INFORME DE AUDITORÍA M-22-08

8 de octubre de 2021
Municipio de Las Marías
(Unidad 4043 - Auditoría 14405)

Período auditado: 9 de enero de 2017 al 29 de febrero de 2020

M-22-08 1

CONTENIDO

Página

OBJETIVOS DE AUDITORÍA .............................................................................................................. 2

CONTENIDO DEL INFORME.............................................................................................................. 3

ALCANCE Y METODOLOGÍA............................................................................................................ 3

INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA ......................................................................... 4

COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA........................................................................................... 5

CONTROL INTERNO ............................................................................................................................ 6

OPINIÓN Y HALLAZGOS .................................................................................................................... 7

1 - Puestos ocupados por personas inelegibles; ascensos sin seguir los procedimientos de
competencia; ausencia de evaluaciones de desempeño; y escala salarial sin actualizar ............... 7

2 - Servicios de refrigeración prestados por personas no autorizadas; créditos presupuestarios

no obligados al momento de otorgarse los contratos; y otras deficiencias relacionadas
con las órdenes de compras y los comprobantes de desembolso ................................................ 16

3 - Empleada municipal que efectuó recaudaciones sin tener nombramiento.................................. 23

4 - Falta de fiscalización por parte de la Unidad de Auditoría Interna............................................. 27

5 - Designación de funciones de administrador de documentos públicos a un empleado que

no cumplía con los requisitos establecidos para ello, y otras deficiencias relacionadas............. 29

RECOMENDACIONES ........................................................................................................................ 32

APROBACIÓN ...................................................................................................................................... 35

ANEJO 1 - FOTOS DEL ÁREA DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

AL 5 DE FEBRERO DE 2019 [Hallazgo 5-b.2)].............................................................. 36

ANEJO 2 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL MUNICIPIO

DURANTE EL PERÍODO AUDITADO .......................................................................... 37

ANEJO 3 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL

DURANTE EL PERÍODO AUDITADO .......................................................................... 38
2 M-22-08

Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOR
San Juan, Puerto Rico

8 de octubre de 2021

Al Gobernador, y a los presidentes del Senado de

Puerto Rico y de la Cámara de Representantes

Incluimos los resultados de la auditoría de cumplimiento que realizamos del Municipio de Las Marías.
Hicimos la misma a base de la facultad que se nos confiere en el Artículo III, Sección 22 de la
Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952,
según enmendada; y en cumplimiento de nuestro Plan Anual de Auditorías.

OBJETIVOS DE Objetivo general

AUDITORÍA
Determinar si las operaciones fiscales del Municipio de Las Marías se
efectuaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Objetivos específicos

Evaluar el cumplimiento de la Ley 81-1991, Ley de Municipios Autónomos

de Puerto Rico, según enmendada; y del Reglamento para la
Administración Municipal de 2016, entre otros, para lo siguiente:

1. Los contratos de servicios técnicos de refrigeración y los pagos

relacionados con estos.

2. La venta y el cobro de los anuncios del anuario del Festival de

Las Marías en Honor a la China Dulce (Festival) y la solicitud de
auspicios para la celebración de dicha actividad.

3. Las transacciones de personal relacionadas con el destaque de

empleados municipales en otras agencias públicas, el cumplimiento de
los requisitos de los puestos ocupados por funcionarios municipales, y
la habilitación de los empleados convictos por delito para reintegrarse
al servicio público.
M-22-08 3

CONTENIDO DEL Este es el segundo y último informe, y contiene cinco hallazgos sobre el
INFORME resultado del examen que realizamos de los objetivos indicados y de los
controles internos. El primer informe de esta auditoría es el M-20-08 del
26 de agosto de 2019, el cual contiene el resultado del examen realizado a
los contratos y desembolsos para el recogido de escombros y material
vegetativo. Ambos informes están disponibles en nuestra página en Internet:
www.ocpr.gov.pr.

ALCANCE Y La auditoría cubrió del 9 de enero de 2017 al 29 de febrero de 2020.

METODOLOGÍA En algunos aspectos examinamos transacciones de fechas anteriores y
posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de
auditoría gubernamental generalmente aceptadas contenidas en el
Government Auditing Standards, emitido por la Oficina de Rendición de
Cuentas del Gobierno de los Estados Unidos (GAO, por sus siglas en
inglés), en lo concerniente a auditorías de desempeño. Estas normas
requieren que planifiquemos y realicemos auditorías para obtener evidencia
suficiente y apropiada que proporcione una base razonable para nuestra
opinión y hallazgos, relacionados con los objetivos de auditoría.
En consecuencia, realizamos las pruebas que consideramos necesarias, a
base de muestras y de acuerdo con las circunstancias, según nuestros
objetivos de auditoría. Realizamos pruebas, tales como: entrevistas a
funcionarios y a empleados; inspecciones físicas; exámenes y análisis de
informes y de documentos generados por la unidad auditada o por fuentes
externas; pruebas y análisis de información financiera, de procedimientos
de control interno, y de otros procesos; y confirmaciones de información
pertinente.

Consideramos que la evidencia obtenida proporciona una base razonable

para nuestra opinión y hallazgos.

Además, evaluamos la confiabilidad de los datos obtenidos del

módulo “Compras y Cuentas por Pagar” del sistema Solución Integrada
para Municipios Avanzados (SIMA), que contienen las transacciones
relacionadas con los comprobantes de desembolso y los cheques pagados a
4 M-22-08

los contratistas y proveedores. También evaluamos la confiabilidad de los

recaudos por concepto de la venta de anuncios y el recibo de auspicios
para la celebración del Festival, del 2017 al 2019, obtenidos del
módulo “Ingresys” del sistema SIMA. Como parte de dichas evaluaciones,
entrevistamos a los funcionarios con conocimiento del Sistema y de los
datos; realizamos pruebas electrónicas y comparamos una muestra de
documentos contra la información obtenida del Sistema. Determinamos que
los datos eran suficientemente confiables para los objetivos de este Informe.

INFORMACIÓN SOBRE El Municipio es una entidad del Gobierno del Estado Libre Asociado
LA UNIDAD AUDITADA de Puerto Rico con personalidad jurídica. Sus operaciones se rigen por la
Ley 81-1991 1, según enmendada, y por el Reglamento para la
Administración Municipal de 2016. Este fue aprobado el 19 de diciembre
de 2016 por el entonces comisionado de Asuntos Municipales, y comenzó
a regir el 17 de enero de 2017 2.

El Municipio tiene plenas facultades ejecutivas y legislativas en cuanto

a su jurisdicción. Es una entidad jurídica con carácter permanente.
Además, tiene existencia y personalidad legal independientes de las del
Gobierno Estatal.

El sistema gubernamental del Municipio está compuesto por 2 poderes:

el Ejecutivo y el Legislativo. El alcalde, como funcionario ejecutivo,
ejerce las funciones administrativas y es electo cada 4 años en las
elecciones generales de Puerto Rico. La Legislatura Municipal ejerce las
funciones legislativas y está compuesta por 12 miembros, quienes también
son electos en dichas elecciones. Los anejos 2 y 3 contienen una relación
de los funcionarios principales del Municipio y de la Legislatura Municipal
que actuaron durante el período auditado.

1
La Ley 107-2020, Código Municipal de Puerto Rico, aprobada el 14 de agosto de 2020, derogó la Ley 81-1991.
Este Código se creó para integrar, organizar y actualizar las leyes que disponen sobre la organización,
la administración y el funcionamiento de los Municipios.
2
Este derogó el Reglamento para la Administración Municipal del 18 de julio de 2008. Además, mediante
la Ley 81-2017, se transfirieron las funciones de la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales (OCAM) a
la Oficina de Gerencia y Presupuesto.
M-22-08 5

El Municipio, para ofrecer sus servicios, cuenta con las siguientes

dependencias en el área operacional: Servicios a la Comunidad;
Policía Municipal; Programas Federales; Centro Geriátrico; Control
Ambiental; Recreación y Deportes; Transportación y Obras Públicas; y
Oficina Municipal para el Manejo de Emergencias. La estructura
organizacional está compuesta, además, por Secretaría Municipal,
Auditoría Interna, Recursos Humanos, Finanzas, y Relaciones Públicas.

El presupuesto del Fondo General del Municipio, en los años fiscales

del 2016-17 al 2019-20, ascendió a $7,302,095, $6,578,686, $5,981,309
y $5,908,523, respectivamente.

El Municipio tenía preparados sus estados financieros, auditados por

contadores públicos autorizados, correspondientes a los años fiscales
del 2016-17 al 2018-19. Las operaciones, para los años fiscales 2016-17
y 2018-19 3, reflejaron superávits acumulados de $153,898 y $1,276,942;
y para el año fiscal 2017-18 reflejaron un déficit de $1,123,900 4.

COMUNICACIÓN CON Mediante cartas del 20 de agosto de 2019 y 21 de febrero de 2020,

LA GERENCIA remitimos cinco situaciones al Hon. Edwin Soto Santiago, alcalde.
En las referidas cartas se incluyeron anejos con detalles sobre las situaciones
comentadas.

