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Informe Consolidado Auditorias 2019 GSC-AUI-FM006

Este informe consolidado presenta los resultados del ciclo de auditorías internas realizadas entre mayo y julio de 2019. Se evaluaron los procesos institucionales y se concluye que cumplen con los requisitos de calidad. Se identificaron oportunidades de mejora en gestión de riesgos y cultura de autocontrol.

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GESTIÓN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL AUDITORIA INTERNA

INFORME CONSOLIDADO CICLO DE AUDITORÍAS INTERNAS

Código: GSC-AUI-FM006 Versión: 00 Fecha de Emisión: 01/04/2015 Página 1 de 102

PROCESO, PROCEDIMIENTO(S)
FECHAS DE REALIZACIÓN DEL
ACTIVIDAD(ES) Y/O FECHA DEL INFORME
CICLO DE AUDITORIAS INTERNAS
DEPENDENCIA(S)

Todos los procesos institucionales 6 de mayo al 31 de Julio de 2019 30 de agosto de 2019

ALCANCE DE LA AUDITORÍA
- Los Procesos Institucionales. Período comprendido entre el 1 abril de 2018 hasta el momento de la realización de la
Auditoría de cada Proceso.
- EXCLUSION: Numeral 8.3 de la ISO 9001:2015, teniendo en cuenta que el Instituto no diseña ni desarrolla los
servicios que presta y debe ajustar su actuar a las actividades misionales que la legislación sanitaria colombiana le
asigna. Para la ISO/IEC 17025:2017 Numeral 7.3 Muestreo.
CRITERIO

- ISO 9001:2015
- NTC ISO / IEC 17025:2017
- ISO 14001:2015
- Informe 44 OMS/OPS
- Informe 45 OMS/OPS
- Decreto 1072 de 2015, Libro 2, Parte 2, Titulo 4, capítulo 6, Artículo 2.2.4.6.1 a 2.2.4.6.42 “Por medio del cual se
expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo”
- Resolución 0312 de 2019 – Estándares Mínimos del SG-SST

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
1. Evaluar la conformidad del Sistema de Gestión con los requisitos de la ISO 9001:2015, ISO/IEC 17025:2017, Informe
44/45 de OMS/OPS para los Laboratorios, ISO 14001:2015, Decreto 1072 de 2015, Libro 2, Parte 2, Titulo 4, capítulo
6, Artículo 2.2.4.6.1 a 2.2.4.6.42 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo”,
Resolución 0312 de 2019 Estándares Mínimos del SG-SST, requisitos Legales y los demás establecidos por la
Entidad.
2. Determinar la eficacia del Sistema de Gestión.

3. Identificar Oportunidades de Mejora.

Auditores Lideres - Interno 19

Auditor Líder - Externo 1
Auditores internos 14
Auditores en formación Internos 19
EQUIPO AUDITOR Auditores en formación externos 0
TOTAL 54
Expertos Técnicos-Interno 9
Expertos Técnicos-Externo 7
TOTAL 16
ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN LAS AUDITORÍAS

EL FORMATO IMPRESO, SIN DILIGENCIAR, ES UNA COPIA NO CONTROLADA

www.invima.gov.co
GESTIÓN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL AUDITORIA INTERNA
INFORME CONSOLIDADO CICLO DE AUDITORÍAS INTERNAS
Código: GSC-AUI-FM006 Versión: 00 Fecha de Emisión: 01/04/2015 Página 2 de 102

1. Aprobación del Programa de Auditorías Internas por parte del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, el
cual se elaboró teniendo en cuenta los criterios de la importancia de los procesos involucrados, y los resultados de las
auditorías previas.

2. Selección del Equipo de Auditores Internos, Auditores Líderes, Auditores en Formación y Expertos Técnicos.

3. Conformación de los Equipos Auditores por proceso y/o por criterio.

4. Revisión de GTTs y PAPF para Auditar (incluyó la evaluación de los 9 Grupos de Trabajo Territorial, Grupo de Apoyo
Nariño y Puertos, Aeropuertos y pasos de frontera (Puertos de Barranquilla, Buenaventura, Santa Marta, Aeropuertos de
Bogotá, Medellín, Cali, Pasos de Frontera de San Miguel y Paraguachón).

5. Elaboración de Informe de auditorías.

6. Consolidación y comunicación de hallazgos detectados en otros procesos.

ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

• El apoyo de la Alta Dirección en la asignación de los recursos requeridos para la ejecución de los procesos, permite
alcanzar los objetivos institucionales estratégicos, de procesos y del sistema de gestión integrado, así como una
dinámica adecuada de mejoramiento continuo en la Institución.

• La disposición de los Auditores para la ejecución de la auditoría, y de los equipos auditados para atender dicha
actividad.

• La implementación de herramientas propias (Excel, bases de datos, etc) para autocontrol en la ejecución de las
actividades en las diferentes dependencias de la Entidad.

• Mejora continua de los procesos auditados, mediante la implementación de acciones identificadas en auditorías
internas, así como de autocontrol.
ANALISIS Y OPORTUNIDADES DE MEJORA
• Fortalecer el seguimiento de la eficacia y eficiencia, y la evaluación de la efectividad de los procesos por medio de
indicadores, como práctica de autocontrol de los dueños de macroproceso y líderes de los procesos, con el fin de que
sean el soporte para la toma de decisiones.

• Fortalecer la cultura institucional de gestión del riesgo, teniendo en cuenta el propósito de la implementación de
controles, encaminados al cumplimiento de los objetivos institucionales.

• Seguir implementando la cultura del autocontrol, como estrategia para incrementar la eficiencia, eficacia y efectividad
de cada uno de los procesos que se adelantan al interior del Instituto, teniendo en cuenta que a la fecha la mayor
fuente de identificación de acciones de mejoramiento se origina de las Auditorías Internas.

CONCLUSIONES DEL CICLO DE AUDITORIAS INTERNAS

EL FORMATO IMPRESO, SIN DILIGENCIAR, ES UNA COPIA NO CONTROLADA

1. Se evidencia la conformidad del Sistema de Gestión con los requisitos de la ISO 9001:2015, ISO/IEC 17025:2017,
Informe 44/45 de OMS/OPS para los Laboratorios, ISO 14001:2015, Decreto 1072 de 2015, Libro 2, Parte 2, Titulo 4,
capítulo 6, Artículo 2.2.4.6.1 a 2.2.4.6.42 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector
Trabajo”, Resolución 0312 de 2019 Estándares Mínimos del SG-SST, requisitos Legales y los demás establecidos
por la Entidad.

2. Se determinó la eficacia del Sistema de Gestión.

3. Se identificaron las oportunidades de mejora en pro del mejoramiento continuo.

4. Durante el ciclo de Auditorias, Fue Gestor Lider la Dra. Norma Constanza Garcia Ramirez y la Dra. Maria del Pilar
Hidalgo quien desempeño este rol del 26 de junio al 17 de julio de 2019 por periodo de vacaciones de la Dra Norma
Constanza Garcia Ramirez.
Nota: Los hallazgos se encuentran discriminados en la sección “RELACIÓN DE HALLAZGOS DEL CICLO DE
AUDITORIAS INTERNAS” de la parte final del presente informe.

3 0 /0 8 /2 0 1 9

Nombre y firma del

Auditor Líder
X
N O R M A C O N S TA N ZA G A R C IA R A M IR E Z
A u d ito r Lid e r y Je f e d e la O f icin a d e C o n tro l . . .
F irm a d o p o r: N o rm a C o n s ta n za G a rcia R a m ire z

EL FORMATO IMPRESO, SIN DILIGENCIAR, ES UNA COPIA NO CONTROLADA

“RELACIÓN DE LOS HALLAZGOS DEL CICLO DE AUDITORIAS INTERNAS”

TIPO PROCESO (S) RESPONSABLE (S)

PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Hallazgo: No se evidencia el cierre de las alertas sanitarias en las bases

de datos internas por parte de la Dirección de Medicamentos y Productos
Biológicos en el procedimiento Gestión de Alertas Sanitarias e Informes
de Seguridad IVC-VIG-PR002, actividad: realizar el cierre a la situación
de riesgo y archivar los documentos en la carpeta correspondiente
cuando aplique.
ISO 9001: 2015.
8.5.1 Evidencias: 1. De 173 capturas abiertas y en gestión, 127 corresponden
Control de la a productos involucrados en alertas sanitarias y el restante son informes
1 X Vigilancia Vigilancia
producción y de de seguridad. 26 están publicadas y 101 se encuentran por definir desde
la provisión del el 1 de abril de 2018 a la fecha, están próximas por cerrar 35 productos
servicio que ya se encuentra proyectada la alerta.
2. El ministerio envía todos los días un monitoreo a Invima para que sea
analizado y se revisa todo lo relacionado a los medicamentos, el 8 de
mayo de 2018 envió la noticia de RCN del medicamento boldedona alerta
por anabólicos, en donde se encuentra una descripción de la noticia, la
cual se analizó, pero a la fecha no se ha emitido ninguna alerta, en este
momento se encuentra proyectada.
Hallazgo: No se evidencia retroalimentación de la revisión de actas a la
ISO 9001: 2015. Dirección de Operaciones Sanitarias por parte del Grupo de Apoyo y
8.2.1 Literal C) Articulación Técnico de la Dirección de Medicamentos y Productos
Obtener la Biológicos en la actividad “Analizar la información de cierre de plan de
retroalimentació visitas” dentro del “PROCEDIMIENTO GESTION DE LA VIGILANCIA
n de los clientes SANITARIA – IVC-VIG-PR007”.
relativa a los
2 productos y Evidencias: • Para el año 2018, se evidenciaron 24 actas con hallazgos u X Vigilancia Vigilancia
servicios. 8.5.1 oportunidades de mejoras, ejemplo de ello se tiene:
Literal C) WIMTHROP PHARMACUETICALS DE COLOMBIA S.A. evaluada 27 de
Control de la junio de 2018 y se retroalimento a la Dirección de Operaciones Sanitarias
producción y de el 31 agosto de 2018.
la provisión del ADMINISTRADORA CLINICA LA COLINA SAS se evaluó el acta el
servicio 17/07/2018 y se retroalimento a la Dirección de Operaciones Sanitarias el
31 de agosto de 2018.

EL FORMATO IMPRESO, SIN DILIGENCIAR, ES UNA COPIA NO CONTROLADA

TIPO PROCESO (S) RESPONSABLE (S)

PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Hallazgo: No se evidencia el diligenciamiento del formato “Informe final

de atención a ETAS, IVC-VIG-FM053” en la actividad “Elaborar el informe
final del evento” dentro del instructivo para la atención de enfermedades
transmitidas ETAS.
ISO 9001: 2015.
Evidencias: En lo transcurrido del año 2019 se han presentado 70 ETAS
8.5 Literal C)
de las cuales 2 han tenido intervenciones de IVC por parte del Invima.
3 Producción y X Vigilancia Vigilancia
Una de ellos se encuentra ya cerrada, donde no se evidenció el informe
provisión del
final por parte de la DAB. La otra está en curso, aún no se ha cerrado.
servicio
En el año 2018 se presentaron 140 ETAS, se revisaron aleatoriamente 2
ETAS en el departamento del Huila. En la carpeta se evidenció la
actividad realizada por el GTT, pero no se evidencia el informe final del
evento por parte de la DAB en el formato IVC-VIG-FM053.
Hallazgo: No se tiene organizada la información documentada respecto
de las PQRDS para la vigencia 2018.

ISO 9001: 2015. Evidencias:

Numeral No. - Los documentos no se encuentran legajados a una carpeta, incurriendo
Control
4 7.5.3 Control de en riesgo de pérdida. X Control Sanitario
Sanitario
la información -No se encuentran foliados.
documentada. -No se cuentan con los rótulos requeridos para las carpetas.
Nota: Para la vigencia 2018 en auditoria interna se identificó oportunidad
de mejora con el propósito de organizar los documentos que se
recepcionan de PQRDS.

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TIPO PROCESO (S) RESPONSABLE (S)

PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Hallazgo: Se evidencia inoportunidad en la entrega de la

correspondencia y pérdida de documentos, servicio prestado
externamente, por la empresa de mensajería URBANEX
Evidencias: Correo electrónico del 03 de mayo de 2019, remitido por
Elkin de Jesús Benavides Gonzalez.
Correo electrónico del 16 de mayo de 2019, remitido por Angelica
Rodriguez Pacheco.
Correo electrónico del 19, 20, 21 y 22 de febrero de 2019, remitido por
Jaime Adolfo Basabe Carcamo.
Correo electrónico del 22 y 21 de marzo de 2019, remitido por Fabiola C.
ISO 9001: 2015.
Garzón M.
Numeral No. 8.4
Correo electrónico del 07 de mayo de 2019, remitido por Maria Catalina
Control de los
Garzon Paez.
procesos, Control Gestión Documental y
5 Correo electrónico del 07 de mayo de 2019, remitido por Maria Catalina X
productos y Sanitario Correspondencia
Garzon Paez.
servicios
Correo electrónico del 04 de abril de 2019, remitido por Maria Catalina
suministrados
Garzon Paez.
externamente.
Correo electrónico del 13 de mayo de 2019, remitido por Jaime Adolfo
Basabe Carcamo.
Correo electrónico del 16 de mayo de 2019, remitido por Jaime Adolfo
Basabe Carcamo.
Correo electrónico del 10 de enero de 2019, remitido por la doctora Maria
Margarita Jaramillo Pineda.
Correo electrónico del 11 de abril de 2019, remitido por Alejandro Jose
Gonzalez Rojas.
Correo electrónico del 15 de febrero de 2019, remitido por Sebastián
Osorio Hernandez.
Hallazgo: No se cumplen los procedimientos establecidos en el
procedimiento de Directrices Jurídicas código GJR-ATJ-PR001 Versión 7,
en cuanto a oportunidad de respuesta afectando la interrelación de
ISO 9001: 2015.
procesos.
Numeral No. 8.5.
Evidencias: No se ha emitido concepto jurídico sobre reiteraciones de Control
6 Producción y X Asesoría en Temas Jurídicos
medidas sanitarias relacionada con el procedimiento de renuencia, de Sanitario
provisión del
acuerdo a la solicitud realizada por la Dirección de Responsabilidad
servicio.
Sanitaria el 26 de noviembre de 2018, de acuerdo con los términos
establecidos en el procedimiento de Directrices jurídicas de 30 días para
resolver las consultas.

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PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

ISO 9001: 2015.

Numeral Hallazgo: No se resuelven las peticiones realizadas mediante Ticket por
No.8.5.1 Control parte de la Dirección de Responsabilidad Sanitaria durante el término Control Gestión de la Infraestructura y
7 X
de la producción establecido para cada caso. Sanitario Servicios Tecnológicos
y la provisión del Evidencias: Ticket 3030, 5314, 6176, 6869, 7031.
servicio. literal C.
Hallazgo:
No se implementa la producción y provisión del servicio bajo condiciones
controladas, de acuerdo a las actividades contempladas en el
Procedimiento para la Aprobación Previa de Publicidad, código: ASS-
ISO 9001: 2015
RSA-PR015.
8.5.1 Control de
DIRECCION DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS BIOLOGICOS Registros
la Producción y
En los radicados 20181074099,20181069317, 20181064426, Sanitarios y Registros Sanitarios y
8 de la provisión X
20191004239, las actividades para su estudio no se ejecutaron según Trámites Trámites Asociados
del servicio.
procedimiento. Asociados
Literal a,
DIRECCION DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
numeral 1.
En los Radicados: 20191088140, 20191063907, 20181172434,
20181219244, 20181219318, 20181219234, 20181219240,
20181219248, 20181219252, 20181219293, 20181219301, 2018134168,
las actividades para su estudio no se ejecutaron según procedimiento.

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No. DONDE SE
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CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

HALLAZGO: No se implementan actividades de seguimiento y medición en las

etapas apropiadas para verificar que se cumple con los términos establecidos los
procedimientos de Autorización de incentivos promocionales y de Rótulos o
Etiquetas para contacto con Alimentos y Bebidas, código: ASS-RSA-PR016 y
Procedimiento de Evaluación y seguimiento a protocolos de Investigación, código:
ASS-RSA-PR014.
DIRECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS BIOLÓGICOS:
Procedimiento de Evaluación y seguimiento a protocolos de Investigación, código
ASS-RSA-PR014
No hay evidencia documentada de la reunión del comité evaluador del mes de
enero de 2019, conforme a la frecuencia establecida en el procedimiento, lo cual
afecto el cumplimiento del termino previsto para las solicitudes radicadas en el
mes de diciembre del 2018, tal es el caso del radicado 20181250969 del
06/12/2018, se evidencia que no se cumplió con el tiempo de dos meses. Las
solicitudes que se recibieron en el mes de marzo de 2019, fueron estudiadas en el
mes de abril de 2019; quienes atienden la auditoria informaron que el comité para
tal fin se reunió el 12 de abril/2019, sin embargo, no se encontró relacionado el
radicado 20191042773 en dicha acta ni en ninguna otra. Aclararon que su
evaluación se hizo en dicha fecha y que por error humano no se incluyó en el acta
(Acta N° 3 EP_GIC_2019.
ISO 9001:2015 Hallazgo: No se proporciona y mantiene la infraestructura de Software, necesaria
8.5.1 Control de para la operación de sus procesos (aplicativo de registros sanitarios), impactando Registros
la Producción y el desarrollo de las actividades relacionadas en los siguientes procedimientos Sanitarios y Registros Sanitarios y
9 verificados:
X
de la Provisión Trámites Trámites Asociados
del Servicio. Procedimiento de Expedición de Registros Sanitarios, Permisos Sanitarios, Asociados
Literal C Notificaciones Sanitarias Sin Estudio Previo y Control/Revisión posterior. Código
ASS-RSA PR002, Procedimiento Modificación De Registros Sanitarios, Código:
ASS-RSA-PR005;
Procedimiento para la aprobación previa de publicidad, código: ASS-RSA -PR016
Procedimiento autorización, sesión o modificación de uso exclusivo en
alimentación y salud humana de Organismos Vivos Modificados Código ASS-RSA-
PR019.
EVIDENCIAS: El Proceso de asignación de tareas por parte del coordinador en las
áreas de trabajo de los funcionarios, se realiza apoyado de procedimientos
intermedios y ajenos al aplicativo que afectan los tiempos de asignación. A la
fecha a través de la opción del aplicativo: “Productividad de Perfil”, el coordinador
debe generar y exportar un listado de radicados y abrirlo en Excel, posteriormente
debe ingresar en la opción de “asignación de Tareas” para llevar a cabo el proceso
de reparto tomando radicado por radicado del listado y asignando según
corresponda. -Se verifico que en el aplicativo de registros sanitarios, se presenta
la lista desplegable de los técnicos para asignar tareas con información duplicada,
aunque estas dos filas son válidas, debe existir unificación de roles y permisos.
-Actualmente el coordinador de los grupos de trabajo de registros, no cuenta con
la posibilidad de redireccionar los tramites abiertos asignados a un funcionario
cuando este ya no hace parte del grupo de evaluación de trámites, en razón a que
los tramites le siguen llegando a la pantalla de trabajo del funcionario cuando este

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DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

ya no hace parte del grupo de evaluación de trámites, en razón a que los tramites
le siguen llegando a la pantalla de trabajo del funcionario ocasionando reprocesos
y retrasos en los tiempos de respuesta.
-Se evidencio en la Direccion de Alimentos y bebidas en la actividad de notificar el
acto administrativo, que el aplicativo de registros sanitarios, realiza la ejecución de
5 pasos, el proceso queda detenido en el paso relacionado con la notificación por
email o generación de comunicación y no le permite a la misional activar el
siguiente paso para continuar oportunamente con el flujo normal del proceso. Para
activar el siguiente paso la dirección debe comunicarse con el grupo de soporte
Tecnológico mediante un tiket y queda sujeta a sus tiempos de respuesta. Esta
situación evidentemente afecta los términos consignados, los procedimientos
respectivos. Fueron revisados los radicados 20181262755 correspondiente a una
notificación sanitaria nueva de alimentos sin estudio previo. Para el Primer
radicado el flujo del paso de notificación por email (14-05-2019) al siguiente paso
(29-05-2019) tardo 11 días hábiles en ser habilitado; y para el segundo radicado el
flujo de paso de generación de comunicación (17-05-2019) a la fecha aún no se ha
dado.
-Así mismo el aplicativo durante el desarrollo de las actividades de control
Posterior una vez finalizada una actividad se realiza la activación posteriormente
un paso que no corresponde con el procedimiento. Se revisó el radicado N°
2017173443 correspondiente a un registro sanitario nuevo. Después del paso
relacionado con reparto del expediente desde archivo a grupo técnico (18-05-
2018) se activó el paso de declaración de abandono (29-05-2018) el cual no
corresponde. LA Direccion precisa que debería haberse activado el paso de
elaboración de auto de suspensión. A la fecha ya fue activado el paso
correspondiente y se encuentra abierto y el paso que no correspondía aún se
puede visualizar.
-Se reviso del total de radicados emitidos durante el periodo de evaluación un 5%
de tramites, para ello se tomó la muestra usando la base de registros sanitarios
para los productos que aplica el procedimiento ASS-RSA-PR016 usando la
formula en Excel “=aleatorio.entre (n;n)” del total de radicados de productos 221.
De la Muestra se encontró que 57 (30% del total de tramites radicados
presentaron incumplimiento en los tiempos establecidos en los requisitos legales y
de procedimiento como consecuencia de la operatividad del aplicativo que en
todos los casos presento retrasos por bloqueos que no permitieron avanzar en el
procedimiento. Lo anterior esta soportado con tikets por parte de la Dirección de
Alimentos y Bebidas.
Radicados Verificados:
1. 20191088140
Fecha de Radicado: 13-05-19
Reunión Comité: 15-05-19
Recibe: 2-05-19
Reunión Comité: 15-05-19
Recibe: 21-05-19
Visto Bueno: 23-05-19
Se revisa diseño y se aprueba. Existen problemas con el sistema, radicado

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medicamentos y hasta que se soluciona el tiket lo envían a alimentos.

2. 20191063907
Fecha de Radicado: 05-04-19
Se coloca tiket 29-04-19
Recibe: 2-05-19
Reunión Comité: 06-05-19
Visto Bueno: 6-05-19
Se aprueba publicidad
No se cumple con tiempos, manifiesta que por bloqueo del sistema, lo asignan a
medicamentos y hasta que se soluciona el tiket lo envían a alimentos.
3. 20181172434
Fecha de Radicado: 05-09-18
Recibe: 5-09-18
Requerimiento: 7-09-18
Visto Bueno: 4-10-18
No se cumple con tiempos de respuesta.
4. 20181219244
Fecha de Radicado: 24-10-18
Acta: 6-11-18
Visto Bueno: 14-12-18
Bloque del Sistema. Cambio de funcionaria encargada, cambio de director. No se
cumple con tiempos de respuesta.
5. 2018134168
Fecha de Radicado: 5-07-18
Auto: 8-08-18
Respuesta: 03-09-18
Bloqueo Sistema: 27-09-18
Acta: 30-07-18
Visto Bueno: 05-10-18
-Procedimiento autorización, sesión o modificación de uso exclusivo en
alimentación y salud humana de Organismos Vivos Modificados Código: ASS-
RSA-PR019.
El auditado informa inconvenientes con el aplicativo de registros sanitarios al
momento de la asignación de los trámites. Se solicitó apoyo técnico a sistemas
mediante diferentes tikets verificados vía email y que a la fecha no se han resuelto
los siguientes radicados:
1. 20191015650
2. 20191015661
3. 20191026464
4. 20191033523
5. 20191056333
6. 20191063741
7. 20191070817
Evidencias:
DIRECCIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

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CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

El auditado informa que en lo corrido del año 2019 han radicado 8 trámites,
de los cuales se verificaron el 50%:
1. 20191078333
Fecha radicado: 29-04-19 1
Resolución: 23-05-19

No cumple con los tiempos establecidos en el procedimiento y en el requisito

legal. Sin incluir el tiempo de notificación al usuario. Fecha esperada de
respuesta: 21-05-19.

2. 20191047997
Fecha de radicado: 15-3-19 Alcance: 29-03-19
Resolución: 30-4-19
No cumple con los tiempos establecidos en el procedimiento y en el requisito
legal. Sin incluir el tiempo de notificación al usuario. Fecha esperada de
respuesta: 23-4-19.
3. 20191060776
Fecha de radicado: 02-04-19 Alcance: 03-04-19
Resolución: 30-4- 19
Notificación al usuario: 2-05-19
Fecha esperada de respuesta: 26 de abril de 2019.
No cumple tiempos de respuesta.
DIRECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS BIOLÓGICOS
Procedimiento de Evaluación y seguimiento a protocolos de Investigación,
código ASS-RSA-PR014

No hay evidencia documentada de la reunión del comité evaluador del mes

de enero de 2019, conforme a la frecuencia establecida en el procedimiento,
lo cual afecto el cumplimiento del término previsto para las solicitudes
radicadas en el mes de diciembre del 2018, tal es el caso del radicado
20181250969 del 06/12/2018, se evidencia que no se cumplió con el tiempo
de dos meses.

Las solicitudes que se recibieron en el mes de marzo de 2019, fueron

estudiadas en el mes de abril de 2019; quienes atienden la auditoria
informaron que el comité para tal fin se reunió el 12 de abril/2019, sin
embargo, no se encontró relacionado el radicado 20191042773 en dicha acta
ni en ninguna otra. Aclararon que su evaluación se hizo en dicha fecha y que
por error humano no se incluyó en el acta (Acta N° 3 EP_GIC_2019.

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PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
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CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Hallazgo: No se cumple con los requisitos necesarios en el Software

(aplicativo de registros sanitarios) para la operación de sus procesos,
impactando el desarrollo de las actividades relacionadas en los
siguientes procedimientos verificados: Procedimiento de Expedición de
Registros Sanitarios, Permisos Sanitarios, Notificaciones Sanitarias Sin
Estudio Previo y Control/Revisión posterior. Código ASS-RSA¬ PR002,
Procedimiento Modificación De Registros Sanitarios, Código: ASS-RSA-
PR005;
Procedimiento para la aprobación previa de publicidad, código: ASS-RSA
-PR016
Procedimiento autorización, sesión o modificación de uso exclusivo en
alimentación y salud humana de Organismos Vivos Modificados Código
ASS-RSA-PR019
EVIDENCIAS:
El Proceso de asignación de tareas por parte del coordinador en las
áreas de trabajo de los funcionarios, se realiza apoyado de
procedimientos intermedios y ajenos al aplicativo que afectan los tiempos
de asignación. A la fecha a través de la opción del aplicativo:
“Productividad de Perfil”, el coordinador debe generar y exportar un
ISO 9001:2015. Registros
listado de radicados y abrirlo en Excel, posteriormente debe ingresar en
7.1.3 Sanitarios y Gestión Informática y de la
10 la opción de “asignación de Tareas” para llevar a cabo el proceso de X
Infraestructura Trámites información
reparto tomando radicado por radicado del listado y asignando según
Literal b y e Asociados
corresponda.
-Se verifico que en el aplicativo de registros sanitarios, se presenta la
lista desplegable de los técnicos para asignar tareas con información
duplicada, aunque estas dos filas son válidas, debe existir unificación de
roles y permisos.
-Actualmente el coordinador de los grupos de trabajo de registros, no
cuenta con la posibilidad de redireccionar los tramites abiertos asignados
a un funcionario cuando este ya no hace parte del grupo de evaluación
de trámites, en razón a que los tramites le siguen llegando a la pantalla
de trabajo del funcionario cuando este ya no hace parte del grupo de
evaluación de trámites, en razón a que los tramites le siguen llegando a
la pantalla de trabajo del funcionario ocasionando reprocesos y retrasos
en los tiempos de respuesta.
-Se evidencio en la Direccion de Alimentos y bebidas en la actividad de
notificar el acto administrativo, que el aplicativo de registros sanitarios,
realiza la ejecución de 5 pasos, el proceso queda detenido en el paso
relacionado con la notificación por email o generación de comunicación y
no le permite a la misional activar el siguiente paso para continuar
oportunamente con el flujo normal del proceso. Para activar el siguiente
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paso la dirección debe comunicarse con el grupo de soporte Tecnológico

mediante un tiket y queda sujeta a sus tiempos de respuesta. Esta
situación evidentemente afecta los términos consignados, los
procedimientos respectivos. Fueron revisados los radicados
20181262755 correspondiente a una notificación sanitaria nueva de
alimentos sin estudio previo. Para el Primer radicado el flujo del paso de
notificación por email (14-05-2019) al siguiente paso (29-05-2019) tardo
11 días hábiles en ser habilitado; y para el segundo radicado el flujo de
paso de generación de comunicación (17-05-2019) a la fecha aún no se
ha dado.
-Así mismo el aplicativo durante el desarrollo de las actividades de
control Posterior una vez finalizada una actividad se realiza la activación
posteriormente un paso que no corresponde con el procedimiento. Se
revisó el radicado N° 2017173443 correspondiente a un registro sanitario
nuevo. Después del paso relacionado con reparto del expediente desde
archivo a grupo técnico (18-05-2018) se activó el paso de declaración de
abandono (29-05-2018) el cual no corresponde. LA Direccion precisa que
debería haberse activado el paso de elaboración de auto de suspensión.
A la fecha ya fue activado el paso correspondiente y se encuentra abierto
y el paso que no correspondía aún se puede visualizar.
-Se revisó del total de radicados emitidos durante el periodo de
evaluación un 5% de tramites, para ello se tomó la muestra usando la
base de registros sanitarios para los productos que aplica el
procedimiento ASS-RSA-PR016 usando la formula en Excel
“=aleatorio.entre (n;n)” del total de radicados de productos 221. De la
Muestra se encontró que 57 (30% del total de tramites radicados
presentaron incumplimiento en los tiempos establecidos en los requisitos
legales y de procedimiento como consecuencia de la operatividad del
aplicativo que en todos los casos presento retrasos por bloqueos que no
permitieron avanzar en el procedimiento. Lo anterior esta soportado con
tikets por parte de la Dirección de Alimentos y Bebidas.
Radicados Verificados:
1. 20191088140
Fecha de Radicado: 13-05-19
Reunión Comité: 15-05-19
Recibe: 2-05-19
Reunión Comité: 15-05-19
Recibe: 21-05-19
Visto Bueno: 23-05-19
Se revisa diseño y se aprueba. Existen problemas con el sistema,
radicado medicamentos y hasta que se soluciona el tiket lo envían a
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alimentos.
2. 20191063907
Fecha de Radicado: 05-04-19
Se coloca tiket 29-04-19
Recibe: 2-05-19
Reunión Comité: 06-05-19
Visto Bueno: 6-05-19
Se aprueba publicidad
No se cumple con tiempos, manifiesta que, por bloqueo del sistema, lo
asignan a medicamentos y hasta que se soluciona el tiket lo envían a
alimentos.
3. 20181172434
Fecha de Radicado: 05-09-18
Recibe: 5-09-18
Requerimiento: 7-09-18
Visto Bueno: 4-10-18
No se cumple con tiempos de respuesta.
4. 20181219244
Fecha de Radicado: 24-10-18
Acta: 6-11-18
Visto Bueno: 14-12-18
Bloque del Sistema. Cambio de funcionaria encargada, cambio de
director. No se cumple con tiempos de respuesta.
5. 2018134168
Fecha de Radicado: 5-07-18
Auto: 8-08-18
Respuesta: 03-09-18
Bloqueo Sistema: 27-09-18
Acta: 30-07-18
Visto Bueno: 05-10-18
-Procedimiento autorización, sesión o modificación de uso exclusivo en
alimentación y salud humana de Organismos Vivos Modificados Código:
ASS-RSA-PR019.
El auditado informa inconvenientes con el aplicativo de registros
sanitarios al momento de la asignación de los trámites. Se solicitó apoyo
técnico a sistemas mediante diferentes tikets verificados vía email y que
a la fecha no se han resuelto los siguientes radicados:

1. 20191015650, 2. 20191015661, 3. 20191026464, 4. 20191033523, 5.

