UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE HONDURAS

CARRERA:

GERENCIA DE NEGOCIOS

´´ MANUAL DE PROCEDIMIENTO Y POLITCAS ADMINITRATIVO DEL

DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA EMPRESA THE ISLAND S.A´´

ALUMNO: JERSON ALEXANDER MIGUEL LOPEZ

CUENTA: 201430070002

PREVIA A LA OPCION AL TITULO DE:

LICENCIATURA EN GERENCIA DE NEGOCIOS

ROATAN, ISLAS DE LA BAHIA

I
 UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE HONDURAS

AUTORIDADES ACADÉMICAS

Presidente de la Junta de Asociados:. . . . . . . . …….Lic. Roger Valladares

Vicerrector:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . …...Máster. Javier Mejía

Director Académico:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . …...Máster. Jesús Mora

Secretario:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . …...Dr. Romel Galo

Director de Carrera:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . …...Licda. Ada Torres

Autoridades Locales

Coordinador de Campus:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Licda. Onís Erazo

Coordinador de Carrera: . . . . . . . . . . . . . . . . …….Lic. Jorge Alexander Antúnez

Asesor Profesional:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ………

Asesor Técnico:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ……...

Roatán, Islas de la Bahía

III
 Roatán, Islas de la Bahía

Licda. Onís Erazo

Coordinadora del campus Roatán

Presente

Estimada Master Onix Erazo:

Por medio de la presente hago constar que el trabajo monográfico Titulado:

“MANUAL DE PROCEDIMIENTO Y POLITCAS ADMINITRATIVO DEL
DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA EMPRESA THE ISLAND S.A”
Realizado por el alumno: JERSON ALEXANDER MIGUEL LOPEZ, con número
de cuenta: 201430070002, ha sido debidamente asesorado y revisado, en tiempo y
forma por su servidor; por lo cual certifico que cumple con todos los requisitos que
cumple el reglamento de la Universidad Tecnológica de Honduras para su
aprobación.
Por consiguiente, queda a su consideración la fecha de la defensa de la misma

Atentamente,

Master Ónix Erazo

IV

1
´´Pero los que esperan a Jehová tendrán nuevas fuerzas; levantarán alas como las
águilas; correrán, y no se cansarán; caminarán y no se fatigarán.
Isaías 40:31´´

V
 DEDICATORIA

Primeramente, dedico este trabajo final a Dios, por ser quien me guía en cada
momento, ya que es quien provee de sabiduría y entendimiento para poder lograr mis
metas y objetivos de vida. Gracias a su bondad es que puedo lograr las metas
propuestas.

A mi madre; por brindarme todo su apoyo, ayuda incondicional, por ser mi ejemplo
de valentía, esfuerzo y trabajo. Es mi motivación para poder sobresalir en la vida.

A mis maestros, por compartir conmigo sus conocimientos y ser parte fundamental
para desarrollarme como profesional, siendo una base solida de aprendizaje.

A mi familia, porque siempre ha estado ahí alentándome para seguir adelante y lograr
mis metas.
 VI

AGRADECIMIENTOS

Doy gracias a DIOS, porque es quien me da aliento de vida y la valentía para seguir
adelante, siendo quien provee de fuerza en todo momento para no desmayar ni
desvanecer.

A mí madre, porque siempre ha estado a mi lado en cada uno de mis momentos y

etapas de la vida, para ser mi motivación, mi consejera, y enseñarme los valores
necesarios y fundamentales en la vida del ser humano. Me muestra día a día que con
trabajo y esfuerzo los objetivos se pueden lograr, dando lo mejor de sí en todo lo que
se hace.

A mis maestros, quienes han ayudado a formarme y prepararme durante mi vida

profesional, permitiendo la obtención de nuevos conocimientos y motivándome a no
conformarme y seguir en la búsqueda de más.

A todos y cada uno de mis compañeros y amistades que han sido parte de mi vida
como estudiantes y que juntos hemos logrado alcanzar una meta más.

A mis asesores, por brindarme su tiempo, paciencia, y dedicación en culminar este

trabajo monográfico, poniendo a mi disposición sus conocimientos.
 VII

Índice de contenido Pág.

RESUMEN EJECUTIVO.......................................................................................................IX
INTRODUCCION...................................................................................................................1
CAPITULO I...........................................................................................................................2
GENERALIDADES................................................................................................................2
1. OBJETIVOS........................................................................................................................3
1.1. Objetivo general.......................................................................................................3
1.2. Objetivos específicos................................................................................................3
1.3. Metodología......................................................................................................................4
1.3.1. Tipo de investigación.................................................................................................4
1.3.2. Fuentes primarias.......................................................................................................6
1.3.3. Fuentes secundarias....................................................................................................7
1.4. Alcance y limitaciones......................................................................................................8
1.4.1. Alcance......................................................................................................................8
1.4.2. Limitaciones...............................................................................................................9
1.5. Justificación del manual....................................................................................................9
CAPITULO II........................................................................................................................11
SITUACIÓN PROBLEMATICA..........................................................................................11
2.1. Descripción del problema................................................................................................12
2.1.1. Situación actual........................................................................................................13
2.1.2. Formulación del problema........................................................................................14
CAPITULO III.......................................................................................................................16
LA EMPRESA.......................................................................................................................16
3.1. Reseña histórica..............................................................................................................17
3.2. Misión.............................................................................................................................19
3.3. Visión..............................................................................................................................19
3.4. Valores............................................................................................................................20
3.5. Mercado..........................................................................................................................22
3.6. Productos........................................................................................................................24
 3.6.1. Descripción del producto..........................................................................................24
3.6.1. Clasificación.............................................................................................................25
3.7. Precios.............................................................................................................................25
3.8. Participación...................................................................................................................26
3.9. Distribución/Departamentalización.................................................................................27
3.9.1. Distribución..............................................................................................................27
3.9.2. Departamentalización...............................................................................................27
3.9.3. Análisis y descripción de puestos.................................................................................28
3.10. Organización y Recurso humano...................................................................................36
3.10.1. Organización..........................................................................................................36
3.10.2. Recurso humano.....................................................................................................36
3.11 Análisis del entorno externo...........................................................................................37
3.11.1 Variables a considerar.............................................................................................37
Fuerzas tributarias y aspectos legales.............................................................................37
Fuerzas económicas.......................................................................................................38
Fuerzas sociales..............................................................................................................39
3.11.2. Análisis competitivo (5 fuerzas competitivas)........................................................39
3.11.2.1. Poder de negociación de los compradores.......................................................39
3.11.2.2. Poder de negociación de los proveedores........................................................40
3.11.2.3. Amenaza de nuevos competidores entrantes...................................................40
3.11.2.4. Amenaza de productos sustitutos.....................................................................41
3.11.2.5. Rivalidad entre los competidores.....................................................................41
3.11.3. Oportunidades y amenazas.....................................................................................42
3.11.3.1 Oportunidades..................................................................................................42
3.11.3.2 Amenazas.........................................................................................................42
3.11.4. Matriz EFE.............................................................................................................43
3.12. Análisis del entorno interno..........................................................................................44
3.12.1. Objetivos organizacionales.....................................................................................44
Objetivos corporativos...................................................................................................45
Objetivos operacionales.................................................................................................45
 3.12.2. Fortalezas y debilidades.........................................................................................45
3.12.2.1. Fortalezas........................................................................................................45
3.12.2.2. Debilidades......................................................................................................46
3.12.3. Matriz EFI..............................................................................................................47
CAPÍTULO IV......................................................................................................................49
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS......................49
Propuesta del Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos...................................50
4. Nomenclatura por departamento........................................................................................52
4.1. Departamento de Ventas (VT)........................................................................................53
4.1.1. Política de Venta......................................................................................................53
4.1.2. Política de cotizaciones............................................................................................53
4.1.3. Política de facturación..............................................................................................53
4.1.4. Política de atención al cliente...................................................................................53
4.2. Departamento de Contabilidad........................................................................................69
4.2.1. Política de cuentas por cobrar ..................................................................................69
4.2.2. Política de cuentas por pagar....................................................................................69
4.2.3. Política de ingresos...................................................................................................69
4.2.4. Política de costos......................................................................................................69
4.2.5 Política de gastos.......................................................................................................69
4.2.6 Política de tributación................................................................................................69
4.3. Departamento de Recursos Humanos (RH).....................................................................88
4.3.1. Política de Reclutamiento de Personal.....................................................................88
4.3.2. Política de Contratación de Personal........................................................................88
4.3.3. Política de Capacitación de Personal .......................................................................88
4.3.4. Política de Sanciones Disciplinarias.........................................................................88
4.4. Departamento de Compras (CP)....................................................................................104
4.4.1. Política de selección de proveedores......................................................................104
4.4.2. Política de Cotización de compra...........................................................................104
4.4.3. Política de devolución de compra...........................................................................104
4.4.4. Política de Bodega..................................................................................................104
4.5. Departamento de Mantenimiento (MT).........................................................................105
4.5.1. Mantenimiento en instalaciones.............................................................................106
CAPITULO V..........................................................................................................................107
ANALISIS COSTO-BENEFICIO.................................................................................................108
5.1. Inversión necesaria para la implementación del Manual de Políticas y Procedimientos
Administrativos y contable .................................................................................................111
5.2. Detalle de costos que generara la aplicación del Manual de Políticas y Procedimientos
Administrativos y contable .................................................................................................112
5.3. Análisis Costo Beneficio...............................................................................................115
CAPITULO VI....................................................................................................................117
APORTACION DE LA PROPUESTA................................................................................117
6. Ventajas de la implementación del manual......................................................................118
6.1. Ventajas de tener un manual......................................................................................118
6.2. Desventajas de no tener un manual...........................................................................116
CAPITULO VII...................................................................................................................118
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES...................................................................119
6.1. Conclusiones.................................................................................................................119
6.2. Recomendaciones..........................................................................................................119
Bibliografía..........................................................................................................................120
ANEXOS.............................................................................................................................123
 RESUMEN EJECUTIVO

En Islas de la Bahía, principalmente en Roatán, uno de los principales rubros de

ingreso ha sido los negocios varios de suvenir y restaurantera. Como toda empresa

THE ISLAND S.A., busca obtener un lucro económico de la comercialización de

artesanías y venta platos y bebidas típicas nacionales y internacional ubicados en sus

diferentes localidades, desde 2001 trabajando interrumpidamente, contando con la

calidez de su personal y con capacidades humanas calificada para el desarrollo de esta

actividad.

En el presente documento este compuesto por VII Capítulos, en los cuales se

desarrolla la información general de la empresa y presentación de la propuesta de un

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos contables.

Capítulo I: En este capítulo se habla de las generalidades del documento,

estableciendo objetivos, método de investigación, alcance, limitaciones y la

justificación de la elaboración propuesta de Manual de Procedimientos.

Capítulo II: En este capítulo se describe el problema de no contar con un Manual

de Procedimientos, se menciona la situación actual y se formula el problema.

 Capítulo III: En este capítulo es referente a la información que corresponde a la

empresa, en donde mencionamos su reseña histórica, misión, visión, valores, mercado

al que está enfocada, que proporciona y el análisis de su entorno externo e interno.

VIII

Capítulo IV: Este capítulo está compuesto por la propuesta establecida a la

empresa de implementación de un Manual de Políticas y Procedimientos

Administrativos contable, detallándose políticas por cada área.

Capítulo V: Este capítulo se compone de un análisis realizado de la

implementación del manual en la organización y cuál será el beneficio de este.

Capítulo VI: Este capítulo da a conocer las ventajas y desventajas en la aplicación

del manual.

Capítulo VII: Mencionamos las conclusiones del proyecto realizado y sus

recomendaciones, seguido de bibliografías y anexos.

 INTRODUCCION

THE ISLAND S.A es una empresa dedicada al sector turístico, como toda empresa

es creada con el fin de ser líder en el rubro en el cual se desempeña, esto conlleva a

implementar de forma eficiente los recursos que se tienen para poder trabajar. Para

ello se hace uso de métodos disponibles encada uno de los procesos que se debe

realizar en la obtención de manera eficiente la productividad. La industria turística es

muy importante para la economía del país ya que representa una fuente de ingreso

alta y la oportunidad de trabajo es alto para cada temporada.

