Índices
Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos trabajando con documentos
extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos
que facilite enormemente la localización rápida de algún punto importante del documento.
Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que está buscando.
Word llama tabla de contenido a lo que conocemos simplemente como índice.
Word llama índice a lo que nosotros llamamos índice alfabético.
Al crear los índices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos los
términos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.
Índice
Un índice es una lista de palabras y el número de página
donde se encuentra dicha palabra. El índice está ordenado
alfabéticamente. Como ya dijimos, Word llama a índice lo que
normalmente nosotros llamamos índice alfabético, Utilizaremos la
misma nomenclatura que Word. El índice se suele colocar al final de
un libro para encontrar términos importantes de manera rápida y
sencilla. En la imagen de la derecha podemos ver un trozo de de un
índice.
Tabla de contenido
Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los títulos de
los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el
número de página y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla
de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber
de qué temas trata el libro.
Si hemos dado a los
títulos del documento un
formato que incluya los niveles
de esquema casí tendremos
construida la tabla de contenido.
En la imagen de la derecha
podemos ver un trozo de una
tabla de contenido.
Insertar marcas de índice.
Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos que
posteriormente aparezcan en nuestro índice.
Existen 2 formas de marcar las entradas del índice:
1- Insertar marcas de índice De
forma manual:
Para crear las marcas de forma manual debemos
seguir los siguientes pasos:
- Comenzando desde el principio del documento
selecciona las frases o palabras que vayas a añadir
al índice o sitúate en el punto donde vayas a
insertar una marca.
- Accede a la pestaña Referencias y haz clic en el
botón Marcar entrada o presiona la combinación de
teclas Alt + Shift + X.
- Aparece el diálogo Marcar entrada de índice, si
habíamos seleccionado el texto, en el recuadro Entrada estará ya escrito ese texto, en caso contrario
debemos introducir el texto ahora. Este recuadro Entrada es el que posteriormente aparecerá en el
índice.
Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas
aparecerán debajo de la entrada principal y sangradas a la derecha. Las
subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene términos
estrechamente relacionados con ella que también aparecen en el
documento.
Por defecto el marcador se refiere a la página actual, podemos crear una
referencia cruzada o hacer referencia a un intervalo de páginas.
Podemos hacer que el número de página tenga el formato de negrita y
cursiva.
Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este diálogo.
Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que deseemos
marcar. La seleccionamos y nos vamos al diálogo de Marcar entrada de índice, en el momento en que
esté activo el diálogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y así con todas las marcas.
Cuando terminemos presionamos sobre el botón Cerrar.
Insertar índice
Una vez tenemos todas las marcas ya definidas bien haya sido manual o automáticamente podemos crear
el índice.
Para insertar el índice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al
final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.
Accedemos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice, aparecerá un cuadro de
diálogo Índice como el que vemos en la imagen.
Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo, Con sangría, si queremos que aparezcan debajo de la
entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.
Tablas de contenido.
Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que está formada por los títulos de los
apartados que aparecen en el documento.
Al igual que ocurría con los índices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:
1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que deseamos que aparezcan en la tabla de
contenidos.
2- Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).
Veamos tres métodos para preparar una tabla de contenidos.
1. Mediante los estilos de títulos predefinidos por Word.
Vimos en la unidad 15 (Esquemas) que Word dispone de estilos de títulos predefinidos que incluyen
niveles de esquema. Bien pues si en nuestro documento utilizamos estos estilos de títulos (recuerda que
hay desde Titulo 1 a Titulo 9) al crear la tabla de contenidos Word se fija en estos títulos y crea la TDC a
partir de ellos.
2. Crear el documento en vista esquema.
Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles de
esquema de los títulos del documento. De este modo Word aplicará automáticamente el estilo de título
apropiado.
Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaña Vista - Esquema.
3. Crear estilos de títulos personalizados.
Podemos crear estilos de títulos personalizados y posteriormente hacer que Word los tenga en cuenta
cuando generemos la TDC.
