CERT-RG-01

REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN IAF

2021-03-23
37.

1. OBJETIVO

Establecer los principios y requerimientos por los cuales AQ CERTIFICATION S.A.S. genera el
otorgamiento, mantenimiento, renovació n, suspensió n y/o cancelació n de la certificació n de productos
y servicios, todo bajo los pará metros de la ISO/IEC 17065 (Evaluación de la conformidad. Requisitos
para los organismos que certifican productos, procesos y servicios) para el esquema TIPO 6
(Servicios); ISO/IEC 17067 (Evaluació n de conformidad. Fundamentos de la certificació n de productos
y directrices para los esquemas de certificació n de productos y la normativa nacional y/o internacional
aplicable a la evaluació n del producto o servicio.

2. ALCANCE

El reglamento de certificació n es aplicable a todos los procesos de la organizació n y caracteriza la

prestació n del servicio de certificació n de productos y servicios definiendo los deberes, derechos y
obligaciones tanto del cliente como de AQ CERTIFICATION S.A.S., para los modelos de certificació n de
acuerdo con el esquema tipo 6 y el alcance requerido para el

IAF 37 (Educación) y el có digo N.A.C.E 85.53 (Actividades de las escuelas de conducción

y pilotaje)
IAF 37 (Educación) y el có digo N.A.C.E 85.59 (Otra educación n.c.o.p)

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

3.1. AUDITOR: Persona que lleva a cabo una auditoría.

3.2. EQUIPO AUDITOR: Una o má s personas que llevan a cabo una auditoría con el apoyo si es
necesario de expertos técnicos.
3.3. EXPERTO TECNICO: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo
auditor.
3.4. OBSERVADOR: Persona que acompañ a al equipo al equipo auditor, pero no actú a como un
auditor.
3.5. CLIENTE: Organizació n o persona que solicita una auditoria de acuerdo con el esquema y
alcance acreditado.
3.6. AUDITADO: Organizació n que es auditada en su totalidad o partes.
3.7. CONFIDENCIALIDAD: Con excepció n de la informació n que el cliente pone a disposició n del
pú blico, o cuando existe acuerdo entre el organismo de certificació n y el cliente (Por ejemplo,
con fines de responder a las quejas), toda la otra informació n que no sea de dominio publico se
considera informació n privada y se debe considerar confidencial para ambas partes.
3.8. DEPENDENCIA: Relació n entre uno o má s individuos, entidades y objetos en los que uno o
algunos necesitan de las atenciones, características o especificaciones de los otros para existir,
funcionar, o hacer la tarea para la que fueron concebidos o creados.
3.9. IMPARCIALIDAD: Objetividad con respecto al resultado de una actividad de evaluació n de la
conformidad.
3.10. INDEPENDENCIA: Libertad de una persona u organizació n con respecto al control o la
autoridad de otra persona u organizació n.
3.11. RIESGO: Efecto de la incertidumbre.

Este documento contiene información confidencial y no puede ser distribuido o reproducido sin autorización escrita de AQ CERTIFICATION S.A.S.
Calle 52B N° 72B – 35 Barrio Normandía - TEL: 7022433 - www.aqcertification.net.co

Página 1 de 16
 CERT-RG-01
REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN IAF
2021-03-23
37.

3.12. AUDITORIA: Proceso para obtener informació n pertinente sobre un objeto de evaluació n de
la conformidad y evaluarlo de manera objetiva para determinar el grado en el que se cumplen
los requisitos especificados.
3.13. ENVALUACION DE LA CONFORMIDAD: Demostració n de que se cumplen con los requisitos
especificados,
3.14. REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
3.15. PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para
proporcionar un resultado previsto.
3.16. PRODUCTO: Resultado de un proceso.
3.17. SERVICIO: Resultado generalmente intangible, de al menos una actividad realizada
necesariamente en la interfaz entre el proveedor y el cliente.
3.18. MUESTRA: Porció n de un producto o mercancía que sirve para conocer la calidad del género.

3.19. MUESTREO: Selección y/o recolecció n de material o datos respecto a un objeto de

evaluació n de la conformidad.
3.20. NEGACIÓN: Acció n y efecto de negar; se refiere que al no cumplir los requisitos técnicos
evaluados no se concede la certificació n.
3.21. OTORGAMIENTO: Permiso, consentimiento, licencia, parecer favorable.
3.22. SISTEMA DE GESTION: Conjunto de elementos de una organizació n interrelacionados o que
interactú an para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos objetivos.
3.23. EFICACIA: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados
planificados.

4. CONTENIDO

4.1. SISTEMA PARTICULAR DE CERTIFICACION DE PRODUCTO:

Para la certificació n de productos o servicios, sea individual o por familia, se desarrollará un

sistema particular de certificació n, en el que se indicará n las normas, especificaciones técnicas,
reglas y procedimientos aplicables para este producto o servicio en particular. El desarrollo de este
sistema particular será realizado por el COMITÉ DE CERTIFICACIÓN en cabeza de la direcció n
técnica de AQ CERTIFICATION S.A.S., bajo el reglamento general. La Gerencia puede gestionar y
aprobar un nuevo sistema de certificació n, en consecuencia, de ello el COMITÉ DE CERTIFICACIÓN
se encargará de apoyar y vigilar las actividades técnicas que se requieran. El COMITÉ DE PARTES
INTERESADAS participará en este para opinar acerca de la adopció n del nuevo sistema y realizará
comentarios sobre la disposició n propuesta.

4.2. PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DEL CERTIFICADO:

Teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por parte AQ CERTIFICATION S.A.S., como
Organismo Evaluador de la Conformidad se plantean los requisitos legales y reglamentarios de acuerdo
con la norma ISO/IEC 17065 (Evaluación de la conformidad. Requisitos para los organismos que
certifican productos, procesos y servicios) y demá s normas aplicables en conjunto con los requisitos
del Organismo para establecer el procedimiento para el otorgamiento de la certificació n al cliente.

4.2.1. SOLICITUD:

Este documento contiene información confidencial y no puede ser distribuido o reproducido sin autorización escrita de AQ CERTIFICATION S.A.S.
Calle 52B N° 72B – 35 Barrio Normandía - TEL: 7022433 - www.aqcertification.net.co

Página 2 de 16
 CERT-RG-01
REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN IAF
2021-03-23
37.

