Análisis de costos

SEMANA III
• La palabra costo tiene dos acepciones básicas:
- La primera puede significar la suma de esfuerzos y recursos que se
han invertido para producir algo; así, por ejemplo, se dice “su examen
le costó dos días de estudio”, lo que significa que utilizó dos días para
poder presentarlo.
- La segunda acepción se refiere a lo que se sacrifica o se desplaza en
lugar de la cosa elegid; en este caso, el costo de una cosa equivale a lo
que se renuncia o sacrifica con el objeto de obtenerla, así por ejemplo:
“su examen le costó no ir a la fiesta”, quiere expresar que el precio del
examen fue no haberse divertido.
• El primer concepto, aun cuando no se aplicó al aspecto fabril, expresa
los factores técnicos e intelectuales de la producción o elaboración, y
el segundo manifiesta las consecuencias obtenidas por la alternativa
elegida.
Definiciones
• Costos de inversión: Es el costo de un bien, que constituye el
conjunto de esfuerzos y recursos realizados con el fin de producir
algo, la inversión está representada en tiempo, esfuerzo o sacrificio, y
recursos o capitales.
• Costos de desplazamiento o de substitución: En la moderna teoría
Económica, el costo significa desplazamiento de alternativas o sea,
que el costo de una cosa es el de aquella otra que fue escogida en su
lugar. Si se eligió algo, su costo estará representado por lo que ha sido
sacrificado o desplazado para obtenerlo.
• Costo Incurrido: Es la inversión del costo de producción puramente
habida en un período determinado. Es decir, que sólo refleja valores
de inversión efectuados exclusivamente en un lapso. Esto indica que
el Costo Incurrido no incluye valores de producción que corresponda
a otro ejercicio, como lo es el Inventario Inicial de Producción en
Proceso.16
• Costos Fabriles y No Fabriles: El costo de producción o de
fabricación está formado por tres elementos básicos materiales,
sueldos y salarios, y otros gastos de fabricación o producción.
• El Costo unitario de fabricación sirve para determinar el valor de
elaboración de los productos terminados, de los que están en proceso
de transformación, y de los vendidos; los dos primeros se presentan
en el documento de Posición Financiera, en el capítulo de Inventarios,
y los últimos en el estado de Resultados.
• El costo no fabril se aplica a todas las inversiones que no
corresponden a la producción de algún artículo, lo cual indica que no
se realizan actividades de transformación.
• Costo Total: El costo, económicamente hablando, representa, en términos
generales, toda la inversión necesaria para producir y vender un artículo. El
costo total se pude dividir en:
• Costo de Producción.
• Costo de Distribución.
• Costo Administrativo.
• Costo financiero.
• Otros gastos.
• Reparto de utilidades a los trabajadores.
• Impuesto Sobre la Renta.
• Costo de Producción:19 Representa todas las operaciones realizadas desde
la adquisición del material, hasta su transformación en artículo de
consumo o de servicio, integrado por Material, Sueldos y salarios y Gastos
Indirectos de Producción.
• - Material: Es el elemento que se convierte en un artículo de consumo o de
servicio.
• - Sueldos y Salarios: Es el esfuerzo humano necesario para la
transformación del material.
• - Gastos Indirectos de Producción o de Fabricación: Son los elementos
necesarios, accesorios para la transformación del material, además de los
sueldos y salarios directos, como son: el lugar donde se trabaja, el equipo,
las herramientas, la luz y fuerza, combustibles, lubricantes, sueldos,
papelería, útiles de escritorio, etc.
• Costo Primo: Es la suma de los elementos directos del costo, es decir,
el conjunto formado por el material directo y por los sueldos y
salarios directos, por lo que su nombre correcto es: Costo Directo, por
que integra elementos directos y no Costo Primo que nada indica.
• Costo de Transformación o de Conversión: Está integrado por la
adición de los sueldos y salarios directos, y los gastos Indirectos de
Producción, ya que son quienes mutan el Material Directo.
• Costo de Distribución: Esta compuesto por las operaciones
comprendidas, desde que el artículo de consumo o de uso se ha
terminado, almacenado, controlado, hasta ponerlo en manos del
consumidor.
• Costo Financiero: Incluye normalmente los gastos para allegarse
fondos, como son: intereses, descuento de documentos, comisiones
substituciones, gastos de cobranza, castigo por cuentas incobrables,
básicamente que en muchos casos pertenecen al Costo de
Distribución, o al Costo Administrativo, en otro caso el Costo de
Producción o al de Inversiones a más de un año.
• Costo de Administración: Comprende, por exclusión, todas las demás
partidas normales, propias o consuetudinarias, no localizadas en los
costos de producción, distribución y financiamiento, o dicho de otra
manera, está formado por las operaciones desde después de la
entrega de bien de servicio de uso al cliente. El nombre de la cuenta
con que se controla este costo es Gastos de Administración
• Otros Costos: Se refieren a todas aquellas partidas no propias ni
indispensables para el desarrollo de las actividades de la Empresa.
CARACTERÍSTICAS DE LOS COSTOS