Opciones TDC Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado títulos personalizados una vez
estemos en la pestaña de Tabla de contenido en el diálogo Tabla de contenido (que veremos a
continuación) debemos pulsar sobre el botón Opciones...
Nos aparece el diálogo como el que vemos en la imagen,
donde debemos seleccionar los estilos personalizados que
hayamos creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo si
nos hemos creado los estilos Título 1, Título 2 , etc. lo lógico es
que le asignemos a Título 1 el Nivel de TDC 1, a Título 2 el
Nivel de TDC 2 y así sucesivamente.
Generar la tabla de contenidos.
Cuando tengamos preparado el documento en niveles según hemos visto anteriormente y por lo tanto ya
estén definidos los elementos que formarán la tabla de contenido sólo nos queda generar dicha tabla.
Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos (Normalmente una tabla
de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e ir a la pestaña Referencias, desplegar el
menú Tabla de contenido.
Word dispone de dos modelos de Tablas automáticas. Eligiendo uno de
ellos se generará una tabla de contenidos de forma instantánea, con el
estilo que tiene predefinido.
Eligiendo Tabla manual, se generará una tabla con datos de muestra,
que deberemos sustituir, pero aprovechando la estructura que nos
ofrece.
Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la
opción Insertar tabla de contenido..., donde aparecerá el siguiente
cuadro de diálogo.
En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar podemos ir viendo la presentación
que tendrá el estilo seleccionado.
Además podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar números de página, Alinear números
de página a la derecha y si queremos sustituir los números de página por hiperenlaces marcaremos la
opción Usar hipervínculos en lugar de número de página.
Si pulsamos sobre el botón Opciones... nos aparece un diálogo
como el que vemos en la imagen donde podemos establecer la
relación entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por
defecto son los que aparecen en la imagen, pero podemos
cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si queremos que
nuestra TDC sólo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel 3 a
los estilos Título 3, Titulo 4, etc.
Si hemos modificado los valores por defecto y queremos
dejarlo como estaba podemos pulsar sobre Restablecer.
Para generar la tabla, sólo nos queda pulsar en Aceptar.
Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el menú Tabla de contenido.
Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se eliminará; pero pulsando
en Guardar selección en galería de tablas de contenido... podremos guardar el estilo de nuestra tabla, y se
añadirá al desplegable para que podamos elegirla en ocasiones futuras.
Tablas de ilustraciones y otras.
También podemos incluir en nuestros documentos tablas de ilustraciones, gráficos o de tablas.
Al igual que hemos visto que para crear índices y tabla de contenidos primero debemos marcar las
entradas y después generar la tabla.
De forma similar a como ocurría con la TDC tenemos dos opciones para marcar las entradas a la tabla de
ilustraciones:
- Utilizar los rótulos de ilustraciones predefinidos por Word.
Para utilizar esta opción debemos seleccionar nuestra
ilustración, ya sea tabla, imagen, gráfico, etc y acceder a la
pestaña Referencias y pulsa el botón Insertar título.
Al seleccionar la tabla, gráfico, imagen, ecuación,
Ilustración 1 - Tabla Contenido
etc y seleccionar Título, Word lo detecta
automáticamente y le asigna el título y el tipo de rotulo adecuado. La posición del título puede ser
incluida encima de la selección o por debajo de la selección.
Además vemos una serie de botones:
- Nuevo rótulo... Este botón sirve para modificar el Título de
la ilustración.
- Numeración... Este botón nos abre el cuadro de diálogo
que vemos en la imagen y sirve para modificar el estilo de la
numeración de los títulos
Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones.
Como vimos en la unidad de crear estilos podemos crear
estilos de cualquier tipo y los gráficos, tablas, etc no están
excluidos. Por tanto podemos definirnos nuestros propios
estilos personalizados de ilustraciones y asignárselo
posteriormente.
Debemos crearnos un estilo propio para la ilustración y usarlo
únicamente para ese motivo, posteriormente cuando
hallamos aplicado un título a la ilustración podemos aplicarle el
estilo personalizado.
Al generar la tabla de ilustraciones word reconocerá esos tipos
personalizados.