El alcalde remitió sus comentarios por cartas del 10 de septiembre

de 2019 y 6 de marzo de 2020, los cuales se consideraron al redactar el
borrador de este Informe.

Mediante correo electrónico del 13 de noviembre de 2020, remitimos el

borrador de este Informe para comentarios del alcalde. Este contestó
mediante correos electrónicos del 14 y del 22 de enero de 2021.
Sus comentarios fueron considerados en la redacción final de este Informe;
y se incluyen en la Sección OPINIÓN Y HALLAZGOS.

3
En el año fiscal 2018-19 hubo un superávit corriente de $2,400,842, que absorbió el déficit del año fiscal 2017-18.
4
En el año fiscal 2017-18 hubo un déficit corriente de $1,277,798, que absorbió el superávit acumulado del año anterior.
6 M-22-08

CONTROL INTERNO La gerencia del Municipio de Las Marías es responsable de establecer y

mantener una estructura del control interno efectiva para proveer una
seguridad razonable en el logro de lo siguiente:

• la eficiencia y eficacia de las operaciones

• la confiabilidad de la información financiera

• el cumplimiento de las leyes y la reglamentación aplicables.

Nuestro trabajo incluyó la comprensión y evaluación de los controles

significativos para los objetivos de este Informe. Utilizamos dicha
evaluación como base para establecer los procedimientos de auditoría
apropiados a las circunstancias, pero no con el propósito de expresar
una opinión sobre la efectividad de la estructura del control interno del
Municipio.

En los hallazgos del 1 al 3, se comentan deficiencias de controles internos

significativas, dentro del contexto de los objetivos de nuestra auditoría,
identificadas a base del trabajo realizado.

En los hallazgos 4 y 5, se comentan deficiencias de controles internos

relacionadas con la falta de fiscalización por parte de la Unidad de
Auditoría Interna y con la administración de documentos públicos,
las cuales no son significativas para los objetivos de la auditoría, pero
merecen que se tomen medidas correctivas.

Además, en reuniones del 21 de febrero y 25 de junio de 2020, le

notificamos al alcalde sobre otras deficiencias de controles internos
relacionadas con facturas por servicios de mantenimiento de
acondicionadores de aire, la tardanza en los depósitos de las
recaudaciones, la venta de los anuncios de los anuarios del Festival, la
rotulación de los vehículos municipales, las contraseñas para acceder al
SIMA y el manejo de los boletos expedidos por la Policía Municipal, las
cuales no son significativas para los objetivos de la auditoría.
M-22-08 7

Las deficiencias comentadas no contienen necesariamente todos los

aspectos de control interno que pudieran ser situaciones objeto de hallazgo.
Esto, debido a que dichas deficiencias fueron identificadas como resultado
de la evaluación de las operaciones, los procesos, las actividades y los
sistemas relacionados con los objetivos de la auditoría.

OPINIÓN Y HALLAZGOS Opinión cualificada

Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder revelaron que las

operaciones fiscales del Municipio objeto de este Informe se realizaron, en
todos los aspectos significativos, de acuerdo con la ley y la reglamentación
aplicables; excepto por los hallazgos del 1 al 5, que se comentan a
continuación.

Hallazgo 1 - Puestos ocupados por personas inelegibles; ascensos sin

seguir los procedimientos de competencia; ausencia de evaluaciones de
desempeño; y escala salarial sin actualizar
Situaciones
a. El alcalde es la autoridad nominadora con facultad legal para efectuar
nombramientos en el Gobierno Municipal. El Municipio cuenta con la
Oficina de Recursos Humanos, la cual es dirigida por una directora,
quien es supervisada por el alcalde. Esta, entre otras cosas, es
responsable de planificar, coordinar, dirigir y supervisar las actividades
técnicas y administrativas de la oficina. Dichas actividades incluyen la
publicación de convocatorias; el asesoramiento y la orientación al
alcalde, los funcionarios, los legisladores municipales y demás
empleados sobre los procedimientos, las normas, las leyes y los
reglamentos aplicables a la administración de los recursos humanos; el
mantenimiento y la custodia de los expedientes de los empleados
municipales; y el establecimiento de sistemas de control que permitan
verificar el cumplimiento de las actividades.

El servicio público municipal se compone de los servicios de carrera,

confianza, transitorio e irregular. Toda persona nombrada en un puesto
de carrera o transitorio debe reunir los requisitos mínimos que se
establecen para la clase de puesto y las condiciones generales para
8 M-22-08

ingreso al servicio público municipal. Es inelegible para empleo

toda persona que haya incurrido en conducta deshonrosa; que haya sido
convicta de delito grave, o de cualquier otro delito que implique
depravación moral; o que haya sido destituida del servicio público.

Toda persona que se someta al proceso de reclutamiento y sea

inelegible por haber incurrido en las causas establecidas por ley,
puede solicitar su habilitación al secretario del Trabajo y
Recursos Humanos 5.

En el Municipio es requisito que toda persona interesada en ocupar un

puesto o empleo complete el Historial Personal. En el mismo, el
solicitante debe informar, entre otras cosas, si ha sido destituido de
algún puesto público, convicto de algún delito o indultado.
También debe indicar si ha sido habilitado para ocupar algún puesto en
el servicio público y, de ser así, debe proveer evidencia de dicha
habilitación. Una oficinista de la Oficina de Recursos Humanos es la
responsable de recibir y verificar los documentos que entregan las
personas que solicitan empleo en el Municipio. Esta le responde a la
directora de esta Oficina.

Nuestro examen sobre el particular reveló que el 18 septiembre y

el 6 de noviembre de 2017 el alcalde nombró a dos personas
exconvictas para ocupar puestos en el Municipio, sin verificar,
conforme a lo dispuesto en la Ley, su elegibilidad y cumplimiento con
el proceso de habilitación para ocupar puestos en el servicio público.
Estas ocuparon los puestos hasta el 30 de septiembre de 2019.
Mediante carta del 29 de agosto de 2019, una ejecutiva de la
Oficina de Habilitación para el Servicio Público del DTRH nos
informó que estas personas eran inelegibles para el empleo, porque
fueron convictos por delito grave y destituidos del servicio público.

5
Mediante la Ley 8-2017- del 4 de febrero de 2017, se transfirió la Oficina de Habilitación para el Servicio Público de
la Oficina de Administración y Transformación de los Recursos Humanos del Gobierno de Puerto Rico (OATRH) al
Departamento del Trabajo y Recursos Humanos (DTRH).
M-22-08 9

Además, nos indicó que no se encontró evidencia que demostrara que

los exconvictos hubiesen solicitado la habilitación ni que hayan
sido habilitados para ingresar como empleados al Municipio.
A continuación, describimos los hechos:

• El 18 de septiembre de 2017 el alcalde nombró a uno de los

exconvictos para que ocupara un puesto transitorio como
trabajador en el Departamento de Recreación y Deportes.
Este ocupó dicho puesto hasta el 31 de diciembre de 2017.
Además, del 26 de octubre de 2018 al 31 de enero de 2019, ocupó
un puesto de líder recreativo en dicho Departamento con estatus
transitorio. Del 1 de febrero al 30 de septiembre de 2019, ocupó el
mismo puesto, pero con estatus irregular. En el Historial Personal
este no contestó las preguntas relacionadas con la convicción de
delitos. Del 13 de octubre de 2017 al 4 de octubre de 2019, el
Municipio le pagó $6,103 en sueldos ($5,688) y beneficios
marginales ($415), de los cuales $3,927 fueron como empleado
transitorio y $2,176 como irregular.

• El 6 de noviembre de 2017 el alcalde nombró al segundo

exconvicto mencionado para que ocupara un puesto irregular como
conductor en el Departamento de Transportación y Obras Públicas.
Este ocupó dicho puesto hasta el 30 de junio de 2018. Del 1 de julio
de 2018 al 30 de septiembre de 2019, ocupó el mismo puesto, pero
con estatus transitorio. En el Historial Personal este informó al
Municipio que fue convicto, pero no indicó si había sido habilitado
para ocupar un puesto en el gobierno. Del 29 de noviembre de 2017
al 27 de septiembre de 2019, el Municipio le pagó $28,848 en
sueldos ($26,355) y beneficios marginales ($2,493), de los
cuales $19,171 fueron como empleado transitorio y $9,677 como
irregular.

b. Los municipios deben establecer un sistema autónomo para la

administración del personal municipal, el cual se debe regir por el
principio de mérito, de modo que promueva un servicio público de
excelencia sobre los fundamentos de equidad, justicia, eficiencia y
10 M-22-08

productividad. Además, este sistema debe ser cónsono con las guías
que prepare la OATRH. La clasificación de puestos, los ascensos, los
traslados y los descensos, entre otras, son consideradas áreas esenciales
al principio de mérito dentro del servicio de carrera.

