AUDITORÍA OPERATIVA O DE GESTIÓN DE EFICACIA
6.7.1 INTRODUCCIÓN
La auditoría operacional o de gestión consiste en el examen de la eficacia, eficiencia y economía,
conocido como las "tres E" de la entidad, programa o área o actividad en particular. En el sector
público las Normas de auditoría Operacional a incluido además a la efectividad. Una auditoría
operativa puede tener uno o varios objetivos relacionados con estos tres aspectos.
Uno de los objetivos primordiales de la auditoría operativa es la evaluación de las operaciones
y/o actividades, para determinar el grado de eficacia, economía, eficiencia y efectividad de las
operaciones examinadas y formular recomendaciones en caso de corresponder para mejorar las
4 E.
6.7.2 CONCEPTOS DE EFICACIA
El auditor que realiza la auditoría de eficacia debe tener claro el significado del término de eficacia.
De acuerdo a la bibliografía, se tiene los siguientes conceptos:
• Eficacia, es la capacidad de lograr los objetivos establecidos en un periodo de tiempo
determinado, independientemente de los costos invertidos. En términos generales, el
índice de eficacia es la relación entre los resultados logrados y el objetivo previsto. (NAG
Bolivia).
• Eficacia, se entiende por eficacia el grado de cumplimiento de una meta, la que puede
estar expresada en términos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc. Es fundamental por
lo tanto que la organización cuente con una planificación detallada, con sistemas de
información e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la
situación en un momento determinado y los desvíos respecto a las metas proyectadas. Si
esto no existe, difícilmente podrá medirse la eficacia. (Manual de Procedimientos de
Auditoría de Gestión de Empresas y Sociedades del Estado. Auditoría General de la
Nación Argentina).
• Eficacia, son los resultados que brinda los efectos deseados, en otras palabras, es la
relación entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas programados;
es decir, entre los resultados esperados y los resultados reales de los proyectos,
programas u otras actividades; por lo que eficacia es el grado en que una actividad o
programa logra sus objetivos, metas u otros efectos que se había propuesto; tiene que
ver con el resultado del proceso de trabajo de la entidad, por lo que debe comprobarse
que la producción o el servicio se hayan cumplido en la cantidad y calidad esperadas; y
que sea socialmente útil el producto obtenido o el servicio prestado. La eficacia se
determina comparando lo realizado con los objetivos previamente establecidos, o sea la
medición del cumplimiento de objetivos o metas. (Manual de Auditoría de Gestión de la
Contraloría General del Estado de Ecuador).
• Eficacia, se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos contenidos en los
programas de actuación de la misma, es decir, comparando los resultados realmente
obtenidos con los resultados previstos y, por tanto, existe eficacia cuando una
determinada actividad o servicio obtiene los resultados esperados, independientemente
de los recursos que hayan sido utilizados para ello. (Rafael Redondo Duran, Xavier Llopart
Pérez y Dunia Duran Juve. Auditoría de Gestión. España. 1996).
• Eficacia, grado en que se logran los objetivos y metas de un plan, es decir, cuanto de los
resultados esperados se alcanzó. La eficiencia consiste en concentrar los esfuerzos de
una entidad en las actividades y procesos que realmente deben llevarse a cabo para el
cumplimiento de los objetivos formulados.(Documentos Planning - Colombia)
• Eficacia, es la evaluación de un programa o actividad en el logro de objetivos y metas, en
términos de cantidad, calidad y oportunidad. (Guía de Auditoría de la Contraloría General
de la República de Colombia 2013)
• Eficacia, es la medida en que se logran los objetivos y metas y la relación entre los
resultados pretendidos y los resultados reales de una actividad. (Instituto Interamericano
de Auditoría y Contabilidad. 1996. Normas y Procedimientos de Auditoría Generalmente
Aceptados. Perú)
• Eficacia: Es la evaluación de un programa o actividad en el logro de objetivos y metas,
en términos de cantidad, calidad y oportunidad. (Guía de Auditoría de la Contraloría
General de la República de Colombia. 2013).
• Eficacia, medida en que se alcanzan objetivos predeterminados o se cumplen las
funciones para las cuales fue constituida una organización pública. (Principios, Normas
Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, CGR de Bolivia, hoy del Estado).
• Eficacia, es la relación entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas
programados. Ejemplos: Total de obras ejecutadas en relación con las obras
programadas, total de jóvenes capacitados en relación con el total programado de jóvenes
a capacitar, total de bancos inspeccionados en relación con el total de bancos.