En la opción Rótulo podemos seleccionar en que tabla de
ilustraciones queremos incluir la ilustración.
Generar la tabla de ilustraciones.
Cuando hayamos insertado todos los títulos a las
ilustraciones debemos acceder a la pestaña
Referencias y hacer clic en el botón Insertar tabla de
ilustraciones. Se abrirá el diálogo de Tabla de
ilustraciones.
Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo del formato de la tabla.
Seleccionar si deseamos mostrar los números de página y alinearlos a la derecha o si por el contrario
preferimos utilizar hipervínculos en lugar de números de página.
En la lista despegable de Etiqueta de título podemos seleccionar que tipo de tabla vamos a crear (Tabla,
ilustración, Fig, etc) en la imagen que vemos arriba vemos que esta seleccionada la opción de Tabla,
puesto que vamos a crear una tabla de ilustraciones de tablas.
Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo del
formato de la tabla. Seleccionar si deseamos mostrar los números de página y
alinearlos a la derecha o si por el contrario preferimos utilizar hipervínculos en
lugar de números de página.
En la lista despegable de Etiqueta de título podemos
seleccionar que tipo de tabla vamos a crear (Tabla,
ilustración, Fig, etc) en la imagen que vemos arriba vemos
que esta seleccionada la opción de Tabla, puesto que vamos
a crear una tabla de ilustraciones de tablas.
Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie
Introducción
En esta unidad aprenderemos algunas de las técnicas de las que dispone Word para relacionar
información en el documento, con los marcadores y las referencias cruzadas, y para hacer
aclaraciones con la utilización de las notas al pie y las notas al final.
Con estas técnicas nuestros documentos adquirirán un toque más profesional y serán más fáciles
de utilizar.
Al redactar un documento, ¿Cúantas veces nos hemos encontrado con que estamos hablando de
algo que ya hemos explicado anteriormente y nos gustaría que el lector pudiera acceder a ello
desde ese punto? Y en muchas ocasiones no lo hemos hecho por no saber cómo.
Por ejemplo, " ... como vimos en el gráfico del tema anterior..." un enlace a la página donde está
ese gráfico vendría muy bien. Pero si ponemos el número de la página corremos el riesgo que,
más adelante, modifiquemos el documento y cambie el número de página y no nos acordemos
de rectificarlo. Pues bien, esto ya está solucionado de forma automática con las referencias
cruzadas, como vamos a ver a continuación.
Conceptos básicos.
Marcadores. Un marcador identifica una posición o
selección de texto a la que se asigna un nombre e identifica
para futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y sobre todo si es un documento técnico es
frecuente realizar anotaciones o dejar marcas sobre el mismo libro o con notas (post-it) para una
posterior consulta. En formato digital también se puede hacer esto y de una manera más sofisticada y
elegante.
Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder acceder a estos puntos de
manera rápida y sencilla. Además son la base para crear referencias cruzadas en nuestro documento.
Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador permanece oculto a no ser que
nosotros modifiquemos algunas propiedades de Word para hacerlos visibles. Cuando hacemos visible un
marcador se muestra la palabra enmarcada entre corchetes, como vemos en la imagen.
Referencias cruzadas. Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algún elemento que se
encuentra en el documento. Por ejemplo cuando estamos recordando algún concepto que hemos
explicado en algún tema anterior solemos hacer referencia a ese
capítulo, o también podemos utilizar las referencias cruzadas para
hacer referencia a alguna imagen, tabla o gráfico dentro del
documento. Las referencias cruzadas entre otras tiene la ventaja de
actualizarse automáticamente, por ejemplo si el documento es
modificado y la referencia ya no está en la página 3 sino en la página 4, la referencia se actualiza sola.
En la imagen vemos una referencia cruzada al marcador visto en la imagen anterior. El bocadillo que
vemos en la imagen es porque al situar el ratón encima de una referencia cruzada nos informa que
presionando la tecla Ctrl y haciendo clic accedemos a la posición donde se encuentra la referencia (en
este caso el marcador "ratón").