• COSTO ACTIVO.- Cuando la empresa incurre en un costo que posiblemente

generará ingresos en un determinado periodo. Ejemplo: mercaderías.
• COSTO GASTO.- Aquellas erogaciones o desembolsos de efectivo que
contribuyen a generar ingresos para la empresa, y que como resultado se
obtienen utilidades para un determinado periodo. Ejemplo: Sueldos
administrativos, publicidad, depreciación de la maquinaria, etc.
• COSTO PÉRDIDA.- Suma de erogaciones o desembolsos de efectivo que
efectuó la empresa, pero que no generaron los ingresos estimados, por lo
que no existe un ingreso con el cual se pueda comparar la inversión
realizada. Ejemplo: Incendio del automóvil de una empresa que no estaba
asegurado, mercaderías pasadas de moda, etc.
PRINCIPALES FINES DEL COSTO Y SU
IMPORTANCIA
• Entre sus fines tenemos:
• Analiza Todas las actividades que han ocurrido en obtener algo
• Da la información exacta y oportuna a la gerencia.
• La información, sirve para una toma de decisiones, lo cual lleva a hacer cambios en la
política de la empresa.

• Su importancia radica en:

• Permite determinar el desembolso que ha efectuado la empresa al adquirir una
mercadería, producir un producto.
• Permite determinar el costo del servicio que se va a brindar.
• Permite determinar el valor de venta, del producto o servicio que se va efectar porque
deduciendo su costo respectivo, determinamos la utilidad o pérdida respectiva.
COSTOS ESTRATÉGICOS
• Es la utilización de los costos en forma eficiente y eficaz por parte de
la gerencia de la empresa.
• Ejemplo: Eliminación en lo posible de los gastos de representación,
gasajos, etc.
ÁREA DE APLICACIÓN DE LOS COSTOS
• Área Comercial.- Son los que se calculan dentro del campo exclusivamente
mercantil, o sea dentro del régimen comercial de las compras y ventas, sin que
haya habido intervención de actividad creadora del hombre.
• 2. Área Industrial.- esto es el campo propicio de los costos , en este caso se
supone la pre existencia de una sustancial física previa que es la materia prima y
que en manos del hombre y con ayuda de máquinas y otros instrumentos la
transforman y convierten en objeto útil capaz de satisfacer las necesidades.
• 3. Área Financiera.- es el movimiento o captación de capitales para determinar la
carga financiera.
• 4. Área de Servicios.- Se refiere que se realizan para saber el costo de servicios.
• 5. Área de Inversiones.- Se refiere a los costos de los activos movilizados de
empresa.
asignación de recursos
• Antes de estar en disposición de comenzar con la planificación de
recursos de un proyecto, para lo que habrá que tener claras las
necesidades en materia de mano de obra, equipos y materiales; suele
resultar muy interesante hacer un trabajo previo que facilite la
recopilación de la información necesaria, ya que de esta forma se está
contribuyendo a minimizar el margen de error. En concreto, se trata
de los seis siguientes pasos:
• Identificación de la estructura global de proyecto.
• Cálculo de las estimaciones iniciales.
• Definición de las necesidades prioritarias en materia de staff.
• Creación de un borrador del calendario de proyecto.
• Definición de los entregables y sus criterios de calidad.
• Planificación financiera.
Cómo comenzar con la planificación de
recursos: la creación de la lista de tareas
• Si bien existen ya muchas opciones de software que facilitan este
trabajo, punto de partida para la planificación de recursos, siempre
es necesario conocer de dónde proviene cada dato y a qué lugares
hay que acudir para extraer la información precisa en cada momento.
La lista de tareas es el sustento de la planificación de recursos y su
elaboración puede llevarse a cabo, de manera sencilla, llevando a
cabo las siguientes acciones:
• Descomposición del trabajo en unidades.
• Estimación de las unidades de trabajo.
• Organización de las unidades de trabajo.
• Previsión del despliegue de recursos.
• Cálculo en firme del programa de actividades y calendario de
proyecto.
• Creación de un gráfico explicativo de la asignación de recursos y sus
fechas de inicio y fin.
Asignación de recursos y revisión de proyecto
con el Diagrama de Gantt
• El Diagrama de Gantt es una herramienta muy utilizada para la
gestión de proyectos cuyo uso muchas veces se combina con la
aplicación de otras metodologías, como PERT, CPM o el método de la
cadena crítica. Los puntos fuertes del Diagrama de Gantt son la
claridad con la que permite, de un solo vistazo, hacerse una idea de la
situación del proyecto, gracias a su configuración gráfica que muestra
una instantánea de la realidad; y lo sencillo que resulta en
su utilización. Es importante mencionar que otra de sus ventajas tiene
que ver con la comodidad con la que permite llevar a cabo algunas de
las comunicaciones del proyecto.
• Sin embargo, esta herramienta cuenta con muchos detractores, que
alegan que está muy limitada para proyectos grandes y complejos y
que, para los que son pequeños su uso resulta superfluo. Lo cierto es
que para poder explotar todo el potencial de Gantt hay que conocer
sus limitaciones y saber aprovechar sus beneficios. Aunque
el Diagrama de Gantt puede resultar complicado cuando hay que