• Eficacia, es el grado de cumplimiento de una meta, la que se puede expresar en términos
de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc. Es fundamental que la empresa tenga una
planificación detallada, con sistemas de información e instrumentos que permitan conocer
en forma confiable y oportuna la situación en un momento determinado y los desvíos
respecto a las metas proyectadas. Si esto no existe, difícilmente podrá medirse la eficacia.
(Ricardo Vilches Troncoso. Apuntes del Estudiante de Auditoría. Chile)
• Eficacia, se entiende por eficacia el grado de cumplimiento de una meta, la que puede
estar expresada en términos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc. Es fundamental por
lo tanto que la organización cuente con una planificación detallada, con sistemas de
información e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la
situación en un momento determinado y los desvíos respecto a las metas proyectadas. Si
esto no existe, difícilmente podrá medirse la eficacia. En una concepción elemental y clara
la efectividad, también denominada eficacia, consiste en lograr o alcanzar los objetivos
propuestos, las metas programadas, o los resultados deseados. De tal forma que una
actividad, una operación, un proyecto, un programa o una gestión, según sea el grado de
alcance que se le dé, serán efectivos en la medida en que los propósitos, metas o
resultados sean obtenidos, alcanzados o logrados.
La eficacia es la esencia de la gerencia, pues su misión es conducir el ente hacia el logro
de los objetivos, metas y resultados deseados. Las organizaciones, organismos o
empresas, existen para cumplir con unos objetivos; por principio no puede concebirse
ningún ente público que carezca de finalidades o propósitos, pues no tendría justificación
su existencia. Los objetivos estratégicos de una institución gubernamental generalmente
están señalados en la disposición legal que la crea u ordena su creación y las metas
periódicas en los planes y programas de la entidad. El logro de los objetivos estratégicos
es una responsabilidad del titular de la entidad, para lo cual se apoya en el control interno
operacional, siendo necesario desarrollar dichos objetivos o misión primordial de la
organización, fijando metas o resultados periódicos a alcanzar, los cuales podrán ser
mensurables o cualitativos. (Auditoría Operativa o de Desempeño de Nicaragua).
Con base a los conceptos anteriores se puede establecer que:
"Eficacia, es la capacidad de lograr las metas y objetivos establecidos en un periodo de
tiempo determinado, por la entidad, área, programa, proyecto, operación y/o actividad,
independientemente de los costos invertidos, siendo la relación entre los resultados
logrados y metas u objetivos previstos".
La fórmula para determinar la eficacia seria la siguiente;
Meta u objetivo logrado
Eficacia = ----------------------------------------- ------------------ x 100
Meta u objetivo estimada o programada
Ejemplo 1:
Producción proyectada es 100.000 unidades y producción real ejecutada es 98.000 unidades
Eficacia de producción = 98.000 u./100.000 u. = 0,98 x 100 = 98 % eficacia, faltando 2% para
llegar a la eficacia plena.
Ejemplo 2:
Trabajos programados para la gestión son 50 auditorías y los trabajos realizados en la gestión
fueron 55 auditorías
Eficacia de realización trabajos = 55 auditorías realizadas / 50 auditorías programadas = 1,10
x 100 = 110 % eficacia; siendo muy eficaz en su cumplimiento, habiendo superado en el 10%
Cabe señalar que el artículo 18 de las Normas Básicas del Sistema de Programación de
Operaciones de Bolivia, indica que "Los indicadores de eficacia deberán establecerse
ponderando el grado de cumplimiento de las metas y/o objetivos, respecto a los resultados
programados para el período a evaluar".
6.7.3 OBJETIVO DE AUDITORÍA OPERATIVA O DE GESTIÓN DE EFICACIA
El objetivo de una auditoría de eficacia es determinar el nivel de eficacia en el cumplimiento de
metas y/o objetivos de la entidad, áreas, programas, proyectos, operaciones y/o actividades,
establecidos en presupuestos, planes, programa anual de operaciones, normas técnicas y/o
legales.
6.7.4 FACTORES DE RIESGO QUE PUEDEN AFECTAR A LA EFICACIA
Los factores de riesgo que pueden afectar a la eficacia de las operaciones, pueden ser:
• Baja productividad.
• Baja ejecución presupuestaria.
• Decremento de volumen de ventas o de prestación de servicios.
• Incremento de personal sin justificativo.
• Retrasos en entrega de productos.
• Baja motivación del personal.
• Poco conocimiento para ejecutar las operaciones para lograr metas y objetivos.
• Falta de supervisión oportuna de las actividades y operaciones.
• Productos defectuosos.
• Operaciones o actividades paralizadas.