20191056333, 6. 20191063741, 7. 20191070817

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Hallazgo: No se controla ni actualiza la información relacionada con los

procesos de cobro coactivo que puede ser objeto de venta de cartera.
Gestión del
ISO 9001: 2015. Evidencias: 200800416: no está incluido en la base de datos de CISA;
Proceso Gestión del Proceso
8.1. Planificación 200900382: no está incluido en la base de datos de CISA; 201000082:
11 X Administrativo Administrativo de Cobro
y control no está incluido en la base de datos de CISA; 201000082: no está
de Cobro Coactivo
operacional incluido en la base de datos de CISA.
Coactivo
Riesgo: Perdida de oportunidad en la venta de cartera de procesos que
se encuentra prescritos.
Hallazgo: El Laboratorio no identifica los riesgos a su imparcialidad que
incluyan aquellos riesgos que surjan de sus actividades o de sus
relaciones, o de las relaciones de su personal.
Evidencias: Se posee una metodología de riesgos corporativa, que no es
acorde a la realidad del laboratorio (la valoración del riesgo no es acorde
al impacto del posible riesgo, no hay valoración del riesgo frente a temas
puntuales de los laboratorios) en los riesgos identificados no se
Control
ISO/IEC17025: encuentran riesgos a la imparcialidad por temas como: contratación,
12 X Calidad de Control Calidad de Productos
2017. 4.1.4 compras, revisión por la dirección (en las que participan personas ajenas
Productos
a la toma de decisiones del laboratorio).
Cualquier persona del Invima o del INS puede acceder a los laboratorios
Fisicoquímicos de Productos Farmacéuticos y Otras Tecnologías y
Fisicoquímico de Alimentos y Bebidas que están a lado y lado del pasillo
por donde circula todas las personas de las dos instituciones,
contratistas, visitantes, etc. y las puertas de acceso a los laboratorios no
tienen ningún tipo de seguridad de ingreso.
Hallazgo: Las actividades del laboratorio no se llevan a cabo de manera
que cumplan los requisitos de las organizaciones que otorgan
reconocimiento (CEA-4.1-02, v4, RAC-3.0-01, v8 y RAC- 3.0-03, v5)
Evidencias:
a. No se calibró con laboratorio acreditado en el año 2018 el densímetro
a DE 40 Mettler Toledo. Código interno 20E, con calibración anual de
acuerdo al programa de calibración de los laboratorios del INVIMA, ultima
calibración 2017-11-02. Ni el espectrofotómetro UV-VIS Shimadzu N° Control
ISO/IEC17025:
13 inventario 03298 con calibración anual, última calibración hecha por X Calidad de Control Calidad de Productos
2017. 5.4
Metrilab 2017-12-09. Productos
b. No se informa a ONAC que el equipo digestor marca Buchi modelo
435 de! laboratorio fisicoquímico de alimentos y Bebidas está fuera de
servicia y por ende la técnica objeto del alcance de la acreditación
determinación de nitrógeno total en productos cárnicos no se realiza
desde 2019*04-09.
c. No se evidencia que el laboratorio este utilizando el símbolo de
acreditación en los informes de resultados del Método de Serotipificación
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de Listería spp P004-DS-402-P013 versión 03 el cual se encuentra

acreditado desde el año 2018 y es la versión que se está declarando
actualmente en los informes.
Hallazgo: El laboratorio no ha documentado sus procedimientos en la
extensión necesaria para asegurar la aplicación coherente de sus
actividades y la validez de los resultados.
Evidencias: De manera sistemática los laboratorios no han implementado
las nuevas versiones de la documentación del Sistema de Gestión del
laboratorio. Entregada los últimos días de abril y primeros días de mayo
del año 2019 por parte del área de calidad de la oficina de laboratorios y
control de calidad
En el Grupo de Laboratorio de Fisicoquímico de Productos
Farmacéuticos y Otras Tecnologías: Procedimiento P004-DS- 602-P023 Control
ISO/IEC17025:2
14 para la identificación de Sildenafil y Tadalafil por HPLC. En el informe No. X Calidad de Control Calidad de Productos
017. 5.5 C
27808 se evidencia que el ensayo ejecutado no cumple con el parámetro Productos
de tiempo de retención relativo entre el Sildenafil y el Tadalafil, descrito
en el método analítico. Por ello se presenta junto con el informe la
investigación del Control de Trabajo de ensayo no conforme No. 602-
2019-02.
El procedimiento describe como parámetro para asegurar la validez de
los resultados el cromatogriama del blanco que no debe presentar señal
a los tiempos de retención de los analitos de interés, sin embargo, en
este mismo documento no es posible encontrar la referencia del tiempo
de retención esperado para el analito de interés.
Hallazgo: El Grupo de Laboratorio Físico- Químico de Alimentos y
Bebidas no cuenta con personal que independientemente de otras
responsabilidades se asegure de la eficacia de las actividades del
laboratorio Evidencias:
a. Se encontró reporte de incumplimiento de condiciones ambientales en
diferentes áreas, diferentes días del mes de diciembre 2018 y el mes de
enero 2019, solo hasta el 25 de febrero de 2019 se abrió un trabajo no
Control
ISO/IEC17025:2 conforme, y una acción correctiva, cuyo análisis de causas dista de las
15 X Calidad de Control Calidad de Productos
017. 5.6 E razones causa raíz de lo sucedido y las acciones que se describen que
Productos
se tomaran “ CAMBIAR PROCEDIMIENTOS”, no se analizaron frente a
temas de impacto como validación de técnicas, condiciones en las cuales
se obtuvo la acreditación; En áreas como ICP los procedimientos que se
realizan en estas zonas no fueron modificados, lo que indica que no se
implementó la acción correctiva propuesta.
b. Se encontraron soluciones sin identificar, Soluciones vencidas, no se
tiene establecido de manera técnica y científica la estabilidad y vida
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media de soluciones, ¡hay procedimientos que indican que se trabaja con

agua ASTM tipo!, pero no hay evidencia que el agua utilizada cumpla con
la totalidad de los requisitos que exige ASTM para calificarla como agua
tipo uno.
c. Durante entrevista con el facilitador de calidad del laboratorio, se indicó
por parte del profesional que solo a final del mes se revisa y consolida
información de registro de condiciones ambientales lo que impactó el
reporte de trabajo no conforme de manera oportuna, incumpliendo lo
descrito en el numeral 7.10 de la norma NTC ISO/IEC 17025:2017 y
demostrando seguimiento no eficaz a las actividades relacionadas con el
SGL.

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Hallazgo: El laboratorio no ha documentado completamente los requisitos

de competencia para cada función que influye en los resultados de las
actividades del laboratorio, incluidos los requisitos de educación,
calificación, formación, conocimiento técnico, habilidades y experiencia y
no asegura que el personal tiene la competencia para realizar las
actividades del laboratorio de las cuales es responsable y para evaluar la
importancia de las desviaciones.
En general el personal de los laboratorios no tiene definido como
requisito formaciones en metrología, ni específicas como incertidumbres,
validaciones y verificaciones de métodos, aseguramiento de la validez de
los resultados.
Evidencias:
a. El Profesional Julián Leonardo Rocha ingreso el 31 de enero de 2019
al laboratorio y puede realizar ensayos de Nitrofuranos por Cromatografía
HPLC acoplada a Masas desde el 12 de febrero, para este profesional a
la fecha no se evidencia la supervisión realizada (indican que como parte
de la inducción esta la supervisión) y no se tiene evidencia que posea
formación específica en HPLC Masas. Ni de su Competencia como parte
de los requisitos especificados para asegurar la eficacia del ensayo que
ISO/IEC se encuentra realizando. Control
16 17025:2017 b. No están definidos los requisitos de calificación específica para X Calidad de Control Calidad de Productos
6.2.2 y 6.2.3 ninguna persona de los laboratorios, así como no se evidenció ninguna Productos
calificación.
c. Para los analistas no están completamente definidos los requisitos
específicos de formación y de conocimiento técnico específico.
d. En el procedimiento “Gestión interna de personal” PA03- GP-LABS-
P001 V06 numeral 11, determina que las actividades de seguimiento
para ia validez de los resultados, junto con los resultados de las pruebas
de desempeño/Inter laboratorios son la manera como se asegura que el
personal tiene la competencia; sin embargo, no se evidenció como se
integra estas actividades en el aseguramiento de la competencia para
cada tipo de cargo del laboratorio.
e. Se evidenció durante el atestiguamiento técnico; que en el laboratorio
Fisicoquímicos de Productos Farmacéuticos y Otras Tecnologías,
cuentan con una matriz de autorizaciones (PA03-GP-LABS-F004.
Versión 04) incluyendo actividades de gestión, actividades analíticas y
autorización para equipos críticos. De esta matriz se eligió el personal
que participó en los atestiguamientos y se evidenció varias fallas durante
los atestiguamientos que evidencian falta de competencia del personal,
así: Registro de datos en cuadernos de analista, falla en el afore de
soluciones, durante el atestiguamiento de Triclosán en geles. Registro
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atemporal del material volumétrico empleado en los ensayos, en el

Reporte de material volumétrico (P004-DS-6Q2-F007), re-preparación de
la solución de estándar de Tadalafil por no completar a volumen, durante
el atestiguamiento del Sildenafil+Tadalafil, también se observó que para
la afore de las soluciones preparadas no se empleaba una superficie
plana, sino que se hacía en el aire. En la previsualización de los
cromatogramas se observa un pico no identificado. No es posible
identificar el perfil cromatográfico en el método analítico, por lo cual e
analista tuvo que buscar el informe de validación (PA02PM-602-F006
Versión 00 vigente 2017-01-20) para verificar el comportamiento
cromatográfico. Al revisar el informe 27811 se evidenció que el ensayo
atestiguado no cumplió el % error permitido entre estándar de trabajo y
estándar control (menor a 2,0%), obteniendo un valor de 3,5%, por lo
cual el líder técnico decide una nueva preparación de estándares. Con
este reproceso se cumplen los criterios de validez para este ensayo.
f. Durante la testificación del contenido de nitrógeno total en productos
cárnicos se encontró que el método no se llevó a cabo de acuerdo a la
validación hecha; la digestión no se hizo a la temperatura indicada (410
°C que equivale al equipo usado en la validación en máxima potencia -
Tabla de comparación en el documentos Presentación de informes de
verificación o validación para la determinación de nitrógeno total en
productos cárnicos); esta se hizo con una rampa que inicia en 250% sube
a 350 °C, luego a 410 °C y finaliza en 540 °C
g. Durante las testificaciones en el Grupo Laboratorio Fisicoquímico De
Alimentos y Bebidas se encontró: En el atestiguamiento de la metodología
P004-DS-403-P195 "Metabolitos de Nitrofuranos en músculo de bovino'1, el
analista evaluado Julián Rocha, realizó el análisis con soluciones vencidas .
h. En el Grupo de Laboratorio Fisicoquímico de Alimentos y Bebidas se
evidenció sistemáticamente en el atestiguamiento debilidades en cuanto ai
conocimiento de garantizar que las soluciones patrón preparadas se
mantengan estables, durante la vigencia asignada en cada metodología de
análisis (1 año para las soluciones stock y 6 meses en algunas soluciones
patrón) y sus condiciones de almacenamiento, en las siguientes ensayos:
CUANTIFiCACIÓN DE ACRILAMÍDA EN ALIMENTOS P004-DS-403-P216,
v01, 2017-11-01, analista evaluado Wilson Barón, DETERMINACIÓN DE
fVERMECTINA EN TEJIDO DE HIGADO DE PORCINO POQ4-DS-403-P226,
vOO, 2017-05-10, analista evaluado Luis Madrid, DETERMINACIÓN DE
FENICOLES. CLORANFENICOL, TIANFENICOL Y FLORFENICOL EN
MUESTRAS DE ORIGEN ANIMAL P004-DS-403-P222, v01, 2018-02-26,
analista evaluado Luis Castañeda, METABOLITOS NITROFURANOS EN
MÚSCULO DE BOVINO P004-DS-403-P195, analista evaluado Julián
Rocha.
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Hallazgo:
El laboratorio no verifica que el equipamiento cumple los requisitos
especificados, antes de ser instalado o reinstalado para su servicio.
Evidencias:
ISO/IEC Control
a. En el Grupo de Laboratorio Fisicoquímico de Alimentos y Bebidas: se
17 17025:2017. X Calidad de Control Calidad de Productos
encontró la solución patrón lote 40724, con 6 meses de vigencia sin
6.4.4 Productos
verificar de acuerdo al procedimiento establecido PA01-MR-403-P003,
versión 07, 2018-12-04 y el rótulo identificaba como almacenamiento
refrigeración y la solución permaneció alrededor de 6 horas a
temperatura ambiente cerca de un baño de secado.
Hallazgo:
El laboratorio no revisa ni ajusta según sea necesario su programa de
calibración para mantener la confianza.
Evidencia:
El procedimiento “Gestión metrológica” PA06-GM-LABS-P001 V6,
ISO/IEC numeral 8 define que se aplican varios parámetros para estimar el Control
18 17025:2017. intervalo de calibración de acuerdo con la guía ILAC G 24, pero no se X Calidad de Control Calidad de Productos
6.4.7 evidenció cómo se desarrollan estos parámetros, ni tampoco se Productos
evidenció como se estimaron los intervalos de calibración, ni cómo se
revisa, ni cómo se ajusta el intervalo de calibración. Grupo de
Laboratorios fisicoquímicos de alimentos y Bebidas y Grupo de
Laboratorios Fisicoquímico de Productos Farmacéuticos y Otras
Tecnologías.
Hallazgo: No se ha definido claramente la especificación de la norma y la
ISO/IEC Control
regia de decisión seleccionada
19 17025:2017. X Calidad de Control Calidad de Productos
Evidencias: Informes de laboratorio en los cuales se está aplicando regla
7.1.3 Productos
de decisión y declaración de conformidad de producto.
Hallazgo: El Grupo de laboratorio Fisicoquímico de Alimentos y Bebidas
no asegura que la validación sea tan amplia como para satisfacer las
necesidades de la aplicación o campo de aplicación dados:
Evidencias: En el Grupo Laboratorio Fisicoquímico de Alimentos y
ISO/IEC Bebidas se encontró que para el ensayo Determinación de plaguicida en Control
20 17025:2017. productos de la agricultura P004-DS-403-P201, v01, 2018-03-03, se tiene X Calidad de Control Calidad de Productos
7.2.2.1 para todos los analitos un intervalo acreditado de 0,01 mg/kg a 0,5 mg/kg Productos
y el informe de validación para Bensofurato indica que el límite de
cuantificación es 0,015 mg/kg y para la Cianizina es 0,021 mg/kg valores
que están por encima del mínimo del intervalo acreditado por lo que no
se aseguran los valores entre 0,01 mg/kg y el límite de cuantificación.

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Hallazgo:
El laboratorio no cuenta con un sistema para identificar sin
ambigüedades los ítems de ensayo que asegure que cuando se
subdivide un ítem o grupos de ítems o se realice la transferencia del ítem,
se mantenga la identificación.
ISO/IEC Control
Evidencias:
21 17025:2017. X Calidad de Control Calidad de Productos
En el Grupo de Laboratorio Fisicoquímico de Productos Farmacéuticos y
7.4.2 Productos
Otras Tecnologías se encontró muestras 2Ferbin C.L de 250 mg
identificado 6 blíster amarrados con cinta adhesiva con el numero 27496
peno los 6 blíster no están identificados, adicionalmente se encontró una
muestra 27808 de cadena de custodia que estaba siendo analizada y
empaque contenía 6 envases los cuales no estaban identificados.
Hallazgo:
Para los ítems almacenados bajo condiciones ambientales especificadas,
no se mantiene, ni se realiza el seguimiento, ni se registrar estas
condiciones sistemática y permanentemente. Evidencias:
En el Grupo de Laboratorio Fisicoquímico de Productos Farmacéuticos y
Otras Tecnologías: Las muestras se almacenan por congelamiento -10
°C a >25 °C y para refrigeración entre 2 °C y 8 °C y a temperatura
ambiente, Los equipos de refrigeración EQ-FQ-108 y congelación están
calibrados con Conamet 09-LAC-008 certificado CLT501318 para el
ISO/IEC Control
refrigerador, el refrigerador tiene dañado el registrador y no se evidenció
22 17025:2017. X Calidad de Control Calidad de Productos
que se haya calibrado el registrador, se toman un dato en mañana y
7.4.4 Productos
tarde en tarde en PA06-GM-602-F005 v05 del 2016-10-31. Solo se tomó
temperatura en el punto de 4°C para 8 posiciones del refrigerador
(caracterización)
El 2019-05-10, se tomó temperatura de 4.2 °C en la mañana, este se
toma con un termohigrómetfo dataloger EQ-FQ-139 con certificado de
Ingobar 16-LAC-23 con certificado iM-TEA-18-0320. El certificado de
calibración muestra que se calibró la temperatura para tres (3) puntos en
10 °C, 20 "C y 30 °C cuando el intervalo de medida del laboratorio para
este refrigerador es entre 2°C y 8 °C.

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Hallazgo
El laboratorio no asegura que los registros técnicos para cada actividad
de laboratorio contengan los resultados, el informe y la información
suficiente para facilitar* si es posible, la identificación de los factores que
afectan al resultado de la medición y su incertidumbre de medición
asociad^ y posibiliten la repetición de la actividad del laboratorio en
condiciones lo más cercanas posibles a las originales.
Evidencias: En et Grupo de Laboratorio de Productos Farmacéuticos y
Otras Tecnologías se tiene:
a. Ausencia de registro de las actividades analíticas realizadas en el
formato para consignación de datos de los análisis del laboratorio (P004-
ISO/IEC Control
DS-602-F001}, preparación de fase móvil en el ensayo identificación de
23 17025:2017. X Calidad de Control Calidad de Productos
trimetoprima y sulfametoxazol por TLC.
7.5.1 Productos
b. Para P004-DS-602-P016 para la identificación y valoración de triclosán
en geles antibacteriales. Durante el atestiguamiento se evidencio que el
analista no empleaba el Formato para consignación de datos de los
análisis del Laboratorio (P004-DS- 602-F001) si no en un cuaderno.
En el Grupo de Laboratorio Fisicoquímico de Alimentos y Bebidas: El
laboratorio no asegura que se tengan todos los datos suficientes para
realizar la rastreabilidad de los resultados.
a. Evidencia: Se evidenció que durante la testificación de Metabolitos de
Nitrofuranos, no se tuvo certeza de la fecha de preparación de las
soluciones de trabajo, ya que los frascos solo tienen el nombre y no
tienen fecha de vencimiento.
Hallazgo:
El laboratorio no identifica toda incertidumbre de medición o no tiene en
cuenta todas las contribuciones que son significativas.
A) En el Grupo de Laboratorio Fisicoquímico de Alimentos y Bebidas:
ISO/IEC Control
sistemáticamente se encontró que, aunque se tiene identificadas las
24 17025:2017. X Calidad de Control Calidad de Productos
fuentes que aportan incertidumbre la estimación está subvaloradas en el
7.6.1 Productos
momento de la aplicación de las ecuaciones (Determinación de metanol
en bebidas alcohólicas, Determinación del grado alcohólico en una
bebida alcohólica y Determinación del contenido de nitritos en productos
cárnicos)

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Hallazgo:
El laboratorio no incluye en los informes el descargo de responsabilidad
cuando la información es proporcionada por el cliente, ni indica que los
resultados se aplican a la muestra cómo se recibió ya que el muestreo no
es su responsabilidad.
Evidencia:
ISO/IEC Informes revisados: Grupo de Laboratorio Fisicoquímico de Alimentos y Control
25 17025:2017. Bebidas: 20191454 del 2019-05-09, 20191494 del 2019-05-08, 20191509 X Calidad de Control Calidad de Productos
7.8.2.2 del 2019-05-09, 20191499 del 2019-05-10, 20191508 del 2019-05-09 Productos
Grupo de Laboratorio Organismos Genéticamente Modificados:
2019G146A del 2019-05-09, 20190146B del 2019-05-09 y 20190146C
del 2019-05-09, 20190140 del 2019-05-08 Grupo de Laboratorios Físico-
Mecánico de Dispositivos Médicos: 03-19A-2 ítem Retenido (Auditoría
interna) del 2019-05-10, 64- 18A-1 ítem Retenido (Auditoría interna) y 43-
18aa-1 ítem Retenido (Auditoría Interna)
Hallazgo: El laboratorio no implementa el procedimiento de trabajo no
conforme cuando cualquier aspecto de sus actividades del laboratorio no
cumplen con sus propios procedimientos Evidencias:
a. En el Grupo de Laboratorio Fisicoquímico de Productos Farmacéuticos
y Otras Tecnologías: no se reportó el incumplimiento en los criterios de
aceptación de la lámina de poliestireno, durante el atestiguamiento de
Metformina
b. En el Grupo de Laboratorio Fisicoquímico de Productos Farmacéuticos
y Otras Tecnologías: en el anexo No. 7, se evidencia el reporte de
muestras (cromatograma - secuencia 20190509 14-08-30, fecha de
adquisición 5/9/2029 5:25:23 pm), y la presencia de las áreas para vial 5
(muestra 2) con áreas para cada inyección de 2981.9875 y 2955.1292,
ISO/IEC Control
las cuales difieren de las áreas encontradas para los viales 4 y 6, con
26 17025:2017. X Calidad de Control Calidad de Productos
áreas en el rango 3441.5916 - 3684.2104. Sin embargo, en el anexo No.
7.10.1 Productos
10, correspondiente a valoración de formas líquidas código P004-DS-
602-F011, y por medio del cual se calcula el porcentaje de activo en la
muestra, no aparece e dato de la muestra 2. Al solicitar la explicación ai
responsable de aprobar los informes (Coordinador Grupo de Laboratorio
Fisicoquímico de Productos Farmacéuticos y Otras Tecnologías), indica
que se eliminó el dato correspondiente a la muestra 2 después de aplicar
una prueba para descartar datos dudosos (anexo No. 11). Revisando el
criterio de aplicación de la prueba se encuentra que, para 3 muestras,
con un intervalo de confianza del 90 y 95%, el resultado no debe
descartarse, pero solo aplicando el intervalo de confianza de 99%, ei
resultado se clasifica como dudoso. El coordinador manifiesta que no
está establecido cual criterio se debe aplicar, por lo tanto, aplicó ei del
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GESTIÓN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL AUDITORIA INTERNA
INFORME CONSOLIDADO CICLO DE AUDITORÍAS INTERNAS
Código: GSC-AUI-FM006 Versión: 00 Fecha de Emisión: 01/04/2015 Página 24 de 102

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99% que permitía descartar el dato dudoso. NC. No se llevó a cabo una
investigación de Resultado Fuera de especificación o Trabajo no
conforme por el resultado de la muestra 2.
c. P004-DS-6Q2-P011 para la identificación de metformina clorhidrato en
tabletas por espectrofotometría IR. En el número de informe 27805 se
evidencia en el anexo 4 una desviación en las bandas espectro de
referencia de la lámina de poliestireno 3058,71 (criterio de aceptación
3060,0 ± 1,0) y 2851,26 (criterio de aceptación 2849,5 ± 1,0), que
incumple el criterio establecido en el Instructivo para el manejo del equipo
FTIR NICOLET 6700 EQ-FQ-111, para la verificación del equipo. Esto no
fue informado por parte del analista al Líder técnico y el ensayo continuó
d. En el Grupo de Laboratorio Fisicoquímico de Alimentos y Bebidas se
presentaron 2 trabajos no conformes durante las testificaciones y a la
fecha del cierre no se habían documentado aún los trabajos no
conformes (Determinación de metabolitos nitrofuranos en músculo bovino
y Determinación de sulfonamídas)

Hallazgo: Las acciones correctivas no son apropiadas a los efectos de las

no conformidades encontradas Evidencias: ONAC había redactado la no
Control
ISO/IEC conformidad “El OEC no asegura que la documentación del sistema este
27 X Calidad de Control Calidad de Productos
17025:2017. 8.7 implementada” en esta auditoria este es el mismo hallazgo.
Productos
Ver no conformidad referente al tema de condiciones ambientales del
laboratorio de fisicoquímica de alimentos.
ISO/IEC Hallazgo: No se registraron ni se incluye información relacionada a la Control
28 17025:2017 totalidad de las entradas de la revisión por la dirección X Calidad de Control Calidad de Productos
8.9.2/3 Evidencias: Informe de revisión por la dirección de marzo del año 2019 Productos
Hallazgo:
No se utiliza la versión vigente de los documentos controlados.
Gestión del
Presupuesto,
Evidencias:
ISO 9001: 2015. Gestión
29 Se hizo modificación de los formatos “Conciliación de Litigios y X Gestión Contable
7.5.3 Contable y
Demandas, Código: GFP-GCO-FM009, Versión: 01, Fecha de Emisión:
Gestión de
29/10/2018” y del Formato Conciliación de las Operaciones Reciprocas
Tesorería
Código: GFP-GCO-FM002 Versión: 03 Fecha de Emisión: 29/10/2018,
los cuales y a la fecha de la auditoria no se ha utilizado.

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Hallazgo: No se presta el servicio bajo condiciones controladas acorde a

lo especificado en la información documentada de los procesos, teniendo
en cuenta que no se evidencia el diligenciamiento del formato de
Inventario de elementos de Auditorio TIC-GTI-FM012 establecido en la
actividad “Entregar el auditorio al solicitante” que forma parte del
Instructivo de Préstamo de Auditorio TIC-GTI-IN004 incluido en el
ISO 9001: 2015. Proceso de Gestión de la Infraestructura y Servicios Tecnológicos, y no Planeación de
8.5.1 Control de se calcula el indicador “verificar satisfacción del usuario” “No. de casos las
la Producción y de Mesa de Servicio solucionados con aprobación del usuario / No. de Tecnologías Gestión de la infraestructura y
30 X
de Provisión del casos de Mesa de Servicio solucionados * 100”, establecido como punto de la Servicios Tecnológicos
servicio. Literal de control en el Procedimiento de Gestión de Servicios de Tecnología de Informacion,
b) y c) la Información TIC-GTI-PR001 Gestión
Evidencias: A la fecha dentro del archivo de Tecnología de la Información
no existen formatos de Inventario de elementos de Auditorio TIC-GTI-
FM012 diligenciados.
En los indicadores de gestión del proceso Gestión de la Infraestructura y
Servicios Tecnológicos no se calcula el indicador relacionado en el
procedimiento como punto de control.
Hallazgo: No se utiliza la versión vigente de los documentos controlados.
Evidencias: En el desarrollo de la actividad “realizar reporte y
seguimiento a la ejecución de actividades”, establecida en el
Procedimiento Formulación y Seguimiento del Plan Operativo Anual GDI-
FPO-PR001, se evidencia reportes de POA en Formato PLAN
ISO 9001:2015. OPERATIVO ANUAL POA Código: GDI-FPO-FM001, en versión
Planeación de
7.5.3.2 Control desactualizada.
las
de la información Correo electrónico enviado el 09-07-2019 de Miguel Fernando Díaz a Gestión de la infraestructura y
31 X Tecnologías
documentada Eduardo Serrano, con Asunto: Solicitud reporte de POA mes de junio Servicios Tecnológicos
de la
2019, en el que adjunta el formato PLAN OPERATIVO ANUAL POA
Informacion,
literal c) Código: GDI-FPO-FM001 en versión 3, estando vigente la versión 05.
Correo electrónico enviado el 08-04-2019 de Juan Manuel Palacio a
Daladier Medina y otros, con Asunto: Solicitud reporte de POA mes de
marzo 2019, en el que adjunta el Formato PLAN OPERATIVO ANUAL
POA Código: GDI-FPO-FM001 en versión 3, estando vigente la versión
04.

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Hallazgo: No se cumple con los tiempos de respuesta fijados en el

procedimiento para la Gestión de Peticiones, Quejas, Reclamos,
Denuncias y Sugerencias - PQRDS, AIC-PQR-PR001, Versión 04, del 20
ISO 9001:2015. de junio de 2018.
Planeación de
7.5.3.2 Control Evidencias: No se realiza la actividad “Actualizar la asignación en el
las
de la información aplicativo” establecida en el Procedimiento.
32 X Tecnologías Atención de PQRDS
documentada -Solicitud con radicado 20181035834 del 26/02/2018 recibido por
de la
Atención Integral al ciudadano a través de la página web. Se dio
Informacion,
literal c) respuesta el 31/05/2019.
-Solicitud recibida por atención integral al ciudadano con radicado
20181128969 del 27/06/2018 por medio de correspondencia. Se dio
respuesta el 08/05/2019

Hallazgos: No se asegura que los funcionarios tengan la competencia

requerida con base en el entrenamiento en el puesto de trabajo.
Evidencias: No se encuentra diligenciado el Formato de entrenamiento
en el puesto de trabajo GTH-DPE-FM001 como soporte al desarrollo de
Planeación de
la actividad “Brindar entrenamiento en el puesto de trabajo” establecida
las
ISO 9001:2015. en el PROCEDIMIENTO INDUCCIÓN, RE INDUCCIÓN Y Gestión de la infraestructura y
33 X Tecnologías
7.2 Competencia ENTRENAMIENTO EN EL PUESTO DE TRABAJO GTH-DPE-PR008, Servicios Tecnológicos
de la
para el jefe de la oficina de TI.
Informacion,
Correo de fecha 25 de junio 2019 enviado del Grupo de Talento Humano
al jefe de la oficina de Tecnologías de la información y otros. Asunto:
ENTRENAMIENTO PUESTO DE TRABAJO; teniendo en cuenta que se
posesionó el 15 de febrero de 2019.
Hallazgo: No se garantiza la disponibilidad de la información
documentada.
ISO 9001:2015. Evidencias: En el procedimiento de Gestión de la estrategia para los Planeación de
7.5.3 Control de servicios de TI TIC-PTI-PR001 dispuesto en el mapa de procesos, en el las
Planeación del Sistema de
34 la información punto de control “Realizar el seguimiento a la ejecución de los proyectos X Tecnologías
Gestión Integrado
documentada de TI”, se encontró que el formato de Verificación de desempeño de de la
7.5.3.1 literal a) programas y proyectos GDI-DIE-FM014. Al abrir el hipervínculo genera a Informacion,
un mensaje de error y al verificar el listado maestro se evidencia que no
existe dicho formato.

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ISO 9001: 2015.

4.2.
Comprensión de
las necesidades
y expectativas
de las partes Hallazgo: No se realiza seguimiento a la percepción del cliente del grado
Educación
interesadas. en que se cumplen las expectativas para el procedimiento de asistencia
Sanitaria y Educación Sanitaria y
35 técnica. X
Asistencia Asistencia Técnica
8.2.1 Evidencias: En Tabla Consolidada de Indicadores GSC-SEG-FM002, no
Técnica
Comunicación existe indicador para medir la satisfacción del cliente en el procedimiento
con el cliente. de asistencia técnica.

9.1.2.
Satisfacción del
cliente.
Hallazgo: No se realiza seguimiento a salidas no conformes para el año
2019, por parte de las Direcciones de Operaciones Sanitarias y
ISO 9001: 2015. Educación
Responsabilidad Sanitaria.
8.7 Control de Sanitaria y Educación Sanitaria y
36 Evidencia: En mapa de procesos CONSOLIDACIÓN DE SALIDAS NO X
las salidas no Asistencia Asistencia Técnica
CONFORMES (PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME) código
conformes Técnica
SGI-EMC-FM005, año 2019, no se encontró información de las
Direcciones de Operaciones Sanitarias y Responsabilidad Sanitaria.
Hallazgo: No se cumple con la totalidad del procedimiento de
capacitación código ASS-ESA-PR001, En la Dirección de
Responsabilidad Sanitaria.
ISO 9001: 2015. Evidencia: En capacitación realizada el 8 de abril de 2019 en la ciudad de Educación
8.1 Planificación Armenia con el tema consulta jurídica proceso sancionatorio, no se Sanitaria y Educación Sanitaria y
37 X
y control encontró registro de Planificación y Consolidación de Actividades de Asistencia Asistencia Técnica
operacional Educación Sanitaria ASS-ESA-FM008, registros de Evaluación de Técnica
Capacitación ASS-ESA-FM002, ni Tabulación de Evaluaciones de
Capacitación ASS-ESA-FM006, capacitación del 6 y 21 mayo de 2019,
no se tabula, no se lleva registro de evaluación de capacitación.
Hallazgo: En la Dirección de Responsabilidad Sanitaria, no se cumple
con la totalidad del procedimiento de Asistencia técnica código ASS-ESA-
ISO 9001: 2015. PR002. Educación
.1 Planificación y Evidencia: En Asistencia técnica realizada el 8 de abril de 2019 en la Sanitaria y Educación Sanitaria y
38 X
control ciudad de Armenia con el tema consulta jurídica proceso sancionatorio, Asistencia Asistencia Técnica
operacional no se encontró registro de Planificación y Consolidación de Actividades Técnica
de Educación Sanitaria ASS-ESA-FM008, registros de Evaluación de
Capacitación ASS-ESA-FM002, ni Tabulación de Evaluaciones de

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Capacitación ASS-ESA-FM006.
Hallazgo: No se cumple con la totalidad del procedimiento Capacitación
ASS-ESA-PR001, en cuanto a la actividad de cierre y análisis de los
resultados
Educación
ISO 9001: 2015.
Evidencia: En la Dirección de Dispositivos Médicos: en la capacitación Sanitaria y Educación Sanitaria y
39 9.1.3 Análisis y X
ejecutada por Marisol Cuellar el día 20 de mayo de 2019 al Hospital San Asistencia Asistencia Técnica
evaluación
Rafael de Tunja, se evidencia en el formato ASS-ESA-FM002 Evaluación Técnica
de la capacitación y en el formato de tabulación de evaluaciones de
capacitación ASS-ESA-FM006 que el capacitador digita sus encuestas
de nivel de satisfacción
Hallazgo: No se reporta la evaluación de indicadores del programa de
capacitaciones con código ASS-ESA-PR001, de acuerdo a la actividad
programar las actividades de capacitación a realizar. Educación
ISO 9001: 2015.
Sanitaria y Educación Sanitaria y
40 9.1.3 Análisis y X
Evidencia: En la Dirección de Operaciones Sanitarias, se evidenció que Asistencia Asistencia Técnica
evaluación
el reporte para los meses de febrero del 2019 no fue incluido en el Técnica
reporte de la tabla consolidada de indicadores para POA con código
GSC-SGE-FM002
Hallazgo: No se cumple con la totalidad del procedimiento de
ISO 9001: 2015. capacitación ASS-ESA-PR001, en la actividad de identificar y analizar las
4.2 Comprensión necesidades de capacitación.
Educación
de las Evidencia: En la Dirección de Operaciones sanitarias, solo se identifican
Sanitaria y Educación Sanitaria y
41 necesidades y las necesidades de capacitación por solicitudes realizadas por entes X
Asistencia Asistencia Técnica
expectativas de descentralizados, en los cuales no se tiene en cuenta temas
Técnica
las partes manifestados en encuestas, oportunidades de mejora derivadas de la
interesadas inspección y vigilancia sanitaria, actualización de la regulación y
procedimientos internos y externos

ISO 9001: 2015.