Notas al pie y notas al final. Las notas al pie suele utilizarse para añadir información o dejar
constancia de alguna aclaración con respecto al texto desarrollado en la página. Por ejemplo una nota al
pie se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algún autor, en la nota al pie se pondrá quien es el
autor de esa cita.
En las imágenes de la derecha vemos una palabra que tiene un superíndice con el número 1, esto indica
que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda imagen muestra la nota al pie referente
al superíndice 1.
Nota al pie
Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie
de página como en este ejemplo o puede ponerse debajo de
la misma palabra. En este ejemplo la nota al pie se ha
utilizado para aclarar el significado de la palabra AvPág.
Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan igual, la
diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la página para aclarar algún punto y la
nota al final se suele poner al final de un capítulo o bien al final del documento.
Insertar marcadores.
Como hemos dicho, nos interesará insertar marcadores en aquellos puntos de nuestro documento a los
que vayamos a hacer referencia más adelante mediante una referencia cruzada.
Para crear un marcador únicamente debemos seguir un par de pasos bien sencillos:
- Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto.
- Acceder a la pestaña Insertar y selecciona la opción Marcador o presionar Ctrl + Mayús + F5.
Nos aparece el diálogo que vemos en la imagen de la derecha.
Donde debemos escribir el nombre del marcador. El nombre no
puede contener espacios en blanco y debe comenzar por una letra,
seguidamente puede contener números. El nombre no puede ser
mayor de 40 caracteres.
Podemos ordenar los marcadores por Nombre o por Posición.
Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar.
Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y
pulsar Eliminar.
El botón Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir seleccionando un
marcador y pulsando sobre Ir a accedemos a la posición del documento a la que está asociado el
marcador.
¿Cómo ver los marcadores de nuestro documento?.
Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que
activemos la opción Marcadores ocultos.
Para hacer visibles los marcadores de nuestro documento
debemos acceder el mneú Archivo y hacer clic en el
botón Opciones de Word.
Una vez abierto el cuadro de diálogo deberemos seleccionar la
categoría Avanzadas, en la lista de opciones de la derecha
deberemos bajar hasta
encontrar las opciones relativas a Mostrar contenido de
documento, allí marcaremos la opción Mostrar
marcadores.
Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el
diálogo Opciones veremos en nuestro documento
aquellos marcadores que hemos incluido.
Otra forma de acceder directamente a un
marcador es accediendo desde la pestaña Inicio, desplegando la opción Buscar y seleccionando Ir a, o
presionando Ctrl + I.
En la pestaña Ir a debemos seleccionar Marcador dentro de la lista de Ir a y en la lista despegable
podemos seleccionar el marcador que deseemos, posteriormente solo debemos pulsar sobre Ir a.
Referencias cruzadas.
Ya hemos comentado que es una referencia cruzada y su
estrecha relación con los marcadores.
Ahora vamos a ver cómo crear una referencia cruzada a
un marcador.
Lo primero que tendríamos que hacer es insertar los
marcadores en los lugares adecuados de nuestro documento, de la forma que hemos visto en el punto
anterior.
Seguidamente nos tendríamos que colocar en el punto del documento en el que deseamos insertar la
referencia cruzada e ir a la pestaña Insertar y hacer clic en el botón Referencia cruzada. Aparecería el
cuadro de diálogo Referencia cruzada, similar al de esta imagen.
En el desplegable Tipo eligiríamos Marcador y en la parte inferior del diálogo aparecerian los marcadores
que hayamos creado previamente.
Ya sólo quedaria seleccionar un marcador y hacer clic en el botón Insertar.
Podemos seleccionar si queremos que la referencia cruzada se inserte como un hipervínculo.
Pero además de marcadores existen otros tipos de elementos de nuestro documento a los que podemos
hacer referencia utilizando las referencias cruzadas, como son los títulos, ilustraciones, tablas, notas al
pie, ...
En el cuadro despegable Tipo podemos seleccionar el tipo de
referencia que vamos a crear. En la imagen puedes ver los tipos
disponibles.
