¿Qué es la metodología DMAIC?
DMAIC es un enfoque de resolución de problemas basado en datos que ayuda a
realizar mejoras y optimizaciones incrementales en los productos, diseños y procesos
comerciales. Fue creado en los años 1980 como parte de la metodología Six Sigma por
el ingeniero de Motorola, Bill Smith. El enfoque Six Sigma fue diseñado para impulsar la
mejora continua de los procesos de fabricación utilizando datos y estadísticas.
Objetivo de la metodología DMAIC
El objetivo de la metodología DMAIC es conocer, en una serie de etapas bien definidas,
el proceso y las causas de los defectos que tratamos de minimizar. Cada fase es
esencial para que el proyecto seis sigmas sea un éxito y se alcance un nivel de DPMO
adecuado.
El nombre DMAIC proviene de las siglas de las iniciales de cada etapa en inglés
(Define, Measure, Analyze, Improve y Control). Para profundizar en este innovador
sistema de mejora vamos a repasar brevemente sus distintas etapas.
Pasos de la metodología DMAIC
DMAIC tiene 5 pasos interconectados: definir, medir, analizar, mejorar y controlar.
Cada fase está concebida para tener un efecto acumulativo: basarse en la información
y los datos generados en las fases anteriores y repetirse en varias iteraciones.
Definir: la fase Definir establece qué es un problema y qué se necesita para
lograr una solución. Esta parte del proceso es donde se establece claramente el
problema, el objetivo final y el alcance que se necesitará para lograrlo. Esta fase
ayuda a comprender el proceso en su totalidad y qué elementos son críticos
para la calidad, también conocidos como “CTQ”. Las entradas y salidas se
suelen trazar con un diagrama SIPOC, que es una sigla en inglés que significa
proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes. Esta información se suele
plasmar en un documento de definición de un proyecto, que establece la forma
de un proceso DMAIC.
Medir: una vez que se haya entendido el problema de un proceso, se debe
definir cómo se van a observar los cambios que se haga. Por supuesto, con un
enfoque basado en datos, tener buenos datos es esencial para el proceso
DMAIC. Como tal, el propósito de la fase Medir es establecer el rendimiento
actual del proceso y los datos que se analizarán. A partir de allí, se puede utilizar
un plan de recopilación de datos para supervisar el rendimiento a medida que
realizas cambios y para comparar al final del proyecto.
Analizar: ahora se deberá tener una base de referencia de datos que se puedan
utilizar para comenzar a tomar decisiones sobre el proceso. Como es de
esperar, la fase Analizar es el momento perfecto para revisar esos datos. Aquí,
los miembros del equipo elaborarán un mapa de proceso actual usando los
datos para comprender dónde comienzan los problemas en el proceso. Aunque
algunos proyectos de Six Sigma utilizan herramientas más complicadas para
ello, los diagramas de cola de pescado y los gráficos de Pareto son métodos
perfectamente suficientes y que suelen utilizarse para realizar análisis de causas
principales. Una vez que se hayan identificado varias causas principales, es hora
de incluir al equipo. Se realizará una votación para decidir dónde debe avanzar
el enfoque del proceso DMAIC.
Mejorar: por último, es hora de empezar a hacer mejoras reales en el proceso.
En la fase Mejorar, se debe trabajar con el equipo para encontrar soluciones
creativas que puedan implementarse y medirse dentro del proceso DMAIC. En
este punto, la lluvia de ideas y las reuniones efectivas son críticas para el
equipo. Una vez que se tienen soluciones en mente, deben ser aprobadas,
someterse a prueba de fallas e implementarlas. Los ciclos Planificar-Hacer-
Verificar-Actuar o “PDCA” son un método común para esto, combinado con el
Análisis de modo de fallas y efectos, o “FMEA”, para anticipar posibles
problemas. Esta información debe incluirse en un plan de aplicación detallado,
que puede utilizarse para guiar la aplicación de las soluciones en los procesos.
Controlar: el último paso de la metodología DMAIC puede ayudar a verificar y
sostener el éxito de las soluciones para el futuro. En la fase Controlar, tu equipo
debe crear un plan de supervisión y control para reevaluar continuamente los
impactos de los cambios de proceso implementados. Al mismo tiempo, se debe
crear un plan de respuesta para actuar en caso de que el rendimiento comience
a disminuir de nuevo y aparezca un nuevo problema. Poder volver a mirar cómo
se realizaron las mejoras y qué soluciones se diseñaron puede ser un recurso
invaluable. En estos momentos, es fundamental tener la documentación
adecuada y el control de versiones en el proceso de mejor
Ventajas de la metodología DMAIC
DMAIC proporciona un marco estandarizado y estructurado para hacer el
cambio, y el claro enfoque de 5 pasos mantiene a todos al tanto de cada etapa
del proceso. Esto permite producir documentación para resumir todas las
decisiones adoptadas y los progresos realizados, de modo que se pueda
desplazar sin problemas de un paso a otro. Y, al tener un proceso definitivo, se
puede ayudar a guiar a los equipos en lo que se refiere a cuáles son sus
objetivos actuales y hacia dónde se dirige su trabajo.
es un proceso muy repetible diseñado para ser continuo. La fase Controlar del
proceso requiere que los propietarios de este sigan supervisando los efectos de
la optimización. Con un plan de supervisión de datos ya en marcha, los nuevos
datos de proceso forman naturalmente la base de referencia de una nueva fase
Medir. Tu plan de respuesta también podría combinarse con un nuevo proceso
de la DMAIC en caso de que las mejoras iniciales no logren mantener el
rendimiento. Como tal, la metodología DMAIC puede identificar continuamente
problemas o impactos en el rendimiento, con un método para abordar de
inmediato esos problemas.
¿Cuándo es recomendable utilizar DMAIC?
Cuando se mejora un proceso actual, si el problema es complejo o los riesgos son
altos, DMAIC debe ser el método de referencia. Su disciplina y estructura evitan que
los equipos se salten pasos cruciales y aumentan las posibilidades de éxito del
proyecto. Por lo tanto, si se desea mejorar sus conversiones y rendimientos, o
eliminar un cuello de botella aquí y allá, DMAIC es probablemente justo lo que se
necesita.
Existen dos enfoques para implementar DMAIC. El primero es el enfoque de equipo,
en el que individuos que son expertos en herramientas y métodos, o especialistas en
calidad o en mejora de procesos, dirigen un equipo. Los miembros del equipo
trabajan en el proyecto a tiempo parcial mientras siguen ocupándose de sus tareas
diarias. El líder del equipo de especialistas puede ser asignado a varios proyectos
simultáneamente, que suelen ser proyectos a largo plazo que toman varios meses
para completarse.
La segunda táctica involucra el método Kaizen, una intensa progresión a través del
proceso DMAIC que normalmente se completa en una semana. El trabajo de
preparación es completado por el especialista en calidad o mejora de procesos, y se
centra en las fases de Definir y Medir. El resto de las fases son completadas por un
equipo de individuos que han sido retirados de sus deberes regulares durante la
duración del evento Kaizen.
En la mayoría de los casos, los cambios son pilotados durante el evento, y la
implementación a gran escala se completa después del evento. Es crucial que el
impacto de estos cambios, ya sea que se deseen o no, sea monitoreado de cerca. La
ventaja de este enfoque es la capacidad de realizar cambios rápidos.
