UNIDAD II
CONCEPTO E IMPORTANCIA DE ORGANIZACIÓN. La organización como parte
del proceso administrativo, se puede definir de varias maneras así:
George Terry, en su libro principios de administración, la define como el “arreglo
de funciones que se estiman necesarias para lograr el objetivo y es una indicación
de la autoridad y responsabilidad asignadas a las personas que tienen a su cargo
la ejecución de las funciones respectivas”.
Agustín Reyes Ponce en su libro Administración de empresa, considera la
organización como “la estructuración técnica de las relaciones que deben existir
entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos
de un organismo social, con el fin de lograr su armónica eficiencia entre los planes
y objetivos señalados”.
Koontz y O’donell en su libro Curso de administración moderna, estipula que la
“organización es la agrupación de las actividades necesarias para lograr un
objetivo, la asignación de cada grupo a un administrador con autoridad para
supervisarlo, el establecimiento de las medidas necesarias para entablar una
coordinación horizontal y vertical en la estructura de la empresa”.
KOONTZ, Harold y WEIHRICH, Heinz. En su libro Administración. Una perspectiva
global, plantean que: “para que una función organizacional pueda existir y poseer
significado para los individuos, debe constar de: 1) objetivos verificables. 2) Una
idea clara de los principales deberes o actividades implicadas y 3) Un área
discrecional o de autoridad precisa para que la persona que ejerza una función
determinada sepa qué puede hacer para cumplir las metas. Además para el
eficaz desempeño de una función se debe tomar en cuenta el suministro de la
información necesaria y de otros instrumentos indispensables para su ejercicio.
En este sentido, la organización consiste en 1) la identificación y clasificación de
las actividades requeridas. 2) La agrupación de las actividades necesarias para el
cumplimiento de los objetivos. 3) La asignación de cada grupo de actividades a un
administrador dotado de la autoridad necesaria para supervisarlo y 4) La
estipulación de coordinación horizontal (en un mismo o similar nivel
organizacional) y vertical (entre las oficinas generales, una división y un
departamento, por ejemplo) en la estructura organizacional”.
Existen diversas teorías sobre la organización y se enmarcan dentro de los
modelos que a continuación se relacionan:
MODELO BUROCRÁTICO. (Max Webwer).
La organización se concibe con un carácter
netamente formal, donde no admite la informalidad
ni la espontaneidad, implica respeto absoluto a la
TEORÍA DE LA INFORMALIDAD. Es un modelo
que busca descentralizar y que haya autodecisión,
se busca la cooperación para resolver problemas y
desarrollar la iniciativa y creatividad.
TEORÍA DE LA ACEPTACIÓN (Chester Barnard).
El subordinado debe aceptar la autoridad de su
superior para que se ejerza verdaderamente.
TEORÍA DE LA CONTINGENCIA. (Soan
Woodward). La estructura organizacional, se debe
dar según las características del trabajo. La
administración está íntimamente ligada a las
condiciones del medio ambiente.
TEORÍA DE GRUPO. (Rensis Likert). La empresa
funciona mejor, si se considera y se concibe como un
ente grupal y se dan relaciones de grupo, más no
individuales.
Si se observa con detenimiento, se puede decir entonces que la organización es
uno de los elementos del proceso administrativo que tiene la responsabilidad de
darle forma a un proyecto empresarial en el sentido de que se deben identificar y
definir las actividades, clasificarlas y agruparlas en unas áreas de trabajo, asignar
el recurso humano para que las coordine bajo ciertos procedimientos y normas
para que de esta manera se logren los objetivos y planes trazados en la
planeación.
Organizar es establecer relaciones efectivas de comportamiento entre las
personas, para que puedan trabajar juntas con eficiencia y obtengan satisfacción
personal y contribuyan al logro de los objetivos y metas corporativas.
La función organizadora crea líneas definidas de autoridad y responsabilidad que
ayudan al gerente a motivar y a controlar.
