar el capitulo ustedes estaran en capacidad de:
1. Reconocer las formas de produccion aplicables.
2. Identificar y caracterizar los sistemas tradicionales de
acumulacion de costos.
3. Reconocer el flujo del sistema denominado "ordenes de
produccion" y la documentacion que evidencia los hechos
economicos.
4. Valorar y contabilizar las compras locales e internacionales, los
despachos, devoluciones de los materiales directos y asignar a las hojas de
costos.
5. Valorar y contabilizar la fuerza laboral directa mediante la elaboracion
de roles de pago y provisiones y establecer el valor promedio de la hora-
hombre previo a la asignacion en las hojas de costos.
6. Proponer mejoras en la gestion de materiales y mano de obra.
7. Analizar el impacto en los resultados economicos por la presencia
de materiales en mal estado y horas de trabajo improductivas, que no
generan valor agregado.

[37]
 CONTEXTO: ASPECTOS IMPORTANTES
El costo monetario de fabricar se obtiene sumando el valor económico de sus elementos,
es decir 1) materiales, 2) mano de obra y 3) costos generales de fabricación, que se
incorporan sostenidamente a los productos (artículos o servicios) hasta llegar a su
plena realización (acabados). Para esto, es indispensable que se haya definido un
proceso productivo lógico con el cual se logren productos de calidad, en el tiempo
mínimo posible y con mejor costo.
Las formas comunes de producción a) a pedido b) en lotes y c) en serie, que van
seleccionadas por las empresas, dependerá del tipo de producto, de la capacidad instalada que
disponga y del mercado al que se piense dirigir la producción.
A los primeros elementos (materiales y mano de obra directos) se los conoce como
costo primo esta cifra, normalmente, es la más representativa de los costos totales, por
lo tanto, amerita el reconocimiento, valoración y presentación apropiados y exigentes a
fin de tener datos confiables y seguros.
El tratamiento administrativo apropiado conlleva controles y seguimientos, en tanto que
corresponde a la contabilidad el registro e información durante el ciclo de compras,
almacenamiento, despacho y usos. Esto se describe en este capítulo. Dependiendo de la forma
de fabricación, el tratamiento y clasificación pueden ser algo diferentes, conforme se explica a
continuación.

2.3 Formas de fabricación

Las formas de fabricación aplicadas por los entes económicos dependen de la naturaleza del
producto, infraestructura instalada y estrategias de comercialización que utilizan. Al
efecto, se reconocen tres formas:
1. Bajo pedido especifico,
2. Por lotes y
3. En serie continua.

2.3.1 Fabricación bajo pedido específico

Consiste en producir un bien o un grupo de bienes atendiendo instrucciones,
condiciones técnicas y características especificas del cliente. Esta forma requiere que la
empresa adecue su capacidad a las condiciones particulares del producto deseado,
utilizando materiales e insumos requeridos por el cliente; la venta del articulo está
asegurada e incluso el precio de venta puede concertarse por anticipado.
Ej: Bajo esta forma se fabrican casas, artículos de imprenta, prótesis, joyas, carrocerías,
zapatos a la medida, vestidos de novias, vehículos especializados, aviones, buques, y en
general productos especializados y específicos. En tanto algunos de los servicios que se
ofrecen bajo estas características son: atención médica, reparación de bienes,
consultorías y auditorias.
Características
a. Requiere acoplar permanentemente la infraestructura de equipos y espacios físicos a
las particularidades de los bienes que van a fabricarse .
b. El diseño, medidas, colores y tipo de materiales deben responder al gusto y necesidad del
cliente.
c. El número de unidades que van a producirse es limitado, se sujeta al pedido concreto
del cliente.
d. El costo de fabricación será mayor respecto a otra forma de fabricación.
e. Se puede negociar con anticipación el precio de venta.
f. La búsqueda de clientes no requiere inversión.
g. El producto será plenamente identificable, cualquiera sea el grado de avance.
En el {Gráfico 2.1} se resume lo manifestado.
 La fabricación bajo pedido especifico GRAFICO 2.1