Cualquier organizació n que se encuentre interesada en tomar los servicios en los que se encuentra
acreditado AQ CERTIFICATION S.A.S., se podrá poner en contacto con la Asesora Comercial de la
Organizació n y se realizara el respectivo proceso de gestió n comercial en donde se le entregara al
cliente el CERT-RG-01 (Reglamento de certificación IAF 37) y un formato de solicitud y cotizació n
del servicio de acuerdo al alcance que requiera el cliente, los cuales son el GCOM-FR-02 (Solicitud y
cotización de servicios tipo 6 CEAS) el cual es aplicable para los procesos de certificació n del IAF 37
(Educación) y el có digo N.A.C.E 85.53 (Actividades de las escuelas de conducción y pilotaje) y el GCOM-
FR-03 (Solicitud y cotización de servicios Res. 20203040011355) el cual es aplicable para los
procesos de certificació n del IAF 37 (Educación) y el có digo N.A.C.E 85.59 (Otra educación n.c.o.p), los
formatos de solicitud especifican detalladamente las generalidades y especificaciones del producto o
servicio que se va a certificar, las normas y/u otros documentos normativos que son aplicables a la
certificació n, las características generales e informació n relativa al cliente con la informació n de los
procesos que puedan afectar la conformidad de los requisitos y la informació n necesaria de acuerdo
con los requisitos de certificació n correspondientes.

El cliente enviara el formato correspondiente vía electró nica a la asesora comercial, debidamente
diligenciado y firmado con los documentos requeridos y las inquietudes que considere pertinentes; Si la
solicitud de encuentra de acuerdo con los lineamientos establecidos por parte de la organizació n y la
normatividad aplicable se procede a realizar un proceso de identificació n y registro de la
documentació n para iniciar el proceso de prestació n del servicio.

4.2.2. REVISION DE LA SOLICITUD:

La direcció n técnica realizará la revisió n y evaluació n de la informació n obtenida en la solicitud del

servicio a través del formato CERT-FR-34 (Preevaluación) bajo las consideraciones propuesta en el
presente reglamento en donde AQ CERTIFICATION S.A.S., se asegurará de que:

La informació n acerca del cliente y el producto o servicio es suficiente para realizar el proceso
de certificació n.
Se caracterizan el tipo de producto o servicio a evaluar, el esquema de certificació n, las normas
u otros documentos normativos que son aplicables al proceso, definiendo el alcance de la
certificació n solicitado.
Se disponen de los medios para realizar todas las actividades de evaluació n, garantizando que la
organizació n tiene la competencia y la capacidad para llevar a cabo la actividad de certificació n a
través de las autorizaciones emitidas por la organizació n al personal que presta el servicio.

El formato CERT-FR-34 (Preevaluación) sintetiza todos los requerimientos necesarios para evaluar si
se puede continuar con el proceso de certificació n; Así mismo, dentro de esta preevaluació n, AQ
CERTIFICATION S.A.S., puede solicitar una visita para identificar aspectos relevantes al servicio en
cuanto a los requisitos que tiene la norma particular aplicable, si esta no es aprobada por parte del
cliente, la solicitud será anulada. Si la solicitud realizada es viable y el cliente está de acuerdo con esta,
el cliente debe enviar una carta de consentimiento anexa a la cotizació n, con el comprobante de pago.
En el caso que el cliente no responda en un plazo de 30 días calendario a la cotizació n presentada por
AQ CERTIFICATION S.A.S., se procederá con su anulació n. AQ CERTIFICATION S.A.S., declinara la
realizació n de una certificació n específica, si carece de la competencia o la capacidad para las
actividades que se requieren llevar a cabo

Este documento contiene información confidencial y no puede ser distribuido o reproducido sin autorización escrita de AQ CERTIFICATION S.A.S.
Calle 52B N° 72B – 35 Barrio Normandía - TEL: 7022433 - www.aqcertification.net.co

Página 3 de 16
 CERT-RG-01
REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN IAF
2021-03-23
37.

Una vez realizada la preevaluació n del servicio se procederá a enviar al cliente la cotizació n del servicio
correspondiente al esquema tipo 6 (Servicios) y el alcance solicitado incluyendo los días requeridos de
auditoría, el valor del servicio y demá s generalidades del proceso de auditoría.

Con la informació n de la cotizació n, se realizara un contrato documentado en los formatos GCOM-FR-11

(Contrato prestación de servicios TIPO 6 CEAS) el cual es aplicable para los procesos de certificació n del
IAF 37 (Educación) y el có digo N.A.C.E 85.53 (Actividades de las escuelas de conducción y pilotaje) y el GCOM-
FR-23 (Contrato prestación de servicios tipo 6 Res.20203040011355) entre AQ CERTIFICATION S.A.S.,
y el cliente en el cual se establecerá n los usos del certificado, vigencia del contrato, confidencialidad, causas
de suspensió n o retiro de la certificació n, obligaciones y deberes de la organizació n y el cliente, tratamiento
de quejas y apelaciones, no conformidades, condiciones para la renovació n del certificado, seguimiento a la
certificació n y publicidad sobre las certificaciones otorgadas.

4.2.3. PRESTACION DEL SERVICIO

Para cada servicio aprobado se informara previamente al cliente a través de los formatos DEST-FR-24
(Carta programación de servicios CEAS) para los procesos de certificació n del IAF 37 (Educación)
Có digo NACE 85.53 (Actividades de las escuelas de conducción y pilotaje) y por el formato DEST-FR-28
Carta programación de servicios Res.20203040011355) para los procesos de certificació n del IAF
37 (Educación) Có digo NACE 85.59 (Otra educación n.c.o.p) en donde se registrara la información
relativa al auditor, la fecha y la duración de la auditoria.

NOTA: En caso de que la auditoria se realice de manera remota, la programadora de servicios deberá
enviar junto con la carta de programación, un consentimiento informado por emergencia sanitaria en
donde el cliente acepta que la auditoria se realice de esta manera de tal manera que se dé cumplimiento
con las directrices establecidas para esta actividad.

Si se presenta la situació n en el que el cliente desee cambiar al auditor designado, deberá diligenciar el
formato CERT-FR-07 (Solicitud de reasignación de auditor), justificando su solicitud, quedará a
disposició n de la organizació n la aprobació n o negació n de la solicitud de reasignació n del auditor, en el
caso que se apruebe la solicitud, se asignara un nuevo auditor pero si se presenta nuevamente negativa
por parte del cliente, se procederá a realizarla devolució n del 70% del valor consignado y se dará por
terminado el proceso, archivando la informació n y realizando un acta de reunió n donde se especifique
el termino inconcluso del procedimiento.

4.2.4. CONDICIONES PREVIAS

Luego de realizar las actividades de solicitud, revisió n, cotizació n y programació n se procede a realizar,
el cliente remitirá la informació n requerida en los formatos de solicitud y cotizació n de servicios de
acuerdo con el alcance requerido y demá s informació n solicitada en los anexos de etapa 1, los cuales se
caracterizan a través del instructivo GCOM-IT-01 (Instructivo solicitud de documentos esquema
tipo 6 CEAS) el cual es aplicable para los procesos de certificació n del IAF 37 (Educación) Có digo NACE
85.53 (Actividades de las escuelas de conducción y pilotaje) y los instructivos GCOM-IT-04 (Instructivo
solicitud de documentos Res. 20203040011355 CEA) - GCOM-IT-05 (Instructivo solicitud de
documentos Res.20203040011355 CIA) - GCOM-IT-06 (Instructivo solicitud de documentos Res.
20203040011355 O.T) el cual es aplicable para los procesos de certificació n del IAF 37 (Educación)
Có digo NACE 85.59 (Otra educación n.c.o.p) . La informació n solicitada en los respectivos instructivos
será entregada al auditor y al personal a cargo en AQ CERTIFICATION S.A.S., para su respectiva
revisió n documental.

