CONTABILIDADES ESPECIALES

SUCURSALES Y AGENCIAS
CONSOLIDACION DE ESTADOS FINANCIEROS

GENERALIDADES

MARCO LEGAL:

NORMATIVIDAD CONTABLE Y CIRCULARES DE LA SUPERINTENDENCIAS DE

SOCIEDADES Y DE VALORES (HOY SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE
COLOMBIA) QUE DEBE CUMPLIR TODO ENTE ECONOMICO QUE EJERZA EL
CONTROL SOCIETARIO.

El marco legal para la preparación y presentación de los Estados financieros

consolidados, esta definido por:

1. CODIGO DE COMERCIO, modificado por la Ley 222/95:

CAPÍTULO XI.
MATRICES, SUBORDINADAS Y SUCURSALES

Art. 260 <SUBORDINACIÓN>. <Artículo subrogado por el artículo 26 de la Ley

222 de 1995. El nuevo texto es el siguiente:> Una sociedad será subordinada o
controlada cuando su poder de decisión se encuentre sometido a la voluntad de
otra u otras personas que serán su matriz o controlante, bien sea directamente,
caso en el cual aquélla se denominará filial o con el concurso o por intermedio de
las subordinadas de la matriz, en cuyo caso se llamará subsidiaria.
Art. 261<PRESUNCIONES DE SUBORDINACIÓN>. <Artículo subrogado por el artículo
27 de la Ley 222 de 1995. El nuevo texto es el siguiente:> Será subordinada una
sociedad cuando se encuentre en uno o más de los siguientes casos:
1. Cuando más del cincuenta por ciento (50%) del capital pertenezca a la matriz,
directamente o por intermedio o con el concurso de sus subordinadas, o de las
subordinadas de éstas. Para tal efecto, no se computarán las acciones con dividendo
preferencial y sin derecho a voto.
2. Cuando la matriz y las subordinadas tengan conjunta o separadamente el derecho de
emitir los votos constitutivos de la mayoría mínima decisoria en la junta de socios o en
la asamblea, o tengan el número de votos necesario para elegir la mayoría de
miembros de la junta directiva, si la hubiere.
3. Cuando la matriz, directamente o por intermedio o con el concurso de las
subordinadas, en razón de un acto o negocio con la sociedad controlada o con sus
socios, ejerza influencia dominante en las decisiones de los órganos de administración
de la sociedad.
PARÁGRAFO 1o. Igualmente habrá subordinación, para todos los efectos legales,
cuando el control conforme a los supuestos previstos en el presente artículo, sea
ejercido por una o varias personas naturales o jurídicas de naturaleza no societaria,
bien sea directamente o por intermedio o con el concurso de entidades en las cuales
éstas posean más del cincuenta por ciento (50%) del capital o configure la mayoría
mínima para la toma de decisiones o ejerzan influencia dominante en la dirección o
toma de decisiones de la entidad.
PARÁGRAFO 2o. Así mismo, una sociedad se considera subordinada cuando el control
sea ejercido por otra sociedad, por intermedio o con el concurso de alguna o algunas de
las entidades mencionadas en el parágrafo anterior.

ARTÍCULO 262. <PROHIBICIÓN A LA SOCIEDAD SUBORDINADA>. <Artículo

subrogado por el artículo 32 de la Ley 222 de 1995. El nuevo texto es el siguiente:> Las
sociedades subordinadas no podrán tener a ningún título, partes de interés, cuotas o
acciones en las sociedades que las dirijan o controlen. Serán ineficaces los negocios
que se celebren, contrariando lo dispuesto en este artículo.
ARTÍCULO 263. <DEFINICIÓN DE SUCURSALES - FACULTADES DE LOS
ADMINISTRADORES>. Son sucursales los establecimientos de comercio abiertos por
una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales
o de parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar a la
sociedad.
Cuando en los estatutos no se determinen las facultades de los administradores de las
sucursales, deberá otorgárseles un poder por escritura pública o documento legalmente
reconocido, que se inscribirá en el registro mercantil. A falta de dicho poder, se
presumirá que tendrán las mismas atribuciones de los administradores de la principal.
ARTÍCULO 264. <DEFINICIÓN DE AGENCIAS>. Son agencias de una sociedad sus
establecimientos de comercio cuyos administradores carezcan de poder para
representarla.
ARTÍCULO 265. <COMPROBACIÓN DE REALIDAD SOBRE OPERACIONES
CELEBRADAS ENTRE SOCIEDAD Y VINCULADOS>. <Artículo subrogado por el
artículo 31 de la Ley 222 de 1995. El nuevo texto es el siguiente:> Los respectivos
organismos de inspección, vigilancia o control, podrán comprobar la realidad de las
operaciones que se celebren entre una sociedad y sus vinculados. En caso de verificar
la irrealidad de tales operaciones o su celebración en condiciones considerablemente
diferentes a las normales del mercado, en perjuicio del Estado, de los socios o de
terceros, impondrán multas y si lo consideran necesario, ordenarán la suspensión de
tales operaciones. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones de socios y terceros a que
haya lugar para la obtención de las indemnizaciones correspondientes.

2. LEY 222/95: Arts. 28, 29, 30

ARTICULO 28. GRUPO EMPRESARIAL. Habrá grupo empresarial cuando además del
vínculo de subordinación, exista entre las entidades unidad de propósito y dirección.
Se entenderá que existe unidad de propósito y dirección cuando la existencia y
actividades de todas las entidades persigan la consecución de un objetivo determinado
por la matriz o controlante en virtud de la dirección que ejerce sobre el conjunto, sin
perjuicio del desarrollo individual del objeto social, o actividad de cada una de ellas.
Corresponderá a la Superintendencia de Sociedades, o en su caso a la de Valores o
Bancaria, determinar la existencia del grupo empresarial cuando exista discrepancia
sobre los supuestos que lo originan.
ARTICULO 29. INFORME ESPECIAL. En los casos de grupo empresarial, tanto los
administradores de las sociedades controladas, como los de la controlante, deberán
presentar un informe especial a la asamblea o junta de socios, en el que se expresará
la intensidad de las relaciones económicas existentes entre la controlante o sus filiales
o subsidiarias con la respectiva sociedad controlada.
Dicho informe, que se presentará en las fechas señaladas en los estatutos o la ley para
las reuniones ordinarias, deberá dar cuenta, cuando menos, de los siguientes aspectos:
1. Las operaciones de mayor importancia concluidas durante el ejercicio respectivo, de
manera directa o indirecta, entre la controlante o sus filiales o subsidiarias con la
respectiva sociedad controlada.
2. Las operaciones de mayor importancia concluidas durante el ejercicio respectivo,
entre la sociedad controlada y otras entidades, por influencia o en interés de la
controlante', así como las operaciones de mayor importancia concluidas durante el
ejercicio respectivo, entre la sociedad controlante y otras entidades, en interés de la
controlada, y
3. Las decisiones de mayor importancia que la sociedad controlada haya tomado o
dejado de tomar por influencia o en interés de la sociedad controlante, así como las
decisiones de mayor importancia que la sociedad controlante, haya tomado o dejado de
tomar en interés de la sociedad controlada;
La Superintendencia de Sociedades, o en su caso la de Valores o Bancaria, podrá en
cualquier tiempo, a solicitud del interesado, constatar la veracidad del contenido del
informe especial y si es del caso, adoptar las medidas que fueren pertinentes.