encargarse de llevar a cabo la asignación de recursos, ofrece muchas
posibilidades si se sabe utilizar correctamente, por ejemplo, a la
hora de llevar a cabo la revisión del proyecto.
Asignación de recursos con el Diagrama de
Gantt
• En el mercado existen muchas soluciones diferentes de gestión de
proyecto, y algunas de las aplicaciones de Gantt permiten asignar
recursos a las tareas y los planes del proyecto. El Project Manager es
consciente de la diversidad de los recursos, un hecho que dificulta su
administración. Precisamente debido a esta complejidad resulta
indispensable el poder apoyarse en una herramienta confiable, como
es este tipo de gráfico. Los recursos pueden ser personas, materiales,
equipos o incluso las cantidades de presupuesto y todos ellos han de
registrarse en el diagrama para poder ejercer el control adecuado
sobre su evolución, distribución y consumo. Gantt indicará los
recursos que se han asignado a cada tarea una información que
puede completarse con datos como:
• Algunas aplicaciones de Gantt permiten ajustar la longitud de cada
barra (duración de la tarea) de acuerdo con la cantidad de trabajo que
las personas asignadas a la tarea deben afrontar, de esta forma se
puede ver de un sólo vistazo si la distribución se ha hecho de manera
equitativa. De la misma forma, el uso excesivo de los recursos puede
ser marcado en el diagrama con algunas herramientas que permitan,
por ejemplo, señalar los casos en que un cambio de horario provoque
la superposición de dos tareas que requieran del mismo equipo de
personas.
Revisión de un proyecto utilizando un
Diagrama de Gantt
• El plan de proyecto debe ser revisado con regularidad, para lograr el
ajuste que proporciona la actualización y poder adelantarse a los
problemas con tiempo suficiente para elaborar una respuesta.
El Diagrama de Ganttpermite llevar a cabo esta tarea de forma muy
sencilla; de hecho, se trata de una de sus ventajas. Para ello, a la vista
del gráfico, el Director de Proyecto debe preguntarse acerca de:
• El curso del proyecto: para ello hay que comprobar la fecha prevista de
finalización de la última tarea dispuesta en el Diagrama de Gantt y
confirmar que sigue siendo razonable.
• Si la realidad se ajusta a la previsión en materia de plazos: si alguna tarea
ha sobrepasado su fecha límite hará falta tomar medidas como eliminar la
deadline, asignar más personas a la tarea o permitir que la misma se
prolongue durante unos días extra.
• El estado de las dependencias entre tareas: de vez en cuando conviene
revisar estas vinculaciones ya que, al desligar las tareas que en realidad no
dependen unas de otras, se podrá hacer uso de todo el tiempo de holgura
disponible, acortando así los plazos y maximizando la flexibilidad.
• La posibilidad de solapar tareas: si en algunos casos fuera posible llevar a
cabo diferentes actividades de forma simultánea la duración total del
proyecto se reduciría. Cuando se descubra que esto es posible, hará falta
asignar los tiempos de entrega adecuados y modificar, si es preciso algunas
de las fechas de finalización.
• Para evitar conflictos de programación, al practicar cambios en el
Diagrama de Gantt hay que tener cuidado de:
• Prestar la atención suficiente a las limitaciones que afectan a cada tarea.
• Mantener la coherencia en la programación del ecosistema de
actividad, buscando que las tareas encajen lógicamente con las otras
tareas que les rodean.
• Comprobar que, ni las fechas de inicio son demasiado tempranas ni las de
finalización excesivamente tardías.
• Asegurarse de que no se producen solapamientos inesperados o huecos
entre tareas vinculadas.
La planificación de recursos y su cronograma
• Una vez finalizadas estas acciones, se puede proceder a la confección
del planning propiamente dicho, para lo cual se puede seguir el
siguiente procedimiento:
• Listado de recursos.
• Especificación de categorías de recursos y sus componentes.
• Identificación y descripción de los requerimientos asociados en cada
caso.
• Construcción del cronograma de recursos.
• Cuando la planificación de recursos se aborda de esta forma, sistemáticamente, es
improbable pasar por algo detalles importantes. Si bien, para garantizar el éxito en la
gestión, es necesario prestar atención a la implementación del plan de ejecución del
proyecto. Para facilitar esta labor hay que repasar que, en el documento elaborado quedan
claros los siguientes elementos:
• Tareas: lista de tareas del proyecto.
• Porcentaje completado: permite mostrar el grado en que cada tarea ha sido completada.
• Estado de la tarea: informa sobre posibles retrasos o cancelaciones, pero también de
cuando se da por concluida.
• Fecha de inicio: indica la fecha prevista para el comienzo de la tarea.
• Fecha estimada de finalización: expresa la fecha prevista para el fin de la tarea.
• Fecha de finalización real: muestra la fecha en que se completó la tarea.
• Asignación de tareas: apunta el nombre del propietario o responsable de la tarea.
• Prioridad de la tarea: establece si es alta, media o baja.
• Milestone: esta indicación expresa si se trata de una tarea hito.
• Notas.