La organización es el proceso mediante el cual se estructura la empresa, se
asignan actividades, se integran los recursos y los órganos responsables de la
administración, y establece las relaciones entre ellos.
Para una estructuración exitosa, se debe manejar la departamentalización
LA DEPARTAMENTALIZACIÓN
Es la actividad que se encarga de agrupar las funciones
similares en unidades de trabajo o departamentos. Este
proceso puede desarrollarse basado en los siguientes
criterios: Funcional, por productos o servicios, por
clientes, por proceso y por zonas geográficas
POR FUNCIONES: Se toma como base fundamental las cuatro áreas
funcionales que se maneja en toda actividad empresarial como es el área de
PERSONAL, PRODUCCION, MERCADEO Y FINANZAS
GERENCIA
PRODUCCION MERCADEO PERSONAL FINANZAS
POR PRODUCTOS O SERVICIOS Es cuando se divide la empresa
teniendo en cuenta los productos que se manejan o los servicios que se ofrecen
GERENCIA
PRODUCTO A PRODUCTO B
POR CLIENTES Es cuando las actividades se agrupan con el objeto de
atender necesidades específicas de cada grupo de clientes como pueden ser
niños, damas, caballeros o grupos de clientes como mayoristas, minoristas, etc.
GERENCIA
PRODUCCION MERCADEO FINANZAS PERSONAL
MAYORISTAS MINORISTAS
POR PROCESO Es cuando se estructura la empresa teniendo en cuenta los
diferentes procesos que se ejecutan para realizar la actividad corporativa
GERENCIA
PERSONAL PRODUCCION MERCADEO FINANZAS
CORTE CONFECCION
POR ZONAS GEOGRÁFICAS Esta división se realiza con el objeto de
manejar cada uno de los territorios donde la empresa ofrece sus productos o
servicios y posee oficinas para tal fin
GERENCIA
REGIONAL REGIONAL REGIONAL
NORTE CENTRO SUR
La organización es una estructura dentro de la cual se ejecutan las tareas
administrativas y operativas e implica el establecimiento de un ambiente de
relación e interacción de las personas y de los recursos, a través de líneas
definidas de autoridad y responsabilidad para el logro de objetivos comunes.
La organización busca: Establecer actividades, agruparlas en una estructura y
asignarlas a individuos o a cargos.
Para organizar, se debe buscar una estructura que se adecue a la empresa, según
el medio donde se desempeña.
ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL.
ORGANIZACIÓN INFORMAL.
Es el ambiente y relaciones que existen entre las personas
que forman los diversos grupos de trabajo. Surge
espontáneamente entre las personas que ocupan posiciones
dentro de la organización formal, a partir de la interacción y
las relaciones mutuas; no está contemplada dentro de la
estructura orgánica. Esta organización influye bastante en
las relaciones formales de la empresa y presenta ventajas y
desventajas como son:
VENTAJAS:
Perpetua valores sociales y culturales
Proporciona condiciones sociales y de satisfacción adicional
Promueve la comunicación e integración entre los miembros de la empresa
Proporciona control social e influye y regula el comportamiento dentro y fuera del
grupo
DESVENTAJAS:
Genera resistencia al cambio
Genera conflicto entre funciones; busca el logro de objetivos personales y a veces
se vuelven más importantes que los empresariales
Se crea y genera el rumor
Se puede caer en el conformismo.
ORGANIZACIÓN FORMAL
Es el ambiente consciente y coordinado, creado
para lograr unos objetivos y metas establecidas,
contemplados dentro de una estructura, un
organigrama, unos manuales y unas normas que
agrupan al personal y crea unas relaciones e
interacciones determinadas.
ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL
Organigramas. Son la representación gráfica de la estructura formal de una
empresa.
Es un modelo estático de un proceso dinámico que ayuda a definir las relaciones
organizacionales, comprender la interrelación de sus componentes, mostrar la
estructura de la autoridad, poder y responsabilidad.
Es un medio para describir en forma comprensible los puestos, la dependencia y
el flujo de información.
