GUIA
GUIA PARA EL MEJOR USO DEL PAPEL
Código: GUI001GDC Versión: 01
Fecha de Aprobación: 17-09-2012 Página 1 de 5
OBJETIVO DE LA GUIA
El objetivo principal de esta guía en proporcionar a la Comunidad Universitaria, un conjunto
de herramientas, en su mayoría con un componente cultural, mediante el cual se busca
reducir el uso del papel en las actividades académicas y administrativas, como un primer paso
para avanzar en la implementación de una administración pública cero papel.
Adicionalmente la guía busca:
Promover entre los diferentes actores de la Universidad Pedagógica Nacional un
sentido de responsabilidad con el ambiente y con el desarrollo sostenible del país.
Promover entre los directivos de la Universidad un compromiso con las políticas de
eficiencia administrativa y cero papel en la administración pública.
Contribuir a la construcción de los indicadores que nos permitan medir el impacto de
las medidas adoptadas en la reducción de consumo de papel y la sustitución de
procedimientos y trámites basados en papel por trámites y procedimientos electrónico.
NORMATIVIDAD
Decreto Presidencial 04 de 2012
Guía N° 1: Buenas prácticas para reducir el consumo de papel
RESPONSABLE
Oficina de Desarrollo y Planeación
Toda la Comunidad Universitaria
DEFINICIONES
¿Qué es cero papel?
El concepto de cero papel se relaciona con la reducción sistemática del uso del papel
mediante la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios
electrónicos.
Es una consecuencia de la administración electrónica que se refleja en la creación, gestión y
almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización
de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Documento Oficial. Universidad Pedagógica Nacional
La estrategia Cero Papel no concibe la eliminación radical de los documentos en papel. La
experiencia de países que han adelantado iniciativas similares ha demostrado que los
documentos en papel tienden a convivir con los documentos electrónicos en la medida que el
Estado no puede negar a los administrados la utilización de canales presenciales o en papel.
La Universidad Pedagógica Nacional y sus directivas, consientes de la necesidad de
implementar acciones que favorezcan el medio ambiente e incrementar la eficiencia
administrativa y en consideración a la Directiva Presidencial número 04 de 2012, expresan su
voluntad al tomar las medidas necesarias y pertinentes para llevar a cabo esta estrategia.
Es por esto que la Universidad emite ésta guía la cual debe ser aplicada por cada uno de los
servidores públicos y las áreas que integran a la Institución a través de diez (10) políticas que
se describen a continuación.
ALCANCE DE LA GUÍA
La guía está dirigida tanto a los responsables de la toma de decisiones en la Universidad
Pedagógica Nacional como a todos los integrantes de los equipos de trabajo, servidoras y
servidores públicos, con el propósito de que las buenas prácticas promovidas en este
documento, se extiendan en toda la Comunidad Universitaria.
Documento Oficial. Universidad Pedagógica Nacional
Código: GUI001GDC Versión: 01
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DESCRIPCIÓN
Diez (10) políticas para un mejor uso del papel
1. Fotocopiar e imprimir a doble cara
Un método eficaz para reducir el consumo de papel en las oficinas se encuentra en la
utilización de ambas caras de la hoja, en lugar de una sola. Cuando se utilizan las dos caras
se ahorra papel, envíos, espacio de almacenamiento, se reduce el peso, son más cómodos
para engrapar, encarpetar y transportar.
Todos los servidores públicos de la Universidad Pedagógica Nacional, deberán utilizar por
defecto la impresión y fotocopia a doble cara, con excepción de aquellos casos en que
normas internas, como las del Sistema de Gestión de Calidad o Programa de Gestión
Documental, o requerimientos externos, exijan el uso de una sola cara de la hoja.
2. Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar
Se deben utilizar las funciones que permiten reducir los documentos a diferentes tamaños,
como por ejemplo, que en una cara de la hoja quepan dos o más páginas por hoja, que para
revisión de borradores resulta como una excelente estrategia.