ARTICULO 30. OBLIGATORIEDAD DE INSCRIPCION EN EL REGISTRO

MERCANTIL. Cuando de conformidad con lo previsto en los artículos 260 y 261 del
Código de Comercio, se configure una situación de control, la sociedad controlante lo
hará constar en documento privado que deberá contener el nombre, domicilio,
nacionalidad y actividad de los vinculados, así como el presupuesto que da lugar a la
situación de control. Dicho documento deberá presentarse para su inscripción en el
registro mercantil correspondiente a la circunscripción de cada uno de los vinculados,
dentro de los treinta días siguientes a la configuración de la situación de control.
Si vencido el plazo a que se refiere el inciso anterior, no se hubiere efectuado la
inscripción a que alude este artículo, la Superintendencia de Sociedades, o en su caso
la de Valores o Bancaria, de oficio o a solicitud de cualquier interesado, declarará la
situación de vinculación y ordenará la inscripción en el Registro Mercantil, sin perjuicio
de la imposición de las multas a que haya lugar por dicha omisión.
En los casos en que se den los supuestos para que exista grupo empresarial se
aplicará la presente disposición. No obstante, cumplido el requisito de inscripción del
grupo empresarial en el registro mercantil, no será necesaria la inscripción de la
situación de control entre las sociedades que lo conforman.
PARAGRAFO 1o. Las Cámaras de Comercio estarán obligadas a hacer constar en el
certificado de existencia y representación legal la calidad de matriz o subordinada que
tenga la sociedad así como su vinculación a un grupo empresarial, de acuerdo con los
criterios previstos en la presente ley.
PARAGRAFO 2o. Toda modificación de la situación de control o del grupo, se inscribirá
en el Registro Mercantil. Cuando dicho requisito se omita, la entidad estatal que ejerza
la inspección, vigilancia o control de cualquiera de las vinculadas podrá en los términos
señalados en este artículo, ordenar la inscripción correspondiente.
 3. DECRETO 2649 DE 1993, Arts. 20, 21, 23, 31, 32,33, 61, 122, 136, 137

CAPITULO IV

De los estados financieros y sus elementos

SECCION I

De los estados financieros

Art. 19. Importancia. Los Estados financieros, cuya preparación y presentación es

responsabilidad de los administradores del ente, son el medio principal para suministrar
información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico.
Mediante una tabulación formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales
registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de
los datos contables.

Art. 20. Clases principales de estados financieros. Teniendo en cuenta las

características de los usuarios a quienes van dirigidos o los objetivos específicos que
los originan, los estados financieros se dividen en estados de propósito general y de
propósito especial.

Art. 21. Estados financieros de propósito general. Son estados financieros de propósito
general aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por
usuarios indeterminados, con el animo principal de satisfacer el interés común del
publico en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de
fondos. Se deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta.

Son estados financieros de propósito general, los estados financieros básicos y los
estados financieros consolidados.

Art. 22. Estados financieros básicos. Son estados financieros básicos:

1. El balance general.

2. El estado de resultados.

3. El estado de cambios en el patrimonio.

4. El estado de cambios en la situación financiera, y

5. El estado de flujos de efectivo.

Art. 23. Estados financieros consolidados. Son estados financieros consolidados

aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los
cambios en el patrimonio y en la situación financiera, así como los flujos de efectivo. de
un ente matriz y sus subordinados, o un ente dominante y los dominados, como si
fuesen los de una sola empresa.

Art. 24. Estados financieros de propósito especial. Son estados financieros de propósito
especial aquellos que se preparan para satisfacer necesidades especificas de ciertos
usuarios de la información contable. Se caracterizan por tener una circulación o uso
limitado y por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones.

Entre otros, son estados financieros de propósito especial: el balance inicial, los
estados financieros de períodos intermedios, los estados de costos, el estado de
inventario, los estados financieros extraordinarios, los estados de liquidación, los
estados financieros que se presentan a las autoridades con sujeción a las reglas de
clasificación y con el detalle determinado por estas y los estados financieros preparados
sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad
generalmente aceptados.

Art. 25. Balance inicial. Al comenzar sus actividades, todo ente económico debe
elaborar un balance general que permita conocer de manera clara y completa la
situación inicial de su patrimonio.

Art. 26. Estados financieros de períodos intermedios. Son estados financieros de

períodos intermedios los estados financieros básicos que se preparan durante el
transcurso de un período, para satisfacer, entre otras, necesidades de los
administradores del ente económico o de las autoridades que ejercen inspección,
vigilancia o control. Deben ser confiables y oportunos.

Al preparar estados financieros de períodos intermedios, aunque en aras de la

oportunidad se apliquen métodos alternos,se deben observar los mismos principios que
se utilizan para elaborar estados financieros al cierre del ejercicio.

Art. 27. Estados de costo. Son estados de costos aquellos que se preparan para
conocer en detalle la erogaciones y cargos realizados para producir los bienes o prestar
los servicios de los cuales un ente económico ha derivado sus ingresos.

Art. 28. Estado de inventario. El estado de inventario es aquel que debe elaborarse
mediante la comprobación en detalle de la existencia de cada una de las partidas que
componen el balance general.

Art. 29. Estados financieros extraordinarios. Son estados financieros extraordinarios, los
que se preparan durante el transcurso de un período como base para realizar ciertas
actividades. La fecha de los mismos no puede ser anterior a un mes a la actividad o
situación para la cual deban prepararse.

Salvo que las normas legales dispongan otra cosa, los estados financieros
extraordinarios no implican el cierre definitivo del ejercicio y no son admisibles para
disponer de las utilidades o excedentes.
Son estados financieros extraordinarios, entre otros, los que deben elaborarse con
ocasión de la decisión de transformación, fusión o escisión, o con ocasión de la oferta
pública de valores, la solicitud de concordato con los acreedores y la venta de un
establecimiento de comercio.

Art. 30. Estados de liquidación. Son estados de liquidación aquellos que debe presentar
un ente económico que ha cesado sus operaciones, para informar sobre el grado de
avance del proceso de realización de sus activos y de cancelación de sus pasivos.

Art. 31. Estados preparados sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de los
principios de contabilidad generalmente aceptados.

Con sujeción a las normas legales, para satisfacer necesidades específicas de ciertos
usuarios, las autoridades pueden ordenar o los particulares pueden convenir, para su
uso exclusivo, la elaboración y presentación de estados financieros preparados sobre
una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad
generalmente aceptados.

Son ejemplos de otras bases comprensivas de contabilidad, las utilizadas para preparar
declaraciones tributarias, la contabilidad sobre la base de efectivo recibido y
desembolsado y, en ciertos casos, las bases utilizadas para cumplir requerimientos o
requisitos de información contable formulados por las Autoridades que ejercen
inspección, vigilancia o control.

La preparación de estos estados no libera al ente de emitir estados financieros de

propósito general.

Art. 32. Estados financieros comparativos. Son estados financieros comparativos

aquellos que presentan las cifras correspondientes a mas de una fecha, período o ente
económico.

Los estados financieros de propósito general se deben preparar y presentar en forma

comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre que tales períodos
hubieren tenido una misma duración. En caso contrario, la comparación se debe hacer
respecto de estados financieros preparados para mostrar un mismo lapso del ciclo de
operaciones.

Sin embargo, no será obligatoria la comparación cuando no sea pertinente,

circunstancia que se debe explicar detalladamente en notas a los estados financieros.

Art. 33. Estados financieros certificados y dictaminados. Son estados financieros

certificados aquellos firmados por el representante legal, por el contador público que los
hubiere preparado y por el revisor fiscal, si lo hubiere, dando así testimonio de que han
sido fielmente tomados de los libros.
Son estados financieros dictaminados aquellos acompañados por la opinión profesional
del contador público que los hubiere examinado con sujeción a las normas de auditoría
generalmente aceptadas.

CAPITULO II

Normas técnicas especificas

SECCIÓN I

Normas sobre los activos

Art. 61. Inversiones. Las inversiones están representadas en títulos valores y demás
documentos a cargo de otros entes económicos, conservados con el fin de obtener
rentas fijas o variables, de controlar otros entes o de asegurar el mantenimiento de
relaciones con estos.