Un organigrama debe mostrar: Los organismos que lo componen, la relación
jerárquica entre los organismos, el carácter jerárquico o funcional, el grado de
dependencia, la denominación específica de cada organismo, la cantidad de
niveles jerárquico, las líneas de autoridad y los canales formales de comunicación.
Existen diferentes tipos de organigramas como se puede observar en los
siguientes modelos:
ORGANIGRAMA VERTICAL O CLÁSICO
Es la figura que está conformada por rectángulos
que representan cada uno de los cargos, los cuales
están unidos entre sí por líneas horizontales, las
cuales representan las relaciones de comunicación
y por líneas verticales que indican la autoridad y la
responsabilidad
GERENCIA
PERSONAL PRODUCCION MERCADEO FINANZAS
CORTE CONFECCION
Organigrama vertical o clásico
ORGANIGRAMA HORIZONTAL
Es la figura que representa la estructura de la
empresa bajo la concepción de que los jefes
están al lado de los subalternos; se trata de
desmontar la idea de lo tradicional en cuanto a
que los superiores están arriba y los subalternos
abajo.
CONFECCION
PRODUCCION
CORTE
MERCADEO
GERENCIA
PERSONAL
FINANZAS
Organigrama horizontal
ORGANIGRAMA CIRCULAR
Es una estructura orgánica elaborada en círculos
concéntricos que indican las diferentes áreas o los
cargos de la empresa, unidos mediante líneas que
indican la comunicación entre los organismos
existentes. En el centro del organigrama se encuentra
ubicado el más alto nivel jerárquico y en la periferia,
los niveles bajos
VENTAS
SELECCION
PUBLICIDAD
CAPACITA PERSONAL MERCADEO
CION
GERE
NCIA
CORTE
TESORERIA
FINANZAS PRODUCCION
PRESUPUESTOS CONFECCION
Organigrama circular
ORGANIGRAMA RADIAL
Este gráfico se conoce también con el nombre de
organigrama sectorial y contienen círculos concéntricos que
representan cada nivel jerárquico, en el centro se
encuentra ubicado el mayor nivel jerárquico y desciende
hacia fuera
PRESUPUESTOS
TESORERIA
FINANZAS SELECCION
PUBLICI
DAD
GERENCI
MERCADEO PERSONAL CAPACI
A
TA
CION
VENTAS
PRODUCCION
CORTE CONFECCION
Organigrama radial
Manuales. Son documentos que complementan con más detalle y claridad, la
información que se bosqueja en el organigrama, con el objeto de hacer más
comprensibles, transmisibles y entendibles todos los aspectos que ella contempla.
Existen dos clases de manuales: El de funciones, de procedimientos y de
organización.
MANUAL DE FUNCIONES
Es el documento donde se describen las actividades y
responsabilidades del cargo que desempeña una persona dentro
de la organización.
Es una herramienta que contempla detalladamente la información
sobre los aspectos de cada puesto y permite conocer con
exactitud las funciones, requisitos, dependencia, responsabilidad
y la relación entre los elementos de un puesto y entre éste y los
demás de una organización.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Es el documento que relaciona las actividades, el tiempo, la
persona (s) responsable, el flujo de documentos o materiales y la
secuencia cronológica de su ejecución. Este se establece a través
de un flujo grama donde muestra de manera gráfica cada uno de
los pasos a seguir
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Es el documento que contiene la información más importante de la
empresa como es la misión, la visión, las políticas generales, una
parte introductoria, reseña histórica de la entidad, nombres de las
diferentes áreas o dependencias, responsabilidad de los niveles
jerárquicos, organigramas, funciones y procedimientos
Reglamentaciones. Son todos los anexos que se elaboran para complementar
la ejecución de las diferentes actividades de la empresa, entre la reglamentación
más conocida se tiene el REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO (RIT), el cual
se basa en las disposiciones establecidas en el Código Sustantivo del Trabajo,
donde se estipula además que debe darse a conocer a todos los integrantes de la
empresa y colocarse en un lugar visible.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN.