• Operaciones discontinuadas.
• Avance tecnológico.
• Burocracia administrativa.
• Cambios en normas técnicas o legales.
• Bajos sueldos del personal operativo.
• Cambios en la demanda de los consumidores.
• Productos de la competencia.
• Incremento de costos de producción o de prestación de servicios.
• Incremento del costo de materias primas y/o materiales.
• Influencia política en la contratación de personal.
• Falta de formación del personal para ocupar cargos en la entidad.
• Falta de capacitación al personal.
• Disminución de la demanda de los productos o servicios que presta la entidad
6.7.5 TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA OPERACIONAL DE EFICACIA
Las "Técnicas de auditoría", son los métodos usados por el auditor para recopilar evidencia de
auditoría competente y suficiente, que le permita formarse un juicio profesional sobre la materia
examinada y el "Procedimiento de auditoría", comprende la aplicación de una o varias técnicas
de auditoría, para obtener evidencia de auditoría. Los procedimientos de auditoría se pueden
agruparse en tres grupos: pruebas de controles, procedimientos analíticos y pruebas de detalle.
Entonces, los procedimientos de auditoría de eficacia, son el conjunto de técnicas aplicables a
una operación y/o actividad determinada, para determinar el nivel de eficacia en el cumplimiento
de metas y/u objetivos, e identificar cualquier problema o situación que puede afectar la eficacia
y que puede mejorarse el logro de metas y/u objetivos.
6.7.6 PASOS PARA DETERMINAR DE LA EFICACIA
Los pasos para determinar la eficacia, en una auditoría operativa o de gestión, son los siguientes:
• Para la evaluación de la eficacia se requiere la existencia de objetivos y metas claras,
concretas y bien definidas por planes y/o programas.
• En la fase de la planificación de la auditoría, debe obtener los indicadores de eficacia
establecidos por la entidad.
• En caso de que la entidad no cuente con indicadores, el auditor puede construir
indicadores, para lo cual, la entidad debe contar con información para formular indicadores
de eficacia.
• En la fase de ejecución de auditoría, debe aplicar los indicadores, realizando la medición
del nivel de eficacia sobre las metas, objetivos o resultados alcanzados, por la entidad,
áreas, programas, proyectos, operaciones y/o actividades evaluadas.
• Los resultados de los indicadores deben ser evaluados, estableciendo el nivel de eficacia
alcanzado e informar a los ejecutivos mediante informe de auditoría operativa o de
gestión.
6.7.7 BENEFICIOS DE LA EVALUACIÓN DE EFICACIA PARA LA GERENCIA
Los resultados de la evaluación de la eficacia, realizada por un auditor independiente, le permiten
a la gerencia de la entidad:
• Contar con una evaluación de eficacia con criterio independiente.
• Conocer si las metas y/o objetivos o resultados, se han conseguido con eficacia de
acuerdo a lo planificado.
• Contar con información independiente para decidir si un plan, programa, proyecto,
operación y/o actividad debe ser continuado, modificado, ajustado, suspendido o cerrado.
• Contar con una base de indicadores de eficacia para la evaluación de futuros planes o
programas.
• Descubrir soluciones alternativas para logar mayores niveles de eficacia operativa a las
actuales.
• Fomentar el establecimiento de controles internos operativos, para mejorar la eficacia de
la gestión.
• Conocer operaciones eficaces y hallazgos de auditoría, de operaciones ineficaces o
parcialmente eficaces.
• Contar con recomendaciones, en caso de corresponder, de las medidas correctivas para
mejorar la eficacia, para alcanzar las metas y/o objetivos previstos.
• Tener conclusión independiente sobre el nivel de eficacia de la entidad, área, programa,
proyecto, operación y/o actividad.
6.7.8 CLASIFICACIÓN DE INDICADORES DE EFICACIA
El Tribunal de Cuentas de España, en el Seminario Taller Internacional Proceso de la
Auditoría de Gestión de un Empresa Pública de 2011, efectúa la siguiente clasificación:
• Indicadores de cantidad. Cantidades programadas de bienes y servicios, frente a las
cantidades obtenidas, están dados por unidades para cada entidad (km, paciente, kw/h,
etc.)
• Indicadores de Oportunidad. Coeficiente entre el tiempo programado versus tiempo
realizado, se mide en términos de cumplimiento de las programaciones y cronograma de
las instituciones, por ejemplo de las fechas de entrega comparadas con los plazos
estipulados en los planes.
• Indicadores de Calidad. Se entiende como la satisfacción de cliente por el bien o servicio
recibido. Otra herramienta para este análisis son las encuestas.
