Concesionario de coches
Realizaremos una práctica que consistirá en informatizar un concesionario de
coches. Gestionaremos y mecanizaremos la entrada de datos.
Crear el diseño de las tablas
Antes de empezar con el diseño de nuestra base de datos, tenemos que
crearla.
1.- Ejecutamos Microsoft Access 2000 a través del botón Inicio, Programas,
Microsoft Access.
2.- En el cuadro de diálogo que nos aparece, elegimos Base de datos de
Access en blanco.
3.- Access no pide una ubicación determinada, por lo que en el cuadro
combinado Guardar en, elegimos la carpeta donde vamos a realizar las
prácticas.
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En el cuadro inferior Nombre de archivo, le damos nombre a nuestro ejercicio.
Un buen nombre podría ser Coches. La extensión (.mdb) la coloca Access por
defecto.
4.- Una vez finalizada la ubicación y el nombre del archivo, hacemos clic en
Crear.
5.- Para comenzar con el diseño de nuestra primera tabla, hacemos clic en el
botón Tabla. En la ventana de la derecha, nos encontramos con tres formas
diferentes de crear una tabla. Elegimos la primera haciendo un doble clic sobre
la opción Crear una tabla en vista Diseño.
6.- La ventana que visualizo a continuación es el modo Diseño de una tabla
antes de comenzar con el mismo. Ayudándonos de la tecla TAB, nos pasamos
de una fila a otra, aunque también podemos hacerlo con el ratón.
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7.- La primera tabla que crearemos será la tabla CLIENTES. Para ello,
colocamos el cursor en la primera fila de la columna Nombre del campo y
escribimos Cod_cli.
8.- Pulsamos la tecla TAB, y en Tipo de datos, elegimos Autonumérico.
9.- Los campos de nuestras tablas no dispondrán de ningún espacio.
Contendrán un guión y tres sílabas que identificará la tabla a la que pertenece.
Así, si en otra tabla disponemos de campos con los mismos nombres, los
identificaremos por las tres últimas sílabas.
10.- Continuamos con el diseño de nuestra tabla según los siguientes datos.
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11.- Los campos Tfn1_cli, Tfn2_cli y CodPostal_cli son de tipo texto, ya que
sólo serán numéricos aquellos campos con los que vamos a operar
matemáticamente. Si permitiremos la entrada de cualquier dato en estos
campos como son, barras, guiones, letras, espacios, etc, el contenido de los
campos no será homogéneo, además, puede que la introducción de datos la
lleven a cabo varias personas. Para resolver esto, será necesario definir una
máscara de entrada, que es una de las propiedades de los campos de las
tablas.
12.- Para cambiar las propiedades a un campo, colocamos el cursor en
cualquier lugar de la definición del mismo. En la parte inferior de la tabla, nos
encontramos con dos pestañas, la pestaña General y la pestaña Búsqueda.
En la pestaña General, cambiaremos las siguientes propiedades. No debemos
olvidarnos de que debemos tener el cursor colocado en el campo al que
vayamos a cambiarles las propiedades.
CAMPOS TAMAÑO OTROS
Nom_cli 40 Formato: >
Ape_cli 40 Formato: >
Dire_cli 40 Formato: >
Pobla_cli 40 Formato: >
Valor predeterminado: Madrid
Provi_cli 40 Formato: >
Valor predeterminado: Madrid
CodPostal_cli 5 Máscara: 00000
Tfn1_cli 9 Máscara: 00 000 00 00
Tfn2_cli 9 Máscara: 00 000 00 00
Fecha_naci_cli Formato: Fecha corta
Fecha_alta_cli Formato: Fecha corta
13.- Con la máscara de entrada del campo tfn_cli, le obligamos al usuario a
que introduzca nueve dígitos numéricos. No podrá introducir ni espacios, ni
barras inclinadas, ni guiones, la máscara se encargará de introducir los
espacios necesarios. Aunque en la imagen se muestra la máscara con guiones,
nosotros debemos escribirlos sin ellos, ya que access se encarga de ponerlos
por defecto.
