INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO

“ISABEL LA CATOLICA”

MODULO DEL CURSO

OFIMÁTICA

DOCENTE: ING. MAYRA E. TRUJILLO

ITURRI.

HUÁNUCO – 2021
 UNIDAD I
TEMA 1: HOJA DE CALCULO
1.1. ELEMENTOS DE EXCEL

Una de las primeras cosas que debes aprender de Excel es cómo está organizada su interfaz.
Veamos:

1. Barra de acceso rápido: 

Aquí encontrarás acceso a funciones como Guardar, Deshacer y Rehacer, sin importar la
pestaña en que te encuentres trabajando. Puedes modificar los comandos de esta barra
dependiendo de tus necesidades.

2. Cinta de opciones: 
Estarán todos los comandos necesarios para trabajar en Excel. La cinta está compuesta por
varias pestañas en donde están agrupados los comandos. Por ejemplo, en la
pestaña Fórmulas, encontrarás comandos como Insertar función y Autosuma.

3. Cuadro ¿qué desea hacer?: 

 Este cuadro es una barra de búsqueda donde podrás buscar las herramientas o comandos que
desees usar.
4. Cuenta Microsoft: 
Desde aquí podrás iniciar sesión con una cuenta Microsoft o acceder a la información de tu
perfil.

5. Cuadro de nombres: 
En este cuadro verás el nombre de la celda seleccionada. 

6. Barra de fórmulas: 
Podrás ingresar o editar los datos, la fórmula o la función insertada en una celda en
específico.

7. Columnas: 
Una columna es un grupo de celdas verticales que se identifica con una letra. 

8. Filas: 
Una fila es una línea horizontal de celdas que identificamos por un número.

9. Celdas: 
Cada uno de los rectángulos que componen una hoja de cálculo se les llama celda. Se les
identifica por la letra de la columna y el número de la fila a las cuales pertenecen.

10. Hojas de cálculo: 

Los archivos en Excel se llaman libros de cálculo y cada uno de ellos puede contener varias
hojas de cálculo. En esta área verás cuántas hojas de cálculo componen el libro en que estás
trabajando. Solamente debes hacer  clic en la hoja de cálculo a la cual desees ir.

11. Tipo de vista: 

Hay tres tipos de vista de archivo en Excel: Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de
página. Solamente debes hacer clic en la opción que desees elegir.

12. Zoom: 
Aquí puedes hacer clic en el control de zoom y arrastrarlo a derecha o izquierda para acercar
o alejar la hoja de cálculo en que estés trabajando.

1.2. CREAR, ABRIR Y GUARDAR UN DOCUMENTO

1.2.1. CÓMO CREAR UN NUEVO ARCHIVO EN EXCEL

Así como los archivos de Word se llaman documentos, los archivos que trabajas en Excel se
llaman libros de cálculo. Cada vez que inicias un nuevo proyecto en Excel, debes crear un
nuevo libro de cálculo. Puedes escoger entre un libro en blanco o una de las plantillas
prediseñadas. Puedes crear un nuevo archivo de dos maneras: al abrir Excel o desde la vista
Backstage.

Al abrir Excel, lo primero que encontrarás será la opción para crear un nuevo libro de
cálculo o abrir uno de los proyectos guardados en el equipo. Allí, haz clic sobre la opción
que prefieras.

Por otro lado, para crear un nuevo libro de cálculo desde la vista Backstage, sigue estos
pasos:

Paso 1:
Haz clic en la pestaña Archivo, que estará en la Cinta de opciones.

Paso 2:
Se abrirá la Vista Backstage. Allí, selecciona Nuevo en el menú que verás al lado izquierdo
de la ventana.
Paso 3:
Verás todas las opciones de libro de cálculo que puedes utilizar. Haz clic en la opción que
desees. 
1.2.2. CÓMO GUARDAR UN ARCHIVO EN EXCEL

Guardar el archivo en que estás trabajando es indispensable para poder conservar los
cambios que realices en él. Tendrás la posibilidad de guardarlo en el equipo en que estás
trabajando o en OneDrive, la plataforma de almacenamiento de información de Microsoft.
Veamos cómo hacerlo.

Paso 1:
Haz clic en el comando Guardar que estará en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Paso 2:
Si es la primera vez que guardas ese archivo, se abrirá la opción Guardar como de la vista
Backstage. Allí debes elegir dónde quieres guardar el archivo. Si quieres guardar el archivo
en el equipo en que estás trabajando, debes seleccionar la opción Este PC. Si quieres
guardar el archivo en la nube, selecciona la opción OneDrive: Personal. 
Recuerda que es necesario iniciar sesión en el programa con tu cuenta Microsoft para
poder guardar archivos en OneDrive.
Paso 3:
Después debes elegir la carpeta en donde quieres guardar el archivo y darle un nombre.
Una vez hayas terminado, haz clic en el botón Guardar. 

Si le haces otros cambios al libro de cálculo, solo debes hacer clic en el comando Guardar,
que está en la Barra de herramientas de acceso rápido, y estos quedarán guardados
inmediatamente.
Usar Guardar como para hacer una copia:
Si quieres crear una copia del archivo puedes utilizar la opción Guardar como, y así editar
la copia sin alterar el documento original. Por ejemplo, digamos que tenemos un libro de
cálculo llamado Presupuesto mensual 2016, y queremos utilizarlo como plantilla para otro
documento, pero no queremos alterar el documento original, ¿qué podemos hacer?

Paso 1:
Abre el libro de cálculo y haz clic en la pestaña Archivo.

Paso 2:
Haz clic en Guardar como en la vista Backstage. Allí, selecciona la carpeta en que quieres
guardar la copia del archivo, escribe el nombre que tendrá y haz clic en el botón Guardar. 

Ahora puedes modificar la copia del libro de cálculo cuanto quieras sin dañar el archivo
original. 

1.2.3. COMPARTIR UN DOCUMENTO EN EXCEL

¿Cómo compartir un archivo?