Todo municipio debe ofrecer la oportunidad de competir para los

puestos de carrera a cualquier persona cualificada que interese
participar en las funciones públicas. Esta participación se establece en
atención al mérito, sin discrimen por razón de raza, color, sexo,
nacimiento, edad, orientación sexual, identidad de género, origen o
condición social ni por ideas políticas o religiosas.

El alcalde tiene la responsabilidad de reclasificar puestos y disponer

cambios en deberes, autoridad y responsabilidad. Para esto, tiene que
identificar los puestos que se podrán cubrir mediante el mecanismo de
ascenso y debe anunciar los mismos mediante convocatorias para que
las personas interesadas, que reúnan los requisitos mínimos, se enteren
y puedan competir. El alcalde delega estas funciones en la directora de
Recursos Humanos.

El examen de seis transacciones de personal, relacionadas con igual

número de empleados en el servicio de carrera, reveló que no se
publicó una convocatoria ni se siguió el procedimiento de competencia
y reclutamiento, conforme al principio de mérito, para los ascensos de
tres empleados, efectuados del 1 de junio al 1 de julio de 2019.
Estos ascensos fueron otorgados y documentados en el Informe de
Cambio que se incluye en los expedientes individuales del personal
municipal. Los puestos a los que ascendieron estaban asignados a
escalas de mayor retribución, aunque ninguno de los empleados recibió
mejoramiento salarial por los ascensos.

c. El Municipio debe implementar un sistema de evaluación de las

ejecutorias de los empleados de carrera y su cumplimiento con los
criterios de orden y disciplina. Este sistema tiene que estar diseñado de
acuerdo con la complejidad funcional y las necesidades del Municipio,
y debe proveer los mecanismos para el desarrollo de niveles de
M-22-08 11

excelencia que promuevan la productividad. A tales efectos, el

Municipio aprobó, mediante la Ordenanza 27 del 10 de junio de 2005,
el Manual sobre el Sistema del Desempeño de los Recursos Humanos,
el cual requiere que se evalúe el desempeño de los empleados de
carrera y transitorios en un período de 12 meses.

Nuestro examen reveló que, del 9 de enero de 2017 al 29 de febrero

de 2020, los supervisores no habían realizado las evaluaciones del
desempeño del personal municipal, a pesar de que el Municipio
contaba con dicho sistema de evaluación. El 9 de marzo de 2020 la
directora de Recursos Humanos del Municipio confirmó, mediante
certificación, que no se habían realizado las mismas.

d. El alcalde tiene la obligación de promulgar y publicar las reglas y los

reglamentos necesarios para que se apliquen normas uniformes en los
asuntos municipales. Todo municipio tiene que adoptar y mantener
actualizado un reglamento uniforme de administración de personal que
contenga, entre otros, un plan de clasificación de puestos y de
retribución uniforme para los servicios de carrera y de confianza.

El Municipio cuenta con el Plan de Clasificación de Puestos y

Retribución para el Servicio de Carrera (Plan), aprobado el 15 de abril
de 2004.

El 1 de julio de 2012 el alcalde otorgó un aumento de sueldo de $125

a todo el personal municipal de carrera para promover la justicia
salarial. Este aumento fue aprobado por la Legislatura Municipal
mediante la Resolución 30 del 18 de junio de 2012.

Nuestro examen de los sueldos de seis empleados reveló que,

al 29 de febrero de 2020, no se había actualizado una de las escalas
salariales del Plan para atemperarla al aumento de sueldo mencionado.
12 M-22-08

Criterios
La situación comentada en el apartado a. es contraria a los
artículos 11.004(c) y 11.007(a)(3)(4)(5) y (b) de la Ley 81-1991, y al
Artículo XVII del Reglamento de Habilitación para el Servicio Público 6
promulgado por el DTRH el 29 de agosto de 2017. Además, es contraria al
Artículo 6, Sección 6.3-2. del Reglamento de Personal: Áreas Esenciales al
Principio de Mérito del Gobierno Municipal de Las Marías, aprobado
el 1 de agosto de 1994.

Lo comentado en el apartado b. es contrario al Artículo 11.009 de

la Ley 81-1991.

La situación comentada en el apartado c. es contraria al Artículo IX.A

del Manual sobre el Sistema del Desempeño de los Recursos Humanos.

Lo comentado en el apartado d. es contrario a los artículos 3.009(c)

y 11.001 de la Ley 81-1991.

Efectos
La situación comentada en el apartado a. ocasionó que se pagaran
indebidamente sueldos y beneficios marginales por $23,098 a personas
inelegibles para ocupar puestos transitorios en el servicio público.
Esto puede tener consecuencias adversas para el Municipio y ocasionar que
dichos nombramientos se declaren nulos. Además, los funcionarios que
autorizaron las transacciones de personal y los pagos pueden estar sujetos a
las penalidades contempladas en el Artículo 11.027 de la Ley 81-1991, y en
el Artículo XVIII del Reglamento de Habilitación para el Servicio Público.

Lo comentado en el apartado b. ocasiona desconfianza en el proceso de

reclutamiento del personal de carrera y favoritismos al momento de ascender
o reclasificar al personal del servicio de carrera; y puede propiciar la comisión
de irregularidades, lo que pudiera traer consecuencias adversas para el
Municipio.

6
Creado en virtud del Artículo 6.8 de la Ley 8-2017, Ley para la Administración y Transformación de los
Recursos Humanos en el Gobierno de Puerto Rico, según enmendada, que regula la habilitación al servicio público para
los candidatos a empleos de puestos de carrera y transitorios.
M-22-08 13

La situación comentada en el apartado c. impide que se identifiquen y

atiendan las áreas de necesidad de desarrollo del personal. Esto ocasiona,
además, que no se tenga conocimiento del desempeño y las ejecutorias de
los empleados y de si estos cumplen o no con lo esperado.

Lo comentado en el apartado d. no le permite al Municipio mantener un

sistema actualizado y adecuado para la administración del personal.

Causas
Atribuimos la situación comentada en el apartado a. a que la directora de
Recursos Humanos se apartó de sus deberes al no supervisar adecuadamente
las labores realizadas por la oficinista a cargo del procedimiento de recibir
y verificar los documentos de los candidatos a empleo, para determinar si
cumplían con las condiciones generales y los requisitos mínimos de ingreso.
Tampoco ofreció una orientación adecuada a su personal y al alcalde sobre
la Ley y la reglamentación aplicable en los procesos de reclutamiento y
selección, particularmente en los casos de personas inelegibles. Esta indicó
que desconocía el proceso de habilitación, ya que venía de trabajar en la
empresa privada. Por su parte, el alcalde no supervisó adecuadamente las
funciones de la directora de Recursos Humanos, y efectuó nombramientos
sin solicitar el asesoramiento necesario. Además, ambos funcionarios, al
renovar los nombramientos de dichos empleados, omitieron examinar
diligentemente los casos indicados, ya que no verificaron los antecedentes
penales en la jurisdicción federal. Estos se limitaron a exigir la
certificación de antecedentes penales sobre las sentencias emitidas por el
gobierno estatal.

Lo comentado en el apartado b. se atribuye a que la directora de

Recursos Humanos se apartó de su deber. Esta indicó a nuestros auditores
que no se llevaron a cabo convocatorias, porque los cambios de puesto de
los empleados no se consideraron ascensos, ya que estos iban a conservar el
mismo salario, los cuales no excedían las escalas salariales.
14 M-22-08

La situación comentada en el apartado c. obedece a que, a pesar de las

gestiones realizadas por la directora de Recursos Humanos, los supervisores
se apartaron de su deber de preparar las evaluaciones requeridas en la
reglamentación.

Con relación a lo comentado en el apartado d., la entonces directora de

Recursos Humanos nos indicó que realizó gestiones para enmendar el Plan,
pero resultaba muy costoso y el Municipio no contaba con los recursos.
Por su parte, la directora de Recursos Humanos nos indicó que cuando
comenzó en el puesto y se percató de lo antiguo que era el Plan, le solicitó
verbalmente al alcalde actualizar las escalas salariales. Este le indicó que no
había presupuesto para contratar los servicios para la actualización del
mismo, por lo que la funcionaria buscó asesoramiento de la OATRH para
atender el asunto internamente, pero necesitaba un adiestramiento que
también tenía un costo para el Municipio. Según indicó, el alcalde decidió
posponer la actualización al Plan en espera de fondos para este propósito.

