Instituto Tecnológico Superior de Acayucan

Carrera: Ingeniería en Gestión Empresarial

Materia: Gestión de la producción dos.

Semestre: Séptimo

Docente: Mtro. Rubén Chávez Guillen.

Unidad: Uno

Tema: Resumen: Otros aspectos relacionados con el

sistema MRP y retos potenciales.
Planificación de recursos empresariales
Enterprise Resource Planning (ERP).
Alumno: Jorge Alberto Rojas Carranza

Lugar: Acayucan, Ver.

Fecha: 10 de septiembre de 2021

 Actividades solicitadas

Temas solicitados.
Otros aspectos relacionados con el sistema MRP y retos potenciales.
Planificación de recursos empresariales Enterprise Resource Planning (ERP).

Instrucciones.
Después de su hoja de presentación. Se le invita a realizar una investigación
documental y, con la información recabada crear un resumen de realizado a
mano con tres cuartillas como mínimo.
RETOS POTENCIALES DEL SISTEMA MRP

INTRODUCCION Los sistemas de producción de requerimientos de materiales

(MRP) integran las actividades de producción y compras, programan las
adquisiciones a proveedores en función de la producción programada, en pocas
palabras es un sistema de planificación de la producción y de gestión de stocks
o de inventarios que responde a las necesidades de lo que se debe fabricar.

DESARROLLO Algunos de los retos mas importantes para la implementación

son: PRECISION DE LOS DATOS El sistema de datos es extremadamente
dependiente de la información, las bases de datos incluyen: • • • • •

Conteo y ubicación de inventario Registro de artículos Registro de compras Lista

de materiales Programa maestro

CONOCIMIENTO DEL USUARIO La educación y capacitación de los usuarios

es muy importante. Las personas que no comprenden que hace el sistema o
como utilizar las cifras de planificación de manera efectiva, tendrán menos
probabilidades de hacerlo trabajar con eficiencia.

PMP SOBRECARGADO Casi todas las cifras de planificación parten del

programa maestro uno de los programas mas comunes que impactan de forma
negativa es el uso del sistema MRP es la sobrecarga del mismo que puede
ocasionar el incumplimiento de parte de la producción planificada en el programa
maestro, (descomposturas de equipo, ausentismo, entregas retrasadas de
proveedores, etc.

COMPROMISO DE LA DIRECCION GENERAL Para que un sistema de MRP

opere apropiadamente, es necesario contar con un alto nivel de disciplina dentro
de la organización y, en algunos casos, exige también un cambio drástico en la
«Cultura Corporativa» en la prioridad de las medidas de desempeño dentro de
las organizaciones

INSENSIBILIDAD DE LA CAPACIDAD La explosión básica del MRP liberaciones

planificadas de pedidos, con el supuesto subyacente de que estos pedidos
contaran con una capacidad apropiada y del tipo adecuada para producirlos o
adquirirlos. Esto se logra mediante el plan de ventas y operaciones.
NATURALEZA DE EMPUJE DEL MRP El MRP es un sistema de empuje con lo
que significa que los pedidos se liberen desacuerdo con el plan y se «Empujan
hacia el área de trabajo apropiado»

Algunos problemas que le pueden dar lugar a ello son: • Cambios en los pedidos
de los clientes, incluyendo cambio y cantidad • Problemas en el centro de trabajo,
como fallas de maquinaria • Deficientes estándares de trabajo • Problemas de
entrega de proveedor

CONCLUSION El MRP esta basado en su demanda y en las necesidades de las

organizaciones de las industrias también cuenta con sus ventajas y desventajas,
los retos potenciales es donde logra su desarrollo el MRP, gracias a sus usuarios
los MRP guarda información para el beneficio a la organización, ya que con ella
proporciona una mejor organización y distribución de los materiales.

PREGUNTAS 1. ¿Cuales son los retos potenciales del sistema? 2. Menciona

mínimo 2 tipos de bases de datos del MRP 3. Que sucede con el sobre carga en
el PMP 4. Que actividades integran el sistema de planificación de requerimiento
de materiales 5. Menciona algún problema de la naturaleza de empuje del MRP

RESPUESTAS 1.• Precisión de los datos • Conocimiento del usuario • PMP

sobrecargado • Compromiso de la dirección general • Insensibilidad de la
capacidad • Naturaleza del empuje del MRP 2.• Registro de compras • Registro
de materiales

3.- Descomposición de equipo, ausentismo, entregas atrasadas de proveedores

4.- Producción, compras, adquisición de proveedores 5.- Cambios en los pedidos
de los clientes, problemas en el centro de trabajo
El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para
modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas,
comercial, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de
todos los recursos de la empresa.