Al compartir un archivo le permites a alguien ver, comentar y editar el libro de cálculo al
mismo tiempo que tú. Recuerda que para poder hacerlo, primero debes iniciar sesión con
tu cuenta Microsoft en el programa.
Paso 1:
Haz clic en la pestaña Archivo para acceder a la Vista Backstage.

Paso 2:
En el menú de Backstage, haz clic en Compartir.
Paso 3:
Después, selecciona la opción Compartir con otras personas y haz clic en el
botón Compartir con personas.

Paso 4:
Se abrirá un panel al lado derecho de la hoja de cálculo en que estás trabajando. Allí,
escribe el correo electrónico o el nombre del contacto con quien deseas compartir el
archivo, selecciona si quieres que la persona pueda editar o sólo ver el libro, y anexa un
mensaje, si así lo deseas. Al finalizar, haz clic en Compartir.
 Para que la persona a quien le compartiste el libro de cálculo pueda acceder al archivo
también debe contar con una cuenta Microsoft.
Otras formas de compartir un libro de cálculo en Excel.

En la parte inferior del panel de Compartir, encontrarás otras dos opciones:

Enviar datos como adjuntos:
Con esta opción podrás enviar por correo electrónico el libro de cálculo como un archivo
adjunto.
Obtener un vínculo para compartir:
Esta opción creará un vínculo desde el que otras personas podrán acceder al libro de
cálculo para editarlo o solo verlo. Este enlace lo podrás compartir quienes quieras.

Recuerda que puedes compartir un libro de cálculo con cuantas personas quieras.

1.2.4. EXPORTAR UN DOCUMENTO EN EXCEL

Por defecto, Excel guarda los libros de cálculo en formato .xlsx, pero en ocasiones puede
ser necesario usar otro tipo de formato, como PDF o Excel 97-2003. Es muy fácil exportar
un libro de cálculo de Excel a otros tipos de formato de archivo, veamos cómo.
Cómo exportar un libro de cálculo a un archivo de PDF:
Este tipo de formato es especialmente útil cuando necesitas compartir el archivo con
alguien que no tiene Excel para abrir el documento. Todos aquellos que reciban el archivo
podrán verlo, pero no editarlo.

Paso 1:
Haz clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage.
Paso 2:
En el menú de Backstage, haz clic en Exportar.
Paso 3:
En el panel de Exportar, selecciona la opción Crear documento PDF/XPS. Allí, haz clic en el
botón Crear documento PDF/XPS.

Paso 4:
Se abrirá el cuadro de diálogo de Publicar como PDF o XPS. Allí, selecciona el lugar donde
quieras exportar el libro de cálculo, ingresa el nombre que tendrá el archivo y allí haz clic
en el botón Publicar.

Por defecto, Excel solo exporta las hojas de cálculo activas. Si tienes un documento con
varias hojas de cálculo que quieres exportar a un PDF, en el cuadro de diálogo de  Guardar
como, haz clic en el botón Opciones. Se abrirá un cuadro donde debes seleccionar la
opción Todo el libro y, después, hacer clic en Aceptar.  
Exportar un libro de cálculo a otro tipo de archivo: 
La función Exportar de Excel 2016 también te permite transformar un libro de cálculo a
versiones anteriores de Excel o a un archivo tipo .CSV, si necesitas una versión plana de
texto.
Paso 1:
En la vista Backstage, haz clic en Exportar.
Paso 2:
En panel de Exportar, haz clic en la opción Cambiar el tipo de archivo.
Paso 3:
Se abrirá un cuadro con los diferentes tipos de formato en que puedes exportar un
documento. Haz clic en el tipo de formato que quieras seleccionar y, después, haz clic en
el botón Guardar como.

Paso 4:
Se abrirá el cuadro de diálogo de Guardar como. Allí, selecciona el lugar donde quieres
guardar el documento, ingresa el nombre que tendrá y, por último, haz clic en el
botón Guardar.
 1.3. SELECCIONAR UNA FILA, COLUMNA U HOJA DE CÁLCULO
COMPLETA.

SELECCIÓN DE CELDAS
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para
saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del
ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como se ve a

continuación: .

1 Selección de una celda: Sólo tienes que hacer clic sobre ella.

2 Selección de un rango de celdas:

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en
la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra
hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas
aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

También puedes indicar un rango a seleccionar, es decir, seleccionar de la celda X a la

celda Y. Haz clic sobre una celda, mantén pulsada la tecla Mayús (Shift) y luego pulsa la
otra.
3 Selección de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a
seleccionar.

4 Selección de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.

5 Selección de una hoja entera:

Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la
columna A y el de la fila 1 o pulsar la combinación de teclas Ctrl + E.

Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace
falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta
para tenerla seleccionada.

AÑADIR A UNA SELECCIÓN

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar
celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla
CTRL.

Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo, podemos
seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila
manteniendo pulsada la tecla CTRL.

AMPLIAR O REDUCIR UNA SELECCIÓN

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas
contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYÚS, hacer clic donde
queremos que termine la selección.

COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL PORTAPAPELES

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el
portapapeles entran en juego dos operaciones: Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará
las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del
portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que hacerlo en dos tiempos:
1 En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:
Selecciona las celdas a copiar y pulsa CTRL + C. O bien selecciónalas y haz clic en el botón
Copiar de la barra Inicio.

Observarás cómo aparece una línea punteada que significa que la información que se ha
copiado en el portapapeles.

Además, en botón Copiar se incluye una pequeña flecha que permite seleccionar la forma
en que queremos copiar los datos. Si elegimos Copiar como imagen, aparecerá un
pequeño cuadro que nos permite convertir los datos seleccionados en una única imagen.

2 En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:

Sitúate sobre la celda donde quieras insertar los datos copiados en el portapapeles. Y haz
clic en la opción Pegar de la barra Inicio, o bien pulsa la combinación de teclas Ctrl + V.

Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en él con sucesivas copias.

Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que aparece en la parte
superior derecha de la sección Portapapeles de la pestaña Inicio.
Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar.
Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón .
Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón .
Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botón cerrar del panel o
volver a pulsar el botón con el que lo mostramos.
Podemos también elegir si queremos que aparezca automáticamente esta barra o no a la hora de
copiar algún elemento. Para ello:
Hacer clic sobre el botón .
Seleccionar la opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office, para activarla en caso
de querer visualizarla automáticamente, o para desactivarla en caso contrario.

Al desplegar el botón de opciones también podemos activar algunas de las opciones descritas a
continuación:
Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiará el contenido del
portapapeles sin mostrarlo.
Si activamos la opción Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas aparecerá

en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles .

Si activamos la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrará en la parte
inferior derecha de la ventana un mensaje informándote del número de elementos copiados

COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL RATÓN

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar las celdas a copiar.
- Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.

- Observa cómo el puntero del ratón se transforma en .

- Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado,
arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.
- Observa cómo aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de
soltar el botón del ratón.
- Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.
- Soltar la tecla CTRL.

MOVER CELDAS UTILIZANDO EL PORTAPAPELES

La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el
portapapeles entran en juego dos operaciones: Cortar y Pegar. La operación de Cortar desplazará
las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del
portapapeles a donde nos encontramos situados.
Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Cortar.

O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + X.

A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas (no hace
falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única
celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. La
celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada).

Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el botón Pegar.

O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.

MOVER CELDAS UTILIZANDO EL RATÓN

1 Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a mover.
2. Situarse sobre un borde de la selección.
3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y

una cruz de 4 puntas, tal como esto: .

4. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres
mover el rango.
5. Observa cómo aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso
de soltar el botón del ratón.
6. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.

2 Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a mover.
2. Situarse sobre un borde de la selección.
3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y

una cruz de 4 puntas, tal como esto: .

4. Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT; después pasar el puntero del
ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas
seleccionado. Verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa.
5. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.
6. Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar
las celdas.

BORRAR CELDAS

Seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuación...

1 Ir a la pestaña Inicio.

Escoger la opción Borrar. Entonces aparecerá otro submenú.

 Seleccionar una de las opciones disponibles entre:
o Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios
ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la
altura de la fila.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos
la celda con la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá tal
como lo acabamos de escribir sin formato.
o Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir
el formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando
hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro
de diálogo Formato de Celdas estudiadas en el tema correspondiente.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 € y borramos
la celda con la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que
únicamente hemos borrado el formato o aspecto de ésta, no el contenido.
o Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no
fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 € y borramos
la celda con la opción Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá
con el formato anterior, es decir 23.000 €.
o Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas
seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los
comentarios no es objeto de este curso.
o Borrar hipervínculos: Si seleccionas esta opción se borrará el enlace pero el
formato que Excel aplica (color azul y subrayado) se mantendrá. Para eliminar
también el formato deberás pulsar el icono junto a las celdas seleccionadas y
seleccionar Detener la creación automática de hipervínculos. O bien elegir en el
menú borrar la opción Quitar hipervínculos.

2 Otra forma de eliminar el contenido de una celda:

Seleccionar la celda a borrar y pulsar la tecla SUPR. Con esta opción únicamente se borrará el
contenido de la celda.

1.4. MODIFICAR EL TAMAÑO DEL ANCHO DE LA COLUMNA,

INSERTAR Y ELIMINAR UNA FILA O UNA COLUMNA, DAR
FORMATO A LA INFORMACIÓN, COMANDOS DE FORMATO.

1.4.1. ALTO DE FILA

Excel ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más grande
utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la
altura de esa fila es 15. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la
altura de toda la fila pasa automáticamente a 15,75.

Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:

- El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar
ninguna, se realizará la operación a la fila en la que nos encontramos.

En la pestaña Inicio, pulsar el botón Formato del menú Celdas.

Elegir la opción Alto de fila..

Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila en el que tendrás que indicar el alto de la fila,
para indicar decimales utilizar la coma ",".

Escribir la altura deseada. En este caso está 15 que es la altura que tiene la fila por defecto.

Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

- El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:

1. Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que
desees modificar, en la cabecera de la fila.

2. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
 3. Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición.
Conforme movemos el ratón, la altura de la fila cambia.
4. Al final, soltar el botón del ratón.

1.4.2. AUTOAJUSTAR

Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada
más alta de la fila, utilizando dos métodos distintos.

- El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:

1. Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.

2. Seleccionar del menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio.
3. Elige la opción Autoajustar alto de fila.
4.
- Este segundo método es mucho más rápido:

5. Situarse sobre la línea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la
cabecera de la fila.
6. Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratón, el puntero del ratón se
convertirá en una flecha de dos puntas.
7. Haz doble clic, el tamaño se reajustará automáticamente.

1.4.3. ANCHO DE COLUMNA

En Excel 2013 la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A
menudo, la anchura estándar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido
completo de una celda.

Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos métodos:

- El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
 Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no seleccionar
ninguna, se realizará la operación a la columna en la que nos encontramos.

Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio.

Se abrirá otro submenú.

Elegir la opción Ancho de columna...

 
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

Escribir la anchura deseada.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

- El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:

1. o del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la columna que desees
modificar, en la cabecera de la columna.

2. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: .
3. Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición.
4. Observa cómo conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando.
5. Soltar el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado.

1.4.3. ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS DE UNA HOJA

Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las filas o columnas a eliminar.

Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.

Elegir la opción Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja.

Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo, no varía el número de filas o columnas, así
que seguirá habiendo 1048576 filas y 16384 columnas. Lo que pasa es que se añaden al final de la
hoja, tantas como filas o columnas eliminadas.

1.4.4. ELIMINAR CELDAS DE UNA HOJA

Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas y desplegar el menú Eliminar de la pestaña Inicio. Luego, elegir la opción
Eliminar celdas....

