TEMA 4 CUENTAS POR PAGAR
1. Modelo Conceptual
2. Conceptos clave: sociedad FI, cuentas asociadas, claves de
contabilización, indicadores de mayor especial, grupos de
cuentas .
3. Maestro de acreedores: vistas y mantenimiento.
4. Operaciones con acreedores: registro de facturas, registro de
pagos , cuentas de mayor especial, compensación de partidas
abiertas , anulaciones.
5. Transacciones de reportes y consultas.
6. Tablas del módulo
Cuentas Por Pagar – Modelo Conceptual
El componente de aplicación Contabilidad de
acreedores registra y gestiona los datos de
contabilidad de todos los acreedores.
Además, es parte integral de la gestión de
compras. Todas las contabilizaciones efectuadas
en la Contabilidad de acreedores se registran
directamente en el libro mayor a través del
maestro. Las diferentes cuentas de mayor se
actualizarán dependiendo de la operación
efectuada (por ejemplo, verificación de facturas
de compras, anticipos, letras por pagar, etc.).
Contabilizaciones
Los datos de contabilidad de acreedores se contabilizan en Acreedores. Desde
allí, los datos se clasifican por acreedor y se ponen a disposición de otros
componentes, por ejemplo, Comercial. Al contabilizar datos en acreedores, el
sistema crea un documento y transfiere los datos introducidos al libro mayor.
Integración
Integración con el módulo MM (Management Material)
Entrada de partidas individuales en cuentas de acreedor
Consideraciones:
Indicador de cuenta de mayor especial (CME)
IVA soportado en partidas individuales de acreedor
Condiciones de pago para pagos a plazos
Datos de control de pago
Cuentas por pagar – Conceptos Clave
Sociedad FI: Representa una entidad financiera independiente. Es la
estructura mínima necesaria, los balances contables exigidos por ley se
pueden crear en el nivel de sociedad.
Cuenta asociada a acreedor: cuenta de mayor asignada a registros
maestros de acreedores para registrar todas las operaciones en la
contabilidad auxiliar. Estas operaciones se contabilizan automáticamente en
las cuentas asociadas asignadas. De esta manera se mantiene actualizado el
libro mayor. No se puede contabilizar importes directamente en cuentas
asociadas.
Indicadores de mayor especial (IME): Identifican una operación en cuenta
de mayor especial (CME), el sistema contabilizará la partida individual en una
cuenta asociada distinta de la del registro maestro del acreedor. Por ejemplo;
anticipos, letras por pagar, garantías.
Cuentas por pagar – Conceptos Clave
Los grupos de cuentas determinan:
• La clase de asignación de números
• Un rango de números para la asignación de números de cuentas.
• Los campos que se visualizan y si la entrada de éstos es opcional u
obligatoria (status del campo) al registrar o modificar los datos maestros de
acreedor.
Estos campos se definen en las siguientes opciones de customizing.
Definir formato de pantalla por sociedad (proveedor)
El tratamiento será a nivel de estatus campo de sociedad
Definir formato de pantalla por actividad (Proveedores)
Se definirán los campos opcionales, ocultos u obligatorios pero dependiendo
de la actividad a realizar, creación, modificación , visualización, etc.
Grupo de cuentas CpD (esporádicos)
Deberán tener un grupo de cuentas propio. Mediante este grupo de cuentas,
los campos específicos del acreedor, Nombre, Dirección y Datos de banco, no
se visualizan al introducir el registro maestro de acreedor. Tras registrar el
documento, se introducen estos datos.
Cuentas por pagar – Maestro de proveedores
Las cuentas de acreedor tienen 3 segmentos
Datos generales de acreedor
Datos de sociedad
Datos de compras
Cuentas por pagar – Maestro de proveedores
El catálogo de acreedores contiene información relevante de proveedores y define la relación con un
proveedor.
Consta de tres segmentos.
Razón social
Datos Dirección
Generales Teléfonos, fax.