Cuando representan activos de fácil enajenación, respecto de los cuales se tiene el

propósito de convertirlos en efectivo antes de un año, se denominan inversiones
temporales. Las que no cumplen con estas condiciones se denominan inversiones
permanentes.

El valor histórico de las inversiones, el cual incluye los costos ocasionados por su
adquisición tales como comisiones, honorarios e impuestos, una vez reexpresado como
consecuencia de la inflación cuando sea el caso, debe ser ajustado al final del período
al valor de realización, mediante provisiones o valorizaciones.

Para este propósito se entiende por valor de realización de las inversiones de renta
variable, el promedio de cotización representativa en las bolsas de valores en el último
mes y, a falta de este, su valor intrínseco.

No obstante, las inversiones en subordinadas, respecto de las cuales el ente económico

tenga el poder de disponer que en el período siguiente le transfieran sus utilidades o
excedentes, deben contabilizarse bajo el método de participación, excepto cuando se
adquieran y mantengan exclusivamente con la intención de enajenarlas en un futuro
inmediato, en cuyo caso deben contabilizarse bajo el método de costo.

Teniendo en cuenta la naturaleza de la partida y la actividad del ente económico,

normas especiales pueden autorizar o exigir que estos activos se reconozcan o valúen
a su valor presente.

PARAGRAFO. Cuando la contabilización de una inversión, conforme a este articulo,

deba cambiarse de método, los efectos de tal cambio deben reconocerse
prospectivamente.
Art. 122. Estados financieros consolidados. El ente económico que posea mas del 50%
del capital de otros entes económicos, debe presentar junto con sus estados financieros
básicos, los estados financieros consolidados, acompañados de sus respectivas notas.

No se consolidan aquellos subordinados que:

1. Su control por parte del ente matriz sea impedido o evitado de alguna forma, o

2. El control sea temporal.

Los entes no consolidados deberán ser objeto de revelación.

La consolidación debe efectuarse con base en estados financieros cortados a una

misma fecha. Si ello no es posible, se podrán utilizar estados con una antigüedad no
mayor de tres meses.

Al prepararse una consolidación contable se tendrá en cuenta como principios

fundamentales que un ente económico no puede poseerse ni deberse así mismo, ni
puede realizar utilidades o excedentes o pérdidas por operaciones efectuadas consigo
mismo.

Debe revelarse separadamente el interés minoritario en entes subordinados y

clasificarlo inmediatamente antes de la sección de patrimonio.

Art. 136. Criterios para resolver los conflictos de normas. Sin perjuicio de lo dispuesto
por normas superiores, tratándose del reconocimiento y revelación de hechos
económicos, los principios de contabilidad generalmente aceptados priman y deben
aplicarse por encima de cualquier otra norma. Sin embargo, deben revelarse las
discrepancias entre unas y otras.

Cuando se utilice una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de

contabilidad generalmente aceptados, estos se aplicaran en forma supletiva en lo
pertinente.

Cuando normas distintas e incompatibles con los principios de contabilidad

generalmente aceptados exijan el registro contable de ciertos hechos, estos se harán
en cuentas de orden fiscales o de control, según corresponda. Para fines fiscales,
cuando se presente incompatibilidad entre las presentes disposiciones y las de carácter
tributario prevalecerán estas ultimas.

Art. 137. Ejercicio de las facultades reguladoras en materia de contabilidad. Salvo lo

dispuesto en normas superiores, el ejercicio de facultades en virtud de las cuales otras
Autoridades distintas del Presidente de la República pueden dictar normas especiales
para regular la contabilidad de ciertos entes, esta subordinado a las disposiciones
contenidas en el Título Primero y en el Capítulo I del Título Segundo de este Decreto.

Conc.: Circular Externa 023 de 1997

 4. ESTATUTO TRIBUTARIO: Art. 631-1 y 651

ARTICULO 631-1. OBLIGACIÓN DE INFORMAR LOS ESTADOS FINANCIEROS

CONSOLIDADOS POR PARTE DE LOS GRUPOS EMPRESARIALES. <Artículo
adicionado por el artículo 95 de la Ley 488 de 1998. El nuevo texto es el siguiente:>
Para efecto de control tributario, a más tardar el treinta (30) de junio de cada año, los
grupos económicos y/o empresariales, registrados en el Registro Mercantil de las
Cámaras de Comercio, deberán remitir en medios magnéticos, a la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales sus estados financieros consolidados, junto con sus
respectivos anexos, en la forma prevista en los artículos 26 a 44 de la Ley 222 de 1995,
y demás normas pertinentes.
El incumplimiento de la obligación prevista en el presente artículo dará lugar a la
aplicación de las sanciones previstas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.

ARTICULO 651. SANCIÓN POR NO ENVIAR INFORMACIÓN. <Aparte subrayado

CONDICIONALMENTE EXEQUIBLE. Inciso modificado por el Artículo 55 de la Ley 6 de
1992. El nuevo texto es el siguiente:> Las personas y entidades obligadas a suministrar
información tributaria así como aquellas a quienes se les haya solicitado informaciones
o pruebas, que no la suministren dentro del plazo establecido para ello o cuyo
contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, incurrirán en la siguiente
sanción:
a) <Ajuste de las cifras en valores absolutos en términos de UVT por el artículo 51 de la
Ley 1111 de 2006 (A partir del año gravable 2007). Literal modificado por el artículo 55
de la Ley 6 de 1992. El texto con los valores reajustados es el siguiente:> Una multa
hasta de 15.000 UVT,  la cual será fijada teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- <Aparte subrayado CONDICIONALMENTE EXEQUIBLE> Hasta del 5% de las sumas
respecto de las cuales no se suministró la información exigida, se suministró en forma
errónea o se hizo en forma extemporánea.
- Cuando no sea posible establecer la base para tasarla o la información no tuviere
cuantía, hasta del 0.5% de los ingresos netos. Si no existieren ingresos, hasta del 0.5%
del patrimonio bruto del contribuyente o declarante, correspondiente al año
inmediatamente anterior o última declaración del impuesto sobre la renta o de ingresos
y patrimonio.  
b) El desconocimiento de los costos, rentas exentas, deducciones, descuentos, pasivos,
impuestos descontables y retenciones, según el caso, cuando la información requerida
se refiera a estos conceptos y de acuerdo con las normas vigentes, deba conservarse y
mantenerse a disposición de la Administración de Impuestos.
Cuando la sanción se imponga mediante resolución independiente, previamente se
dará traslado de cargos a la persona o entidad sancionada, quien tendrá un término de
un (1) mes para responder.
La sanción a que se refiere el presente artículo, se reducirá al diez por ciento (10%) de
la suma determinada según lo previsto en el literal a), si la omisión es subsanada antes
de que se notifique la imposición de la sanción; o al veinte por ciento (20%) de tal suma,
si la omisión es subsanada dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha en que se
notifique la sanción. Para tal efecto, en uno y otro caso, se deberá presentar ante la
oficina que está conociendo de la investigación, un memorial de aceptación de la
sanción reducida en el cual se acredite que la omisión fue subsanada, así como el pago
o acuerdo de pago de la misma.
En todo caso, si el contribuyente subsana la omisión con anterioridad a la notificación
de la liquidación de revisión, no habrá lugar a aplicar la sanción de que trata el literal b).
Una vez notificada la liquidación sólo serán aceptados los factores citados en el literal
b), que sean probados plenamente.
PARAGRAFO. <Parágrafo derogado por el artículo 69 de la Ley 863 de 2003>

5. LAS CIRCULARES SON INSTRUCCIONES DE LAS SUPERINTENDENCIAS,

PARA EL MANEJO DE LAS RELACIONES COMERCIALES ENTRE
MATRICES Y SUBORDINADAS.

