CAPITULO IV
ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION DEL PROYECTO
Uno de los aspectos que menos se tienen en cuenta en el estudio de proyectos es
aquel que se refiere a los factores propios de la actividad ejecutiva de su
administración: organización, procedimientos administrativos.
Para cada proyecto es posible definir la estructura organizativa que más se adapte
a los requerimientos de su posterior operación. Conocer esta estructura es
fundamental para definir las necesidades de personal calificado para la gestión y,
por tanto, estimar con mayor precisión los costos indirectos de la mano de obra
ejecutiva.
La decisión de desarrollar internamente actividades que pudieran subcontratarse
influye directamente en los costos por la mayor cantidad de personal que pudiera
necesitarse, la mayor inversión en oficinas y equipamiento y el mayor costo en
materiales y otros insumos. Como puede apreciarse, una decisión que pareciera ser
secundaria lleva asociada una serie de inversiones y costos que ningún estudio de
proyectos podría obviar. Y tiene por objetivo principal determinar a la capacidad
administrativa para emprender el proyecto. Definir las condiciones mínimas que
se hacen necesarias para emprender el proyecto tanto en lo funcional, como en
lo estructural. Definir el organigrama, manuales de funciones y procedimientos,
estrategias operativas y cronograma del proyecto.
Estudio organizacional del proyecto
El estudio organizacional del proyecto permite una cuantificación correcta de las
inversiones y costos de operación originados por la administración del proyecto una
vez que este se implemente.
Cada proyecto de inversión presenta características únicas de estructura
organizativa de acuerdo a los objetivos del proyecto. Para alcanzar los objetivos
propuestos para el proyecto es precisó canalizar los esfuerzos y administrar los
recursos disponibles de la manera más adecuada a dichos objetivos los cuales se
logran integrando las variables básicas para su gestión como son las unidades
organizativas, los recursos humanos , mecanismos financieros y los planes de
trabajo.
Todas las actividades que se requieren para la implementación y operación del
proyecto deberán programarse coordinarse y controlarse por alguna instancia que
el proyecto debe proveer para lo cual se debe diseñar una estructura organizativa.
Las estructuras se refieren a las relaciones relativamente fijas que existen entre
los puestos de una organización y son el resultado de los procesos de división del
trabajo, la departa mentalización combina y agrupa los puestos individuales de
especialización logrados por la división del trabajo. Los tipos más comunes son: por
funciones, territorios, productos, clientes o mixtos, todas ellos agrupan trabajos de
acuerdo con algún elemento común.
Las áreas de control determinan el tamaño adecuado de unidades subordinadas a
cargo de un supervisor en cada uno de los niveles de la organización.
EFECTOS ECONOMICOS DE LAS VARIABLES ORGANIZACIONES
El estudio de las variables organizaciones durante la preparación del proyecto
manifiesta su importancia en el hecho de que la estructura que se adopte para su
implementación y operación está asociada a egresos de inversión y costos de
operación tales que pueden determinar la rentabilidad o no rentabilidad de la
inversión.
El diseño de la estructura organizativa requiere fundamentalmente la definición de
la naturaleza y contenido de cada puesto de la organización. Al caracterizar de esta
forma cada cargo de ella, podrá estimarse el costo en remuneraciones
administrativas del proyecto.
La organizaron que asuma el proyecto tiene doble influencia económica en su
evaluación como son: un efecto directo en las inversiones y costos asociados en un
tamaño especifico de operación y un efecto indirecto en los costos de operación
derivados de los procedimientos administrativos asociados a un tamaño; tecnología
y complejidad de la estructura organizativa.
El efecto sobre las inversiones se manifiesta por la necesidad de disponer tanto de
una infraestructura física (oficinas, salas de espera, estacionamiento, etc.).
Adecuada a los requerimientos del proyecto como del equipamiento para su
operación.
El efecto indirecto se deriva de los costos de funcionamiento ocasionados por los
procedimientos administrativos diseñados en función de la estructura organizativa
definida. el estudio de la organización del proyecto debe tender a racionalizar el
uso de los espacios físicos sobre la base de consideraciones técnicas y económicas
tiene también que responder a variables comerciales que se manifiestan en
condiciones que buscan vender cierta imagen de la empresa creada por el Proyecto.
FACTORES ORGANIZACIONALES
Los factores organizacionales más relevantes que deben tenerse en cuenta en la
preparación del proyecto se agrupan en cuatro áreas decisionales específicas:
participación de unidades externas al proyecto, tamaño de la estructura
organizativa, tecnología administrativa y complejidad de las tareas administrativas.
La participación de unidades externas. Pueden ser dos
- La primera se refiere a las relaciones con proveedores y clientes en general y
corresponden a las llamadas relaciones operativas las cuales requerirán una
unidad específica que estará dimensionada en defunción de los procedimientos
de unidades externas.
- La segunda se refiere a decisiones internas que determinan la participación de
entidades y por lo tanto, la incorporación de unidades coordinadoras y
fiscalizadoras en la estructura organizativa del proyecto, normalmente se
manifiestan en forma de auditorías externas contratistas de obras, servicios
contables y otras que permitan esperar una estructura fija menor.
El tamaño del proyecto. Es el factor que aparentemente tiene mayor influencia en
el diseño y tamaño de la estructura organizacional por otro lado el tamaño de la
estructura puede asociarse a la tecnología administrativa de los procedimientos
incorporados al proyecto de esto podan derivarse los recursos humanos y
materiales que se necesitaran en el desarrollo de las actividades relacionadas.