Kumar y Hillengersberg (2000) definen al Enterprise Resource Planning (ERP)

como «paquetes de sistemas configurables de información dentro de los cuales
se integra la información a través de áreas funcionales de la organización«. Los
sistemas ERP son extremadamente costosos, y una vez que los sistemas ERP
se implantan con éxito trae una serie de beneficios importantes para las
empresas.
Orton y Marlene (2004) definen a los sistemas de planeación de recursos
empresariales (ERP) como un sistema que permite coleccionar y consolidar la
información a través de la Empresa.

El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar

información a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los
sistemas de las diferentes
Es indudable que el ambiente competitivo que se vive dentro del entorno
empresarial, requiere de mejoras en los procesos y actividades de negocio que
generan las ventajas competitivas de las compañías ante sus más fuertes
competidores.

Por esto, desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a las
Tecnologías de Información y su alineación con las estrategias del negocio para
mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan
sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como
el ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los directivos de las
compañías esperan tener integradas todas las áreas o departamentos de la
compañía que apoyan para la generación de sus productos y servicios.
Hoy más que nunca las empresas requieren de herramientas que les
proporcionen control y centralización de su información, esto con el fin tomar las
mejores decisiones para sus procesos y estrategias de negocios. Los ERP son
una solución robusta para aquellas empresas que buscan una solución universal
a la centralización de su información.

La implementación de un sistema de ERP por lo general es larga y compleja, ya

que implica rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto
riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo
considerable de desarrollo, además de inversión de tiempo.
En la mayoría de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura
existente, lo que implica inversión de capital adicional, especialización y hasta la
posibilidad de parar el negocio temporalmente para la implementación: por otra
parte es importante señalar que el grado de experiencia de los proveedores es
un factor importante para el buen funcionamiento del sistema.

Revisión de la literatura
Definición de sistemas ERP
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (en inglés ERP,
Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de información que
integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los
aspectos operativos o productivos de una empresa.

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se

caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única
aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas,
compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS
(sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes,
pedidos, nóminas, etc. Sólo podemos definir un ERP como la integración de
todas estas partes. Lo contrario sería como considerar un simple programa de
facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre
únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra
aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento
de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el
momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de
negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de «Disponibilidad de
toda la información para todo el mundo todo el tiempo».

Reuther,D. (2004) en su artículo «Critical Factors for Enterprise Resources

Planning System Selection and Implementation Projects within Small to Médium
Enterprise» menciona que K.C. Laundon y J.P. Laundon, (2000) definen los
sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP) como un sistema de
administración de negocios que integra todas las facetas del negocio, incluyendo
planeación, manufactura, ventas y finanzas (esto lo podemos representar en Fig.
1) El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar
información a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los
sistemas de las diferentes áreas del negocio.
ERP, integrador de todas las fases del negocioLo más destacable de un ERP es
que unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, de este
modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma
de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos.
Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad
de nuestros servicios y productos. Ramiro Rodríguez (2003) en su tesis «ERP
en la administración de proyectos de construcción» menciona la importancia de
que, para implementar un sistema ERP debe formarse un equipo con las
personas de mayor experiencia en sus áreas, generalmente se menciona que
«sí las compañías pueden operar el negocio como siempre sin la gente que ellos
han puesto en los equipos de implantación, entonces se ha seleccionado al
personal equivocado para el proyecto ERP».

El equipo debe incluir gente técnica (que sabe cómo trabajar con el sistema ERP)
y gente de negocios que entiende cómo opera la compañía, aunque se debe
reconocer que de ambos es más importante el personal experto en el negocio.
La persona adecuada para administrar un proyecto de ERP debe conocer de
ambas áreas.Éxito del proyecto ERPEn resumen, los sistemas ERP unifican
información de las diferentes áreas (finanzas, recursos humanos, ventas,
manufacturación, etc.,) de la empresa en un solo lugar, haciendo más fácil la
toma de decisiones dentro de la empresa. El software ERP planea y automatiza
muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la empresa y
elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas del
negocio

La implementación de los ERPs no es fácil, se requiere de un largo período de

implementación, además de integrar varios factores que conlleven al éxito de la
puesta en marcha. Todas las áreas de la empresa juegan un papel importante,
desde la alta dirección hasta el departamento de Tecnologías de Información. Es
importante que los usuarios estén convencidos de los beneficios que se
obtendrán con los ERPs, pues esto facilitará la implementación en la empresa.

Anteriormente sólo las grandes empresas podían adquirir este tipo sistemas,
esto debido a los altos costos, sin embargo en la actualidad las pequeñas y
medianas empresas están incursionando en la implementación de dichos
sistemas.

Objetivos principales de los sistemas ERP

Optimización de los procesos empresariales.
Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad
de datos).
La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la
organización.
Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.
El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio,
tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de
información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los
costos totales de operación.