MARCO CONCEPTUAL:

1. VINCULADOS ECONOMICOS: Son las sociedades en las cuales se hace

una inversión representativa con el objeto de mejorar la productividad de la
casa matriz por dos vías, la de rendimientos (dividendos o participaciones) o
por las operaciones cruzadas entre compañías que mejoran las estructura
financiera.
2. AGENCIAS Y SUCURSALES: Es la primera vinculación de la casa matriz y
las agencias y sucursales que son establecimientos de comercio creados por
estas. En la agencia, el administrador no tiene autonomía y carece de poder
para representarla, en cambio en la sucursal tiene autoridad y poder de
representación debidamente autorizada su creación por Escritura Pública,
constituida para ampliar y competir en mercados, con la obligación de
presentar estados financieros combinados o consolidados.
3. CONTRATO DE AGENCIA COMERCIAL: Son empresas independientes de
la casa matriz, que organizan el grupo de impulsadoras o consultoras a las
cuales adiestran en el conocimiento del producto y del mercado, para que
posteriormente sean ellas las que negocien directamente y por sus ventas, la
agencia obtenga el beneficio en calidad de comisión por la organización,
control y mantenimiento de las consultoras y del mercado
4. CASA MATRIZ: Es la localización de la oficina central donde la mayoría, o
casi todas, las funciones de una organización se concentran. La casa matriz,
en general, alberga a los directivos de una organización, que en definitiva son
los que toman las decisiones estratégicas y señalan el rumbo de la
organización.
5. SUBORDINADAS: Es la relación más importante de la casa matriz con otras
sociedades, donde las inversiones directas (Filial) o indirectas (Subsidiarias)
logran superar el 50% o más de la inversión, para adquirir el control societario
y ejercer el poder de cuya relación se genera la obligación de presentar
estados financieros consolidados.
    

AGENCIAS Y SUCURSALES

AGENCIAS

DEFINICIÓN: Código de Comercio Artículo 264 Son agencias de

una sociedad sus establecimientos de comercio cuyos
administradores carezcan de poder para representarlas.

ASPECTOS JURIDICOS

ARTÍCULO 49 CPC. Las sociedades domiciliadas en Colombia

deberán constituir apoderados con capacidad para
representarlas en los procesos relacionados con ellas o con sus
dependientes, en los lugares donde establezcan sucursales o
agencias, en la forma indicada en el artículo 23 del Código de
procedimiento Civil si no los constituyen , llevara su
representación quien tenga la dirección de la respectiva sucursal
o agencia.

Las agencias pueden crearse, suprimirse , variarse el sitio de su

actividad, restringir los ramos o campos de operación, mediante
simples decisiones del órgano de administración.

ASPECTOS CONTABLES

La agencia no necesita llevar un sistema de contabilidad de

partida doble. Lo único que necesita es un libro de caja en el cual
anotar el dinero recibido de la casa central para su fondo fijo, y
los pagos hechos con el mismo para sus gastos. El Registro de
pagos suele llevarse por duplicado. Cuando el fondo fijo
disminuye y se desea un cheque para reponerlo se envía a la
casa central una copia de la hoja de pagos, juntamente con las
justificaciones, como evidencia de la índole y corrección de los
desembolsos efectuados, y la otra copia queda en poder de la
agencia.

Los asientos a realizar por la casa principal dependerán de si la

gerencia desea determinar las utilidades netas de la agencia.

La agencia tiene un surtido de muestras para que la vean los

clientes, pero no mantiene existencias para hacer las entregas a
los clientes. Los pedidos se envían a la casa central y es esta la
que los sirve.
Los créditos son concedidos por la casa principal; las cuentas a
cobrar se llevan en los libros de la principal y esta efectúa los
cobros.

El fondo fijo para los gastos los provee la casa principal, la cual
los repone a la medida que se agoten. La agencia no maneja
ningún otro efectivo.

SUCURSALES

DEFINICIÓN: Código de Comercio Artículo 263. Son sucursales

los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad,
dentro o fuera de su domicilio para el desarrollo de los negocios
sociales o de parte de ellos, administrados por mandatarios con
facultades para representar a la sociedad.

Cuando en los estatutos no se determine la facultades de los

administradores de las sucursales, deberá otorgárseles un poder
por escritura pública ó documento legalmente reconocido que se
inscribirá en el Registro Mercantil. A falta de dicho poder, se
presumirá que tendrán las mismas atribuciones de los
administradores de la principal.

Facultades de Administradores de Sucursales. Cuando en los

estatutos no se determine la facultades de los administradores de
las sucursales, deberá otorgárseles un poder por escritura
pública ó documento legalmente reconocido que se inscribirá en
el Registro Mercantil. A falta de dicho poder, se presumirá que
tendrán las mismas atribuciones de los administradores de la
principal, quien a su vez , si no esta expresamente sujeto a
limitaciones determinadas claramente en el contrato social, sea
por estipulaciones iniciales del mismo, o por reformas,
posteriores, puede celebrar o ejecutar todos los actos o contratos
comprendidos dentro del objeto social o que se relación en con la
existencia y el funcionamiento de la sociedad, como se advierte
en el Artículo 263 del Código de Comercio , en armonía con el
196 de la misma obra. Con lo cual se trata, a un mismo tiempo,
de proteger adecuadamente a los terceros que negocian con la
sociedad en el lugar de su sucursal y de facilitar a la sociedad el
desarrollo de sus actividades en esa plaza.

ASPECTOS COMERCIALES

MATRICULA DE UNA SUCURSAL.

Oportunidad de la matricula de la sucursal: Debe efectuarse

dentro del mes siguiente a la fecha de su apertura.

Lugar de Registro: La solicitud de matricula y de registro de

documentos en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el
lugar donde la sucursal va a desarrollar su actividad.

Requisitos para el Registro: Antes de asignarle nombre a la

sucursal, verifique nombre igual ó similar.
Diligencie el formulario de matricula de sucursales impreso por la
cámara de comercio.
Remita copia autentica del documento donde consta la decisión
del órgano competente que ordenó la apertura de la sucursal.

Si la sociedad abre la sucursal en un lugar que corresponda a

una jurisdicción diferente de aquella a la cual corresponde el
domicilio principal de la sociedad, adjunte los siguientes
documentos:

 · Copia de la escritura de Constitución.

 · Copia de las escrituras de reformas.
 · Copia de el permiso de funcionamiento si se trata de una
sociedad vigilada.

Envíe el documento que contenga la facultad del administrador

de la sucursal, en caso de que las mismas no consten en los
estatutos sociales, por escritura pública o documento reconocido
ante el juez ó notario. Anexe el nombramiento de administrador si
no consta en el documento anterior.

Recomendaciones: La copia del acta que se remita debe ser

autorizada con la firma del secretario de la sociedad o del
representante legal.

Remita un ejemplar de la primera copia de cada escritura pública.

Para crear, suprimir, cambiar el domicilio de una sucursal se
requiere siempre una reforma estatutaria.

INSCRIPCIÓN DEL NOMBRAMIENTO DEL REPRESENTANTE

ARTÍCULO 441 Código de Comercio En el registro mercantil se
inscribirá la designación de representantes legales mediante
copia de la parte pertinente del acta de la junta directiva o de la
asamblea, en su caso, una vez aprobada y firmada por el
presidente y el secretario, o en su defecto por el revisor fiscal.

ARTÍCULO 443 Código de Comercio El gerente deberá rendir

cuentas comprobadas de su gestión, cuando se lo exija la
asamblea general o la junta directiva, al final de cada ano y
cuando se retire de su cargo.