Cuentas asociadas
Datos Nº de cuentas bancarias
Sociedad Tipos de retenciones de impuestos
Condición de pago
Datos de
Compras Moneda de Compra
Valor mínimo de pedido
Cuentas por pagar – Maestro de proveedores
Funciones básicas de los registros maestros de acreedor:
• Creación de un registro maestro
• Visualización de un registro maestro
• Modificación de un registro maestro
• Visualización de modificaciones
• Bloqueo de una cuenta
Cuentas por pagar – Maestro de proveedores
• Para procesar operaciones contables. Por ejemplo, los datos bancarios y
las vías de pago (cheque o transferencia bancaria, por ejemplo) son
necesarios para realizar pagos automáticos.
• Para trabajar con registros maestros. Mediante la definición de grupos de
autorización, se puede impedir a ciertos usuarios el acceso a una cuenta.
• Los datos de los registros maestros de acreedor controlan cómo se
contabilizan y procesan los datos variables de un acreedor. Los registros
maestros de acreedor también contienen todos los datos necesarios para
establecer relaciones empresariales con los acreedores.
• Datos de compras Si se implementa la Gestión de materiales (MM), se
necesitarán los datos de compras. En la Gestión de materiales los
acreedores se denominan proveedores.
Cuentas por pagar – Registro de documentos proveedores
El usuario puede:
• Contabilizar el pago como un pago parcial, donde todos los
documentos permanecen como partidas abiertas en la cuenta.
• Contabilizar la diferencia de pago como partida restante, donde sólo
permanece la partida restante en la cuenta y se compensan el
documento original y el pago. Se crea un número de documento nuevo
que hace referencia a los documentos originales.
Cuentas por pagar – Maestro de proveedores
Condiciones previas
Debe haberse creado cuentas asociadas en el libro mayor (FI-GL) y
adicionarse las mismas en cada registro maestro de acreedor (datos de
sociedad).
Las principales operaciones con acreedores corresponden a:
Registro de facturas con acreedor FB60
Registro de factura Entrada Preliminar FV60
Registro de notas de crédito FB65
Compensar acreedor F-44
Salida de Pagos F-53
Registro de Anticipos con CME F-47/F-48
Anular compensación FBRA
Anular documentos financieros FB08/F.80
Cuentas por pagar – Operaciones con cuenta de
mayor especial (CME)
Son aquellas operaciones efectuadas en la contabilidad de acreedores que
se visualizan por separado en el libro de mayor y en los libros auxiliares.
Las operaciones de los libros auxiliares están enlazadas al libro mayor
mediante la cuenta asociada definida en el registro maestro del acreedor.
Las imputaciones con cuenta de mayor especial se realizan a través de un
indicador CME, el cual debe haberse configurado previamente en el
customizing y asignado las cuentas asociadas del acreedor y la cuenta
CME para las contabilizaciones.
Cuentas por pagar – Compensación de partidas
abiertas
Las partidas abiertas son operaciones no completadas, como facturas que no se han pagado.
Para que una operación se considere finalizada se debe compensar. Una compensación se
puede realizar manual o automáticamente y siempre crea un documento de contabilización.
Hay 2 formas de compensación:
• Contabilizar con compensación: Introducir el importe del documento de compensación y
seleccionar las partidas abiertas que se deben compensar. Puede ejecutarse para varias
cuentas, clases de cuentas y cualquier moneda. Ejemplo :Pagos
• Compensar cuenta: Seleccionar las partidas abiertas de una cuenta cuyo saldo sea cero (0).
El sistema las marcara como compensadas y creara un documento de compensación. El
documento de compensación no incluye ninguna partida individual.
Condiciones previas:
• Los criterios de usuario deben estar definidos en el Customizing.
• Las cuentas a compensar deben definirse para la compensación automática
Cuentas por pagar – Registro de documentos proveedores
Se pueden realizar de dos formas:
[Link] manual (F-53)
Es una transacción que compensa una partida abierta, normalmente una factura,
asignando manualmente un documento de compensación. Un pago efectuado,
normalmente utilizado en la contabilidad de acreedores, compensa un importe en el
Haber abierto.