En el proceso de comercialización y elaboración de productos alimenticios, las

empresas se dotan de los suministros necesarios para poder llevar a cabo la faena.

Para ello el presente Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos y

contables, es elaborado de la empresa THE ISLAND S.A. en donde se espera

colaborar con la organización estableciendo procesos a seguir en cada uno de sus

departamentos, con ello esperamos mejorar su operatividad y el logro los objetivos

propuestos por la administración de la organización.

1
 CAPITULO I

GENERALIDADES
 1. OBJETIVOS

1.1. Objetivo general.

A. Brindar los lineamientos necesarios para la implementación de un Manual de

Políticas y Procedimientos Administrativos y contables permita a los dueños

poder tomar las decisiones correctas para el mejor funcionamiento de la

organización, permitiendo a la empresa ser constante en un mercado exigente

y de constante cambio.

1.2. Objetivos específicos.

A. Brindar herramienta a la organización como lo es un manual de políticas y

procesos sirva de guía para llevar procesos coherente con su actividad general.

B. Facilitar la toma de decisiones en procesos identificados.

C. Fomentar la departamentalización de la organización.

D. Proponer un manual de procedimientos y procesos de THE ISLAND S.A.

permita su mejora en diferentes aspectos principalmente contables y

operativos por ende también viabilidad del negocios

E. Fomentar el trabajo realizado en equipo.

 1.3. Metodología

Para el desarrollo del presente Manual de Políticas y Procedimientos

Administrativos de la empresa THE ISLAND S.A., se ha tomado el método, el tipo

de investigación exploratorio para la recolección de datos, en la empresa por medio

de los conocimientos adquiridos en el periodo de práctica profesional, lo cual ha

servido para poder conocer más de cerca al personal que labora en la empresa y

entender los procedimientos que conllevan las funciones que desarrollan. Con ello se

ha trabajado de cerca con el personal encargado de la administración de la entidad al

igual que el personal operativo, para obtener información correcta y adecuada para

poder desarrollar este manual.

La metodología de la investigación exploratoria nos permite hacer una

investigación de campo con el cual recolectamos información con el personal

involucrado en cada uno de los aspectos de la organización.

1.3.1. Tipo de investigación.

Investigación exploratoria.

Este tipo de investigación se realiza para conocer el tema que es objeto de estudio,

teniendo como objetivo encontrar todas las pruebas relacionadas con el fenómeno del
que no se tiene ningún conocimiento y aumentar la posibilidad de realizar una

investigación completa.

Lo importante de la investigación exploratoria es su flexibilidad, comparada con

otros tipos de estudio, esto implica que el investigador esté dispuesto a correr riesgos,

ser paciente y receptivo.

La investigación exploratoria se encarga de generar hipótesis que impulsan el

desarrollo de un estudio más profundo del cual se extraigan resultados y conclusiones

para poder tomar decisiones en base a la investigación en cuestión.

Características de la investigación exploratoria.

Este tipo de investigación tiene varias características que le dan ventajas sobre

otros métodos, los principales son:

1. Al definir sus conceptos, prioriza los puntos de vista de las personas.

2. Está enfocada en el conocimiento que se tiene de un tema, por lo que el

significado es innovador.

3. No tiene estructura obligada, así que el investigador puede seguir el proceso

que le parezca innovador.

4. Encuentra una solución a problemas que no fueron tomados en cuenta en el

pasado.
Proceso para realizar la investigación.

Para llevar a cabo la investigación, es necesario seguir una serie de pasos que

permitan tener resultados específicos:

a. Identificación del problema.

Antes de iniciar con el proceso de investigación, tenemos que definir el problema a

investigar y abordarlo a través de preguntas que al responderlas se adapten al

contexto.

b. Establecer las hipótesis.

Al no contar con un estudio previo sobre el objeto de estudio o tener datos

precisos, nuestro trabajo es formular las premisas que proceden de las preguntas

obtenidas al establecer el problema de la investigación.

c. Sustentar las siguientes investigaciones.

Una vez que los puntos están definidos con los datos que se obtuvieron, debemos

continuar el proceso a través de otras metodologías de investigación, en muchas

ocasiones es descriptiva.

1.3.2. Fuentes primarias.

Para poder recolectar la información de THE ISLAND S.A., se ha realizado un

cuestionario, en el cual se hacen preguntas específicas para obtener respuestas de

acuerdo al contexto de la investigación, dicha información será utilizada para tomar

 decisiones y formular estrategias las cuales nos ayudaran a dar solución a la serie

de problemas encontrados en la organización.

Las preguntas que conforman el cuestionario fueron direccionada a los procesos

básicos con los que debería contar una organización, para ello se les cuestionó en la

parte administrativa acerca de los procesos de contabilidad, controles de recursos

humanos, procedimientos de ventas, todo lo relacionado a las compras, control de

almacenamiento e inventarios, y en la parte operativa.

1.3.3. Fuentes secundarias.

Se ha realizado una serie de reuniones en las cuales se contado con la presencia del

personal administrativo, propietarios de la empresa, quienes han proporcionado

información valiosa para desarrollar la elaboración del manual. Se hicieron preguntas

específicas, para identificar si utilizan procedimientos en cada una de las actividades

que conlleva el funcionamiento de la organización. En la investigación de campo se

ha visto el funcionamiento operativo de la entidad y las actividades. Con ello

ampliamos nuestra visión para realizar un trabajo en el cual establecemos

procedimientos operativos que sean adecuados y acordes al funcionamiento de la

empresa por parte del personal encargado de realizar cada una de las actividades,

tareas y funciones.
Se investigo con el personal operativo para obtener un panorama de las personas que

permiten el funcionamiento de la organización, con esto obtener distintos puntos de

vista para acoplarnos a las distintas funciones.

Se ha tomado información en fuentes de libros de la universidad, internet y la

ayuda prestada por nuestro asesor profesional quien nos ha dado pautas para llevar a

cabo de manera correcta la investigación.

1.4. Alcance y limitaciones

1.4.1. Alcance.

El presente Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos y contables

para le empresa THE ISLAND S.A. Está diseñado para ser aplicado los manuales de

procedimientos están considerados como elementos fundamentales para la

coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, ya que integran en

forma ordenada los procedimientos que permiten conocer la operación integral de las

unidades administrativas siendo una de ellas el departamento de contabilidad

La elaboración del manual será implementada en todo ámbito de la organización,

para lo cual se llevará a cabo la socialización del mismo con todo el personal

involucrado con la empresa. Este manual permitirá tener claro las funciones, tareas y

procesos que realizará cada departamento o área estipulada que conforma la

organización. Con ello cada empleado sabrá sus obligaciones y los procedimientos

que conllevan las mismas.

 Al tener el manual implementado permitirá a la administración y dueños de la

organización tomar decisiones que vayan de acorde a las funciones de cada

departamento o área , esto hará que las estrategias sean implementadas con mayor

eficacia para un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles y con ello

cumplir con los objetivos organizacionales.

1.4.2. Limitaciones.

Se encontró como limitación la confidencialidad de algún tipo de información que

no pudo ser proporcionada por parte del personal administrativo. En algunas

reuniones el tiempo proporcionado fue factor para la proporción de información ya

que no se podía detener la operación de la empresa.

1.5. Justificación del manual.

El presente Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos y contables, es

elaborado con la única intención de mejorar los aspectos administrativos y operativos

de la empresa THE ISLAND S.A., teniendo en cuenta que desde la creación de la

empresa no ha contado con un manual formal en el cual se haya descrito las funciones

y procedimientos que debe realizar cada departamento de la entidad.

THE ISLAND S.A es una empresa dedicada al sector turístico, cuya temporada de

es marcada por la temporada de verano, en ese tiempo la unidades de negocios son

surtida de todo insumo que sea necesario para llevar a cabo la faena. Para ello es

necesario estructurar procesos para realizar de una manera ordenada estas actividades.

Con este manual estableceremos los procesos necesarios para realizar cada función

desempañada por cada departamento y sus colaboradores. Esto permitirá mayor

facilidad para realizar tareas y obligaciones a desempeñar.

La implementación del manual de procedimientos se va mejorar en la eficacia y

eficiencia para cumplir con los trabajos asignados ya que se espera un mejor uso y

aprovechamiento de los recursos disponibles. Habrá una mejor coordinación en el

tiempo que conlleva cada una de las actividades de la empresa mejor descritas y

documentadas
 CAPITULO II

SITUACIÓN
PROBLEMATICA
 2.1. Descripción del problema

La elaboración del presente Manual de Políticas y Procedimientos

Administrativos, está enfocado a establecer procesos y controles que permitan ayudar

en la toma de decisiones al personal administrativo y operativo de la empresa THE

ISLAND S.A., durante la temporada, y el tiempo de mayor afluencia de turistas que

es el momento es necesarias para el perfecto funcionamiento de las diferentes

negocios, en esta organización no existen controles establecidos en los cuales haya

una coordinación del personal para el mismo.

Se ha encontrado con el problema del manejo de inventario y materiales ya que no

hay un control que determina el uso de estos, por lo cual no hay una medición de

costos con exactitud. No hay control en el que se lleve ingreso de inventarios y

costos, ya que no se cuenta con un sistema que lo facilite.

2.1.1. Situación actual

La empresa THE ISLAND S.A., En la actualidad es una empresa de comercio en

sector turístico ubicado en Roatán islas de la bahía, en su caso específico venta

suvenir y restaurante.

En este momento la empresa cuenta con tres tipos de negocios, con ventas a

turistas nacionales e internacionales que visitan la islas de Roatán.

El producto comercializado se caracteriza por ser de muy buena calidad, cuenta

con los más altos estándares de calidad a pesar que no requiera de certificaciones para

darlo a conocer el mismo

La empresa en este momento no cuenta con un Manual de Políticas y

Procedimientos Administrativos que ayuda en el proceso de toma de decisión al

momento de realizar las actividades normales que conlleva decisiones mejor

planificadas

Para ello se van adaptando a cada situación que encuentran. No existen controles o

procesos con los cuales se determinan las decisiones a seguir en cada actividad a

desarrollar.

2.1.2. Formulación del problema

THE ISLAND S.A. ha podido llevar a cabo sus actividades, dotando de excelentes

condiciones y con los mejores equipos para lo cual le permite obtener lo mejores

resultados de la viabilidad del negocio.

 Al momento de la equipación de otras actividades, no hay un control establecido

en los materiales, utensilios y otros que salen de la bodega para ser utilizados en el

periodo de la faena. Este descontrol no permite medir de una manera exacta los costos

implicados en la movilización productos.

Con la aplicación del manual de procedimientos, se busca reducir de una manera

significativa cada uno de los problemas, permitiendo un mejor manejo de los recursos

y con ello contar con mejores controles y procesos que faciliten las actividades diarias

y fluidez de información.

La elaboración de políticas en la parte administrativo va permitir la fluidez de

información en cada uno de los departamentos, con lo cual se espera mejorar la toma

de decisión en el departamento de RRHH, contabilidad, ventas, y en las áreas

operativas que tengan relación a las compras, bodega y mantenimiento.

CAPITULO III

LA EMPRESA
 3.1. Reseña histórica

The Island, S.A. es una empresa constituida legalmente en el año 2001 con el objetivo

de iniciar negocios como una cadena de tiendas de souvenir (Souvenir Shops) y que

con el tiempo éstas han crecido en número y evolucionado en su concepto hasta llegar

a convertirse en tiendas de regalos, variedad y decoración (Gift&DecorShop) con un

diseño estructural y productos único en Islas de la Bahía que se convierten en nuestra

fortaleza y experiencia

3.2. Misión
Nuestra misión es brindar a nuestros clientes en Islas de la Bahía, la mejor variedad

de productos de buena calidad, que se ajustan a todos los gustos y necesidades tanto
de regalos, como gastronómicos en el sector turismo, con servicios de excelencia, en

las áreas de Boutique, Souvenir y A&B

3.3. Visión
Mantener nuestro liderazgo y crecimiento sostenido en Islas de la Bahía, mediante la

innovación, optimización de procesos y estrategias de mejora continua,

comprometidos a cumplir con las exigencias de nuestros clientes

 3.4. Valores

1. Sinceridad: Las actitudes de cada uno de los miembros de la organización

están basadas en acciones de transparencia, verdad y honestidad. Esto hace

mostrar una actitud genuina en donde prevalece la verdad.