O bien seleccionar las filas y pulsar la combinación de teclas Ctrl + -.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la imagen. Elige cómo quieres realizar el desplazamiento.

Observa cómo desde aquí también te permite eliminar filas o columnas enteras.
Por último, hacer clic sobre Aceptar.

1.4.5. ELIMINAR HOJAS DE UN LIBRO DE TRABAJO

Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:

1. Situarse en la hoja a eliminar.

2. Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.
3. Elegir la opción Eliminar hoja.
 TEMA 2: FORMATO DE CELDAS
2.1. FORMATO DE CELDA

Cómo dar formato a una tabla en Excel

Una vez que has ingresado información a una hoja de cálculo, puedes darle formato de
tabla para mejorar la presentación de los datos. En Excel encontrarás diferentes tipos de
herramientas y estilos predefinidos para ayudarte a crear una tabla fácil y rápidamente.
Por ejemplo, digamos que tienes preparado tu presupuesto anual y quieres mejorar su
diseño para ver mejor la información allí registrada, ¿cómo lo puedes hacer?

Cómo insertar una tabla:

Paso 1:
Selecciona las celdas a las cuales deseas darles formato de tabla.
Paso  2:
En la pestaña Inicio, haz clic en el comando Dar formato como tabla.

Paso 3:
Se desplegará un menú en que verás diferentes estilos predeterminados. Haz clic sobre el
tema que quieres usar.

Paso 4:
Al escoger un estilo, se abrirá un cuadro de diálogo. Allí selecciona el cajón  La tabla tiene
encabezados y después haz clic en el botón Aceptar. El estilo de la tabla se establecerá
inmediatamente en las celdas seleccionadas.
Por defecto, al insertar una tabla, esta tendrá filtros incluidos.

Cómo crear un estilo de tabla:

Si no encuentras un estilo adecuado para la tabla que quieres crear, sigue estos pasos:
Paso 1:
Haz clic en la opción Nuevo estilo de tabla, que estará en el menú desplegable de Dar
formato como tabla. 

Paso 2:
Se abrirá un cuadro donde podrás decidir qué estilo quieres que tenga cada una de las filas
o columnas de la tabla que estás creando, por ejemplo puedes editar cómo se verá la  Fila
de encabezado o la Primera columna. Selecciona un elemento de la tabla y haz clic en el
botón Formato. 

Paso 3:
Se abrirá un segundo cuadro, donde podrás escoger la fuente, el borde y el relleno del
elemento de la tabla que seleccionaste. 
Paso 4:
Al finalizar, haz clic en el botón Aceptar para guardar y aplicar los cambios hechos. Puedes
repetir los pasos 2, 3 y 4 con todos los elementos de la tabla a los que quieras darle un
formato especial.

Si lo deseas, puedes guardar el estilo que acabas de crear, seleccionando la

casilla Establecer como estilo de tabla predeterminado para este documento.

Cómo borrar una tabla:

Paso 1:
Selecciona una celda de la tabla que quieres borrar.
Paso 2:
En la pestaña Diseño, de la Cinta de opciones, haz clic en el comando Convertir en rango.

Paso 3:
Se abrirá un cuadro de diálogo pidiendo que confirmes si quieres convertir la tabla en un
rango normal. Haz clic en Sí.

Paso 4:
Para terminar de limpiar las celdas, selecciona la tabla y en la pestaña Inicio, haz clic en el
comando Borrar. Allí se desplegará un menú donde debes seleccionar la opción Borrar
formatos.
 2.2. ALINEACIÓN, FILA, COLUMNA, HOJA

2.2.1. ALTO DE FILA

Excel ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más grande
utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la
altura de esa fila es 15. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la
altura de toda la fila pasa automáticamente a 15,75.

Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:

- El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar
ninguna, se realizará la operación a la fila en la que nos encontramos.

En la pestaña Inicio, pulsar el botón Formato del menú Celdas.

Elegir la opción Alto de fila..

Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila en el que tendrás que indicar el alto de la fila,
para indicar decimales utilizar la coma ",".
 Escribir la altura deseada. En este caso está 15 que es la altura que tiene la fila por defecto.

Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

- El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:

5. Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que
desees modificar, en la cabecera de la fila.

6. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
7. Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición.
Conforme movemos el ratón, la altura de la fila cambia.
8. Al final, soltar el botón del ratón.

2.2.2.AUTOAJUSTAR

Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada
más alta de la fila, utilizando dos métodos distintos.

- El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:

8. Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.

9. Seleccionar del menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio.
10. Elige la opción Autoajustar alto de fila.
11.
- Este segundo método es mucho más rápido:

12. Situarse sobre la línea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la
cabecera de la fila.
13. Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratón, el puntero del ratón se
convertirá en una flecha de dos puntas.
14. Haz doble clic, el tamaño se reajustará automáticamente.

2.2.3. ANCHO DE COLUMNA

En Excel 2013 la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A
menudo, la anchura estándar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido
completo de una celda.
Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos métodos:
- El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no seleccionar
ninguna, se realizará la operación a la columna en la que nos encontramos.

Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio.

Se abrirá otro submenú.

Elegir la opción Ancho de columna...

 
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

Escribir la anchura deseada.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

- El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:

6. o del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la columna que desees
modificar, en la cabecera de la columna.

7. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: .
8. Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición.
9. Observa cómo conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando.
10. Soltar el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado.
2.3. FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional en Excel tiene muchas variantes, aunque en este ejercicio te  explicaremos
cómo vamos a realizar el formato condicional de una celda dependiendo del valor de otra. Antes de
nada nos gustaría contarte los tipos de formato condicional que puedes tener y para qué
puedes usarlos.