Comentarios de la Gerencia
El alcalde indicó lo siguiente:

Se rechaza el hallazgo. El Municipio de Las Marías, así como, los

funcionarios municipales que expone el señalamiento actuaron de
conformidad con la ley y la reglamentación aplicable en cuanto a
los reclutamientos de los dos empleados que se mencionan.
Además, cabe destacar que los reclutamientos se efectuaron a raíz
de las órdenes de estado de emergencia decretadas a consecuencia
de los Huracanes Irma y María. [sic]

En primer lugar, el Municipio de Las Marías cumplió con entregar

y formalizar el Historial de Personal para ambos casos señalados;
sin embargo, uno de los empleados omitió la información de
convicción y el otro empleado contestó que sí. Surge de los
expedientes en poder del Municipio que para ambos casos estos
presentaron el Certificado Negativo de Antecedentes Penales
emitido por la Policía de Puerto Rico, indicando que dichos
empleados al momento de realizar el cotejo no aparecían con
antecedentes penales. De esta forma el Municipio de Las Marías,
acreditó mediante los certificados provistos la no convicción de
delito que hiciera inelegible para empleo en el servicio público a
los dos empleados que se señalan. Cabe señalar que al momento del
reclutamiento los funcionarios municipales que se mencionan
desconocían sobre las sentencias y convicciones de las dos personas
que se señalan emitidas por el Tribunal Federal a nivel del
M-22-08 15

distrito de Puerto Rico; es decir, ambos funcionarios no tenían

conocimiento formal a la fecha de los reclutamientos de que los
solicitantes hayan incurrido en conducta deshonrosa por convicción
por delito grave o por cualquier delito que implique depravación
moral; o hayan sido destituido del servicio público. Por lo cual, se
rechaza la imputación de que los funcionarios municipales hayan
autorizado transacciones de personal contraria a la ley ya que
reiteramos no se tenía conocimiento formal ni personal de las
situaciones delictivas de ambos empleados que puedan ser
atribuibles a los funcionarios que autorizaron las transacciones de
personal. El hallazgo según redactado pretende imputar
responsabilidades a los funcionarios municipales bajo una
presunción de conocimiento, lo cual es impermisible a la luz del
ordenamiento jurídico. [sic] […] [Apartado a.]

Se rechaza. Las transacciones de personal señaladas en el hallazgo

se dieron bajo el mecanismo de ascenso sin oposición, según
refrendadas bajo las disposiciones del Artículo 11.009 (c) de la
Ley 81-1991, según enmendada, la cual establece que este
mecanismo se utilizará cuando las exigencias extraordinarias del
servicio lo justifiquen. Además, surge de los expedientes en poder
del Municipio que dichos ascensos sin oposición fueron
evaluados por la Directora de Recursos Humanos y recomendados
positivamente al Alcalde para su determinación. Por lo cuanto,
se rechaza la redacción de este señalamiento, ya que este
procedimiento no conllevó favoritismo ni comisión de
irregularidades que pudieran traer consecuencias adversas para el
Municipio. [sic] [Apartado b.]

Se acepta parcialmente. Como acción correctiva el Municipio

impartió instrucciones a la Directora de Recursos Humanos, los
directores de dependencia y supervisores para que realicen y/o
completen las evaluaciones sobre desempeño del personal
municipal de conformidad con lo requerido. [sic] [Apartado c.]

Se acepta. El Municipio se encuentra en un procedimiento de

revisión de las escalas salariales establecidas en el Plan de
Clasificación de Puestos y Retribución para el Servicio de Carrera,
a los fines de atemperarlas a los salarios vigentes del Municipio.
[Apartado d.]
Consideramos las alegaciones del alcalde con respecto a los apartados a.
y b. del Hallazgo, pero determinamos que los mismos prevalecen.
Con respecto al apartado a., la Oficina de Recursos Humanos debe
asegurarse de que los candidatos a empleo ofrezcan la información
completa que se les requiere en el proceso de reclutamiento para determinar
la elegibilidad de estos. Además, en el caso de personas exconvictas, se
requiere verificar el cumplimiento con el proceso de habilitación para
16 M-22-08

ocupar puestos en el servicio público, antes de ser nombrados en puestos de

carrera y transitorios del Municipio. El Historial Personal es el formulario
establecido por el Municipio como mecanismo para obtener y validar dicha
información. Con relación al apartado b., no se documentó la necesidad
del servicio ni las cualificaciones especiales de los empleados ascendidos.
Tampoco se presentó evidencia, aunque la solicitamos, del análisis
efectuado por la directora de Recursos Humanos para recomendar dichos
ascensos.

Véanse las recomendaciones de la 2 a la 6, 13 y 14.

Hallazgo 2 - Servicios de refrigeración prestados por personas no

autorizadas; créditos presupuestarios no obligados al momento de
otorgarse los contratos; y otras deficiencias relacionadas con las
órdenes de compras y los comprobantes de desembolso
Situaciones
a. El alcalde está autorizado por ley para contratar los servicios
profesionales, técnicos y consultivos necesarios, convenientes o útiles
para la ejecución de sus funciones, deberes y facultades, y para la
gestión de los asuntos y las actividades de competencia o jurisdicción
municipal. Los municipios tienen que solicitar a sus contratistas y
mantener en los expedientes de los contratos copias de las patentes
municipales, los permisos, las licencias y las autorizaciones que
tienen para realizar negocios, según establecido por las leyes,
los reglamentos o los colegios profesionales y técnicos aplicables.
Asimismo, tienen que incluir cualquier otra certificación o documento
requerido por cualquier ley o reglamento aplicable.

Para esto, el alcalde delega, en la secretaria municipal, la solicitud de

los documentos necesarios para la preparación de los contratos.

La Junta de Subastas (Junta) atiende y adjudica todas las subastas

requeridas por ley, ordenanza o reglamento; y los contratos de
arrendamiento de cualquier propiedad mueble o inmueble y de
servicios de vigilancia, mantenimiento de equipo de refrigeración
y otros.
M-22-08 17

Como parte de este proceso, la Junta debe revisar los documentos que
presentan los proveedores y contratistas, previo a la adjudicación de
una subasta. Esto incluye la verificación de las licencias requeridas en
caso de que la profesión de los servicios a contratarse así lo requiera.
La secretaria municipal también funge como secretaria de la Junta y,
cuando realiza las funciones de dicho cargo, le responde a la presidenta
de esta.

En la Ley Núm. 36 del 20 de mayo de 1970, Ley para crear la

Junta Examinadora y Colegio de Técnicos de Refrigeración y Aire
Acondicionado, según enmendada, y en el Reglamento de la
Junta Examinadora de Técnicos de Refrigeración y Aire
Acondicionado de Puerto Rico del 21 de mayo de 1991 se establece,
entre otras cosas, que toda persona que ejerza como técnico en
refrigeración y de acondicionadores de aire debe poseer una licencia
expedida por la Junta Examinadora. Además, debe cumplir con el
Código de Ética para los Técnicos emitido el 23 de agosto de 2015 por
el Colegio de Técnicos de Refrigeración. Todos los técnicos de
refrigeración licenciados por la Junta Examinadora tienen que ser
miembros del Colegio de Técnicos de Refrigeración y Aire
Acondicionado de Puerto Rico (Colegio).

El 10 de mayo de 2017 la Junta celebró una subasta para obtener los

servicios de mantenimiento de los acondicionadores de aire de las
diferentes dependencias municipales. El 19 de mayo de 2017 se
adjudicó la subasta a la única corporación regular que participó en
la misma. El 21 de junio de 2017 el Municipio formalizó un contrato
con dicha corporación, cuya vigencia se estableció del 21 de junio
de 2017 al 30 de junio de 2018. Del 25 de mayo de 2018 al
20 de febrero de 2019, el Municipio pagó $4,562 por dichos servicios 7.

7
En el contrato no se estableció el importe de los servicios contratados. Esta información estaba incluida en la propuesta
entregada por el contratista, la cual no indicaba la fecha en que se preparó.
18 M-22-08

El examen relacionado con la contratación de los servicios indicados

reveló que la secretaria municipal no solicitó al presidente y único
oficial de la corporación copia de la licencia emitida por la
Junta Examinadora que lo autorizaba al ejercicio de dicha profesión.
Tampoco le solicitó la evidencia de colegiación del empleado que
brindó los servicios del mantenimiento de los acondicionadores de aire.
A continuación, presentamos los detalles:

1) El 1 de julio de 2019 la directora de la Secretaría Auxiliar de

Juntas Examinadoras del Departamento de Estado certificó que el
presidente tenía su licencia vencida desde el 27 de julio de 2008 8.

2) El 3 de septiembre de 2019 la asistente administrativa del Colegio

certificó que el empleado de la corporación tenía vencida la
colegiación desde el 18 de abril de 2015.

b. El alcalde, los funcionarios y los empleados en quienes este delegue y

cualquier representante autorizado, son responsables de la legalidad,
exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que se
autoricen para el pago de cualquier concepto. Para esto, el Municipio
cuenta con el Departamento de Finanzas, el cual está a cargo de un
director, quien le responde al alcalde. Este es responsable de supervisar
las tareas de preintervención y de procesamiento de los desembolsos;
y de tomar las medidas adecuadas para proteger y salvaguardar los
fondos, los valores y la propiedad municipal. Además, debe obligar las
asignaciones en las partidas presupuestarias correspondientes antes de
recibir los materiales y equipos, y de que se rindan los servicios
contratados. Esto, de manera que haya balance disponible para cubrir
los desembolsos, cuando los materiales o equipos comprados se
reciban o los servicios se rindan.