Es una forma de producción que Mapa conceptual

genera productos y servicios de producción bajo
específicos que satisfacen gustos, pedido especifico.
medidas y formas particulares.
:
Así se fabrican Tarjetas de
presentación e impresos en general,
lentes, prótesis, zapatos ortopédicos,
confecciones sobre medidas, etc.
y
Los elementos del costo y el proceso
productivo deben guardar armonía con el el
producto.
La venta está asegurada. El costo es es
más alto, dada la particularización_

2.3.2 Fabricación por lotes

Consiste en producir un lote de bienes atendiendo instrucciones, condiciones
técnicas y características de modelos preestablecidos por iniciativa del
fabricante, más que a pedido del diente. Esta forma requiere que la fábrica
adecue su capacidad instalada a las condiciones particulares del producto
que quiere fabricar utilizando materiales e insumos específicos. La
colocación del producto tendrá algún grado de dificultad puesto que los
clientes o parte de ellos deberán ser buscados. El precio de venta al público
tendrá que negociarse.
Ej: Bajo esta forma se fabrican casas en conjuntos habitacionales, vestidos
de temporada, muebles de sala, así como la crianza de hatos ganaderos, el
procesamiento de la carne, la siembra y cultivo de productos agrícolas
florícolas, productos farmacéuticos, entre otros.
Características
a. Requiere de mejor y mayor infraestructura en equipos, espacios físicos y tecnología.
b. El diseño, medidas, colores, etc., básicamente, responden a modelos
predefinidos en catálogos.
c. El número de unidades que va a producirse será limitado pero mayor al de
un pedido especifico (una parte puede corresponder a un pedido especifico).
d. El costo de fabricación será un tanto más bajo que si se produjera bajo
pedido. En todo caso, resulta más alto que la producción en serie.
e. El precio de venta se fijará a partir del costo y de la ley de oferta y demanda.
f. Requerirá de alguna inversión para buscar clientes.
g. El producto será plenamente identificable, cualquiera sea el grado de avance.
h. Puede generarse un stock o inventario dispuesto a la venta.
El {Grafico 2.2} recoge lo más importante de esta forma de producción.
2.3.3 Fabricación en serie o producción continua
Consiste en producir un grupo de bienes similares atendiendo
condiciones y características algo generales. Esta forma requiere que la
fábrica adecue su capacidad instalada de manera
Única e invariable. Utilizará materiales e insumos predeterminados en estudios de
mercado, la colocación de los productos elaborados requerirá estrategias y políticas de
comercialización exigentes a fin de persuadir al consumidor o cliente a su compra. El
precio de yenta será establecido luego de conocer el costo de producción.
Ej: Bajo esta forma se fabrican: Útiles de oficina y aseo personal, artículos de primera
necesidad como leche, electrodomésticos, textiles, hidrocarburos, cemento, hierro, en
general bienes de consumo masivo.

Características
a. Requiere de infraestructura instalada suficiente y competentes, es decir: maquinas
modernas, tecnología de avanzada, espacios confortables y funcionales.
b. El diseño del producto, la cantidad a producir y la identificación de la clientela potencial
serán predefinidas por medio de estudios de mercado efectuados periódicamente.
c. El costo del producto será menor en relación con la producción en lotes y bajo pedido.
d. El precio de yenta se establecerá en función de la oferta y demanda del producto.
e. Se requieren campañas de publicidad, a fin de masificar las ventas.
f. El producto debe pasar por fases sucesivas de producción.
g. Normalmente se establece stock o inventarios disponibles para la venta.

La producción en serie, se resume en el {GRAFICO 2.3}.

 Tomando la caracterización realizada en cada uno de los tipos de producción se ha
preparado el (CUADRO 2.1).
Cuadro 2.1 Resumen comparativo entre formas de producción

VARIABLE COMPARATIVA A PEDIDO LOTES EN SERIE

Exclusividad Si Restringida No
Características técnicas del Define fabricante, en base a Define fabricante, por
estudio Define el cliente catálogos o experiencia estudios de mercado
Identificación del cliente Si Mas o menos Hay que buscar
Unidades a producir Limitada Mas amplia Muy amplia
Formación de inventarios No Si, pequeños Si, amplios
Casto de fabricar Alto Alto pero controlado Mas bajo
Precio de venta Menos accesible Alga accesible Accesible
Requiere marketing No Si, limitado Si, amplio
Capacidad de producción Mínima Media Suficientemente alta
 2.4 Relación de la forma de fabricación con los sistemas de costos
En el tiempo se han venido ensayando ciertas formas de acumular costos que
han dado origen a los denominados sistemas de acumulación, reconocidos en las
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC-NIIF) y en las leyes tributarias:
1. Por órdenes de producción.
2. Por procesos.