Debe rendir cuentas debidamente respaldadas en comprobantes

así:
- Cuando lo ordene la asamblea general de accionistas.
- Cuando lo exija la junta directiva.
- Al final de cada ejercicio social, y
- Cuando por cualquier motivo se retire del cargo.

ASPECTOS CONTABLES

La contabilidad de una sucursal consiste en llevar un juego

completo de libros en el cual anota las mercancías recibidas por
la casa principal y las adquiridas de otras entidades, las ventas,
las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y los gastos. El
mayor contiene una cuenta corriente denominada Casa Principal,
a la cual se acredita todo aquello que se recibe de la casa
principal y se debita de lo que se envía a la misma. La cuenta
corriente casa principal es, pues, una cuenta de capital que
indica la inversión hecha por la casa principal en la sucursal.
Cuando esta ultima cierra sus libros se traspasa la utilidad neta
de la cuenta de perdidas y ganancias a la de cuenta corriente
casa principal, como un aumento de su responsabilidad ante la
casa principal, mientras existiera una perdida neta, esta se
cerraría contra la cuenta corriente casa principal.

Los métodos empleados por la casa principal dependen, hasta

cierto punto, de precio al que se facturan las mercancías a la
sucursal. Existen 3 métodos típicos de facturar :

 · Mercancías facturadas a la sucursal al costo : Este es el

método usual y el mas sencillo.
 · Mercancías facturadas a la sucursal a un precio arbitrario
o intermedio entre el costo y precio de venta : Se usa a
veces este método con el fin de que el gerente de la
 sucursal no se entere del costo de las mercancías
vendidas y, por lo tanto, de las utilidades de la sucursal.
 · Mercancías facturadas a la sucursal al precio de venta :
Este método se basa en la teoría según la cual si la
sucursal carga sus cuentas de las mercancías el precio de
venta de los artículos recibidos y acredita a las mismas las
ventas al mismo precio, el saldo neto de las mercancías
en los libros de la sucursal debe representar el precio de
las mercancías en existencia. En otros términos, se
supone que este método facilita un inventario continuo de
las mercancías de la sucursal al precio de venta y
proporciona así una comprobación automática de las
mercancías, que impedirá o descubrirá los descuidos y los
fraudes. Este método funciona bien siempre que no se
varíen a menudo los precios de ventas; si estos fluctúan
con frecuencia, es preciso hacer tantos ajuste que el
trabajo que estos implican suele contrapesar sus ventajas.

La sucursal mantiene existencias de mercancías, la mayor

parte de las cuales son obtenidas en la casa principal,
pero parte de las cuales puede haber comprado en otras
entidades. Las entregas se hacen de las existencias de la
sucursal.

Los créditos son concedidos por la sucursal; las cuentas a cobrar

se llevan en los libros de la sucursal, esta efectúa los cobros.

Los cobros efectuados por la sucursal son depositados en un

banco local para que los acredite a las misma; el gerente de la
sucursal extiende los cheques para pagar los gastos.

La sucursal desempeña la mayor parte de las funciones de una

empresa independiente, sujeta solamente a la inspección y
control de la casa principal.

El activo fijo de las sucursales se lleva por lo regular en los libros

de la casa principal. Si se sigue este método, la compra de activo
fijo por la casa principal con destino a la sucursal se anota a los
libros de aquella por medio de un cargo de muebles y enseres -
sucursal ( u otra cuenta del mismo grupo) y un crédito a caja. En
los libros de la sucursal no aparecerá ningún asiento por este
concepto. Si es la sucursal la que hace la compra del activo fijo,
el asiento en sus propios libros, debe cargar el activo fijo y
acreditar caja, se lleva a la cuenta corriente-casa principal el
ingreso, y se debita caja. La sucursal notificara la compra a la
casa principal, y esta cargara a muebles y enseres-sucursal y
acreditara a la cuenta de sucursal-cuenta corriente.

La diferencia principal entre la contabilidad de la sucursal y la de

una compañía verdaderamente independiente consiste en que la
primera no lleva las cuentas de patrimonio. Una sucursal no la
inician los propietarios individuales, sino más bien la oficina
principal, y por tanto la única cuenta de patrimonio que lleva una
sucursal algo así como “Oficina principal por pagar”, por cuanto
los activos netos de la sucursal son de propiedad de la compañía
misma, la oficina principal igualmente en sí llevara una cuenta
reciproca llamada “sucursal por cobrar”. La oficina principal lleva
esta cuenta como un activo y siempre debe ser igual a la cuenta
reciproca “oficina principal por pagar”, que es llevada en los libros
de la sucursal.

EJEMPLO :

Para ilustrar los fundamentos de las sucursales, digamos que

una compañía cuyas oficinas principales están situadas en
Medellín, abre una sucursal en Cali en enero 2 de 2003. La
sucursal va a mantener sus propios registros de contabilidad y
cerrará sus libros y preparará estados financieros a final de cada
mes.

1. La sucursal va a funcionar en un local amoblado tomado en

alquiler, e inicia operaciones con $5.000 en dinero efectivo y
$50.000 en inventario de mercancía que le ha dado la oficina
principal.
Durante el mes hubo otras transacciones así:

2. Compras de inventario a crédito hechas por la sucursal

$10.000

3. Ventas de la sucursal:

a. Crédito $50.000
b. De contado $20.000

4. Cobros de la sucursal de cuentas por cobrar $42.000

5. Pagos de la sucursal sobre cuentas por pagar $7.500

6. Gastos de la sucursal (incluyendo alquiler del local donde

funciona pagados en efectivo $12.000
7. Dinero enviado por la sucursal a la oficina principal $40.000

Los asientos que se harían para contabilizar estas transacciones

en los libros de la sucursal son los siguientes:

Punto 1: La sucursal fue abierta con $5.000 y $50.000, que dió

la oficina principal; esto es una transacción dentro de la
compañía y requiere por tanto un asiento tanto en los libros de la
sucursal como en los de la oficina principal. La sucursal registra
el recibo de estos debitando Caja y Banco por $5.000 y una
cuenta tal como despachos de oficina principal por $50.000, el
valor del inventario recibido. Esta cuenta es similar a la de
compras, y se usa en vez de esa ultima para cualquier mercancía
que se reciba directamente de la oficina principal; al igual que la
cuenta de compras, se cierra a final del período contable con
resumen de rentas y gastos. La cuenta que la sucursal acredita,
Oficina principal por pagar, equivale según se mencionó antes a
la cuenta de patrimonio de la sucursal; sus activos netos en este
momento valen $55.000 y son propiedad de la oficina principal.

Al mismo tiempo que la sucursal está haciendo sus asientos la

oficina principal debe hacer otro correspondiente. Esta última
acredita caja y bancos por $5.000 que dió a la sucursal y otra
cuenta llamada despachos a sucursal por los $50.000 en
inventario que transfirió a esta.

Esta cuenta de despachos a sucursal la trata la oficina principal

como una cuenta de ventas, y la utiliza en vez de esta ultima
para cualquier despacho de inventario que haga a la sucursal; al
igual que la cuenta de ventas la cierra al final del período con
resumen de rentas y gastos.

La cuenta que la oficina principal debita, sucursal por cobrar, es

de activo, y muestra la suma que la sucursal le adeuda. Esta
cuenta se debita cuando la oficina principal transfiere activos a la
sucursal y se acredita cuando recibe activos de la misma
igualmente la cuenta de oficina principal por pagar se acredita
cuando se reciben activos de la principal y se debita cuando
estos se remiten a dicha oficina principal. Las dos cuentas son
por consiguiente reciprocas en su naturaleza y el saldo de una
debe ser igual a la otra.