La complejidad de los procedimientos administrativos y de la organización en si
pueden en ciertos proyectos, convertirse en factores determinantes para el diseño
de la estructura organizativa.
INVERSIONES EN ORGANIZACIÓN.
El cálculo de las inversiones derivadas de la organización se basan directamente
en los resultados de la estructura organizativa diseñada. Su dimensionamiento y la
definición de las funciones que le corresponderá a cada unidad determinaran
efectos sobre las inversiones en obras físicas, equipamiento y capital de trabajo.
El análisis de los requerimientos de espacios físicos para las unidades de carácter
administrativo del proyecto debe tomar en cuenta lo siguiente:
Flujo de movimiento de personas, atención de clientes y proveedores número de
funcionarios por oficinas, bodega de materiales y repuestos de equipos de oficina,
sistema in terno de comunicaciones y flujo de información Archivo y frecuencia de
flujo de información, locales de venta y mucho más.
La inversión en obras físicas será distinta para un mismo proyecto si el edificio de
las oficinas administrativas y gerenciales se construye, se compra o se arrienda, en
el primer caso la inversión se derivara del costo del terreno y la edificación, datos
que puedan obtenerse cotizando con empresas constructoras, si se compra la
información se obtendrá del costo de la adquisición más remodelación y
acondicionamiento y si se arrenda solo se considera el valor del arriendo y su
acondicionamiento.
El estudio organizacional debe proveer información respecto a inversiones que
habrá de realizarse durante la ejecución del Proyecto o con fines de mantenimiento
o ampliación de la estructura inicial.
El equipamiento de las oficinas en estará determinado por las variables de
funcionalidad operativa de los procedimientos administrativos asociados a cada
unidad de la estructura organizativa y comprende inversión y reinversión en equipo
de oficinas, inversión en muebles y otras inversiones como vehículos para el
personal ejecutivo, gastos de organización y puesta en marcha, sistemas de
comunicaciones y procesamiento de datos, etc.
COSTOS DE LA OPERACIÓN ADMINISTRATIVA
La mayor parte de los costos de operación que se deducen del análisis
organizacional provienen de los procedimientos administrativos definidos para el
proyecto. Básicamente comprende los relacionados con remuneraciones del
personal ejecutivo, administrativo y de servicio.
La determinación de la remuneración demanda una investigación preliminar para
definir las rentas de mercado de esos profesionales y su disponibilidad o escasez si
son escasos es necesario ofrecer una mayor remuneración para incentivar a estos
para incorporarse a la empresa formada por el proyecto.
La localización geográfica del proyecto influye en forma directa sobre el costo de las
remuneraciones, cualquier que sea el nivel que ocupen en la organización.
El análisis de la remuneración obligara a considerar como costos separados aquel
que recibe finalmente el profesional y aquel que debe pagar el proyecto (incluye
leyes sociales, impuestos, cuotas de administrados de fondos de pensiones, etc.)
de igual forma no debe obviarse aquellos costos indirectos derivados de beneficios
sociales, servicios de bienestar y otros.
Otros costos que cambien deben considerarse son aquellos asignados por servicios
prestados por terceros (Asesorías, consultorios, servicio de mantenimiento,
capacitaciones, etc.)
IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVOS
EN LA PREPARACION Y EVALUACION DE PROYECTOS.
Los procedimientos administrativos pueden condicionar en forma importante a un
proyecto por ejemplo para un Proyecto de construcción de un edificio en donde el
preparador de proyectos establece procedimientos administrativos que puedan
significar que la construcción del inmueble se entregue a un contratista por medio
de una propuesta pública de construcción. La empresa constructora asume la
responsabilidad total de entregar el edificio terminado y funcionando, por otro lado
se establece que la publicidad para la venta se realiza por intermedio de una
agencia de publicidad seleccionada a través de procedimiento que deben
establecerse, la agencia de publicidad asuma la responsabilidad total de la
promoción de la venta del edificio, también podrida haberse convenido ser contrato
de la venta total del edificio por uno o más corredores.
Podría haberse optado por un procedimiento administrativo diferente que hubiera
significado que la organización empresarial encargada de la ejecución del proyecto
asumiera directamente parte o la totalidad de las funciones que podrían haberse
entregado a terceros. Al proceder así, se está suponiendo que la administración del
proyecto requerirá una organización diseñada para hacer frente a las tareas que
conllevan los procedimientos administrativos seleccionados. De esta manera,
podría haberse optado por efectuar las adquisiciones de materiales por cuenta
propia, contratar al personal y seleccionarlo con todas las connotaciones
administrativas que ello significa, contratar a sueldo a uno o más arquitectos que
serán los responsables de la obra, a un ingeniero, a un abogado, y así
sucesivamente.
Todos los procedimientos indicados obligan a establecer una estructura
administrativa que sea capaz de resolver eficientemente la multitud de problemas
que esa organización lleva incorporados. Del mismo modo, deberá analizarse el
espacio físico que se requiere, el personal administrativo, el personal de apoyo, las
oficinas, las instalaciones, el mobiliario, los vehículos, el sistema de control, la
impresión de formularios, el despacho de correspondencia, el material de oficina,
etcétera.