Este documento contiene información confidencial y no puede ser distribuido o reproducido sin autorización escrita de AQ CERTIFICATION S.A.S.
Calle 52B N° 72B – 35 Barrio Normandía - TEL: 7022433 - www.aqcertification.net.co

Página 4 de 16
 CERT-RG-01
REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN IAF
2021-03-23
37.

4.2.5. EJECUCION DEL SERVICIO

El auditor realiza el plan de auditoría el cual se encuentra documentado a través del CERT-FR-
03 (Plan de auditoría) de acuerdo con el alcance requerido para la prestació n del servicio, el
cual se establece inicialmente.

NOTA: Dependiendo de las características del esquema de certificación y de los requisitos de la

evaluación, el plan de auditoría puede ser genérico aplicable a todas las actividades que se vayan
a evaluar según corresponda.

El auditor envía el plan de auditoría al cliente 2 días calendario antes de su ejecució n para su
aceptació n y se establece la logística para desarrollar la auditoría ya sea de manera presencial
o remota.
Si la auditoria se realiza de manera presencial se deben garantizar las condiciones logísticas
del auditor.
Si la auditoria se realiza de manera remota se debe garantizar que se dé cumplimiento con los
objetivos de la auditoría como si se estuviera realizando de manera presencial y en
cumplimiento a las directrices establecidas por el IAF: MD4 (Auditoria remota)

Se realiza la auditoria ya sea de manera presencial o remota, dando cumplimiento a las actividades
estipuladas en el plan de auditoría que fue aceptado por parte del cliente.

Se realiza la reunió n de apertura documentada a través del CERT-FR-04 (Acta de apertura y cierre de
auditoría) dando a conocer los ítems de la reunió n de apertura, los cuales se encuentran debidamente
documentados en el formato correspondiente para tal fin y que se encuentran establecidos en el
proceso de auditoría a través de una explicació n sobre la manera en que se realizaran las actividades;
se registra la asistencia de las personas que se encuentren presentes para la ejecució n de la auditoría en
el formato destinado para tal fin.

El auditor realizara la revisió n de los requisitos legales, reglamentarios, normativos y organizacionales

de acuerdo con el alcance que se esté auditando con base a la lista de verificació n aplicable, la cual
sintetiza todos y cada uno de los requisitos que debe cumplir el auditado en el proceso de evaluació n de
la conformidad, incluyendo la revisió n de la informació n necesaria correspondiente al Sistema de
Gestió n, a los procesos, ubicació n de la organizació n, asignació n de recursos y demá s aspectos
relacionados con su cumplimiento.

El auditor recolectara toda la informació n que fue suministrada por parte del auditado y consolidara las
evidencias en los formatos correspondientes, preparando las conclusiones de la auditoría,
observaciones, aspectos por resaltar, aspectos por mejorar y hallazgos de conformidad si se llegan a
presentar con base a los objetivos y alcance de la auditoria.

Teniendo en cuenta la revisió n y consolidació n de la informació n realizada previamente por el auditor,

se realizará la reunió n de cierre a través del CERT-FR-04 (Acta de apertura y cierre de auditoría)
con los responsables de los procesos auditados, se deberá registrar la asistencia en el formato
correspondiente y en la reunió n, el auditor presentará las conclusiones de la auditoría, incluyendo las
recomendaciones relativas a la certificació n observaciones, aspectos por resaltar, aspectos por mejorar
y hallazgos de conformidad de manera clara y concisa, estableciendo el paso a seguir para dar cierre al
proceso a través del CERT-FR-08 (Informe de hallazgos de auditoría)

Este documento contiene información confidencial y no puede ser distribuido o reproducido sin autorización escrita de AQ CERTIFICATION S.A.S.
Calle 52B N° 72B – 35 Barrio Normandía - TEL: 7022433 - www.aqcertification.net.co

Página 5 de 16
 CERT-RG-01
REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN IAF
2021-03-23
37.

NOTA 1: El auditor debe explicar al auditado cual es el proceso para dar cierre a los hallazgos de no
conformidad, esta explicación debe realizarse de manera clara y concisa, dando a conocer al auditado la
forma en que se debe diligenciar el formato CERT-FR-09 (Solicitud de acción correctiva)

NOTA 2: El auditor debe comunicar al cliente los plazos para presentar el plan de acción de la siguiente
forma:

El cliente tiene 10 días hábiles para remitir la solicitud de acción correctiva al auditor para su
respectiva revisión.
El auditor tiene 5 días calendario para revisar y aprobar la solicitud de acción correctiva según
sea el caso, en caso de que las acciones propuestas en la solicitud de acción correctiva no se
consideren adecuadas para dar cierre a las NO CONFORMIDADES el auditor realizara la
respectiva corrección al cliente para que ajuste el plan nuevamente.
El cliente tiene 90 días calendario desde el momento de la revisión y aprobación de la solicitud de
acción correctiva remitida por el cliente para ejecutar el plan de acción que subsane los hallazgos
de no conformidad presentados.

Al excederse los 90 días, el comité de certificació n evaluará el plazo que requiere el cliente para dar
cierre a las no conformidades en base a la informació n entregada por el cliente al asesor comercial; las
obligaciones generadas por la auditoría complementaria será n cubiertas por el cliente. En caso de ser
negativo el concepto del auditor, en el informe se especificará las causales de este resultado.

4.2.6. INFORME DE AUDITORIA – REGISTROS

En el informe de auditoría se presentará el resumen de todas las actividades del proceso de evaluació n
incluyendo el cierre eficaz de no conformidades y otros informes generados en posibles auditorías
complementarias, el auditor presentará las evidencias y demá s soportes del proceso a direcció n técnica
para su respectiva revisió n y toma de decisió n de certificació n.

Para el Esquema TIPO 6 (Servicios): El informe presentado por el auditor es analizado con los
formatos aplicables a cada servicio “CERT – FR – 44 Lista de verificación” – “CERT – FR – 45 Lista de
verificación Res.20203040011355” generando un concepto por parte del Comité de Certificació n y
con base al resultado presentado, se ratifica la recomendació n del auditor para conceder o no la
certificació n solicitada. AQ CERTIFICATION S.A.S. entregará un informe de Auditoria a través del
CERT-FR-06 (Informe de auditoría) otorgando, renovando, suspendiendo, negando o cancelando la
certificació n, detallando los resultados del proceso de auditoría. El resultado de esta auditoría será
entregado por el Asesor Comercial al cliente, previsto como confidencial.