8
Nuestra Oficina refirió, mediante carta del 20 de noviembre de 2019, las situaciones mencionadas en los
apartados a.1) y b.2) al Departamento de Justicia (RM-4034-14180-20-01). También las refirió a la Junta Examinadora
(RM-4034-14180-20-02) y al Colegio (RM-4034-14180-20-03), mediante cartas del 8 de octubre de 2019, para las
acciones correspondientes. Dichos referidos incluían el contrato formalizado con el Municipio, entre otros.
Al 24 de septiembre de 2021, las situaciones estaban pendientes de investigación. [Véase el Informe de
Auditoría M-21-22 del 23 de octubre del 2020].
M-22-08 19

La obligación de los créditos presupuestarios se debe realizar mediante

el registro de una orden de compra, posterior a la firma de los contratos.
En el Municipio, los créditos para el pago de los contratos de
servicios son registrados en el sistema SIMA9 por una funcionaria
administrativa del Departamento de Finanzas, quien le responde al
director de Finanzas.

Por otra parte, el preinterventor debe verificar la corrección de los

documentos de pago en todas sus partes y que las transacciones
procedan de acuerdo con la ley, las ordenanzas, las resoluciones,
los contratos y la reglamentación vigente.

En la Ley Núm. 36 se establece que todo técnico de refrigeración y

acondicionadores de aire con licencia tiene que preparar una
certificación de la labor realizada en el formulario que provee
el Colegio, estampar el sello del mismo correspondiente al servicio
prestado, y entregarlo a la persona natural o jurídica que contrate sus
servicios como garantía de su capacidad y conocimiento para
desempeñarse como técnico.

Del 25 de mayo de 2018 al 20 de febrero de 2019, el Municipio

emitió cuatro comprobantes de desembolso por $4,562 a favor de la
corporación mencionada en el apartado a. En el contrato otorgado se
estableció la responsabilidad de esta compañía de prestar los servicios
dentro de las dos semanas siguientes al recibo de una orden de compra
firmada. Para cobrar por los servicios prestados, el contratista
preparaba una hoja de servicio que establecía la siguiente información:
la fecha y dependencia municipal en la que prestó el servicio,
descripción de la labor realizada, y firma del funcionario o empleado
del Municipio que recibió el servicio.

9
El 7 de enero de 2016 se comenzó a utilizar dicho sistema.
20 M-22-08

Nuestro examen a los comprobantes de desembolso emitidos y sus

justificantes reveló lo siguiente:

1) No se obligaron los créditos presupuestarios necesarios al

momento de otorgarse el contrato para el pago de los servicios.
La funcionaria administrativa registró las obligaciones para el
pago mediante la emisión de órdenes de compra, de 23 a 365 días
luego de que se otorgara el contrato, y de 6 a 245 días después que
se recibieran las hojas de servicio.

Una situación similar se comentó en el Informe de

Auditoría M-18-04 del 22 de agosto de 2017.

2) El Municipio no se aseguró de que los comprobantes de

desembolso incluyeran las certificaciones de labor realizada, con
el sello correspondiente, que la corporación debía preparar y
entregarle en el formulario provisto por el Colegio. Esto, como
garantía de su capacidad y conocimiento para desempeñarse como
técnico.

3) El Municipio no se aseguró de que las hojas de servicio incluyeran

la información sobre el número de propiedad, la marca, el modelo
y la serie del equipo al que se le daba mantenimiento.

Criterios
Las situaciones comentadas en el apartado a. son contrarias al Capítulo IX,
Sección 2 del Reglamento para la Administración Municipal de 2016;
a los artículos 10, 20 y 32 de la Ley Núm. 36, según enmendada; al
Artículo XVI.7 del Reglamento de la Junta Examinadora de Técnicos de
Refrigeración y Aire Acondicionado de Puerto Rico, según enmendado; y
al Artículo II, Sección 1.1.c. del Código de Ética para los Técnicos.
Además, son contrarias al inciso 4 de la primera cláusula del contrato
otorgado, en el que se establece el requisito de que todo servicio tenía que
ser ofrecido por una persona con licencia de Técnico de Refrigeración y
Aire Acondicionado de la Junta Examinadora de Técnicos de Refrigeración
y Aire Acondicionado del Departamento de Estado.
M-22-08 21

Lo comentado en el apartado b.1) es contrario al Capítulo IV,

secciones 2 y 5 del Reglamento para la Administración Municipal de 2016;
y al inciso 2 de la primera cláusula del contrato otorgado, en el cual se
establece que el contratista debe cumplir con el tiempo establecido para
prestar los servicios a partir del recibo de una orden de compra emitida por
el Municipio.

Las situaciones comentadas en el apartado b.2) y 3) son contrarias a los

artículos 6.005(c) y 8.005 de la Ley 81-1991; al Artículo 30 de la
Ley Núm. 36; y al Capítulo IV, Sección 8 del Reglamento para la
Administración Municipal de 2016.

Efectos
Las situaciones comentadas en los apartados a. y b.2) pudieron resultar
perjudiciales para el Municipio, ya que no existe certeza de que los servicios
se rindieran de acuerdo con las leyes y certificaciones que exige la
profesión. Además, permitieron que personas no autorizadas prestaran los
servicios.

Lo comentado en el apartado b.1) dificulta mantener un control efectivo

de las partidas presupuestarias destinadas al pago de los referidos servicios,
y propicia sobregiros en estas.

La situación comentada en el apartado b.3) nos impidió verificar, en todos

sus detalles, la corrección y propiedad de los desembolsos. Además, puede
propiciar la comisión de errores e irregularidades y evita que, de estas
cometerse, se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades.

Causas

Atribuimos la situación comentada en el apartado a.1) a que la

secretaria municipal entendió que el presidente de la corporación tenía la
licencia requerida, al presentar al Municipio una certificación del
Colegio del 13 de enero de 2017, que establecía que era miembro activo del
mismo hasta el 30 de junio de 2018. Además, la Junta no se aseguró de que
el presidente de la corporación cumpliera con la licencia requerida.
22 M-22-08

Lo comentado en el apartado a.2) se atribuye a que la secretaria municipal

se apartó de su deber, al no asegurarse de obtener el documento que
acreditara la colegiación del empleado que ofreció los servicios, antes de la
formalización del contrato. Esta indicó que, aunque solicitó la evidencia,
nunca la recibió.

La situación comentada en el apartado b.1) obedece a que no se obligaron

los créditos para el pago de los servicios, debido a que el contrato no
indicaba importe máximo y el sistema SIMA no les permitía registrarlo sin
cuantía. El director de Finanzas indicó que el contrato no indicaba importe,
porque no se sabía cuánto se gastaría y dependía de las necesidades que
surgieran y que, por esto, las órdenes de compra se registraron cuando
recibieron las requisiciones de las dependencias municipales para solicitar
los servicios. Por su parte, la secretaria municipal indicó que preparó el
contrato sin importe, al dejarse llevar por otros contratos formalizados en la
pasada administración para este tipo de servicio, ya que era la primera vez
que trabajaba con subastas y contratos.

Lo comentado en el apartado b.2) y 3) se atribuye a que el preinterventor

se apartó de su deber al desconocer la reglamentación del Colegio que exige
una certificación con el sello del técnico que brinda servicios a los
acondicionadores de aire, y al procesar para pago facturas y justificantes
que carecían de documentos e información necesaria para verificar la
corrección de los trabajos. Además, se atribuye a que los directores de
Finanzas en funciones no supervisaron las funciones de preintervención.

Comentarios de la Gerencia
El alcalde indicó lo siguiente:

Se objeta. En carta fechada al 5 de marzo de 2020, la

Secretaria Municipal envió un comunicado a la compañía
contratada y esta envió la licencia correspondiente vigente a ese
momento. […] [sic] [Apartado a.1)]

Se acepta. Aunque en sinnúmeros de ocasiones la

Secretaria Municipal hizo el acercamiento para la actualización del
documento de colegiación, nunca nos fue provista la misma. [sic]
[Apartado a.2)]
M-22-08 23

Se acepta parcialmente. El 1ro de julio de 2020 se nombró una

persona al puesto de director de finanzas. La misma mantiene
comunicación efectiva con el área de Secretaría Municipal en
términos a la disponibilidad de fondos antes a la otorgación de
contratos. Cada contrato otorgado contiene una certificación el cual
es firmada por la directora aceptando la disponibilidad de fondos
para los mismos. [sic] [Apartado b.1)]

Se acepta parcialmente. El personal del Municipio esta adiestrado

para que revisen todos los documentos requeridos antes de emitir
un comprobante de desembolsos. No obstante, como medida
correctiva, se impartieron instrucciones al personal del área de
pre-intervenciones para que se aseguren que los comprobantes de
desembolsos incluyan todas las evidencias, certificaciones y
cualquier otro documento que sea requerido. [sic] [Apartado b.2)
y 3)]
Consideramos las alegaciones del alcalde con respecto al apartado a.1) del
Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece. Durante el período
en que el contratista prestó los servicios al Municipio, su licencia estaba
vencida. Este renovó la licencia el 12 de julio 2019, dos años luego de la
vigencia del contrato. El Municipio no la requirió previo a la contratación.