Si vinculamos las características de las formas de fabricación con los sistemas de

acumulación del costo, se concluye que:
a. La fabricación bajo pedido especifico y por lotes se puede controlar a través del
sistema de órdenes de producción.
b. La fabricación en serie continuada se debe controlar bajo el sistema por procesos.

Sin embargo, pueden presentarse casos especiales en los que, por ejemplo,
dentro de una misma empresa se utilice el sistema de para controlar la
fabricación de artículos específicos ordenados por un cliente o artículos
confeccionados en una línea productiva continúa utilizando el sistema por
procesos.

Se comenta lo anterior con dos hechos importantes:

1) La necesidad de costear razonablemente el proceso productivo o los productos con
el fin de contar con un instrumento eficaz de control de la inversión en materiales,
fuerza laboral y otros insumos que realizan las industrias para obtener los bienes
deseados.
De manera concomitante la información que proporciona la contabilidad -en cuya
base se pueden tomar decisiones trascendentes que significaría la permanencia
del ente a su desaparición- obliga a las empresas a implementar un sistema de
costos y costeo que sea oportuno, fiable y capaz de adaptarse a los requerimientos
y particularidades de cada Industria.
2) La necesidad de seleccionar el sistema de costos y costeo adecuado según el tipo de
producto y forma de producción que tengan las empresas, es decir hay que
escoger entre: a) órdenes y b) procesos, según se trate de producción a pedido,
lotes y en serie. Solo si se escoge y hacen las adaptaciones debidas la acumulación
será factible y razonable, de lo contrario se podrían presentar casos de confusión y
resultados erróneos.

2.5 Sistema de costos por órdenes de producción

El (GRÁFICO 2.4) muestra la interacción contable de los elementos en la fabricación de un
producto ordenado bajo pedido o en lotes.
2.5.1 Usuarios
El sistema tradicional de acumulación de costos denominado ordenes de producción,
también conocido con los nombres de costos por órdenes específicos de fabricación o por
lotes de trabajo es propio de aquellas empresas cuyos costos se identifican con el
producto o el lote, en cada orden de trabajo a medida que se van realizando las diferentes
operaciones de producción en esa orden especifica.
Asi mismo, es propio de empresas que producen sus artículos con base en el ensamblaje
de varias partes hasta obtener un producto final, en donde los diferentes productos
pueden ser identificados fácilmente por unidades o por lotes individuales, tales como las
industrias tipográficas, las artes gráficas en general, la industria del calzado, del mueble,
de la construcción civil, los talleres de mecánica, las sastrerías, la siembra y cultivo de
plantas, frutales, flores, crianza de animales para el engorde, producción de lácteos por
lotes etc.

2.5.2 Características fundamentales del sistema:

1. Apto para las empresas que producen a pedido o en lotes.
2. Requiere que los elementos se clasifiquen en directos e indirectos. Para el efecto los
elementos se denominarán: a) materiales directos, b) mano de obra directa y c) costos
indirectos de fabricación.
3. Acciona a partir de la expedición de una orden de trabajo, que emite formalmente la
persona designada por la empresa.
4. Por cada orden abre y mantiene actualizada una hoja de costos cuyo diseño y
funcionamiento se explicará más adelante.
5. El objeto de costeo es el producto o lote de productos que se están fabricando y que
constan por igual en la orden de trabajo como en la hoja de costos.
6. Funciona con costos reales y predeterminados o, ambos a la vez.
2.5.3 Propósitos del sistema
El sistema de costos por órdenes de producción tiene, entre otros, los siguientes propósitos:
1. Calcular el costo de producción de cada pedido o lote elaborado, mediante el registro
sistemático y exhaustivo de los tres elementos en las denominadas hojas de costos
2. Mantener el conocimiento lógico del proceso de manufactura de cada artículo . Así es
posible seguir en todo momento el proceso de fabricación, que se puede interrumpir sin
perjuicio del control y seguimiento de lo que se está produciendo.
3. Mantener un control de la producción después de terminado-, a fin de reducir los
costos en la elaboración de nuevos lotes o productos.