Punto 2 : Cualquier compra de mercancía que haga la sucursal a

los particulares se contabiliza justamente como si esta fuera un a
compañía independiente. La oficina principal no estuvo implicada
en la transacción , y por tanto no hay ningún asiento
correspondiente en sus libros.

Puntos 3,4,5 y 6 : Este tipo de asiento es hecho como si la

sucursal fuera una compañía independiente. La oficina principal
no se afecta.

Punto 7 : Los asientos registrados tanto en los libros de la

sucursal como en los libros de la oficina principal para esta
transacción son inversos a los que se registran en el asiento del
primer punto. En este caso la sucursal esta remitiendo activos a
la oficina principal , para lo cual debita la cuenta oficina principal
por pagar, igualmente, la oficina principal debita caja y bancos
por la suma recibida y acredita la cuenta sucursal por cobrar.

Al final del mes la sucursal tiene que cerrar sus libros y preparar
estados financieros.

CONSOLIDACIÓN DE LAS CUENTAS DE LA SUCURSAL Y

DE LA OFICINA PRINCIPAL

Cuando una compañía tiene sucursales de ventas separadas y

hace mantener sus propios registros de contabilidad, no solo
establece información financiera independiente sino también
permita la dirección de cada división separada de la compañía
empaparse en como le ha ido en su operación particular.

Sin embargo, a parte de los resultados financieros separados

que este sistema produce, la compañía también debe determinar
periódicamente su ganancia o perdida neta en conjunto (como
una sola unidad) y preparar estados financieros igualmente en
conjunto. Esto implica la combinación de los registros de
contabilidad de la oficina principal con los de la sucursal, proceso
en el que ciertas cuentas se combinan y otras aquellas que
reflejan las transacciones dentro de la compañía se eliminan. Sin
embargo la combinación y eliminación de las cuentas no se lleva
a cabo en los registros formales de contabilidad sino en papeles
de trabajo; luego se preparan los estados financieros para la
compañía en conjunto con los datos obtenidos allí. En esta forma
la compañía puede hacer esto sin tener que cambiar ningún
registro de contabilidad llevado por las divisiones de la misma.

Para consolidar las cuentas de la oficina principal con las de la

sucursal, el contador primero lista en una hoja de papel de
trabajo los balances de comprobación tanto de la una como de la
otra, correspondientes a la fecha en que se está haciendo la
consolidación.

Las cuentas registradas en la primera columna de la izquierda,

se aplica en algunos casos tanto a la oficina principal como a la
sucursal (caja y bancos, por ejemplo), y en otros únicamente a
una de las dos.
Las primeras dos columnas representan las cifras del balance de
comprobación ajustado de la oficina principal y las dos columnas
siguientes las mismas cifras para la sucursal.

Luego en el tercer par de columnas se eliminan las llamadas

cuentas reciprocas, cuentas que aparecen como debito en un
juego de libros y crédito en el otro y que solo reflejan
transacciones dentro de la compañía. Los juegos de cuentas que
se eliminaron en el caso del ejemplo son (1) Sucursal por cobrar
y oficina principal por pagar, (2) despachos a sucursal y
despachos de oficina principal. Estas cuentas reflejan
transacciones dentro de la compañía misma y no las que esta ha
hecho con terceros, aunque estas cuentas pueden establecerse
para fines de un sistema de contabilidad dentro de la compañía,
no se incluyen en los estados financieros de esta como una sola
unidad. Pues no solo seria incorrecto, sino que también no
tendría sentido el que la compañía tenga en su estado financiero
una cuenta de activos llamada sucursal por cobrar y otra
correspondiente de patrimonio, titulada oficina principal por
pagar. O en su estado de resultados una cuenta titulada
despachos a sucursal y otra de costo correspondiente llamada
despachos de oficina principal. Por consiguiente, tales cuentas
dentro de la compañía se eliminan en los papeles de trabajo y
esto se hace simplemente colocando en la columna de crédito
aquellas cuentas reciprocas con saldos débitos y viceversa.

Después de hacer las eliminaciones, entonces se calcula la

ganancia o perdida neta combinada en el cuarto par de
columnas. Las cuentas de rentas y gastos de ambos balances de
comprobación se combinan y los totales se muestran en ese par
de columnas. Se suman las dos columnas y las diferencia es la
ganancia o perdida neta total de la compañía que en nuestro
ejemplo equivale a $71.000.

Esta cifra se extiende al quinto par de columnas (superávit-

ganancias retenidas), y la cifra del balance se lleva al ultimo par
de columnas (Balance General). Las columnas de balance
general se completan extendiendo las cuentas combinadas de
activos y pasivos de la oficina principal y la sucursal, así como
también las cuentas de patrimonio llevadas en los libros de la
primera. De manera que la columna del balance general refleja
los activos, los pasivos y patrimonios totales de la compañía
como una sola entidad de negocio.

ASPECTOS TRIBUTARIOS
RETENCIÓN EN LA FUENTE

Para la presentación se deberá hacer en forma consolidada por

la casa principal yen el domicilio que corresponda a esta. Su
pago se podrá efectuar en los bancos del domicilio de las
sucursales o de la principal.

IVA
La casa principal presentara la declaración de este impuesto en
la jurisdicción de su domicilio en forma consolidadas; los pagos
podrán hacerse en los bancos del domicilio de sucursales o casa
principal.

IMPUESTO DE RENTA
La casa principal presentara la Declaración de impuesto de renta,
en donde consolidara toda la información tributaria de las
sucursales y principal.

IMPUESTO DE TIMBRE
Lo causara la sucursal o la casa principal según sea el caso de
acuerdo donde se genere el acto comercial. Su presentación se
hace en el formulario de retención en la fuente por parte de la
casa principal.

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Este es un impuesto municipal por tal razón su causación y pago
lo efectuará directamente la sucursal o casa principal de acuerdo
a las leyes vigentes del municipio en que este operando.

SOCIEDADES EXTRANJERAS

DEFINICIÓN : ARTÍCULO 469 Código de Comercio Son

extranjeras las sociedades constituidas conforme a la ley de otro
país y con domicilio principal en el exterior.

Todas la sucursales de sociedades extranjeras que desarrollen

actividades permanentes en Colombia estarán sometidas a la
vigilancia del Estado, que se ejercerá por la Superintendencia
Bancaria o de Sociedades, según su objeto social.

Las sociedades extranjeras actúan en Colombia de diversas

maneras : A través de agentes comerciales, o por medio de
apoderado o representante o mediante la constitución de
sociedades filiales o a través de una sucursal.

Cuando una sociedad extranjera pretende emprender negocios

de carácter permanente en Colombia, debe abrir una sucursal
con domicilio en el territorio nacional. Y toda sucursal de
sociedad extranjera, es vigilada por la Superintendencia Bancaria
si las actividades de la sucursal son de los sectores que tal
organismo inspecciona, o por la Superintendencia de Sociedades
si las actividades que desarrollara la sucursal son de otros
sectores de la economía.

Para desarrollar de modo permanente las actividades propias del

objeto social, la sucursal esta sometida a inspección y vigilancia
del Estado en procura de que en su funcionamiento se ajuste a la
ley y a los estatutos. En cambio, para la realización de un acto
aislado la sociedad extranjera obra de manera accidental y no
requiere autorización de ninguna autoridad. En otras palabras, el
ejercicio habitual del objeto social implica permanencia y esta, a
su turno, determina la inspección y vigilancia de la sucursal por
parte del Estado.