Véanse las recomendaciones 1, 2 y de la 7 a la 9.b.2).

Hallazgo 3 - Empleada municipal que efectuó recaudaciones sin tener

nombramiento
Situación
a. El director de Finanzas es responsable de supervisar las tareas de
recaudación, y de tomar las medidas adecuadas para proteger y
salvaguardar los fondos, los valores y la propiedad municipal.
Además, debe establecer controles para el recaudo, la custodia y el
depósito de los fondos municipales. El alcalde, por recomendación del
director de Finanzas, nombra al recaudador oficial, a quien le delega
las funciones de recaudar y depositar los fondos municipales.
También puede nombrar recaudadores auxiliares de acuerdo con las
necesidades del Municipio. Estos efectúan las recaudaciones, y
preparan y remiten los informes que les son requeridos de acuerdo con
sus funciones.
24 M-22-08

El Municipio cuenta con una recaudadora oficial, quien le responde al

director de Finanzas, y con dos recaudadores auxiliares, quienes le
responden a la recaudadora oficial.

Estos utilizan el módulo “Ingresys” para registrar y emitir los

recibos de recaudaciones. Para los recaudos realizados fuera de la
Casa Alcaldía, utilizan unas libretas que contienen recibos manuales
de recaudación. Los recaudadores auxiliares deben entregar
diariamente los recaudos a la recaudadora oficial con la copia
de los recibos.

El Municipio celebra anualmente el Festival de Las Marías en

Honor a la China Dulce (Festival), y publica un anuario que incluye
información de interés sobre los festivales celebrados en años
anteriores.

Para recaudar fondos para la elaboración de los anuarios del Festival,

correspondientes a los años del 2017 al 2019, la Legislatura Municipal
aprobó las ordenanzas 7 del 8 de marzo de 2017, 10 del 17 de enero
y 12 del 12 de diciembre de 2018, para, entre otras cosas, autorizar a
un comité organizador y al Departamento de Finanzas a realizar la
venta de anuncios al comercio local. Dicho comité estaba
compuesto por 5 miembros: 3 funcionarios 10, 1 empleada de la
Legislatura Municipal y 1 empleado de la Oficina Satélite de
Las Marías del American Job Center 11. El presidente del comité era el
director de la Oficina Municipal para el Manejo de Emergencias.
Los ingresos recaudados de la venta de anuncios deben ser depositados
en una cuenta especial del Municipio y registrados en los libros con la
descripción de venta de anuncios o auspicios. Estos deben utilizarse
para cubrir los gastos relacionados con los festivales, y para adquirir
materiales y suministros para el Programa de Reciclaje.

10
El director de la Oficina Municipal para el Manejo de Emergencias, la directora de Servicios a la Comunidad y la
secretaria municipal.
11
Anteriormente conocida como Área Local de Desarrollo Laboral Mayagüez-Las Marías (ALDL). De acuerdo con
el 20 CFR Chapter V, Part 678, Subpart G, Section 678.900(c), a partir del 1 de julio de 2017, cada sistema de prestación
de servicios se identificó como American Job Center.
M-22-08 25

Del 31 de enero de 2017 al 9 de julio de 2019, se efectuaron

recaudaciones por $52,700 por la venta de 193 anuncios para los
anuarios, según se indica:

ANUNCIOS
ANUARIO VENDIDOS IMPORTE
2017 64 $16,450

2018 72 19,950

2019 57 16,300

TOTAL 193 $52,700

Nuestro examen reveló que el presidente del comité designó a la

empleada de la Legislatura Municipal para efectuar las recaudaciones
por la venta de los anuncios, sin que esta tuviese nombramiento de
recaudadora 12. La empleada visitaba a los comerciantes, efectuaba la
venta y recibía los pagos mediante cheques. Luego, los entregaba a la
recaudadora oficial del Municipio, quien se encargaba de registrarlos
en el módulo “Ingresys” y preparaba el recibo de recaudación
correspondiente. Posteriormente, la empleada entregaba el recibo
emitido por la recaudadora oficial al comerciante.

Criterios
La situación comentada es contraria a los artículos 6.005(c) y (f), y 8.010(d)
de la Ley 81-1991, según enmendada; y al Capítulo III, secciones de la 3
a la 5 del Reglamento para la Administración Municipal de 2016.

Efectos
La situación comentada no permite mantener un control adecuado de las
recaudaciones efectuadas por la venta de anuncios para el anuario y
auspicios del Festival. Además, puede propiciar la comisión de
irregularidades con los fondos recaudados.

12
Para el 2017 y el 2018, la designación fue verbal. Para el 2019, la designación se realizó mediante carta del
10 de enero de 2019.
26 M-22-08

Causas
El presidente del comité nos indicó que delegó la función de recaudación a
la empleada de la Legislatura Municipal por entender que, entre los
miembros del comité, era la que más tiempo y flexibilidad tenía para visitar
a los comerciantes. Además, los directores de Finanzas en funciones se
apartaron de sus deberes, al permitir que personal ajeno a las funciones de
recaudación efectuaran gestiones de cobro por la venta de dichos anuncios.
También atribuimos la situación a que, en el período mencionado,
el Municipio no contaba con reglamentación que estableciera los controles
para la solicitud de auspicios o venta de anuncios para la celebración de
actividades 13.

Comentarios de la Gerencia
El alcalde indicó lo siguiente:

Se objeta. La Ordenanza Número 3, Serie 2019-2020, la cual

adoptó el Reglamento sobre las funciones y responsabilidades de
los Comités de Actividades y Festejos de Las Marías, establece en
el Artículo 3 D. que en los comités con autorización para recaudar
fondos deberán ser delegadas funciones para cobrar y depositar los
fondos públicos que se reciban y expedir y firmar los recibos
correspondientes. Además, el Artículo 4 del Reglamento establece
que en el descargue de sus funciones y deberes los comités podrán
cobrar y recaudar los fondos provenientes de los auspicios o
aportaciones. Nótese, que de conformidad con el Reglamento, no
necesariamente tiene que ser un recaudador quien haga estas
funciones. Por otro lado, con respecto a los efectos del Hallazgo no
se desprende que se haya propiciado alguna irregularidad en la
recaudación de fondos. La corporación contratada es una de labor
técnica y no de labor intelectual, por lo que no puede ser
considerada como corporación profesional, sino como una regular.

13
El 12 de septiembre de 2019, el Municipio aprobó, mediante la Ordenanza 3, el Reglamento sobre las Funciones y
Responsabilidades de los Comités de Actividades y Festejos de Las Marías. Además, el 20 de diciembre de 2019,
el alcalde aprobó la Orden Ejecutiva 12, para designar a los funcionarios municipales del Comité Organizador del
Festival 2020, nombrar a las personas responsables de la venta de anuncios para el anuario y el responsable de sus
recaudos.
M-22-08 27

Consideramos las alegaciones del alcalde, pero determinamos que el

Hallazgo prevalece. La Ordenanza 3 fue aprobada luego del período, en
el cual se realizaron las recaudaciones comentadas. En nuestras futuras
auditorías evaluaremos el cumplimiento del Reglamento que se adoptó,
prospectivamente, mediante dicha Ordenanza.

Véanse las recomendaciones 2 y 9.c.

Hallazgo 4 - Falta de fiscalización por parte de la Unidad de Auditoría

Interna
Situación
a. El Municipio cuenta con la Unidad de Auditoría Interna (UAI),
dirigida por una directora nombrada y supervisada por el alcalde, y
confirmada por la Legislatura Municipal. Su función principal es
realizar evaluaciones independientes y periódicas de las actividades
fiscales y operacionales de las distintas unidades de trabajo del
Municipio. Además, debe realizar auditorías y fiscalizar todas las
operaciones municipales de fondos públicos; rendir informes al
alcalde sobre el resultado de las auditorías que realice; y hacer
las recomendaciones que estime convenientes, entre otras tareas.
También debe evaluar, de tiempo en tiempo, los sistemas de
contabilidad computadorizados y el cumplimiento del control interno
establecido, para determinar su efectividad y garantizar la protección
de los activos municipales contra pérdida, fraude y uso o disposición
ineficiente. Durante el período auditado la UAI no contó con personal
adicional bajo la supervisión de los directores en funciones.

Del 9 de enero de 2017 al 29 de febrero de 2020, los directores de

la UAI en funciones ofrecieron asesoría y apoyo a los jefes
de las dependencias municipales y prepararon informes sobre
investigaciones de asuntos específicos. Además, del 10 de abril
de 2019 al 9 de enero de 2020, la directora de la UAI emitió 4 informes
relacionados con los controles de los vehículos (2), los inventarios de
28 M-22-08

propiedad (1) y el garaje municipal (1), y trabajó con el Plan de Acción

Correctiva del informe de auditoría anterior remitido por nuestra
Oficina.