Hallazgo: En la Dirección de Operaciones Sanitarias, no se tiene control
7.5.3.1 Control
de la información documentada respecto de los procedimientos de
de la Educación
asistencia técnica con código ASS-ESA-PR002 y capacitación con código
Información Sanitaria y Educación Sanitaria y
42 ASS-ESA-PR001, del grupo VUCE. X
documentada Asistencia Asistencia Técnica
Evidencia: no se pudo evidenciar la respectiva documentación que
8.1 Planificación Técnica
soporte la ejecución de los procedimientos de asistencias técnicas y
y control
capacitación en la VUCE
operacional

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Hallazgo: Proceso Auditorías y Certificaciones.

Grupo Técnico de Medicamentos, Grupo Técnico de Dispositivos
Médicos y Otras Tecnologías.

No se garantizan condiciones controladas en la disponibilidad de la

información documentada para las actividades que se desarrollan en el
proceso de Auditorias y Certificaciones.
Evidencias: Se observó diligenciado a lápiz la mayoría de los registros
correspondientes a "LISTA CHEQUEO SOLICITUD DE VISITAS DE
CERTIFICACION DE DISPOSITIVOS MEDICOS, REACTIVOS DE
DIAGNOSTICO IN-VITRO", código ASS-AYC-FM062 en los expedientes
revisados. Así mismo, se encontraron diligenciados formatos no
controlados correspondientes a esta lista de chequeo en los expedientes:
Centro de Rehabilitación Protésico Cerprótesis SA., Easy Medic SAS,
Smith & Nephew Colombia.

Se evidenció sin diligenciar la sección correspondiente a Preparación de

la Inspección por parte del equipo auditor y las observaciones de la
"LISTA DE VERIFICACION DE DOCUMENTACIÓN PARA SOLICITUD
ISO 9001: 2015. DE INSPECCIÓN DE BPM, BPE, BPL Y ASPECTOS A TENER EN Auditorias y
43 7.5 Informacion CUENTA PARA PREPARACIÓN DE VISITAS", código ASS-AYC-FM004, X Certificacione Auditorias y Certificaciones
Documentada para los expedientes de los establecimientos Corporación de Fomento s
Asistencial del Hospital Universitario San Vicente de Paúl - Corpaul,
Oxymaster S.A., Farmacológica S.A., Laboratorios Prana S.A.S.

Revisadas las actas de visita, resoluciones y notificaciones emitidas por

el grupo técnico de medicamentos se evidenció modificación de los
formatos controlados por el Sistema de Gestión de Calidad: ACTA DE
INSPECCION AL CUMPLIMIENTO DE LAS BUENAS PRACTICAS DE
LABORATORIO, código ASS-AYC-FM077, diligenciada del 1, 2, 3, 4 y 5
de abril de 2019 al establecimiento, Corporación de Fomento Asistencial
del Hospital Universitario San Vicente de Paúl - Corpaul, se suprimió del
formato: "a quienes se les hizo entrega del oficio comisorio " y en la
última sección del acta los correspondiente "Se notifican" para las firmas
de ambas partes. Igual situación para el acta de visita "ACTA DE
INSPECCION AL CUMPLIMIENTO DE LAS BUENAS PRACTICAS DE
MANUFACTURA DE GASES MEDICINALES", Código ASS-AYC-FM006,
de los establecimientos Líquido Carbónico Colombiana S.A.S., realizada
del 13 al 16 de mayo de 2019, en donde además se suprimió el "Nombre
y Cargo de los funcionarios" en visita al establecimiento Fundación
Hospital la Misericordia del día 1 de marzo de 2019.
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GESTIÓN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL AUDITORIA INTERNA
INFORME CONSOLIDADO CICLO DE AUDITORÍAS INTERNAS
Código: GSC-AUI-FM006 Versión: 00 Fecha de Emisión: 01/04/2015 Página 30 de 102

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Para el caso de las resoluciones No. 2019012862 del 8 de abril de 2019

por la cual se concede la certificación de BPL al establecimiento
LABORATORIO HUMAX PHARMACEUTICAS S.A. y No. 2019015293
del 26 de abril de 2019 por la cual se concede la certificación de BPL al
establecimiento Corporación de Fomento Asistencial del Hospital
Universitario San Vicente de Paul - Corpaul, se suprimió la palabra
"personal" en el artículo segundo del resuelve del formato "Resolución
certificación de buenas prácticas" código ASS-AYC-FM025, versión 05
del 02/05/2018.

En el formato ACTA DE NOTIFICACION, código ASS-AYC-FM043,

diligenciado para los establecimientos LABORATORIO PRANA S.A.S.,
notificado 21/11/2018 y establecimiento OXIMASTER S.A., notificado el
11/12/2018, se suprimió del formato "Nombre del notificado y C.C. Nro." y
"Nombre del notificador y C.C. Nro."
Hallazgo: No se garantiza la disponibilidad de la información
documentada
Evidencias: En el procedimiento de Auditorías y Certificaciones, código
ISO 9001: 2015.
ASS-AYC-PR001, dispuesto en el mapa de procesos, en la actividad
7.5.3 Control de Auditorias y
"Verificar documentación", se encontró código errado "ASS-AYC-FM105" Planeación del Sistema de
44 la información X Certificacione
para el formato "Lista de chequeo solicitud de visitas de certificación de Gestión Integrado
documentada s
dispositivos médicos - sobre medida - Apertura y funcionamiento", siendo
7.5.3.1 literal a)
el correcto el código ASS-AYC-FM103, adicionalmente, al abrir el
hipervínculo este remite al formato ASS-AYC-FM104 que no
corresponde a la actividad.

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Hallazgo:
No se han establecido los aspectos e impactos ambientales para las
diferentes sedes de los Grupos de trabajo Territorial, conforme el alcance
del PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y
EVALUACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES, Código: SGI-PSI-PR003
versión 02.
Norma NTC ISO Evidencias: Planeación
14001: 2015. Con relación a la matriz de aspectos e impactos ambientales con fecha del Sistema Planeación del Sistema de
45 X
6.1.2. Aspectos 13 de mayo de 2019, se han establecido una serie de programas que a de Gestión Gestión Integrado
Ambientales su vez generan acciones que a pesar de incluir en el alcance de su Integrado
ejecución a toda la entidad las mismas no se abordan ni dan
cumplimiento a las actividades para los Grupos de Trabajo Territorial.

Los funcionarios del Grupo de Trabajo Territorial Centro oriente 2 no

conocen ni han participado en el levantamiento de la matriz de
identificación de aspectos e impactos ambientales.
Norma ISO
Hallazgo: No se tiene información documentada de la preparación y
14001:2015.
respuesta ante emergencias para los residuos peligrosos generados por Planeación
8.2. Preparación
los Laboratorios del Invima. del Sistema Planeación del Sistema de
46 y respuesta ante X
Evidencia: Dentro de la documentación revisada del Sistema de Gestión de Gestión Gestión Integrado
emergencias.
Ambiental, no se cuenta con un plan de contingencias documentado para Integrado
respuesta ante emergencias.

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Hallazgo:
No se cuenta con estrategias eficaces y oportunas para la consulta de
información a los usuarios, entre tanto se migra la información a la nueva
web.

La página web no permite la consulta fácil y oportuna de la normatividad

que es consultada por el cliente interno y externo, lo que dificulta el
cumplimiento del fin estratégico (brindar servicios con calidad y buen
trato), y del objetivo estratégico (Contribuir a una Colombia legal y
transparente mediante la implementación de acciones que mitiguen los
efectos de la ilegalidad y la corrupción), así como de (2) políticas (Política
editorial y de actualización y Política de Comunicaciones).

Evidencias:
Pese a que se generó el acta No 1 del 05 de Julio de 2019, donde el
tema tratado es “Revisión estado actual página web-plan de trabajo y
ISO 9001: 2015. Direccionamie
documentación del proceso”, dentro de los compromisos no se describen Planeación de las Tecnologías
47 6.3 Planificación X nto
acciones eficaces y oportunas frente a la consulta de la normatividad por de la Información
de los cambios Estratégico
los usuarios desde la página web.
No se tuvieron en cuenta acciones para abordar los riesgos y
oportunidades proporcionales al impacto potencial para la conformidad
de la implementación de la nueva página web institucional.

Evidencias: Al preguntar al personal sobre el procedimiento para

consultar el mapa institucional de procesos y llevar a cabo la búsqueda
de documentación actualizada, se evidencia que desde los equipos de
cómputo del GTT no se tiene acceso a la intranet y el botón de búsqueda
de INTEGRA, lo cual dificulta hacer uso de las bondades de la nueva
plataforma tecnológica asociadas con la búsqueda de la información
institucional, la consulta y descargue de documentos de interés, entre
otros.
Adicionalmente, se evidencia que la nueva versión de la página web a la
fecha no permite la consulta (de usuarios internos y externos) de
normatividad sanitaria, tarifas y otros procedimientos de interés público.

EL FORMATO IMPRESO, SIN DILIGENCIAR, ES UNA COPIA NO CONTROLADA

TIPO PROCESO (S) RESPONSABLE (S)

PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Hallazgo: Desarrollo de Personal

No se evidencia la información documentada apropiada como evidencia
de la calificación de la competencia de los funcionarios en periodo de
prueba (no se cumple con los tiempos establecidos para realizar la
ISO 9001: 2015.
evaluación definitiva del período de prueba y la calificación definitiva, Gestión de
7.2
48 según el ACUERDO No. CNSC - 20181000006176 DEL 10-10-2018). X Talento Desarrollo de Personal
Competencia.
Evidencias: Humano
Literal d.
Base de datos del Grupo de Talento Humano donde se registra la
información y se identifica que 5 funcionarios del Grupo de Trabajo
Centro Oriente 1 no cuentan con evidencia de la calificación definitiva
evaluación de desempeño.
Hallazgo: Seguridad y Salud en el Trabajo
No se evidencian el soporte de los exámenes de ingreso y retiro de los
servidores públicos del Instituto.
Evidencias:
Decreto 1072 de
Aleatorio de Funcionarios Retirados en el período de Enero a la fecha de
2015. 2.2.4.6.24
auditoría: Gestión de
Medidas de Seguridad y Salud en el
49 • C.C 1.020.742.546 X Talento
Prevención y Trabajo
• C.C 52.518.187 Humano
Control.
• C.C 1.098.622.848
Parágrafo 3
funcionarios que ingresaron:
• C.C 1.032.427.773
• C.C 1.022.376.379
• C.C 1.069.466.007

Hallazgo: No se asegura que la información documentada que se reporta

a la DIAN esté protegida contra pérdida de la integridad. (Inconsistencias
en los valores del certificado de ingresos y retenciones por rentas de
ISO 9001:2015. trabajo y de pensiones año gravable 2018 vs la consulta de información
Gestión de
7.5.3 Control de reportada por terceros de la DIAN).
50 X Talento Gestión Contable
la información Evidencias:
Humano
documentada Certificado de ingresos y retenciones de los siguientes funcionarios:
• C.C 16.617.685
• C.C 7.698.843
• C.C 14.253.322

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TIPO PROCESO (S) RESPONSABLE (S)

PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Hallazgo Gestión de Bienes y Servicios: No se han proporcionado algunos

recursos relacionados para la operación de los procesos y mantener el
ambiente necesario y la conformidad de los productos o servicios.
Evidencias: Al revisar la base de datos en Excel denominada “Mantenimiento
Final”; para el año 2018 se evidenciaron 603 solicitudes las cuales se
clasificaron teniendo en cuenta los tiempos de atención establecidos así: 534
Oportunas, 5 No Oportunas, 63 Pendientes y para el año 2019 528
Requerimientos, 405 Oportunos, 2 No Oportunos, 90 Pendientes, 14 Vacías.

En el formato de inspección de vehículos GAD –GBS-FM-010, se Identifica

que la actividad de mantenimiento de extintores no se ejecuta de forma
oportuna:
-vehículo de placas OCJ973 extintor vencido para los meses de junio a
septiembre de 2018
-vehículo de placas OCK396, extintor vencido para los meses de julio y
agosto de 2018
-vehículo de placas OCK398, extintor vencido para el mes septiembre de
ISO 9001:2015. 2018
7.1.3
Relación de No Conformidades halladas en el ciclo de auditorías 2019 para el Gestión de
Infraestructura
Proceso Gestión de Bienes y Servicios: Bienes y
Adquisición de Bienes y
51 X Servicios
7.1.4 Ambiente GRUPO AUDITADO: OFICINA ASESORA JURIDICA Servicios
Administrativo
para la CIUDAD: BOGOTÁ s
operación de los MACROPROCESO: Gestión Jurídica
procesos PROCESO AUDITADO: Gestión del Proceso Administrativo de Cobro
Coactivo
Fecha: 28 AL 31 DE MAYO
HALLAZGO: No se mantiene la infraestructura necesaria para la operación de la
Oficina Asesora Jurídica debido a las filtraciones de agua lluvia interna.
EVIDENCIAS: Fotos y video del 8 de febrero de 2019, 29 de marzo de 2019 y 15
de abril de 2019, situaciones que fueron puestas en conocimiento a Gestión
Administrativa mediante correo electrónico desde 01 de marzo de 2017, en donde
se evidencia la filtración de agua en la Oficina del líder de procesos y actualmente
persiste el problema.
RIESGO: El agua cae a través de las luminarias de la oficina y caen sobre una
toma corriente."

GRUPO AUDITADO: OFICINA ASESORA JURIDICA

CIUDAD: BOGOTÁ
MACROPROCESO: Armonización y Convergencia Normativa
PROCESO AUDITADO: Análisis de los Proyectos Normativos y Reglamentos
Fecha: 28 AL 31 DE MAYO
HALLAZGO: No se mantiene la infraestructura necesaria para la operación de la

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DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
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CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Oficina Asesora Jurídica debido a las filtraciones de agua lluvia interna.

Evidencias: Fotos y videos del 08 de febrero de 2019, 29 de marzo de 2019 y 15
de abril de 2019, Situación que fueron puestas en conocimiento a Gestión
administrativa mediante correo electrónico desde el 01 de marzo de 2017, en
donde se evidencia la filtración de agua en la oficina de la líder del proceso y
actualmente persiste el problema.
Riesgo: El agua cae a través de las luminarias de la oficina y caen sobre una toma
corriente."
NORMA VULNERADA: NTC ISO 9001:2015
REQUISITOS: 7.1.3 Infraestructura
GRUPO AUDITADO: GRUPO DE TRABAJO TERRITORIAL CENTRO
ORIENTE 3
CIUDAD: NEIVA
MACROPROCESO: Inspección, Vigilancia y Control Inspección
Fecha: 4 AL 7 DE JUNIO
HALLAZGO: No se realiza el mantenimiento correctivo necesario a la
infraestructura para la operación de los procesos, conforme a lo establecido en el
procedimiento de mantenimiento correctivo y preventivo de bienes muebles e
inmuebles, código GAD-GBS-PR001.
EVIDENCIAS: Correo electrónico enviado a
[email protected], el 30 de enero de 2019 informando la necesidad de
mantenimiento correctivo del techo del baño de mujeres ubicado en el piso 3, por
cuanto se evidencia humedad y goteras. Se reitera la solicitud al correo
[email protected] el 03 de abril de 2019, solicitando el
mantenimiento correctivo de la misma área "
GRUPO AUDITADO: Grupo de Inspección Vigilancia y Control de Tráfico Postal y
Mensajería Expresa
CIUDAD: Bogotá
MACROPROCESO: Inspección, Vigilancia y Control Inspección
Fecha: 25 AL 28 DE JUNIO
HALLAZGO: No se proporciona la infraestructura requerida para la operación del
proceso de inspección del Grupo de Inspección Vigilancia y Control de Tráfico
Postal y Mensajería Expresa Evidencias: El espacio asignado al Grupo de
Inspección Vigilancia y Control de Tráfico Postal y Mensajería Expresa no cuenta
con luz eléctrica, ni con conexión a los aplicativos institucionales ni a la red
institucional
No se cuenta con el mobiliario suficiente para los equipos (mobiliario para
impresora), archivo de documentos y almacenamiento de EPP y archivo de parte
administrativa
La impresora asignada y algunos de los portátiles están expuestos a la luz del sol
a través de la ventana"

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DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
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CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Hallazgo Gestión de Bienes y Servicios: No se cumple con lo establecido

en el procedimiento para la gestión de peticiones, quejas, reclamos,
denuncias y sugerencias - PQRDS Código: AIC-PQR-PR001 Versión: 04
Fecha de Emisión: 20/06/2018, respecto a que no se radicaron oficios de
recibido ni su respuesta en el aplicativo de PQRDS, tampoco se colocan
las fechas de publicación en la cartelera para radicado anónimo.
Gestión de
ISO 9001:2015. Evidencias: -Oficios de derecho de petición con fecha 05/10/2018,
Bienes y
8.2.1 enviado por Electrocaribe en el que solicita al INVIMA información sobre Gestión de Bienes y Servicios
52 X Servicios
Comunicación apropiación de recursos para el año 2019 y respuesta del mismo con Administrativos
Administrativo
con el cliente fecha 24/10/2018, que en ningún caso se radicaron en el aplicativo de
s
PQRDS.

-Radicado 20181189789, queja anónima, en el oficio de respuesta no se

colocan las fechas de publicación en la cartelera y para el caso de la
publicación en la página web no se envía al correo
[email protected] como establece el procedimiento sino a un
correo de un funcionario de la oficina de atención al ciudadano.

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Hallazgo Gestión de Bienes y Servicios: No se cumple con el

procedimiento INGRESO, EGRESO Y TRASLADO DE BIENES Y/O
ELEMENTOS AL ALMACEN Código: GAD-GBS-PR002 Versión: 03
Fecha de Emisión: 24/10/2017, en lo que refiere a ingresos, egresos y
traslados

Evidencias: En los ingresos de bienes y/o elementos no se encuentra el

documento “Certificación de recibido a satisfacción del supervisor del
contrato, líder o coordinador del grupo”, sino el documento Formato de
“Certificación de Cumplimiento para pago Código GAD-ABS-FM009”, el
cual no está incluido en el procedimiento, tampoco se encuentra la
certificación de cuenta bancaria:
Gestión de
ISO 9001:2015. -Comprobante de ingreso No. 06770 del 18 de abril de 2018 Bienes y
Gestión de Bienes y Servicios
53 7.1.3 -Comprobante de ingreso No. 07070 del 11 de junio de 2019 X Servicios
Administrativos
Infraestructura Administrativo
En los egresos no se reciben las solicitudes dentro de los 5 primeros días s
hábiles de cada mes por medio de correo electrónico, se reciben
cualquier día del mes:

-Comprobante de egreso No 21788 de fecha 19 de Julio de 2019,

elementos de protección personal. La solicitud se recibió el 12 de Julio de
2019
-Comprobante de egreso No 20270 de fecha 10 de mayo de 2018,
teléfono celular. La solicitud se recibió el 09 de mayo de 2019

En las solicitudes de traslados no se reporta el estado del bien:

-Traslado No. 07037 del 19/11/2018
-Traslado No. 08152 del 27/06/2019

Hallazgo Gestión de Bienes y Servicios: Se evidencia incumplimiento en Gestión de

ISO 9001:2015 los planes de acción planteados para algunas no conformidades. Bienes y
Gestión de Bienes y Servicios
54 7.1.3 X Servicios
Administrativos
Infraestructura Evidencias: - Plan de acción GAD-GDS-2018-AC002 Administrativo
- Plan de acción GAD-GDS-2018-AC005 s

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Hallazgo Gestión de Bienes y Servicios: No se evidencia el control de los

procesos necesarios para cumplir los requisitos de los procedimientos
“Procedimiento Inventarios de Activos y Baja de Bienes GAD-GBS-
PR003, Versión: 03, Fecha de Emisión: 15/07/2019”
Evidencias: No se está realizando desde el año 2017 el ítem 5.2
inventario por cierre de vigencia del “Procedimiento Inventarios de
Activos y Baja de Bienes GAD-GBS-PR003, Versión: 03, Fecha de
Emisión: 15/07/2019” por el cual se debe programar a finales del mes de
Octubre de cada vigencia mediante cronograma de verificación física de
los elementos de cada dependencia por cierre de año fiscal. Se están
realizando el ítem inventarios periódicos y personalizados parcialmente,
para los 61 grupos del Invima, en el año 2018 se efectuaron en 36
grupos (59%) y en 25 (41%) no se gestionaron y en ellos se incluyen
Grupos con amplios inventarios a verificar.

Se revisa la base de datos de los comprobantes de solicitud de traslados

y en el 2018 se encuentran 67 documentos en los cuales falta la firma por
parte del funcionario que trasladaron de puesto o de los que ya no están
en el instituto. Como parte de evidencia relaciono para el año 2018 los Gestión de
ISO 9001:2015.
siguientes documentos: Bienes y
8.1 Planificación Gestión de Bienes y Servicios
55 X Servicios
y Control Administrativos
Abril 6410, 6533, 6539 Administrativo
Operacional
Mayo 6578 s
Junio,6626,6633
Julio 6655,6658,6659,6660,6661,6662,6695,6698
agosto 6710, 6711,6752,
septiembre 6815, 6819,
octubre 6828. 6829,6830, 6831, 6838, 6859, 6872, 6951, 6952, 6953
noviembre 7005, 7006, 7007, 7008, 7010, 7043,
diciembre 7098, 7131, 7134, 7138

Para el año 2019

enero 7158, 7205, 7226, 7220
febrero 7313,7318, 7319, 7410;
marzo 7668, 7669, 7660
abril 7749,7750,7767,
mayo 7812,7821,7842,7893

No se está dando de baja los bienes obsoletos e inservibles identificados

en el instituto, el último proceso se efectúo en el 2017, y ya para el año
2019 los elementos a dar de baja por obsoletos e inservibles que se
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Código: GSC-AUI-FM006 Versión: 00 Fecha de Emisión: 01/04/2015 Página 39 de 102

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encuentran identificados según la base de datos del almacén general

alcanzan los 3859 elementos discriminados así General 1429,
laboratorios 1113, Gestión administrativa 804, soporte 513.
Hallazgo: No se mantiene el ambiente físico de trabajo requerido en el
archivo central, ni en el archivo misional, en cuanto a verificación de
ISO 9001: 2015. parámetros de ventilación, humedad y temperatura
Gestión
7.1.4 Ambiente
Documental y Gestión Documental y
56 para la Evidencias: las instalaciones del archivo central y archivo misional no X
Corresponden Correspondencia
operación de los cuentan con los parámetros de preservación adecuado, referente a la
cia
procesos. ventilación, la luz, temperatura, humedad relativa y espacio de
almacenamiento, no cuentan con equipos de medición temperatura y
humedad (termohigrómetros), ni formatos que evidencien la verificación.
Hallazgo: No se tratan adecuadamente las quejas de los clientes.
Evidencias: Se realiza trazabilidad para el tramite: reclamo por perdida de
documento, con radicado 20191070789 de 15 de abril de 2019. donde la
quejosa solicita copia original de solicitud inscripción de personal a la
dirección de dispositivos médicos y otras tecnologías, el tramite cuyo
derecho de petición va dirigida a dos dependencias (dirección de
ISO 9001: 2015. Gestión
dispositivos médicos y otras tecnologías y Gestión Documental); se
8.2.1 Documental y Gestión Documental y
57 asigna por aplicativo a la Dependencia Gestión Documental de X
Comunicación Corresponden Correspondencia
Correspondencia el 24 de abril de 2019 a la funcionaria Blanca Cecilia
con el cliente. cia
Cortes Cruz quien da cierre el 24 de abril en el aplicativo donde (…) se
da respuesta por medio de correo electrónico [email protected] el
22 de abril de 2019 Dra. Lucia Ayala Rodríguez.

No se evidencia el cierre de respuesta a la quejosa por parte de la

dirección de dispositivos médicos en el aplicativo de correspondencia.
Hallazgo: No se implementan ni se mantienen las disposiciones
DECRETO 1072 necesarias en materia de prevención, preparación y respuesta ante
DE 2015. Libro emergencias en el caso de evacuación de las instalaciones de la Sede Gestión
2, Parte 2, Titulo Calle 18 No. 68 D – 53 Documental y Seguridad y Salud en el
58 X
4, Capitulo 6, Evidencias: La ruta de evacuación de las escaleras de acceso al segundo Corresponden Trabajo
Artículo y tercer piso como el ingreso del primer piso se encuentra con obstáculos cia
2.2.4.6.25. de arrume de archivo de Gestión Misional (no están despejadas), lo que
impide al adecuado uso de ruta de evacuación.

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Hallazgos: No se realiza la medición, análisis y evaluación necesaria para

asegurar los resultados validos en el reporte de indicadores del proceso
de Inspección. NTC ISO 9001:2015 9.1 Seguimiento, medición, análisis y
evaluación
Evidencias: (1) No se evidencias trazabilidad de la información
relacionada con los productos con cadena de custodia almacenados, ni
destruidos de forma segura de acuerdo al indicador establecido para esta
ISO 9001: 2015 actividad.
9.1 Seguimiento, (2) No coincide la información del análisis dado que el indicador
59 medición, Porcentaje de acompañamientos a visitas de lucha contra la ilegalidad, X Inspección Inspección
análisis y contrabando y corrupción a entidades externas, dado que en el análisis
evaluación solo se reportan los operativos y no se relacionan en cuentos de ellos se
aplican medidas sanitarias de seguridad, ni el tipo de medida.
(3) En el indicador Porcentaje de oportunidades de mejora
implementadas como resultado de la revisión de las actas del Proceso de
Inspección, se evidencio que el mismo fue reportado, sin embargo, en
auditorías realizadas a los Grupos de Trabajo Territorial se identificó
como hallazgo la no realización de actividades de revisión de actas, por
lo tanto, no se tiene claridad frente a la fuente de los datos.
Hallazgos: La organización no se asegura de cumplir con los requisitos
para la prestación del servicio de inspección oficial permanente a las
plantas de beneficio a las que se les ha autorizado sanitariamente de
manera provisional.
Evidencias: (1) Planta de beneficio matadero municipal del banco
magdalena, quienes por resolución No. 2017003765 del 15 de mayo de
2017 se les concedió autorización sanitaria provisional, el Invima realizó
inspección periódica: del 13 al 18 de agosto de 2018, del 8 al 12 de
ISO 9001: 2015. octubre de 2018, del 22 al 26 de octubre de 2018, del 11 al 15 de marzo
8.2.3 Revisión de 2019, del 13 al 18 de mayo de 2019, sin embargo, la empresa trabaja
de los requisitos de domingo a viernes. Servicomercializadora Barraza Mora - Matadero
60 X Inspección Vigilancia
para los Moderno de Soledad, quienes por resolución No. 2017003762 del 23 de
productos y junio de 2017 se les concedió autorización sanitaria provisional, el Invima
servicios realiza inspecciones en el mes de abril de 2019 periódicas: 23 y 30 de
abril, en mayo no realizo inspección, el mes de junio no se tiene
programado y la planta trabajan de domingo a viernes. Frigoarjona S.A.S.
quienes por resolución No. 2016049905 del 13 de diciembre de 2016, se
les concedió autorización sanitaria provisional, no cuenta con
programación para realizar inspección permanente desde marzo 11 de
2019. (Grupo de Trabajo Territorial Costa Caribe 1).
(2) Cancelación de tarifas de las Plantas de beneficio animal Andes
quienes pagan únicamente auxiliares igual que planta faenado de
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INFORME CONSOLIDADO CICLO DE AUDITORÍAS INTERNAS
Código: GSC-AUI-FM006 Versión: 00 Fecha de Emisión: 01/04/2015 Página 41 de 102

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Bovinos y Porcinos del Municipio de Ciudad Bolívar-Antioquia, Asociación

de usuarios del Matadero de FREDONIA. Relación de pagos en Excel
(anexos) (Grupo de Trabajo Territorial Occidente 1)
(3) Inspección oficial en la planta de beneficio animal municipal de
Ganado Bovino SERVIAECO E.A.T., quienes cancelan las tarifas
únicamente para Inspectores Auxiliares, indicándose en el Decreto 1500
de 2007 que el rol de estos inspectores es para acompañamiento de los
inspectores oficiales. Base de datos del GTTCO1 para vigencia 2018 y
2019, en donde se evidencian los pagos a las tarifas solamente a
inspectores auxiliares. (Grupo De Trabajo Territorial Centro Oriente 1)
Hallazgo: Se radican en el aplicativo de correspondencia institucional las
denuncias como correspondencia entrante impidiendo conservar la
información documentada necesaria para la trazabilidad.
Evidencia: Radicado 20191018463 del 4 de febrero de 2019, 10:29, se
ISO 9001: 2015. radica como correspondencia entrante y en la observación se coloca
8.5.2 como denuncia anónima de empresas que hacen productos en
61 X Inspección Inspección
Identificación y Barranquilla y no son visitadas en el Invima. Radicado 20181266283 del
Trazabilidad 24 de diciembre de 2018, 11:40 am; tramitado como correspondencia
entrante y se deja en la observación y en la referencia que es una
denuncia. Radicado 20181269839 del 28 de diciembre, 4:36 pm
clasificado como correspondencia entrante y también en observaciones y
referencia que es una denuncia.
Hallazgo: Se está incumpliendo con las disposiciones contenidas en el
procedimiento Organización Documental GAD-GDO-PR005, ya que las
carpetas no cuentan con el diligenciamiento o actualización del Formato
Hoja de Control de Documentos de acuerdo a la información contenida
en las mismas.
Evidencias: Expediente 411-4-4-478 Hielos Arauca Ltda, Expediente 411-
4-5-470-2 Rivera Atilua Auli El Manantial de la Ribera Expediente 411-12-
ISO 9001: 2015.
1-002 Baquero Pulido Diego Fernando – Panificadora Roscas del Llano y
7.5.3 Control de
62 Expediente 411-11-2-003-2 Industrias Alimenticias Carolina Ltda, No X Inspección Inspección
la información
cuentan con el Formato Hoja de Vida de Control de Documentos GAD-
documental
GDO-FM006.Expediente 7307-87-0028-II la información que reposa en el
Formato Hoja de Vida de Control de Documentos GAD-GDO-FM006 no
corresponden con los documentos consignados en el expediente.
Expediente 7307-4-1-133-II Tinoco Salazar Nancy – Agua el manar, no
se encuentra actualizado el Formato Hoja de Vida de Control de
Documentos GAD-GDO-FM006 con la totalidad de actas que reposan en
el expediente.