2. Trabajo en equipo: En nuestra organización es fundamental el trabajo en

equipo para poder lograr los objetivos establecidos.

3. Compromiso: Como organización nuestro compromiso es brindar un

producto que cumpla con los parámetros de calidad, y con nuestros

colaboradores lograr las metas propuestas.

4. Integridad: Nuestros colaboradores se presentan con integridad ante cada

situación que conlleva la operación de la organización.

5. Cordialidad: Nos basamos en la cordialidad para bridar una atención que

cumpla las expectativas de cada persona que se ve involucrada en la entidad.

6. Equidad: Valoramos la colectividad y la individualidad, dando el mismo

trato, aplicando las normas, políticas, procedimientos y reglas.

7. Responsabilidad: Cumplir con cada una de las obligaciones aceptadas de

parte de la organización.

8. Confidencialidad: Mantenerse bajo los márgenes de confidencialidad en cada

negociación y resguardo de información.

9. Compromiso: En todo momento se mantendrán las obligaciones hasta

cumplir las mismas.

10. Esfuerzo: Siempre se trabajará de la mejor manera para logar cada uno de los

objetivos propuestos.

11. Puntualidad: Siempre se hará lo posible por cumplir con los compromisos

pactados y adquiridos.
 3.5. Mercado

3.5.1. Mercado nacional

The Island, S.A, es una empresa dedicada a la comercialización de artesanías y

restaurantera, ubicado estratégicamente en zona de West End en las islas de Roatán

de alto valor para turista nacionales y mercado extranjero.

La comercialización de artesanía en las áreas más prominente de mercado

extranjero por su ubicación y con precios competitivos hace posibles la ubicación en

un mercado seleto al igual que los restaurante y bares , ambos negocios de la

compañía cuenta con gran aceptación de parte de los distintos mercados, mismo que

huéspedes y clientes de restaurantes, hoteles de grandes ubicados en la zona gozamos

de su respaldo.

Por los momentos no existe una marca con la cual se identifique el producto o

franquicia que identifique nuestras actividades comerciales., somos empresa que

muchos años de presencia en mercado local brindado artículos y servicios de alta

calidad cotizado por los exigentes nichos de mercado en los cuales comercializamos

nuestro productos y servicio.

 3.5.2. Mercado internacional

THE ISLAND S.A., llegan a mercados internacionales por medio compras

realizadas por los turistas principalmente a Estados Unidos en su caso un 75% de con

una orientación de publicidad brindada por el mismo cliente, en donde tiene bastante

aceptación por su calidad.

Brindamos el mismo producto y servicio a todos nuestros clientes y visitantes de

nuestros Souvenir y restaurantes sean nacionales e internacional sus mercados está en

un 35% conocemos como latinos e incluye de procedencia de estadounidenses

Tenemos un mercado selecto y amigables con los nuestros productos y nuestro

servicio brindamos en las diferentes instalaciones principalmente con estilo caribeño

que nos caracteriza

3.6. Productos

THE ISLAND S.A. su fin es comercialización de productos artesanales y

restaurante, así como rentas de pequeñas 2 cabañas para huéspedes selectos

3.6.1. Descripción del producto

Comercializadora de productos artesanales y restaurantes durante su funcionamiento

cuentas con la cantidad de cantidades

Tipos
3.6.1. Clasificación
Al momento de establecer un comercialización de productos y servicio , es

dividida en clases, con ello determinan, la clasificación es la siguiente:

1. Tienda de Souvenir

2. Restaurante

Tabla 1. Productos

Tienda de Souvenir /mas vendido

1
2
3
Restaurante /menú
1
2
3
4

3.7. Precios

Tabla 2. Listado de precios

Listado de precios
No. Producto Precios mínimos Precios máximos
1 Souvenir L.
2 Restaurante L.
3 Rentas o alquileres L.
 3.8. Participación

En Islas de la Bahía, ante todo en la isla de Roatán, la principal fuente de ingreso

procede del turismo , por lo cual hay una cantidad razonable de competidores en el

aspecto de sector y no solo comercio sino también actividades a realizar turísticas

dedicadas a lo mismo ciento de misma.

Tabla 3. Participación

Detalle Cantidad Porcentaje

Tienda de Souvenir en Roatán 135 42.20%
Restaurante 180 56.30%
THE ISLAND S.A. 5 1.5%
Embarcaciones a nivel nacional 320 100%

Nota: La cantidad de 320 negocios son las que tomamos de muestra según

CANATHUR Cámara de nacional de turismo Hondureño, distribuidas de la siguiente

manera: 135 permiso tienda souvenir y 180 de restaurante solo la isla de Roatán
 3.9. Distribución/Departamentalización

3.9.1. Distribución
Ilustración 1. Distribución

Oficina Sala y cocina Recepción Oficina

Gerente Propietario

Oficina Sala de conferencia

Contabilidad Oficina Porche

3.9.2. Departamentalización

1. Administración: En este departamento se toman las decisiones con respecto a

la organización, ya que son los encargados de planear, organizar, dirigir y

controlar la entidad. Plasmando objetivo y metas a lograr a corto y largo

plazo.

2. Ventas: Este departamento está encargado de realizar, ventas, facturación,

promociones y publicidad para una mayor rentabilidad de la organización.

 3. Contabilidad: Es el departamento encargado de llevar los registros contables

de la empresa THE ISLAND S.A, haciendo que cumpla con todas sus

obligaciones tributarias establecidas en el país y que aplican a la organización.

4. Recursos Humanos: Este departamento es el encargado de llevar un control

de los empleados, y determinar la necesidad de abrir nuevas plazas de trabajo.

Para ello se tiene un proceso de selección, evaluación y contratación de

personal, llevando registros individuales por cada empleado.

5. Compras: Departamento encargado de hacer todo lo relacionado a pedidos de

compras de artículos para souvenir y materia prima para los restaurantes,

como alimentos, abarrotería, carnes y mariscos así como también materiales

necesarios para el mantenimiento de las instalaciones.

6. Mantenimiento: Son los encargados de hacer las revisiones necesarias a cada

una de edificios y cocinas determinar que materiales se van a necesitar para

poder pedirlos al departamento de compras

3.9.3. Análisis y descripción de puestos

Análisis de puestos: Es un proceso, el cual se establece en la obtención,

evaluación y organización de la información sobre los puestos de la empresa.

Determina cuales son los deberes, tareas, actividades, naturaleza de los puestos y los

tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas
para ocuparlos. Este análisis es la base para la evaluación y la clasificación que se

harán de los puestos para efectos de contrataciones.

Esta función tiene como meta el análisis de cada puesto y no el de las personas que

lo desempeñan.

Esta función se refiere a cuatro áreas de requisitos las cuales se aplican a cualquier

nivel de puesto:

1. Requisitos intelectuales (instrucción básica, experiencia anterior, adaptación

del puesto, iniciativa y aptitudes necesarias.)

2. Requisitos físicos (esfuerzo físico, capacidad visual, destreza o habilidad,

complexión física necesaria)

3. Responsabilidades implícitas (supervisión de personal, material, herramientas

o equipos, dinero, títulos o documentos, contactos internos o externos,

información confidencial)

4. Condiciones de trabajo (ambiente de trabajo, riesgos)

La descripción de puestos: pretende hacer un listado de todas las tareas, deberes

y responsabilidades de un puesto que lo van a diferenciar de otro, dentro de la misma

empresa. Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos más relevantes de éste.

Se debe tener en cuenta que en una descripción de cargo el formato que se utilizará

debe preservar la misma estructura dentro de la empresa para así lograr la

comparación de los datos.

 A continuación, presentamos el análisis y perfiles de puesto que conforman la

empresa THE ISLAND S.A., para cumplir con sus funciones administrativas y

operativas.

Análisis del puesto: Gerente General

El Gerente General es responsable por lograr la óptima administración de los
sistemas y recursos que conforman la infraestructura administrativa y operativa.

Competencia Técnica
Generales Especificas
El cargo exige formación profesional Formación Profesional: Título
universitaria, grado académico de universitario en, Administración,
licenciatura, así como una experiencia Gerencia de Negocios, Economía o
en línea de carrera progresiva y carreras afines.
ascendente en funciones aplicables al Grado Académico: Universitario en
puesto. administración o Gerencia de Negocios
Otras Competencias
1. Liderazgo para el cambio 5. Capacidad de planificación y
organización
2. Pensamiento estratégico 6. Capacitación de análisis y solución de
problemas
3. Trabajo en equipo 7. Habilidades Gerenciales
4. Compromiso y Ética
 Análisis del puesto: Contador
El Contador es responsable de medir los recursos económicos y materiales
tangibles e intangibles que posee la empresa.

Competencia Técnica
Generales Especificas
El cargo exige formación profesional de Formación Profesional: Título
Perito Mercantil y o Contador Público Profesional de Perito Mercantil y
Colegiado, así como una experiencia en Contador Publico
línea de carrera progresiva y ascendente Grado Académico: Perito Mercantil y
en funciones aplicables al tipo de Contador Público Colegiado
responsabilidad previsto en el cargo. Especialización: Entregar estados
financieros e informes mensuales,
Suministrar las informaciones fiables y
oportunas para la toma de decisiones,
Analizar y evaluar la política fiscal y sus
implicaciones contables, financieras,
económicas y sociables
Otras Competencias
1. Liderazgo para el cambio 5. Relaciones Externas
2. Pensamiento crítico y resolución de 6. Relaciones Internas
problemas
3. Colaboración y trabajo en equipo 7. Habilidades esenciales
4. Compromiso y Ética
 Análisis del puesto: Ventas
El asesor de ventas es brindar asesoría profesional a los clientes actuales y
potenciales, para generar ventas efectivas y cumplir con los objetivos de ventas
fijados por la empresa.

Competencia Técnica
Generales Especificas
El cargo exige formación y capacitación Formación Profesional: Estudios en
en el área de ventas, con opción a la administración, mercadeo, carreras
adquisición a una carrera a fin y afines
aplicable al tipo de responsabilidad Grado Académico: Nivel superior en
previsto en el cargo. secretariado
Especialización: Coordinar y aumentar
el porcentaje de ventas del plan
estratégico organizacional
Otras Competencias
1. Excelente relaciones humanas 5. Iniciativa
2. Liderazgo 6. Proactivo
3. Colaboración y trabajo en equipo 7. Habilidades esenciales
4. Compromiso y Ética

Análisis del puesto: Recurso Humano

Es el encargado de administrar todos los recursos humanos de la empresa,
monitorea cada uno de los aspectos éticos y profesionales de cada persona de la
empresa solucionando los problemas que puedan surgir entre los empleados y los
conflictos de intereses de estos.

Competencia Técnica
Generales Especificas
Planifica, dirige y supervisa los Formación Profesional: Estudios en
programas de los diferentes subsistemas Administración de RRHH,
de recursos humanos (reclutamiento, Administración de Empresas, carreras
selección y evaluación del desempeño) afines
así como la aplicación de las políticas Grado Académico: Universitario en
del personal. administración o Gerencia de Negocios

Otras Competencias
1. Excelente relaciones humanas 4. Compromiso y Ética
2. Liderazgo 5. Proactivo
3. Colaboración y trabajo en equipo 6. Habilidades esenciales
Análisis del puesto: Compras
Es el encargado de llevar a cabo todas las compras requeridas por la organización,
manteniendo un control de las mismas con respecto a los materiales y artículos de
comercialización en souvenir.

Competencia Técnica
Generales Especificas
Realiza una planificación de los Formación Profesional: Estudios en
materiales y repuestos necesarios a secundaria o diversificado de carrera.
comprar con la ayuda de los jefes de los Especialización: Manejo de
demás departamentos. El puesto no proveedores y productos generales de
requiere de una formación universitaria mantenimiento.

Otras Competencias
1. Excelente relaciones humanas 4. Compromiso y Ética
2. Liderazgo 5. Proactivo
3. Colaboración y trabajo en equipo 6. Habilidades esenciales

Análisis del puesto: Mantenimiento

Es el encargado de llevar a cabo todas las actividades de mantenimiento realizadas
en las instalaciones de la organización.