El {GRÁFICO 2.5} evidencia la forma en que opera físicamente el sistema.

2.6 Flujo del sistema

La técnica que se utiliza para graficar el flujo de este sistema se denomina árbol de
transición, es quizá la forma más fácil de brindar un mensaje de la secuencia de un
proceso.
(El CUADRO 2.6} de la página siguiente detalla la secuencia de este flujo del sistema.

En efecto, existen tres columnas, la de la derecha explica por qué hará o dejara de
hacer una tarea o actividad, la columna del centro indica los avances dentro de la
secuencia del proceso y la columna de la izquierda le instruye sobre lo que tiene que
hacer, la persona responsable y los documentos que se van generando cada vez que
se avanza.
El flujo se inicia con el pedido de cotización de parte del cliente. Tan pronto se
concrete la demanda, la empresa deberá emitir una orden de trabajo (cuando se
trabaja en lotes para vender en almacenes es el jefe de esta unidad comercial quien
actúa como cliente) y termina con la recepción de los artículos terminados en la
bodega respectiva, a partir de este momento comienza a operar otro proceso
denominado facturación.
2.8 Tratamiento contable, tributario y administrativo del costo primo

Como se manifiesta en las características, en este sistema de acumulación los elementos se

clasifican en Directos e Indirectos, para facilitar la rastreabilidad y asignación más o menos
precisa de los costos de los primeros a las distintas hojas de costos. En este apartado se
describe el tratamiento contable, tributario y administrativo de los materiales y la mano de obra
directa, mejor conocido como costo primo.