El cuadro despegable Referencia a indica que texto va a aparecer
en el documento cuando creemos la referencia cruzada. Si, por
ejemplo, seleccionamos Texto del marcador, aparecerá el nombre que dimos al marcador cuando lo
creamos.
Al seleccionar un tipo las opciones del cuadro despegable Referencia a se modifican adaptándose
al Tipo seleccionado, según veremos a continuación.
Para poder crear una referencia cruzada es necesario que existan elementos del tipo en cuestión
"preparados" previamente. Por ejemplo, para insertar una referencia cruzada a una tabla, no solo hace
falta que haya una tabla en el documento, sino que ademas hayamos creado un título tipo Tabla. A
continuación vamos a ver cómo hay que hacer esta "preparación" para cada tipo.
Tipo Título.
Para hacer referencia a títulos debemos crearlos utilizando los Estilos de título predefinidos (Título
1, Título 2, ... Titulo 9) .Para crear un título basta seleccionar el texto, acceder a la barra de formato y en
estilo escoger el título que corresponda.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Título son:
Texto del título. Texto actual de título.
Número de página. Número de página donde se encuentra el marcador del título.
Número de título. Muestra el número relativo al título.
Número de título (sin contexto). Muestra el número del subtítulo.
Número de título (en contexto). Muestra el número del título de cabecera.
Más adelante o más atrás. Esta opción viene determinada a la referencia y dependiendo de donde
hayamos situado la referencia nos mostrará "más adelante" si la referencia se encuentra posteriormente
en el documento en la posición es que estamos o nos mostrará "más atrás" si la referencia se encuentra
en una posición anterior a la que está la referencia en el documento.
Tipo Marcadores.
Podemos hacer referencia a marcadores creados previamente de la forma que hemos visto en el punto
anterior "Insertar Marcadores", de esta misma unidad.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Marcadores son:
Texto del marcador. Inserta el nombre del marcador.
Número de página. Inserta la página donde está el marcador.
Número de párrafo. Muestra el número del párrafo relativo al marcador.
Número de párrafo (sin contexto). Muestra el número de párrafo.
Número de párrafo (en contexto). Muestra el número de párrafo.
Más adelante o más atrás. Esta opción viene determinada a la referencia y dependiendo de donde
hayamos situado la referencia nos mostrará "más adelante" si la referencia se encuentra posteriormente
en el documento en la posición es que estamos o nos mostrará "más atrás" si la referencia se encuentra
en una posición anterior a la que está la referencia en el documento.
Tipo Notas al pie o Notas al final.
Al final de esta unidad veremos como crear Notas al pie y Notas al final, una vez creadas ya podremos
asignarles una referencia cruzada sin más preparación.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Notas al pie y Notas al final son:
Número de nota al pie. Número de nota al pie o número de nota al final.
Número de página. Número de página donde se encuentra la nota al pie o la nota al final.
Más adelante o más atrás. Esta opción viene determinada a la referencia y dependiendo de donde
hayamos situado la referencia nos mostrará "más adelante" si la referencia se encuentra posteriormente
en el documento con respecto a la posición en que estamos o nos mostrará "más atrás" si la referencia se
encuentra en una posición anterior a la que está la referencia en el documento.
Número de nota al pie (con formato). Muestra el número del subíndice del número de página con el
mismo formato que la indicación de la nota al pie.
INDICE
Índices, 1 Insertar marcas de índice., 2
Insertar índice, 3 Tabla de contenido, 2
Insertar marcas de índice De forma
manual, 2
TABLA DE CONTENIDOS
Índices _______________________________________________________________ 1
Índice _______________________________________________________________ 1
Tabla de contenido ____________________________________________________ 2
Insertar marcas de índice. ____________________________________________________ 2
1- Insertar marcas de índice De forma manual _________________________________ 2
Insertar índice _____________________________________________________________ 3
Tablas de contenido. ___________________________________________________ 4
Generar la tabla de contenidos. _______________________________________________ 5
INDICE ______________________________________________________________ 13
TABLA DE CONTENIDOS ________________________________________________ 13
TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1 - Tabla Contenido ..................................................................................................... 6