Competencia Técnica
Generales Especificas
Realiza una planificación de los Formación Profesional: Estudios en
materiales y repuestos necesarios para secundaria, soldadura, electricidad,
llevar a cabo el mantenimiento mecánica.
necesario de instalaciones Especialización: En soldadura,
electricidad y mecánica, conocimiento
pleno en materiales de acero, hierro y
materiales de construcción.
Otras Competencias
1. Excelente relaciones humanas 4. Compromiso y Ética
2. Liderazgo 5. Proactivo
3. Colaboración y trabajo en equipo 6. Habilidades esenciales
 Detalle de empleados de THE ISLAND S.A.
Áreas de trabajo Cantidad de empleados
Administración 1
Asistentes administrativos 1
Contabilidad 2
Compras 1
Ventas 1
Compras 1
Bodega 2
Jefe de mantenimiento 1
Restaurante 12
Souvenir 4
Total 26

Organigrama general: El objetivo es mostrar los niveles de jerarquía y los

diferentes departamentos con los que cuenta la empresa, esto nos permite que los

empleados tengan claro a qué departamento pertenece.

Ilustración 2. Organigrama general.

Socios
Socios

Gerente General

Depto. de
Depto. de Depto de
Depto de Jefe de
Jefe de
Depto. deVentas
Depto. deVentas Depto.
Depto. de
de RR
RR HH
HH Secretaria
Secretaria
Contabilidad Compras Mantenimiento

Facturación
Facturación Asistentes
Asistentes Compras
Compras Recepción
Recepción eletrisista
eletrisista

Asistente
Asistente de
de tecnico
tecnico
Publicidad
Publicidad Bodega
Bodega aseo
aseo refigeracion
refigeracion

Carpinteros
Carpinteros
 3.10. Organización y Recurso humano.

3.10.1. Organización

THE ISLAND S.A está organizada de manera que cada uno de sus departamentos

tenga claro el rol que cumple en la organización y la importancia que tienen sus

funciones para el desarrollo de la empresa.

Se organiza cada actividad a desarrollar en tiempo normal de comercialización o

funcionamientos de los restaurantes, lo cual permite que cada persona involucrada

tenga claro sus funciones y tareas por hacer, esto incluye el mantenimiento,

equipación de repuestos y materiales, herramientas, combustibles y lubricantes,

medicamentos para primeros auxilios y alimentos.

3.10.2. Recurso humano

THE ISLAND S.A. el recurso humano representa el principal activo de la empresa

ya es quien permita el logro de metas y objetivos propuestos por parte de la empresa

con um pequeño grupo. Para ello se les brinda un lugar adecuado para poder

desempeñar sus actividades diarias de trabajo.

Como departamento de RRHH, se busca maximizar el desempeño de cada uno de

los colaboradores buscando una mejor productividad, para ello se requiere de una

gestión adecuada, lo cual permitirá:

 a. Mejora de relaciones interpersonales entre empleados.

b. Fortalecimiento del trabajo en equipo.

c. Aprovechamiento de todas las capacidades del empleado.

d. En momentos que se requiera hay disponibilidad a horarios más extensos.

El departamento de RRHH cumple con las siguientes funciones:

1. Gestión del personal.

2. Proceso de selección y contratación del personal.

3. Seguimiento y formación del personal.

4. Creación de un buen clima laboral.

5. Motivar, incentivar al personal.

6. Pago de nóminas salariales.

7. Procesos de ausencias, reemplazos, despidos.

3.11 Análisis del entorno externo

3.11.1 Variables a considerar

Fuerzas tributarias y aspectos legales:

1. Obligaciones tributarias: En los últimos años se han añadidos otros tipos de

impuestos los cuales han hecho que la empresa tenga una carga tributaria

amplia.
 2. Régimen de facturación: En los últimos años se han realizado varios

cambios en aspectos de documentos fiscales, lo cual ha incrementado el gasto

de la empresa en la adquisición de nuevos documentos.

Fuerzas económicas:

1. Falta de empleo: La escasez de empleo que hay en el país afecta al

consumidor ya que su poder adquisitivo no es lo suficiente para poder cubrir

cada una de sus necesidades.

2. Inflación: Con el alza de precios, se convierte en un problema para las

empresas ya que al trasladar esos aumentos al consumidor final la demanda de

producto bajará en gran medida.

3. Devaluación de la moneda: La devaluación de la moneda influye ya que se

paga más lempiras por el dólar, lo cual afecta a la empresa ya que se compran

repuestos en el extranjero.

Fuerzas sociales:

1. Manifestaciones: Es parte de la fuerza social que afecta a toda organización

ya hace que el mercado en si tenga paros de las actividades económicas y la

empresa se ve afectada directa e indirectamente.

2. Aspectos políticos: Los aspectos políticos siempre afectaran positiva o

negativamente por la imposición de nuevas leyes o diversos aspectos legales a

cumplir.
3.11.2. Análisis competitivo (5 fuerzas competitivas)

El análisis de las cinco fuerzas, es un modelo estratégico elaborado por el

ingeniero y profesor Michael Eugene Porter de la escuela de Negocios Harvard, en el

año 1979. Este modelo establece un marco para establecer el nivel de competencia

dentro de una industria para poder desarrollar una estrategia de negocio. Las 5 fuerzas

determinan la intensidad de la competencia y rivalidad en una industria.

3.11.2.1. Poder de negociación de los compradores

En caso de que los clientes sean pocos o están bien organizados pueden ponerse de

acuerdo en cuanto a los precios que están dispuestos a pagar y serán una amenaza

para la empresa ya que podrían ir a la competencia con mas variedad o diferentes

productos

Factores que pueden influir:

a. Sensibilidad al precio del consumidor.

b. Disponibilidad de información del producto.

c. Valor que le da el cliente al producto.

3.11.2.2. Poder de negociación de los proveedores

Este poder de negociación se refiere a una amenaza impuesta sobre la industria por

parte de los proveedores, a causa del poder que estos disponen ya sea por su grado de

concentración, por las características de los insumos que proveen.

Factores que pueden influenciar:

a. Poder de decisión en el por parte de los proveedores.

b. Nivel de organización de los proveedores.

c. Nivel de poder adquisitivo.

3.11.2.3. Amenaza de nuevos competidores entrantes

En este punto se refiere a las barreras de entrada de nuevos competidores. Cuanto

más fácil sea entrar mayor será la amenaza.

Factores que pueden influenciar:

a. Diferenciación de producto.

b. Inversiones de capital.

c. Acceso a los canales de distribución.

d. Políticas gubernamentales.

3.11.2.4. Amenaza de productos sustitutos

La competencia depende de la medida en que los productos comercializables y la

atención sean reemplazables por unos de otros.

Factores que pueden influir:

a. Compradores propensos a sustituir.

b. Precios relativos.

c. Costo o facilidad del comprador.

 d. Percepción de diferenciación del producto.

e. Productos sustitutos cercanos.

3.11.2.5. Rivalidad entre los competidores

La rivalidad define la rentabilidad de un sector, cuanto menos competidores haya

en un sector, será más rentable.

Factores que pueden influenciar:

a. Gran número de competidores.

b. Falta de diferenciación con una marca que represente la empresa.

c. Competidores diversos.

d. Tecnologías utilizadas.

e. Herramientas disponibles para la organización.

3.11.3. Oportunidades y amenazas

3.11.3.1 Oportunidades

a. El producto y servicios tiene gran aceptación de locales y turistas.

b. Volumen de venta es alto.

c. El producto souvenir es cotizado por restaurantes y hoteles.

d. El producto tiene alta valorización en el mercado.

e. Nuestro menú de mariscos es fundamental en la gastronomía internacional

están presente en nuestro restaurante.

3.11.3.2 Amenazas
 a. Altos costos de operación.

b. Costos elevados de mantenimiento.

c. Alzas en el del precio del combustible.

d. La inflación del país.

e. Los precios del producto están sujetos a los cambios de mercado.

f. Negocios o restaurante o souvenir no reguladas por las autoridades.

3.11.4. Matriz EFE

Cuadro 3. Evaluación de oportunidades y amenazas

Oportunidades Peso Calificación Total ponderado

a. El producto y servicios tiene 0.06 4 0.24
gran aceptación de locales y
turistas.
b. Volumen de venta es alto. 0.15 4 0.6

c. El producto souvenir es 0.04 3 0.12

cotizado por restaurantes y
hoteles.
d. El producto tiene alta 0.08 4 0.32
valorización en el mercado.
e. Nuestro menú de mariscos 0.08 3 0.24
son fundamentales en la
gastronomía internacional.
Amenazas
a. Altos costos de operación. 0.07 1 0.07

b. Costos elevados de 0.09 1 0.09

mantenimiento.
c. Alzas en el del precio del 0.08 2 0.16
combustible.
d. La inflación del país. 0.06 2 0.12
 e. Los precios del producto 0.10 1 0.10
están sujetos a los cambios de
mercado.
f. Negocios o restaurante o 0.10 2 0.20
souvenir no reguladas por las
autoridades
Total 1.00 2.26
Nota: El peso adjudicado a un factor dado indica la importancia relativa del mismo
para alcanzar el éxito de la empresa. El total de los pesos deben sumar 1.0, se
asigna una calificación de 1 al 4 a cada uno de los factores de la empresa.
Se multiplica el peso por la calificación, para obtener el total ponderado.
1. Un peso de 0.0 no es importante.
2. Un peso de 1.0 es muy importante.
3. Una calificación de 1 es una amenaza mayor.
4. Una calificación de 2 es amenaza menor.
5. Una calificación de 3 es una oportunidad menor.
6. Una calificación de 4 es una oportunidad mayor.
El total ponderado que puede obtener una organización es de 4.0 y el más bajo es
de 1.0, el valor promedio ponderado es de 2.5, el ponderado obtenido es de 2.26, lo
cual indica que la empresa está justo por encima del promedio.

3.12. Análisis del entorno interno

3.12.1. Objetivos organizacionales

Toda organización debe establecer objetivos los cuales ayudan a dirigir, controlar,

motivar y a futuro revisar los éxitos logrados. Para poder lograr los objetivos debe

haber estrategias establecidas con las cuales se puedan cumplir cada uno de los

objetivos.
Objetivos corporativos:

a. Alcanzar las ganancias proyectadas por la administración.

b. Maximizar las ganancias obtenidas en cada año.

c. Establecer estrategias de crecimiento organizacional.

d. Incrementar la participación en el mercado.

e. Maximizar los ingresos por la venta.

f. Sobrevivir a los cambios en el mercado.

g. Fomentar una cultura de desarrollo.

h. Tener responsabilidad social empresarial.

Objetivos operacionales:

a. Mantener una comunicación adecuada entre departamentos.

b. Tener consistencia con los objetivos de la empresa establecidos.

c. Proveer los recursos necesarios para la operación de la THE ISLAND S.A..

d. Tener responsabilidad con los recursos disponibles.

e. Respetar las políticas de compras.

3.12.2. Fortalezas y debilidades

3.12.2.1. Fortalezas
a. La empresa cuenta con propias locales instalaciones.

b. La empresa es dueña de una sede donde tiene toda la operación.

 c. Los negocios de THE ISLAND S.A. están equipadas con herramientas de alta

tecnología.

d. Se cuenta con un inventario de repuestos y materiales.

e. Existe una fluidez de comunicación entre los colaboradores de la empresa.

f. Existen objetivos claros por parte de la administración.

g. La empresa cuenta con personal conocimiento y experiencia.

3.12.2.2. Debilidades

a. Existe descontrol en el almacenamiento de repuestos y materiales.

b. No hay un sistema automatizado para hacer ingresos y salidas de repuestos de

la bodega.

c. Existe manipulación de varias personas del material de bodega.

d. Existen falencias en la fluidez de información administrativa.

e. Hay falta de coordinación para proporcionar documentos a contabilizar.

f. La empresa no cuenta con un manual de procesos.

g. No se cuenta con una procesamiento para cada tipo de operación .