Al finalizar la evaluació n de conformidad, el cliente diligenciará el formato “CERT-FR-24 Evaluació n de

percepció n del cliente in situ”, en el que se determinará n distintas condiciones del Auditor
seleccionado, su aptitud, actitud y competencias para prestar el servicio de auditoría.

Si el proceso de auditoría no presenta hallazgos de no conformidad el auditor tiene un plazo má ximo de

5 días calendario después de realizarse el cierre del proceso para realizar la entrega del informe y
demá s evidencias del proceso de auditoría.
Este documento contiene información confidencial y no puede ser distribuido o reproducido sin autorización escrita de AQ CERTIFICATION S.A.S.
Calle 52B N° 72B – 35 Barrio Normandía - TEL: 7022433 - www.aqcertification.net.co

Página 6 de 16
 CERT-RG-01
REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN IAF
2021-03-23
37.

Si el proceso de auditoría presenta hallazgos de no conformidad, se mantienen los tiempos establecidos

en el numeral 4.2.3.2 del presente documento (Nota 2) y se adicionara un plazo má ximo de 5 días
calendario después de realizarse el cierre del proceso para realizar la entrega del informe y demá s
evidencias del proceso de auditoría.

4.2.7. DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN

AQ CERTIFICATION S.A.S., como el organismo de certificació n debe ser responsable de las decisiones
basadas en el proceso y a través del comité de certificació n con la revisió n la cual es la etapa final de
verificació n antes de tomar la decisió n de certificació n, esta actividad será realizada por la direcció n
técnica, determinando que el objeto de la evaluació n de la conformidad cumple con los requisitos
establecidos por lo que el comité de certificació n antes de tomar la decisió n se asegura que la
informació n, los registros y evidencias proporcionados por el auditor dan cumplimiento con respecto a
los requisitos y alcance de la certificació n y que se pueda realizar el voto de manera correcta
decidiendo así la decisió n de certificació n, la revisió n se documentara a través del CERT-FR-19
(Revisión para toma de decisión de certificación)

AQ CERTIFICATION S.A.S., como el organismo de certificació n debe ser responsable de las decisiones
basadas en el proceso y a través del comité de certificació n realizaran el voto en el formato
correspondiente referente al nivel de cumplimiento de las evidencias y soportes del servicio que se está
revisando, en donde el comité evalú a los criterios de documentació n, infraestructura, tiempos de
ejecució n de auditoría, presentació n de solicitud de acciones correctivas y demá s criterios que
permitan validar correctamente la decisió n de los miembros del comité y reunirá n los votos tal como se
encuentra estipulado en el instructivo del comité de certificació n con el fin de realizar la toma de
decisió n de certificació n, soportando la decisió n con el diligenciamiento del CERT-FR-18 (Concepto de
comité de certificación “Voto”)

NOTA 1: Si se cuenta con la mayoría de los votos (2 de 3) se decidirá otorgar el certificado de conformidad.

NOTA 2: Si no es favorable la decisión de certificación se mantendrán las disposiciones mencionadas en el

numeral 4.8 del presente documento (Nota 4) en el caso de que el cliente no se encuentre conforme con la
decisión del comité de certificación.

Nota 3: El comité de certificación después de recibida la documentación completa tendrá un plazo

máximo de 10 días calendario para realizar la revisión del servicio, emitir la decisión de certificación y
generar el certificado de conformidad.

Se oficializa la entrega de resultados y el certificado de conformidad de acuerdo con los resultados del
proceso, si el servicio cumple con los requisitos establecidos por ambas partes, al cliente se re entregan
2 certificados originales y una carta de entrega remitida por parte de AQ CERTIFICATION S.A.S., los
cuales será n enviados en físico al cliente.

4.2.8. AUDITORIA DE SEGUIMIENTO

AQ CERTIFICATION S.A.S., realizara auditorias de seguimiento durante el tiempo de vigencia de la

certificació n esquema TIPO 6 (Servicios) la cual tendrá una vigencia de 3 añ os y estará condicionada a los
resultados de la auditoría de seguimiento realizada bajo los pará metros de la norma establecida o
condiciones establecidas, y será de cará cter confidencial, el seguimiento se realizara anualmente después de
la fecha de otorgamiento de la certificació n destinada en el certificado emitido y se revisaran todos los
requisitos legales y reglamentarios bajo los que fueron certificados, con el fin de validar la eficiencia y
Este documento contiene información confidencial y no puede ser distribuido o reproducido sin autorización escrita de AQ CERTIFICATION S.A.S.
Calle 52B N° 72B – 35 Barrio Normandía - TEL: 7022433 - www.aqcertification.net.co

Página 7 de 16
 CERT-RG-01
REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN IAF
2021-03-23
37.

efectividad del proceso.. En caso tal que no se pueda cumplir con la programació n de las fechas de
seguimiento, se suspenderá la certificació n hasta que el caso no sea revisado por el Comité de
Certificació n. El cliente puede presentar una propuesta de apelació n al Organismo de Certificació n
dentro de un plazo de 15 días, una vez recibida, el Comité de certificació n tiene 30 días para dar
solució n a la apelació n presentada.

El costo de las auditorías de seguimiento y el tiempo de ejecució n será n concretadas al momento de la

generació n del certificado por primera vez dentro del ciclo, el cual se denomina como otorgamiento y
este será recordado al cliente a través de una carta de seguimiento enviada con 03 meses de
anterioridad (90 días antes de la fecha de vencimiento de la emisió n del certificado), para el proceso de
seguimiento y se le debe notificar al cliente que en ese mismo rango de tiempo debe enviar los anexos
correspondientes para que se realice etapa 1, también se le notifica el tiempo de la auditoría
programada y el auditor designado. Si durante este seguimiento se presentan no conformidades
(informe de auditoría), se tratará n de igual forma que en la auditoría de otorgamiento de la
certificació n mostrado anteriormente. AQ CERTIFICATION S.A.S. tiene la capacidad de realizar
controles extraordinarios para verificar la puesta en marcha de las acciones correctivas pertinentes, las
obligaciones generadas por este procedimiento eventual, será n cubiertas por el cliente.

En caso tal que el cliente no desee continuar con la certificació n de conformidad, se debe informar a AQ
CERTIFICATION S.A.S. los motivos de la decisió n, esta puede ser de manera temporal (Suspensió n de 2
a 6 meses o a consideració n del Comité de Certificació n) o retiro definitivo. Si es de manera temporal, el
cliente no podrá pedir otra suspensió n durante la vigencia restante del contrato.

Por ningú n motivo, AQ CERTIFICATION S.A.S., realizará tareas de asesoramiento, consultoría,

recomendaciones, ni el desarrollo, diseñ o, fabricació n, implementació n, operació n, proveedor,
mantenimiento de productos, servicios o procesos certificados; ni emitir juicios sobre estos.