Características de los sistemas ERP

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software
empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y
adaptabilidad:

Integrales: porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía

entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre
sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por
ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se
cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control
de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobranza, y por
supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP,
necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos
mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se
duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por
errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con
un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de
todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra
protegida.
Modulares: Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de
departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que
comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP,
tanto económica como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en
módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del
cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos
humanos, etc.
Adaptables: Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada
empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los
procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo,
para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la
partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen
incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo
rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental
que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de
cada empresa.
Otras características destacables de los sistemas ERP son:

Base de datos centralizada.

Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las
operaciones.
En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes,
completos y comunes.
Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus
procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como
Reingeniería de Procesos, aunque no siempre es necesario.
Aunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles de
cada usuario, es un todo. Esto significa: es un único programa (con multiplicidad
de bibliotecas, eso sí) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos
confundir en este punto la definición de un ERP con la de una suite de gestión.
La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas
empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones
sectoriales especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos
de negocio de un sector (los más utilizados).
Cómo implantar un sistema ERP
Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implantar debido
a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la
parametrización inicial de la aplicación que es común. Las personalizaciones y
desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en
tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar todos los procesos de
negocio de la vida real en la aplicación.

Las metodologías de implantación de los ERP en la empresa no siempre son

todo lo simples que se desearía, dado que entran en juego múltiples facetas.

No hay recetas mágicas ni guiones explícitos para implantaciones exitosas;

solamente trabajo bien realizado, una correcta metodología y aspectos que
deben cuidarse antes y durante el proceso de implantación, e inclusive cuando
el sistema entra en función.
Por ello, antes, durante y después de la implantación de un ERP es conveniente
efectuar lo siguiente:

Definición de resultados a obtener con la implantación de un ERP.

Definición del modelo de negocio.
Definición del modelo de gestión.
Definición de la estrategia de implantación.
Evaluación de oportunidades para software complementario al producto ERP.
Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.
Análisis del cambio organizativo.
Entrega de una visión completa de la solución a implantar.
Implantación del sistema.
Controles de calidad.
Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.
Benchmarking de la implantación.
Pasos en la implementación de los sistemas ERP
Organizar el proyecto: Los sistemas ERP se podrían catalogar como sistemas
selectos que solo pueden ser implementados por algunas empresas ya que los
costos que estos representan son muy altos. Es decir cuando las empresas
cuentan con el dinero, los equipos, la infraestructura y la disposición de personal
para la implementación de este tipo de sistema se puede decir que se debe de
dar el primer paso, organizar como es que va a funcionar y desarrollar el proyecto
que dará una nueva funcionalidad y visión de los recursos y procesos de la
organización a cada área de la empresa.
Definir las medidas de desempeño: Cuando el proyecto ya se planteado, se debe
definir las actividades que se deben realizar para poder llevarlo a cabo. Se debe
tener en cuenta hasta el más minino detalle para la implementación del sistema
ERP.
Crear un plan inicial detallado del proyecto: Como todo proyecto. La
implementación de un sistema ERP implica una adecuada distribución de
tiempo, empleados, funciones y recursos: por lo cual es de vital importancia que
se planifiquen cada una de las actividades que se llevan a cabo, que se
construya una bitácora que guie cada uno de los pasos a seguir.
Capacitar al equipo para el proyecto: Como los sistemas ERP son nuevos se
debe hacer una capacitación en la cual se incluyan cada uno de los empleados
que posteriormente ante este se van a desenvolver. Esta implantación se torna
en una situación nueva que revoluciona el quehacer diario del talento humano.
Revisar la integridad de la base de datos: Constituye uno de los pasos más
importantes en la implementación de cualquier sistema de información pero en
especial de los sistemas ERP. La base de datos de convierte en el eje central
del proceso, es la encargada de almacenar, distribuir y reportar la información
que se va a manejar en los distintos niveles de organización.
Instalar en nuevo hardware: El hardware o parte dura del proceso es una de las
mayores inversiones de la empresa, se deben abolir la vieja tecnología utilizada
por la empresa para instalar nuevos equipos que puedan dar soporte al
desarrollo de un sistema.
Instalar el nuevo software: Este se convierte en una sala piloto o una sala de
prueba la cual será utilizada en todo el proceso de instalación del sistema. Se
debe tener un continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados ya que el
software es la medula espinal del sistema.
Capacitar masa crítica: Se refiere al personal de la empresa, se define como
crítica y que refiere al personar que va a estar directamente relacionado con el
nuevo sistema, es decir el que va a estar en continuo contacto y el encargado de
la manipulación del mismo.
Entrenamiento sala piloto: Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la
utilización de la misma por medio del entrenamiento que al personal se le dará
de ella.
Integración de datos: Consiste en la recopilación de la información proveniente
de diferentes fuentes o áreas organizacionales que hasta el momento han sido
organizados, esto se convierten en la base del funcionamiento del sistema.
Ejecución: Poner en marcha el sistema ERP no es fácil, se debe pasar por todas
las etapas anteriores teniendo en cuenta que el éxito o fracaso en cualquiera de
ellas puede limitar la ejecución del sistema.
Mejoramiento continuo: Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una
continua retroalimentación de este e implementar un mejoramiento continuo son
las características de las compañías que han sido victoriosas en la
implementación de este tipo de sistemas.
Beneficios e impactos de la implementación de sistemas ERP
Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se
esperan en una implementación de un ERP, así como los impactos que este
tendrá en la organización.
Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP
(SAP, Oracle, etc.) tiene sus beneficios característicos. Sin embargo la mayoría
de los ERP tienen en común varios beneficios: Aquí algunos de los beneficios
que podrían adquirirse al implementar cualquiera de ellos:

Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales

Integración entre las funciones de las aplicaciones
Reduce los costos de gerencia
Incrementa el retorno de inversión
Fuente de Infraestructura abierta
Éstos son simplemente varios beneficios que usted puede lograr al implementar
un software ERP para su negocio. Como se mencionó anteriormente, hay varia
marcas desarrolladoras de ERP, siempre es bueno asegurarse de los beneficios
que ofrece cada unos de ellos, para esto es importante poner una versión de
prueba antes de que usted decida casarse con uno de ellos.

La página [Link] en su artículo «The ABCs of ERP» menciona que hay

cinco razones por las cuales las empresas desean emprender un ERP:

Integración de la información financiera. El CEO (Chief Executive Officer)

siempre busca tener información financiera verás, en su búsqueda financiera se
puede encontrarse con muchas versiones diferentes a la real. Cada
departamento tiene por lo regular sus propios números financieros, finanzas
tiene su propio juego de números, el área de ventas tiene otra versión y las
diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener sus números
propios referente a cuanto están contribuyendo para la empresa. Con la
implementación de los ERP todos tendrán solo una versión de los números, con
esto no habrá vuelta de hojas, todo estará unificado.
Integración de la información de los pedidos de los clientes Con los sistemas
ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes,
desde que se recibe el pedido hasta que se surte la mercancía. Esto en lugar de
tener varios sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos,
ya que por lo regular se originan problemas de comunicación entre los sistemas.
Con los ERPs esto será más fácil.
Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación – Compañías
manufactureras – los sistemas de ERP vienen con los métodos estándares para
automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricación. Estandarizar
esos procesos y usar un solo sistema informático, integrado pueden ahorrar
tiempo, aumentar productividad y reducir la cuenta principal.
Minimiza el inventario Los ERPs agiliza el flujo del proceso industrial más
fácilmente, y mejora la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte
de la empresa. Eso puede originar que los inventarios sean reducidos, ayuda a
los usuarios para que desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los
pedidos de los clientes. Claro está que para mejorar realmente el flujo de la
cadena de suministro, sería necesario implementar un sistema que administre
dicha, sin embargo los ERPs ayudan en gran parte.
Estandarización de la información de RH (Recursos Humanos) – Especialmente
en compañías con múltiples unidades de negocios, RH puede no tener un simple
método unificado, para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con
ellos sobre beneficios y servicios. ERP puede encargarse de eso.
Para arreglar estos problemas, las compañías a menudo pierden de vista el
hecho de que los sistemas o paquetes ERP no son más que unas
representaciones genéricas de las formas típicas de hacer negocio en las
empresas. Mientras que la mayoría de los paquetes son exhaustivamente
integrales, cada industria tiene sus características que lo hacen único

Ventajas
Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en función de sus
necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas,
que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseño de
ingeniería para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptación
hasta la satisfacción completa, una compleja administración de
interdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados
en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la revisión y la mejora, y
la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP
es que todo esto, y más, está integrado.

El cambio como un producto está hecho en los detalles de ingeniería, y es como

ahora será hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando
el cambio ocurra desde una versión anterior a la nueva, en ambos productos los
datos van encaminados hacia la efectividad y algunos van a la suspensión del
mismo. Parte del cambio puede incluir la etiqueta para identificar el número de
la versión (código de barras).

La seguridad de las computadoras está incluida dentro del ERP, para proteger a
la organización en contra de crímenes externos, tal como el espionaje industrial
y crimen interno, tal como malversación. Una falsificación en el escenario de los
datos puede involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por
ejemplo poner veneno en los productos alimenticios, u otro sabotaje. La
seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.