3.12.3. Matriz EFI

Cuadro 4. Evaluación de fortalezas y debilidades

Fortalezas Peso Calificación Total ponderado

a. La empresa cuenta con 0.15 4 0.6
propias locales instalaciones.
b. La empresa es dueña de una 0.10 4 0.4
sede donde tiene toda la
operación
c. Los negocios de THE 0.14 4 0.56
ISLAND S.A. están
equipadas con herramientas
de alta tecnología.
d. Se cuenta con un inventario 0.05 3 0.15
de repuestos y materiales
e. Existe una fluidez de 0.04 3 0.12
comunicación entre los
colaboradores de la empresa.
f. Existen objetivos claros por 0.03 3 0.09
parte de la administración.
g. La empresa cuenta con 0.06 3 0.18
personal conocimiento y
experiencia
Debilidades
a. Existe descontrol en el 0.05 2 0.1
almacenamiento de repuestos
y materiales.
b. No hay un sistema 0.05 2 0.1
automatizado para hacer
ingresos y salidas de
repuestos de la bodega.
c. Existe manipulación de 0.06 2 0.12
varias personas del material
de bodega.
 d. Existen falencias en la 0.04 1 0.04
fluidez de información
administrativa.
e. Hay falta de coordinación 0.05 1 0.05
para proporcionar
documentos a contabilizar.
f. La empresa no cuenta con un 0.07 2 0.14
manual de procesos.
g. No se cuenta con una 0.11 2 0.22
procesamiento para cada tipo
de operación .
Total 1.00 2.87
Nota: El peso adjudicado a un factor dado indica la importancia relativa del mismo
para alcanzar el éxito de la empresa. El total de los pesos deben sumar 1.0, se
asigna una calificación de 1 al 4 a cada uno de los factores de la empresa.
Se multiplica el peso por la calificación, para obtener el total ponderado.
1. Un peso de 0.0 no es importante.
2. Un peso de 1.0 es muy importante.
3. Una calificación de 1 es una debilidad mayor.
4. Una calificación de 2 es debilidad menor.
5. Una calificación de 3 es una fortaleza menor.
6. Una calificación de 4 es una fortaleza mayor.
El total ponderado que puede obtener una organización es de 4.0 y el más bajo es
de 1.0, el valor promedio ponderado es de 2.5, el ponderado obtenido es de 2.87, lo
cual indica que la empresa está justo por encima del promedio.
 CAPÍTULO IV

MANUAL DE
POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
Propuesta del Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos

El presente manual ha sido elaborado de THE ISLAND S.A, Organización laboro

como contador general y he realizado mi práctica profesional previo a obtener mi

título en la Licenciatura de Gerencia de Negocios.

En el periodo de práctica se me ha permitido conocer muchos de las funciones que

realiza el personal que labora, para ello hemos realizado una serie de apuntes de las

falencias de la organización con lo cual he determinada que sería de gran aporte la

elaboración de un Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos.

Para ello hemos pedido la gerencia general la lectura y aprobación de dicha

propuesta, con la que esperamos proporcionar a la organización una herramienta de

gran utilidad al momento de tomar decisiones por la gerencia.

 El presente propuesta de manual definimos procesos para cada uno de los

departamentos, ampliando de esta manera la facilidad para tomar las decisiones de

cada uno de los involucrados en las actividades.

Para toda organización es necesario tener controles definidos en sus actividades, y

con un manual de procedimientos eso es lo que se busca, poder definir procesos y

lineamientos que el personal de la organización deberá seguir para poder lograr los

objetivos y metas propuestas.

Este manual deberá ser aprobado por la alta gerencia de la organización, para

poder realizar el proceso de implementación. Las políticas descritas en el manual

deberán ser actualizadas en un tiempo prudente o mediante la operación de la

empresa vaya creciendo, esto quedara a criterio de la organización.

 4. Nomenclatura por departamento

Asignación de códigos por departamento

4.1. Departamento de Ventas (VT)

4.2. Departamento de Contabilidad (CT)

4.3. Departamento de Recursos Humanos (RH)

4.4. Departamento de Compras (CP)

4.5. Departamento de Mantenimiento (MT)

 4.1. Departamento de Ventas (VT)

4.1.1. Política de venta VT-001

4.1.2. Política de cotizaciones VT-002

4.1.3. Política de facturación VT-003

4.1.4. Política de atención al cliente VT-004

 Código:
POLITICA DE VENTA
VT-001

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

Página 1 de 3
Jefe de ventas Gerente General ___________

Propósito: Establecer lineamientos para la venta, con lo cual sera informar al cliente
al momento de realizar este tipo de transacción.

Alcance: Todo el departamento de ventas y contabilidad, esto para saber si se pueden

aceptar hacer las ventas.

Políticas:

1. La solicitud se hará efectiva con los clientes.

2. Se planteará a la venta al cliente que haga la solicitud.

3. Se extenderá previa aprobación de la venta.

4. Se brindará crédito previo a brindar la información correspondiente de la

empresa que lo solicita.

5. Se notificará al cliente de la aprobación de crédito mediante correo electrónico

y vía teléfono.

Conceptos

Crédito: Extensión del tiempo para poder cancelar una deuda adquirida, los créditos
pueden ser a corto o largo plazo.
 Código:
POLITICA DE VENTA
VT-001

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

Página 2 de 3
Jefe de ventas Gerente General

Descripción de Procedimientos

1. Clientes

a. Hace solicitud de venta.

2. Gerente de ventas

a. Atiende la solicitud.
b. Revisa el tipo de cliente si está autorizado para venta.
c. Plantea la situación a la gerencia.
d. Previa aprobación concede el crédito.
e. Solicita información.
f. Se establece el periodo de pago, se establecen las formas de pago.
 Código:
POLITICA DE
VT-002
COTIZACIONES

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

Página 1 de 3
Jefe de ventas Gerente General

Propósito: Proporcionar el total a pagar por una determinada cantidad de producto a

ser vendido.

Alcance: Toda organización que esté interesada en la compra del producto.

Políticas:

1. La cotización se brindará al momento que un cliente la solicite.

2. La cotización se enviará por correo electrónico.

3. Una cotización no podrá ser utilizada como factura.

4. La cotización estará sujeta a cambios en cuanto al tiempo de vigencia.

5. La cotización va a variar de acuerdo con el producto.

Conceptos

Cotización: Pedir el precio de un producto o servicio el cual se espera comprar.

 Código:
POLITICA DE
VT-002
COTIZACIONES

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

Página 2 de 3
Jefe de ventas Gerente General

Descripción de Procedimientos

1. Clientes

b. Se comunica a la empresa y solicita se le pueda realizar una cotización del

producto.

2. Dependiente de ventas

a. Atiende la solicitud.
b. Brinda información del producto.
c. Pregunta al cliente la cantidad de producto a comprar.
d. Realiza la cotización.
e. Envía la cotización por el medio que haya acordado con el cliente.
f. Informa al cliente del envío de la cotización.
g. Confirma con el cliente que haya recibido la información.
 Código:
POLITICA DE
VT-003
FACTURACIÓN

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

Página 1 de 3
Jefe de ventas Gerente General

Propósito: Brindar a nuestros clientes el documento fiscal obligatorio por el ente

regulador tributario, para poder respaldar cada transacción de venta.

Alcance: A cada uno de nuestros clientes.

Políticas:

1. Facturar en la fecha que se realiza la transacción.

2. La factura debe incluir la información completa del cliente.

3. En la factura se debe especificar, si es, una transacción al contado o en su

defecto al crédito.

4. Se entregará el documento en original al cliente.

5. En caso de facturación manual, el talonario deberá tener dos copias

adicionales a la factura original.

6. Las copias de las facturas deberán ser acompañadas por la liquidación del
producto entregado.

Conceptos

Factura: Es el documento fiscal utilizado para respaldar las transacciones de venta

realizadas por una entidad.
 Código:
POLITICA DE
VT-003
FACTURACIÓN

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

Página 2 de 3
Jefe de ventas Gerente General 30/09/2019

Descripción de Procedimientos

1. Clientes

a. Hace compra de producto o servicio.

b. Agente de venta

a. Atiende al cliente.
b. Verifica la información del cliente.
c. Realiza la factura con la información del cliente.
d. Especifica si la factura es al crédito o al contado.
e. Él agente de venta firma y sella la factura, antes de ser entregada al cliente.
f. Se archiva la en el auxiliar de ventas.
 Código:
POLITICA DE ATENCIÓN
VT-004
AL CLIENTE

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

Página 1 de 3
Jefe de ventas Gerente General

Propósito: Prestar la mejor atención y brindar la ayuda necesaria al cliente con

información del producto y servicio.

Alcance: Cada uno de los clientes con los que cuenta la empresa.

Políticas:

1. Estar atento a cada solicitud de ayuda del cliente.

2. La atención debe ser con total amabilidad y respeto.

3. Se brindará atención personal a cada cliente.

4. Se debe aclarar cualquier duda que el cliente tenga acerca de los productos.

Conceptos

Servicio al cliente: Brindar una atención para satisfacer necesidades o deseos de un

cliente.
 Código:
POLITICA DE ATENCIÓN
VT-004
AL CLIENTE

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

Página 2 de 3
Jefe de ventas Gerente General

Descripción de Procedimientos

1. Cliente

a. Llega a los negocios de THE ISLAND S.A. de la empresa.

b. Solicita ayuda en información.

2. Vendedor/Recepción

a. Da la bienvenida al cliente.
b. Pregunta al cliente, en que le puede ayudar.
c. Busca información solicitada por el cliente
d. Brinda información solicitada.
 4.2. Departamento de Contabilidad (CT)

4.2.1. Política de cuentas por cobrar CT-001

4.2.2. Política de cuentas por pagar CT-002

4.2.3. Política de ingresos CT-003

4.2.4. Política de costos CT-004

4.2.5 Política de gastos CT-005

4.2.6 Política de tributación CT-006

 Código:
POLITICA DE CUENTAS
CT-001
POR COBRAR

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

Página 1 de 3
Jefe de contabilidad Gerente General

Propósito: Recuperar los créditos ofrecidos en el tiempo antes establecido por lo

general 30 días.

Alcance: Todos nuestros clientes.

Responsable: Encargado de cobros.

Políticas:

1. Mantener actualizado el registro de cuentas por cobrar.

2. Mantener informado de las cuentas por cobrar vencidas.

3. Brindar en detalle las cuentas por cobrar al gestor de cobros.

4. El plazo de recuperación de una cuenta por cobrar será de 30 días (puede

cambiar)

5. Se realizará llamada telefónica o envío de correo después del vencimiento.

6. Se realizará visita al cliente después del vencimiento si hace caso omiso al

llamado telefónico. Al no atender a los llamados pasar la cuenta a lo legal.

Conceptos

Cuenta por cobrar: Obligación de la cliente adquirida por la compra de un producto o

servicio al crédito.
 Código:
POLITICA DE CUENTAS
CT-001
POR COBRAR

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

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Jefe de contabilidad Gerente General

Descripción de Procedimientos

1. Cliente

a. Adquiere una deuda con la THE ISLAND S.A.

2. Contabilidad

a. Procede al registro de la cuenta por cobrar.

b. Mantiene informado al gestor de cobros de las cuentas vencidas.
c. Realiza las llamadas y envíos de correo de las cuentas con un amplio margen
de vencimiento.

1. Cliente
a. Procede al pago de su cuenta por pagar.
d. Cliente no realiza el pago.

2. Contabilidad
a. Se realiza la visita a los clientes que hicieron caso omiso a las llamadas.
b. Se procede a lo legal si el cliente no realiza el pago después de las
advertencias.
 Código:
POLITICA DE CUENTAS
CT-002
POR PAGAR

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Jefe de contabilidad Gerente General

Propósito: Realizar el pago de las compras adquirida por medio de créditos.

Alcance: Todos nuestros proveedores.

Responsable: Encargado de proveedores.

Políticas:

1. Mantener al día los pagos a nuestros proveedores.

2. Realizar el pago con anticipación al vencimiento, si por ello se recibe un

descuento.

3. El pago a proveedores se planificará para hacerlo día Lunes.

4. Los proveedores serán notificados del valor del cheque y las facturas a
cancelar.

5. Los cheques emitidos deberán ser aprobados por el Gerente General.

6. El proveedor o quien lo represente deberá firmar recibo para hacer constar la

entrega del cheque.