APERTURA DE SUCURSALES DE SOCIEDAD EXTRANJERA

ARTÍCULO 471 Código de Comercio Para que una sociedad

extranjera pueda emprender negocios permanentes en
Colombia, establecerá una sucursal con domicilio en el territorio
nacional, para lo cual cumplirá los siguientes requisitos :

 · Protocolizar en una notaria del lugar elegido para su

domicilio en el país, copias autenticas del documento de
su fundación, de sus estatutos, la resolución o acto que
acordó su establecimiento en Colombia y de los que
acrediten la existencia de la sociedad y la personería de
sus representantes.
 · Obtener de la Superintendencia de Sociedades o de la
Bancaria, según el caso, permiso para funcionar en el
país.

CONTENIDO DE LA RESOLUCIÓN SOBRE APERTURA DE

LA SUCURSAL
ARTÍCULO 472 Código de Comercio La resolución o acto en
que la sociedad acuerde conforme a la ley de su domicilio
principal establecer negocios permanentes en Colombia,
expresara :

 · Los negocios que se proponga desarrollar, ajustándose a

las exigencia de la ley colombiana respecto a la claridad y
definición del objeto social.
 · El monto del capital asignado a la sucursal, y el originado
en otras fuentes, si las hubiere.
 · El lugar escogido como domicilio.
 · El plazo de duración de sus negocios en el país y las
causales para la terminación de los mismos.
 · La designación de un mandatario general, con uno o mas
suplentes, que represente a la sociedad en todos los
negocios que se proponga desarrollar en el país. Dicho
mandatario se entenderá facultado para realizar todos los
actos comprendidos en el objeto social, y tendrá la
personería judicial y extrajudicial de la sociedad para
todos los efectos legales.
 · La designación del revisor fiscal, quien será persona
natural con residencia permanente en Colombia.

NACIONALIDAD DE SUS APODERADOS Y SUS SUPLENTES

ARTÍCULO 473 Código de Comercio Cuando la sociedad

tuviera por objeto explotar, dirigir o una actividad declarada por el
estado de interés por la seguridad nacional, el representante y
los suplentes serán ciudadanos colombianos.

ASPECTOS CONTABLES

PAGO DEL CAPITAL ASIGNADO

ARTÍCULO 475 Código de Comercio Para establecer la

sucursal, la sociedad extranjera comprobara ante la
superintendencia respectiva que el capital asignado por la
principal ha sido cubierto.

AUMENTO, REPOSICIÓN Y DISMINUCIÓN DEL CAPITAL DE

LA SUCURSAL

ARTÍCULO 487 Código de Comercio El capital asignado por la

sociedad a sus negocios en el país podrá aumentarse o
reponerse libremente, pero no podrá reducirse sino con sujeción
a lo prescrito en este código, interpretando en consideración a
los acreedores establecidos en el territorio nacional.
El capital destinado por la sociedad extranjera a su sucursal en
Colombia puede ser aumentado cuando la principal lo estime
conveniente. Así mismo, si dicho capital se ha perdido parcial o
totalmente, la ley permite que la principal lo reponga para evitar
que la respectiva superintendencia ordene la liquidación de la
sucursal.

En cambio, la disminución del capital asignado a la sucursal esta

sujeta al cumplimiento de las condiciones establecidas sobre el
particular para las sociedades colombianas, a saber:

 · Obtener autorización del superintendente bancario o de

sociedades, según el caso, quien solamente lo concederá
después de analizar si hecha la reducción, los acreedores
establecidos en el territorio nacional quedan
suficientemente protegidos o garantizados.
 · El representante legal en Colombia de la sociedad
extranjera debe demostrar ante la respectiva
superintendencia :
a) Que la sucursal carece de pasivo externo;
b) Si la sucursal tiene pasivo externo, comprobar que a
pesar de llevar a cabo la disminución del capital, el valor
de los activos sociales representan no menos del doble de
dicho pasivo, y
c) Sino es posible comprobar que el valor de los activos de
la sucursal representan, por lo menos, el doble de su
pasivo externo es menester que los acreedores acepten
expresamente y por escrito la reducción solicitada.

DISMINUCIÓN DEL CAPITAL DE LA SUCURSAL

ARTÍCULO 490 Código de Comercio Cuando la

superintendecia compruebe que el capital asignado a la sucursal
disminuyo en un 50% o mas, requerirá al representante legal
para que los reintegre dentro de termino prudencial que se le fije,
so pena de revocarle el permiso de funcionamiento. En todo
caso, si quien actúe en nombre en representación de la sociedad
no cumple lo dispuesto en este articulo, responderá
solidariamente con la sociedad por las operaciones que realice
desde la fecha del requerimiento.

RESERVAS, PROVISIONES Y OTROS DEBERES

ARTÍCULO 476 Código de Comercio Las sociedades
extranjeras con negocios permanentes en Colombia constituirán
las reservas y provisiones que la ley exige a las anodinas
nacionales y cumplirá los demás requisitos establecidos para su
control y vigilancia.

La sucursal ha de cumplir, entre otros, estos deberes :

 · Llevar, en libros registrados en la Cámara de Comercio

de su domicilio y en idioma español, la contabilidad de sus
negocios, con sujeción a la ley colombiana.
 · Enviar a la superintendencia a la cual esta adscrita su
vigilancia copia del balance general con base en el corte
de cuenta de fin de cada ano. Otra copia debe ser enviada
a la Cámara de Comercio de su domicilio.
 · Constituir e incrementar la reserva legal, que ascenderá
por lo menos el 50% del capital asignado y efectivamente
cubierto a la sucursal, formada con el 10% de las
utilidades liquidas de cada ejercicio.
 · Para determinar los resultados definitivos de las
operaciones realizadas en el respectivo ejercicio, será
necesario que se hayan apropiado las partidas necesarias
para atender el deprecio, la desvalorización y la garantía
del patrimonio de la sucursal.
 · Los inventarios se evaluaran conforme a los métodos
que permita la legislación fiscal.
 · Los beneficios obtenidos se liquidan de acuerdo con los
resultados del balance de fin de ejercicio.
 · La sucursal debe abstenerse de hacer avances o giros a
la principal a buena cuenta de utilidades futuros.

UTILIDADES

ARTÍCULO 496 Código de Comercio Los beneficios obtenidos

por las sucursales de sociedades extranjeras, se liquidaran de
acuerdo con los resultados del balance de fin de ejercicio,
aprobado por la Superintendencia. Por consiguiente la sucursal
no podrá hacer avances o giros a la principal, a buena cuenta de
utilidades futuras.

OPERACIONES EN EL EXTRANJERO

FASB 52. Los puntos mas importantes pueden resumirse como

sigue :
1. Los Estados Financieros en moneda extranjera deben
conformar los PCGA antes de ser convertidos.

2. Los activos, los pasivos y las operaciones de la entidad deben

basarse en la moneda funcional de la entidad. La moneda
funcional de una entidad es el signo monetario de la economía
en que la entidad principalmente opera.

3. Se utiliza la tasa de cambio corriente para la conversión

corriente, a la moneda de la matriz, de los activos y pasivos de
una entidad extranjera denominados en su moneda funcional.

A. Se utiliza el promedio ponderado de las tasas de cambio

existentes en el período para la conversión a la moneda de la
matriz de los ingresos, gastos, y ganancias y perdidas de la
entidad extranjera denominados en su moneda funcional.

B. Se utiliza la tasa de cambio corriente para convertir los cambio

en la situación financiera que no constituyen parte integrante del
estado de resultados; los cambios que son parte integrante del
estado de resultados se convierten al promedio ponderado de las
tasa de cambio del período.

4. La ganancia o perdida por conversión corriente de estados

financieros denominados en moneda extranjera no se incluye en
el estado de resultados sino que se incluye en una cuenta de
ajuste de capital contable. Sin embargo, si antes de efectuar la
conversión corriente es necesario efectuar la conversión histórica
de la moneda original a la moneda funcional la ganancia o la
perdida por conversión histórica se incluye en el estado de
resultados.