Hay conceptos de mercadotecnia y ventas (los que incluyen CRM o la relación

administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno de la compañía
para satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control de
calidad, para asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los productos
finales; cadena de abastecimiento (interacción con los proveedores y la
infraestructura). Todo esto puede ser integrado a través de la ERP, aunque
algunos sistemas tengan espacios de menos comprensibilidad y efectividad. Sin
un ERP que integre todo esto, puede ser complicado para la administración de
la manufactura.

Desventajas
Muchos de los problemas que tienen las compañías con el ERP son debido a la
inversión inadecuada para la educación continua del personal relevante,
incluyendo los cambios de implementación y de prueba, y una falta de políticas
corporativas que afectan a cómo se obtienen los datos del ERP y como se
mantienen actualizados.

Limitaciones y obstáculos del ERP incluyen:

El éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo,

incluyendo la educación y cómo hacer que el sistema trabaje correctamente.
Muchas compañías reducen costos reduciendo entrenamientos. Los propietarios
de pequeñas empresas están menos capacitados, lo que significa que el manejo
del sistema ERP es operado por personal que no está capacitado para el manejo
del mismo.
Cambio de personal, las compañías pueden emplear administradores que no
están capacitados para el manejo del sistema ERP de la compañía empleadora,
proponiendo cambios en las prácticas de los negocios que no están
sincronizados con el sistema.
La instalación del sistema ERP es muy costosa.
Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovación de
sus licencias anuales, que no está relacionado con el tamaño del ERP de la
compañía o sus ganancias.
El personal de soporte técnico en ocasiones contesta a las llamadas
inapropiadas de la estructura corporativa.
Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos, y difíciles de adaptarse al flujo
específico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compañías,
este punto se cita como una de las principales causas de falla.
Los sistemas pueden ser difíciles de usarse.
Los sistemas pueden sufrir problemas de «cuello de botella»: la ineficiencia en
uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros
participantes.
Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones
para trabajar efectivamente. Una compañía puede lograr estándares mínimos, y
luego de un tiempo los «datos sucios» (datos inexactos o no verificados)
reducirán la confiabilidad de algunas aplicaciones.
Una vez que el sistema esté establecido, los costos de los cambios son muy
altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).
La mala imagen de unión de la compañía puede causar problemas en su
contabilidad, la moral de sus empleados y las líneas de responsabilidad.
La resistencia en compartir la información interna entre departamentos puede
reducir la eficiencia del software.
Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales
de los socios.
Los sistemas pueden tener excesiva ingeniería respecto a las necesidades
reales del consumidor.
Pero definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, también tienen
sus desventajas:

Son muy caros.

Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación.
Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.
Hay pocos expertos en ERPs.
Ejemplo. Implementación de un ERP en la empresa Cisco
Cisco Systems Inc. es una empresa fundada por dos Ingenieros de Sistemas de
la universidad de Stanford en 1984 y dada a conocer al mundo en 1990 y que se
ha encargado de dominar y explotar el mercado de las redes de dato.
Actualmente se dedica principalmente a la fabricación, venta, mantenimiento y
consultoría de una amplia gama de equipos de telecomunicaciones y se ha
consolidado como el líder mundial en soluciones der e infraestructuras para
Internet.
El primero producto de Cisco fueron los Routers, un equipo que permitía
controlar el flujo de paquetes de datos a través de las complejas topologías de
las redes utilizando el protocolo TCP/IP, que permitían la existencia tanto de
Internet como de las redes corporativas o Intranets. Con el crecimiento acelerado
de Internet debido a su popularidad, Cisco logró consolidarse como el líder y
dominar el mercado con sus productos. Esto le permitió pasar de una
capitalización del mercado de $100 billones de dólares en 1998 a $531 billones
en el año 2000.

Cisco comenzó en el mercado dando una lucha en tres diferentes frentes con
sus productos: Redes de telefonía para transmisión de voz, redes área local para
la transmisión de datos y redes de broadcast para la transmisión de video. La
idea de Cisco se basa en que la digitalización permitiría la transmisión de audio,
video y datos a través de una sola red conocida como Internet, haciendo que el
proceso sea mucho más eficiente y barato. En este punto se funda la visión de
la compañía que puede ser resumida en las palabras de su CEO: “Information at
your finger tips, with a computer in every desk and in every home”.

Internet es una red fundada en estándares abiertos, lo creo un nuevo frente de

batalla para la vertical de negocio a la que pertenece Cisco, donde compiten
grandes empresas de telecomunicaciones regulares como AT&T, Verizon,
British Telecom y Deutsche Telecom. Este nuevo negocio de transmisión de
datos ha permitido el surgimiento de nuevas compañías que se dedican a ofrecer
servicios como el acceso a Internet, hosting, email, y servicios de búsqueda de
información. Todas estas actividades aceleraron aun más las redes IP, haciendo
que para el año 2000 el tráfico de datos excedía ampliamente el tráfico de voz.
Siendo Cisco el principal proveedor, se estimó que el 70% de estos datos
viajaban soportados en productos de la compañía Cisco.

