“FASES DE UN PROYECTO”
Estas son las etapas de un proyecto, son cinco. Independientemente de su
alcance, objetivo y particularidades, el ciclo de vida de todo proyecto se estructura
en torno a cinco fases: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre. A
continuación, le explicare en qué consiste cada una, cuál es su objetivo, de qué
actividades se componen y cuáles son los documentos esenciales que se
prepararán en cada momento.
1. Inicio: La fase de inicio es crucial en el ciclo de vida del proyecto, ya que
es el momento de definir el alcance y proceder a la selección del equipo.
Sólo con un ámbito claramente definido y un equipo especializado, se
puede garantizar el éxito. Es, además, el momento de compartirla visión
con los stakeholders y buscar su compromiso y apoyo. Si te apetece
descubrir cómo es el diseño que garantiza el éxito en un proyecto social,
puedes informarte en este post.
En esta fase se efectúa:
Un estudio preliminar del alcance del proyecto.
Definir los alcances del proyecto.
Una presentación al directorio o stakeholders.
2. Planificación: Ésta es a menudo la fase más difícil para un director de
proyecto, ya que tiene que hacer un importante esfuerzo de abstracción
para calcular las necesidades de personal, recursos y equipo que habrán
de preverse para lograr la consecución a tiempo y dentro de los parámetros
previstos. Asimismo, también es necesario planificar comunicaciones,
contratos y actividades de adquisición. Se trata, en definitiva, de crear un
conjunto completo de planes de proyecto que establezcan una clara hoja de
ruta.
3. Ejecución: En base a la planificación, habrá que completar las actividades
programadas, con sus tareas, y proceder a la entrega de los productos
intermedios. Es importante velar por una buena comunicación en esta fase
para garantizar un mayor control sobre el progreso y los plazos. Asimismo,
es indispensable monitorizar la evolución del consumo de recursos,
presupuesto y tiempo, para lo que suele resultar necesario apoyarse en
alguna herramienta de gestión de proyectos. En esta etapa se deben
gestionar: el riesgo, el cambio, los eventos, los gastos, los recursos, el
tiempo y las actualizaciones y modificaciones. Por ejemplo, en los
proyectos de construcción, es esencial vigilar los plazos para evitar
retrasos, un riesgo frecuente en esta fase.
Hay 3 puntos que son claves en esta etapa:
Gestionar correctamente los costos y plazos.
Mantener una buena comunicación entre todo el equipo.
Adaptarse a los cambios rápidamente.
4. Seguimiento y control: Esta fase comprende los procesos necesarios
para realizar el seguimiento, revisión y monitorización del progreso del
proyecto. Se concibe como el medio de detectar desviaciones con la
máxima premura posible, para poder identificar las áreas en las que puede
ser requerido un cambio en la planificación. La etapa de seguimiento y
control se encuentra naturalmente asociada a la de ejecución, de la que no
puede concebirse de forma separada, aunque por su importancia y valor
crítico.
En esta fase del proyecto es necesario controlarlo todo, sin embargo, al
igual que en la planificación, hay 3 puntos principales
El Costo
El Avance
El Plazo
5. Cierre: Esta fase comprende todos procesos orientados a completar
formalmente el proyecto y las obligaciones contractuales inherentes. Una
vez terminado este estadio, se establece formalmente que el proyecto ha
concluido.
En esta quinta fase los equipos cierran un proyecto cuando entregan el
proyecto terminado al cliente. Hay que comunicar la finalización a los
interesados y liberar recursos para otros proyectos. Este paso vital en el
ciclo de vida del proyecto permite al equipo evaluar y documentar el
proyecto y avanzar en el siguiente, utilizando los errores y éxitos del
proyecto anterior para construir procesos más fuertes y equipos más
exitosos.
Aunque la gestión de proyectos puede parecer abrumadora a veces,
dividirlo en estos cinco ciclos distintos puede ayudar a su equipo a
gestionar incluso los proyectos más complejos y utilizar el tiempo y los
recursos de forma más inteligente.
Desde mis propias palabras, por lo que he leído e investigado yo puedo
decir que un proyecto consta de 5 fases que son: inicio, planificación,
ejecución, seguimiento y cierre. En “inicio” se define el alcance y el equipo
de trabajo. La 2da fase que es planificar se trata definir el plan para cumplir
con el resultado esperado, en seguida tendremos la ejecución, En esta
etapa el objetivo es claro, cumplir lo que se prometió en la planificación.
Después tenemos el seguimiento y el control tal y como su nombre indica,
deberemos de gestionar aquellos procesos necesarios para realizar
el seguimiento, revisión y monitorización del progreso de proyecto. Y por
último el cierre. Esta etapa del proyecto consiste en cerrar formalmente el
proyecto solicitando al cliente.
[Link]
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