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Hallazgo: No se reportan la totalidad de las actividades de capacitación

en el informe presentado en el mes de mayo de 2019 acorde a lo
ISO 9001: 2015.
especificado por la Dirección de Operaciones Sanitarias
9.1 Seguimiento,
Evidencias: No hay evidencia del envío de información para POA sobre la
63 medición, X Inspección Inspección
capacitación que dictó el Grupo de Apoyo a Nariño, en Mocoa, a
análisis y
funcionarios y contratistas de la Secretaría de Salud del Putumayo, de
evaluación
fecha 4 de abril de 2019, con el tema: normatividad sanitaria de
alimentos.
Hallazgo: No se reportan adecuadamente los resultados de las
actividades de inspección de los establecimientos de alimentos
Evidencias: En el reporte de la sábana del mes de abril de 2018 el
ISO 9001: 2015. expediente del establecimiento Venta de Hielo Juanito aparece con el
8.5.2 número 713-0888 siendo el número del expediente real el 713-1023. En
64 X Inspección Inspección
Identificación y el reporte del censo del mes de abril de 2018, el establecimiento Nohemí
trazabilidad del Carmen Córdoba aparece como Nohemí del Carmen Tobar.
En la sábana del mes de junio de 2018 Aparece expediente 713-0348
con reporte de medida sanitaria de decomiso de empaque. La medida
sanitaria fue aplicada al establecimiento con expediente No. 713-0826
Hallazgo: No se realizó la apertura del buzón de sugerencias y la
consolidación de la satisfacción y percepción del ciudadano desde el mes
de septiembre de 2018 hasta el 17 de mayo de 2019.
Evidencias: No se cuenta con el registro de Apertura Sugerencias de
Ciudadanos AIC-PQR-FM001 desde el mes de septiembre de 2018 hasta
el 17 de mayo de 2019, por ende no se cumple con él envió de la
información consolidada durante los cinco (5) primeros días del mes
siguiente como lo indica el Procedimiento código AIC-PQR-PR001.
Adicionalmente la sugerencia diligenciada por el usuario de fecha
26/09/2018, se radicó en el GTT ocho (8) meses después con el radicado
ISO 9001: 2015. No 20191099589 de fecha 27/05/2019, y se dio respuesta a usuario con
65 Numeral 8.2.1 radicado Invima 20192027987 de fecha 06/06/2019. X Inspección Inspección
literal c 9.1.2 Nota: Cabe aclarar que el funcionario asignado de la actividad fue
enviado en encargo al Puerto de Cartagena, y el Coordinador del Grupo
de Trabajo vía electrónica envía cuatro (4) correo a nivel central
manifestando la necesidad de Proveer el cargo con el fin de dar
continuidad en la prestación del servicio.
No se cuenta con la consolidación de la calificación del servicio al
ciudadano, ni los resultados obtenidos se reportan en el enlace de la
actividad medir la satisfacción y percepción del ciudadano desde el mes
de septiembre de 2018 hasta el 17 de mayo de 2019 acorde al
procedimiento de Información y atención al ciudadano código AIC-AST-
PR001.
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Hallazgo: No se realizan las actividades de identificación de las salidas

no conformes con el fin de prevenir su uso o entrega no intencionada
conforme lo establecido en el procedimiento Control de salidas no
conformes SGI-EMC-PR002.
Evidencias: (1) Acta de reunión No. 7050-007-19 de fecha 4 y 5 de marzo
de 2019, en la cual la dirección de operaciones sanitarias impartió la
directriz a los GTT´s, en la cual(l mencionaba “ya no se realizará más la
revisión del diligenciamiento de las actas, solo por autocontrol auditorias
interna y/o externas” conforme al instructivo para la revisión del
diligenciamiento de actas de la Dirección de Operaciones Sanitarias SGI-
ISO 9001:2015 EMC-IN002, sin embargo este instructivo no se encuentra vigente en el
mapa de macro procesos.
Procedimiento (2) Para la Salida no conforme de fecha 11 de noviembre de 2018 a los
66 Control de establecimientos LACTIMUU S.A.S, no se evidencia el tratamiento ni la X Inspección Inspección
salidas no fecha de ejecución. Para la salida no Conforme de Comercializadora
conformes SGI- García, no se evidencia la fecha de ejecución del tratamiento. Para el
EMC-PR002 caso de ME DI COS no se evidencia el diligenciamiento de los formatos
SGI-EMC-FM003 Reporte y tratamiento de las salidas no conformes
identificadas ni del SGI-EMC-FM005 consolidación de Salidas no
conformes al igual que no se realiza análisis de cierre de periodo. (Grupo
de Trabajo Territorial Centro Oriente 2)
(3) No se evidencia autocontrol en la revisión de actas para el grupo de
ME-DI-COS en el Grupo de Trabajo Territorial Occidente 1, Grupo de
Apoyo a Nariño y Grupo de Trabajo Territorial Eje Cafetero.
(4) En revisión realiza al Grupo técnico de la Dirección de Operaciones
Sanitarias no se evidencia la realización de verificación de actas en la
disciplina de alimentos para el primer trimestre del 2019.

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Hallazgo: No se realiza la verificación semanal del formato control

Horario Servicio de Inspección Oficial en PBA, Desposte o Desprese,
IVC-INS-FM015, Versión 3 del 28 de diciembre de 2017, por parte del
Coordinador del Grupo de Trabajo Territorial Costa Caribe 1, por lo que
no se informa inmediatamente mediante oficio escaneado y por correo
electrónico al representante legal del establecimiento para que realice el
pago de las horas faltantes, en el caso en que al realizar el control
semanal evidencie que las horas de inspección no son suficientes para
ISO 9001: 2015.
cubrir la totalidad del servicio solicitado, según lo contemplado en el
8.5.1. Control de
instructivo para la asignación de inspección oficial permanente en plantas
67 la provisión y la X Inspección Inspección
de beneficio animal, desposte y desprese bajo decretos 2278 de 1982 o
prestación del
1500 de 2007, actividad “Recepcionar y radicar los documentos”.
servicio.
Evidencia: Formato control Horario Servicio de Inspección Oficial en PBA,
Desposte o Desprese, IVC-INS-FM015, Versión 3 del 28 de diciembre de
2017:
1) Planta de Beneficio Matadero San Carlos, fecha 30 de mayo y 31 de
mayo de 2019.
2) Colcarnes del 16 de mayo de 2019
3) Camaguey porcino del 28 de mayo de 2019.
4) Campollo Caribe del 18 de mayo de 2019.
Hallazgo: No se realiza la prestación del servicio bajo condiciones
controladas al incumplirse con la etapa del Instructivo para la asignación
de inspección oficial permanente en plantas de beneficio animal,
desposte y desprese bajo los decretos 2278 de 1982 y 1500 de 2007,
código IVC-INS-IN020, versión No.6 del 2 de octubre de 2018, de
“Solicitar la modificación de la Información: Si existe inconsistencia en la
información, se le solicitará mediante oficio escaneado y enviado por
correo al Representante Legal del establecimiento que realice el ajuste
ISO 9001: 2015.
de la información y se envía también en físico el oficio.”
8.5.1. Control de
Evidencia:
68 la provisión y la X Inspección Inspección
1. Formato de solicitud de trámites ASS-AYC-FM033, versión 04 del 21
prestación del
de febrero de 2017, sin fecha, de Servicomercializadora Barraza Mora
servicio.
S.A, con oficio adjunto de mayo 31 de 2019.
2. Formato de solicitud de trámites ASS-AYC-FM033, versión 04 del 21
de febrero de 2017, sin diligenciar totalmente del Matadero Frigorífico los
Altos, de fecha marzo de 2018 en lápiz, sin oficio.
3. Formato de autoliquidación de tarifa de inspección oficial por horas en
planta de beneficio animal, desposte y desprese bajo decreto 1500 de
2007, donde no se diligencian los días laborados, el horario, ni la
cantidad de reses.

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Hallazgo: No se realiza el seguimiento de la satisfacción y percepción del

ISO 9001:2015. ciudadano según lo establecido en el PROCEDIMIENTO INFORMACIÓN
Numeral 9.1.2 Y ATENCIÓN AL CIUDADANO AIC-AST-PR001.
69 X Inspección Inspección
Satisfacción del Evidencias: No hay registros diligenciados de calificación del servicio
cliente. prestado AIC-AST-FM004 por lo tanto tampoco se realizó el consolidado
trimestral a través del enlace: https://goo.gl/g5Ub9E.

Hallazgo: No se realiza consistentemente el seguimiento de las

percepciones de los clientes, el procedimiento para la gestión de
peticiones, quejas, reclamos, denuncias y sugerencias –PQRDS (AIC-
PQR-PR001) no se implementa bajo condiciones controladas acorde a
los requisitos del Invima documentados en el SGI, para la apertura del
buzón de sugerencia que no se está realizando de acuerdo a lo
ISO 9001:2015. contemplado en el procedimiento.
9.1.2 Evidencias: Se revisó correos electrónicos del año 2018 y no se pudo
70 Satisfacción del evidenciar envío del formato AIC-PQR-FM001 escaneado al correo X Inspección Inspección
cliente [email protected], lo mismo que la apertura semanal del
buzón de sugerencias.
En el año 2019 se pudo evidenciar el formato AIC-PQR-FM001
diligenciado del mes de enero, marzo, abril y mayo de 2019 pero falta el
envío del mes de mayo de 2019, no hay evidencias de la apertura del
buzón de sugerencias, consolidación del formato AIC-PQR-FM001 y
envío tanto en físico como electrónica de los meses de febrero y junio de
2019.
Hallazgo: No se provee el servicio bajo condiciones controladas, debido a
que no se realiza el diligenciamiento del Formato inspección oficial
producto despostado - IVC-INS-FM088 en la actividad “Desarrollo de la
actividad” del Procedimiento Inspección, Permanente y/o Periódica en
Plantas de Beneficio Animal, Desposte y Desprese, así como tampoco se
ISO 9001:2015. cuenta implementado el Formato de Autoliquidación de la Tarifa de
8.5 Literal C) Inspección por hora en Plantas de Beneficio Animal, desposte o desprese
Producción y – Decretos 2278 – 1500 IVC-INS-FM120, codificado en el mapa de
71 X Inspección Inspección
provisión del procesos de instituto, se está usando una versión no controlada.
servicio Evidencias: En las carpetas que reposan en la oficina del Inspección
oficial ubicada en la planta de beneficio FRIOGAN no se encontraron los
“Formatos inspección oficial producto despostado - IVC-INS-FM088”
como parte de las evidencias del desarrollo de las actividades de
inspección en el área de desposte, durante los meses de marzo y mayo
del año 2019. Por otro lado, durante la revisión de la documentación
allegada a la oficina para el trámite del servicio de inspección
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permanente en Plantas de Beneficio, se evidencia que no ha sido

implementado el formato Autoliquidación de la Tarifa de Inspección por
hora en Plantas de Beneficio Animal, desposte o desprese Decretos 2278
– 1500 IVC-INS-FM120 el cual se encuentra en el listado maestro de
documentos de la Entidad desde el 02/10/2018. Se está usando una
versión no controlada.
Hallazgo: No se proporciona, ni se mantiene la infraestructura requerida
para realizar las actividades del proceso de inspección cuando se
realizan decomisos
ISO 9001:2015. Evidencias: No se cuenta con el recurso de transporte ni la bodega de
7.1.3 almacenamiento de los decomisos realizados en aplicación de la
72 X Inspección Inspección
Infraestructura normatividad sanitaria vigente. Los decomisos que ha realizado el Invima
se encuentran en la oficina asignada, la cual es compartida con otras
Entidades y en las jaulas de la Dian y de las diferentes empresas que
prestan el servicio de mensajería. (Grupo de Inspección Vigilancia y
Control de Tráfico Postal y Mensajería Expresa)
Hallazgo: No se proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para
la operación de sus procesos, impidiendo la retroalimentación de las
herramientas empleadas en la atención a usuarios de acuerdo al
procedimiento Información y Atención al Ciudadano, código: AIC-AST-
PR001. (Cali)
No se garantiza la trazabilidad de la información capturada mediante la
encuesta CRM GTT Invima V.2.0, el cual fue diseñado para recopilar la
información de los usuarios cuando son atendidos en el Invima.
ISO 9001:2015.
Evidencias: Al consultar la información contenida en el aplicativo
7.1.3
electrónico CRM GTT Invima V.2.0, no fue posible verificar toda la Gestión Informática y de la
73 Infraestructura X Inspección
información relacionada con la identificación del ciudadano, ni llevar a información
literal b, d
cabo la trazabilidad de la misma, lo anterior debido a que el aplicativo no
permite descargar bases de datos de los eventos en que se llevó a cabo
la atención al ciudadano en el GTT occidente 2, así como tampoco fue
posible cuantificar el número de usuarios atendidos al día (no es posible
capturar la fecha en que se prestó el servicio).
Adicionalmente, la herramienta no permite cuantificar cuantos servicios
fueron suministrados vía telefónica y presencial, ni permite filtrar los
temas más recurrentes por los cuales los usuarios del GTT requieren
información.

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Hallazgo: No se proporciona la infraestructura en cuento al acceso a

internet en las tablets, necesarias para la optimización de las actividades
ISO 9001:2015.
de visita de inspección. (GTT- Orinoquia)
7.1.3 Gestión de la Infraestructura y
74 Evidencias: No se cuenta con el servicio de internet desde el 13 de mayo X Inspección
Infraestructura Servicios Tecnológicos
de 2019, para lo cual desde esta fecha no sé realiza uso y
funcionamiento de las Tablet, que permita el registro de la información de
las visitas de inspección.
Hallazgo: No se presta el servicio bajo condiciones controladas acorde
con los requisitos establecidos en el Procedimiento para la gestión de
ISO 9001:2015.
peticiones, quejas, reclamos, denuncias y sugerencias – PQRDS AIC-
8.5.1 Control de
PQR-PR001
la producción y
75 Evidencias: No se evidencia radicación en el sistema de X Inspección Inspección
de la prestación
correspondencia de las PQRDS recibidas en el Grupo de Inspección
del servicio
Vigilancia y Control de Tráfico Postal y Mensajería Expresa acorde a lo
especificado en el Procedimiento para la gestión de peticiones, quejas,
reclamos, denuncias y sugerencias – PQRDS - AIC-PQR-PR001

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Hallazgo: No se presta el servicio bajo condiciones controladas acorde con los

requisitos establecidos en el procedimiento de Medidas Sanitarias de Seguridad
IVC-INS-PR003
Evidencia: (1) No se evidencia el envío de la medida sanitaria de seguridad
tomada al establecimiento embotelladora de bebidas del Tolima Embebidas, el día
30 de enero de 2019. (Grupo De Trabajo Territorial Centro Oriente 3).
(2) En la disciplina ME-DI-COS: En visita realizada a la CLINICA VIDACOP
programada extraodinaria por una alerta sanitaria, del medicamento Survanta,
solicitada mediante el radicado No. 20183007100, el acta es del 20 de noviembre
de 2018, la medida sanitaria que se tomo es suspensión total temporal de
actividades, de acuerdo a lo que se visualizó en el cuadro de Priorización del GTT
CC1, el acta no reposa en el GTT y no cuenta con radicado saliente a
responsabilidad sanitaria y a la Secretaria como lo indica el Procedimiento Medidas
Sanitarias de Seguridad IVC-INS-PR003 en la actividad “Remitir y Archivar los
documentos” que establece: Remitir copia del acta de aplicación de medida sanitaria a
la Dirección de Responsabilidad Sanitaria del Invima…debe comunicarse por escrito
mediante oficio o correo electrónico al Secretario de salud Departamental, distrital o
municipal, en un plazo no superior a cinco (5) días hábiles. No se comunicó a la alcaldía
y la secretaria de salud la medida sanitaria de seguridad aplicada el día 6 de diciembre
de 2018, consistente en Clausura Temporal Total, destrucción o desnaturalización de
ISO 9001:2015 artículos o productos al establecimiento denominado, ANA MARIA ESCALANTE
CASTRO PROPIETARIA DEL ESTABLECIMIENTO AGUA ALPHA. No se cumplió
8.5.1 Control de con el término para la remisión del acta de medida sanitaria de seguridad, impuesta el
76 día 1 de marzo, remitida a la Dirección de Responsabilidad Sanitaria el 11 de 2019, con X Inspección Inspección
la producción y
radicado No.20193001874. Se evidencia un plazo mayor a cinco días hábiles a partir de
de la prestación la aplicación de la medida sanitaria de seguridad. Se toma la medida sanitaria de
del servicio seguridad de clausura temporal total del establecimiento distribuciones Kol fruit-
mercado Nelis del Carmen, aplicada el 17 de enero de 2019, con remisión del 25 de
enero de 2019, expediente 618. (Grupo de Trabajo Territorial Costa Caribe 1)
(3) No hay evidencia el envío a Responsabilidad Sanitaria de las medidas sanitarias de
seguridad aplicadas en el Grupo de Inspección Vigilancia y Control de Tráfico Postal y
Mensajería Expresa.
(4) De la muestra tomada de ocho (8) visitas de imposición de medida sanitaria para
medicamentos, dispositivos médicos y cosméticos, en seis (6) no remitieron las actas de
imposición de medida sanitaria de acuerdo con lo establecido en el procedimiento. No
se da cumplimiento a la Ley 962 de 2005, artículo 58, la medida de congelación o
suspensión temporal de la venta o empleo de productos y objetos deberán decidirse por
el Invima o la autoridad sanitaria competente, en un lapso máximo de sesenta (60) días
calendario improrrogable. De la muestra tomada para el establecimiento Kamani, la
medida sanitaria tomada en fecha 09-04-2019 a la fecha esta vencida la programación
de la definición, incumpliendo el requisito legal de 60 días calendario. (Grupo de Trabajo
Territorial Centro Oriente 2)
(5) La medida sanitaria de congelamiento al establecimiento Body Bride aplicada
en el Grupo de Trabajo Territorial Occidente 1 el 4 de abril de 2019, con fecha
límite de definición de medida del 3 de junio de 2019, a la fecha de la auditoría en
la Dirección de operaciones sanitarias Bogotá no se había programado visita para
su definición.

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Hallazgo: No se implementa la provisión y prevención del servicio basado en el

modelo IVC SOA, bajo condiciones controladas en los procesos de inspección y
vigilancia, necesarios para cumplir los requisitos de la provisión del servicio,
debido a que el listado priorizado se está remitiendo en un término que afecta la
planeación inicial de los grupos de trabajo territorial, así como no se están
incluyendo dentro de la priorización la totalidad de los establecimientos incluidos
en el censo para ser visitados en la anualidad, teniendo la capacidad logística para
realizarlas en los Grupos de Trabajo Territorial.
Evidencias: (1) Para la Vigencia 2018 en el Grupo de Trabajo Territorial del Eje
Cafetero: no se visitaron 207- de 517 establecimientos que se tienen dentro del
censo. Ejemplo: dentro de los 207 establecimientos se escogió uno en el que la
última visita establecimiento ETICOLOR S.A. fue en septiembre 30 de 2016.La
misma filtración se realizó en el censo a mayo de 2019, quitando los
establecimientos visitados en 2018 y 2019, resultando 174 establecimientos que
no se visitan 1de los cuales 128 solo con la leyenda activos quitando los nuevos.
ENVIOS LISTADO PRIORIZADO: Alimentos: para el primer trimestre, el 23 de
noviembre de 2018 se envió para observaciones hasta el 30 de noviembre de
2018 y el definitivo fue enviado el 26 de diciembre de 2018. Segundo trimestre, el
15 de marzo de 2019 se remitieron observaciones al listado y el definitivo llego el
27 de marzo de 2019, que envían el 26 desde dirección de alimentos. Tercer
ISO 9001:2015. trimestre de 2018: Alimentos: se envió de operaciones el 07 de junio de 2018,
8.7. Control de número de visitas 302 establecimientos, hasta el 15 de junio de 2018 se dio
77 las Salidas No termino para observaciones, se enviaron ese mismo día, llega el 25 de junio de X Inspección Vigilancia
Conformes 2018 el definitivo afectando las comisiones del mes de julio de 2018. Tercer
trimestre de 2019 para Alimentos, llegó el día 10 de junio, se enviaron las
observaciones el 13 de junio de 2019, y a hoy 21 de junio aún no ha llegado el
definitivo queda muy difícil programar y planear, y aprovechar el recurso y
optimizarlo. Para PBA: primer trimestre 2019 enviado por la dirección de
alimentos, listado definitivo el 09 de febrero enviado por dirección de alimentos, y
definitivo el 12 de febrero 2019 llega al GTT. (Grupo Trabajo Territorial Eje
Cafetero)
(2) Para el segundo trimestre de 2019, la primera parte del listado priorizado de la
disciplina de Medicamentos fue remitida el 21 de marzo de 2019 con 118 y la
segunda parte el 5 de abril de 2019 con 58 visitas, por otra parte, se realizaron
envíos de 10 visitas extraordinarias en el mes de abril, posteriormente se
remitieron 14 visitas extraordinarias adicionales el 6 de junio de 2019, las cuales
incluyen toma de muestra y denuncias planeadas por gestión del riesgo. Para el
tercer trimestre de 2019, se realizó un primer envío el 21de junio de 2019 con 60
visitas, indicando que la segunda parte sería enviada el 5 de junio de 2019 y hasta
la fecha de la auditoría (8 de julio de 2019) no ha sido remitida el listado
priorizado. El 3 de julio se remitió un listado de visitas extraordinarias con 17
visitas.
(3) En la planeación de las visitas extraordinarias remitida el 6 de agosto de 2018,
se evidencia registro de visitas relacionadas con actividades de IVC y de
demuestra la calidad.

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Hallazgo: No se lleva a cabo de manera adecuada el archivo institucional,

acorde a los lineamientos establecidos en la Ley 594 de 2000, lo cual
conlleva a pérdida y/o avería de los expedientes, PQRS y otros
documentos de interés institucional.
Evidencias: Al solicitar expedientes de los certificados de Inspección
ISO 9001:2015.
sanitaria CIS tramitados por el grupo de Inspección de Puertos,
7.5.3 control de
Aeropuertos, y Pasos de Frontera – PAPF, y de otros procesos
78 la información X Inspección Inspección
adelantadas por el GTT, se evidenció que el archivo de estos no se lleva
documentada
a cabo acorde a las tablas de retención documental y las normas de
archivo Ley 594 de 2000. Adicionalmente, no se tiene conocimiento de
cómo clasificar la información documentada, ni de la manera apropiada
para clasificar la información al momento de generar archivos (físicos y/o
magnéticos); tampoco se dispone de los espacios físicos adecuados para
realizar estas actividades.
Hallazgo: No se evidencia reporte de las actividades de capacitación
realizadas por el GTT Occidente 2 durante la vigencia del 2018 en las
fichas de reporte de resultado de indicadores publicadas en el mapa de
macroprocesos – proceso Educación Sanitaria y Asistencia Técnica.
(Cali)
Evidencias: Al solicitar el reporte de indicadores de las actividades de
Educación Sanitaria realizadas por el GTT OCC2 durante el segundo
semestre del 2018 se evidencio que: a) Los funcionarios del GTT no
cuentan con la habilidad para identificar en el mapa de procesos en qué
ISO 9001: 2015
lugar se publican los indicadores de gestión de cada uno de los procesos
Educación Sanitaria y
79 en los cuales intervienen, ni cómo se calculan las variables de los X Inspección
Numeral 4.4.1. Asistencia Técnica
mismos.
Literal c.
b) al revisar las fichas de reporte de resultado de indicadores publicadas
en el mapa de macroprocesos – proceso Educación Sanitaria y
Asistencia Técnica para la vigencia 2018, se evidenció que no existe una
pestaña que permita identificar el reporte de actividades realizadas por la
Dirección de Operaciones Sanitarias (la cual debe consolidar los reportes
de cada uno de los GTT), lo cual genera perdida de información y
generación de sesgos en la consolidación de la información y del impacto
generado por el Invima en la intervención y generación de espacios de
capacitación dirigidos a los usuarios del instituto.

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Hallazgo: No se evidencia la toma de medida sanitaria de congelamiento

de conformidad a lo establecido en el Procedimiento Acciones de
Inspección, vigilancia y control relacionadas con resultados de análisis de
laboratorio de alimentos y bebidas dirigidas a grupos de trabajo
territoriales y/o articuladas con entidades territoriales de salud-V2 código
IVC-VIG-PR006 en la actividad: “Realizar la intervención”
Evidencia: El Expediente 27A de la empresa Industria Químicas
ISO 9001: 2015 Cartagena. Se evidencia un resultado rechazado del laboratorio del
8.5.1. Control de Invima, el cual es remitido por la alcaldía mayor de Cartagena de Indias-
80 la provisión y la Distrito turístico y cultural-Dirección operativa de salud pública-vigilancia X Inspección Inspección
prestación del y control de medicamentos y alimentos (Procedimiento código IVC-VIG-
servicio. PR006), con radicado 20184084 de fecha de radicación 19 de octubre de
2018 del aperitivo no vínico sabor a ron blanco marca “3/15-TRES
QUINCE” por presentar partículas en suspensión, por lo tanto se
establece que se trata de una bebida alcohólica alterada (Articulo 3,
Decreto 1686 de 2012). Ante este resultado no se realiza ninguna acción
al respecto, debido a que presenta una confusión en los resultados
porque indica que es aceptable en cuanto los grados alcoholímetro y por
otro lado en letra más pequeña indica resultado final rechazado.

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Hallazgo: No se evidencia la firma de pie de página por lo menos de un

funcionario que practica la visita. Actividad “comunicar el resultado de la
visita de inspección” del procedimiento de inspección en sitio, código
IVC- INS-PR001, versión 10, del 2 de enero de 2019, así como tampoco
se tiene completo el objetivo de la visita y no se incluye en el acta de
aplicación de medida de congelación el término para la definición de la
medida sanitaria de congelación, porque no se cuenta con un control de
la producción y provisión del servicio:
Evidencia: 1. Acta de visita de diligencia de inspección, vigilancia y
control; código IVC- INS-FM054 del 26 de octubre de 2018, y la misma
acta del 15 de mayo de 2019, matadero municipal del banco Magdalena;
acta de visita –diligencia de inspección, vigilancia y control, código IVC-
INS-FM 054, del 23 de abril de 2018 para planta de beneficio avícola el
madroño s.a., y act del 26 de septiembre de 2018, Indupollo, Avícola el
madroño s.a.
ISO 9001: 2015 2. En el expediente 526A de la empresa Acodensa S.A, formato IVC-INS-
8.5.1. Control de FM114 (Datos generales), visita realizada el 23 de mayo de 2019.
81 la provisión y la Concepto favorable. Puntaje 83. Registra de manera incompleta el X Inspección Inspección
prestación del objetivo de la visita: “El fin de dar cumplimiento de la reglamentación
servicio. sanitaria vigente en especial la resolución 2674 de 2013, cuando el
objetivo debió ser: “Realizar visita de Inspección Sanitaria en atención a
Gestión del riesgo plan de visitas II semestre de 2019 con el fin de
verificar la resolución 2674 de 2013, resolución 2162 de 1983, resolución
5109 de 2005, resolución 333 de 2011, resolución 4506 de 2013,
resolución 2906 de 2007, resolución 2115 de 2007, resolución 683 y
4143 de 2012”.
3. En el expediente 462 de la empresa Prodisabor S.A el día 17 y 18 de
diciembre de 2018 se aplica la Medida Sanitaria de Seguridad de
congelación o suspensión temporal de la venta o empleo de productos y
objetos, no se evidencia en el acta de aplicación de medida sanitaria el
siguiente párrafo: “Se informa a quien atiende la visita que según lo
establecido en la Ley 962 de 2005, articulo 58, la medida de congelación
o suspensión temporal de la venta o empleo de productos y objetos
deberán decidirse por el Invima o la autoridad sanitaria competente, en
un lapso máximo de sesenta (60) días calendario improrrogables”.

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Hallazgo: No se evidencia el cumplimiento de los tiempos establecidos

para la prestación del servicio según los requisitos de la organización y
legales para el procedimiento de Gestión y trámite, código: GAD-GDO-
PR004. No se realiza el cierre en los tiempos establecidos en el aplicativo
ISO 9001: 2015 de correspondencia.
8.2.3 Revisión Evidencias: En el momento de realizar verificación de radicados en el
de los requisitos aplicativo de correspondencia, se encontró que el radicado número:
82 para los 20191084223 de fecha de radicación 5 de mayo de 2019 al día 26 de X Inspección Inspección
productos y junio de 2019 no había sido cerrado en aplicativo de correspondencia,
servicios literal c, incumpliendo con el procedimiento.
d. Al igual, se encontró que fue respondido fuera de tiempos el radicado
número 20191017124 con fecha de radicación del 31 de enero de 2019.
En el aplicativo y con la respuesta en físico se logra evidenciar que la
respuesta fue dada hasta el 11 de marzo de 2019 mediante consecutivo
número 7306-0206.
Hallazgo: No se evidencia control en la información documentada
respecto de la organización y transferencia primaria del archivo que se
encuentra en el Paso de Frontera de Paraguachón.
Evidencias: Se tiene actualmente en el paso de frontera un total de diez
(10) cajas que corresponde a documentación de 2013 a 2018,
adicionalmente algunas cajas incumplen los parámetros de organización
documental como se describen a continuación:
Archivo de la vigencia 2013 que tiene una (1) caja con documentos sin
ISO 9001: 2015 carpeta, sin foliar, ni rótulos de identificación de carpeta ni en la caja.
83 Numeral No. Vigencia 2014, tienen 5 cajas, se encuentran foliadas y rotuladas, sin X Inspección Inspección
7.5.3.2 literal d). embargo, el rotulo tiene el formato de 2014 el cual debe actualizarse para
el traslado.
Vigencia 2015, deben actualizarse los rótulos a las carpetas y la caja.
Vigencia 2016, solo hay una caja con una sola carpeta sin legajar ni foliar
y el rotulo debe actualizarse. Vigencia 2017 las carpetas están sin legajar
ni foliar, las cajas no tienen rótulos y se deben actualizar los formatos de
las carpetas.
No se evidencia la remisión de la solicitud del traslado a Gestión
documental, solamente se evidenció la solicitud en el año 2013.
Hallazgo: No se establecen controles frente a la ejecución del plan anual de
ISO 9001: 2015. inversión para la realización de las asistencias técnicas.
Evidencias: Dentro del POAI para la vigencia 2019 en asistencias técnicas se FORMULACIÓN Y
8.1 Planificación
84 tienen planificadas la realización de 10 actividades para la vigencia, al X Inspección SEGUIMIENTO DE PLANES
y control verificar la auditoría se ha ejecutado el 70% de las actividades planificada, sin OPERATIVOS
operacional embargo, al verificar el presupuesto asignado inicialmente a la fecha de la
auditoría se ha ejecutado un 143%, sobrepasando el presupuesto asignado.

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Libro 2, Parte 2,
Titulo 4, capitulo 6,
Artículo 2.2.4.6.25
Numeral 5.2
manejo de
situaciones de No se está implementando el control de los procesos de acuerdo con los
emergencia. Dec criterios establecidos en el PLAN OPERATIVO NORMALIZADO P.O.N. Seguridad y Salud en el
85 Único
X Inspección
PARA RESPUESTA A EMERGENCIAS PASO FRONTERIZO DE SAN Trabajo
Reglamentario del MIGUEL PUTUMAYO 2018.
Sector Trabajo
9001:2015
Numeral 8.1 literal
d

Hallazgo: No se eliminan las causas de las no conformidades reportadas

en la auditoría interna del año 2018
Evidencias: No se realizan nuevo plan de acción para las acciones que
no fueron eficaces de acuerdo al seguimiento realizado en el formato de
Acciones Correctivas, Preventivas y de Optimización - SGI-EMC-FM001.
NC 1 procedimiento de Gestión documental GAD-GDO-PR005 Gestión
ISO 9001: 2015
por no contar con recurso humano.
10.2 No
86 Al igual que en el acción de la NC 3 Se continua sin realizar la encuestas X Inspección Inspección
conformidad y
de percepción al ciudadano, no se tiene el formato calificación del
acción correctiva
servicio, puesto que en la acción No 1 de dicha no conformidad se realiza
reunión con Adriana Calderón, en donde se informa que la actividad no
se debe realizar por parte del GTT CO2 sino por atención al ciudadano,
al verificar procedimiento AIC-AST-PR001 con versión 08 del 19 de Junio
de 2018, se evidencia que los GTT son responsables de realizar dicha
actividad
Hallazgo: No se da cumplimiento al Procedimiento Organización
Documental GAD-GDO-PR005.
ISO 9001: 2015
Evidencias: De la muestra tomada correspondiente a 6 expediente, se
7.5.3 Control de
87 evidencia que el 100% no están rotulados, 4 de ellos superan el número X Inspección Inspección
la información
de folios permitido y no cuentan con la correspondiente foliación.
documentada
No se cuenta con el espacio para archivo físico
No se cuenta con cajas de archivo
Hallazgo: No se da cumplimiento al Procedimiento Información y
ISO 9001: 2015 Atención al Ciudadano Código AIC-AST-PR001, el cual, en la actividad
9.1.2 Medir la satisfacción y percepción del Ciudadano, indica que de manera
88 X Inspección Inspección
Satisfacción del trimestral se dará a conocer la percepción del Ciudadano respecto del
cliente servicio prestado. Esta información es capturada a través del formato de
calificación del servicio prestado AIC-AST-FM004, dicho formato no se
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diligencia en el GTT.
Evidencias: En el GTT no se evidencia soporte del formato de calificación
del servicio prestado AIC-AST-FM004.
Hallazgo: No se controla la identificación única de la salida, para la
trazabilidad de la información de muestra de trigo, lineamiento 01 de
ISO 9001: 2015.
2019
8.5.2
89 Evidencias: Muestra de trigo, lineamiento, recolectada el día 2 de abril de X Inspección Inspección
Identificación y
2019, con radicado 20191062614, muestreado en Buenaventura el 11 de
trazabilidad
abril de 2019 según Acta de Toma de Muestra, y en la guía de la
empresa transportadora de ELITE aparece recibida el 5 de abril de 2018
Hallazgo: No se conoce la matriz de aspectos e impactos ambientales
ISO 9001: 2015
(GTT CO2-Btá) Planeación del Sistema de
90 6.1.2 Aspectos X Inspección
Evidencias: Los funcionarios del GTT no conocen ni han participado en el Gestión Integrado
Ambientales
levantamiento de la matriz
ISO 9001: 2015. Hallazgo: No se asegura que las fechas de la información documentada
7.5.2 Creación y de las actas de visita sea la adecuada
91 actualización de Evidencias: El acta de diligencia de IVC, realizada al establecimiento X Inspección Inspección
la información Pedro Jesús Jaimes Valbuena – Lácteos el Rodeo de fecha 08 de mayo,
documentada registra como fecha de firma del acta el 21 de enero de 2019
Hallazgo: No se asegura la preservación de las salidas durante la
producción y prestación del servicio en cuento al manejo de cadena de
custodia para la conservación del embalaje y almacenamiento de
ISO 9001: 2015 productos objeto de medida sanitaria de seguridad.
6.1 Acciones Evidencias: (1) Se encontraron en el área de almacenamiento de
para abordar elementos en desuso del GTT Costa Caribe 1, 3 lonas correspondientes
Riesgos y a un decomiso realizado por el Grupo de Unidad de Reacción Inmediata
92 X Inspección Inspección
Oportunidades. GURI, que se encuentran perforadas, las cuales fueron dejadas en las
C) Prevenir o instalaciones del GTT. (Anexa Registro fotográfico.)
reducir efectos (2) Correo informando la situación enviado por el Coordinador del GTT
no deseados CC1 Dr. Rafael Enrique Sanjuanelo Duran el día 13 de mayo de 2019 al
Dr. Jorge Luis Mejia Barrios y Luis Gabriel Santamaria Téllez, con copia
al Dr. Guillermo Jose Perez, del cual a la fecha no se ha obtenido
respuesta.