4.2.9. AUDITORIAS EXTRAORDINARIAS

Se pueden realizar auditorías extraordinarias de acuerdo a las siguientes razones:

Cuando existan dudas justificadas sobre el cumplimiento de los requisitos de la certificació n.

Vigilancia realizada al producto en el mercado, de acuerdo al contrato diligenciado
previamente por las partes o a las quejas y apelaciones presentadas por terceros.
Cuando el cliente no realiza los ajustes requeridos a las modificaciones realizadas al
reglamento dentro del tiempo establecido.
Cuando la modificació n, ampliació n o reducció n requerida por parte del cliente lo merezca.
El costo que incurra una auditoría extraordinaria será asumido por el cliente y no está incluido
en el presupuesto inicial.

5. CAMBIOS QUE PUEDEN AFECTAR LA CERTIFICACION

Si se introducen requisitos nuevos o revisados que afecten al cliente AQ CERTIFICATION S.A.S., se

asegurara de que estos cambios se comuniquen a todos los clientes, verificando así los ajustes
realizados para dar cumplimiento a los requerimientos del esquema.

Otros cambios que pueden afectar la certificació n son:

Este documento contiene información confidencial y no puede ser distribuido o reproducido sin autorización escrita de AQ CERTIFICATION S.A.S.
Calle 52B N° 72B – 35 Barrio Normandía - TEL: 7022433 - www.aqcertification.net.co

Página 8 de 16
 CERT-RG-01
REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN IAF
2021-03-23
37.

5.1. MODIFICACION DEL ALCANCE DE ACREDITACION

La modificació n del alcance de acreditació n es uno de los cambios que puede afectar la certificació n y
puede tener origen en:

Actualizació n de normas técnicas con origen en entes normalizadores, nacionales e

internacionales o privados incluyendo planes de transició n y/o plazos de implementació n
segú n sea requerido.
Actualizació n de reglamentos técnicos con origen en entidades estatales para prestació n del
servicio incluyendo planes de transició n y/o plazos de implementació n.
Actualizació n de la reglamentació n del ente acreditador que afecte la prestació n del servicio y
los requisitos que debe cumplir el cliente los cuales son verificados por AQ CERTIFICATION
S.A.S., como Organismo Evaluador de la Conformidad.
Otros que puedan aplicar en el servicio ofertado para el esquema acreditado, incluyendo el
alcance de aplicació n de la organizació n y los procesos realizados.

Si el cliente desea realizar una modificació n al alcance de la certificació n, este puede registrarlo en el
formato GCOM-FR-22 (Solicitud de modificación del alcance de certificación) a AQ
CERTIFICATION S.A.S., mediante el asesor comercial. Este debe contener la informació n relevante de
cará cter técnico y su impacto sobre el servicio; el comité de certificació n en cabeza de la direcció n
técnica, evaluaran la solicitud y dará n al cliente a través del asesor comercial un consolidado de la
informació n suministrada y una decisió n por escrito donde dictaminen si se acepta o se niega la
modificació n de la certificació n, incluyendo un presupuesto nuevo en caso tal que se requiera de una
nueva auditoría que se podría realizar para certificar el producto o servicio de acuerdo con e alcance de
la certificació n a través de una (Auditoría Extraordinaria). El comité de certificació n tiene un plazo
10 días hábiles para dar respuesta a la solicitud del cliente.

En caso de que el cliente realice modificaciones y no se avise previamente a AQ CERTIFICATION S.A.S.,

teniendo estas un impacto en el producto o servicio certificado y represente un riesgo de una u otra
forma para la integridad de los consumidores, se suspenderá el certificado hasta evaluar el impacto de
la modificació n en el producto, todos los costos que genere esta acció n será n asumidos por el cliente.

Si durante el proceso de auditoría se presenta un cambio en la normativa aplicable a esta evaluació n, se

avisará al cliente sobre esta situació n y en comú n acuerdo se determinará bajo que normativa será
certificada el Servicio (Esquema TIPO 6).

5.2. CAUSALES DE FINALIZACIÓN, SUSPENSIÓN O CANCELACIÓN

Las causales de finalizació n, suspensió n o cancelació n de la certificació n de acuerdo con el esquema y

alcance acreditado son:

Engañ o por parte del cliente en el uso indebido de publicidad para atraer usuarios. Es por esto
que el cliente firmará los documentos comerciales asociados evitando inducir al error. Si se
presenta el caso se suspenderá la certificació n por 3 meses, en caso de ser reiterativa la
situació n, se anulará o cancelara la certificació n de manera indefinida y se finalizara el proceso.

Este documento contiene información confidencial y no puede ser distribuido o reproducido sin autorización escrita de AQ CERTIFICATION S.A.S.
Calle 52B N° 72B – 35 Barrio Normandía - TEL: 7022433 - www.aqcertification.net.co

Página 9 de 16
 CERT-RG-01
REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN IAF
2021-03-23
37.

Cuando no se realicen las evaluaciones de seguimiento por negligencia del cliente, haciendo
caso omiso a las cartas de seguimiento que son enviadas tres meses antes de la fecha en que
debe realizarse la auditoría.
Cuando el cliente no presta el servicio bajo los requisitos, legales, reglamentarios, normativos y
organizacionales bajo los cuales fue acreditado.
Los resultados de seguimiento de la evaluació n por parte del comité de certificació n son
insatisfactorios.
Cuando el cliente solicite la suspensió n de la certificació n de manera voluntaria y justificada al
comité de certificació n, esta acció n puede ejecutarse en un periodo de 2 a 6 meses sujeto a la
aprobació n del comité.
Cuando el cliente solicite el retiro de la certificació n, con la justificació n apropiada.
Si se vence el contrato inicial, se cancelara el servicio, en este caso se debe realizar de nuevo el
procedimiento para obtener la certificació n.

La suspensió n no podrá ser mayor a 6 meses, en caso de superar este periodo se continuará con la
anulació n del certificado y cancelació n del servicio. La suspensió n o retiro implica la renuncia a
cualquier acció n legal contra AQ CERTIFICATION S.A.S., por parte del cliente o de terceros.

Cuando se presente una suspensió n por las causales anteriores, se entregará al cliente el formato
CERT-FR-08 (Informe de hallazgos de auditoria), en el que se especifican los hallazgos, descripció n y
tiempo para solventar las no conformidades, el cliente debe presentar un plan de acció n documentado a
través del CERT-FR-09 (Solicitud de acción correctiva) en donde tendrá 10 días há biles para remitir
la solicitud de acció n correctiva al auditor para su respectiva revisió n, el auditor, el cual tendrá 5 días
calendario para revisar y aprobar la solicitud de acció n correctiva segú n sea el caso y el cliente tendrá
90 días calendario desde el momento de la revisió n y aprobació n de la solicitud de acció n correctiva
remitida por el cliente para ejecutar el plan de acció n que subsane los hallazgos de no conformidad
presentados y que hayan sido causales de finalizació n, suspensió n o cancelació n de la certificació n. Si la
implementació n del plan de acció n permite subsanar los hallazgos mencionados, se levantara la
suspensió n de la certificació n, manteniendo el periodo de vigencia del certificado. Si se restablece la
certificació n después de la suspensió n, AQ CERTIFICATION S.A.S., realizara las modificaciones
necesarias en los documentos formales de la certificació n, pú blicos y uso de marca de conformidad.