En 1988 fue contratado John Morgridge como CEO de la compañía debido a su

experiencia en la industria de la computación. Inmediatamente comenzó a
construir inmediatamente un equipo de administración profesional. Morgridge
implantó un sistema basado en la idea de un control centralizado general y tres
ramas descentralizadas en el área de Investigación y Desarrollo, una para cada
línea de negocio: Negocios pequeño, medianos y proveedores de servicios.

En 1991 Morgridge contrató a John Chambers, quien asumió el rol de CEO en

1995. En 1993, Morgridge y Chambers, junto a Ed Kozel quien era el CTO en el
momento, generaron un plan de estrategia constituido por 6 elementos, que se
explican a continuación.

Tener una línea de producto amplia para redes empresariales

Cisco quería tener una línea de productos bastante amplia que le permitieran
servir como un único punto de venta para todas las redes empresariales, que le
permitían a la empresa manejar el tráfico de datos desde la oficina principal hasta
cada uno de los terminales de la empresa. Esta estrategia se muestra finalmente
en el ofrecimiento de productos en la actualidad que satisfacen todas las
necesidades de un cliente. Con el tiempo Cisco se consolidó tanto en el ámbito
de grandes proveedores de servicios y ambientes empresariales como los
pequeños nichos con requerimientos específicos como pequeños comercios o
consumidores finales.

Adquisición sistemática como un proceso de negocio efectivo

Cisco tenía en mente la adquisición de varias compañías y la realización de
importantes alianzas estratégicas con el fin de lograr completar sus líneas de
productos. Cada uno de estos procesos debía ser sistematizado para reducir los
tiempos y costos para aumentar la ventaja competitiva de la compañía. En la
actualidad el proceso de “Merge and Acquisitions” se ha convertido en una
innovación interna. La capacidad de innovación es el marco seguro para éxito y
la sostenibilidad de la empresa, algo que Cisco ha logrado mantener con la
integración de nuevas, pequeñas y medianas empresas que tienen las ideas
innovadoras pero no necesariamente los recursos, los medios o el conocimiento
para poner en marcha estas ideas.

Establecimiento de estándares de software para toda la industria

Cisco implemento un sistema operativo para redes conocido como IOS
(Internetwork Operating System), que fue licenciado a compañías como Alcatel,
Ericcson, Northen Telecom, Compaq, Hewlett-Packard, Bay Networks, 3Com,
Microsoft, Intel y otras 12 compañías japonesas. En la actualidad Cisco logró
hacer que cada hogar en el planeta, como lo digo su CEO algún tiempo atrás,
contara con el equipo para conectarse a cualquier red basada en el protocolo IP.

Escogencia del aliado estratégico adecuado

Cisco estaba empeñado en realizar alianzas estratégicas con las compañías
más adecuadas de la industria. Como ejemplo tenemos el trabajo realizado con
Microsoft en la creación de un estándar de seguridad en redes o con HP para el
desarrollo y venta de sistemas de computación corporativa basada en internet.
En la actualidad Cisco cuenta con tres focos para la escogencia de aliados, con
los que algunos terminan también en adquisiciones o compras de la compañía
por parte de Cisco: Aceleración de mercados, expansión del mercado y la
entrada a nuevos mercados.

Implementación de un ERP (necesidad de implantación de un nuevo sistema de

información)
En 1993 entró a la organización Pete Solvik como CIO. En este momento la
compañía se encontraba soportado en sistemas UNIX que le permitían manejar
todos sus procesos transaccionales a través de una amplia gama de paquetes,
uno para cada área como finanzas, recursos humanos, ventas, etc. La
experiencia de Solvik y junto al crecimiento de la compañía logró determinar la
necesidad de un cambio urgente en todos los sistemas de información. Se sabía
que los actuales sistemas no darían abasto para las nuevas necesidades y
empezarían a traer problemas al desarrollo diario de la compañía.

Algunos análisis realizaron mostraron que existían varias demoras en los

procesos de negocio debido al proceso de sincronización de la información que
debía hacerse en cada uno de los pasos. Esto se reflejaba en gasto innecesario
de recursos y tiempo de los empleados e incluso algunos procesos como
investigación y desarrollo debían iterar entre 5 y 6 ciclos. Como mostraremos,
con un ERP esto se redujo a 2.5 ciclos. Finalmente, en el mes de febrero de 1994
se comenzaron a materializar los problemas en la infraestructura con un daño en
la base de datos de la aplicación principal. Este daño llevo a que la compañía
estuviera sin sistemas por dos días, generando millonarias pérdidas. El tiempo
se había agotado y todo el equipo de TI estaba de acuerdo en la necesidad de
un cambio pronto.