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Hallazgo: No se adoptan disposiciones efectivas para desarrollar las

medidas de identificación de peligros, evaluación y valoración de los
riesgos. (Ipiales)
Evidencias: (1) La matriz de identificación de peligros, valoración de
riesgos y determinación de controles del Centro de Trabajo GTT Centro
Nariño (error en el nombre del centro de trabajo) muestra como peligros
Decreto 1072 de
con probabilidad alta los siguientes: Traslado de funcionarios a los
2015 Artículo
diferentes puertos y bodegas externas (actividad que no se lleva a cabo
2.2.4.6.26
en el Grupo de Apoyo a Nariño). Limpieza de la sede, preparación de
Identificación de
café en las instalaciones de la sede de la empresa en la sociedad Seguridad y Salud en el
93 peligros, X Inspección
portuaria regional Buenaventura. Adicionalmente muestra como control Trabajo
evaluación y
existente para las picaduras el esquema de vacunación contra la malaria,
valoración de
para el personal de aseo, cuando este no se requiere por la localización
riesgos.
del Grupo en la ciudad de Pasto y como control existente la Certificación
para trabajo en alturas, cuando no está vigente desde el año 2017.
(Grupo de Apoyo a Nariño)
(2) La matriz de riesgos en la página web (Gestión. Talento Humano,
Salud y seguridad en el trabajo- matriz- 2017-2018) indica que es de
junio 2016 a diciembre 2017, no se identifica la de 2018. (Paso fronterizo
paraguachón)

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Hallazgo: No proporcionan los recursos, ni se mantiene la infraestructura

(transporte e insumos) para realizar la ejecución de las actividades de toma
de muestras a los productos de alto riesgo en el puerto de Santa Marta.
Aplica para el proceso de Inspección nivel central y el proceso de Vigilancia.
(NC 3 GTT BARRANQUILLA
NC 1 GRUPO DE TRABAJO TERRITORIAL CENTRO ORIENTE 1
NC 2 GRUPO DE TRABAJO TERRITORIAL OCCIDENTE 1)
Evidencias: Durante la revisión, se identifica que no se cuenta con las condiciones
higiénicas sanitarias, de infraestructura y de insumos para realizar la actividad de
toma de la muestra, para lo cual se realiza verificación de seis (6) radicados en los
cuales por medio del modelo IVC SOA Puertos se determinó que el tipo de
Inspección es “Inspección física con toma de muestras”, evidenciando que no se
realizó la actividad de toma de muestras.
• 20191088826 del 14 de mayo 2019 – Recorte de pechuga de pollo. Se deja
constancia en el Acta y en el CIS las siguientes observaciones (No se realiza la
toma de muestra por falta de logística y no se toma por condiciones operativas).
• 20191088773 14 de mayo 2019 - Pierna de cerdo con hueso. Se deja constancia
en el Acta y en el CIS las siguientes observaciones (No se realiza la toma de
muestra por falta de logística y no se toma por condiciones operativas).
ISO 9001: 2015 • 20191089164 del 14 de mayo 2019 – Carne de cerdo sin hueso (Lomo). Se deja
7.1 Recursos constancia en el Acta y en el CIS las siguientes observaciones (No se realiza la
toma de muestra por falta de logística y no se toma por condiciones operativas).
94 7.1.3 • 20181251451 del 07 de diciembre 2018 – Carne de cerdo con hueso (Costilla). X Inspección Vigilancia
Se deja constancia en el Acta y en el CIS las siguientes observaciones (No se
Infraestructura realiza la toma de muestra por falta de logística y no se toma por condiciones
(transporte e operativas).
insumos) • 20181191937 del 19 de septiembre 2018 – Carne de cerdo con hueso (Pierna).
Se deja constancia en el Acta y en el CIS las siguientes observaciones (No se
realiza la toma de muestra por falta de logística y no se toma por condiciones
operativas).
• 20181184298 del 10 de septiembre 2018 – Costilla de cerdo deshuesada
formadas y precocidas. Se deja constancia en el Acta y en el CIS las siguientes
observaciones (No se realiza la toma de muestra por falta de logística y no se
toma por condiciones operativas).
Adicional, se cuenta con comunicados por medio de correos electrónicos enviados
por el puerto de Santa Marta a la Dirección de Operaciones Sanitarias informando
el motivo por el cual no se puede realizar la actividad de toma de muestra según lo
planificado en el mapa de riesgos, planes y programas establecidos de la
Dirección de Alimentos y Bebidas:
• 16 de mayo de 2019. Se informa que no se puede tomar ejecutar la toma de
muestras hasta que no se habiliten en elite nevera de mayor capacidad a 10 litros
esto debido a la presentación comercial en la cual está ingresando el producto.
Adjunto envió evidencias fotográficas de las presentaciones comerciales en las
cuales ingresan el producto y de la prueba realizada en una nevera de 20 litros
donde no cabe el producto por sus dimensiones.
• 08 de abril de 2019. “Nuevamente le informo que no se puede tomar ejecutar la
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toma de muestras hasta que no se habiliten en elite nevera de mayor capacidad a

10 litros esto debido a la presentación comercial en la cual está ingresando el
producto.”
• 08 de marzo de 2019. “De manera atenta te informo que no se podrá ejecutar la
toma de muestras hasta que no se habiliten en elite nevera de mayor capacidad a
10 litros esto debido a la presentación comercial en la cual está ingresando el
producto. Adjunto envió evidencias fotográficas de las presentaciones comerciales
en las cuales ingresan el producto y de la prueba realizada en una nevera de 20
litros donde no cabe el producto por sus dimensiones.”
• 06 de febrero de 2019. “De manera atenta te informo que no se podrá ejecutar la
toma de muestras hasta que no se habiliten en elite nevera de mayor capacidad a
10 litros esto debido a la presentación comercial en la cual está ingresando el
producto. Adjunto envió evidencias fotográficas de las presentaciones comerciales
en las cuales ingresan el producto y de la prueba realizada en una nevera de 20
litros donde no cabe el producto por sus dimensiones.
Lineamiento 15: “Nuevamente le informo que estos productos carne de porcino y
aves están ingresando por el puerto de Santa Marta de los cuales solo uno viene
empacado desde origen carne de cerdo (Ver adjunto 6) y al cual no se le ha
podido realizar toma de muestra porque solo tenemos habilitados en elite neveras
de 10 litros estas son muy pequeñas ……”
• 11 de diciembre de 2018 “Me permito informar que en el puerto de Santa Marta
tenemos inconveniente con las tomas de muestras de productos refrigerados
debido a que solo se tiene habilitado en el contrato de elite neveras de 10 litros
…..”
• 23 de noviembre de 2018 “… Inconveniente en la toma de muestras Lineamiento
15 Plan nacional Subsectorial de vigilancia y control de residuos de medicamentos
veterinarios y contaminantes químicos en porcinos: Por el puerto de Santa Marta
ha ingresado carne de cerdo la cual se encuentra porcionada y empacada desde
su origen, pero no ha sido posible realizar la toma de muestras tenemos las
siguientes observaciones: para realizar el envió de la muestra en el lineamiento 12
se establece que el tamaño de la nevera es estándar y corresponde a una
capacidad de 10 litros (hicimos el ensayo con una nevera de 20 litros y el producto
no cabe debido al largo de la muestra”.
Es necesario se revise los tiempos establecidos para realizar las solicitudes de
servicio, debido a que no es posible cumplir con estos tiempos en ocasiones el
usuario realiza la radicación en horas de la mañana y programa inspección para la
tarde o lo hace en la tarde para realizar inspección el día siguiente en horas de la
mañana. Las bolsas que enviaron para la toma de muestras son muy pequeñas….
• 02 de octubre de 2018: “De manera atenta le informo que el día de hoy ingreso al
puerto de Santa Marta carne de cerdo la cual se encuentra porcionada y
empacada desde su origen, pero no fue posible realizar la toma de muestra
tenemos las siguientes observaciones: en el lineamiento 12 se establece que el
tamaño de la nevera es estándar y corresponde a una capacidad de 10 litros
(Hicimos el ensayo con una nevera de 20 litros y el producto no cabe debido al
largo de la muestra. Es necesario se revise los tiempos establecidos para realizar
las solicitudes de servicio.”

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Hallazgo: No está disponible la información documentada requerida para

la preparación de la visita de inspección en el sistema Se Suite acorde a
lo indicado en el instructivo IVC-INS-IN042 (Ipiales)
Evidencias: No se puede visualizar la información correspondiente a las
ISO 9001: 2015
actas de inspección de: Establecimiento Comercio Montaña Agua Clara –
7.5.3.1 Control
No aparece el PDF en Se Suite Gestión Informática y de la
95 de la información X Inspección
Establecimiento Todos Hielos A y V SAS no permite la visualización del información
documentada.
acta en Se Suite
Literal a
Establecimiento Lácteos la Castellana visita del 2 de abril de 2019 - No
aparece el PDF en Se Suite
Establecimiento Luis Felipe Menéses Gómez del 4 de abril de 2019 - No
aparece
Hallazgo: El INVIMA no garantiza que la operación se realice cumpliendo
con la normatividad nacional vigente aplicable a trabajo en alturas, pese
a que ha venido gestionando la consecución del cumplimento de este
Decreto 1072 de
requisito legal, así mismo se ha socializado a los funcionarios medidas de
2015 Artículo
prevención para mitigar el riesgo.
2.2.4.6.8 Seguridad y Salud en el
96 Evidencias: (1) Los funcionarios de puerto de santa marta, Rita Amaya y X Inspección
Obligaciones de Trabajo
Orlando Segrera no cuenta con curso de trabajo en alturas vigente.
los operadores
(Puerto de Santa Marta)
(2) No se encuentra evidencia de certificados vigentes de trabajo en
alturas para los 13 funcionarios que realizan inspección (Grupo de Apoyo
a Nariño)
Hallazgo: No se realiza la totalidad de las actividades de acuerdo a la
información documentada del proceso.
Evidencias: En el Procedimiento de Capacitación: Ejecución para el
trabajo y el desarrollo humano: no se han solicitado las capacitaciones
propuestas en el PAE, y no se ha realizado la socialización del seminario
de Ética y Transparencia de acuerdo a lo expuesto en dicho
ISO 9001:2015 procedimiento.
8.5.1 Control de Auditorías Internas: El instructivo indica que los auditores deben tener
MIPG, sin embargo, revisadas 14 formularios de inscripción a de dichos Auditoria
97 la Producción y X Auditoria Interna
auditores no se evidenció el reporte, ni el respectivo soporte. No hubo Interna
de la provisión
del servicio. socialización del plan de auditoria en la Oficina Asesora de Planeación, al
Grupo de presupuesto proyectos y estadísticas.
No hay evidencia de la Socialización al equipo auditor del procedimiento de
auditorías vigente desde el junio de 2019.Gestión y Trámite: Respuesta de la
PQRDS por medios electrónicos: La dependencia encargada de proyectar la
respuesta debe remitirla directamente al peticionario, una vez haya sido
radicada en el aplicativo correspondiente a PQRDS que tiene dispuesto el
Instituto y asignar el número de radicado saliente.

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ISO 9001:2015 Hallazgo: No se conserva la información documentada apropiada como

9.1 Seguimiento, evidencia de los resultados de reporte de indicadores.
Auditoria
98 medición, Evidencias: En lo corrido del año 2019 el proceso de auditoria no ha X Auditoria Interna
Interna
análisis y realizado la medición del Indicador: Porcentaje de Oportunidades de
evaluación mejora acogidas, cuya frecuencia de medición es trimestral.
Dirección de Cosméticos, Aseo, Plaguicidas y Productos de Higiene
Doméstica:
Realizar los Lineamientos que permitan que la información de la actividad
la conozca todos los funcionarios que intervienen en el proceso, tal como
lo indica el “PROCEDIMIENTO GESTION DE ALERTAS SANITARIAS E
INFORMES DE SEGURIDAD IVC-VIG-PR002”, en el numeral 6 tiempo
máximo del procedimiento.
Dirección de Medicamentos y Productos Biológicos Grupo de
Farmacovigilancia:
Realizar los lineamientos de la periodicidad con que debe publicarse el
informe de Ejecución del Convenio Interadministrativo número 646 de
99 N/A X Vigilancia Vigilancia
2013 en la página web del Invima.
Se tiene una base de datos en Excel enviada por INS para hacer el
informe que sale en la página de Invima y el Invima que entra por cívicos,
las cuales se cruzan y se realiza un informe de gestión cada 6 meses, se
evidencia en la página web solo publicados hasta el año 2015, pero ya se
encuentran proyectados para ser publicados los del 2016, 2017 y 2018,
no se sabe porque razón no habían sido publicados, pero no se conocen
las razones; sin embargo no se evidencia ningún documento que
establezca los tiempos para publicar en la página, el convenio esta desde
el 2013, tampoco se encuentra un acta o un lineamiento donde se
determine la periodicidad con que se deben publicar en la página.
Todas las direcciones misionales:
Asegurar el entrenamiento en el puesto de trabajo de los funcionarios
para que así exista una adherencia a los procedimientos vigentes. Dado
100 N/A X Vigilancia Vigilancia
que en el transcurso de la auditoria se pudo evidenciar que no hay un
conocimiento y cumplimiento a cabalidad de los procedimientos y de los
documentos anexos.

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Dirección de Medicamentos y Productos Biológicos y Dispositivos

Médicos y Otras Tecnologías:
Analizar la pertinencia de la actividad “Comunicar la alerta sanitaria para
acciones de Inspección, vigilancia y control a la Dirección de
Operaciones Sanitarias y al grupo de Reacción Inmediata del Invima” en
el PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE ALERTAS SANITARIAS E
INFORMES DE SEGURIDAD Código: IVC-VIG-PR002, cuando los
101 N/A establecimientos involucrados en la alerta sanitaria sean competencia del X Vigilancia Vigilancia
Instituto y se requiera desplegar acciones de inspección, vigilancia y
control. Dado que se evidenció que esta actividad no se está realizando
de conformidad a lo establecido en el Procedimiento.
En la actividad de comunicar la alerta: se envió a la Guri el Lipoblue oficio
de marzo de 2019 y el Xue yi zen oficio de marzo de 2019, pero no se
evidencia envío a operaciones como lo indica el procedimiento en la
versión 6.
Grupo de Bancos de Tejidos de la Dirección de Dispositivos y Otras
Tecnologías.
Revisar los tiempos para las actividades “Recolectar datos primarios,
consolidar y valorar las variables del modelo IVC SOA”, “Actualizar la
102 N/A X Vigilancia Vigilancia
valoración de los riesgos sanitarios” y “Remitir la matriz prioridad a la
Unidad de Riesgos” para el reporte de información sanitaria en el modelo
IVC SOA del Grupo de Bancos de Tejidos, debido a que no se están
cumpliendo ya que están sujetos a información por parte del INS.
Sistema de Gestión de Calidad y todas las Direcciones Misionales
Socializar a todos los funcionarios de las direcciones misionales la matriz
103 N/A de riesgos y de partes interesadas que permitan desarrollar las X Vigilancia Vigilancia
actividades y mantener la integridad del Sistema de Gestión de la
Calidad.
Comunicar a la Dirección de Operaciones sanitarias las decisiones de
abstención por falta de competencia de algunos establecimientos de
Control
104 N/A alimentos en razón al concepto emitido por la Oficina Asesora Jurídica, X Control Sanitario
Sanitario
con el propósito de definir la medida sanitaria de seguridad aplicada en
su momento.
Actualizar la información de la base de datos interna de tal forma que Control
105 N/A X Control Sanitario
permita obtener información veraz y oportuna. Sanitario
Priorizar la emisión de constancias de ejecutoria para los casos en que
Control
106 N/A las empresas se encuentren en liquidación con el fin de agilizar el trámite X Control Sanitario
Sanitario
de cobro coactivo.
Revisar la formulación de los indicadores de manera que faciliten la toma Control
107 N/A X Control Sanitario
de decisiones. Sanitario
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GESTIÓN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL AUDITORIA INTERNA
INFORME CONSOLIDADO CICLO DE AUDITORÍAS INTERNAS
Código: GSC-AUI-FM006 Versión: 00 Fecha de Emisión: 01/04/2015 Página 62 de 102

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Fortalecer la investigación e insumos generados a la Dirección de

Responsabilidad Sanitaria en los casos de publicidad con el fin de Control
108 N/A X Control Sanitario
robustecer la argumentación jurídica y técnica dentro del proceso Sanitario
sancionatorio.
Verificar, analizar y resolver los inconvenientes presentados con el
usuario muestreado en el aplicativo “Sistema de registro sanitario y
Control Gestión Informática y de la
109 N/A control”, asociados con la secuencia de pasos, con el propósito de X
Sanitario información
garantizar la operatividad y la confidencialidad de la información. (Caso
de Andrea Viviana Martínez).
PROCESO DE REGISTROS SANITARIOS
Socializar, compartir y adaptar al interior de los diferentes grupos
Registros
involucrados en el Proceso de Registros Sanitarios y Trámites Asociados,
Sanitarios y Registros Sanitarios y
110 N/A las mejores prácticas que tengan los Grupos de Registros de las demás X
Trámites Trámites Asociados
direcciones, en cuanto a las estrategias y metodologías implementadas
Asociados
en pro de la Mejora del desempeño Misional y conservación de
memoria Institucional, encabezado por el líder del proceso.
PROCESO DE REGISTROS SANITARIOS-DIRECCION ALIMENTOS Y
BEBIDAS Registros
Definir, precisar y asignar la responsabilidad en el Procedimiento para la Sanitarios y Registros Sanitarios y
111 N/A X
Aprobación Previa de Publicidad ASSRSA-PR015, de las actividades Trámites Trámites Asociados
relacionadas con el archivo de los documentos generados por la atención Asociados
a los trámites.
PROCESO DE REGISTROS SANITARIOS-DIRECCION ALIMENTOS Y
BEBIDAS
Registros
Determinar de acuerdo al histórico de las solicitudes recibidas, la
Sanitarios y Registros Sanitarios y
112 N/A frecuencia para el punto de control " Evaluación '. Previa de Publicidad", X
Trámites Trámites Asociados
para la Dirección de Alimentos y Bebidas en el Procedimiento para la
Asociados
Aprobación Previa de Publicidad, código: ASS-RSA -PR015, con el fin de
optimizar los recursos institucionales
PROCESO DE REGISTROS SANITARIOS - DIRECCIÓN
MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS BIOLOGICOS. Registros
Revisar la pertinencia de la elaboración del oficio de cumplimiento o Sanitarios y Registros Sanitarios y
113 N/A X
requerimiento consignado en el PROCEDIMIENTO DE EVALUAC ION Y Trámites Trámites Asociados
SEGUIMIENTO A PROTOCOLOS DE INVESTIGACION - ASS-RSA- Asociados
PR01, con el fin de optimizar los recursos institucionales.

EL FORMATO IMPRESO, SIN DILIGENCIAR, ES UNA COPIA NO CONTROLADA

TIPO PROCESO (S) RESPONSABLE (S)

PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

PROCESO DE REGISTROS SANITARIOS - DIRECCION DE

DISPOSITIVOS Y OTRAS TECNOLOGIAS
Registros
Revisar y ajustar los tiempos para el estudio Técnico - Legal, establecido
Sanitarios y Registros Sanitarios y
114 N/A en el Procedimiento Registros Sanitario Nuevo o Renovación con Estudio X
Trámites Trámites Asociados
Previo, Código: ASS-RSA -PR001, para los Dispositivos Medico
Asociados
Quirúrgicos y Reactivos de Diagnostico In Vitro, según los Decretos 581 y
582 de 2017.
Análisis de los
Actualizar en el procedimiento Apoyo en la Elaboración y Revisión de
Proyectos Análisis de los Proyectos
115 N/A Normas, Reglamentos e Instrumentos Jurídicos, lo relacionado con el X
Normativos y Normativos y Reglamentos
Análisis del Impacto Normativo de acuerdo al Decreto 1595 de 2015.
Reglamentos
Generar respuesta en todos los casos de solicitud de concepto emitidos
por las diferentes dependencias, de acuerdo a los términos establecidos Asesoría en
116 N/A en el procedimiento de Directrices Jurídicas, con el fin de que no se X Temas Asesoría en Temas Jurídicos
queden sin respuestas los casos en que no proceda la generación del Jurídicos
concepto, lineamiento o directriz.
Gestión del
Verificar y actualizar la fecha de prescripción como punto de control en Proceso Gestión del Proceso
117 N/A los casos en que se suscribe los acuerdos de pago y a partir de la fecha X Administrativo Administrativo de Cobro
en que es efectiva la notificación. de Cobro Coactivo
Coactivo
Gestión del
Realizar seguimiento y control al cumplimiento de los acuerdos de pago Proceso Gestión del Proceso
118 N/A suscritos con los deudores, con el fin de poder gestionar oportunamente X Administrativo Administrativo de Cobro
su respectivo pago. de Cobro Coactivo
Coactivo
Socializar y retroalimentar a través de video conferencia la información Monitoreo de
generada en los boletines jurídicos con los Grupos de Trabajo Territorial Normatividad Monitoreo de Normatividad y
119 N/A X
y con Puertos, Aeropuertos y Pasos de Frontera en donde no se cuente y Jurisprudencia
con presencia de abogado. Jurisprudencia
Gestión de
Generar estrategias que permitan evidenciar la entrega de las Procesos Gestión de Procesos
120 N/A X
notificaciones, con el fin de generar trazabilidad dentro del proceso. Judiciales y Judiciales y Extrajudiciales
Extrajudiciales
Gestión del
Continuar con estrategias que permitan el envío oportuno de los Proceso
121 N/A procesos sancionatorios a la Oficina Jurídica, que hayan generado multa, X Administrativo Control Sanitario
para no impactar negativamente el proceso de cobro coactivo de Cobro
Coactivo

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PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
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CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Que los dueños de proceso entreguen planes de acción completa y

oportuna que le apunten a las causas raíces para asegurar la eficacia de
las acciones correctivas y se realice el seguimiento para verificar la
Control
eficacia de la acción. Definir estrategias para demostrar mayor eficacia
122 N/A X Calidad de Control Calidad de Productos
en el seguimiento de las no conformidades, y buscar mecanismos para
Productos
evidenciar en la práctica la eficacia de las acciones realizadas y que
estas mitigaron no solo las causas que originaron las no conformidades si
no también los riesgos asociados.
El propósito del laboratorio es el de producir resultados válidos, estos
resultados se derivan de la aplicación del conocimiento y las habilidades. Control
123 N/A El conocimiento del laboratorio debería convertirse en un elemento X Calidad de Control Calidad de Productos
diferenciador para la efectividad, competitividad y una mayor Productos
colaboración entre todos los integrantes de los laboratorios del Invima.
El conocimiento es de especial importancia, permite la toma de
decisiones eficaces, apoya la eficiencia de los procesos y contribuye a su
mejora, crea la capacidad de adaptación y recuperación, genera ventajas
competitivas e incluso puede convertirse en un producto por sí mismo,
Control
razón por la cual es importante dar formaciones especificas frente al
124 N/A X Calidad de Control Calidad de Productos
hacer de cada laboratorio y formaciones en temas de apoyo como:
Productos
metrología, gestión del riesgo, validación, estimación de incertidumbre
entre otras. Un mayor acceso al conocimiento creara oportunidades de
desarrollo profesional de las personas en la organización a través del
aprendizaje, la práctica y el intercambio de saberes.
Interpretación común: la gente crea su propio conocimiento con base en
la interpretación que hace de la información que recibe. Para efectos de
una interpretación común, los laboratorios deberían tener en cuenta las Control
125 N/A relaciones entre las personas, el uso de su contenido, los procesos, las X Calidad de Control Calidad de Productos
tecnologías; y que el objetivo primordial que es dar confianza al Productos
consumidor final no se pierda, así para ello se deba no asumir decisiones
que tengan cualquier grado de incertidumbre frente a una especificación.
Es importante que la alta dirección (Persona o grupo de personas que
dirigen y controlan una organización al más alto nivel) no sea
exclusividad del Jefe de Oficina de Laboratorios y Control de Calidad, se
reafirma lo indicado en la auditoria. Esta carga cumple y desempeña sus
Control
funciones como alta dirección. Además, se destaca su compromiso,
126 N/A X Calidad de Control Calidad de Productos
interés, deseo y participación activa y valiosa en todos los procesos del
Productos
laboratorio, es una gran líder y pocos profesionales se han auditado por
parte de JLPR SAS que sean tan empoderados con la norma ISO /IEC
17025:2017 sin embargo, se corre el riesgo que, a un futuro, no este el
funcionario y al no existir más profesionales de la alta dirección el

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Sistema de Gestión de Laboratorio - SGL no continúe en su grado de

madurez que está adquiriendo.
Análisis de datos: El análisis de los datos arrojados por los indicadores
de los procesos necesita una mayor profundidad en cualquiera de los
Control
casos, sea que el indicador se haya alcanzado o no, ya que de esta
127 N/A X Calidad de Control Calidad de Productos
manera el análisis puede ser utilizado como una buena fuente para las
Productos
acciones correctivas y asertivas que lleven a los laboratorios del Invima
en el camino a la mejora continua.
Tener en cuenta las recomendaciones de los informes de evaluación del
ente acreditador del año anterior por ejemplo: El de fortalecer los análisis
de causas de las acciones correctivas, para ello se puede aumentar la
utilización de técnicas de análisis e investigación de las causas reales de
las no conformidades para que estas generen acciones correctivas Control
128 N/A eficaces, que realmente se enfoquen apropiadamente a la causa real del X Calidad de Control Calidad de Productos
problema y lo solucionen de manera adecuada y pertinente, se Productos
recomienda considerar la implementación de una metodología de gestión
de riesgos propia de los laboratorios y alineada a la metodología Invima,
consultar la ISO 31010 Gestión de Riesgo Técnicas de Evaluación de
Riesgo.
La Gestión del riesgo: Para que se evolucione de una gestión reactiva a
una proactiva; identificando los riesgos que se presentan el entorno a
nivel económico, productivo, tecnológico y de mercados desde el punto
Control
de vista estratégico y operativo a nivel de procesos de laboratorio y se
129 N/A X Calidad de Control Calidad de Productos
califiquen los parámetros de mayor importancia para los laboratorios
Productos
(Impactos, probabilidades, valoración del riesgo) de tal manera, que se
evalúen y se tomen acciones y planes de contingencia. Se puede
consultar de la norma ISO 31000:2018 Gestión del Riesgo.
Trabajar con el vocabulario de VIM e ISO 17000, así como lo definido en
el Decreto 1595 de 2015 porque de esta manera se unifican conceptos, Control
130 N/A tener en cuenta que, si hay definiciones que difieren frente al sistema X Calidad de Control Calidad de Productos
integrado de gestión que posee el INVIMA, siempre tendrá prelación las Productos
definiciones de la norma, VIM y 17000.

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CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

La Revisión por la Direccion, para que en las conclusiones de la revisión

se incluya el concepto con respecto a la eficacia, adecuación y
conveniencia del sistema de gestión del laboratorio, Recordando: Que la
Eficacia se evalúa revisando el cumplimiento de los Objetivos
corporativos, los objetivos de los procesos de los laboratorios y todas las
actividades planificadas planificadas del sistema de gestión del
Control
laboratorio.
131 N/A X Calidad de Control Calidad de Productos
La Adecuación del sistema de gestión se determina al evaluar todos los
Productos
incumplimientos (de requisitos legales de la norma ISO 17025:2017,
RAC, CEA; INCUMPLIR LO QUE ESTA ESCRITO) que se generen en el
sistema por las diferentes fuentes (al igual que su tendencia de
aparición).
La conveniencia evaluando los beneficios de lo que se hace es lo
correcto, sirve para el cumplimiento de los requisitos especificados.
Grupo de Laboratorios de Microbiología de Alimentos y Bebidas:
Fortalecer el análisis de tendencias de las gráficas que se realizan a los
Control
datos obtenidos en el seguimiento del desempeño de los equipos, de
132 N/A X Calidad de Control Calidad de Productos
forma tal que permita complementar el ejercicio de análisis de deriva para
Productos
el establecimiento de frecuencias de calibración de los equipos que
actualmente realiza el laboratorio.
Grupo de Laboratorios de Microbiología de Alimentos y Bebidas: Dejar
Control
evidencia del seguimiento realizado a las actividades de aseguramiento
133 N/A X Calidad de Control Calidad de Productos
de la validez de los resultados que se registran de forma digital en
Productos
archivos de Excel.
Grupo de Laboratorios de Microbiología de Alimentos y Bebidas: Hacer Control
134 N/A seguimiento a las condiciones ambientales al área donde se almacenan X Calidad de Control Calidad de Productos
los reactivos listos para el uso. Productos
Grupo de Laboratorios de Microbiología de Alimentos y Bebidas:
Completar lo descrito en el procedimiento de aseguramiento de la
Calidad de los resultados de ensayo PO06-SS-402-P001 Versión 07 Control
135 N/A sobre la declaración de conformidad y la aplicación de la regla de X Calidad de Control Calidad de Productos
decisión de acuerdo al informe generado por el laboratorio basado en lo Productos
descrito en la guía ILAC g-8, utilizada por el laboratorio como referencia
de esta actividad.
Grupo de Laboratorios de Microbiología de Alimentos y Bebidas:
Control
Describir dentro del procedimiento del Gestión del personal, las
136 N/A X Calidad de Control Calidad de Productos
actividades que actualmente se realizan en el laboratorio para hacer la
Productos
supervisión del personal.

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CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Grupo de Laboratorios de Microbiología de Alimentos y Bebidas:

Considerar el uso de un control positivo de mohos para el control de Control
137 N/A calidad analítico del Método de recuento de Mohos y levaduras, así como X Calidad de Control Calidad de Productos
completar el ejercicio de verificación del método incluyendo este Productos
microorganismo.
Grupo de Laboratorios Productos Biológicos: Especificar en los Control
138 N/A procedimientos que apliquen el intervalo de las condiciones ambientales X Calidad de Control Calidad de Productos
(18°C - 25°C) no solo temperatura ambiente. Productos
Grupo de Laboratorio Productos Biológicos: Asegurar que se diligencia Control
139 N/A de manera aún más legible los formatos del ensayo fiebre amarilla para X Calidad de Control Calidad de Productos
tener toda la información para la trazabilidad. Productos
Grupo de Laboratorio Productos Biológicos: Incluir en el procedimiento Control
140 N/A Política de reensayo PO06-SS-603-DO01, V05la bibliografía en la que se X Calidad de Control Calidad de Productos
basan las recomendaciones dadas en este. Productos
Grupo de Laboratorios de Organismos Genéticamente Modificados.
Control
Diligenciar el formato de trabajo no conforme con la información
141 N/A X Calidad de Control Calidad de Productos
correspondiente a cada casilla de manera que quede claro, por ejemplo,
Productos
la descripción.
Grupo de Laboratorio Productos Psicoquimico de Productos Control
142 N/A Farmacéuticos y Otras Tecnologías: Reforzar el manejo de documentos y X Calidad de Control Calidad de Productos
requisitos del cliente. Productos
Grupo de Laboratorio Fisicoquímico de Productos Farmacéuticos y Otras Control
143 N/A Tecnologías: Controlar mejor la apertura de la puerta de acceso al cuarto X Calidad de Control Calidad de Productos
donde se encuentra el equipo IR. Productos
Grupo de Laboratorio Fisicoquímico de Productos Farmacéuticos y Otras Control
144 N/A Tecnologías: Reforzar conocimiento del CEA-4.1-02 del personal del X Calidad de Control Calidad de Productos
laboratorio. Productos
Grupo de Laboratorio Fisicoquímico de Productos Farmacéuticos y Otras Control
145 N/A Tecnologías: Asegurar que cuando se hace corrección de datos se indica X Calidad de Control Calidad de Productos
siempre la fecha en la que se ejecutó. Productos
Grupo de Laboratorio Fisicoquímico de Productos Farmacéuticos y Otras
Control
Tecnologías: Unificar la presentación de unidades de la determinación de
146 N/A X Calidad de Control Calidad de Productos
mercurio en atún, en productos y en alimentos, en productos y en
Productos
alimentos ya que uno está en ng y el otro en mg/kg.
Grupo de Laboratorio Fisicoquímico de Alimentos y Bebidas: Cuando se
Control
hagan controles de los métodos por corrida de una solución de
147 N/A X Calidad de Control Calidad de Productos
concentración intermedia usar una preparación diferente a la que se hizo
Productos
para la curva de calibración.