Inmediatamente después de suspender, retirar o finalizar la certificació n, el cliente dejará de utilizarla

en todo el material publicitario que contenga alguna referencia a ella, y emprenderá las acciones
exigidas por el esquema de certificació n.

6. REGISTROS

AQ CERTIFICATION S.A.S., conserva los registros que demuestran que se ha cumplido eficazmente con
todos los requisitos del proceso de certificació n de acuerdo con el esquema y alcance evaluado,
garantizando así la adecuada prestació n del servicio y se dará a conocer el otorgamiento, cancelació n,
renovació n y vigencia de los certificados de conformidad emitidos para el esquema y alcance de
certificació n que se esté evaluando.

Ademá s, preservara la confidencialidad de estos (transporte, transmisió n y transferencia de documentos de

manera que se asegure la conservació n de la confidencialidad), si el esquema de certificació n implica
Este documento contiene información confidencial y no puede ser distribuido o reproducido sin autorización escrita de AQ CERTIFICATION S.A.S.
Calle 52B N° 72B – 35 Barrio Normandía - TEL: 7022433 - www.aqcertification.net.co

Página 10 de 16
 CERT-RG-01
REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN IAF
2021-03-23
37.

la reevaluació n completa de los productos dentro de un ciclo determinado, se debe conservar por lo
menos registros del ciclo actual y anterior.

Se establece como plazo má ximo 08 (ocho) días para entrega de certificado de conformidad (si aplica);
contados a partir de la reunió n para la toma de decisió n de certificació n (Comité de Certificació n).

7. MECANISMOS PARA SALVAGUARDAR LA IMPARCIALIDAD

AQ CERTIFICATION S.A.S., cuenta con los siguientes documentos como mecanismo para salvaguardar
la imparcialidad en todos los procesos y actividades realizadas por la organizació n:

El instructivo CERT-IT-05 (Gestión del riesgo) el cual tiene como objetivo establecer la
metodología, las responsabilidades y las directrices que se encuentran asociadas al aná lisis
sistemá tico de identificació n de riesgos a la imparcialidad de manera continua, incluyendo los
procesos y sus relaciones o relaciones del personal que se derivan de las actividades de
certificació n realizadas por parte de AQ CERTIFICATION S.A.S.,
El formato DEST-FR-10 (Matriz de riesgos) el cual se utiliza como una herramienta de control que
permite evaluar los riesgos a la imparcialidad que se puedan presentar en los procesos de
certificació n y sus relaciones o las relaciones del personal, identificando sus causas y valorando su
frecuencia, oportunidad e impacto, medidas para tratar el riesgo, evidencias, responsabilidad de
implementació n de control y demá s que permitan mitigar los riesgos a la imparcialidad.
El formato GEHH-FR-05 (Declaración de independencia e imparcialidad) para garantizar
que los miembros de la organizació n realizan las actividades de certificació n de manera
objetiva e imparcial.
El formato GEHH-FR-03 (Acuerdo de confidencialidad) para garantizar que el personal de la
organizació n realiza las actividades de certificació n y demá s, con total confidencialidad segú n
sea requerido.

Adicional a los documentos con los que cuenta AQ CERTIFICATION S.A.S., para salvaguardar la
imparcialidad en todos sus procesos, se cuenta con el COMITÉ DE PARTES INTERESADAS el cual tiene
como objetivo principal preservar la imparcialidad total y demá s temas relacionados con la
certificació n de conformidad , incluyendo los procesos y su relaciones o relaciones con el personal que
se derivan de las actividades de certificació n de AQ CERTIFICATION S.A.S., (Las directrices para la
ejecució n del comité de partes interesadas se encuentra documentado a través del instructivo DEST-IT-
03 (Comité de partes interesadas)

8. USO DE LOGO Y MARCA DE AQ CERTIFICATION S.A.S.,

El cliente puede utilizar el logo y marca de AQ CERTIFICATION S.A.S., con el fin de declarar que se
encuentran certificados por un Organismo Evaluador de la conformidad, pero no pueden utilizarlo en la
documentació n interna de su organizació n ni demá s que pueda afectar o dar a entender otras
condiciones de relació n entre AQ CERTIFICATION S.A.S., con el cliente, esta informació n se encuentra
registrada en el contrato de prestació n de servicio de acuerdo con el alcance evaluado y será divulgado
durante el proceso de certificació n, seguimiento o renovació n. El cliente debe tener claro el alcance de
la certificació n y que esta será otorgada de acuerdo con el nivel de cumplimiento de los requisitos,
legales, reglamentarios, normativos y organizacionales que sean aplicables a la organizació n.

Este documento contiene información confidencial y no puede ser distribuido o reproducido sin autorización escrita de AQ CERTIFICATION S.A.S.
Calle 52B N° 72B – 35 Barrio Normandía - TEL: 7022433 - www.aqcertification.net.co

Página 11 de 16
 CERT-RG-01
REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN IAF
2021-03-23
37.

El Logo y marca utilizada es de propiedad exclusiva de AQ CERTIFICATION S.A.S., bajo autorizació n

expresa, esta puede ser usada en otros países. El logo y marca de AQ CERTIFICATION S.A.S., deben
reproducirse en color y tipo de letra indicados en el documento DEST-MN-04 (Manual de imagen). El
cliente presentara en el formato CERT-FR-01 (Declaración de uso de logo y marca) el uso que prevé
dar a la marca con un informe detallado del lugar y disposició n de los mismos (por ejemplo; Papelería,
publicidad, etc.), Para su revisió n por parte de direcció n técnica para autorizar o negar esta propuesta
de uso, en caso de ser negada el cliente podrá volverla a presentar hasta que sea aprobado, en caso de
un resultado positivo, el cliente debe presentar evidencia del uso aprobado por parte de AQ
CERTIFICATION S.A.S., que a su vez será revisado por direcció n técnica y será tenido en cuenta para
las auditorias posteriores.

NOTA 1: Queda terminantemente prohibido para el cliente certificado, el uso del logo de acreditación de
AQ Certificación S.A.S., para cualquier actividad que este realice que no sea declarar que la organización
se encuentra certificada bajo un Organismo Evaluador de la Conformidad.

NOTA 2: Queda terminantemente prohibido para el cliente certificado, el uso del logo de acreditación de
del Organismo Nacional de Acreditación (ONAC).