Conceptos

Cuenta por pagar: Obligación de la compañía, adquirida por la compra de un

producto o servicio al crédito
 Código:
POLITICA DE CUENTAS
CT-002
POR PAGAR

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

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Jefe de contabilidad Gerente General

Descripción de Procedimientos

1. Contabilidad
a. Planifica pagos a proveedores.
b. Elabora cheques y adjunta facturas a cancelar.
c. Envía cheques al Gerente General

2. Gerente General
a. Verifica que el cheque este correcto y en caso de no estarlo lo regresa a
contabilidad para su anulación o corrección si es posible.
b. En caso de estar todo en orden firma cheque y lo envía a contabilidad.

1. Contabilidad
a. Procede a comunicarse con el proveedor para notificar el pago.

3. Proveedor
a. Recibe el pago, firma recibo y extiende un recibo.
b.

Propósito: Mantener al día cada transacción que deba de contabilizarse para el mejor
manejo de información.
Alcance: Toda transacción contable de ingresos.

Responsable de revisión: Jefe de contabilidad.

Políticas:

1. Ingreso a diario de todas las operaciones de ventas.

2. Mantener un control de los ingresos diarios.

3. Tener un control de los pagos anticipados de clientes.

4. Después de los primeros 5 días del mes poder generar reportes de ventas.

5. Realizar conciliación de facturas con ingresos.

Conceptos

Ingresos: Son las operaciones generadas por ventas, intereses u otras transacciones
transformadas en beneficios para la organización.
 Código:
POLITICA DE INGRESOS
CT-003

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

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Jefe de contabilidad Gerente General

Descripción de Procedimientos

1. Asistente de contabilidad
a. Ingresa todas las facturas emitidas.
b. Ingresa los anticipos recibidos.
c. Realiza conciliación de facturas e ingresos.
d. Prepara reporte de ingresos.

2. Jefe de Contabilidad
a. Monitorea información.
b. Informa de cualquier error encontrado.
c. Brinda soluciones.
d. Genera reportes para la gerencia.
 Código:
POLITICA DE COSTOS
CT-004

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

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Jefe de contabilidad Gerente General

Propósito: Llevar una contabilidad que permita poder medir con exactitud los costos
que incurre la empresa en las compras, costos de producto.

Alcance: Toda transacción contable que afecte las cuentas de costos.

Responsable de revisión: Jefe de contabilidad.

Políticas:

1. Ingreso a diario de todas las operaciones de compras de mantenimiento y

materia prima.

2. Establecer controles de ingreso.

3. Establecer controles de salidas.

4. Realizar las operaciones contables por tipo de negocios.

5. Realizar revisiones de las operaciones de costos.

Conceptos

Costos: Es el valor monetario incurrido en la compra de un bien, con el cual se espera

ayude a la obtención de beneficios.
 Código:
POLITICA DE COSTOS
CT-004

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Jefe de contabilidad Gerente General 30/09/2019

Descripción de Procedimientos

1. Asistente de contabilidad
a. Ingresa las operaciones de costos.
b. Revisa el ingreso de facturas de compra.
c. Revisa el ingreso de requisas.

2. Jefe de Contabilidad
a. Monitorea información.
b. Informa de cualquier error encontrado.
c. Brinda soluciones.
d. Genera reportes para la gerencia.

Propósito: Llevar una contabilidad que permita reflejar los gastos que incurre la
empresa en el transcurso de tiempo que dura el periodo contable.

Alcance: Toda transacción contable que afecte las cuentas de gastos.

Responsable de revisión: Jefe de contabilidad.

Políticas:

1. Ingreso a diario de todas las operaciones de compras generadoras de gastos.

2. Ingresar las partidas de planillas, y gastos diarios.

 3. Establecer controles para determinar el gasto de cada embarcación.

4. Cada operación de gasto debe tener un documento de respaldo.

5. Realizar revisiones de las operaciones de cada mes.

Conceptos

Gasto: Es el monto pagado por un bien o servicio para el consumo del mismo, el cual
genera una carga de pago de una empresa, disminuyendo la utilidad.
 Código:
POLITICA DE GASTOS
CT-005

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Jefe de contabilidad Gerente General

Descripción de Procedimientos

1. Asistente de contabilidad
a. Ingresa las operaciones de gastos.
b. Ingresa facturas de gastos.
c. Revisa el ingreso de requisas que generan gastos.

2. Jefe de Contabilidad
a. Monitorea información.
b. Informa de cualquier error encontrado.
c. Brinda soluciones.
d. Genera reportes para la gerencia.
 Código:
POLITICA DE
CT-006
TRIBUTACIÓN

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Jefe de contabilidad Gerente General

Propósito: Cumplir con las obligaciones tributarias que tiene la organización.

Alcance: Cada una de las obligaciones tributarias adquiridas.

Responsable de revisión: Jefe de contabilidad.

Políticas:

1. Generar en los primeros 5 días de cada mes los reportes de impuestos a

declarar.

2. Pagar en tiempo y forma los impuestos correspondientes.

3. Se debe revisar los reportes de ventas y compras de manera detallada.

4. Se generará un archivo por cada tipo de declaración.

5. Se hará llenado de los libros contables autorizados.

6. Se generarán reportes para facilitar la elaboración de estados financieros.

Conceptos

Tributación: Son los pagos realizados al Estado, por medio de impuestos, dichos
fondos son utilizados para cubrir gastos del gobierno y obras sociales.
 Código:
POLITICA DE
CT-006
TRIBUTACIÓN

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Jefe de contabilidad Gerente General

Descripción de Procedimientos

1. Asistente de contabilidad
a. Genera los reportes de venta.
b. Genera reporte de compras.
c. Pasa reportes al jefe de contabilidad.
d. Si hay algún error en los reportes lo corrige.
e. Pasa reportes al jefe de contabilidad

2. Jefe de Contabilidad
a. Revisa la información.
b. Informa de cualquier error encontrado.
c. Brinda soluciones.
d. Cuando todo está en orden realiza las declaraciones.
 4.3. Departamento de Recursos Humanos (RH)

4.3.1. Política de Reclutamiento de Personal RH-001

4.3.2. Política de Contratación de Personal RH-002

4.3.3. Política de Capacitación de Personal RH-003

4.3.4. Política de Sanciones Disciplinarias RH-004

 Código:
POLITICA DE
RH-001
RECLUTAMIENTO DE
PERSONAL

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Jefe de RRHH Gerente General

Propósito: Atraer personal idóneo para ocupar un puesto en nuestra organización.

Alcance: Todas las personas del mercado laboral.

Responsable de revisión: Jefe de Recursos Humanos.

Políticas:

1. Toda contratación de personal debe ser aprobada por el Gerente General y se

realizará a través de la Gerencia de RRHH.

2. Cuando surja la necesidad de crear plazas en la organización, los directores en

sus respectivas áreas, coordinarán con la Gerencia Administrativa, la
propuesta para solicitar la evaluación a RRHH, si es necesario o no la
contratación de nuevo personal.

3. Se procederá a iniciar el proceso de selección y contratación cuando se tengan

todas las autorizaciones respectivas.

4. Para cada vacante en la organización se tendrá como prioridad el personal

interno y como segunda opción el recurso humano externo.

Conceptos

Reclutamiento: El reclutamiento es el primer paso del proceso de selección del

personal, el cual se identifica y atrae a candidatos aptos para cubrir vacantes,
buscando idoneidad para la plaza disponible.
 Código:
POLITICA DE
RH-001
RECLUTAMIENTO DE
PERSONAL

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Jefe de RRHH Gerente General

Descripción de Procedimientos

1. Jefe de departamento
a. Hace la solicitud de personal.

2. Jefe de RRHH
a. Revisa la solicitud.
b. Analiza si la solicitud requiere de la creación de una nueva plaza.
c. Envía la información al Gerente General cuando se trate de una nueva plaza.

3. Gerente General
a. Revisa la solicitud de una nueva plaza.
b. Autoriza la creación de una nueva plaza. De no aprobar, termina el proceso.
c. Realiza la notificación a RRHH de la autorización de la nueva plaza.

1. Jefe de RRHH
a. Inicia el reclutamiento interno, si se trata de la creación de una nueva plaza o
de una que ya existe.
b. Hace la revisión para asegurarse de la existencia de candidatos internos.
c. Realiza el reclutamiento de candidatos externos de no haber candidatos
internos.
d. Prepara las entrevistas que serán aplicadas a los candidatos y luego iniciar el
proceso de selección de personal.
 Código:
POLITICA DE
RH-002
CONTRATACION DE
PERSONAL
Elaborado por: Aprobado por: Fecha:
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Jefe de RRHH Gerente General
Propósito: Seleccionar a los candidatos adecuados que podrían ocupar un lugar de
trabajo.
Alcance: Todas las personas entrevistadas.

Responsable de revisión: Jefe de Recursos Humanos.

Políticas:

1. La contratación del personal la hará RRHH con la aprobación del Gerente

General, a través del respectivo contrato de trabajo.

2. El monto de la remuneración de la plaza será establecido en el documento de

solicitud de selección y contratación de personal y se considera como el
máximo a pagar, sin embargo, podrán establecerse categorías para:
a. Incentivar el desarrollo del personal en los puestos de trabajo, y
b. Premiar el buen desempeño del trabajador por medio de aumentos de salario.

3. Se buscará que el sueldo que se asignará a una persona que se contrate, ya sea
para una plaza vacante o nueva, sea el mínimo de la categoría establecida en
la plaza. Sin embargo, considerando la experiencia y capacidad de la persona
a contratar, quedará a criterio de la Dirección Administrativa.

4. Se podrá contratar a una persona que no llene el 100% de los requisitos de

estudios solicitados, siempre y cuando tenga experiencia para el desempeño
eficiente del puesto.
5. Todo exempleado de la institución podrá ser recontratado, siempre y cuando sus
evaluaciones del desempeño hayan sido de muy bueno a excelente.

Conceptos

Contratación: Acuerdo celebrado entre dos o más personas para poder prestar un
servicio.
 Código:
POLITICA DE
RH-002
CONTRATACION DE
PERSONAL

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Jefe de RRHH Gerente General 30/09/2019

Descripción de Procedimientos

1. Jefe de RRHH
a. Analiza si el candidato es empleado de la empresa.
b. Notifica ascenso en caso que el candidato ya sea empleado de la empresa
c. Inicia el periodo de prueba en el puesto de trabajo.
d. Se comunica con el candidato para una cita en caso de que este no sea
empleado de la empresa.

2. Candidato
a. Firma el contrato de trabajo.
b. Inicia periodo de prueba.
c. Procede con la apertura de cuenta en el banco para que la empresa le
cancelara su salario,

1. Jefe de RRHH
a. Procede a realizar el registro del empleado en las instituciones necesarias.
 Código:
POLITICA DE
RH-003
CAPACITACIÓN DE
PERSONAL

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Jefe de RRHH Gerente General

Propósito: Con la capacitación podemos brindar a nuestros empleados el

conocimiento de nuevas tecnologías y herramientas para la mejora y prestación de un
mejor servicio.

Alcance: Todos nuestros empleados.

Responsable de revisión: Jefe de Recursos Humanos.

Políticas:

1. La organización brindará formación y/o capacitación a sus funcionarios y

empleados, para promover la actualización y el perfeccionamiento de
conocimientos y habilidades del trabajador en su actividad.

2. La formación y/o capacitación servirá además para crear un clima de mejora

de la calidad y satisfacción entre los funcionarios y empleados, fomentando
una actitud positiva hacia su trabajo, minimizando esfuerzos y estimulando el
espíritu de trabajo en equipo.

3. La organización desarrollará un plan de Capacitaciones que se debe impartir

una vez al año, de acuerdo a las necesidades de formación detectadas por los
gerentes y jefes respectivos, y a la disponibilidad presupuestaria.

4. Las necesidades de formación y/o capacitaciones no planteadas

oportunamente tendrán una prioridad de atención inferior.
 Código:
POLITICA DE
RH-003
CAPACITACIÓN DE
PERSONAL

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Jefe de RRHH Gerente General

5. Los conocimientos adquiridos durante las capacitaciones recibidas en el

interior o exterior del país deberán ser puestas en prácticas en sus puestos de
trabajo.