14.- Igualando la propiedad Valor predeterminado a “Madrid”, hacemos que
en la tabla siempre salga Madrid, que es de dónde son la mayoría de nuestros
clientes, y con eso nos ahorramos de escribirlo en cada registro que
introduzcamos.
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15.- Con el símbolo > en la propiedad formato de los campos Nom_cli y
Dire_cli, etc., indicaremos la entrada obligatoria en mayúsculas.
16.- Los campos de tipo fecha, como son: Fecha_naci_cli y Fecha_alta_cli
tienen el formato de fecha corta.
17.- Una vez hemos terminado de introducir todas las propiedades de los
campos, hacemos clic en el aspa (X) de la esquina superior derecha para
cerrar la tabla.
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18.- En el cuadro que nos aparece preguntándonos si queremos guardar los
cambios, contestamos Sí.
19.- En el cuadro Guardar como, escribimos CLIENTES y pulsamos Aceptar.
20.- Seguidamente, Access nos preguntará si queremos que él mismo cree la
clave principal. Todavía no tenemos porqué saber la utilidad que tiene, pero de
momento diré que la clave principal de un campo es exclusivo en una tabla y
no se va a repetir, ejemplos claros de claves principales pueden ser el D.N.I, el
nº de la S.S., el código de barras de un producto, etc.
21.- El campo que es clave principal en una tabla tiene el siguiente aspecto:
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TABLA COCHES
1.- Continuaremos con el diseño de las tablas. La forma de hacerlo será como
hemos explicado en la tabla anterior, sólo que esta vez las propiedades son
diferentes.
2.- Comenzaremos tecleando los nombres de los campos según la siguiente
imagen.
3.- Las propiedades de los campos serán las que se exponen a continuación.
Cuando se elige la propiedad Requerido se obliga a introducir los datos, es
decir, no podremos guardar la tabla sin completar un registro con el campo
Nom_pre vacío. La propiedad Formato permite elegir entre varios tipos de
moneda.
CAMPOS TAMAÑO OTROS
Matricula_co 8 Requerido=Sí
Marca_co 15 Requerido=Sí
Modelo_co 15 Requerido=Sí
Color_co 15 Requerido=Sí
Precio_co Requerido=Sí
Formato: Euro, Lugares decimales: 2
Vendido Requerido=Sí
Foto_co Requerido=Sí
Nota: Debe quedar claro que, al ser todos los campos requeridos, la tabla no
podrá guardar los cambios mientras haya un campo vacío.
4.- Una vez hayamos terminado de introducir todas las propiedades de los
campos, haremos clic en el botón de la esquina superior derecha para cerrar la
tabla.
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5.- Seguidamente nos encontraremos con un cuadro que nos pregunta si
queremos guardar los cambios, contestaremos Sí.
6.- En el cuadro Guardar como, escribiremos Coches y pulsaremos Aceptar.
7.- Seguidamente, Access nos preguntará si queremos que el mismo cree la
clave principal. Haremos clic en No para crearla nosotros más adelante.
TABLA REVISION
1.- La tabla revisión será la última que necesitemos para concluir con este
ejercicio. Llevará el control de las revisiones que hemos hecho a los coches
que hemos vendidos.
2.- Los campos de la tabla Revisión serán los siguientes:
3.- Continuaremos modificando las propiedades de los campos. En esta tabla
vamos a incluir dos propiedades nuevas para el campo de tipo Fecha.
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Regla de validación: > =01/01/2000. Si el usuario introdujera una fecha que
no cumpliera con los criterios indicados, Access daría un mensaje de error. Se
ha indicado la fecha 01/01/2000 porque la empresa no se inauguró hasta
entonces, y cualquier fecha anterior a la indicada sería un error.
Texto de validación: En esta propiedad introduciremos el texto que deseamos
que aparezca en caso de no cumplir con la regla de validación adecuada.