El examen realizado de las operaciones relacionadas con la UAI reveló

que, al 29 de febrero de 2020, dicha Unidad no había efectuado
auditorías sobre los controles internos ni de los procedimientos ni del
funcionamiento del sistema SIMA. El Municipio comenzó a utilizar
dicho Sistema desde el 7 de enero de 2016.

Criterio
La situación comentada es contraria al Artículo 6.004(i) de la Ley 81-1991.

Efectos
La situación comentada priva a la gerencia de información necesaria sobre
el funcionamiento del sistema SIMA e impidió mantener una fiscalización
eficaz de este, para tomar a tiempo las medidas correctivas necesarias.

Causas
Los directores de la UAI en funciones atribuyen la situación comentada a la
falta de tiempo y de recursos humanos. Además, el alcalde no proveyó los
recursos necesarios ni ejerció una supervisión adecuada sobre los
directores de la UAI en funciones para asegurarse de que cumplieran con
su deber.

Comentarios de la Gerencia
El alcalde indicó lo siguiente:

Se acepta parcialmente. La Unidad de Auditoría Interna,

previamente había preparado una evaluación de riesgo del sistema
de contabilidad computarizado SIMA, en donde se puede percibir
el procedimiento y el funcionamiento de dicho sistema. En estos
momentos nos encontramos realizando la auditoría relacionada a
este asunto. La misma se encuentra en un 50% de realizada y se
espera emitir el informe al respecto al 5 de febrero de 2020. [sic]
Véanse las recomendaciones 2 y 10.
M-22-08 29

Hallazgo 5 - Designación de funciones de administrador de documentos

públicos a un empleado que no cumplía con los requisitos establecidos
para ello, y otras deficiencias relacionadas
Situaciones
a. Los municipios deben designar un administrador de documentos
públicos, quien es responsable de cumplir con las normas del
Programa de Administración de Documentos Públicos (Programa)
del Archivo General de Puerto Rico, adscrito al Instituto de
Cultura Puertorriqueña (ICP 14), y de velar por que todas las fases de la
administración de documentos funcionen adecuadamente. El Programa
se rige por la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, Ley de
Administración de Documentos Públicos, según enmendada; y por el
el Reglamento 15, Reglamento de Administradores de Documentos,
del 21 de julio de 1979, entre otros reglamentos. En dicho
Reglamento se establece que el administrador de documentos
designado debe ser un empleado regular, y que debe tomar un
adiestramiento básico que ofrece el ICP y cualquier otro
adiestramiento en esta disciplina para capacitarlo en las funciones que
desempeña.

El Municipio cuenta con un área designada para almacenar los

documentos públicos inactivos. El 1 de enero de 2018 el alcalde
designó a un empleado de la Oficina de Secretaría Municipal para
ejercer las funciones de administrador de documentos, bajo la
supervisión de la secretaria municipal.

Nuestro examen reveló que, del 1 de enero de 2018 al 29 de febrero

de 2020, el empleado designado por el alcalde para ejercer dichas
funciones tenía un nombramiento transitorio. Además, mediante
certificación emitida el 4 de septiembre de 2019, el director ejecutivo

14
Mediante el Plan de Reorganización de la Administración de Servicios Generales de 2011, según enmendado, se
transfirió al Archivo General de Puerto Rico, adscrito al Instituto de Cultura Puertorriqueña, el Programa de
Administración de Documentos Públicos de la Administración de Servicios Generales.
30 M-22-08

del ICP nos indicó que dicho empleado no tenía el nombramiento

especial como administrador de documentos ni había asistido al
adiestramiento que ofrece el Programa para ejercer dichas funciones.15

b. En la Ley Núm. 5 y en el Reglamento 23, Reglamento para la

Conservación de Documentos de Naturaleza Fiscal o Necesarios para
el Examen y Comprobación de Cuentas y Operaciones Fiscales,
según enmendado, emitido el 15 de agosto de 1988 por el entonces
secretario de Hacienda, y en la Carta Circular 2017-PADP-004 del
5 de julio de 2017, emitida por el Archivo General de Puerto Rico, se
establecen los requisitos para la conservación de los documentos
fiscales. Entre otras cosas, se establece que los municipios deben
proteger los documentos fiscales contra fuego, huracán, inundaciones
y otros riesgos. Al seleccionar el lugar de almacenaje, deben tomar las
medidas necesarias para proteger los documentos fiscales contra toda
clase de deterioro, como humedad excesiva, falta de ventilación
adecuada, roedores, polilla y otros.

También en el Reglamento 4284, Reglamento para la Administración

de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva, según enmendado,
emitido el 19 de julio de 1990 por el entonces administrador de
Servicios Generales, se dispone que, luego de 30 días del cierre de
cada año fiscal, el Municipio debe remitir al Archivo General de
Puerto Rico un informe sobre el estatus de su inventario y el Plan de
Retención de Documentos. En dicho Plan se establecen los
documentos que serían retenidos y los que requieren su destrucción.

El examen sobre el particular reveló las siguientes deficiencias:

1) Al 29 de febrero de 2020, no se había preparado un inventario ni

un plan de retención para los documentos.

15
El 6 de marzo de 2020 la especialista del Programa nos confirmó que, a esta fecha, el empleado aún no cumplía con
los requisitos.
M-22-08 31

2) En una visita realizada al área de archivo de documentos públicos

el 5 de febrero de 2019, observamos que este no contaba con
anaqueles suficientes para el almacenaje de las cajas con
documentos. Estas estaban colocadas sobre los archivos,
almacenadas unas sobre otras. Además, no había detectores de
humo ni rociadores automáticos. Tampoco contaban con un
sistema de alarma contra incendios. [Véase el Anejo 1]

Situaciones similares se comentaron en el Informe de

Auditoría M-18-04.

Criterios
La situación comentada en el apartado a. es contraria a los artículos 11
y 17 del Reglamento 15.

Lo comentado en el apartado b.1) es contrario al Artículo 4(d) de

la Ley Núm. 5; al Artículo IV del Reglamento 23; y a los artículos 14 y 15
del Reglamento 4284.

La situación comentada en el apartado b.2) es contraria al Artículo VIII,

secciones C y D del Reglamento 23; y a la Carta Circular 2017-PADP-004.

Efectos
La situación comentada en el apartado a. ocasionó que el empleado
ocupara el puesto sin cumplir con los requisitos del Programa del ICP.
Además, pudo ocasionar que este no ejerciera una administración adecuada
del mismo, ya que no contaba con el conocimiento requerido.

Lo comentado en el apartado b. impide que el Municipio mantenga un

control adecuado de sus documentos públicos. También dificulta que estos
se mantengan en buen estado y que se realice una pronta y ordenada
disposición de los mismos.

Causas
Atribuimos la situación comentada en el apartado a. a que el alcalde no se
aseguró de que el empleado cumpliera con los requisitos establecidos en la
reglamentación.
32 M-22-08

Lo comentado en el apartado b.1) obedece a que el empleado designado

desconocía las funciones del administrador, debido a que no tomó el
adiestramiento requerido.

La situación comentada en el apartado b.2) se atribuye a que el alcalde no

se aseguró de asignar los recursos para adquirir los equipos necesarios para
la organización y protección de los documentos.

Comentarios de la Gerencia
El alcalde indicó lo siguiente:

Se acepta parcialmente. Actualmente, el Municipio de Las Marías

se encuentra en una lista de espera en el Instituto de Cultura
Puertorriqueño para la toma de los adiestramientos requeridos y
nombramiento especial, ya que los mismos fueron suspendidos
debido a la pandemia que enfrentamos hoy día. Dentro de la
situación fiscal que enfrentamos estamos identificando fondos para
cambiar el puesto a uno regular. [sic] [Apartado a.]

Se acepta parcialmente. Como medida correctiva el Municipio ha

implantado controles internos para el manejo de los documentos
públicos para evitar la pérdida y el deterioro de los documentos.
Así también, estamos identificando áreas y equipo para la
conservación y disposición de los mismos. Además, en cuanto se
identifiquen recursos económicos se estarán instalando los sistemas
de seguridad requeridos. [sic] [Apartado b.]
Véanse las recomendaciones 2, 11 y 12.

RECOMENDACIONES Al presidente del Colegio de Técnicos de Refrigeración y Aire

Acondicionado de Puerto Rico
1. Considerar las situaciones que se indican en el Hallazgo 2-a.2) y b.2),
para que tome las medidas que estime pertinentes.

Al director de la Oficina de Gerencia y Presupuesto

2. Ver que la Oficina de Gerencia Municipal se asegure de que el
Municipio cumpla con el Plan de Acción Correctiva establecido por
esta Oficina. [Hallazgos del 1 al 5]
M-22-08 33

Al alcalde

3. Asegurarse de que el personal encargado del proceso de reclutamiento

en el área de Recursos Humanos verifique el historial personal de los
candidatos a empleo, y confirme con las agencias pertinentes su
elegibilidad para ocupar puestos en el servicio público. Esto en
cumplimiento con la Ley. [Hallazgo 1-a.]