Para acceder al formato condicional selecciona la pestaña INICIO, después, en el grupo ESTILOS,
selecciona el botón de «Formato condicional» como te enseñamos en la siguiente imagen:

I. FORMATO CONDICIONAL: RESALTAR REGLAS DE CELDAS

Como puedes ver en la siguiente imagen hay un montón de reglas de formato condicional que te
ayudarán a resaltar ciertos valores de tus datos. Simplemente selecciona el rango donde están las
celdas que quieres destacar y elige el tipo de formato condicional que quieras:

 Es mayor que…: Resalta las celdas que son mayores a un determinado valor.
 Es menor que…: Ídem que el anterior pero con las celdas que son menores que un
determinado valor.
 Entre…: Resalta las celdas que se encuentran entre dos valores.
 Es igual a…: Resalta las celdas que son iguales a un cierto valor o texto.
 Texto que contiene….: Resalta las celdas que contienen un determinado valor o conjunto
de caracteres.
 Una fecha…: Resalta las celdas cuya fecha coincide con la fecha dada.
 Duplicar valores…: Resalta aquellas celdas que contengan valores duplicados del total de
las celdas seleccionadas.
De cada uno de estos modos de formato condicional podrás seleccionar el formato (color de
fuente, fondo de celda, tipo de letra, bordes…) que prefieras para resaltar las celdas.
 II. FORMATO CONDICIONAL: REGLAS SUPERIORES E INFERIORES
En la siguiente imagen puedes ver todos los tipos de formato condicionales que te permitirán
marcar automáticamente aquellas celdas que cumplan con determinadas circunstancias:

 10 superiores…: Permite resaltar los 10 valores mayores de un conjunto de celdas. Dicho

número se puede variar para poder resaltar los tres mayores o cualquier otro valor.
 10% de valore superiores…: Esta regla remarca los valores que pertenecen al 10% de los
mayores valores del rango.
 10 inferiores…: Permite marcar los valores inferiores. Puedes modificar el número de
valores que quieres que se marquen.
 10% de valores inferiores…: Permite marcar el 10% de los menores valores de un rango.
 Por encima del promedio…: Determina los valores que están por encima de la media del
conjunto de los valores.
 Por debajo del promedio…: Determina los valores que están por debajo de la media de un
conjunto de valores.

III. FORMATO CONDICIONAL: BARRAS DE DATOS

Este formato condicional te permite crear un pequeño gráfico en el que, por cada valor, se muestra
una barra horizontal dentro de cada celda cuya longitud es proporcional al valor de la celda. Esta
proporción es relativa al mayor valor del conjunto de celdas seleccionadas.
 IV. FORMATO CONDICIONAL: ESCALAS DE COLOR
Las escalas de color te permiten marcar en diferentes colores las celdas seleccionadas. Las celdas
se colorearán en los colores elegidos dependiendo de si son mayores o menores que un
determinado valor. Estos valores que marcan los umbrales de color pueden modificarse donde
pone «Más reglas…»

V. FORMATO CONDICIONAL: CONJUNTOS DE ICONOS

El formato condicional del tipo conjunto de iconos te permite marcar aquellas celdas que has
seleccionado con los iconos que más te gusten dependiendo de los valores relativos del conjunto
de datos que tengamos.
Estos valores intermedios se pueden modificar haciendo clic al final de las opciones del Conjunto
de iconos donde pone «Más reglas…». La pantalla que aparecerá será:

VI. FORMATO CONDICIONAL DE UNA CELDA DEPENDIENDO DEL VALOR DE

OTRA
Esto se entenderá mucho mejor con un sencillo ejemplo. En la siguiente tabla queremos que los
nombres de las personas que han llegado tarde al trabajo más de tres días en el último mes se
pongan en rojo. La tabla es la siguiente:

En esta tabla vemos a los jugadores del Madrid y las veces que cada uno ha llegado tarde (ojo, la
información es inventada por mí para este ejemplo).

Para poner el nombre en rojo en función de las veces que cada uno ha llegado tarde seguiremos
los siguientes pasos (en la columna A están los nombres y en la B están los números):

1. Seleccionar el rango de nombres en los que queremos usar el formato condicional

2. Ir a: Formato Condicional>>Nueva regla
3. Seleccionar de la lista la opción «Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar
formato.»
4. Una vez seleccionada en la barra de fórmulas escribiremos:
=B2>3

Es muy importante, si seleccionamos la celda primera de la columna en la que queremos basar

nuestro formato condicional, quitar los símbolos de dólar para que no se quede fija la referencia y
cada una de las celdas apunte a su «par».

5. Una vez que hayas escrito la fórmula elige las opciones de formato que más te gusten. En
nuestro caso nosotros hemos puesto negrita y color de fuente rojo. El menú de formato condicional
estaría así:

6. Hacemos clic en OK para aceptar el formato y la fórmula introducidos. Por arte de magia el
nombre de cada jugador que ha llegado tarde más de tres días aparecerá en rojo.
Esto mismo nos puede servir para dar formato condicional a una celda dependiendo del valor de
otra, a una fila entera o una columna entera o un rango de celdas. También se puede hacer de la
combinación de varios valores de varias celdas… un sin fin de posibilidades.
 TEMA 3: CREACIÓN DE GRAFICOS EN EXCEL
3.1. CÓMO INSERTAR UN GRÁFICO EN EXCEL
Los gráficos pueden ser una gran herramienta para representar los datos que tengas en
una hoja de cálculo. Existen diferentes tipos de gráficos que puedes utilizar, entre los
cuales están:

 Gráfico de columnas o de barras:  son usados frecuentemente para comparar información,

pero pueden ser utilizados para diferentes tipos de funciones. En este tipo de gráficos las
barras pueden ser horizontales o verticales.
 Gráfico de líneas: este tipo de gráfico es usado especialmente para mostrar tendencias. Se
caracteriza porque los puntos que representan los datos van unidos por líneas, lo que hace
más fácil ver cómo una tendencia crece o decrece en el tiempo.
 Gráfico circular: este tipo de gráficos también los suelen llamar de torta o de queso. Es muy
usado para representar porcentajes y comparar valores.
 Gráficos de área: son muy similares a los gráficos de líneas, pero estos tienen relleno el área
que está debajo de cada línea con el fin de marcar la diferencia entre las variables que se
están manejando en la tabla.
 Gráficos de superficie y radiales:  este tipo de gráficos te permite combinar dos conjuntos
de datos diferentes. La forma en que presenta los datos se asemeja a un mapa
topográfico.
 Gráficos de jerarquías: estos gráficos comparan y muestran información de forma
jerárquica, es decir, de mayor a menor.
 Gráfico de cascada: te permite ver cómo un total acumulado se ve afectado por valores que
se suman o se restan. 