CAMPOS OTROS
Cambio_aceite_re Requerido=Sí
Cambio_filtro_re Requerido=Sí
Revision_frenos_re Requerido=Sí
Fecha_re Requerido=Sí
Regla de validación: >=01/01/2000
Texto de validación: Deberá introducir una fecha
posterior al 01/01/2000
Formato: Fecha corta
4.- Una vez que hemos terminado de introducir todas las propiedades de los
campos, haremos clic en el botón de la esquina superior derecha para cerrar la
tabla.
5.- Seguidamente nos encontraremos con un cuadro que nos pregunta si
queremos guardar los cambios, contestaremos Sí.
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6.- En el cuadro Guardar como, escribiremos Revision y pulsaremos Aceptar.
7.- Acto seguido, Access nos preguntará si queremos que él mismo cree la
clave principal. Haremos clic en Si.
Relaciones
Nos habremos dado cuenta en el diseño de nuestras tablas, que algunos
campos están repetidos, pero no es por ser redundante, sino todo lo contrario,
para ahorrar la introducción de datos. Por ejemplo, si un cliente pide una
factura por cada revisión que ha realizado a su coche, sería un poco laborioso
escribir los datos del cliente en cada factura. Gracias a las relaciones de tablas,
nada de esto será necesario.
Relacionaremos la tabla Revision con las tablas Clientes y Coches. La
relación será de uno a infinito según el nombre del campo que tengan en
común. Para que la relación sea de uno a infinito, debemos hacer clic en la
casilla de verificación Exigir integridad referencial.
Exigiendo Integridad referencial, conseguiremos no anotar ninguna revisión
de ningún cliente que no pertenezca a nuestra tabla de Clientes. Tampoco
podremos eliminar un cliente que haya efectuado una revisión y lo tengamos
anotado como tal. Lo mismo pasaría con la tabla Coches y Revision.
Crear la Clave principal
1.- Para establecer las relaciones entre las tablas será necesario que
establezcamos la clave principal. Dos de nuestras tablas ya la tienen
establecida desde el diseño de la misma, pero todavía nos queda una de ellas.
2.- La tabla que contenga la clave principal se llamará tabla principal, y la tabla
que esté relacionada con ésta será la tabla relacionada.
Para establecer el campo principal de la tabla Coches, mostraremos la misma
en modo Diseño. Si no sabe cómo hacerlo, debería repasar lo que lleva de
este ejercicio.
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3.- Una vez tengamos la tabla abierta en modo Diseño, haremos clic con el
ratón sobre el selector de registros del campo Matricula_co, ya que, tal y como
hemos diseñado nuestra base de datos, es el único campo común con la tabla
Revision, que es precisamente con la que queremos establecer la relación.
4.- Una vez que el campo que vayamos a establecer como campo principal
quede seleccionado, haremos clic en el botón Clave Principal de la Barra de
herramientas.
5.- El aspecto que presenta el campo definido como clave principal es el
siguiente:
1.- Para crear las relaciones entre las tablas que hemos diseñado, pulsaremos
el botón Relaciones de la Barra de herramientas o bien, elegiremos la opción
Relaciones del menú Herramientas.
2.- En la ventana Mostrar tabla, pulsaremos en cada una de las tablas y
seleccionaremos Agregar. Cuando finalicemos con todas las tablas haremos
clic en el botón Cerrar.
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3.- Vamos a relacionar las tablas Revisión y Coches. Para ello, haremos clic
en el campo Matricula_co de la tabla Coches que está en negrita, y
arrastraremos el cursor hasta el campo Matricula_re de la tabla Revisión,
soltaremos el ratón justo encima del mismo.
4.- La relación será de uno a infinito. Para ello, exigiremos Integridad
Referencial, por lo que haremos clic en la casilla de verificación
correspondiente del cuadro de diálogo Modificar relaciones.
5.- Posteriormente, haremos clic en el botón Crear.
6.- Del mismo modo, crearemos la relación entre la tabla Revision y la tabla
Clientes, teniendo en cuenta que en todos ellos exigiremos integridad
referencial:
7.- Relacionaremos el campo Cod_cli_re de la tabla Revision con el campo
Cod_cli de la tabla Clientes.
Al finalizar con la creación de las relaciones, nos debe quedar algo parecido a
la siguiente imagen.
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