5. El saldo acumulado en el capital contable por ganancia o

perdida en conversiones corrientes se realiza al venderse o
completarse sustancialmente la liquidación de la inversión en la
entidad extranjera.

6. Deben convertirse históricamente a la moneda de la matriz los

estados financieros de cualquier entidad extranjera que opere en
un país cuya tasa acumulada de inflación por los últimos tres
anos sea de 100%, o más (altamente inflacionaria).

7. Las transacciones en moneda extranjera son aquellas que

requieren el pago en una moneda que no es la moneda funcional
de la entidad.

8. Las ganancias o perdidas por conversión resultantes de

transacciones en moneda extranjera se incluyen en el estado de
resultados, salvo en los siguientes casos:

A. La ganancia o la perdida por cobertura efectiva que se

designó como económica y fue tomada para proteger la inversión
neta en una entidad extranjera.

B. La ganancia o la perdida en ciertas transacciones a largo

plazo en moneda extranjera entre compañías afiliadas.

C. La ganancia o la perdida por cobertura efectiva que se

designó como económica y fue tomada para proteger un
compromiso identificable y firme en moneda extranjera y que
cumple con ciertas condiciones.

9. Se consideran diferencias temporales para los cuales deben

proveerse impuestos diferidos según los PCGA promulgados las
ganancias o perdidas imponibles en moneda extranjera que no
se incluyen en el mismo periodo en la utilidad imponible y (A) en
la utilidad contable (libros) ó (B) en la cuenta de ajuste del capital
contable (libros).

REVISORES FISCALES
ARTÍCULO 203 Código de Comercio Deberán tener revisor fiscal
:

1. Las sociedades por acciones

2. Las sucursales de compañías extranjeras, y
3. Las sociedades en las que, por ley o por los estatutos, la
administración no corresponda a todos los socios, cuando así lo
disponga cualquier numero de socios excluidos de la
administración que representen no menos del 20% del capital.

ARTÍCULO 489 Código de Comercio Los revisores fiscales de

las sociedades domiciliadas en el exterior se sujetaran , en lo
pertinente, a la disposiciones de este código sobre los revisores
fiscales de las sociedades domiciliadas en el país.

Estos revisores deberán, además, informar a la correspondiente

superintendencia cualquier irregularidad de las que pueden ser
causales de suspensión o de revocación del permiso de
funcionamiento de tales sociedades.
CONTROL INTERNO PARA SUCURSALES

Es necesario que la oficina principal implemente un sistema de

auditoría interna que controle a las sucursales desde los
siguientes enfoques:

 Auditoría de Control Interno: Mediante la cual se evalúan

las medidas de control, conservación y custodia de los
bienes de la sucursal.
 Auditoría Financiera: En la cual se obtendrá evidencia
para expresar una opinión sobre la razonabilidad de las
cifras contenidas en los informes entregados por la
sucursal a la casa principal.
 Auditoría de Cumplimiento: Mediante la cual se verificará
que las normas legales los estatutos de la casa principal y
las decisiones de la asamblea de accionistas sean
seguidas apropiadamente por la sucursal.

ASPECTOS TRIBUTARIOS
IMPUESTO DE RENTA

FAS-109. Se aplica a:

1. El impuesto a la renta doméstico (bien sea nacional, estatal,

local, etc.) y el extranjero.

2. Las operaciones de la empresa, domésticas o extranjeras, que

se consolidan o combinan, o se contabilizan mediante el método
de la participación.

3. Las empresas extranjeras que preparan estados financieros en

concordancia con los PCGA de Estados Unidos de Norteamérica.

4. Objetivos y principios básicos

Los objetivos de la contabilización del impuesto a la renta se

establecen en términos de elementos del balance general:

1. Reconocer el importe del impuesto a la renta a pagarse o a

recobrarse como resultado del ejercicio corriente.
2. Reconocer los activos ó pasivos por impuesto diferido,
correspondientes a las consecuencias impositivas futuras de
hechos ya reconocidos en los estados financieros o en sus notas.
PROCEDIMIENTO

Utilidad contable corporativa antes de impuestos: Es aquel

ingreso o perdida correspondiente a un período antes de efectuar
la deducción relativa al pago de impuestos (también conocido
como ingreso en libros antes de impuestos), de acuerdo a lo
reportado en los estados financieros, de acuerdo a los PCGA.
Ingresos (Pérdida) Gravable: Es el exceso de ingresos sobre
deducciones (deducciones sobre ingresos), a ser reportados a
las autoridades fiscales locales como ingresos fiscales del
período.

Diferencias Temporales: Como resultado de leyes tributarias

locales, algunas transacciones que originan ingresos o gastos
entran dentro de la determinación de la utilidad contable
corporativa antes de impuestos correspondiente a un período, y
dentro de la utilidad gravable dentro de otro período. Las
diferencias temporales se originan en un período y se revierten
en un período sub secuente. Algunas diferencias temporales
reducen el impuesto sobre la renta actual, mientras otros la
aumentan.

Diferencias Permanentes: Son las diferencias entre la utilidad

contable corporativa antes de impuestos y la utilidad gravable, la
cual debido a la existencia de regulaciones y leyes locales, nunca
se reversará. Un ejemplo de lo anterior puede ser, la costumbre
en la cual, por ley, no puede ser deducible para la determinación
del impuesto gravable, pero si deducible como un ingreso
contable corporativo antes de impuestos.

Efectos Fiscales: Representan la diferencia en impuestos

producidos por diferencias temporales. El efecto fiscal de alguna
partida en particular debería calcularse con el efecto del
impuesto con y sin la diferencia temporal. Una diferencia
permanente (de acuerdo a lo descrito anteriormente) no
producirá un efecto fiscal.

Para el impuesto de Renta y complementarios, hallados en la

sucursales, para efectos de la casa matriz, son deducibles de la
renta en el país de la casa matriz.

Impuesto a las Ventas

RESPONSABILIDAD DE LAS SUCURSALES DE

 SOCIEDADES EXTRANJERAS

Las sucursales de sociedades extranjeras son responsables del

impuesto sobre las ventas cuando tengan la calidad de
comerciantes e intervengan en cualquiera de los actos de
producción o distribución de bienes gravados, cuando presten
servicios gravados en el territorio nacional, o cuando importen
bienes gravados. Incluso las entidades extranjeras con oficina en
Colombia, así sean sin ánimo de lucro, pueden ser responsables
del impuesto sobre las ventas.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 437 del Estatuto

Tributario, son responsables, del impuesto sobre las ventas, los
comerciantes, cualquiera sea la fase de los ciclos de producción
y distribución en la que actúen y quienes sin poseer tal carácter,
ejecuten habitualmente actos similares a los de aquellos.

El artículo 10 del Código de Comercio establece que son

comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en
alguna de las actividades que la ley considera mercantiles.

Tratándose de empresas extranjeras, los artículos 469 y

siguientes del mismo estatuto, precisan que las sociedades
constituidas conforme con la ley de otro país y con domicilio
principal en el exterior, para que puedan emprender negocios
permanentes en Colombia deben establecer una sucursal con
domicilio en el territorio nacional con la obligación de designar un
mandatario general con uno o más suplentes, que represente a
la sociedad en todos los negocios.

Lo anterior, supone su calidad de comerciante, calidad que de

encontrarse aunada a la realización de operaciones gravadas
con el impuesto sobre las ventas, hace que la misma cumpla las
condiciones dispuestas por la ley para constituirse en
responsable del impuesto sobre las ventas y eventualmente
agente de retención, si cumple los términos y condiciones
señalados por el artículo 437-2 del E.T.

Documento seleccionado por el Contador Público

José Hernando Zuluaga Marín
Septiembre de 2003