Ahora veamos que debes hacer para insertar un gráfico en Excel.

Paso 1:
Selecciona todas las celdas o la tabla con los datos que quieres representar en el gráfico,
incluyendo los títulos o la referencia de los datos. 
En nuestro caso, tenemos un presupuesto de gastos mensuales y queremos crear un
gráfico que nos muestre en qué se gastó más dinero durante el mes de enero, así que
seleccionaremos la columna donde está detallados el tipo de gasto y la columna donde
están los datos del mes que nos interesa. 
 Paso 2:
En la pestaña Insertar encontrarás nueve categorías de gráficos. Al hacer clic sobre
cualquiera de ellas, se desplegará un menú con los gráficos entre los que puedes escoger
de esa categoría. Allí, haz clic sobre el que quieras usar. 
En nuestro caso haremos clic en el comando de Insertar gráfico circular o de anillos y en el
menú desplegable seleccionaremos una de las opciones.
Paso 3:
El gráfico que hayas elegido se insertará inmediatamente en la hoja de cálculo.

En caso que no sepas qué tipo de gráfico quieres utilizar, puedes usar el comando  Gráfico
recomendado, que te hará varias sugerencias con base en la información de las celdas que
has seleccionado. 

3.2. CÓMO MODIFICAR EL ESTILO DE UN GRÁFICO

 Una vez que has insertado un gráfico, puede que no te gusten ciertos aspectos de cómo
está representada la información. Pero no te preocupes, puedes hacer cambios de manera
muy sencilla, veamos cómo.
Cambiar entre filas y columnas:
Por ejemplo, tenemos un gráfico para comparar los gastos que se tuvieron el mes de
enero, febrero y marzo, y la información está agrupada por tipo de gasto y cada mes tiene
asignado un color en el gráfico. Sin embargo, queremos agrupar la información por mes,
entonces ¿qué debemos hacer?
Paso 1: 
Selecciona el gráfico que quieres editar. Verás que en la Cinta de opciones aparecerán dos
pestañas nuevas llamadas Diseño y Formato. Haz clic en la pestaña Diseño.
Paso 2:
Haz clic en el comando Cambiar entre filas y columnas.

Paso 3:
La información que está en el eje horizontal o eje X pasará al eje vertical o eje Y, y
viceversa. 

3.3. CAMBIAR DE TIPO DE GRÁFICO:

Si ves que la información no está bien expresada en un gráfico, puedes cambiarlo.
Paso 1:
Selecciona el gráfico y haz clic en la pestaña Diseño.
Paso 2:
 Haz clic en el comando Cambiar tipo de gráfico.

Paso 3:
Se abrirá un cuadro de diálogo desde el cual podrás elegir el tipo de gráfico que quieres
usar. Al terminar, haz clic en el botón Aceptar para guardar los cambios hechos. El cambio
se reflejará inmediatamente.

3.4. OTROS CAMBIOS QUE PUEDES REALIZAR SON:

Agregar un elemento:
Para añadir un nuevo elemento al gráfico, ya sea un eje, un título o una etiqueta de datos,
entre otras cosas, ve a la pestaña Diseño y allí haz clic en el comando Agregar elemento de
gráfico. Se desplegará un menú donde podrás escoger el elemento que quieras agregar.

Usar otros colores:

En la pestaña Diseño también encontrarás el comando Cambiar colores. Al hacer clic sobre
este botón se desplegará un menú en el cual podrás escoger la combinación de colores
que quieras usar.

Modificar un elemento del gráfico:

Si quieres cambiar, por ejemplo, un título, haz dos veces clic en la caja de texto del
elemento que quieras editar y escribe lo que desees.

Usar diseños predefinidos:

Si necesitas añadir varios elementos al diseño de tu gráfico, pero no quieres hacerlo uno
por uno, en la pestaña Diseño encontrarás el comando Diseño rápido. Se desplegará un
menú donde verás una serie de diseños preestablecidos que puedes usar para modificar tu
gráfico.
 Barra de estilos de diseño:
Por último, pero no menos, en la pestaña Diseño también encontrarás diferentes Estilos
de diseño entre los que puedes elegir uno para cambiar la forma en que se ve un gráfico.
Haz clic en la flecha que estará en la esquina inferior derecha de esta barra para extender
el menú completo de estilos.

TEMA 4: IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS EN EXCEL

4.1. IMPRESIÓN EN EXCEL
Algunas veces no bastará con tener el libro de cálculo en tu computador, sino que puedes
necesitar una copia impresa del archivo para compartirla con otras personas en una junta,
por ejemplo. Pensando en esos casos, ahora te enseñaremos cómo puedes imprimir en
Excel 2016 y cómo funcionan las diferentes herramientas para ajustar cómo se verá la hoja
u hojas de cálculo que quieres imprimir.
Panel de impresión.