6. Los eventos de capacitación en el exterior deberán contar con un informe que

contemple un resumen de los conocimientos adquiridos.

7. Todo el personal obligatoriamente debe recibir los eventos capacitación y

desarrollo que le sean programados, asistiendo con puntualidad durante el
desarrollo del evento, salvo caso fortuito o fuerza mayor.

8. Los capacitadores e instructores podrán ser internos o externos a la

institución, nacionales o extranjeros, siempre que estén calificados y
preparados para los cursos que impartirán.

9. Los cursos de capacitación deben anunciarse a los participantes con

anticipación, para que se preparen y al mismo tiempo lo tomen en
consideración para hacer los ajustes necesarios en el tiempo que estarán
ausentes en sus labores, si así fuera el caso.

Conceptos

Capacitación de personal: Ayudar a los trabajadores a que se actualicen, aprendiendo

nuevas formas de trabajo o herramientas que pueden utilizar en el desempeño del
mismo.
 Código:
POLITICA DE
RH-003
CAPACITACIÓN DE
PERSONAL

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

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Jefe de RRHH Gerente General

Descripción de Procedimientos

1. Jefe de RRHH
a. Busca las personas indicadas para impartir la capacitación.
b. Pueden ser capacitadores internos o externos.
c. Establece la fecha de la capacitación.
d. Determina el lugar de la capacitación.
e. Envía convocatoria a los jefes de departamento de los empleados que estarán
involucrados en la capacitación.

2. Jefe de departamento
a. Envía notificación de los empleaos involucrados en la capacitación.
b. Planea todo para cubrir al empleado enviado a capacitación.
c. Asiste a capacitación si es requerido.

1. Jefe de RRHH
a. Luego del tiempo de capacitación, se pide informe del mismo de parte de los
empleados capacitados.
 Código:
POLITICA DE SANCIONES
RH-004
DISCIPLINARIAS

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Jefe de RRHH Gerente General

Propósito: Establecer las normas disciplinarias que serán aplicadas a nuestros

empleados en caso de alguna falta o violación a las políticas de la empresa.

Alcance: Todo nuestro personal.

Responsable de revisión: Jefe de Recursos Humanos.

Políticas:

1. El jefe inmediato de cada departamento de la organización deberá velar

porque su personal cumpla con las normas y obligaciones establecidas, y en
caso de que no se cumpla se aplique el régimen disciplina correspondiente.

2. Cualquier problema referente al personal, deberá ser tratado en primera

instancia por el jefe inmediato de cada departamento, y si es necesario, se
coordinará con el área de Recursos Humanos para que pueda tomar las
medidas correspondientes.
3. La disciplina se debe ver de forma normativa, más que prohibitiva de realizar
algunas acciones, por ello las reglas deberán estar orientadas para reglamentar
más que para limitar, sirviendo para facilitar la acción y no para obstaculizar
el desempeño de los empleados.

4. Las infracciones se clasificarán en: leves, graves y muy graves.

a. Infracciones leves:

1. Expresarse o irrespetar la dignidad o los derechos de cualquiera de las

personas con las cuales se relacionen en función de sus cargos.
2. La inasistencia a las labores por un día sin causa justificada.
 Código:
POLITICA DE SANCIONES
RH-004
DISCIPLINARIAS

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

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Jefe de RRHH Gerente General

3. No presentarse a la hora correspondiente o retirarse del trabajo sin permiso,

hasta en cuatro ocasiones en un mismo mes.
4. La realización de actos indecorosos en el lugar de trabajo.
5. El retraso injustificado en la ejecución de tareas.

b. Infracciones graves:

1. El incumplimiento reiterado o negligente de las instrucciones que se le

imparten, así como de las misiones que se les asignen.
2. La inasistencia, o asistencia sin aprovechamiento, en las actividades de
inducción, capacitación o desarrollo para las que sean convocados.
3. El retraso injustificado en la ejecución de sus tareas asignadas si por ello se
hubiere causado daño a la institución.
4. La inasistencia a las labores por dos días consecutivos o alternos, sin causa
justificada.
5. No presentarse a la hora correspondiente o retirarse del trabajo sin permiso.
6. La negativa a ejecutar actividades o resolver asuntos, que le hayan sido
encomendados.
7. La reincidencia en infracciones leves.
 Código:
POLITICA DE SANCIONES
RH-004
DISCIPLINARIAS

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Jefe de RRHH Gerente General

c. Infracciones muy graves:

1. La realización de actos de notoria inmoralidad, tanto dentro como fuera de la

institución.
2. La falta injustificada a las labores por más de dos días, consecutivos o no, en
un mismo mes.
3. Las conductas que intencionalmente dañen la integridad de las personas o los
bienes de la empresa o los pongan en grave riesgo.
4. El abuso de autoridad o la manipulación de la misma.
5. La omisión de cualquier delito durante el desempeño de sus funciones.
6. Facilitar a terceros información confidencial de la organización.
7. Negligencia reiterada del trabajador y poner en riesgo a las demás personas.

Conceptos

Sanciones disciplinarias: Sanciones aplicadas a un empleado por la falta al

reglamento interno de la empresa.
 Código:
POLITICA DE SANCIONES
RH-004
DISCIPLINARIAS

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

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Jefe de RRHH Gerente General 30/09/2019

Descripción de Procedimientos

1. Jefe de departamento
a. Realiza llamado de atención verbal.
b. Notifica a RRHH, para el control del expediente del empleado.
c. Si el acto de indisciplina es de gravedad notifica a RRHH para que sea quien
tome la decisión en la sanción que le aplicara.

2. Jefe de RRHH
a. Lleva control de los expedientes de cada empleado, de acuerdo a lo notificado
por cada jefe de departamento.
b. Determina que sanción aplicara al empleado, según la falta cometida.
c. Realiza la amonestación al empleado ya sea verbal o por escrito.
d. Suspende al empleado del cargo sin goce de salario si la falta lo amerita
e. Se procede al despido si las faltas graves o muy graves son reiterativas.

3. Empleado
a. Recibe la sanción por la falta cometida.
b. Empleado comete falta grave y es reiterativo.
c. Entrega todos los utensilios utilizados en el trabajo en caso de ser despedido.
 4.4. Departamento de Compras (CP)

4.4.1. Política de selección de proveedores CP-001

4.4.2. Política de Cotización de compra CP-002

4.4.3. Política de devolución de compra CP-003

4.4.4. Política de Bodega CP-004

 Código:
POLITICA DE SELECCIÓN
CP-001
DE PROVEEDORES

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Jefe de compras Gerente General 30/09/2019

Propósito: Seleccionar las mejores opciones de proveedores con quienes se espera

mantener una relación a largo plazo y que nos puedan proporcionar el mejor
producto.

Alcance: Todos nuestros proveedores.

Responsable de revisión: Jefe de Compras.

Políticas:

1. Nuestros proveedores serán seleccionados por parte del jefe de compras y

Gerente General.

2. Se tendrá como mínimo 2 opciones de proveedores para los principales

repuestos.

3. Los proveedores serán seleccionados en base a precio y calidad del producto.

4. El proveedor será el encargado del traslado del producto hacia la

organización.

5. Todos los proveedores estarán obligados a entregar las facturas originales

después del pago.
Conceptos

Proveedores: Es la persona u organización que provee de productos o servicios a una

entidad.
 Código:
POLITICA DE SELECCIÓN
CP-001
DE PROVEEDORES

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

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Jefe de compras Gerente General

Descripción de Procedimientos

1. Jefe de compras
a. Realiza solicitud al proveedor.

2. Proveedor
a. Solicita información necesaria para llegar al acuerdo de compras al crédito.

1. Jefe de Compras
a. Recolecta información solicitada por el proveedor.
b. Envía información a Gerente General.

3. Gerente General
a. Revisa información.
b. Autoriza o no que se envié la información.
c. Envía información a jefe de compras par que este la envíe al proveedor.

2. Jefe de Compras
a. Envía información al proveedor.
 Código:
POLITICA DE SELECCIÓN
CP-002
DE COTIZACIÓN DE
COMPRA

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

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Jefe de compras Gerente General

Propósito: Tener las mejores opciones al momento de hacer una compra. Poder
comprar precios entre proveedores.

Alcance: Toda compra a realizar en nombre de la organización.

Responsable de revisión: Jefe de Compras.

Políticas:

1. Cada compra realizada en nombre de la empresa debe ir acompañada de una

cotización.

2. Se pedirán 3 cotizaciones para la compra de productos en los que se puedan

encontrar variedad.

3. Las cotizaciones podrán ser impresas o enviadas por correo electrónico.

4. Toda compra deberá ser aprobada por el Gerente General.

5. Serán válidas las cotizaciones que contengan los datos, productos y materiales
solicitados por la organización.

Conceptos

Cotización: Documento en donde un proveedor brinda precios de un producto o

servicio de acuerdo a lo solicitado.
 Código:
POLITICA DE SELECCIÓN
CP-002
DE COTIZACIÓN DE
COMPRA

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

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Jefe de compras Gerente General

Descripción de Procedimientos

1. Jefe de compras
a. Realiza cotización a proveedores.

2. Proveedor
b. Pregunta productos o servicios al interesado.

1. Jefe de Compras
a. Da los productos en los que está interesado.
b. Recibe la cotización en forma impresa o electrónica.
c. Envía cotización a Gerente General.

3. Gerente General
a. Revisa cotización.
b. Autoriza o no que se realice la compra.

1. Jefe de Compras
a. Procede a la compra.
 Código:
POLITICA DE
CP-003
DEVOLUCIÓN DE COMPRA

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

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Jefe de compras Gerente General

Propósito: Devolver productos a nuestros proveedores ya sea porque no se

solicitaron o porque están mal estado.

Alcance: Todos nuestros proveedores.

Responsable de revisión: Jefe de Compras.

Políticas:

1. Se devolverán todos los productos que no fueron solicitados.

2. Productos dañados serán devueltos.

3. Productos que no cumplan con los estándares de calidad se devolverán.

4. No se aceptarán productos diferentes en reemplazo uno dañado.

Conceptos

Devolución de compra: Acto que se da cuando un receptor devuelve producto

comprado esto por inconformidad o porque no lo solicito.
 Código:
POLITICA DE
CP-003
DEVOLUCIÓN DE COMPRA

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

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Jefe de compras Gerente General

Descripción de Procedimientos

1. Proveedor
a. Entrega pedido de productos.

2. Bodega
a. Recibe productos.
b. Compara lo recibido con la factura.
c. Compara factura con la orden de compra.
d. Notifica a proveedor de diferencias si existen
e. De no haber ningún problema con los productos, firma el comprobante de
recepción.
 Código:
POLITICA DE BODEGA
CP-004

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

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Jefe de compras Gerente General
Propósito: Mantener almacenado y el cuidado de los productos comprados. De
bodega saldrán los productos por medio de una requisa que servirá de soporte del
pedido y la entrega del mismo.

Alcance: Personal de cocina, restaurante y relacionados.

Políticas:

1. Horario de atención 8: am a 4:00 pm (puede variar).

2. Es obligación de bodega recibir el producto comprado.

3. Es responsabilidad de bodega mantener el cuidado de los productos.

4. Está prohibido el ingreso del personal ajeno a bodega.

5. La requisa será llenada de forma clara y ordenada.

6. Lo pedido en requisa solo serán productos necesarios.

7. Es responsabilidad de bodega la entrega de los productos en requisa.

8. Los productos recibidos serán respaldados por factura del proveedor.

9. Pasar facturas a contabilidad.

Conceptos

Bodega: Lugar de almacenamiento de productos para su cuidado y su posterior uso.

 Código:
POLITICA DE BODEGA
CP-004

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

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Jefe de compras Gerente General

Descripción de Procedimientos

1. Bodega

a. Recibe productos de proveedores.

b. Compara productos recibidos con la factura.
c. Procede al almacenamiento de los productos.

2. Mantenimiento, otros departamentos

a. Llena requisa de productos.

a. Entrega requisa al encargado de bodega.