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CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Grupo de Laboratorio Físico Mecánico De Dispositivos Médicos y Otras

Tecnologías:
-Incluir en el procedimiento de gestión de ambiente físico, incluir los
casos en los que se pueden salir las condiciones ambientales, teniendo
en cuenta que no invalidan los ensayos ni se activa trabajo de ensayo no
conforme, acciones correctivas, acción preventiva ejemplo: instalaciones
de equipos, aseo de instalaciones, cambios en las instalaciones etc.
-Cambiar versión de la norma 17025, está en versión 2005 en el
procedimiento de gestión de ambiente físico.
-Revisar los procedimientos de apoyo y operativos, y programar los de
desarrollo del servicio para cambiar la versión de la norma ISO/IEC
17025:2017 e incluirlos en el anexo de priorización.
-Generar un documento de confirmación metrológica, que evidencie las
actividades ya realizadas de aseguramiento metrológteo, y socializarlo
mediante acta o unificación de criterios para verificar los certificados de
calibración y aceptar el equipo en función de la tolerancia del proceso.
-Asegurar el uso del documento, Guide for the Use of ihe International
System of Units (SI) - NIST Special Publication 811,2008 Editíon".
Revisar estos documentos para la conversión de unidades.
-Asegurar una adecuada formación para aclarar todo lo relacionado con Control
148 N/A la identificación de los riesgos operativos. X Calidad de Control Calidad de Productos
-Gestionar un servicio con apoyo de ser posible con INM para realizar Productos
una verificación o confirmación del par torsional, que es una magnitud
incluida en los ensayos de jeringas. Ensayo para Ensayo para determinar
la unión entre la aguja y el cono.
-Corregir en el procedimiento PO04-DS-504-P030. 8. Registros y
Documentos asociados se menciona el formato "PO04-DS-504-F018
Datos primarios ensayos Varios Jeringas"" y lo correcto es "Datos
primarios ensayos varios conectores y agujas".
-Asegurar que en el Ensayo separación de fuerza equipo 41, al levantar
la masa presenta roce con e soporte inferior, por lo tanto, no queda Jibre
la masa, y podría invalidar el ensayo, que debe asegurar una fuerza de
35 N.
-Para el uso de los micrómetros hacer verificaciones antes del uso con
bloques patrón, indagar en el portafolio de productos Mitutoyo kits de
verificación de espesor traen aceite, alcohol y los bloques.
-Robustecer las actividades descritas y argumentar más ampliamente la
fila de las observaciones del PLAN DE CONTROL DE EQUIPOS O
INSTRUMENTOS.
-Para el ensayo de Espesor guantes, se siguiere usar plantillas de
guantes de cartón paja con las medidas ya hechas y se introduce dentro
EL FORMATO IMPRESO, SIN DILIGENCIAR, ES UNA COPIA NO CONTROLADA
www.invima.gov.co
GESTIÓN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL AUDITORIA INTERNA
INFORME CONSOLIDADO CICLO DE AUDITORÍAS INTERNAS
Código: GSC-AUI-FM006 Versión: 00 Fecha de Emisión: 01/04/2015 Página 69 de 102

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No. DONDE SE
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NORMA MEJORA

del guante de ensayo.

-Incluir en la guía de personal cuando se requiere actualizar la
autorización y la matriz de autorizaciones cuando se realizan cambios en
los procedimientos o normas, también se indique a nivel de forma y
fondo.
-Incluir en el informe de supervisión la metodología de cómo se
supervisa, tener una lista o evidencia objetiva que se pueda evidenciar
con las hojas de trabajo.
-Indicar en la línea del servicio que esta fuera de servicio el compresor y
dejar un registro como el laboratorio maneja a través de una contingencia
que es usar otro compresor. Si se daña el otro compresor, esta condición
podría no permitir realizar los ensayos de volumen y estallido de
condones.
-Asegurar que no se den ajustes no previstos a los equipos, incluir rótulos
o avisos de las personas de servicios e incluir con el instructivo.
-Modificar en validaciones motivos de forma como cambio de norma o
revisión periódica se puede relacionar con aseguramiento de la calidad
de los resultados.
-Generar informe de análisis producto de los resultados de
interlaboratorios y aseguramiento de la calidad que garanticen una
identificación de la tendencia el cual debe asegurar la validez de los
ensayos
-Respecto a las suplencias, Incluir en algún documento los otros casos
en los que es posible que se cambien los roles, no solo vacaciones e
incapacidades, incluir otros casos.
-Tiempos de respuesta a mantenimientos de equipos y crear
mecanismos para comprobaciones intermedias o externos a nivel de su
estado metrológico.
-Determinación de intervalos incluir herramientas que aplique después
del análisis de la ILAC G24.
- Asegurar que tiempo de vida se va a dar a las acciones correctivas u
oportunidades de mejora, cuando estas están en estado de abiertas.

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NORMA MEJORA

Grupo de Laboratorio Fisicoquímico de Alimentos y Bebidas: reforzar los Control

149 N/A conocimientos de metrología, para asegurar la adecuada interpretación X Calidad de Control Calidad de Productos
de los certificados de calibración. Productos
General: Evaluar la opción de la firma del compromiso de Control
150 N/A confidencialidad individual para las empresas contratistas y no una por X Calidad de Control Calidad de Productos
empresa Productos
General:
Control
Hacer extensivo el procedimiento "Evaluación de la importancia de las
151 N/A X Calidad de Control Calidad de Productos
desviaciones" a otras actividades del sistema de gestión y no solo al
Productos
trabajo no conforme.

General:
Control
Unificar en los informes, memorandos y general en la documentación del
152 N/A X Calidad de Control Calidad de Productos
sistema de gestión la forma de indicar la fecha teniendo en cuenta que
Productos
intemacionalmente es año-mes-día (aaaa-mm-dd).
General:
Es conveniente que el personal comparta sus experiencias (lecciones Control
153 N/A aprendidas) de tal manera que se vuelva una herramienta de mejora y se X Calidad de Control Calidad de Productos
tenga una unificación en concepto que conllevaran a un mejor ambiente Productos
de trabajo.
Gestión del
Presupuesto,
Garantizar que la información publicada en el nuevo portal web
Gestión
154 N/A Institucional relacionada con los Grupos Financiero y Presupuestal, y X Gestión del Presupuesto
Contable y
Tesorería se encuentre actualizada.
Gestión de
Tesorería
Gestión del
Revisar los documentos soporte del procedimiento conciliaciones, Presupuesto,
identificar los documentos relacionados como formatos los cuales no Gestión
155 N/A X Gestión Contable
cuentan con hipervínculos. (Conciliaciones Código: GFP-GCO-PR004 Contable y
Versión: 05 Fecha de Emisión: 29/10/2018). Gestión de
Tesorería
Gestión del
Presupuesto,
Fijar un periodo de tiempo para el desarrollo de la actividad “Generar
Gestión
156 N/A Conciliación multas” del procedimiento de conciliaciones GFP-GCO- X Gestión Contable
Contable y
PR004, con el fin de poder ejecutar la actividad en un día hábil.
Gestión de
Tesorería

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NORMA MEJORA

Diseñar los controles de los procedimientos del proceso de Gestión de

Gestión del
Tesorería, de acuerdo al PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE RIESGOS
Presupuesto,
INSTITUCIONALES Código: SGI-EMC-PR003 Versión: 04 Fecha de
Gestión
157 N/A Emisión: 15/05/2018, en la actividad Identificar y valorar los controles; y X Gestión de Tesorería
Contable y
actualizar los procedimientos en conformidad con la dinámica actual de
Gestión de
los procesos, especialmente lo relacionado con el manejo de plataformas
Tesorería
tecnológicas.
Gestión del
Presupuesto,
Realizar revisión y análisis oportuno de las PQRDS asignadas a los
Gestión
158 N/A Grupos del proceso, especialmente aquellas que requieren ser X Gestión Contable
Contable y
trasladadas para respuesta a otra dependencia.
Gestión de
Tesorería
Gestión del
Gestión Administrativa: Adecuar el punto de atención al público que está
Presupuesto,
ubicado en el Grupo de Tesorería, con el fin de que facilite la
Gestión Gestión de Bienes y Servicios
159 N/A comunicación en la ventanilla entre el usuario y el funcionario que lo X
Contable y Administrativos
atiende. Así como evaluar la posibilidad de instalar un mecanismo para
Gestión de
reducir la intensidad de luz al interior de esta oficina.
Tesorería
Gestión del
Presupuesto,
Gestión Documental: Transferir los archivos documentales de las
Gestión Gestión Documental y
160 N/A vigencias 2015, 2016 y 2017 que reposan en el Grupo de Tesorería, los X
Contable y Correspondencia
cuales están inhabilitando puestos de trabajo y áreas de desplazamiento.
Gestión de
Tesorería
Garantizar que los documentos generados al interior de la oficina cuenten
con la firma física o digital de los funcionarios en especial las Actas de
Gestión de la
Grupo Primario; así mismo realizar el diligenciamiento completo de los
infraestructura Gestión de la infraestructura y
161 N/A formatos Control de ingreso de personal al centro de cómputo TIC-GTI- X
y Servicios Servicios Tecnológicos
FM005 Ventana de mantenimiento Centro de Cómputo TIC-GTI-FM006,
Tecnológicos
con el fin de llevar acabo un adecuado control y trazabilidad de la
información consignada.
Actualizar los instructivos para el Préstamo de los auditorios y sus
Gestión de la
recursos tecnológicos TIC-GTI-IN004 e Instructivo para solicitud de video
infraestructura Gestión de la infraestructura y
162 N/A conferencia y sus recursos tecnológicos TIC-GTI-IN005 teniendo en X
y Servicios Servicios Tecnológicos
cuenta que actualmente las solicitudes se realizan a través de la mesa de
Tecnológicos
servicios

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NORMA MEJORA

Actualizar el Procedimiento Administración del Centro de datos TIC-GTI-

PR004, en la actividad “monitorear el centro de cómputo”, que establece
Gestión de la
el diligenciamiento del formato Control de ingreso del personal al centro
infraestructura Gestión de la infraestructura y
163 N/A de cómputo” TIC-GTI-FM005, teniendo en cuenta que de acuerdo con la X
y Servicios Servicios Tecnológicos
información suministrada, algunos funcionarios ingresan mediante
Tecnológicos
registro biométrico de huella dactilar sin diligenciar el formato establecido
el cual se debe diligenciar en su totalidad.

Establecer indicadores de impacto para el Procedimiento Formulación y Planeación de

las Tecnologías Planeación de las Tecnologías
164 N/A Seguimiento de Proyectos de Tecnologías de la información TIC-PTI- X
de la de la Información
PR001. Informacion,
Incluir en el FORMATO DE ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DE LOS
Gestión
SISTEMAS DE INFORMACIÓN DEL INVIMA TIC-GIN-FM008, una
Informática y Gestión Informática y de la
165 N/A observación o pregunta de porque a la calificación numérica dada con el X
de la información
fin de identificar las causas que permitan implementar estrategias para
información
mejorar el servicio prestado.
Reforzar los puntos de control establecidos en el PROCEDIMIENTO DE Gestión
ADMINISTRACION Y MANTENIMIENTO DE BASES DE DATOS TIC- Informática y Gestión Informática y de la
166 N/A X
GIN-PR003, en especial para las actividades criticas 5.5 Generación de de la información
backup o Restauración y 5.6 Mantenimiento de Base de Datos. información

Fortalecer los mecanismos de comunicación internos al personal de la Planeación de

las Tecnologías Planeación de las Tecnologías
167 N/A Oficina de Tecnologías de la Información, con el fin de que todos X de la de la Información
conozcan los proyectos de TI definidos. Informacion,
Establecer puntos de control para el PROCEDIMIENTO Gestión de la
ACTUALIZACIÓN CONTENIDO SITIO WEB TIC-GTI-PR003 acorde a la infraestructura Gestión de la infraestructura y
168 N/A X
estructura definida para los puntos de control, incluyendo responsables, y Servicios Servicios Tecnológicos
periodicidad, evidencias, actividad, entre otros. Tecnológicos
Actualizar el documento técnico “Diccionario de datos” adicionando la
información relacionada con el “Dominio” para aquellos campos que
contienen valores codificados y no corresponden a tablas de referencia Gestión
en el procedimiento “Administración y Mantenimiento de Bases de Datos Informática y Gestión Informática y de la
169 N/A X
TIC-GIN-PR003” del proceso “Gestión Informática y de la Información”, de la información
actualizar adicionalmente, según corresponda, el apartado de la información
“Información General” de la “Guía de Lineamientos de Base de Datos –
TIC-GIN-GU001”.
Verificar la pertinencia de actualizar en el procedimiento “Auditorías de Gestión
Gestión Informática y de la
170 N/A Bases de Datos” del proceso “Gestión Informática y de la Información” el X Informática y
información
apartado de “Definiciones” cambiando el concepto de “Auditoria”, el cual de la

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PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

corresponde a una definición de calidad, por un concepto específico de información

“Auditoría de Base de Datos”.
Establecer las acciones que permitan realizar trazabilidad a la actividad Gestión de la
de mantenimiento correctivo relacionado en el formato Hoja de vida de infraestructura Gestión de la infraestructura y
171 N/A X
los servidores TIC-GTI-FM014 perteneciente al Procedimiento y Servicios Servicios Tecnológicos
Administración del Centro de Datos TIC-GTI-PR004. Tecnológicos
Gestión de la
Contemplar dentro del Procedimiento Administración del Centro de Datos
infraestructura Gestión de la infraestructura y
172 N/A TIC-GTI-PR004 en qué casos los equipos no requieren mantenimiento X
y Servicios Servicios Tecnológicos
mínimo una vez al año.
Tecnológicos
Evaluar la pertinencia de implementar nuevos indicadores para los Gestión
procesos Gestión informática y de la información y gestión de la Informática y Gestión Informática y de la
173 N/A X
infraestructura y servicios tecnológicos con el fin de permitir la medición de la información
adecuada del objetivo de los procesos. información
Revisar la metodología utilizada para el reporte del Indicador de
Gestión de la
Porcentaje de cumplimiento de las solicitudes de firma digital, dado que Gestión de la Seguridad
174 N/A X seguridad
se observan resultados por fuera del rango en el año 2018 meses agosto informática
informática
y noviembre.
En el procedimiento “Gestión de la Estrategia para los Servicios TI TIC-
PTI-PR001” del proceso “Planeación de Tecnologías de la Información”,
Gestión de la
verificar y/o actualizar el correcto funcionamiento de los enlaces ubicados
infraestructura Gestión de la infraestructura y
175 N/A en el apartado “8. Registros o Documentos Asociados”, enlaces que X
y Servicios Servicios Tecnológicos
deben abrir los archivos correspondientes a los formatos “GDI-DIE-
Tecnológicos
FM013 y GDI-DIE-FM014”, porque actualmente al intentar acceder a
través de dichos enlaces se presenta el error de “archivo no encontrado”.
En el Procedimiento Generación de Copias de Respaldo de la
Información de los Servidores del Centro de Cómputo TIC-GSI-PR003
del proceso “Gestión de la Seguridad Informática”, diseñar el indicador de Gestión de la
Gestión de la Seguridad
176 N/A procesos exitosos y fallidos al momento de la generación de una copia de X seguridad
informática
respaldo. La fórmula para este indicador se obtendría de los resultados informática
arrojados por la actividad “Verificar la ejecución de las copias de
respaldo”.
Incluir en el Procedimiento para la solicitud y/o Renovación de Firmas
Gestión de la
Digitales TIC-GSI-PR001, un instructivo o lineamiento sobre las Firmas Gestión de la Seguridad
177 N/A X seguridad
Digitales para trámites al interior del Instituto, de acuerdo con los informática
informática
memorandos y circulares enviados por la Secretaría General al respecto.
Gestión de
Fortalecer el proceso de organización documental para la clasificación, Tecnologías de la
Gestión Informática y de la
178 N/A ordenación y descripción de los documentos acorde al Procedimiento X Informacion y
Telecomunicacion información
Organización Documental.
es

EL FORMATO IMPRESO, SIN DILIGENCIAR, ES UNA COPIA NO CONTROLADA

TIPO PROCESO (S) RESPONSABLE (S)

PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

En el POA 2019 analizar la viabilidad de modificar el indicador de

Gestión de la
cumplimiento “número de órdenes de cambio ejecutadas / número de
infraestructura Gestión de la infraestructura y
179 N/A órdenes de cambio aprobadas para el periodo de evaluación *100” con el X
y Servicios Servicios Tecnológicos
fin de obtener un resultado que abarque la cantidad de tickets que en
Tecnológicos
realidad son solicitados al área.
Gestión de
Tecnologías
Mantener actualizado y disponible el inventario del botiquín de primeros
de la Gestión Informática y de la
180 N/A auxilios y realizar un adecuado uso de los elementos distintivos por parte X
Informacion y información
del brigadista del grupo.
Telecomunica
ciones
Gestión de Talento Humano
Planeación de
Contemplar cambiar en el procedimiento: Inducción, Reinducción y
las
Entrenamiento en el puesto de trabajo GTH-DPE-PR008 el "Listado de
181 N/A X Tecnologías Desarrollo de Personal
asistencia" GDI-DIE-FM002 por "Listado de Asistentes Eventos
de la
Periódicos con personal interno" GDI-DIE-FM010 con el fin de contribuir
Informacion,
con el "Programa ambiental menos papel, más gestión" SGI-PSI-PA003.
Planeación de
Oficina asesora de Planeación
las
Verificar la pertinencia de codificar e incluir el formato Evaluación Planeación del Sistema de
182 N/A X Tecnologías
Inducción Institucional en el procedimiento Inducción, Reinducción y Gestión Integrado
de la
Entrenamiento en el puesto de trabajo GTH-DPE-PR008.
Informacion,
Proceso Gestión de Bienes y Servicios Planeación de
Realizar oportuna atención de las solicitudes de mantenimiento correctivo las
Gestión de Bienes y Servicios
183 N/A de las instalaciones de la Oficina de Tecnologías de la información con el X Tecnologías
Administrativos
fin de evitar la materialización de riesgos en el sistema de seguridad y de la
salud en el trabajo. Informacion,
Educación
Incluir en MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y
Sanitaria y Educación Sanitaria y
184 N/A OTROS códigos SGI-PSI-FM003, legislación relacionada con tiempo de X
Asistencia Asistencia Técnica
respuesta a peticionarios. Ley 1755 de 2015.
Técnica
Garantizar que, en las Direcciones de Cosméticos, Aseo, Plaguicidas y Productos
de Higiene Doméstica, Dispositivos Médicos y otras Tecnologías, Responsabilidad Educación
Sanitaria, Operaciones Sanitarias, Alimentos y Bebidas, Medicamentos y
Sanitaria y Educación Sanitaria y
185 N/A Productos Biológicos y Oficina de Laboratorios y Control de Calidad, se cumplan X
las metas POA 2019, ya que se encontró que en el mes de junio no llevaban el Asistencia Asistencia Técnica
porcentaje de ejecución esperado en los Procedimientos de Capacitación y Técnica
Asistencia Técnica.

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TIPO PROCESO (S) RESPONSABLE (S)

PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Oficina de Planeación: Identificar y señalizar en las direcciones de Cosméticos, Educación

Aseo, Plaguicidas y Productos de Higiene Doméstica, Responsabilidad Sanitaria, Sanitaria y Planeación del Sistema de
186 N/A Medicamentos y Productos Biológicos, Alimentos y Bebidas, Dispositivos Médicos
X
Asistencia Gestión Integrado
y otras Tecnologías, los lugares donde se deposita el papel para reutilización. Técnica
Oficina de Planeación: Clasificar en las direcciones de Cosméticos, Aseo,
Plaguicidas y Productos de Higiene Doméstica, Dispositivos Médicos y otras Educación
Tecnologías, Responsabilidad Sanitaria, Operaciones Sanitarias, Alimentos y
Sanitaria y Planeación del Sistema de
187 N/A Bebidas, Medicamentos y Productos Biológicos y Oficina de Laboratorios y Control X
de Calidad, los residuos sólidos en algunos recipientes para así cumplir con la Asistencia Gestión Integrado
Guía de Separación, Caracterización de Residuos y Código de Colores GAD-GBS- Técnica
GU002.
Gestión de Talento Humano – SG SST: Reforzar con el apoyo del grupo
Educación
de comunicaciones, el mecanismo dispuesto para la socialización de las
Sanitaria y Seguridad y Salud en el
188 N/A matrices de identificación aspectos y valoración de impactos ambientales X
Asistencia Trabajo
SGI-PSI-FM008, Matriz identificación de peligros valoración de riesgos y
Técnica
determinación de controles.
Educación
Diligenciar completa y correctamente en la Dirección de Alimentos y
Sanitaria y Educación Sanitaria y
189 N/A Bebidas, todos los espacios iniciales del Formato Listado de Asistentes X
Asistencia Asistencia Técnica
GDI-DIE-FM002.
Técnica
Educación
Diligenciar correctamente en la Dirección de Dispositivos Médicos y otras
Sanitaria y Educación Sanitaria y
190 N/A Tecnologías, en el Formato ingreso de solicitud de asistencia ASS-ESA- X
Asistencia Asistencia Técnica
FM005, la fuente de necesidad que origina la asistencia técnica
Técnica
Educación
Tabular todas las evaluaciones de las capacitaciones realizadas por la
Sanitaria y Educación Sanitaria y
191 N/A Dirección de Alimentos y Bebidas, para obtener resultados ya que se X
Asistencia Asistencia Técnica
observó que en unos casos no todas fueron tabuladas.
Técnica
Educación
Gestión de Talento Humano: Fortalecer las habilidades de enseñanza a Sanitaria y
192 N/A X Desarrollo de Personal
los profesionales que realizan capacitaciones y asistencias técnicas. Asistencia
Técnica
Educación
Establecer la calificación para los aspectos negativos en los Formatos de
Sanitaria y Educación Sanitaria y
193 N/A Evaluación de la Capacitación ASS-ESA-FM002 y Evaluación de X
Asistencia Asistencia Técnica
Asistencia Técnica ASS-ESA-FM007.
Técnica
Establecer en la MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN, VALORACIÓN, Educación
ANÁLISIS Y TRATAMIENTO DE RIESGOS código SGI-EMC-FM006, Sanitaria y Educación Sanitaria y
194 N/A X
Riesgo R001, la asistencia técnica dentro de la estrategia de control Asistencia Asistencia Técnica
“Selección de personal idóneo para impartir la capacitación y, preparar el Técnica

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TIPO PROCESO (S) RESPONSABLE (S)

PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

temario con anticipación”

Educación
Mejorar los reportes de indicador de capacitación en la Dirección de
Sanitaria y Educación Sanitaria y
195 N/A Responsabilidad Sanitaria, ya que la medición no fue congruente con la X
Asistencia Asistencia Técnica
calificación final Sobresaliente.
Técnica
Actualizar TIPIFICACIÓN DE SALIDAS NO CONFORMES (PRODUCTO Educación
O SERVICIO NO CONFORME) Código: SGI-EMC-FM004, ya que Sanitaria y Educación Sanitaria y
196 N/A X
algunos de los funcionarios que se encuentran, actualmente no están Asistencia Asistencia Técnica
vinculados al INVIMA. Técnica
Evaluar en TIPIFICACIÓN DE SALIDAS NO CONFORMES (PRODUCTO
Educación
O SERVICIO NO CONFORME) Código: SGI-EMC-FM004, Descripción
Sanitaria y Educación Sanitaria y
197 N/A del Producto o Servicio No Conforme, ítem “2. Cuando en la tabulación X
Asistencia Asistencia Técnica
de las evaluaciones de la capacitación, en el ítem "Capacitador" se
Técnica
obtenga un porcentaje de evaluación inferior a 25%” ya que este es bajo.
Incluir en la Oficina de Laboratorios y Control de Calidad, dentro del Educación
formato Programación de formato de Planificación y Consolidación de Sanitaria y Educación Sanitaria y
198 N/A X
Actividades de Educación Sanitaria Código ASS-ESA-FM008, la Asistencia Asistencia Técnica
planeación de asistencias técnicas. Técnica
Gestión Documental: Mejorar el almacenamiento del archivo en las
direcciones de Cosméticos, Aseo, Plaguicidas y Productos de Higiene Educación
Doméstica, Dispositivos Médicos y otras Tecnologías, Responsabilidad Sanitaria y Gestión Documental y
199 N/A X
Sanitaria, Operaciones Sanitarias, Medicamentos y Productos Biológicos, Asistencia Correspondencia
debido a que se encontraron algunos en el piso y en ventanas sin la Técnica
adecuada protección.
Gestión Administrativa: Realizar mantenimiento en la dirección de
Cosméticos, Aseo, Plaguicidas y Productos de Higiene Doméstica, piso
Educación
4, donde existe una puerta la cual no funciona correctamente y al
Sanitaria y Gestión de Bienes y Servicios
200 N/A cerrarse queda bloqueada impidiendo la salida de los servidores X
Asistencia Administrativos
públicos. Existe evidencia de correo electrónico de fecha 25 febrero
Técnica
2019, solicitando a Mantenimientos Gestión Administrativa la respectiva
reparación.
Educación
Contar en la dirección Medicamentos y Productos Biológicos, con Sanitaria y Educación Sanitaria y
201 N/A X
brigadista en el horario de 5 pm a 10 pm. Asistencia Asistencia Técnica
Técnica
Oficina Asesora de Planeación: Concientizar a los funcionarios apagar la Educación
pantalla del computador cuando no se encuentre en su puesto de trabajo Sanitaria y Planeación del Sistema de
202 N/A X
de acuerdo al programa ambiental sobre el manejo y uso racional de la Asistencia Gestión Integrado
energía código SGI-PSI-PA004, de igual forma sobre el programa Técnica

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TIPO PROCESO (S) RESPONSABLE (S)

PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

ambiental menos papel más gestión código SGI-PSI-PA002 sobre uso

racional del consumo de papel en el Invima debido a que se observaron
registros impresos a una sola cara.
Gestión Administrativa: Realizar pruebas hidráulicas e incluir boquillas a
las mangueras de los gabinetes contraincendios ubicados en las
direcciones de Cosméticos, Aseo, Plaguicidas y Productos de Higiene Educación
Doméstica, Dispositivos Médicos y otras Tecnologías, Responsabilidad Sanitaria y Gestión de Bienes y Servicios
203 N/A X
Sanitaria, Operaciones Sanitarias, Alimentos y Bebidas, Medicamentos y Asistencia Administrativos
Productos Biológicos, para verificar el correcto funcionamiento en caso Técnica
de necesidad; y cambiar los vidrios de los gabinetes porque no son de
seguridad convirtiéndose en un peligro físico en caso de emergencia.
Educación
Evaluar los controles para detectar salidas no conformes no muestra una
Sanitaria y Educación Sanitaria y
204 N/A mejora continua, ya que en los años 2018 y 2019 se han evaluado bajo X
Asistencia Asistencia Técnica
los mismos criterios estáticos que son muy amplios.
Técnica
Educación
Dirección de Operaciones Sanitarias: Asegurar y divulgar la ubicación de
Sanitaria y Educación Sanitaria y
205 N/A la llave de apertura de la puerta de ingreso garantizando el mecanismo X
Asistencia Asistencia Técnica
de evacuación segura en caso de emergencia.
Técnica
Grupo de Talento Humano SG-SST: Evaluar la asignación del
Educación
responsable de la activación del sistema de alarma para emergencias en
Sanitaria y Seguridad y Salud en el
206 N/A la Oficina de Laboratorios (Montevideo) dado que se encuentra en el X
Asistencia Trabajo
tercer piso y los responsables o autorizados para su respectivo
Técnica
accionamiento se encuentran al ingreso del edificio en el primer piso
Educación
Evaluar y actualizar el instructivo de evaluación de capacitación ASS-
Sanitaria y Educación Sanitaria y
207 N/A ESA-IN001 en cuanto nivel metodología, impacto, capacitador (es) y nivel X
Asistencia Asistencia Técnica
de satisfacción con un porcentaje de evaluación mayor a 3.0
Técnica
Implementar estrategias que permitan la organización documental de los
expedientes que contienen los soportes de las certificaciones y
resoluciones emitidas a los establecimientos auditados de acuerdo al Auditorias y
208 N/A X Auditorias y Certificaciones
procedimiento organización documental GAD-GDO-PR005, para facilitar Certificaciones
la consulta de la información (orden cronológico), integridad de los
documentos y su trazabilidad.
DIRECCION DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
Contar con un documento que establezca los criterios para realizar las
Auditorias y
209 N/A visitas de certificación HACCP en plantas de beneficio animal, desposte y X Auditorias y Certificaciones
Certificaciones
desprese, para que los funcionarios tengan claridad en la reglamentación
aplicable (Decreto 1500 de 2007 o Decreto 60 de 2002).
EL FORMATO IMPRESO, SIN DILIGENCIAR, ES UNA COPIA NO CONTROLADA
www.invima.gov.co
GESTIÓN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL AUDITORIA INTERNA
INFORME CONSOLIDADO CICLO DE AUDITORÍAS INTERNAS
Código: GSC-AUI-FM006 Versión: 00 Fecha de Emisión: 01/04/2015 Página 78 de 102

TIPO PROCESO (S) RESPONSABLE (S)

PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

DIRECCION DE DISPOSITIVOS MEDICOS Y OTRAS TECNOLOGIAS

Evaluar la pertinencia de incluir en el formato "LISTA CHEQUEO
SOLICITUD DE VISITAS DE CERTIFICACION DE DISPOSITIVOS
Auditorias y
210 N/A MEDICOS, REACTIVOS DE DIAGNOSTICO IN-VITRO", código ASS- X Auditorias y Certificaciones
Certificaciones
AYC-FM062, el nombre del establecimiento, la fecha de diligenciamiento
y el nombre del responsable del diligenciamiento con el fin de garantizar
la trazabilidad de la información registrada.
DIRECCION DE DISPOSITIVOS MEDICOS Y OTRAS TECNOLOGIAS:
Grupo de Vigilancia Epidemiológica Revisar la importancia y pertinencia
de las dos notas finales de la actividad “Notificar visita de Auditoría y
Certificación” del PROCEDIMIENTO AUDITORIAS Y
CERTIFICACIONES código ASS-AYC-PR001, que indican “Nota: Para
las visitas de Verificación de Requisitos Sanitarios de los Bancos de
Componentes Anatómicos de las Unidades de Biomedicina Reproductiva, Auditorias y
211 N/A X Auditorias y Certificaciones
se envía al establecimiento la lista de chequeo denominada “Lista de Certificaciones
verificación de requisitos sanitarios de los bancos de componentes
anatómicos de las unidades de biomedicina reproductiva” ASS-AYC-
FM072”; y “Nota: Para las Visitas de Buenas Practicas de Tejidos y
Medula Ósea, se envía al establecimiento la lista de chequeo
denominada “Lista De Verificación De Requisitos De Buenas Practicas
Para Bancos de Tejidos y Medula Ósea” ASS-AYC-FM085”.
DIRECCION DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS BIOLOGICOS
Documentar los criterios definidos donde se requiere ajuste de tarifa por Auditorias y
212 N/A X Auditorias y Certificaciones
cambio de vigencia, para los casos donde no se logra pactar la fecha de Certificaciones
la visita.
Revisar la pertinencia de cambiar la naturaleza del indicador "Porcentaje
de cumplimiento de la normatividad sanitaria a establecimientos
fabricantes nacionales e internacionales, importadores y prestadores de Auditorias y
213 N/A X Auditorias y Certificaciones
servicios de salud competencia del Invima", de indicador de eficacia a Certificaciones
indicador de impacto, para que sea congruente con el objetivo del
indicador.
Tener en cuenta los resultados del Indicador “Porcentaje de oportunidad
en la gestión de la certificación”, para el diligenciamiento de la matriz de
riesgos cuando se realiza la actividad de “Monitoreo y Control de los
riesgos identificados en el proceso” del procedimiento GESTIÓN DE Auditorias y
214 N/A X Auditorias y Certificaciones
RIESGOS INSTITUCIONALES código SGI-EMC-PR003, de forma que se Certificaciones
asegure la adecuada gestión del riesgo “Inoportunidad en el desarrollo de
las visitas de certificación de acuerdo a los tiempos establecidos en la
normatividad, RSA-2018-RO001”.