2.8.1 Materiales o materia prima

Constituyen todos los bienes, en estado natural o sobre los cuales se haya operado algún
tipo de transformación, requeridos para la producción de un bien, que serán algo o muy
diferentes al de los materiales utilizados. Ejemplos: harina, huevos, especias, agua y leche,
para hacer el pan.
 2.8.2 Ciclo de los materiales
A través de 7 fases que se describen a continuación, se desarrolla el ciclo de este elemento.
a. Detección de necesidades. Fase que consiste en dar aviso a los responsables
para que se inicie el proceso de compras. Le corresponde al bodeguero dar este aviso
en base del stock de los distintos ítems o en función de las ordenes de trabajo que se
hayan expedido y del plan de adquisiciones que se prepara periódicamente.
b. Cotización y selección del proveedor. Esta fase compleja y delicada, debe ser
expedita y segura, y está a cargo de una comisión o de un departamento específico
Es compleja porque se debe buscar las mejores alternativas del mercado nacional o
internacional, eligiendo los mejores productos, a los mejores precios y bajo
condiciones de pago que satisfagan las expectativas de la empresa. Es delicada
porque en la negociación se debe buscar beneficios institucionales de la empresa y
del proveedor y no de quien está encargado de la función. Es conveniente efectuar la
calificación de proveedores que reúnan condiciones como: seriedad, cumplimiento,
innovación, tolerancia; y que sean productores, mayoristas o distribuidores
autorizados a fin de garantizar precio, calidad y buena atención.
c. Emisión de la orden de compra. Mediante un documento escrito denominado
orden de compra se puede asegurar que la cantidad, tipo de bien, condiciones de
pago y otras condiciones queden perfectamente entendidas por los proveedores, solo
así se evitaran las devoluciones. Esta actividad estará a cargo del departamento de
compras que será el encargado de coordinar las actividades relacionadas con el
transporte, el aseguramiento y la oportunidad de entrega.
Ver (CUADR0 2.4)
d. Recepción y verificación de pedido. Consiste en recibir a satisfacción los bienes
comprados. Esta fase está a cargo del bodeguero, con asistencia de los encargados
de compras quienes necesitan verificar el contenido y conciliar con la orden de pedido y
la factura. Este proceso da lugar al registro contable cuyo documento es la factura o en
su defecto se usa la nota de entrega y hasta la guía de remisión. El (CUADRO 2.5)
muestra un formato.
e. Acondicionamiento y despacho. Tan pronto se reciben los materiales (y otros
inventarios) deben ser acomodados en lugares apropiados y bajo condiciones técnicas
de seguridad y conservación.
El despacho es la tarea clave dentro del ciclo que estamos describiendo, puesto que
dé la oportunidad y precisión del envió de materiales a la planta industrial dependerá
que el proceso productivo avance.
Es fundamental que quien este encargado de las bodegas conozca plenamente los
productos que fabrica la empresa, el proceso productivo y tenga experiencia, conocimientos y sentido
común desarrollado. El bodeguero debe cuidar, justificar las existencias que están bajo su
responsabilidad y cumplir plenamente con los despachos.
Estos movimientos son objeto de la nota de despacho o nota de egreso de bodega. En el (CUADRO
2.6) se sugiere el diseño.
f. Devoluciones internas y externas. Operaciones antieconómicas que afectan al costo, a la
calidad y al ambiente laboral se evitaran hasta donde sea posible mediante acciones de
coordinación y comunicación permanentes. Si ocurren, excepcionalmente, se entenderá que no se
pudo evitar; si ocurren frecuentemente existe un problema serio que hay que corregirlo de
inmediato -si no se quiere tener perdidas y caer en incompetencia-.
El (CUADRO 2.7) puede ser utilizado para estos propósitos.
Las devoluciones tanto internas (planta a bodegas) y externas (empresa a proveedor) deben ser
contabilizadas, conforme se explica más adelante.
g. Pago a proveedores. Con el proceso de cancelación de facturas y retenciones de impuestos
en la fuente se cierra el ciclo de materiales, es importante mencionar que la imagen de la empresa
no se puede poner en riesgo por falta de pago oportuno, en caso de avizorar dificultades de pago
es conveniente contactarse con el proveedor a fin de renegociar la fecha de pago.
Esta fase también requiere de registros contables, conforme se indica a continuación.
 2.8.3 Clasificación de los materiales
En el sistema denominado Ordenes de producción es menester efectuar la clasificación de
los materiales entre: a) directos y b) indirectos. Por tanto, el tratamiento es algo diferente
en estas dos categorías:
a) Materiales directos (MPD). Son aquellos productos naturales o previamente procesa-
dos que servirán para elaborar otros productos o servicios con características poca o muy
distinta al de los materiales utilizados. Tres son las características más importantes que
le darán la categoría de directa.
1. Identidad plena, es decir rastreables y de fácil identificación con el producto o con la
orden.
2. Cantidad de materiales representativa, respecto a otros insumos en relación directa
con el tipo de producto.
3. Precio significativo, respecto a los otros materiales.

b) Materiales indirectos (MPI). Son aquellos productos naturales o previamente

procesados que servirán para completar convenientemente la elaboración de artículos
terminados. Se los reconoce cuando una o varias de las condiciones asignadas a la MPD
no se cumplen. Esta clasificación se tratará adelante bajo el título de costos indirectos de
fabricación (CIF).
Importante: los materiales directos e indirectos se incorporan físicamente al producto o
servicio que se está fabricando. Si un recurso material no forma parte de los productos o
los servicios que se generan como: aceites, franelas, combustibles en la fabricación de
artículos o vendas, baja lenguas y algodón en la atención medica de pacientes, estos no
deben ser reconocidos como materiales sino como otros insumos de fabricación.

2.8.4 Registros contables de la MPD

Las principales operaciones con materiales directos son:
Compras. Equivale a la recepción de los materiales. Esta acción se evidencia a través de
la factura, o documento similar, que contendrá información sobre: naturaleza, tipo de
material, precio y forma de pago.

El registro general de una compra local al contado se ve en el {CUADRO 2.8}.

El {CUADRO 2.9} muestra el registro general de una compra local a crédito con plazos
superiores a los corrientes y por ende incluyan intereses.