El hallazgo de incumplimiento a esta disposició n acarrea la suspensió n, y hasta que no se haya

evidenciado en auditoria extraordinaria que se haya solucionado el incumplimiento y las causas que lo
originan esta se mantendrá esta suspensió n de mantendrá , de reincidir esta situació n se procederá con
la cancelació n del certificado y se informará informació n a los entes relacionados con el servicio.

AQ CERTIFICATION S.A.S., es la ú nica entidad con aprobació n para citar que es un organismo
acreditado por el Organismo Nacional de Acreditació n ONAC en tanto se mantengan las condiciones de
la acreditació n, por lo tanto, el cliente solo puede usar el logo de AQ CERTIFICATION S.A.S., la ú nica
parte donde el logo de acreditació n de AQ Certification S.A.S., aparece en las instalaciones del cliente
es en el certificado de conformidad expedido por AQ CERTIFICATION S.A.S.,

9. QUEJAS Y APELACIONES

El auditor debe informar al cliente que puede presentar quejas y apelaciones durante el proceso de
evaluació n, enviando un informe al Asesor Comercial a través del medio de comunicació n establecido
en el formato DEST-FR-18 (Matriz de comunicaciones) en un plazo de 15 días calendario,
justificando la queja o apelació n relacionada con la prestació n del servicio, AQ CERTIFICATION S.A.S.,
iniciará una investigació n, evaluació n, toma de decisió n, registro, seguimiento, acciones (segú n aplique)
en donde el comité de certificació n tendrá 30 días calendario para presentar su respuesta y dar
solució n a la queja o apelació n presentada, el auditor indicara el procedimiento requerido para este fin
y el formato en el que podrá documentar la queja o apelació n segú n sea requerido. El organismo se
encarga de evaluar si debe tratarla o no; En caso de que una respuesta presentada por parte de AQ
CERTIFICATION S.A.S., no sea aceptada por el cliente, este puede presentar una nueva respuesta a la
gerencia para su estudio como se indica en el procedimiento de quejas y apelaciones.

En caso de que el cliente no se encuentre conforme con la decisió n emitida por parte del comité de
certificació n ya sea no otorgar, reducir, suspender o cancelar el certificado de conformidad, este podrá
interponer una queja o apelació n comunicá ndola al personal encargado de AQ CERTIFICATION S.A.S en

Este documento contiene información confidencial y no puede ser distribuido o reproducido sin autorización escrita de AQ CERTIFICATION S.A.S.
Calle 52B N° 72B – 35 Barrio Normandía - TEL: 7022433 - www.aqcertification.net.co

Página 12 de 16
 CERT-RG-01
REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN IAF
2021-03-23
37.

un plazo má ximo de quince (15) días; el Comité de Certificació n tiene treinta (30) días para presentar
su respuesta y dar solució n a la queja y/o apelació n presentada.

AQ CERTIFICATION S.A.S., se reserva el derecho de realizar una investigació n independiente por la

reclamació n recibida, para mayor informació n remitirse al procedimiento DEST-PC-03 (Quejas y
apelaciones)

10. CONFIDENCIALIDAD

AQ CERTIFICATION S.A.S., tratará de forma confidencial toda la informació n, datos y documentos

dispuestos por el cliente para todo el proceso de certificació n del producto y/o servicio (sanció n,
cancelació n, anulació n, mantenimiento, ampliació n, renovació n u otorgamiento), dando uso de esta
informació n solo para los fines de la certificació n, esta será registrada en un lugar de acceso restringido
bajo un sistema numérico que no permita comunicar dicha informació n. Si alguna autoridad
(organismos de acreditació n) requiere de esta informació n, se comunicará previamente al cliente
acerca de esta requisició n.

11. ACUERDOS DE RECONOCIMIENTO

En caso de que se presente la oportunidad, se puede realizar un acuerdo de cooperació n o

reconocimiento mutuo emitido por la gerencia para la certificació n de productos o servicios con otros
organismos de certificació n, este prevalecerá sobre el reglamento actual.

12. MODIFICACIONES

Toda modificació n realizada al presente documento será registrada y comunicada formalmente a los clientes
afectados con el plazo respectivo (menor a una semana) en que se apliquen las nuevas condiciones. Estas
modificaciones solo será n autorizadas por la gerencia y estudiadas conjuntamente con el comité de
certificació n. La notificació n se realizará mediante un acta al comité de partes por intermedio del
Coordinador de Calidad, informando las modificaciones respectivas a los requisitos de la certificació n.
Posteriormente el comité de partes retornará mediante un comunicado las opiniones respectivas al cambio
propuesto, estas será n entregadas al comité de certificació n por parte del Coordinador de Calidad para su
posterior aná lisis con base en las opiniones recibidas, se realizará n las modificaciones al cambio de requisito
propuesto en caso de que aplique. Luego de aceptada finalmente la modificació n por parte de la gerencia, se
procederá n a realizar los cambios diligenciando un acta de divulgació n de esta modificació n con la fecha
respectiva. El cliente Tendrá 2 (dos) meses a partir de esta fecha para ajustarse a las nuevas condiciones de
los requisitos de certificació n, esto será evaluado por parte de la Direcció n Técnica delegando un auditor, el
cual presentará un informe mediante un acta diligenciando los avances adquiridos por la modificació n hecha.
En caso de no realizarse las modificaciones respectivas frente al cambio en los requisitos, el comité de
certificació n evaluará la posibilidad de realizar una auditoría extraordinaria, dependiendo del impacto que
esto tenga en el producto o servicio certificado.

13. DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL CLIENTE

13.1. DERECHOS
Este documento contiene información confidencial y no puede ser distribuido o reproducido sin autorización escrita de AQ CERTIFICATION S.A.S.
Calle 52B N° 72B – 35 Barrio Normandía - TEL: 7022433 - www.aqcertification.net.co

Página 13 de 16
 CERT-RG-01
REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN IAF
2021-03-23
37.

Solicitar una modificació n justificada con acuerdo mutuo de las fechas propuestas para la
auditoría (otorgamiento, seguimiento o renovació n), esta debe ser realizada en un plazo no
mayor a 15 días a partir de la fecha asignada.
Si el proceso se da por terminado antes de iniciar la prestació n del servicio, por causas
justificadas y ajenas a AQ CERTIFICATION S.A.S., el solicitante tiene derecho del 80% de
devolució n del valor pagado.
Presentar quejas y apelaciones de decisiones por el servicio prestado, bajo el procedimiento
establecido para esta acció n.
Presentar quejas y apelaciones en base a la decisió n del comité de certificació n, bajo el
procedimiento establecido para esta acció n.