EL FORMATO IMPRESO, SIN DILIGENCIAR, ES UNA COPIA NO CONTROLADA

TIPO PROCESO (S) RESPONSABLE (S)

PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Complementar dentro del resumen de la acción preventiva ASS-AYC-

2019-AP001 el alcance de los funcionarios a capacitar donde se incluyan
Auditorias y
215 N/A las demás direcciones misionales del instituto toda vez que solo se tiene X Auditorias y Certificaciones
Certificaciones
en cuenta la Dirección de Medicamentos y Productos Biológicos, para
garantizar la eficacia de la acción.
Garantizar que se encuentren actualizadas y disponibles las listas de
chequeo de inspección de emergencias incluyendo el inventario de los
botiquines, inspección de extintores y la lista de los funcionarios por piso Auditorias y
216 N/A X Auditorias y Certificaciones
incluyendo teléfono de contacto e inspección de las condiciones de Certificaciones
seguridad, para garantizar la prevención, preparación y respuesta ante
emergencias.
Indicar en el ítem de peso aproximado de la etiqueta de residuos
peligrosos Bilógicos/químicos/especiales GAD-GBS-FM021 V1
Control
30/05/2018 el peso, en caso de no requerir su reporte en este registro
217 N/A X Calidad de Control Calidad de Productos
identificar como: “no aplica” o trazar una línea, así como adherir de forma
Productos
adecuada el rotulo a las bolsas, de manera que se evite la posibilidad de
rasgado o se suelte de la misma.
Gestionar la adecuación de un mecanismo de contención de agua para la
Control
ducha en el cuarto de residuos químicos, de manera que se evite la
218 N/A X Calidad de Control Calidad de Productos
mezcla con las sustancias almacenadas y estas terminen en la red de
Productos
alcantarillado.
Realizar organización de las cajas que se encuentran en la parte trasera,
Control
asegurar el estante y adecuar el puesto de trabajo del funcionario que se
219 N/A X Calidad de Control Calidad de Productos
encuentra en el área de almacenamiento reactivos químicos - Bloque B
Productos
sede Av. Dorado # 51-20.
Agilizar la asignación de brigadista de todas las dependencias de la Control
220 N/A Oficina de Laboratorios y Control de Calidad, a fin de contar con personal X Calidad de Control Calidad de Productos
suficiente para apoyar y atender en caso de emergencia. Productos
Realizar diagnósticos de plagas que contemplen las áreas internas de los
laboratorios ubicados en la sede Av. El Dorado # 51-20, con el fin de
Control
establecer tratamiento efectivo sobre las plagas presentes. (Caso Gestión de Bienes y Servicios
221 N/A X Calidad de
mosquitos), así como socializar el cronograma de control de plagas de Administrativos
Productos
manera que los laboratorios lo contemplen dentro de la planificación de
sus actividades.
Incluir dentro del plan de mantenimiento el ascensor de carga asignado al Control
Gestión de Bienes y Servicios
222 N/A Invima que se encuentra ubicado en el bloque A de la sede Av. El Dorado X Calidad de
Administrativos
# 51-20. Productos
Gestionar la adquisición de bolsas rojas para embalaje de residuos Control
Gestión de Bienes y Servicios
223 N/A peligrosos con un calibre superior a 1,6 milésimas de pulgadas y X Calidad de
Administrativos
resistencia ≥ a 20 kg. Productos
EL FORMATO IMPRESO, SIN DILIGENCIAR, ES UNA COPIA NO CONTROLADA
www.invima.gov.co
GESTIÓN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL AUDITORIA INTERNA
INFORME CONSOLIDADO CICLO DE AUDITORÍAS INTERNAS
Código: GSC-AUI-FM006 Versión: 00 Fecha de Emisión: 01/04/2015 Página 80 de 102

TIPO PROCESO (S) RESPONSABLE (S)

PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Control
Gestionar de forma oportuna el servicio en cada vigencia del transporte
224 N/A X Calidad de Vigilancia
de muestras.
Productos
Gestionar de forma oportuna y garantizar la continuidad del servicio de Control
225 N/A transporte, tratamiento cuando se requiera y disposición final de residuos X Calidad de Inspección
de los laboratorios del Invima en cada vigencia. Productos
Proceso: PLANEACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Planeación
Incluir en la MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES
del Sistema Planeación del Sistema de
226 N/A Y OTROS Código: SGI-PSI-FM003 el Decreto 351 de 2014, articulo 9 X
de Gestión Gestión Integrado
parágrafo 3, por el cual se reglamenta la gestión integral de los residuos
Integrado
generados en la atención en salud y otras actividades.
Proceso: PLANEACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Planeación
Gestionar retroalimentación a las partes interesadas, frente a decisiones
del Sistema Planeación del Sistema de
227 N/A tomadas a partir de los resultados de los indicadores respecto de los X
de Gestión Gestión Integrado
programas de Gestión ambiental cuando estos superen los límites
Integrado
establecidos.
Planeación
Proceso: EVALUACIÓN DEL MEJORAMIENTO CONTINUO:
del Sistema Evaluación del Mejoramiento
228 N/A Ajustar los controles a que haya lugar, frente a los nuevos riesgos X
de Gestión Continuo
identificados para mitigar la materialización de los mismos.
Integrado
Definir los mecanismos de seguimiento y verificación para prevenir la
materialización de un posible conflicto de intereses declarados por los
servidores públicos, practicantes, contratistas, comisionados o quienes
participen en intercambios técnicos, apoyo y cooperación, dentro del
registro de declaración de imparcialidad y conflicto de intereses código Direccionamie
229 N/A GDI-DIE-FM008 acorde con el objetivo de la política de Manejo de X nto Direccionamiento Estratégico
Conflicto de intereses y el procedimiento Imparcialidad y manejo de Estratégico
conflicto de intereses GDI-DIE-PR005.
Sería conveniente evaluar el momento en el que se realiza la
manifestación del conflicto de intereses por la parte interesada de tal
manera que se establezcan acciones oportunas frente a cada situación.
Definir estrategias para fortalecer la Toma de conciencia de los servidores
públicos en los Sistemas de gestión, integrados, los cuales permiten promover y Direccionamie
230 N/A facilitar el cumplimiento de los fines y objetivos estratégicos 2018-2022, enfocados X nto Direccionamiento Estratégico
al mejoramiento del estatus sanitario, la eficiencia operacional y a la transparencia Estratégico
de la Entidad.
Evaluar la pertinencia de incorporar el proceso de Gestión de comunicaciones
dentro del Macroproceso de Gestión Directiva, de tal manera que se fortalezca el Direccionamie
231 N/A objetivo de la Política de comunicaciones basado en la legitimidad, la X nto Direccionamiento Estratégico
transparencia y la confianza, para que la toma de acciones de comunicación sea Estratégico
más oportuna.

EL FORMATO IMPRESO, SIN DILIGENCIAR, ES UNA COPIA NO CONTROLADA

TIPO PROCESO (S) RESPONSABLE (S)

PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Establecer una guía para la creación, administración y manejo de

carpetas públicas compartidas en las diferentes oficinas de la Entidad, de Direccionamie
232 N/A tal manera que pueda garantizarse la información contenida en términos X nto Direccionamiento Estratégico
de actualización y trazabilidad de la misma, para el cumplimiento del Estratégico
objetivo de la política de gestión documental.
Organizar y actualizar la información pertinente generada en las sesiones Direccionamie
233 N/A de Consejo Directivo, que permita garantizar la trazabilidad de las X nto Direccionamiento Estratégico
mismas. Estratégico
Incluir la actividad de verificación realizada por Control Interno dentro del
Seguimiento a la Gestión institucional, en el Procedimiento de Direccionamie
234 N/A Formulación y seguimiento al Plan Operativo Anual código GDI-FPO- X nto Direccionamiento Estratégico
PR001, lo que permite corroborar la veracidad de la información Estratégico
reportada por los diferentes procesos.
Dar continuidad a las acciones establecidas desde el año 2018 por Direccionamie
235 N/A Secretaría General frente a la consecución del miembro faltante número X nto Direccionamiento Estratégico
7 del Consejo Directivo de la Entidad acorde a lo establecido. Estratégico
Todos los procesos: Revisar la totalidad de la información documentada Gestión de
236 N/A de los grupos para asegurar que contemplen las actualizaciones X Talento Gestión de Talento Humano
pertinentes en cada vigencia. Humano
Todos los procesos: Revisar la oportunidad en el reporte de los Gestión de
237 N/A indicadores y el análisis que se le realiza a cada uno de ellos, así como la X Talento Gestión de Talento Humano
viabilidad de unificarlos cuando se está midiendo lo mismo Humano
Desarrollo de Personal: Fortalecer las estrategias para incrementar la Gestión de
238 N/A cobertura de las actividades de Bienestar Social e Incentivos para GTT´s X Talento Desarrollo de Personal
y PAPF. Humano
Gestión de
Desarrollo de Personal: Verificar la posibilidad de establecer un mínimo
239 N/A X Talento Desarrollo de Personal
de horas de entrenamiento en el puesto de trabajo.
Humano
Desarrollo de Personal: Fortalecer el control de registro del “número de
Gestión de
días” en que los funcionarios se encuentran en comisión, para evitar que
240 N/A X Talento Desarrollo de Personal
se generen otro factor de salario (por ejemplo, funcionarios con más de
Humano
180 días en comisión).
Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo: Verificar la posibilidad de incluir “Fecha Seguridad y Salud en el
241 N/A X Talento
de actualización” en la Matriz de Elementos de Protección Personal. Trabajo
Humano
Gestión de Nómina: Apoyar la actividad de capacitación en el reporte de Gestión de
242 N/A las novedades de recargos nocturnos, dominicales y festivos, que X Talento Gestión de Nomina
realizan los GTT´s y PAPF. Humano

EL FORMATO IMPRESO, SIN DILIGENCIAR, ES UNA COPIA NO CONTROLADA

TIPO PROCESO (S) RESPONSABLE (S)

PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Implementar un mecanismo que permita identificar los usuarios que no

Atención de
243 N/A han sido atendidos, porque las ventanillas de atención se encuentran X Atención de PQRDS
PQRDS
vacías, para no generar demoras injustificadas a los usuarios
Verificar la posibilidad de mejorar la señalización de la Oficina de Atención de
Atención de Solicitudes y
244 N/A Atención al Ciudadano para facilitar el direccionamiento de los usuarios al X Solicitudes y
Trámites
sitio de atención Trámites
Revisar la totalidad de la información documentada de los procesos que
contemplen la totalidad de las mejoras realizadas a los procesos (por
ejemplo, procedimiento “Reunión Interdisciplinaria de Lucha Contra la
245 N/A X Notificación Notificación
Ilegalidad, Contrabando y Corrupción GDI-GRI-PR003, Instructivo para la
Generación y Entrega de Copias Simples y Auténticas AIC-AST-IN003,
Manual de Atención al Usuario, etc.)
Apoyar la actividad de entrenamiento a los funcionarios nuevos, con el Gestión de
246 N/A suministro de la información documentada de los procesos para que así X Comunicacion Gestión de Comunicaciones
estos se apropien más eficientemente del SGI del Invima es
Verificar si las pantallas instaladas actualmente cumplen con los
Atención de
requisitos de accesibilidad de la información para los usuarios que visitan Atención de Solicitudes y
247 N/A X Solicitudes y
la Oficina de Atención al Ciudadano (tamaño de letra, facilidad de lectura, Trámites
Trámites
color, etc.)
Verificar la pertinencia de tener accesorios diferenciales para los Atención de
Atención de Solicitudes y
248 N/A funcionarios que atienden al ciudadano, para facilitar al usuario la X Solicitudes y
Trámites
identificación de los mismos Trámites
Estudiar la posibilidad de tener pantallas para entrega de información al Atención de
Atención de Solicitudes y
249 N/A usuario sobre los trámites que puede adelantar frente al Invima mientras X Solicitudes y
Trámites
este cumple con el tiempo de espera Trámites
Realizar mayor divulgación del Manual de Atención al Ciudadano con el Atención de
Atención de Solicitudes y
250 N/A fin de que la totalidad de funcionarios conozcan los lineamientos de dicho X Solicitudes y
Trámites
manual Trámites
Realizar el escaneo de los documentos asociados a PQRD´s y asociarlos
Atención de
251 N/A a la respuesta en una carpeta compartida facilitando así la búsqueda de X Atención de PQRDS
PQRDS
los mismos
Realizar el seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas que ya
Atención de
se encuentran cerradas, según lo estipulado en el procedimiento Atención de Solicitudes y
252 N/A X Solicitudes y
acciones correctivas, preventivas y de optimización, con código SGI- Trámites
Trámites
EMC-PR001
Gestión de
Actualizar la publicación de las solicitudes anónimas 2019 en la página
253 N/A X Comunicacion Gestión de Comunicaciones
web para mantener actualizada la información a los usuarios
es

EL FORMATO IMPRESO, SIN DILIGENCIAR, ES UNA COPIA NO CONTROLADA

TIPO PROCESO (S) RESPONSABLE (S)

PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Grupo de Comunicaciones: Verificar la pertinencia de incluir firma

Gestión de
electrónica en las respuestas a las solicitudes que ingresan a través del
254 N/A X Comunicacion Gestión de Comunicaciones
correo [email protected], lo anterior con el fin de evitar
es
incurrir el riesgo de tener comunicaciones oficiales no válidas
Organizar las carpetas de documentos cronológicamente y con las Atención de
Atención de Solicitudes y
255 N/A especificaciones que se indican en el PROCEDIMIENTO X Solicitudes y
Trámites
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL GAD-GDO-PR005 Trámites
Procedimiento Administrar Información Sobre Presuntos Actos de
Ilegalidad, Contrabando o Corrupción: Verificar la posibilidad de
Atención de
estandarizar los tiempos de atención de las denuncias de competencia
256 N/A X Solicitudes y Atención de PQRDS
del Grupo GURI y de establecer controles para las que quedan en
Trámites
espera, para asegurar que se resuelve asertivamente la solicitud del
ciudadano
Gestión de Bienes y Servicios: Actualizar los Procedimientos “Ingreso de
Personal, GAD-GBS-PR005 de tal forma que se incluya a todas las
sedes del instituto para el Ingreso y salida de servidores públicos y
visitantes, con el respectivo apoyo logístico. También el procedimiento de Gestión de
"Entrada y Salida de elementos o equipos de la entidad, GAD-GBS- Bienes y Gestión de Bienes y Servicios
257 N/A X
PR004 de tal forma que se ejecuten las normas de seguridad para el Servicios Administrativos
ingreso y salida de elementos en todas las sedes del Instituto. Administrativos
2. Corregir la discrepancia que existe en el "Procedimiento de
mantenimiento preventivo y correctivo de bienes muebles e inmuebles"
GAD_GBS_PR001, el texto "noventa (30) días
Gestión de
Gestión de Bienes y Servicios Definir indicadores de eficacia y eficiencia Bienes y Gestión de Bienes y Servicios
258 N/A X
para el proceso, respecto al mantenimiento preventivo y correctivo. Servicios Administrativos
Administrativos
Gestión de Talento Humano: Reemplazar los brigadistas que han salido
Gestión de
del Instituto en ocasión de la Convocatoria 428 de 2016 y vincular
Bienes y Seguridad y Salud en el
259 N/A activamente a los funcionarios del Grupo de gestión de bienes y X
Servicios Trabajo
servicios, en la construcción de la matriz de identificación de peligros y Administrativos
valoración de riesgos.
Gestión de Talento Humano y Direcciones y/o oficinas que elaboran
Gestión de
estudios previos: Definir el perfil del funcionario que asume el enlace
Bienes y
260 N/A entre talento humano y el grupo de gestión contractual, para elaboración X Desarrollo de Personal
Servicios
de estudios previos, orientación en materia de supervisión y liquidación Administrativos
de contratos.
Gestión contractual: Elaborar e incluir en el procedimiento de adquisición Gestión de
Adquisición de Bienes y
261 N/A de bienes, servicios y suministros GAD-ABS-PR002, flujograma para X Bienes y
Servicios
Servicios
etapas precontractual y contractual de los proyectos.

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TIPO PROCESO (S) RESPONSABLE (S)

PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Administrativos

Gestión contractual: Actualizar el formato evaluación de proveedores

Gestión de
Código: GAD-ABS-FM023 en lo referente a ponderar de acuerdo a la
Bienes y Adquisición de Bienes y
262 N/A importancia de los ítems, incluir más criterios (quejas, reclamos etc.). X
Servicios Servicios
Contar con información consolidada, analizada y evaluada sobre el Administrativos
comportamiento de los diferentes proveedores.,
Gestión de
Direcciones y/o oficinas que elaboran estudios previos: Revisar los
Bienes y
263 N/A factores de evaluación técnica con criterios definidos y rangos de X todos los procesos
Servicios
puntuación, que faciliten la escogencia de oferentes. Administrativos
Gestión contractual: Elaborar formatos de estudios previos más Gestión de
específicos teniendo en cuenta las clasificaciones de bienes o servicios a Bienes y Adquisición de Bienes y
264 N/A X
adquirir. Actualmente se tiene un formato de estudios y documentos Servicios Servicios
previos código GAD-ABS-FM011 que es general para ambos casos. Administrativos
Gestión contractual: Informar a todos los servidores públicos del Invima a
través de las herramientas tecnológicas los contratos de interés para Gestión de
funcionarios operativos en el que se incluya el número asignado, objeto Bienes y Adquisición de Bienes y
265 N/A X
contractual, empresa asignada, supervisor y correo electrónico del Servicios Servicios
mismo, para cada uno de estos, con el fin de aplicar el principio de Administrativos
publicidad en la administración pública.
Gestión contractual: Incluir en el informe final de supervisor código GAD- Gestión de
ABS-FM009, las PQRDS de los servidores públicos y la respuesta del Bienes y Adquisición de Bienes y
266 N/A X
contratista, con la finalidad de evidenciar la responsabilidad en la Servicios Servicios
ejecución del contrato. Administrativos
Gestión contractual: Clasificar en la oficina de Grupo de Gestión Gestión de
Contractual, los residuos sólidos en algunos recipientes para así cumplir Bienes y Adquisición de Bienes y
267 N/A X
con la Guía de Separación, Caracterización de Residuos y Código de Servicios Servicios
Colores GAD-GBS-GU002. Administrativos
Oficina Asesora de Planeación: Socializar a los funcionarios del Grupo de
Gestión Contractual la Matriz identificación aspectos y valoración de Planeación
impactos ambientales SGI-PSI-FM008, Matriz identificación de peligros del Sistema Planeación del Sistema de
268 N/A X
valoración de riesgos y determinación de controles. Socializar y de Gestión Gestión Integrado
sensibilizar al Grupo de Gestión Contractual en todos los programas Integrado
ambientales
Gestión de
Gestión contractual: Garantizar el cumplimiento de todos los controles
Bienes y Adquisición de Bienes y
269 N/A establecidos para el riesgo “Perdida de expedientes físicos contractuales X
Servicios Servicios
y/o documentación relacionada” Administrativos

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DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
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CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Gestión contractual: Analizar los incumplimientos que se han evidenciado Gestión de

en el indicador “Porcentaje de procesos contractuales celebrados dentro Bienes y Adquisición de Bienes y
270 N/A X
del tiempo contractual determinado en el manual de contratación”, para Servicios Servicios
determinar si la causa de ellos corresponde a falta de personal. Administrativos
Gestión de
Secretaría General: Implementar un software para que facilite la gestión Bienes y Adquisición de Bienes y
271 N/A X
documental en el grupo de gestión contractual. Servicios Servicios
Administrativos
Gestión de
Grupo de soporte tecnológico: Adecuar cableado de equipos de cómputo Bienes y Gestión de la Infraestructura y
272 N/A X
en la oficina del Grupo de Gestión Contractual Servicios Servicios Tecnológicos
Administrativos
Grupo Financiero y Presupuestal: Unificar criterios entre el Grupo
Gestión de
Financiero y Presupuestal, Grupo de Gestión administrativa y Grupos de
Bienes y
273 N/A Trabajo Territorial respecto a los rubros de caja menor destinados para X Gestión Contable
Servicios
mantenimiento de bienes muebles e inmuebles y Capacitar a los Grupos Administrativos
de Trabajo territorial sobre este aspecto.
Gestión Documental: Capacitar al personal y evitar la generación de
Gestión
tachones y enmendaduras de transcripción de datos en los libros de uso.
Documental y Gestión Documental y
274 N/A En la auditoria se observó libro de devolución atención al ciudadano, el X
Corresponden Correspondencia
uso de tachones y enmendaduras de transcripción para corrección de la
cia
información.
Gestión Documental: Ajustar y /o actualizar el Procedimiento Transferencia
Documental GAD-GDO-PR006 en lo que refiere al envío de documentos al
archivo central por parte de las dependencias que se encuentran situadas Gestión
fuera de la ciudad de Bogotá (Grupos de Trabajo Territorial, Puertos,
Documental y Gestión Documental y
275 N/A Aeropuertos y Pasos de Frontera), estas se tramitarán a través de Servicios X
Postales Nacionales 4- 72, y el actual prestador es con Urban Express y
Corresponden Correspondencia
Servientrega por lo que se identifica la necesidad de modificar un documento cia
según el PROCEDIMIENTO DE CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL
DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADO SGI-PSI-PR001

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PROCESO (S)
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No. DONDE SE
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CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Gestión Documental: Hacer exigible las cláusulas contractuales, Por la

pérdida de envió de correspondencia SIM CARDS para tabletas para el
GTT OCC2 CALI por la empresa Urban expréss contratada desde 2019 a
través del acuerdo marco de precios de Colombia Compra eficiente.
Evidenciado por correos del 9 y 11/07/2019, admitiendo por parte de
Urban Express la perdida de las Sim Cards.
Gestión
La misma situación de perdida se evidencia por queja con radicado
Documental y Gestión Documental y
276 N/A 20191070789 de 15 de abril de 2019 en donde la quejosa solicita copia X
Corresponden Correspondencia
original por perdida del envió original según respuesta de la empresa
cia
Urban expréss del 3 abril de 2019, anexan denuncio de robo del maletín
No. 90046728626021684 del 03/04/2019.
Presentan evidencia ante el portal Colombia compra eficiente de los
reclamos de presentados por las fallas de cumplimiento por la empresa
de mensajería mediante radicado 4001912000004598 del 10 julio de
2019 9:43 am
Gestión Documental: Realizar visitas de seguimiento a las dependencias
que requieran acompañamiento frente a las transferencias primarias al Gestión
Archivo Central, una vez que estos han cumplido su tiempo de retención Documental y Gestión Documental y
277 N/A X
en concordancia con la Tabla de Retención Documental en las sedes de Corresponden Correspondencia
Bogotá se cumple el 100%, no se tiene en cuenta los GTT, Grupo Apoyo cia
Nariño e IBAGUE, Puertos.
Gestión de Bienes y Servicios: Gestionar la disposición final de Gestión
luminarias, como esta en el procedimiento. Documental y Gestión de Bienes y Servicios
278 N/A X
Durante la visita de auditoria se observó su disposición sobre los Corresponden Administrativos
documentos del archivo misional. cia
Gestión Administrativa: cumplir con el control de plagas con enfoque Gestión
preventivo, cerrar abertura entre piso-reja con espacio sin protección tipo Documental y Gestión de Bienes y Servicios
279 N/A X
guarda escobas por la reja ingreso al archivo misional que permite el Corresponden Administrativos
ingreso de plagas del exterior. cia
Gestión Documental: Asegurar que la información documental esté
disponible e idónea para su uso, donde y cuando se necesite; en el Gestión
ejercicio in situ se realizó búsqueda del expediente 19995436 radicado Documental y Gestión Documental y
280 N/A X
2014006804, cuerpo 7 cara A Torre 3 Piso 18 Posición 65. El documento Corresponden Correspondencia
después de más de una (1) hora no se halló, en dichos casos se debe cia
involucrar mayor número de personal para cumplir con la búsqueda.
Gestión
Gestión Administrativa: Implementar programa de limpieza y aseo de
Documental y Gestión de Bienes y Servicios
281 N/A documentos, áreas de trabajo y estanterías de manera permanente para X
Corresponden Administrativos
asegurar la protección adecuada de los mismos
cia

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DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
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CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Gestión de Planeación: Informar los datos generados por consumo de

energía y consumo de agua potable a las diferentes dependencias Invima
por el Grupo de Gestión Administrativa, para generar acciones de Gestión
sensibilización dirigidas a los funcionarios de la sede que presente mayor Documental y Planeación del Sistema de
282 N/A X
consumo con respecto a la medición inmediatamente anterior y de esta Corresponden Gestión Integrado
forma incentivar a los funcionarios a implementar acciones asociadas al cia
uso racional del recurso. Programa Ambiental sobre el manejo y uso
racional de la energía en el Invima SGI-PSI-PA004PA005.
Gestión de Bienes y Servicios: Solicitar actualización del protocolo para
control de roedores por la empresa EMINSER S.A.S que data de mayo
Gestión
de 2016, donde dice que (…) en cada sede se designara un operario de
Documental y Gestión de Bienes y Servicios
283 N/A mantenimiento que se encargue de revisar a diario los techos de cada X
Corresponden Administrativos
oficina para verificar la presencia de roedores (…)
cia
Durante la auditoria no se suministró soportes ni registros que permitan
evaluar dicho cumplimiento.
Gestión
Proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo: Evaluar la ubicación
Documental y Seguridad y Salud en el
284 N/A adecuada de los arneses, que se encuentran en el archivo central X
Corresponden Trabajo
Montevideo.
cia
Proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo: Estudiar la reubicación del
Gestión
punto de encuentro en caso de emergencias y desastres de la sede
Documental y Seguridad y Salud en el
285 N/A Archivo Misional el cual es la misma área de ubicación de una torre de X
Corresponden Trabajo
conducción eléctrica primaria el cual no cumple como lugar seguro
cia
(riesgo eléctrico)

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PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
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CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Vigilancia (Dirección Alimentos y Bebidas): Comunicar a todos los

puertos la unificación de criterios referentes al Lineamiento No 14 Plan
Nacional Subsectorial de Vigilancia y Control de Micotoxinas en
Alimentos para el periodo 2018-2019, donde se incluya las nuevas
directrices enviadas por la Dirección de Alimentos y Bebidas en correo
electrónico institucional al Puerto de Barranquilla, con fecha 26/02/2019
relacionado específicamente con los siguiente:
• La codificación de la muestra para Puertos donde se incluye “NOMBRE
DE LA MOTONAVE”.
• Aclarar que la muestra se toma a motonaves más no al importador.
• Aclarar que las muestras tomadas y enviadas al Laboratorio del Invima
no se debe solicitar carta de no comercialización a las agencias de
aduanas debido a que se puede incurrir en un incumpliendo a la actividad
286 N/A 5.2.5 Toma de muestras y resultados de laboratorio del Procedimiento de X Inspección Vigilancia
Inspección para Importación y Exportación de Alimentos, Materias Primas
e Insumos para la Industria de Alimentos en Sitios de Control de Primera
Barrera, Zonas Francas y Depósitos donde menciona: (…)
adicionalmente el funcionario encargado de emitir el certificado de
inspección sanitaria deberá consignar en el campo de observaciones lo
siguiente:
“No se podrá comercializar, distribuir, fraccionar o transformar el
cargamento hasta obtener los resultados analíticos favorables emitidos
por el laboratorio oficial”.
Este documento deberá estar suscrito por el importador de la mercancía,
para lo cual se remitirá a través de correo electrónico el documento al
importador para que sea devuelto con su firma a través del mismo medio,
a los correos generales de los SCPB. (…) (Santa Marta)
Verificar que se tomen las acciones sobre los hallazgos identificados en
287 N/A X Inspección Auditoria Interna
las auditorías de los ciclos anteriores, para fortalecer la eficacia del SGI
Verificar que las acciones correctivas levantadas para dar tratamiento a
las siete (7) No conformidades identificadas en la auditoría anterior
realizada al Puerto de Buenaventura, hayan sido eficaces, en especial las
288 N/A seis :(6): que no quedaron en la auditoria del proceso de Inspección (por X Inspección Inspección
ser transversales, trasladadas a otros procesos acciones ya abiertas
relacionadas con éstas) realizada en la Dirección de Operaciones del 15
al 18 de mayo de 2018
Verificar los mecanismos para realizar una programación formal de
actividades en el Grupo de Inspección Vigilancia y Control de Tráfico
289 N/A X Inspección Inspección
Postal y Mensajería Expresa para poder verificar eficacia en las
actividades de inspección.

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TIPO PROCESO (S) RESPONSABLE (S)

PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Verificar los mecanismos para conservar la integridad de los expedientes

290 N/A de los establecimientos de alimentos por la entrada en producción de las X Inspección Inspección
actas de visita registradas en Tablet
Verificar los criterios para la programación de visitas para optimizar los
291 N/A recursos y evitar programar diferentes equipos de inspectores para visitar X Inspección Inspección
un establecimiento el mismo día.
Verificar las necesidades reales del GAN en cuanto a insumos de Gestión de Bienes y Servicios
292 N/A X Inspección
cafetería para no enviar insumos no solicitados o no requeridos. (Ipiales) Administrativos
Fortalecer el conocimiento de los funcionarios de la importancia del
Proyecto de Aprendizaje en Equipo (PAE). Para que este se constituya
293 N/A X Inspección Desarrollo de Personal
en insumo principal para la elaboración del Plan Institucional de
Capacitación (PIC. (Btá)
Verificar la redacción de los puntos de control del procedimiento de Educación Sanitaria y
294 N/A X Inspección
Asistencia Técnica para que estos se ejecuten adecuadamente. (Ipiales) Asistencia Técnica
Verificar la posibilidad de incluir nuevos indicadores de gestión que
295 N/A X Inspección Inspección
apoyen la toma de decisiones y permitan la mejora continua del proceso.
Verificar la posibilidad de automatizar el diligenciamiento de los formatos
Gestión Informática y de la
296 N/A de plantas de beneficio para permitir análisis de la información y facilitar X Inspección
información
la toma de decisiones. (Ipiales)
Verificar la pertinencia de utilizar el logo institucional en formatos que
297 N/A utilizan entes externos (www.invima.gov.co/direccion-de-alimentos-y- X Inspección Vigilancia
bebidas). (B/ga)
Verificar la pertinencia de definir mecanismos para realizar una
Planeación del Sistema de
298 N/A calificación adecuada de la eficacia de las acciones de mejoramiento X Inspección
Gestión Integrado
para minimizar la recurrencia de no conformidades. (Nariño)
Verificar la correcta implementación del modelo IVC SOA para asegurar
299 N/A que el servicio de inspección se presta con el enfoque de riesgo sanitario. X Inspección Vigilancia
(CO2-Btá)
Verificar junto con el Grupo de Gestión Documental la forma correcta de
mantener el archivo de gestión, teniendo en cuenta las actividades del
300 N/A X Inspección Inspección
Grupo de Inspección Vigilancia y Control de Tráfico Postal y Mensajería
Expresa.
Verificar el correcto funcionamiento del equipo telefónico para que preste
Gestión de la Infraestructura y
301 N/A el servicio cuando se requiera comunicación con otras dependencias. X Inspección
Servicios Tecnológicos
(San Miguel)

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PROCESO (S)
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No. DONDE SE
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CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Verificar el correcto diligenciamiento de los formatos, teniendo en cuenta

que en el formato lista de asistencia del entrenamiento de la funcionaria
María Angélica Clavijo no se cierran los espacios en las fechas diciembre
05,10,17,20,27 de 2018 y no se diligencia en el mismo formato el ítem de
ciudad en las fechas 17,20, 27 de diciembre de 2018, en el formato lista
302 N/A de asistencia capacitaciones de fecha enero 22,30,31 de 2019, febrero X Inspección Inspección
01 de 2019, marzo 22 de 2019, abril 09,30 de 2019 y mayo 03 de 2019
no se cierran los espacios en el formato. Además, en el formato de acta
de código GDI-DIE-FM001 de fecha 25 de abril de 2019 no se coloca el
número del acta y en los compromisos adquiridos no hay fecha de
ejecución.
Verificar el cambio de:
• Equipos de cómputo asignados al Grupo de Inspección Vigilancia y
Control de Tráfico Postal y Mensajería Expresa, cambiar por PC de
escritorio
Gestión de la Infraestructura y
303 N/A • Impresora y escáner cambiar por impresora multifuncional X Inspección
Servicios Tecnológicos
• Acceso a internet: cambiar a un ancho de banda adecuado para la
operación
• Incluir dispositivo para control de ingreso y salida de los funcionarios
(IVC- Trafico Postal y M.E-Btá)
Suministrar mobiliario o estructura para mejorar las condiciones de
304 N/A X Inspección Inspección
conservación y almacenamiento del archivo
Suministrar impresora que cuente con escáner para facilitar las
305 N/A actividades que requiere el paso de frontera en el envío de documentos X Inspección Inspección
digitales
Solicitar el punto ecológico para la oficina del Invima en el CEBAF del paso
306 N/A fronterizo de San Miguel para que la segregación en la fuente se realice en X Inspección Inspección
canecas identificadas según el código de colores establecido.
Solicitar a la propietaria del bien inmueble que tiene en calidad de
arrendamiento el Invima para el funcionamiento de la Oficina en el Paso de
Gestión de Bienes y Servicios
307 N/A Frontera de Paraguachon, la revisión y mantenimiento de la infraestructura, X Inspección
con el fin de propender la seguridad del funcionario y los bienes muebles del
Administrativos
instituto.
Socializar a la totalidad de los funcionarios del Grupo de Trabajo Territorial
Centro Oriente 2 los procedimientos de Gestión de Riesgos Institucionales y
308 N/A X Inspección Inspección
Gestión de Indicadores Institucionales y que esta actividad no se concentre
en un solo funcionario
Se recomienda garantizar la publicación de todas las denuncias anónimas en
la cartelera de la entidad así la respuesta se da al correo del denunciante y Atención de Solicitudes y
309 N/A X Inspección
verificar y actualizar el procedimiento para dar claridad sobre las denuncias Trámites
anónimas. (GTT-CO2-Btá)
EL FORMATO IMPRESO, SIN DILIGENCIAR, ES UNA COPIA NO CONTROLADA
www.invima.gov.co
GESTIÓN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL AUDITORIA INTERNA
INFORME CONSOLIDADO CICLO DE AUDITORÍAS INTERNAS
Código: GSC-AUI-FM006 Versión: 00 Fecha de Emisión: 01/04/2015 Página 91 de 102

TIPO PROCESO (S) RESPONSABLE (S)

PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Revisar los lineamientos emitidos por cada uno de los programas para la
toma de muestras en cuanto al rotulado de identificación de la muestra
con el propósito de que estos estén en concordancia con el
310 N/A X Inspección Vigilancia
Procedimiento de Toma de Muestras IVC-INS-PR002 y el Manual de
toma de muestras de alimentos y bebidas, materias primas para la
industria de alimentos IVC-INS-MN002. (Medellín)
Revisar las necesidades reales de insumos de aseo y cafetería de las
sedes del lnvima, teniendo en cuenta las consideraciones de los Gestión de Bienes y Servicios
311 N/A X Inspección
responsables del lugar, con el fin de no exceder las cantidades Administrativos
necesarias en pro de la austeridad del gasto. (B/tura)
Revisar la tipificación de causales de anulación de oficios comisorios y, la
redacción que llevan a cabo los funcionarios del GTT cuando solicitan la
cancelación de los mismos. Lo anterior con el fin de minimizar los riesgos
312 N/A de anulación de oficios comisorios cuando la causa no está debidamente X Inspección Inspección
sustentada y justificada, o la anulación del oficio comisorio tiene una
causa real y justificada pero no queda plasmada así en el texto de
solicitud de anulación del mismo.
Revisar la pertinencia de incorporar en el equipo de Brigadistas del GTT
313 N/A CO3, funcionarios del área administrativa con el fin de mitigar riesgos y X Inspección Inspección
abordar acciones de contingencia, frente a posibles eventos adversos.
Revisar en el PAE que estén incluidas las sensibilizaciones o
capacitaciones que se tienen establecidas como controles de los riesgos
314 N/A X Inspección Inspección
del proceso de Inspección, para que se facilite el seguimiento de su
ejecución
Revisar el tamaño y el diseño de los formatos de Calificación del servicio
prestado AIC-AST-FM004 y el formato único para presentar PQRDS AIC-
PQR-FM006, de tal manera que se garantice su adecuado Atención de Solicitudes y
315 N/A X Inspección
diligenciamiento por los usuarios. Es conveniente considerar la Trámites
posibilidad de implementar el calificador de servicio electrónico.
(Montería)
Reunirse los facilitadores de cada disciplina quincenalmente con el
316 N/A Coordinador para la retroalimentación de los resultados de las visitas de X Inspección Inspección
inspección de acuerdo al plan de trabajo.
Retroalimentar a los Grupos de Trabajo Territorial los casos en que se
han incurrido en errores técnicos los cuales han impedido el inicio de los
317 N/A X Inspección Control Sanitario
procesos sancionatorios, con el propósito de aportar a la mejora continua
en la aplicación de medidas sanitarias. (Eje Cafetero)
Requerir a la Empresa ELITE, logística y Rendimiento, que registre la
318 N/A temperatura de la muestra cuando la recibe, en la respectiva guía de X Inspección Inspección
envío.
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www.invima.gov.co
GESTIÓN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL AUDITORIA INTERNA
INFORME CONSOLIDADO CICLO DE AUDITORÍAS INTERNAS
Código: GSC-AUI-FM006 Versión: 00 Fecha de Emisión: 01/04/2015 Página 92 de 102

TIPO PROCESO (S) RESPONSABLE (S)

PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Realizar y ajustar los siguientes documentos:

• Verificar la coherencia entre el PROCEDIMIENTO DE
INSPECCIÓN PARA IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE
ALIMENTOS, MATERIAS PRIMAS E INSUMOS PARA LA
INDUSTRIA DE ALIMENTOS EN SITIOS DE CONTROL DE
PRIMERA BARRERA, ZONAS FRANCAS Y DEPÓSITOS IVC-INS-
PR004, y el INSTRUCTIVO PARA LA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y
CONTROL DE LAS IMPORTACIONES MENORES DE ALIMENTOS
Y MATERIAS PRIMAS IVC-INS-IN008, para que se aclare la
aplicabilidad en el paso fronterizo de San Miguel (Inspección).
• Contemplar dentro de los controles del Procedimiento de Toma de
muestra, Código: IVC-INS-PR002, para los planes y programas
adelantados por el lnvima, en el numeral 7 "Controles", no solo al
Coordinador del Grupo de trabajo territorial, sino también a los líderes
o coordinación de Puertos, aeropuertos y pasos de frontera – PAPF.
• Ajustar el PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN PARA
IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE ALIMENTOS, MATERIAS
PRIMAS E INSUMOS PARA LA INDUSTRIA DE ALIMENTOS EN
SITIOS DE CONTROL DE PRIMERA BARRERA, ZONAS FRANCAS
319 N/A Y DEPÓSITOS IVC-INS-PR004 y documentos relacionados, la X Inspección Inspección
actividad que se ejecuta en los Puertos Aeropuertos y Pasos de
Frontera - PAPF en lo relacionado con las actividades a desarrollar
una vez aplicada la medida sanitaria.
• Revisar el documento IVC-INS-IN041 y IVC-INS-IN039, actualizar la
información dado que la Unidad de riesgos ya n o hace parte de la
Dirección General, ahora es un grupo de la Oficina Asesora de
Planeación, así como actualizar el nombre del Director de
Operaciones, Verificar si los contactos de la Unidad Nacional para la
Gestión de riesgos y Desastres UNGRD que registran en la
documentación del SGI se encuentran actualizados
• El formato de acta de inspección sanitaria referenciado como anexo
1 en el Manual para la inspección y certificación de bebidas
alcohólicas objeto de importación y exportación Código: IVC-INS-
MN006 Versión: 00 Fecha de Emisión: 01/04/2015 Página no
corresponde al formato disponible en el listado maestro - Acta de
inspección sanitaria IVC-INS-FM055. Revisar y ajustar documento
• Ampliar el espacio establecido para Observación No. 1 de “Formato
para la recepción y verificación de documentos para la expedición del
C.l.S. de alimentos código IVC-VIG-FM012, que se genera en el
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PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

aplicativo SIVICOS, toda vez se pudo evidenciar que al imprimir el

registro queda con la información incompleta y en ésta observación
No. 1 es donde los funcionarios describen los requerimientos
documentales y/o demás información fundamental para que el
usuario realice exitosamente su trámite y en las espacios definidos
para las observaciones No. 3 y No. 4 siempre a perecen en blanco
(subutilizados).
• Aclarar en el numeral 3: Definiciones, en la etapa de “Tomar
decisión de la aplicación de medida sanitaria” y en las demás que se
mencione, del Procedimiento Medidas Sanitarias de Seguridad,
Código IVC- INS- PR003, que los 60 días son calendario, ya que si
no se dice que son calendario, se consideran como hábiles.
• Revisar y hacer los ajustes pertinentes al instructivo de Inspección a
Envíos de mensajería Expresa y Trafico Postal, con el fin de definir
de manera clara y precisa: a) El No. de muestras a inspeccionar en
caso de que el perfilamiento de la mercancía se lleve a cabo por
escáner. b) Llevar a cabo unificación de criterios con las demás
entidades participantes del proceso, a fin de definir tiempos mínimos
requeridos para la permanencia de la mercancía en bodega, cuando
el Invima aplica medida sanitaria de seguridad consistente en el
congelamiento de la mercancía, a fin de evitar inconvenientes a los
usuarios y a las demás entidades. c) Definir de manera clara y
precisa el procedimiento de actuación cuando en el ejercicio de
inspección el funcionario designado encuentra una única unidad de
mercancía dentro del envío, especialmente cuando la tipificación del
riesgo no resulta lo suficientemente clara.
• Realizar actualización del formato para la recepción y verificación
de documentos para la expedición del CIS código IVC-VIG-FM012 ya
que incluye solamente el ítem del importador y no hay ítems
correspondientes al exportador.
• Para el procedimiento de toma de muestras, deben establecerse los
mecanismos que garanticen que las condiciones de almacenamiento
de las muestras tomadas para los diferentes programas de control de
calidad se mantienen desde la toma de muestras hasta su análisis.

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PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Realizar socialización de los planes de acción contemplados en la

320 N/A investigación de un accidente de trabajo en el evento que se genere en el X Inspección Inspección
GTT.
Realizar seguimiento a las solicitudes de modificación del espacio en
trámites en línea de la página Web a la que accede el usuario con
relación a la clasificación de los alimentos según su riesgo y en el
321 N/A X Inspección Inspección
aplicativo SIVICOS, toda vez que no está acorde la norma (resolución
719 de 2015). La plataforma está sesgando al usuario al dar a la primera
opción “leche y derivados lácteos”
Realizar seguimiento a las gestiones iniciadas para la ejecución del
322 N/A Curso Avanzado en Alturas al personal que salió apto en los Exámenes X Inspección Inspección
Médicos Ocupacionales
Realizar oportunamente las actas de conciliación entre la PBA y el GTT
323 N/A X Inspección Inspección
CO3, una vez recibidos los soportes del pago.
Realizar mantenimiento de la toma corriente de la Oficina ubicada en el Gestión de Bienes y Servicios
324 N/A X Inspección
Paso de Frontera de Paraguachon Administrativos
Realizar los ajustes respectivos en el aplicativo de SIVICOS, de manera
que los puertos tengan acceso al descargue de los datos registrados en
Gestión Informática y de la
325 N/A las actividades de inspección, que les permitan realizar trazabilidad a las X Inspección
información
actividades desarrolladas, así como poder realizar análisis y evaluación
de la información. (Santa Marta)
Realizar los ajustes en el aplicativo SIVICOS para que se puedan firmar
los trámites de manera consecutiva desde la Tablet y el sistema de
Gestión de la Infraestructura y
326 N/A Sivicos móvil no permite seguir finalizando y enviando otros trámites, X Inspección
Servicios Tecnológicos
generando demoras, reprocesos y necesidades de trabajar desde un PC
de mesa (oficina) los demás trámites pendientes. (Bquilla)
Realizar entregas formales, empalmes, entre los referentes salientes y
entrantes, facilitadores de calidad, con el fin de que se cuente con la
327 N/A X Inspección Inspección
información completa, confiable y oportuna, y se brinde celeridad en las
consultas que se presenten.
Verificar la entrega oportuna y completa de los elementos de protección Seguridad y Salud en el
328 N/A X Inspección
personal, de acuerdo al procedimiento establecido. (Neiva) trabajo
Realizar el cambio del tensiómetro, dado que en la revisión que se realizó
al botiquín, se encontró que no funciona y gestionar la adquisición de una Seguridad y Salud en el
329 N/A X Inspección
rampa para garantizar el acceso de las personas con discapacidad. trabajo
(Bquilla)
Realizar el cambio del buzón de sugerencias para mejorar la imagen Atención de Solicitudes y
330 N/A X Inspección
institucional (Atención de PQRDS). (San Miguel) Trámites

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PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Realizar diagnóstico a las instalaciones del Grupo de Trabajo que permita

determinar las medidas necesarias, eficaces para el control integral y Gestión de Bienes y Servicios
331 N/A X Inspección
manejo de las plagas con enfoque preventivo y correctivo cuando Administrativos
aplique. (Montería)
Realizar capacitación del Plan de incentivos del Instituto en la Inducción
332 N/A que se les realiza a los funcionarios que ingresan a la Institución. X Inspección Desarrollo de Personal
(Bquilla)
Realizar autocontrol por parte del GTT para la revisión técnica y de
333 N/A calidad de las actas de visitas en el cual se pueda dar un estimado del X Inspección Inspección
nivel de cumplimiento en el diligenciamiento de las mismas.
Realizar archivo de expedientes físicos y/o magnéticos generados en el
proceso de Inspección para importación y exportación de alimentos,
materias primas o ingredientes secundarios para la industria de alimentos
334 N/A X Inspección Inspección
en sitios de control de primera barrera, zonas francas, de acuerdo las
normas y procedimientos de archivo institucional (ley 594 de 2000),
garantizando la protección de la información.
Realizar análisis de los datos de visitas que no generan concepto para
335 N/A establecer mecanismos que permitan la optimización de recursos. (CO2- X Inspección Vigilancia
Btá)
Realizar aislamiento físico de la planta ubicada en el segundo nivel con el
Gestión de Bienes y Servicios
336 N/A fin de garantizar el uso adecuado del aire acondicionado y contribuir a la X Inspección
Administrativos
estrategia de ahorro de energía. (Neiva)
Priorizar visitas de IVC en plantas de beneficio sin inspección
permanente, para asegurar que los productos que salen de estas plantas
337 N/A X Inspección Vigilancia
cumplen con las condiciones sanitarias adecuadas para consumo
humano. (Ipiales)
Organizar la carpeta asignada para capacitaciones y asistencia técnica
de tal manera que se tengan todos los documentos desde la solicitud del
338 N/A X Inspección Inspección
Ente o Gremio, las respectivas encuestas, tabulación y demás
documentos soporte para garantizar trazabilidad en cada una de éstas.
Organizar el cableado eléctrico y de red en la oficina del puerto de Santa
Gestión de Bienes y Servicios
339 N/A Marta para evitar un posible incidente con el personal que labora. (Santa X Inspección
Administrativos
Marta)
Organizar el archivo documental que se encuentra disgregado en
340 N/A X Inspección Inspección
diferentes puntos en la sede del grupo de trabajo.
Organizar el archivo de la información documental, según lo establecido
341 N/A X Inspección Inspección
en las tablas de retención documental, aprobadas para el GTT CO3.

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DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Notificar por medio escrito a la Dirección de Impuestos y Aduanas

Nacionales – DIAN, como responsable de administrar las bodegas y
plataformas de inspección de mercancía en la zona de carga del
342 N/A aeropuerto internacional Alfonso Bonilla Aragón bajo la modalidad de X Inspección Inspección
envíos por correo (Currier), sobre los cambios de asignación de personal
por parte del Invima para realizar labores de IVC en el sitio, ya sea de
manera temporal o definitiva.
Mejorar velocidad del servicio de internet para que el aplicativo de IVC
Gestión de la Infraestructura y
343 N/A SOA Inspección en Puertos realice la caracterización por colores para X Inspección
Servicios Tecnológicos
determinar el tipo de inspección. (San Miguel)
Mejorar la comunicación de las Direcciones Misionales de Orden Técnico
con la Dirección de Operaciones Sanitarias, en cuanto a informar las
capacitaciones y asistencias técnicas en el GAN para fortalecer el Educación Sanitaria y
344 N/A X Inspección
conocimiento técnico de los funcionarios y así atender a las entidades Asistencia Técnica
territoriales de salud en los mismos términos y el liderazgo del grupo.
(Ipiales)
Mejorar el control interno para la consolidación de la información de
345 N/A manera virtual y física, relacionada con toma de muestra y remisiones de Inspección Inspección
X
las mismas
Llevar a cabo unificación de criterios y retroalimentación de proceso de
captura y digitalización de datos contenidos en la hoja Excel (base de
datos de establecimientos visitados), evitando disparidad en los criterios
de inclusión de los mismos, condición que no permite a la fecha la
346 N/A X Inspección Inspección
optimización de la herramienta tecnológica al momento de hacer consulta
y clasificación de la información allí contenida tales como el uso de filtros
y otras herramientas que agilizan el proceso de búsqueda y clasificación
de la información.
Instalar una valla con el nombre del INVIMA visible en el sitio donde Gestión de Bienes y Servicios
347 N/A X Inspección
funciona el Paso Fronterizo de Paraguachón. Administrativos
Instalar el buzón de sugerencias en la parte exterior de la Oficina de
348 N/A atención a los usuarios, con el fin de facilitar la confidencialidad en el X Inspección Inspección
depósito de las mismas.
Incluir en los backups los computadores portátiles del Grupo de Inspección
Vigilancia y Control de Tráfico Postal y Mensajería Expresa teniendo en cuenta Gestión de la Seguridad
349 N/A que estos no están conectados a la red del Invima y contienen la información
X Inspección
informática
desde la creación del grupo en el año 2016. (IVC- Trafico Postal y M.E-Btá)
Incluir dentro del informe del Plan de Aprendizaje en Equipo con la periodicidad
350 N/A que se tenga establecida, todos los temas técnicos dados en las diferentes X Inspección Inspección
reuniones que aportan a temas misionales propios de la dependencia.

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DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
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CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Incluir dentro de la matriz de riesgos del proceso los riesgos identificados

351 N/A en el Grupo de Inspección Vigilancia y Control de Tráfico Postal y X Inspección Inspección
Mensajería Expresa para fortalecer la gestión de riesgos del proceso.
Implementar mecanismos de firma digital o validación del correo
electrónico del Coordinador de PAPF nivel central, como solicitud válida
ante la Unidad de Riesgos del Invima para la evaluación manual del
Índice de riesgo en puertos IRP, a fin de reducir las impresiones para
352 N/A X Inspección Inspección
esta actividad, en caso de ser necesario contemplar la posibilidad de
generar trazabilidad de la solicitud interna por medio de la radicación en
el aplicativo de correspondencia. (Programa de menos papel más
gestión)
Implementar Estrategias para la Interiorización del conocimiento del
Sistema de Gestión Integrado del INVIMA en temas como: Matriz de
Riesgos, Matriz de partes interesadas, Salidas no conformes, Acciones
353 N/A correctivas, Preventivas y de Optimización, caracterización del Proceso, X Inspección Inspección
SG-SST, Gestión Ambiental, seguimiento y evaluación del Proyecto PAE
y demás temas relacionados que permitan incentivar las Buenas
Practicas en la ejecución de las actividades.
Identificar las carpetas que no tengan el formato de rótulo de carpetas en
354 N/A los expedientes del año 2018 y 2019, archivar en carpetas todos los X Inspección Inspección
expedientes correspondientes al año 2019.
Identificar el mobiliario del archivo (Formato de Rotulo de Mobiliario GAD-
355 N/A X Inspección Inspección
GDO-FM015) y organizarlo alfabéticamente en su interior.
N/A Reforzar el seguimiento y acompañamiento en la ejecución del Plan
356 N/A Institucional de Capacitación y Formación por Competencias de acuerdo X Inspección Desarrollo de Personal
a las necesidades expresadas por los servidores públicos.
Hacer diligenciar por parte del usuario en el formato solicitud de trámites
ASS-AYC- FM033, la fecha de diligenciamiento de este documento y
357 N/A X Inspección Inspección
agregarle al formato el periodo o mes para el que se solicita la inspección
permanente en planta de sacrificio.
Habilitar un sitio para el consumo de alimentos con el fin de mejorar el
Gestión de Bienes y Servicios
358 N/A bienestar de los funcionarios del Grupo de Trabajo Costa Caribe 2. X Inspección
Administrativos
(Montería)
Gestionar y Comunicar con Oportunidad a los funcionarios la resolución de
359 N/A comisión y/o autorización de viaje, con el fin de realizar la ejecución correcta y a X Inspección Desarrollo de Personal
tiempo de las actividades planeadas. (Neiva)
Gestionar Talento Humano las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo
"SST" programadas en el Plan de Trabajo de Trabajo (Cronograma) Consolidado
360 N/A Nacional Invima" que no se realizaron en los meses de marzo, abril y mayo del
X Inspección Inspección
presenta año, por cambio de metodología de la ARL positiva.
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NORMA MEJORA

Gestionar los recursos necesarios para garantizar en cada vigencia el

transporte y bodega de almacenamiento de los decomisos realizados en
361 N/A X Inspección Inspección
aplicación de la normatividad sanitaria vigente en el Grupo de Inspección
Vigilancia y Control de Tráfico Postal y Mensajería Expresa.
Gestionar las siguientes necesidades: Proveer el pad mouse para el
computador del Paso de Frontera de Paraguachón, Proveer un
dispensador de agua para el sitio donde funciona el Paso Fronterizo de
Gestión de Bienes y Servicios
362 N/A Paraguachón, debido a que se poseen dos botellones que no facilitan su X Inspección
Administrativos
manejo y consumo y Colocar en la oficina del Invima en el puerto de
Santa Marta cortinas en las ventanas para que reduzca la intensidad de
la luz para mejorar el ambiente de trabajo. (Paraguachón)
Gestionar la asignación de firmas digitales para los servidores
encargados de realizar la inspección de mercancías en el aeropuerto
363 N/A X Inspección Inspección
internacional Alfonso Bonilla Aragón, a fin de agilizar el proceso de
inspección y generación de certificados.
Gestionar la actualización de la plantilla de los documentos solicitud de
inspección, solicitud de certificado, que se genera en Trámites en Línea
Gestión Informática y de la
364 N/A de la Página Web del Invima y Plantilla del CIS generado en SIVICOS, X Inspección
información
las cuales aún tiene logo del gobierno anterior todos por un nuevo País,
paz, equidad y educación. (B/tura)
Apoyar al grupo de Sistemas Integrados de Gestión en el cambio de los
Gestión de Bienes y Servicios
365 N/A retablos que conténganla información desactualizada respecto de la X Inspección
Administrativos
misión y visión del Invima. (Paraguachón)
Gestionar con la administración del CEBAF para mejorar las
instalaciones locativas con respecto a humedades, iluminación y pintura, Gestión de Bienes y Servicios
366 N/A X Inspección
mejorando las condiciones de trabajo en la oficina del Invima del paso de Administrativos
frontera (Gestión de Bienes y Servicios Administrativos). (San Miguel)
Generar estrategias que permitan el almacenamiento de información en
medio digital (por ejemplo, carpetas compartidas, uso de correo
367 N/A institucional), con el fin de garantizar la implementación del programa X Inspección Atención de PQRDS
más gestión menos papel al interior del Instituto, en el caso de buzón de
sugerencias. (Cali)
Generar espacios de retroalimentación frente a la mejora del
diligenciamiento de los registros generados en las actividades de
368 N/A X Inspección Inspección
Inspección (enmendaduras, tachones, uso de corrector, otros
identificados).
Generar actividades sensibilización con los funcionarios frente al correcto
369 N/A uso de los elementos de protección personal EPP necesarios, por parte X Inspección Inspección
de los funcionarios durante el sacrificio y faenado de los animales.

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No. DONDE SE
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CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Fortalecer el registro de la información requerida para evidenciar la

trazabilidad de la información de las inspecciones realizadas por el Grupo
de Inspección Vigilancia y Control de Tráfico Postal y Mensajería Expresa
y asegurar la validez de los resultados del indicador “Porcentaje de
370 N/A X Inspección Inspección
inspecciones que detectan productos competencia del Invima y a los
cuales se les aplica Medida Sanitaria de Seguridad en los envíos en la
modalidad de mensajería expresa y trafico postal postales en un
periodo”.
Estandarizar y codificar el formato para el plan de visitas (listado
371 N/A priorizado) para alimentos, para evitar confusiones en los GTT sobre la X Inspección Vigilancia
información que se recibe trimestralmente. (Ipiales)
Establecer un mecanismo para conservar la trazabilidad de las
actividades principales de inspección, desde la programación hasta la
372 N/A X Inspección Inspección
ejecución (alguna información se conserva en los correos institucionales
y es difícil realizar el seguimiento)
Establecer mecanismos para fortalecer la trazabilidad del envío de
muestras de alimentos a los laboratorios para que se pueda verificar la
373 N/A X Inspección Inspección
entrega real de las muestras en estos. (para el caso del transporte de
más de una muestra)
Establecer mecanismo de tipificación de hallazgos de reclamos y
sugerencias formuladas por los usuarios a través del buzón de
sugerencias, difundir estos hallazgos con todo el personal del GTT y
374 N/A establecer medidas correctivas de las situaciones o eventos tipificados, lo X Inspección Inspección
anterior con el fin de generar acciones preventivas y correctivas reales
que eviten que la situación que generó el reclamo o sugerencia se vuelva
a presentar.
Establecer mecanismo de retroalimentación del flujo de la información de
los censos de establecimientos desde el GTT hacia el nivel central
(Dirección de Alimentos y Bebidas), con el fin de depurar la información
375 N/A X Inspección Vigilancia
contenida en las bases de datos, lo cual permitirá disminuir la inclusión
en los listados priorizados de establecimientos a visitar de empresas que
ya no existen o han cambiado de domicilio. (Cali)
Establecer el impacto de las autocapacitaciones adelantadas al interior
del GTT en el desarrollo de los proyectos de Aprendizaje en Equipo. Si
bien durante la vigencia 2018 el GTT llevó a cabo 65 eventos de
376 N/A autocapacitación, no se ha realizado medición sobre el impacto que han X Inspección Inspección
tenido estos espacios de trasmisión de conocimientos entre compañeros
del GTT, en el desempeño institucional y el quehacer diario asociado al
desarrollo de actividades propias del desempeño laboral.

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PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Emitir respuesta y retroalimentar respecto a la gestión adelantada por la

Oficina de Gestión Administrativa, cuando se genera un requerimiento
Gestión de Bienes y Servicios
377 N/A desde el GTT u otra dependencia para la intervención de un bien mueble X Inspección
Administrativos
o inmueble o la prestación de servicio, lo cual generará espacios de
confianza y comunicación asertiva al interior de la Institución. (Cali)
Efectuar la rotación las funcionarias encargadas de la inspecciona
378 N/A plantas de alimentos en la Oficina de Ibagué con el fin de mitigar riesgos X Inspección Inspección
operacionales que impacten la gestión del Instituto.
Documentar el seguimiento a través del cronograma establecido para
toma de muestras en plantas de beneficio con el fin de identificar las
379 N/A X Inspección Inspección
circunstancias que justificaron las modificaciones o novedades que se
generen en su ejecución.
Diseñar los controles que se consideren necesarios de manera que se
380 N/A asegure la revisión de expedientes con antelación a la realización de las X Inspección Inspección
visitas.
Diligenciar los Números de código asignados a los expedientes en el
Censo y en el reporte de actividades de IVC de alimentos, con el fin de
381 N/A X Inspección Inspección
que la información pueda ser trazable con el Número del expediente en
físico que reposa en el archivo del Grupo de Trabajo.
Diligenciar en los listados de asistencia que se utilizan en las
382 N/A Capacitaciones la información de hora de inicio y finalización de la X Inspección Inspección
actividad y no dejar espacios sin diligenciar.
Definir términos en tiempo para la programación y desarrollo de visitas en
atención a denuncias o actos de ilegalidad previamente analizadas por el
383 N/A Grupo de la Unidad de Reacción Inmediata, teniendo en cuenta la X Inspección Inspección
oportunidad en atención al riesgo a la salud pública conforme a las
funciones y competencia del Invima.
Definir responsables de manejo de derechos de petición, quejas,
384 N/A X Inspección Inspección
reclamos y denuncias, con el fin de que se controle su gestión.
Definir los mecanismos para identificar las salidas no conformes del
385 N/A Grupo de Inspección Vigilancia y Control de Tráfico Postal y Mensajería X Inspección Inspección
Expresa para asegurar las actividades realizadas sobre las mismas.
Definir los criterios para realizar el perfilamiento de la carga que debe ser
386 N/A X Inspección Inspección
inspeccionada para estandarizar esta actividad y facilitar su ejecución.
Debe generarse el mecanismo de legalización y visto bueno de las
comisiones de servicios por parte del coordinador en tiempos oportunos,
387 N/A X Inspección Inspección
ya que la entrega del informe demanda una acción por parte de quien lo
está recibiendo.

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PROCESO (S)
DE INICIAR ACCIONES
No. DONDE SE
NUMERAL- HALLAZGO NC O.M DETECTO
CORRECTIVAS Y/O ACCIONES DE
NORMA MEJORA

Dar la posibilidad de tener la iniciativa y ejecución de actividades sobre

temas a tratar en asistencias y capacitaciones en su región, a los
Coordinadores de los grupos de trabajo territorial y oficinas o grupo de Educación Sanitaria y
388 N/A X Inspección
apoyo, sobre las que tomará la decisión la dirección misional, como por Asistencia Técnica
ejemplo el tema de presencia de Listeria monocytogenes en derivados
lácteos y cárnicos. (Ipiales)
Dar continuidad a los talleres técnicos. Presenciales de unificación de
389 N/A criterios, con temas sugeridos por los funcionarios que ejecutan las X Inspección Inspección
actividades, en las cuatro ciudades con puertos.
Controlar el manejo de inventario de resmas de papel enviadas al Grupo
Gestión de Bienes y Servicios
390 N/A de Trabajo Territorial Occidente 1, con el propósito de no remitir X Inspección
Administrativos
cantidades que no sean necesarias. (Medellín)
Contemplar la posibilidad de NO requerir la información del consolidado
formato para la vigilancia de alimentos, materias primas para la industria
de alimentos y bebidas alcohólicas importadas durante las etapas de
391 N/A X Inspección Inspección
almacenamiento, procesamiento, comercialización, Código: IVC-VIG-
FM054, debido a que esta información se encuentra en el aplicativo
SIVICOS.
Contemplar dentro del procedimiento “Capacitación” la actividad de
analizar en equipo, la parte del nivel de satisfacción del formato de
evaluación de capacitación, Código ASS-ESA- FM002, las respuestas Educación Sanitaria y
392 N/A X Inspección
que dan los capacitados con respecto a las preguntas: Comentario o Asistencia Técnica
sugerencia con respecto a la capacitación e indique en qué otros temas
le gustarían recibir capacitación. (Nariño)
Consolidar los motivos de la no toma de muestras, en todos los casos en
los que el IRP indica la inspección Exhaustiva con Muestra y no se
realiza, para tener información objetiva del riesgo, toda vez que se
conocen los motivos: Falta de cupo en el Laboratorio, intermitencia en el
393 N/A X Inspección Inspección
servicio de transporte de muestras y falta de herramientas de
fraccionamiento y demás instrumentos y/o elementos de necesarios para
la toma de muestras, pero no se tienen datos precisos del
incumplimiento al modelo IVC puertos.
Colocar nuevas placas a los computadores portátiles e impresoras, con el
Gestión de Bienes y Servicios
394 N/A fin de tener actualizado el inventario, debido a que no se pudo leerla de X Inspección
Administrativos
un computar portátil marca Lenovo L430 (Puerto de Buenaventura)
Centralizar en la carpeta compartida la información relacionada con los
lineamientos de muestreos, incluyendo el listado de asistencia al
395 N/A entrenamiento, el acta de grupo donde se socialice el entrenamiento, el X Inspección Inspección
acta de toma de muestra, la guía de remisión y los correos que deben
enviar a las dependencias.
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No. DONDE SE
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Capacitar a más personas en el manejo de los temas relacionados con

SST y socializar los procesos nuevamente a todo el personal y en
396 N/A X Inspección Inspección
especial a los referentes, de tal forma que se garantice el desarrollo de
los procesos de forma idónea y segura.
Almacenar en la Carpeta compartida los correos de remisión mensual que haga el
coordinador del grupo de trabajo territorial para el nivel central, del registro del
reporte del plan de visitas y hacer lo mismo con toda la información como bases
397 N/A de datos de controles de la gestión, tales como medidas sanitarias tomadas, X Inspección Inspección
visitas realizadas, decomisos, registros de incumplimientos, incluyendo la
trazabilidad completa según las actividades realizadas por el GTT en todas las
disciplinas.
Adecuar el aplicativo para que el usuario con el número del radicado pueda bajar
directamente el certificado en línea, en la ruta: trámites y servicios / consultas /
Gestión Informática y de la
398 N/A consultas y verificaciones de documentos / certificados de inspección sanitaria en X Inspección
puerto, aquí pide número de documentos o BA que corresponde ya al documento información
generado. (Bquilla)
Actualizar las tablas de retención incluyendo los archivos digitales y demás
documentos generados por el Grupo Operativo y Grupo de Inspección, Vigilancia y
399 N/A Control Dirección de Operaciones sanitarias, así mismo realizar organización de X Inspección Inspección
los documentos tanto de carpetas físicas como de archivos que reposan en
carpetas compartidas.
AUI: Evaluar la pertinencia de que el equipo auditor para los procesos de Auditoría
Interna y Seguimiento a la Gestión Institucional, sea seleccionado por una Auditoria
400 N/A dependencia distinta del Instituto a la del gestor del programa de auditorías para
X Auditoria Interna
Interna
garantizar la imparcialidad y transparencia.
SEG: Revisar la pertinencia de reasignar el procedimiento de Concertación, Seguimiento a
seguimiento y evaluación del acuerdo de gestión, al proceso de Gestión de Seguimiento a la Gestión
401 N/A Talento Humano, dado que esta actividad está enfocada en la evaluación de los
X la Gestión
Institucional
gerentes públicos. Institucional
AUI: Realizar una revisión periódica a la matriz de “requisitos legales y otros”, con
Auditoria
402 N/A el fin de garantizar que en ésta se encuentren todos los requisitos aplicables al X Auditoria Interna
proceso. Interna
GTH - SEG: Establecer en el procedimiento de Concertación, seguimiento y Seguimiento a
403 N/A evaluación del acuerdo de gestión, los tiempos de publicación de los resultados en X la Gestión Desarrollo de Personal
la página web del Invima por parte del GTH. Institucional
AUI-OAP: Revisar la adecuación del Procedimiento de Auditorías internas
(Confidencialidad en el formato de informe de auditoría), con el de inscripción de Auditoria
404 N/A los auditores. También revisar el formato Matriz de identificación, valoración
X Auditoria Interna
Interna
análisis y tratamiento de riesgos, Ficha de eventos (Seguimiento y Medición).

NC: No conformidad
OM: Oportunidad de Mejora
EL FORMATO IMPRESO, SIN DILIGENCIAR, ES UNA COPIA NO CONTROLADA
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