• Indicadores de Ingresos Propios. Un aspecto que permite medir si la eficacia de una
Entidad se encuentra en los ingresos netos de producción (bienes o servicios) por el
cumplimiento de su objetivo social.
• Indicadores de Gasto. En la medida en que su cuantía definitiva sea inferior a la
presupuestada se puede considerar como una medida de eficacia, siempre y cuando no
se hayan sacrificado algunos o parte de los programas planeados.
6.7.9 CLASIFICACIÓN DE LAS METAS
El Manual de Auditoría Gubernamental, Parte III Auditoría de Operacional o de Gestión, 2009, de
la Contraloría General de la República de Nicaragua, señala que la eficacia mide el logro de las
metas y podemos distinguir los siguientes tipos de metas:
a) Metas Mensurables o cuantitativas
Las metas mensurables son aquellas que se pueden cuantificar fácilmente y que se deben lograr
en un periodo de tiempo dado, como por ejemplo: cantidad de manifiestos o pólizas de aduana a
tramitar, cantidad de pacientes a atender, cantidad de cartas a escribir, cantidad de cursos a
dictar, cantidad de ventas, cantidad de producción, etc.
Este tipo de metas debe estar claramente señalado en la programación de operaciones de cada
año o en su defecto en los presupuestos de cada entidad pública o en otros documentos que en
el proceso de auditoría operacional deberán ser identificados por el auditor.
Como ejemplo de metas mensurales, se tiene:
• incrementar la producción en el 20%.
• Reducir los costos en 5%.
• Incrementar las ventas en 100.000 unidades.
• Utilidad en 20% de las ventas.
• Venta por Bs10.000.000.
• Emitir 200 informes.
• Capacitar a 50 trabajadores.
b) Metas Cualitativas
Son metas difíciles de cuantificar que generalmente están influenciadas por un alto grado de
subjetividad, como por ejemplo: mejorar la atención a los pacientes, mejorar la calidad de la
capacitación, mejorar la atención al público, mejorar el servicio a los clientes, mejorar la calidad
de la producción, etc.
Este tipo de metas corresponde a los objetivos estratégicos o globales de los diferentes
programas que pueden desarrollar una institución y su medición y evolución presenta mayor
dificultad que en el caso de las metas cuantitativas.
Al igual que respecto a las metas cuantitativas, las metas cualitativas deben ser identificadas por
el auditor para poder determinar tanto los estándares de desempeño o criterios de medición como
las técnicas que utilizará en el proceso de evaluación de su eficacia. Finalmente el propósito ideal
es traducir a términos cuantitativos las metas cualitativas. En general la eficacia en auditoría
operacional se expresa en términos cuantitativos de unidades físicas.
En un sistema de programación de operaciones debe contribuir oportunamente con información
derivada del proceso de medición de los resultados en términos de unidades físicas.
Como ejemplo de metas cualitativas, se tiene:
• Mejorar la calidad del servicio.
• Mejorar la atención a los clientes.
• Mejorar los procesos productivos.
• Mejorar el trato a los trabajadores.
• Mejorar la calidad de vida.
• Mejorar la calidad educativa.
• Mejorar la calidad del producto.
6.7.10 CONCEPTOS DE INDICADORES DE EFICACIA
De acuerdo a la bibliografía revisada, se tiene conceptos de indicadores de eficacia,
como las siguientes:
Indicadores de Eficacia: Miden el grado en que son alcanzados los objetivos de un programa,
actividad u organización. (CEPYME Fundación para la Prevención de Riesgos Laborarles -
Indicadores de eficacia y eficiencia de la formación e información)
Indicador de Eficacia: Mide el grado de cumplimiento de los objetivos de un programa o
proyecto. Dicho de otra forma, mide los logros entre lo planificado y lo obtenido, o en qué medida
se está cumpliendo con sus objetivos, "sin referirse al costo de los mismos". (Jorge de la Fuente
Olguín. ¿Cómo se construye un Indicador de Desempeño? 2010. República Dominicana).
Indicadores de Eficacia: Mide el grado de cumplimiento de los objetivos fijados en sus
programas de actuación o tácitamente incluidos en su misión, que consistirá en comparar los
resultados obtenidos con los previstos, independientemente de los recursos utilizado, siendo un
requisito necesario el establecimiento de objetivos cuantificados. (Tribunal de Cuentas de
España. 2011. Seminario Taller Internacional Proceso de la Auditoría de Gestión de un Empresa
Pública).