3. Elegir el tamaño y fuente pequeños
Elegir el tipo de letra más pequeño posible en la impresión de borradores (por ejemplo 10
puntos), mientras se trabaja en la pantalla de la computadora con un tipo de letra más grande,
por ejemplo de 14 o 16 puntos, permite aprovechar mejor el área de impresión de las hojas.
En las versiones finales o en documentos oficiales deberán utilizarse las fuentes y tamaños
determinados por el Sistema de Gestión de Calidad o las normas relacionadas con estilo e
imagen institucional.
4. Configuración correcta de las páginas
Muchas de las impresiones fallidas se deben a que no verificamos la configuración de los
documentos antes de dar la orden de impresión. Para evitar estos desperdicios de papel es
importante utilizar las opciones de revisión y vista previa para identificar elementos fuera de
las márgenes.
En el caso de los borradores o documentos internos, pueden usarse márgenes más pequeños
y cambiar a los márgenes definidos por los manuales de estilo y directrices del Sistema de
Gestión de Calidad en los informes y oficios definitivos.
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5. Lectura y corrección en pantalla
Durante la elaboración de un documento, es común que se corrija entre dos y tres veces
antes de su versión definitiva. Al hacer la revisión y corrección en papel se está gastando el
doble del papel, de modo que un método sencillo para evitar el desperdicio de papel es utilizar
el computador para hacer la revisión en pantalla, que adicionalmente nos ofrece la posibilidad
de utilizar correctores ortográficos y gramaticales antes de dar la orden de impresión.
De esta manera solo se imprime la versión final del documento para su firma o radicación.
6. Evitar copias e impresiones innecesarias
Es importante determinar, antes de crear o generar múltiples ejemplares de un mismo
documento, si son realmente indispensables. En la mayoría de los casos, existen medios
alternativos para compartir o guardar copias de los documentos de apoyo tales como el
correo electrónico, la intranet, repositorios de documentos o carpetas compartidas.
Un ejemplo de impresiones innecesarias puede ser los correos electrónicos, ya que pueden
ser leídos en la pantalla y guardar, de ser necesario, en el disco duro del computador. Si no
sabe cómo hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos solicite la colaboración
de los ingenieros de la División de Sistemas de Información en la mesa de ayuda donde le
aclararán todas sus dudas al respecto.
7. Reutilizar el papel usado por una cara
Se deben utilizar las hojas de papel usadas por una sola cara para la impresión de
borradores, toma de notas, documentos anexos, entre otros.
8. Reciclar
El papel que ya fue utilizado por ambas caras y no se requiere más, debe depositarse en las
cajas de reciclaje ubicadas en los pisos y oficinas de la Universidad Pedagógica Nacional.
Estos no deben contener ganchos, ni clips o elementos diferentes al papel.
El reciclaje del papel disminuye los requerimientos de árboles para la fabricación de papel
reciclado, así como la emisión de elementos contaminantes.
9. Guardar archivos no impresos en el computador
En los casos que no se requiera copia impresa de los documentos, se recomienda
almacenarles en el disco duro del computador, discos compactos, DVD u otro repositorio o
medio tecnológico que permita conservar temporalmente dicha información.
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10. Uso del correo electrónico para el envío de copias informativas
Todo memorando o comunicación interna que deba ir con copia a otra dependencia, en
calidad informativa, deberá enviarse vía correo electrónico, siendo un escaneo del documento
original con su respectiva identificación asignado por el sistema de administración
documental.
Así mismo, en el caso de requerir el envío de archivos anexos a la comunicación interna, se
debe realizar a través del correo electrónico relacionando el documento digital y el correo
electrónico al que se remite en la comunicación interna.
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
17-09-2012 01 Creación del documento.
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
José William Castro Salgado
Jefe Oficina de Desarrollo y
Jeisson David Martínez
Planeación Juan Carlos Orozco Cruz
Equipo de Gestión
Líder para la estrategia de Rector
de Calidad
Eficiencia Administrativa y
Cero Papel
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