1. Bodega
a. Revisa requisa.
b. Hace entrega de productos solicitados.
c. Mantiene limpia el área de productos.
 4.5. Departamento de Mantenimiento (MT)

4.5.1. Mantenimiento en instalaciones MT-001

4.5.1.1 Mantenimiento eléctrico

4.5.1.2. Mantenimiento en pintura de

 Código:
POLITICA DE
MT-005
MANTENIMIENTO EN
INSTALACIONES

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

Página 1 de 3
Jefe de mantenimiento Gerente General

Propósito: Mantener en perfecto estado todas las áreas correspondientes a las

instalaciones de la organización.

Alcance: Personal de mantenimiento

Políticas:

1. Mantener limpio las áreas de mantenimiento y bodega de materiales.

2. Realizar revisiones mensuales en las instalaciones eléctricas.

3. Hacer retoques de pinturas en las áreas necesarias de las instalaciones.

4. Realizar mantenimientos mensuales a los equipos de cocina, aire

acondicionado, generador eléctrico.

5. Dar mantenimiento a las áreas verdes con las que cuenta la empresa.

Conceptos

Mantenimiento de instalaciones: Mantenimiento realizados en cada una de las áreas

de trabajo.
 Código:
POLITICA DE
MT-005
MANTENIMIENTO EN
INSTALACIONES

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

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Jefe de mantenimiento Gerente General

Descripción de Procedimientos

1. Jefe de mantenimiento
a. Asigna tareas de mantenimiento a sus empleados a cargo.

2. Empleados
a. Realizan trabajos asignados.

1. Jefe de mantenimiento
a. Supervisa el trabajo realizado.
b. De no estar de acuerdo con los resultados pide al empleado completar el
trabajo.
c. Al momento de la reunión informara de los trabajos realizados.
 Código:
POLITICA DE
MT-005
MANTENIMIENTO
ELECTRICO

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

Página 1 de 3
Jefe de mantenimiento Gerente General

Propósito: Hacer mantenimientos preventivos en los sistemas eléctricos de las

instalaciones y con ello prevenir futuras averías.

Alcance: Personal de Mantenimiento.

Políticas:

1. Realizar mantenimiento preventivo en las instalaciones eléctricas.

2. Hacer cambios en los materiales dañados.

3. Hacer una lista de materiales eléctricos a reemplazar para que puedan ser
comprados.

4. Cuando el mantenimiento sea prestado por personal ajeno a la organización

deberá presentar recibo o factura por el servicio.

5. Todo servicio debe especificar los materiales utilizados y reemplazados.

6. El encargado de mantenimiento debe tener control del mantenimiento

realizado por cada una de las embarcaciones

Conceptos

Mantenimiento eléctrico embarcaciones: Mantenimiento realizado al sistema eléctrico

de cada una de las embarcaciones.
 Código:
POLITICA DE
MT-005
MANTENIMIENTO
ELECTRICO

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

Página 2 de 3
Jefe de mantenimiento Gerente General

Descripción de Procedimientos

1. Jefe de mantenimiento
a. Realiza plan de trabajo.
b. Indica al personal adecuado de la revisión eléctrica.
c. Supervisa al personal asignado.

2. Empleados
a. Realizan trabajos asignados.
b. Informa del trabajo realizado.
c. Indica al jefe de mantenimiento que llame a un especialista.

1. Jefe de mantenimiento
a. De ser necesario llamar a especialista.
b. Informa a la gerencia del trabajo realizado.

3. Especialista
a. Soluciona el problema.
 Código:
POLITICA DE
MT-005
MANTENIMIENTO DE
PINTURA

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

Página 1 de 3
Jefe de mantenimiento Gerente General

Propósito: Brindar el mantenimiento de pintura a cada una de las instalaciones donde

funciones los negocios y los para rentas en tiempo.

Alcance: Personal de Mantenimiento.

Políticas:

1. El jefe de mantenimiento notificara al encargado de compras de la pintura

necesaria.

2. Jefe de mantenimiento verificara las áreas de a pintar.

3. Se designará personal específico para realizar este trabajo.

4. El jefe de mantenimiento deberá reportar el material utilizado para cada

negocio.

5. Al momento de hacer pedidos de materiales se deberá especificar en qué será

utilizado.

Conceptos

Mantenimiento en pintura de embarcaciones: Mantenimiento de pintura realizado a

las embarcaciones de la entidad.
 Código:
POLITICA DE
MT-005
MANTENIMIENTO DE
PINTURA

Elaborado por: Aprobado por: Fecha:

Página 2 de 3
Jefe de mantenimiento Gerente General

Descripción de Procedimientos

1. Jefe de mantenimiento
a. Revisa las áreas a pintar.
b. Solicita a compras la pintura.

2. Compras
a. Pide 3 cotizaciones de los proveedores.
b. Compara los precios y calidad de pintura.
c. Llena orden de compra.

3. Jefe de compras
a. Revisa orden de compra.
b. Autoriza que se haga la compra.
CAPITULO V
ANALISIS
COSTO-
BENEFICIO
 1.1. Inversión necesaria para la implementación del Manual de
Políticas y Procedimientos Administrativos

Cuando una organización decide implementar un manual es consciente de que esto

va a requerir de una inversión para poder llevar a cabo la implementación del mismo

con toda la organización, con ello se establecen los recursos a utilizar y los gastos a

ejecutar en este proceso de inducción.

La implementación del Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos

requiere de la impresión del manual para tener al menos dos copias físicas del

instructivo de procesos.

La inversión será el costo del tiempo del personal en la capacitación y

socialización del manual, ya que serán los encargados de realizar las funciones y

procesos mencionadas en este manual, el tiempo que requiere la persona encargada de

realizar la capacitación del personal.

Se implementará material audiovisual para exponer al personal las funciones y

procesos que deberán ser realizados.

El costo del proceso de implementación del manual se especifica en la sección de

detalle de costos.
 5.2. Detalle de costos que generara la aplicación del Manual de
Políticas y Procedimientos Administrativos
A continuación, se detalla los gastos de inversión que implica la aplicación del
presente manual en la organización.

Actividad Recurso Tipo de Tiempo Costo Costo total

recurso en horas unitario
Impresión Imprenta Capital N/A L.300.00 L.900.00
de 3
manuales
Impresión Imprenta Capital N/A 275.00 L. 275.00
de
materiales
varios

L.2,500.00

Inducciones
del personal

L.3,000.00

Presentació
n
audiovisual
y material
impreso
Meriendas L.2,500.00
Imprevisto L.1,000.00
TOTAL L.10,175.00
5.2.1. Descripción de los gastos

a. Impresión de 3 manuales: La impresión de los manuales requiere de un

costo por unidad de L.300.00, incluyendo el encuadernado del mismo.

 Agregado el costo de otros materiales impresos por L.275.00, dando un total

de L.1,175.00.

b. Inducción al personal: es el costo por la sociabilización a los jefes de cada

departamento a manual y la implementación de las políticas por desarrollador

del manual L.2,500.00

c. Presentación audiovisual y material impreso: la presentación a todo el

personal para capacitación de operatividad de las políticas en conjuntos con

los objetivos y metas dentro de un plan estratégicos de la empresa L.3,500.00

5.3. Análisis Costo Beneficio

Costo

Un costo, es la inversión que se realiza para la obtención de un beneficio futuro, para

ello el costo beneficio, es la medición de una inversión realizada con lo cual se espera
que el beneficio que se obtendrá sea mayor a lo que ha costado.

La aplicación del manual permitirá a la empresa tener un amplio margen de mejora en

el aspecto de la toma de decisiones, ya que tendrá procesos definidos en los cuales los
colaboradores podrán trabajar y utilizar al máximo los recursos a su disposición. El
manual ayuda a que cada departamento tenga sus procedimientos definidos para las
situaciones que se puedan presentar.

Beneficio

El beneficio de al realizar esta inversión de aplicar un manual de procedimientos en la

organización, será obtener una estructura sólida para el área administrativa y
operativa de la empresa.
Ventas: Se definen procesos en los cuales el encargado de ese departamento realiza
su trabajo con una estructura ya establecida para cada una de las situaciones que se
puedan presentar.

Contabilidad: Para el área de contabilidad se han definidos procesos, los cuales van
ayudar a la gerencia tener información que les permita tomar decisiones acertadas y
con el tiempo necesario para poder llevar a cabo alguna acción.

Permite que se estructuren procesos para cumplir con las obligaciones tributarias, lo
cual es beneficioso, ya que evitara a la organización pagar multas y recargos por falta
de presentación o pago de alguno de las obligaciones tributarias con las que cuenta la
organización en este momento.

RRHH: Para toda organización el principal activo con el que se cuenta es el recurso
humano, para ello se debe seleccionar el personal idóneo para contar con ellos como
colaboradores de la empresa.

Compras: Para este departamento se ha realizado políticas que permitan obtener la

mejor opción de compra posible, ya que se debe hacer una amplia selección de
proveedores

Con las políticas de cotización, se busca comparar los costos y calidad de los
productos a comprar permitiendo a la entidad tomar la mejor decisión al momento de
realizar una compra.

Mantenimiento: Es un departamento en el cual se obtendrá un amplio margen de

mejora al momento de realizar las funciones de mantenimiento en las instalaciones y
de la organización.

Para ello se han estructurado políticas específicas para poder maximizar el personal
con el que se cuenta y el máximo provecho de los recursos, permitiendo mejorar. Ya
que se detallarán los trabajos realizados y materiales utilizados esto permitirá mejorar
en control de costos y gastos incurridos.
 CAPITULO VI

APORTACION DE LA
PROPUESTA
 6. Ventajas de la implementación del manual

Los manuales de políticas y procedimientos ayudan a la toma de decisiones, ya

que con este documento se establecen procesos a realizar en determinadas situaciones

en las que se ve involucrado el personal.

6.1. Ventajas de tener un manual:

1. La empresa muestra mayor organización en los procesos que realiza.

2. Se establecen procesos para cada departamento.

3. Es una pauta para tomar decisiones en cada situación.

4. Mejora la operatividad de la empresa.

6.2. Desventajas de no tener un manual:

1. Existe descoordinación en los trabajos de cada departamento.

2. No contar con procedimientos para cada trabajo.

3. Dificulta la toma de decisiones.

4. No hay un orden a seguir en tareas y procedimientos.

5. Dificulta la operatividad y coordinación de los empleados.

 CAPITULO VII

CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
 6.1. Conclusiones

Para toda organización, no importando el tamaño de su operatividad, siempre será

necesario un documento en el cual pueda plasmar sus funciones y procesos para

realizar sus actividades.

La implementación de manuales de procedimientos ayuda a las organizaciones a

poder maximizar sus recursos ya sean financieros, o recursos humanos, ya que esto

permite mantener procesos estándares y el conocimiento del mismo será siempre

igual hasta el momento de su actualización de parte de la organización.

El presente Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos, ha sido

elaborado con el objetivo de mejorar la toma de decisión de THE ISLAND S.A., ya

que desde su creación no ha contado procesos o estructuras de trabajo que sirva de

herramientas al personal administrativo y operativo para la toma de decisión.

Con la socialización del manual, Toda la organización tendrá una mayor influencia

a poder trabajar en equipo, y sentirse más identificados con la cultura de trabajo de la

entidad. Para ello es necesario la inducción del mismo para que cada colaborador

tenga definidos sus funciones.

6.2. Recomendaciones

Es un grato enorme placer haber realizado mi práctica profesional en la

empresaTHE ISLAND S.A., esto previo a la obtención del título como licenciado en

Gerencia de Negocios, ha sido una oportunidad que ha dado una buena experiencia

como estudiante universitario.

Para ello recomendamos la implementación de del presente manual, con el cual

ayudara a fomentar la cultura organizacional, trabajo en equipo, implementación de

procesos para cada departamento.

 Bibliografía

1. Vivas Folofo. A. (2011). Guía para elaborar manuales de políticas y

procedimientos administrativos
2. Semerena. Y. QuestionPro, (2019). Recuperado de
https://www.questionpro.com/blog/es/investigacion-exploratoria/
3. WIKIPEDIA, (2019). Recuperado de
https://es.wikipedia.org/wiki/Análisis_Porter_de_las_cinco_fuerzas
ANEXOS
FOTOS AL MENOS 10 DOS POR PAGINAS