13.2. OBLIGACIONES

Cumplir con los requisitos de certificació n, incluyendo la implementació n de los cambios

adecuados cuando los comunica AQ CERTIFICATION S.A.S.,
Utilizar la certificació n de del servicio de manera que NO ocasione mala reputació n para el
organismo de certificació n.
Disponer y proporcionar la informació n suficiente para evaluar los requisitos legales,
reglamentarios, normativos y organizacionales de acuerdo con el esquema y alcance requerido.
Permitir a AQ CERTIFICATION S.A.S., el libre acceso a todos los sitios y documentos
correspondientes a las actividades para las cuales se solicita la certificació n.
Permitir el acceso del equipo evaluador de ONAC o Auditor Interno a presenciar la realizació n
de las actividades de determinació n del organismo de evaluació n de la conformidad, atestiguar
sus actividades en las instalaciones de su organizació n, con el objetivo de evaluar la aplicació n
de los procedimientos de AQ CERTIFICATION S.A.S., y su competencia. La no aceptació n por
parte de un cliente de AQ CERTIFICATION S.A.S., de esta condició n implicará la imposibilidad
de emitir certificados / informes con la acreditació n del ONAC a ese cliente, o la retirada si ya
la posee.
Enterar de manera pronta y por escrito a AQ CERTIFICATION S.A.S., de cualquier queja y
apelació n u observació n por parte de clientes directos dentro de su proceso de atenció n de
quejas y apelaciones, la organizació n certificada o beneficiaria de la marca de conformidad
debe permitir a AQ CERTIFICATION S.A.S., validar y evaluar (investigar) las acciones
correctivas y preventivas resultantes de esto.
Conservar registros de todas las quejas conocidas con respecto al cumplimiento de los
requisitos de la certificació n y pone tales registros a disposició n de AQ CERTIFICATION S.A.S.,
Tomar acciones adecuadas con respecto a tales quejas y a las deficiencias que se encuentren en
los productos que afecten a la conformidad con los requisitos de la certificació n y documentar
cada una de ellas.
Uso adecuado de la marca de conformidad en la publicidad para fines comerciales cumpliendo
con las obligaciones anteriormente nombradas.
Realizar el pago respectivo de las obligaciones pactadas con AQ CERTIFICATION S.A.S., dentro
del tiempo establecido.

Este documento contiene información confidencial y no puede ser distribuido o reproducido sin autorización escrita de AQ CERTIFICATION S.A.S.
Calle 52B N° 72B – 35 Barrio Normandía - TEL: 7022433 - www.aqcertification.net.co

Página 14 de 16
 CERT-RG-01
REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN IAF
2021-03-23
37.

Mantener la identificació n de la muestra o lote inspeccionado, con los elementos de

identificació n suministrados por AQ CERTIFICACIÓN S.A.S.,
No generar reproducciones totales o parciales de los certificados emitidos.
Informar a AQ CERTIFICATION S.A.S., pertinentemente los cambios que puedan afectar el
alcance de la certificació n (cambio objeto social, legal, direcciones, comercial, de propiedad,
organizacional, de gestió n, método de producció n, fabricante, sitios de fabricació n, contacto
representante legal, características del producto), en este caso se debe realizar una evaluació n
extraordinaria para determinar si la certificació n se mantiene.
Permitir el desarrollo de las actividades de vigilancia pactadas.
Cuando suministre copias de los documentos de certificació n a otros, los documentos se
reproducirá n en su totalidad o segú n especificació n de AQ CERTIFICATION S.A.S.,
Al hacer referencia de su certificació n de producto en los medios de comunicació n tales como
documentos, folletos o publicidad, el cliente debe cumplir con los requisitos establecidos por AQ
CERTIFICATION S.A.S.,
Cumplir con los requisitos que estipule el esquema de certificació n.

14. DERECHOS Y OBLIGACIONES DE AQ CERTIFICATION S.A.S.,

14.1. DERECHOS

AQ CERTIFICATION S.A.S., se reserva el derecho de negarse a actuar en nuevas certificaciones

solicitadas por clientes que hayan intentado ocultar defectos críticos durante el proceso de
evaluació n.
AQ CERTIFICATION S.A.S., se reserva el derecho de dejar constancia en el certificado de la
aparició n de cualquier defecto no especificado en la norma que se considere crítico, por ende,
no se hace responsable de posibles defectos que no hayan sido declarados por el cliente.

14.2. OBLIGACIONES

Suministrar informació n del proceso de certificació n a cualquier solicitante sin discriminació n

alguna, excluyendo informació n pactada como confidencial entre el cliente y la organizació n.
Tratar la informació n entre el cliente y la organizació n de manera confidencial, relacionada a
las actividades de evaluació n de la certificació n, usá ndola solamente para este fin; en caso que
alguna autoridad de control requiera de esta informació n, AQ CERTIFICATION S.A.S., informará
al cliente, previamente a la entrega de esta a la autoridad que la requiere.
AQ CERTIFICATION S.A.S., es responsable de la imparcialidad, independencia e integridad de
las actividades y personal de certificació n; y de no permitir presiones comerciales, financieras
u otras que comprometan lo anterior.
Dar a conocer pú blica y perió dicamente los ajustes o cambios realizados a las tarifas
correspondientes a la actividad realizada.
Cumplir a cabalidad con la prestació n del servicio declarado por AQ CERTIFICATION S.A.S.,
verificando que el sistema de calidad y/o producto cumplen con los requisitos, base para la
expedició n del certificado.

Este documento contiene información confidencial y no puede ser distribuido o reproducido sin autorización escrita de AQ CERTIFICATION S.A.S.
Calle 52B N° 72B – 35 Barrio Normandía - TEL: 7022433 - www.aqcertification.net.co

Página 15 de 16
 CERT-RG-01
REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN IAF
2021-03-23
37.

Entregar al cliente el certificado con su respectivo informe después de realizar todo el proceso
de auditoría en los tiempos establecidos.
Atender las quejas y apelaciones de los clientes.
Realizar las actividades de vigilancia pactadas.
Realizar seguimiento al desempeñ o de los auditores internos y externos.
Actualizar el registro de los servicios certificados con las modificaciones propuestas por el
cliente.

ACEPTACIÓN DEL CERT-RG-01 REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN IAF 37

Nombre de la organización: .

Representante de la organización: .

Cargo: .

Recibimos, leemos y aceptamos libremente el Reglamento CERT-RG-01 REGLAMENTO DE

CERTIFICACIÓN DE AQ CERTIFICATION S.A.S., y como responsable de esta organizació n nos
comprometemos a cumplirlo y hacerlo cumplir, comprendiendo que hace parte del procedimiento de
certificació n que realizo con AQ CERTIFICATION S.A.S.,

En constancia firma.

FIRMA DE CLIENTE:

NOMBRE:
FECHA:

Este documento contiene información confidencial y no puede ser distribuido o reproducido sin autorización escrita de AQ CERTIFICATION S.A.S.
Calle 52B N° 72B – 35 Barrio Normandía - TEL: 7022433 - www.aqcertification.net.co

Página 16 de 16