Encontrarás la función Imprimir en la vista Backstage. Para acceder a ella, haz clic en la

pestaña Archivo y, después, en el menú de Backstage, haz clic en Imprimir. Se abrirá un
panel donde encontrarás: 
1. Botón imprimir: Haz clic en ese botón para enviar a imprimir el documento.  
2. Copias: En este espacio podrás indicar cuantas copias del documento quieres imprimir. 
3. Imprimir hojas activas: Al hacer clic sobre esta opción se desplegará un menú donde
podrás seleccionar si quieres imprimir la hoja desde donde estás trabajando, imprimir
todo el libro de cálculo o imprimir solo las celdas seleccionadas con anterioridad.
4. Intercalar: Esta opción te permite establecer en qué orden quieres imprimir las páginas del
archivo. Por ejemplo, si te quedas con la opción Intercaladas, se imprimirá el archivo
completo repetitivamente hasta que se impriman todas las copias que solicitaste. Si
seleccionas la opción Sin intercalar, primero se imprimirá la primera página cuantas copias
hayas solicitado y así sucesivamente.
5. Orientación: Con esta opción podrás establecer si quieres imprimir la hoja de cálculo de
forma horizontal o forma vertical.
6. Tamaño de hoja: Aquí podrás seleccionar el tamaño de la hoja en que imprimirás el
archivo. 
7. Márgenes: Esta opción te permite establecer el tamaño de las márgenes que tendrá el
documento.
8. Escalar: Esta opción te ayudará a ajustar el tamaño de la tabla que quieres imprimir. 

4.2. ¿CÓMO IMPRIMIR UNA HOJA DE CÁLCULO EN EXCEL ?

Paso 1: Ve al panel Imprimir en la Vista Backstage.
Paso 2: Selecciona cuantas copias quieres imprimir del archivo.

Paso 3:Haz clic en el menú despegable Impresora para elegir el equipo desde que

imprimirás el documento.

Paso 4:
Modifica cualquier otro ajuste que sea necesario.
Paso 5:
Al finalizar, haz clic en el botón Imprimir.
4.3. AJUSTAR IMPRESIÓN EN EXCEL
¿Cómo ajustar los saltos de página?
Esto te permitirá ajustar los saltos de página de tu hoja de cálculo, que son los puntos en
donde se divide un documento cuando lo vas a imprimir.
Paso 1: 
Haz clic en el comando de Vista previa de salto de página para ver en donde están los
saltos de página en el documento. 

Paso 2: 
Los saltos de página se marcaran por líneas punteadas azules horizontales y verticales.
Para moverlas, haz clic sobre una de ellas y arrástrala al lugar donde desees ubicar el salto
de página.

¿Cómo escalar el contenido?

Esta es una opción de configuración que encontrarás en el panel Imprimir y que te
ayudará a ajustar el tamaño de la tabla que vas a imprimir, conforme a lo que quieras que
se vea por página.

Paso 1: 
Haz clic en la pestaña Archivo para ir a la vista Backstage.
Paso 2: 
Selecciona Imprimir en el menú Backstage para abrir el panel Imprimir.
Paso 3: 
Allí, haz clic en el última función de configuración. Se desplegará un menú donde podrás
seleccionar entre Sin escalado, Ajustar hoja  en una página, Ajustar todas las columnas en
una página y Ajustar todas las filas en una página, conforme quieras escalar el archivo. Las
hojas de cálculo se ajustaran inmediatamente.

Imprimir títulos en cada página.

Digamos que tienes una base de datos muy grande, que al momento de imprimirla gasta
varias hojas, pero te das cuenta que los títulos de esa base solo se ven en la primera
página, aunque tú los necesitas en todas las páginas, ¿cómo solucionar este problema?
Paso 1: 
Haz clic en la pestaña Diseño de página en la Cinta de opciones.
Paso 2: 
Selecciona el comando Imprimir títulos.

Paso 3: 
Se abrirá el cuadro de diálogo de Configurar página. Allí, en Repetir filas en extremo
superior o Repetir columnas a la izquierda, dependiendo de la fila o columna que quieras
repetir, haz clic en el ícono que encontrarás enfrente de cada opción.

Paso 4: 
El cursor se convertirá en una flecha de selección y aparecerá un cuadro de diálogo. Haz
clic sobre la fila(s) o columna(s) que quieras repetir. En nuestro ejemplo seleccionaremos
la fila 4.
Paso 5: 
La fila será añadida a la lista de Repetir filas en extremo superior. Después, haz clic en el
ícono que estará en el cuadro de diálogo.

Paso 6: 
Se abrirá nuevamente el cuadro de diálogo de Configurar página. Si quieres seleccionar
más filas o columnas para repetir en cada página, repite el procedimiento anterior. Una
vez que ya las hayas seleccionado todas, haz clic en Aceptar.
 TEMA 5: CÁLCULOS
5.1. USO DEL BOTÓN AUTOSUMA

Autosuma y funciones más frecuentes

Una función, como cualquier dato, se puede escribir directamente en la celda si conocemos su
sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.
En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma que
nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del
botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra
función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta
(cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de
poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones....

Para utilizar estas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres que se
realice la operación antes de pulsar el botón.
Insertar función

Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir
una función en una celda:
1 Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
Hacer clic en la pestaña Fórmulas
Elegir la opción Insertar función.

2 O bien hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel 2013 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve
descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y, a continuación,
haciendo clic sobre el botón . De esta forma, no es necesario conocer cada una
de las funciones que incorpora Excel ya que nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar
una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita. 
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una
categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:; esto hará que en el cuadro
de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista.
Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos
haciendo clic sobre ésta.

Observa cómo, conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los
distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace
Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.

Al final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide
introducir los argumentos de la función: este cuadro variará según la función que hayamos
elegido. En nuestro caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que, generalmente, será una
celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre el botón para que el
cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo; a continuación,
seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para
seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera
celda del rango y, sin soltar el botón, arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la
tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso
de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así
sucesivamente.
 Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

3 Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones. Por ejemplo,
la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver
las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los
valores 3 y 2 respectivamente. Después, realizará la suma, obteniendo así 5 como
resultado.

4 Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función. De
esta forma, podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por
ejemplo, =MAX(SUMA(A1:A4);B3); esta fórmula consta de la combinación de dos
funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y
después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

UNIDAD II
 TEMA 6: FUNCIONES DE USO CONTINUO

6.1. PESTAÑA FÓRMULAS EN EXCEL

Ya que el principal uso de Excel es crear documentos en donde se manejan cifras, en este
programa encontraremos un grupo de comandos que te permitirán utilizar diversas
funciones para realizar cualquier operación.
Pero ¿qué es una función? Es una fórmula predefinida que te ayuda a realizar cálculos
rápidamente. En Excel 2016 encontrarás una pestaña llamada Fórmulas, en donde estarán
reunidas todas las herramientas que necesitas para realizar operaciones matemáticas.
Veamos cómo está conformada. 