Proceso de selección del ERP a implementar

Desde un comienzo se tomó en cuenta la importancia del tiempo ya que la
situación no permití la implementación en fases y fue necesario un plan para un
cambio total. En este momento se entró en el proceso de selección del sistema
ERP que se iba a implementar en la compañía. Dada la estrategia de la
compañía de escoger a la alianza estratégica correcta, se tuvo a KPMG con sus
amplias habilidades técnicas y conocimiento del negocio. Junto a KPMG se
estableció la tarea de especificar las necesidades de Cisco respecto al software
(RFP – Request For Proposals) que se les entregaría a todos los vendedores
con el fin de que cada uno mostrara su mejor opción.
Finalizado este proceso, se le dio a cada uno de los vendedores dos semanas
para presentar su propuesta, mientras Cisco continuaba la investigación de cada
una de las empresas vendedoras. Finalmente, a cada empresa se le dio un
conjunto de datos de ejemplo y un espacio de tres días para que pudieran
presentar como su solución cumplía, o no, con los requerimientos especificados.
Finalmente se escogía a Orcale como la compañía vencedora. Además de las
características de la solución presentada, Cisco compartía con Oracle en gran
parte su visión, además de tener la capacidad tanto económica como de negocio
para estar a la misma altura de Cisco. Este proceso demoró un total de 75 días.

Finalmente se acordó el negocio entre Orcale y Cisco por un valor de 15 millones

de dólares. El quipo preparó la presentación del proyecto al CEO Morgridge. Era
un valor considerable para cualquier proyecto, así que era importante mostrar no
solo las necesidades de una migración a nuevos sistemas sino también la
generación de valor que este iba a dar a los procesos de negocio y como se
alineaba con el plan estratégico de la empresa. Durante esta reunión con CEO
se presentaron nuevos problemas con los sistemas, casi impidiendo que se
pudiera mostrar la información, lo que aceleró la aprobación del mismo y
catalogación de prioritario.

Implementación del ERP por parte de Oracle

Para la implementación del ERP se utilizó una técnica conocida como “Rapid
Iterative Prototyping”, con lo que se tenían fases llamadas “Conference Room
pilots” o CRP. Cada una de estas construía sobre las anteriores y buscaban un
mejor entendimiento del software y su funcionalidad para el ambiente del
negocio. A continuación se muestra el resultado de cada CRP.

CRP-0

En el primer CRP se implementó el equipo de trabajo y ambiente técnico en las

aplicaciones Oracle. A cada grupo se le impartió clases de entrenamiento de 16
horas diarias durante 5 días. Finalizado el entrenamiento cada grupo se encargó
de la configuración de cada uno de los miles de parámetros de la aplicación. Al
finalizar la semana y el CRP-0 se demostró la capacidad del software para
procesar las órdenes de Cisco a través de todos procesos de negocio de la
compañía (Quote-to-Cash).

CRP-1
Finalizado CRP-0 se pasó a la tarea de hacer funcionar el sistema en cada una
de las áreas de la compañía. Se generaron scripts de la respectiva
documentación del proceso que se estaba llevando, incluyendo los problemas
encontrados. Estos eran tratados en reuniones de 3 horas semanales, en donde
los líderes de cada grupo encontraban las soluciones de cada uno.
Adicionalmente se tuvo un arduo proceso de modelamiento, ya que muchos
procesos de negocio no eran soportados por la aplicación y debían ser
implementados. Un equipo de implementación se encargó de llenar cada uno de
los vacíos del ERP.

CRP-2 Y CRP-3

Durante los dos siguientes ciclos se entró al proceso más difícil de la

implementación con la inclusión del paquete adicional de ventas que debía ser
desarrollado a medida para cumplir con el proceso de Cisco, que no era
soportado originalmente por el software de Oracle. También se presentaron
algunos problemas técnicos con las comunicaciones, pasando de un modelo
punto-a-punto que originalmente se tenía a un modelo donde toda la información
pasaba a través de un data wharehouse, que adicionalmente ofrecía ventajas a
la recopilación de información para Cisco.

Al finalizar el CRP.2 se entró en una fase de pruebas del sistemas, tanto

hardware como software, determinando que la capacidad de carga y volúmenes
de transacciones generados por Cisco eran soportados correctamente y que
además el sistema soportaba el crecimiento esperado y que había generado
originalmente la necesidad del cambio de los sistemas de información. CRP-3 se
dedicó finalmente a la generación de pruebas totales del sistema y la preparación
de la puesta en marcha de este.