Un pago efectuado, normalmente utilizado en la contabilidad de acreedores, compensa
un importe en el Haber abierto.
.
Cuentas por pagar – salida de pagos
2. Pago masivo
-Programa de pagos (F110)
El Programa de Pagos automáticos es una herramienta que ayuda a los usuarios a cancelar partidas
abiertas de Proveedores de manera masiva.
Consta de 4 pasos:
Parámetros
• ¿A quien se le paga?
• ¿Qué fecha de vencimiento se considera?
• ¿Cómo se les pagará?
Propuesta
• Bloquear facturas para el pago
• Modificar posiciones de pago
Ejecución de propuesta
• Una vez verificada la lista propuesta se planifica la ejecución. Se crean documentos
contables y se actualizan las contabilidades auxiliares y principal.
Impresión
• Impresión de cheque u otro medio de pago
Cuentas por pagar – salida de pagos
Operaciones periódicas-Diferencia de cambio
Las diferencias de cambio pueden surgir debido a fluctuaciones del tipo de cambio, para
operaciones registradas en moneda extranjera. Es un proceso de cierre mensual.
Se generan dos tipos de diferencias de cambio:
Diferencia de cambio realizada
Generada durante el pago de las partidas abiertas .El sistema contabiliza estas diferencias de
cambio automáticamente como pérdidas o beneficios realizados en la cuenta de
gastos/ingresos para diferencias de cambio que definió durante la configuración.
Diferencia de cambio temporal (balance)
Es un proceso de cierre mensual que contabiliza diferencias de cambio cuando se valoran
partidas abiertas en el balance. Estas se contabilizan en otra cuenta de diferencias de cambio y
en una cuenta de corrección del balance.
• A todas las cuentas asociadas y cuentas de mayor con partidas abiertas en moneda extranjera
se les debe asignar cuentas de ingresos/gastos para las pérdidas y beneficios realizados. Una
cuenta de beneficio/perdida puede asignarse a:
Todas las monedas y todos los tipos de monedas.
Por moneda y por tipo de moneda.
Por moneda.
Por tipo de moneda.
Cuentas por pagar – Maestro de proveedores
Se crean grupos de clientes y se definen que campos serán opcionales,
ocultos u obligatorios.
Definir formato de pantalla por sociedad (proveedor)
El tratamiento será a nivel de estatus campo de sociedad
Definir formato de pantalla por actividad (Proveedores)
Se definirán los campos opcionales, ocultos u obligatorios pero
dependiendo de la actividad a realizar, creación, modificación ,
visualización, etc.
Clases de Documentos
Al realizar registro de factura de manera manual se debe indicar la clase de
documento y asi generar la contabilización según la clase de cuenta.
KR KZ AB
FACTURAS DE PAGOS DE DOCUMENTOS
ACREEDOR ACREEDOR GENERALES
KG KN
ABONOS DE FACTURAS Y
ACREEDOR ABONOS
NETOS DE
ACREEDOR
Cuentas Por Pagar – Conceptos Claves
La clave de contabilización tiene una función de control para cada partida individual.
Se definen a nivel
Mandante. Se utilizan
para cada posición del
documento. Controlan
TIPO DE CUENTA: que
se puede contabilizar la
partida individual.
• DEBE/HABER: Si la
partida se contabiliza
como Debe o Haber.
• STATUS DE CAMPO:
El status de campo de
los detalles adicionales.
Claves de Contabilización
Si la partida individual está relacionada con una operación de pago. Necesitará esta
información para analizar el historial de pago y crear avisos de pago.
Si la contabilización es relevante de compras y si la operación actualizará la cifra de compras
de la cuenta. Por ejemplo, mediante la contabilización de una factura de acreedor.
Contabilización • Debe 40
de Cuenta Mayor • Haber 50
Facturas de • Debe 01
Deudor • Haber 11
Facturas de • Debe 21
Acreedor • Haber 31