Con base a los conceptos anteriores se puede establecer que:
"Indicador de Eficacia, mide el grado de cumplimiento de metas y/o objetivos logrados por
la entidad, áreas, programas, proyectos, operaciones y/o actividades, independientemente
de los costos invertidos, en relación a las metas y/o objetivos planificados".
6.7.11 EJEMPLOS DE INDICADORES DE EFICACIA
Los indicadores de eficacia, se podrá obtener de la entidad y/o construir con la información de la
entidad y utilizar en la auditoría de eficacia. Como ejemplo se plantea
los siguientes indicadores de eficacia:
• Eficacia de tratamiento de denuncias = Denuncias resueltas / Denuncias recibidas
• Eficacia de ejecución presupuestaria = Presupuesto ejecutado / Presupuesto aprobado
• Eficacia de entrega de desayuno escolar = Desayuno escolar entregado / Total desayuno
escolar contratados
• Eficacia en tratamiento de solicitudes = Solicitudes despachadas / Total solicitudes
recibidas
• Eficacia en vacunación de niños = Niños vacunados / Total niños a ser vacunados
• Eficacia de producción = Cantidad producida / Cantidad de producción programada
• Eficacia en atención de pacientes = Pacientes atendidos / Total de pacientes solicitantes
de atención médica
• Eficacia de utilización de tiempo = Tiempo utilizado / Tiempo programado
• Eficacia de aprobación de alumnos = Cantidad de alumnos aprobados / Cantidad de
alumnos inscritos
• Eficacia de sillas utilizables = Sillas en buen estado en ambiente /cantidad de sillas en
ambiente (buenas y malas)
• Eficacia de focos que funcionan = Cantidad de focos que funcionan / Cantidad de focos
instalados
• Eficacia de tomacorrientes que funcionan = Cantidad de toma corrientes que funciona /
Cantidad de toma corrientes instalados
• Eficacia de recursos IDH invertidos = Recursos invertidos con recursos IDH / Importe de
recursos recibidos de IDH
• Eficacia de gastos elegibles de recursos IDH = Total gastos elegibles según normas IDH
/ Total gastos realizados con IDH
• Eficacia del tiempo de ejecución de obras = Tiempo real de ejecución de obras / Tiempo
establecido en el contrato
• Eficacia en ejecución de obras = Cantidad de obras ejecutadas / Cantidad de obras
programadas
• Eficacia en aprobación de planos = Cantidad de planos aprobados / Cantidad de planos
recibidos para aprobación
• Eficacia de cantidades vendidas = Cantidades vendidas / Cantidades de ventas
programadas
• Eficacia de colegios refaccionados = Cantidad de colegios refaccionadas / Cantidad de
colegios programados para refaccionar
• Eficacia de la utilidad = Utilidad según estado de resultados / Utilidad programada
• Eficacia de cantidades facturadas = Cantidades facturadas / Cantidades vendidas
• Eficacia de entrega de informes en plazo = Entrega de informes en plazo / Cantidad de
informes emitidos
• Eficacia de cantidades de hormigón utilizadas en obra = Cantidad de hormigón utilizado
en obra / Cantidad de hormigón en el proyecto de la obra
• Eficacia de vacunación de perros = Cantidad de perros vacunados / Cantidad programada
para vacunar perros
• Eficacia de días para la ejecución de la obra = Cantidad de días ejecutados en obra /
Cantidad de días establecido en contrato de obra
• Eficacia de obras sin deficiencias constructivas = Cantidad de obras sin deficiencias
constructivas / Cantidad de obras ejecutadas
• Eficacia en la utilización de materia prima = Cantidad de materia prima utilizada / Cantidad
de materia prima programada a utilizar
• Eficacia de alquilar o utilizar ambientes = Ambientes alquilados o utilizados / Ambientes
disponibles para alquilar o utilizar
• Eficacia en la atención de clientes = Total clientes atendidos / Total clientes que solicitan
bienes o servicios
• Eficacia en la capacitación del personal = Cantidad de personal capacitado / Total de
personal programado para capacitar
• Eficacia en la asistencia de niños a escuelas = Total niños en edad escolar que asisten a
clases / Total niños en edad escolar
• Eficacia en la inversión de recursos = Recursos invertidos / Recursos planeados para
invertir
• Eficacia de producción = Cantidad de productos producidos / Cantidad de productos
planeados a producir
• Eficacia en la conclusión de obras = Cantidad de obras concluidas / Cantidad de obras
iniciadas
• Eficacia en gastos de funcionamiento = Gastos de funcionamiento ejecutados / Gastos de
funcionamiento programados
• Eficacia en gastos de inversión = Gastos de inversión ejecutados / Gastos de inversión
