Matriz GUT
Matriz GUT es la herramienta de gestión utilizada para priorizar tareas. Al identificar la urgencia, la gravedad y
la tendencia de comportamiento de cada problema en la empresa, este ayuda al administrador a decidir
aquello que debe hacerse en primer lugar.
Gravedad
Todos sabemos que un pequeño problema está susceptible a crecer, y si no se controla, puede causar incluso la
falencia de tu empresa. Por tal razón, la primera palabra representa el impacto que tu negocio sufrirá, si es que
no se soluciona. Básicamente, es el momento de analizar su tamaño real y el potencial que posee de generar
efectos negativos en la empresa. Efectos que pueden ser devastadores, o a lo mejor, insignificantes. Para
medirlo, debes atribuir una puntuación a la gravedad, en una escala de 1 a 5.
Sigue el esquema que te presentamos:
1. Sin gravedad: daños leves, los cuales pueden ser considerados calificados como secundarios.
2. Poco grave: daños mínimos.
3. Grave: daños regulares.
4. Muy grave: el problema puede causarle grandes daños a la empresa.
5. Extremadamente grave: hay que priorizarlo. En caso contrario, los daños adquieren potencial hasta tornarse
irreversibles.
Urgencia
Una vez entendida la gravedad del asunto, vamos a la urgencia. Como su nombre lo indica, el segundo término
valora cuán urgente es aquel problema en relación a la progresión de prioridades, de manera que se eviten
perjuicios más grandes.
En escala temporal, tú defines cuál acción es necesaria para encontrar una solución. ¿Se trata de algo que hay
que resolver urgentemente? O que todavía puede esperar el momento oportuno para abordarlo…
De nuevo, la puntuación de la urgencia puede mensurarse de 1 a 5, tomando en cuenta la siguiente
clasificación:
1. Puede esperar: no hay prisa de resolver el problema.
2. Poco urgente: son aquellos problemas que, a pesar de ser más urgentes que los anteriores, también
pueden esperar un poco más de tiempo.
3. Urgente: necesitan una solución lo antes posible.
4. Muy urgente: cuanto más temprano, mejor. ¿Una semana, tal vez? ¿Menos?
5. Inmediatamente: si clasificaste un problema con esta nota, necesitas actuar de inmediato, pues la situación
puede agravarse y llevarte a perder el control sobre ella.
Tendencia
Por último, pero no menos importante, es necesario que evalúes la tendencia. Dicho de otro modo, estamos
hablando de la probabilidad que aquel problema se intensifique al pasar del tiempo, si no se toman medidas
que apunten hacia su resolució[Link], en caso que haya ausencia de una acción, aquel problema con
seguridad:
No cambiará: significa que nada va a acontecer, e incluso, el problema puede llegar a desaparecer.
Empeorará a largo plazo: la proporción del problema tiende a aumentar lentamente.
Empeorará a mediano plazo: es posible que el problema permanezca y nada se haga al respecto.
Empeorará a corto plazo: el problema está sensible a empeorar significativamente en un corto período de tiempo.
Empeorará rápidamente: se hace imprescindible actuar ahora, antes que sea muy tarde.
Con el simple hecho de imaginar la aplicación de la Matriz GUT a la realidad de tu empresa, ya son visibles los
varios beneficios que esta técnica te ofrece en el proceso de toma de decisiones importantes. Es relevante
aquí, apuntar otros motivos para usar la herramienta y optimizar la gestión de la organización. En primer lugar,
una de las grandes ventajas del método es que además de ser simple y fácil de aplicarse, puede ser
implementado por cualquier empresa, sea pequeña o grande. En segundo, la técnica posibilita que te centres
de manera estratégica en tus esfuerzos y recursos. Tal y como esta lo propone, puedes priorizar los problemas
que tienden a provocar más daños a tu empresa.
Es mucho más eficaz que perder el tiempo y destinar inversiones a situaciones triviales que representan tanto
riesgo como el que imaginabas antes del análisis. Y para ayudar aún más a tu empresa, el método puede ser
aplicado sólo o en conjunto con otras herramientas. Entre ellas están el ciclo PDCA, como ya te comenté, y
el Análisis de Pareto o el Diagrama de Ishikawa.