Puesta en marcha del sistema

Uno de los grandes logros para Oracle fue la puesta en marcha del
funcionamiento del sistema, sin embargo se tuvieron grandes problemas e un
comienzo. Los usuarios debían adaptarse a un sistema que tenía graves
problemas de estabilidad, sufriendo caídas casi a diario. El principal problema se
encontró en el dimensionamiento del hardware, donde se debían realizar cambio
de equipo en los puntos donde no se cumplían con las necesidades. La ventaja
en este punto fue el contrato con el vendedor de hardware, ya que este se realizó
por una promesa de funcionamiento y no en una especificación dada, por lo que
fue este el que debía remplazar el equipo sin aumentar el costo.
El segundo problema encontrado fue la deficiencia en la capacidad del software
para manejar la carga de transacciones generada. El problema se atribuyó a que
las pruebas realizadas anteriormente no tuvieron volúmenes de información
similar a la que maneja Cisco en su negocio. Durante los siguientes 60 días se
contó con un equipo especializado que se encargó de encontrar soluciones tanto
de software como hardware, logrando finalmente una estabilización de todo el
sistema de ERP.

Resultados
Se logró mostrar como la empresa Cisco, después de realizar un análisis y
contando con la experiencia de su CIO y su CIO se llegó a la conclusión de la
necesidad de la implementación de nuevos sistemas de información que
soportara todos los procesos de negocio de la compañía. Dentro del plan
estratégico de la misma se tenía previsto un gran crecimiento, como ocurriría con
la adición de nuevos productos para poder ofrecer una solución a todas las
necesidades de redes de un cliente. Este crecimiento no estaba siendo
soportado por los sistemas actuales, quienes no tenían una coordinación o una
integración completa, lo que incluso llevaba un desperdicio de horas hombre y
de grandes cantidades de dinero en la realización de procesos que no estaban
optimizados.

La implementación de un ERP en una empresa tan grande como estas lleva

grandes riesgos y muchas complicaciones tanto técnicas como de negocio. Es
importante que el proceso esté soportado directamente por toda la empresa para
poder culminarlo de manera satisfactoria.

Entre las ventajas de un ERP encontramos le centralización de la información.

Es muy importante que toda la organización o compañía funcionen como una
sola unidad y no como varias dependencias que parecen incluso compañías
diferentes. Con la centralización es posible realizar análisis del estado de todos
los procesos de negocio, permitiendo optimizarlos al encontrar los defectos de
estos. Al tener una sola fuente de información se logra también mejorar la
experiencia del usuario, ya que la empresa responde como una unidad ante
todas sus solicitudes o inconformidades, pudiendo encontrar la fuente del
problema en caso de presentarse. Adicionalmente, cuando se tiene la
información suficiente es posible anticipar situaciones.

Cisco, con la implementación de este ERP logró entrar en nuevos negocios y

cambiar de manera radical del modelo de negocio. Un claro ejemplo está en la
nueva forma de realizar el soporte de los clientes, con sitios web interactivos en
donde cada cliente puede encontrar toda la información necesaria para
solucionar sus inconvenientes. Esto no hubiera sido posible si no se tenía un
sistema centralizado como el ERP.

La reducción de costos y tiempos es lo que finalmente más valor le da a la

cadena de valor y sus procesos de negocio, siempre manteniéndolos alineados
como la estrategia de la compañía. Con un ERP es posible reducir costos
eliminando los procesos iterativos y repetitivos que debían hacerse
anteriormente para el manejo de la información de cada uno de los sistemas por
aparte.

Discusión
Como conclusión, el objetivo primordial de un ERP es proporcionar información
oportuna, veraz y confiable que pueda ser utilizada para una planeación
estratégica. Existen varios ERP en el mercado, sin embargo no todos se adaptan
a las necesidades de la empresa, por lo cual será necesario tener un
conocimiento amplio de la misma para determinar cuál es el ERP que le
conviene.

En la actualidad las tecnologías de información juegan un papel importante en

las estrategias de negocios, ya que están cambiando la forma en que las
empresas realizan sus procesos. Los sistemas de información permiten a las
compañías lograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando
actividades de valor en localidades que se encuentran en una amplia geografía,
o también mediante la creación de nuevas interrelaciones entre los negocios,
ampliando el alcance de las industrias.

Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, ya

sea para ir un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la misma
pueda presentar.

El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para

modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas,
comercial, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de
todos los recursos de la empresa.

Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus desventajas, de los beneficios más
comunes e importantes podemos mencionar:

Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales

Integración entre las funciones de las aplicaciones
Reduce los costos de gerencia
Incrementa el retorno de inversión
Fuente de Infraestructura abierta
De las desventajas podemos mencionar:

Son muy caros.

Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación.
Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.
Hay pocos expertos en ERPs.
Antes de implementar un ERP, es importante que la empresa considere los
beneficios que desea para su organización y en base a ello buscar la mejor
solución en el mercado.

Referencias
Fernando Madrigal Hernández. Instituto Tecnológico