programados
• Eficacia de horas de capacitación por funcionario = Horas capacitadas por funcionario /
40 horas de capacitación establecida en norma legal
• Eficacia de días que se pasaron clases = Cantidad de días que pasaron clases / Cantidad
de días estimadas para pasar clases
• Eficacia de docentes sin faltas = Docentes sin faltas / Total docentes
• Eficacia del no abandono de alumnos el año lectivo = Alumnos que no abandonaron el
año lectivo / Alumnos matriculados
• Eficacia de conclusión de juicios = Juicios con sentencia judicial / Total juicios iniciados
• Eficacia de subvenciones atendidas = Subvenciones atendidas / Subvenciones solicitadas
• Eficacia de asistencia de alumnos al examen = Alumnos que han dado examen / Alumnos
matriculados
• Eficacia de la titulación de alumnos = Alumnos titulados / Alumnos matriculados
• Eficacia en la utilización de insumos adquiridos = Insumos utilizados / Insumos adquiridos
• Eficacia de la meta = Meta lograda / Meta programada
• Eficacia del objetivo = Objetivo logrado / Objetivo programado
• Eficacia del objetivo estratégico = Objetivo estratégico logrado / Objetivo estratégico
programado
En consecuencia, el auditor podrá construir indicadores de eficacia, con base al conocimiento de
las operaciones y actividades de la entidad, así como la información gerencial y operativa
disponible, para ser utilizada en la auditoría de eficacia.
6.7.12 FUENTES PARA OBTENER INDICADORES O CRITERIOS DE MEDICIÓN PARA LA
EFICACIA
En una auditoría operativa o de gestión, se requiere de indicadores para realizar las mediciones
cuantitativas y cualitativas, a fin de establecer, cuál es el nivel que se considera como deseado o
esperado, de una operación o actividad, para lo cual, corresponde formular los indicadores en la
fase de la planificación de la auditoría operacional.
Es importante, obtener la aprobación del ente auditado sobre los indicadores establecidos que se
aplicaran en la auditoría de eficacia. Si los indicadores, no hubieran sido aprobados por el ente,
se corre el riesgo que los hallazgos de auditoría no sean aceptados por la entidad. Es importante
señalar en el informe las fuentes de los indicadores de eficacia utilizadas por el auditor, así como
las opiniones del ente auditado.
Las fuentes o documentos, que se pueden considerar en la formulación de indicadores o criterios
de medición de eficacia, pueden ser los siguientes:
• Leyes
• Decretos Supremos y otras normas legales
• Contratos
• Presupuestos aprobado
• Presupuesto ejecutado
• Programa de operaciones anual (POA)
• Planes anuales
• Objetivos establecidos por la administración
• Metas establecidos por la administración
• Memorias anuales
• Planes de producción
• Planes de ventas
• Programación de operaciones anual
• Información en programas o áreas examinadas
• Información financiera
• Informes técnicos o especializados
• Información del sector
• Cuadro de Mando Integral (CM!)
• Etc.
6.7.13 ESTABLECIMIENTO DE LA CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE EFICACIA
Para la auditoría operativa, a diferencia de la auditoría financiera, no existen parámetros de
aplicación general, como las normas de contabilidad que son considerados para la revisión de
los estados financieros; en consecuencia, para la auditoría operativa es necesario definir criterios
de eficacia, que permitan comparar y evaluar condiciones existentes. Por tanto, existe eficacia
cuando en una determinada operación, actividad o servicio se obtienen resultados esperados,
independientemente de los recursos utilizados para obtener dichos resultados. Por tanto, la
eficacia se mide el grado de cumplimiento de los objetivos y/o metas de la actividad y se orientan
hacia los resultados. La medición de la eficacia normalmente se expresa en porcentaje de
cumplimiento.
Por tanto, para calificar el grado de eficacia se puede medir en 5 niveles de calificación:
Categorías Rango Calificación
1 Menor a 30 % Muy ineficaz
2 30 - 59 % Ineficaz
3 60 - 89 % Parcialmente eficaz
4 90 - 100% Eficaz
5 Mayor a 100% Muy eficaz
Fuente: Elaborado con base a la bibliografía revisada; sin embargo, estos rangos podrán ser modificados en coordinación con l a entidad.
1. Muy ineficaz - Cuando el indicador de eficacia es menor a 30%
2. Ineficaz - Cuando el indicador de eficacia está en el rango de calificación del 30% hasta
el 59%.
3. Parcialmente eficaz - Cuando el indicador de eficacia está en el rango de calificación del
60% hasta el 89%.