4. Cumplir con lo establecido en las leyes y los reglamentos, en cuanto a

los procedimientos de competencia y ascensos de los empleados en el
servicio de carrera. [Hallazgo 1-b.]

5. Impartir instrucciones a la directora de Recursos Humanos para que

requiera que los supervisores preparen las evaluaciones periódicas
sobre el desempeño del personal bajo su supervisión. [Hallazgo 1-c.]

6. Preparar un proyecto de ordenanza y presentarlo a la

Legislatura Municipal para actualizar las escalas salariales del
Plan de Clasificación de Puestos y Retribución para el Servicio de
Carrera, conforme a los aumentos de sueldo otorgados por el
Municipio. [Hallazgo 1-d.]

7. Asegurarse de que la secretaria municipal obtenga evidencia de los

documentos requeridos por Ley para la contratación de los
servicios técnicos, previo a otorgarse los contratos. [Hallazgo 2-a.]

8. Asegurarse de que la presidenta de la Junta de subastas exija a los

contratistas y a las personas que liciten en las subastas para el
Municipio, las certificaciones, licencias o autorizaciones expedidas por
una junta examinadora o por un colegio profesional para ejercer una
profesión. [Hallazgo 2-a.]

9. Asegurarse de que el director de Finanzas cumpla con lo siguiente:

a. Obligue los fondos presupuestarios necesarios para el pago de los

servicios contratados antes de que se reciban los mismos.
Además, informe a la secretaria municipal la cuantía máxima que
se consignará para satisfacer el contrato, la cual se debe establecer
en las cláusulas del mismo. [Hallazgo 2-b.1)]
34 M-22-08

b. Supervise al preinterventor para que cumpla con las siguientes

funciones:

1) Incluya en los comprobantes de desembolso las

certificaciones de labor realizada por los técnicos de
refrigeración y acondicionadores de aire, mediante el
formulario provisto por el Colegio, y que estas contengan los
sellos correspondientes. [Hallazgo 2-b.2)]

2) Procese los comprobantes de desembolso solo cuando se

incluya, en las facturas y los justificantes, la descripción de
las unidades de acondicionadores de aire a las que se le
brindó el mantenimiento. [Hallazgo 2-b.3)]

c. Asegurarse de que las recaudaciones realizadas por cualquier

concepto las efectúe un recaudador o empleado autorizado para
ello, en cumplimiento con la Ordenanza aprobada, y que no se
repita la situación comentada. [Hallazgo 3]

10. Asegurarse de que la UAI cumpla con los deberes y las obligaciones
que se le imponen en el Artículo 2.006 de la Ley 107-2020,
Código Municipal de Puerto Rico, antes el Artículo 6.004(i) de la
Ley 81-1991, y evaluar sus necesidades para lograrlo. [Hallazgo 4]

11. Nombrar a un administrador de documentos públicos, según requerido

por ley, y asegurarse de que la persona que se nombre al puesto tome
el adiestramiento básico y se le expida el nombramiento especial para
ejercer dichas funciones. [Hallazgo 5-a.]

12. Ver que se cumpla con la ley y la reglamentación aplicables a la

administración y conservación de documentos públicos; preparar un
inventario y un plan de retención; y establecer los mecanismos para que
se mantengan los controles efectivos de los mismos. [Hallazgo 5-b.]
M-22-08 35

A la presidenta de la Legislatura Municipal

13. Evaluar la situación que se comenta en el Hallazgo 1-a. para que
determine si procede una acción de recobro por $23,098 de los
funcionarios concernientes o de las fianzas de estos, por
los sueldos pagados a los empleados transitorios. Esto, conforme al
Artículo 11.027(b) de la Ley 81-1991 y al Artículo XVIII del
Reglamento de Habilitación para el Servicio Público, los cuales
responsabilizan económicamente a los funcionarios municipales por
las acciones de personal efectuadas en contravención con las
disposiciones de esta Ley, según corresponda.

14. Informar a la Legislatura Municipal la situación comentada en

el Hallazgo 1-d., de modo que se tomen las medidas correctivas que
procedan, y establezcan un plan de seguimiento para que esta situación
se atienda y no se repita.

APROBACIÓN A los funcionarios y a los empleados del Municipio de Las Marías,

les exhortamos a velar por el cumplimiento de la ley y la reglamentación
aplicables, y a promover el uso efectivo, económico, eficiente y ético de los
recursos del Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo. Les agradecemos la
cooperación que nos prestaron durante nuestra auditoría.

Oficina del Contralor de Puerto Rico

Aprobado por:
36 M-22-08

ANEJO 1

MUNICIPIO DE LAS MARÍAS

FOTOS DEL ÁREA DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS
AL 5 DE FEBRERO DE 2019 [Hallazgo 5-b.2)]
M-22-08 37

ANEJO 2

MUNICIPIO DE LAS MARÍAS

FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL MUNICIPIO
DURANTE EL PERÍODO AUDITADO 16

PERÍODO
NOMBRE CARGO O PUESTO
DESDE HASTA

Hon. Edwin Soto Santiago Alcalde 9 ene. 17 29 feb. 20

Sra. Janice Irizarry Coriano Secretaria Municipal 9 ene. 17 29 feb. 20

Sr. Víctor M. Miranda Ramos Director de Finanzas 9 jun. 18 29 feb. 20

Sr. Adonis Martínez Dumont ” 9 ene. 17 8 jun. 18

Sra. Rosa I. Rivera Castro Auditora Interna 17 1 oct. 18 29 feb. 20

Sr. Víctor M. Miranda Ramos Auditor Interno 9 ene. 17 8 jun. 18

Sra. Sandra Ramírez Andújar Directora de Recursos Humanos 1 may. 17 29 feb. 20

Srta. Sonia N. Lugo Cruz ” 9 ene. 17 30 abr. 17

Sr. Luis A. Muñiz Rivera Director de la Oficina Municipal para 1 nov. 17 29 feb. 20
el Manejo de Emergencias18

Sr. John C. Ruperto Ramos ” 9 ene. 17 31 oct. 17

16
No se incluyen interinatos menores de 30 días.
17
El puesto estuvo vacante del 9 de junio al 30 de septiembre de 2018.
18
Del 1 de noviembre de 2017 al 31 de octubre de 2018, ocupó dicho puesto interinamente.
38 M-22-08

ANEJO 3

MUNICIPIO DE LAS MARÍAS

FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL
DURANTE EL PERÍODO AUDITADO 19

PERÍODO
NOMBRE CARGO O PUESTO
DESDE HASTA

Hon. Annelie Carlo Rivera Presidenta 9 ene. 17 29 feb. 20

Sra. Rosa E. Rodríguez Mercado Secretaria 9 ene. 17 29 feb. 20

19
No se incluyen interinatos menores de 30 días.
MISIÓN Fiscalizar las transacciones de la propiedad y de los fondos públicos, con
independencia y objetividad, para determinar si se han realizado de acuerdo
con la ley, y atender otros asuntos encomendados.
Promover el uso efectivo, económico, eficiente y ético de los recursos del
Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo.

PRINCIPIOS PARA La Oficina del Contralor, a través de los años, ha identificado principios que
LOGRAR UNA ayudan a mejorar la administración pública. Dichos principios se incluyen en
ADMINISTRACIÓN la Carta Circular OC-18-19 del 27 de abril de 2018, disponible en nuestra
PÚBLICA DE página en Internet.
EXCELENCIA

QUERELLAS Las querellas sobre el mal uso de la propiedad y de los fondos públicos
pueden presentarse, de manera confidencial, personalmente o por teléfono al
(787) 754-3030, extensiones 2801 o 2805, o al 1-877-771-3133 (sin cargo).
También se pueden presentar mediante el correo electrónico
[email protected] o mediante la página en Internet de la Oficina.

INFORMACIÓN SOBRE En los informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos

LOS INFORMES DE determinados en las auditorías. En nuestra página en Internet se incluye
AUDITORÍA información sobre el contenido de dichos hallazgos y el tipo de opinión del
informe.
La manera más rápida y sencilla de obtener copias libres de costo de los
informes es mediante la página en Internet de la Oficina.
También se pueden emitir copias de los mismos, previo el pago de sellos de
rentas internas, requeridos por ley. Las personas interesadas pueden
comunicarse con el administrador de documentos al (787) 754-3030,
extensión 3400.

INFORMACIÓN DE Dirección física: Internet:

CONTACTO
105 Avenida Ponce de León www.ocpr.gov.pr
Hato Rey, Puerto Rico
Correo electrónico:
Teléfono: (787) 754-3030
[email protected]
Fax: (787) 751-6768

Dirección postal:
PO Box 366069
San Juan, Puerto Rico 00936-6069