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MANUAL DE CARGOS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO
CARGO: RECEPCIONISTA
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UBICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE RECEPCIONISTA
PROCESO Administrativo y Financiero
NIVEL Asistencial
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD N/A
SUPERIOR INMEDIATO Coordinador Gestión Humana
COMPETENCIA
Objetivo: Atender a clientes internos y externos con amabilidad y paciencia; suministrando información idónea y oportuna,
direccionando las llamadas al área indicada. Además mantener en orden y controlar el archivo de la organización
siguiendo adecuadamente los procedimientos establecidos.
Primaria Bachillerato Técnico Tecnólogo Universitario Post-grado
Educación N/A X N/A N/A N/A N/A
requerida
X Obligatorio N/A No aplica
Formación Paquete de Office; Word y Excel básico, Internet
HABILIDADES PLAN DE FORMACION
1. Calidad del Trabajo
2. Planificación y Organización
3. Relaciones Interpersonales
1. Manejo y control del estrés
4. Compromiso con la Empresa
2. SharePoint
5. Responsabilidad
6. Trabajo en Equipo
7. Puntualidad
EXPERIENCIA
Técnico o tecnólogo: 3 meses
EXPERIENCIA EN EL CARGO Estudios técnico: 6 meses
Bachiller: 1 año
VALIDACIÓN
Tiempo de experiencia Ocupación Equivalencia
1 Año Cargos Afines 6 meses
FUNCIONES
Recibir llamadas cordialmente y direccionarlas al área que se solicite.
Recibir llamadas de proveedores e informarle si hay pago programado para la semana.
Recibir llamadas de clientes y proveedores y tomar la razón si la persona solicitada no se encuentra o no puede
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atender la llamada.
Recibir correspondencia y remitirla a la persona indicada.
Recibir correspondencia y darle su respectivo tramite.
Recibir facturación según las fechas señaladas por contabilidad.
Recibir fax, correos y direccionarlos a la persona encargada.
Buscar las mejores ofertas de tiquetes aéreos y solicitar la respectiva compra.
Entregar la papelería requerida y llevar el respectivo inventario.
Radicar las facturas de los proveedores y correspondencia teniendo en cuenta el procedimiento definido.
Las demás funciones que se lea asignadas y sean afines con la naturaleza del cargo.
RESPONSABILIDADES EN CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE
Conocer y cumplir con las disposiciones establecidas por la empresa asegurando la calidad y en procura de la
prevención de accidentes, lesiones personales, protección de los activos y conservación del medio ambiente.
Velar permanentemente por el cuidado integral de su salud y seguridad, la de sus compañeros de trabajo, la de las
instalaciones, equipos, materiales y medio ambiente.
Hacer uso de su puesto de trabajo y del equipo de cómputo que se encuentre bajo su responsabilidad siguiendo las
normas de seguridad y salud laboral de la organización.
Realizar inspección diaria de su área de trabajo antes del inicio de actividades garantizando la confiabilidad para su
propia seguridad y la de las personas; manteniendo en excelente estado de orden y aseo su puesto de trabajo.
Reportar las no conformidades, producto no conforme, peligros, impactos ambientales, actos y condiciones
inseguras, quejas reclamos o felicitaciones de partes interesadas oportunamente en los documentos establecidos,
por ejemplo: Formato Único de Reporte – FUR.
Reportar todo casi-accidente, accidente de trabajo o de manejo ambiental, y enfermedad profesional que se presente
por efecto de las operaciones, suministrando información verídica y oportuna.
Participar activamente en las actividades, grupos, capacitaciones y entrenamientos de calidad, seguridad, salud en el
trabajo y medio ambiente, ofrecidos por la compañía.
Apoyar al Sistema Integrado de Gestión expresando mejores, más seguras y sostenibles formas para realizar las
actividades, a través de acciones preventivas, correctivas y de mejora.
Mantener la documentación a su cargo (documentos internos, externos y registros) actualizada, legible, identificable,
de manera que permita su fácil recuperación.
Apoyar el cumplimiento de los Requisitos Legales y de otra índole, aplicables para el Sistema Integrado de Gestión.
Implementar y hacer uso adecuado de los formatos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión para sus
actividades.
Disponer los residuos sólidos en los contenedores de acuerdo a su clasificación: Orgánicos, reciclables y peligrosos.
Reducir el consumo del agua y energía eléctrica en las oficinas, así como la disminución de recursos como el papel
e implementos.
Utilizar los celulares corporativos exclusivamente para los procesos internos de la compañía siguiendo las normas de
seguridad y salud laboral de la organización.
Todas las demás establecidas en procedimientos y demás documentos del sistema
RESPONSABILIDADES ESPECIALES
Tener el archivo de correspondencia al día.
Mantener el sistema de información debidamente alimentado
Realizar el proceso correspondiente a las llamadas recibidas.
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INICIATIVA Y AUTONOMÍA
MODERADO:
En su actividad laboral el empleado toma decisiones basándose en su criterio profesional o técnico, para realizar tareas
específicas determinado el orden de las mismas, no puede decir sobre el manejo de horarios, asistencia a eventos
reuniones ni capacitaciones. Así mismo, es autónomo para solicitar a su jefe inmediato los implementos HSEQ que se
requieran para el desarrollo de sus actividades. Puede reportar a su jefe inmediato y/o autoridad HSE en el área si un
compañero de trabajo o superior jerárquico se encuentra en condiciones que ponen en peligro su propia vida y/o la de sus
compañeros (ejemplo: actividades de alto riesgo -seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente- sin los controles
mínimos para ejecución, condiciones ambientales extremas, actividades simultaneas no compatibles, enfermedad, estado
emocionalmente alterado, bajo la influencia de sustancias psicoactivas, falta de competencia para la realización de la
tarea).
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