4. Eficaz - Cuando el indicador de eficacia está en el rango de calificación del 90% hasta el
100%.
5. Muy eficaz - Cuando el indicador de eficacia es mayor a 100%.
Cabe señalar que los indicadores de metas y/u objetivos deben ser fijados en forma objetiva,
técnica y racional, a fin de que no estén sub o sobre dimensionados intencionalmente, para
alcanzar fácilmente, sin ningún esfuerzo o sean muy difíciles o imposibles de alcanzar las metas
y/u objetivos fijados.
Por otra parte, la calificación de "Muy eficaz", solo se podrá lograr cuando la meta y/o objetivo
alcanzado está por encima de lo fijado, por ejemplo: volumen de producción, nivel de ventas;
importes de recaudación, cantidad de niños vacunados, incrementar los clientes, etc.; sin
embargo, en algunos caso el indicador no podrá superar el 100%, por ejemplo: cuando la meta
es llegar a ser la primera empresa del ranking, vacunar al 100% de los niños, producir al 100%
de la capacidad instalada, trabajar las 24 horas del día, lograr el primer premio, erradicar el
analfabetismo, instalar agua potable al 100% de las viviendas de un área, etc.
6.7.14 EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS DE EFICACIA
En el Curso Internacional de CEPAL "Planificación Estratégica y Políticas Públicas", de
Montevideo - Uruguay 2010, establece que para evaluar indicadores, se debe considerar lo
siguiente:
• Comparar valor del indicador al final del periodo y meta establecida.
• Establecer no cumplimientos y sobrecumplimientos (desviaciones).
• Analizar las causas de los resultados.
• Proponer recomendaciones para corregir las desviaciones.
• Establecer compromisos para implementar las recomendaciones
• Definir plazos de cumplimiento de los compromisos
• Definir responsables para el cumplimiento de compromisos
• Definir programa de seguimiento de compromisos
Evaluación de los Resultados Eficacia
No. Indicador Meta Meta % de Calificación Causas del Recomenda Compromiso Plazo Responsables
(formula) Real progr eficacia resultado
amad del ción s
a resultado #
A B C d=
b/c*100
1
2
3
Promedio @
• # Muy ineficaz, ineficaz, parcialmente eficaz, eficaz y muy eficaz
• @ Se podrá calcular un promedio para la conclusión general de eficacia y calificar como: Muy ineficaz, ineficaz,
• parcialmente eficaz, eficaz y muy eficaz Fuente: Elaborado con base al Curso Internacional de CEPAL "Planificación Estratégica y Políticas
Públicas", de Montevideo - Uruguay 2010
6.7.15 ASPECTOS POSITIVOS O LOGROS IDENTIFICADOS EN EFICACIA, HALLAZGOS DE
AUDITORÍA OPERACIONAL DE EFICACIA Y CONCLUSIÓN SOBRE EFICACIA
Una auditoría operacional de eficacia está dirigido para identificar las operaciones eficaces e
ineficaces, donde los primeros se denominan "Aspectos positivos o logros identificados en
eficacia" y los segundos se denominan "Hallazgos de Auditoría Operacional (HAO) de Eficacia",
que se puede definirse como una operación o actividad que está afectando negativamente a la
eficacia, para el cumplimiento de metas y objetivos:
a) Aspectos positivos o logros identificados en la auditoría operativa o de gestión de
eficacia
Si en la auditoría operativa de eficacia, se identificaran aspectos positivos o fortalezas de
eficacia, es decir cuando el resultado del indicador es eficaz y muy eficaz, entonces esta
situación deben ser incluidos en el informe de auditoría operativa, para reflejar la gestión
de los ejecutivos de la entidad en relación a la eficacia de las operaciones o actividades
evaluadas.
b) Hallazgo o deficiencias de auditoría operativa o de gestión de eficacia
Cuando se determina que el indicador es muy ineficaz, ineficaz y parcialmente eficaz, se
puede concluir existen hallazgos o deficiencias de auditoría operativa de eficacia,
incluyendo las deficiencias de control interno y de procedimientos administrativos y
operativos que están afectando el logro de la eficacia; cuyos
hallazgos deben ser incluidos en el informe de auditoría operativa, para reflejar la gestión
de los ejecutivos de la entidad en relación a la eficacia del logro de metas y objetivos por
la entidad, áreas, programas, proyectos, operaciones y/o actividades, evaluadas.