Los principios son enunciados o criterios básicos para que se de la organización
de manera efectiva.
Corresponde a aquellos principios que ayudan a que los objetivos tengan
significado y contribuyan a la eficiencia organizacional; entre los cuales se pueden
enunciar:
PRINCIPIO DE UNIDAD DE OBJETIVOS. La estructura de una organización es
efectiva si permite a las personas contribuir con su trabajo al logro de los objetivos
corporativos.
PRINCIPIO DE EFICIENCIA ORGANIZACIONAL. Una organización es eficiente si
está estructurada de tal manera que se logren los objetivos con el mínimo de costos
PRINCIPIO ESCALAR Establece que entre mayor claridad tenga la línea de
autoridad desde el puesto gerencial más alto hasta cada puesto subordinado, será
más clara la responsabilidad para la toma de decisiones y más efectiva la
comunicación en la organización
PRINCIPIO DE DELEGACIÓN. La autoridad delegada de los gerentes debe ser la
adecuada para garantizar los resultados esperados
PRINCIPIO DE UNIDAD DE MANDO. Mientras más completas sean las relaciones
de dependencia de una persona con un solo superior, menores serán los problemas
de instrucciones y de cumplimiento de tareas.
PRINCIPIO DE LA AMPLITUD DE LA GERENCIA Este principio trata sobre el
número de subordinados que puede manejar con efectividad un jefe; teniendo en
cuenta que este elemento depende de varios factores.
PRINCIPIO DE NIVEL DE AUTORIDAD. Para mantener la delegación deseada, es
PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD. Entre más medidas se tomen en pro de la flexibilidad
necesario que las decisiones bajo la autoridad de cada administrador sean tomadas
de una estructura organizacional, mayor seré el grado de cumplimiento de sus
por éste, no remitidas a los niveles superiores de la estructura organizacional
funciones y objetivos.
PRINCIPIO DE FACILITACION DEL LIDERAZGO. Entre más permita una estructura
orgánica y la delegación de autoridad que los administradores diseñen y conserven
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
condiciones propicias para un alto desempeño, mayor será la contribución a la
formación de habilidades de liderazgo.
Organización lineal. Es una organización plana fundamentada en la
centralización, donde la autoridad tiene un impacto directo en el cumplimiento de
los objetivos de la empresa; esta organización es ágil y flexible, pero es aplicable
solamente a empresas pequeñas ya que a medida que esta crece, la autoridad de
una sola persona sería insuficiente e inmanejable.
Organización funcional. Este tipo de organización se fundamenta en la división
del trabajo, lo cual trae como consecuencia la especialización. Su base radica en
la autoridad funcional lo cual consiste en el derecho que se delega a cada
funcionario dentro de un departamento para desarrollar y controlar las actividades
de otros departamentos
Organización Staff. Es la organización que se vale de mecanismos de asesoría y
consejo para desarrollar ciertos proyectos o actividades; estas relaciones se
muestran en la estructura orgánica bajo la forma de líneas discontinuas o
punteadas. La autoridad de staff es en muchas oportunidades indispensable para
el crecimiento de las empresas, pero en muchas ocasiones produce contratiempos
debido a que las personas encargadas de tomar las decisiones se sientes un poco
desplazadas.
Organización matricial. Además se le conoce con el nombre de rejilla. Es una
forma de organización en la cual se combinan dos o más tipos de organización,
que busca la coordinación de proyectos complejos e ínter departamentales; su
esencia radica en la combinación dentro de la misma estructura de los patrones
de departamentalización funcional y de proyectos o productos.
TALLER
Teniendo en cuenta la idea de negocio que vienen trabajando, realicen:
- Organigrama (donde se definan las áreas que van a manejar, los departamentos,
las líneas de autoridad y de responsabilidad y los niveles jerárquicos)
- Manual de funciones
- Manual de procedimientos
- Reglamento interno de trabajo
Tomado de: Como Organizarse y Aprovechar las Oportunidades de Negocio Procesos Administrativos-Marilce
Pacheco Carrascal