Los hallazgos o deficiencias de auditoría operativa de eficacia, normalmente deben
contener los siguientes atributos o elementos:
• Condición (lo que es) - Se refiere al hallazgo o deficiencia identificada por el
auditor, cuyo grado de desviación en términos de eficacia debe ser demostrada.
La condición es la revelación de "lo que es", es decir los hallazgos puede ser
operaciones muy ineficaces, ineficaces y parcialmente eficaces, tal como fueron
encontradas durante la auditoría operativa de eficacia. La redacción debe incluir
en lo posible las desviaciones encontradas por el auditor en relación a parámetros
de medición de eficacia.
• Criterio (lo que debe ser) - Se refiere a la revelación de "lo que debe ser" según
normas: legales, técnicas, administrativas, operativas, de control interno, y
contables, por planes, parámetros, otras normas aplicables o criterio profesional,
con la cual el auditor mide la condición. Cuando no existe criterio o parámetro, el
auditor podrá emplear el sentido común y experiencia, siempre que éstos sean
lógicos y convincentes. En auditoría operativa de eficacia está dado principalmente
por unidades de medida de metas y/o objetivos establecidos, por normas legales,
operativas y técnicas aplicables, por parámetros que el auditor utiliza para
comparar o medir la situación actual en términos de eficacia, es decir es el nivel
deseado o ideal esperado o planificado.
• Causa (porque ocurrió) - Porque se originó el hallazgo o deficiencia identificada
o el motivo por el que no se cumplió el criterio de eficacia. Su identificación requiere
de la habilidad y juicio profesional del auditor, para el desarrollo de una
recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de la condición. La
identificación de la causa es importante para sugerir la acción correctiva para
eliminar la misma. En auditoría operativa, la causa es la revelación de por qué
sucedió u ocurrió las variaciones en términos de eficacia, sean estas favorables o
desfavorables.
• Efecto (Condición Vs. Criterio) - El efecto cualitativo o cuantitativo que ha
causado el hallazgo o el riesgo potencial que existe en caso de mantenerse el
hallazgo o condición. La importancia de un hallazgo de auditoría operativa de
eficacia, se juzga generalmente por el efecto que este origina o podría originar en
términos de eficacia; además, cuando sea posible, se debe cuantificar el efecto,
que resulta de comparar "lo que es" con "lo que deberá ser" (condición Vs. criterio).
• Recomendación - Son las acciones para implementar procedimientos
administrativos, operativos o controles para eliminar o minimizar la causa o la
observación, a fin de que no se repita el efecto. Una buena recomendación se
basa en el análisis del costo-beneficio y factibilidad de implementar la misma, para
mejorar las operaciones de la entidad. .En la auditoría operativa de eficacia, son
las recomendaciones presentadas por el auditor para mejorar la eficacia en la
gestión de la entidad, área, programa, proyecto, operación y/o actividad,
involucrada en el hallazgo de auditoría de eficacia, debiendo ser estas
recomendaciones prácticas, útiles y costeables.
• Comentarios de la entidad - Se coloca las opiniones de los funcionarios y/o de la
gerencia, sobre la discusión del hallazgo, la aceptación de la observación y de la
recomendación, o su disconformidad de la observación. Este procedimiento de
validación de los hallazgos de auditoría operativa, permite al ente auditado realizar
aclaraciones o presentar descargos sobre los hallazgos, para ratificar, modificar o
dejar sin efecto, los hallazgos de auditoría operativa de eficacia.
c) Conclusión sobre el grado de eficacia
Con base a los aspectos positivos o logros identificadas en la eficacia y los hallazgos de
auditoría operativa o de gestión de eficacia, se deberá emitir una conclusión, del grado de
eficacia sobre el cumplimiento de metas y/u objetivos, por la entidad, áreas, programas,
proyectos, operaciones y/o actividades. La conclusión del grado de eficiencia, podría estar
en los siguientes rangos:
1. Muy ineficaz (menor a 30%)
2. Ineficaz (del 30% hasta el 59%)
3. Parcialmente eficaz (del 60% hasta el 89%)
4. Eficaz (del 90% hasta el 100%)
5. Muy eficaz (mayor a 100%)
En consecuencia, el informe de auditoría operativa sobre la eficacia, debe reflejar los
aspectos positivos o logros identificados, los hallazgos o deficiencia identificadas que
afectan a la eficacia y la conclusión sobre el grado de eficacia del logro de metas y
objetivos de la entidad, áreas, programas, proyectos, operaciones y/o actividades,
evaluadas.
Los indicadores propuestos en el presente capítulo, solo son referenciales, debiendo los
auditores ajustar y/o modificar en función de las operaciones e información en la entidad
auditada.