1. Categorías de funciones: 
Existen diferentes tipos de funciones y se agrupan en Excel en categorías
como Financieras, Lógicas, Texto, Matemáticas y trigonométricas, entre otras. Al hacer clic
sobre una categoría, se desplegará un menú donde encontrarás las diferentes funciones
que puedes usar.

2. Botón Insertar función: 

Al hacer clic sobre este botón, se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás insertar la
función que quieras en una celda o en un grupo de celdas que debes haber seleccionado
anteriormente. Si no sabes cuál es la función que necesitas, la puedes describir y el
programa te sugerirá la más cercana a tus necesidades.

3. Autosuma: 
Esta es la función que usamos para sumar el contenido de varias celdas al mismo tiempo y
el total aparecerá en la celda siguiente a la última celda sumada. Allí también se
desplegará un menú donde podrás elegir otras funciones, como encontrar el promedio, el
máximo y el mínimo, entre otras.
 4. Nombres definidos: 

Aquí encontrarás opciones como Administrador de nombres, Asignar nombre y Crear

desde la selección que te permitirán controlar, crear y buscar los nombres en la hoja o
libro de cálculo en que estés trabajando.

5. Auditoria de fórmulas: 
En esta parte de la Cinta de opciones encontrarás las herramientas necesarias para tener
control sobre las fórmulas que uses.

6. Ventana de inspección: 
Te permite estar al tanto de los valores de ciertas celdas mientras realizas cambios en la
hoja de cálculo. Los valores se mantienen en una hoja separada que siempre tendrás a la
vista.

7. Opciones para el cálculo: 

Al hacer clic sobre este comando podrás elegir si quieres insertar las fórmulas de forma
automática o manual.

6.2. CÓMO CREAR UNA FUNCIÓN EN EXCEL

Como vimos en la página anterior, Excel 2016 tiene una pestaña donde podrás
encontrar todas las funciones disponibles. Estas funciones están agrupadas en nueve
categorías que son: 

 Autosuma: te permite acceder a las funciones como Suma, Promedio, Máximo y Mínimo,

entre otras cosas.
 Usado recientemente: desde este comando podrás acceder a las funciones con las que
hayas trabajado recientemente.
 Financieras: esta categoría contiene funciones especializadas en operaciones contables y
financieras. 
 Lógicas: aquí encontrarás funciones que te ayudarán a revisar los argumentos de las
condiciones o valores de la tabla que estés creando. Por ejemplo, si una orden tiene un
valor inferior a 50 dólares, añadirle 5 dólares de envío, pero si tiene un valor igual o mayor
a 50 dólares, no añadirle nada. 
 Texto: contiene funciones que te ayudarán a trabajar con texto en una tabla para que el
sistema lo puede tener en cuenta al construir fórmulas o usar otras funciones.
 Fecha y hora: en esta categoría encontrarás funciones para trabajar con datos de fechas y
horas en la tabla.  
 Búsqueda y referencia: aquí encontrarás funciones como Hipervínculo para añadir un
enlace a una celda o Dirección para crear una referencia a una celda en particular.
 Matemáticas y trigonométricas: este comando incluye funciones para crear argumentos
numéricos, como por ejemplo, redondear un valor o calcular un subtotal.
 Más funciones: en esta categoría están agrupadas otras funciones bajo las categorías
de Estadísticas, Ingeniería, Cubo, Información, Compatibilidad y Web. 
Junto a estas categorías encontrarás el botón Insertar función que te ayudará a buscar la
función que necesites.

Al hacer clic sobre alguna de estas categorías, se desplegará un menú en donde

encontrarás las diferentes funciones que puedes utilizar. Sin embargo, el proceso no es el
mismo al usar una de las opciones de Autosuma y una función de cualquier otra categoría.
Con Autosuma:

EN EL COMANDO AUTOSUMA ENCONTRARÁS LAS OPCIONES:

 Suma: esta es una función que usamos para añadir las cantidades de diferentes celdas
rápidamente.
 Promedio: esta opción te permite calcular el promedio de las celdas seleccionadas.
 Contar números: esta opción se encarga de enumerar la cantidad de objetos.
 Max: esta función determina el valor más alto entre las celdas seleccionadas.
 Min: esta función muestra la celda de valor más bajo entre las celdas seleccionadas.

Veamos cómo puedes insertar una de estas funciones.

Paso 1: 
Selecciona la celda en donde quieres insertar la función.
Paso 2:
En la pestaña Fórmulas, haz clic en le comando Autosuma.
Paso 3:
Se desplegará un menú donde encontrarás las opciones Suma, Promedio, Contar
número, Max y Min. Haz clic sobre la función que quieras utilizar.
Paso 4:
Inmediatamente aparecerá la función seleccionada en la celda señalada. Por ejemplo, si
seleccionamos la función Suma, se sumarán todos los valores de la columna en que hayas
seleccionado la celda. Si Excel falla al seleccionar el rango de celdas, puedes cambiarlo
manualmente.
CON OTRAS CATEGORÍAS:
Paso 1:
Después de seleccionar la celda en donde irá la función, en la pestaña Fórmulas, haz clic
en la categoría de la tarea que debes realizar. 

Paso 2:
Allí se desplegará un menú donde podrás seleccionar la función que vas a usar.

Paso 3:
Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás introducir los argumentos de la función. Este
espacio cambiará dependiendo del tipo de función que utilices. Una vez que termines, haz
clic en Aceptar.
Paso 4:
El resultado de la función aparecerá en la celda que seleccionaste al inicio. Para copiar la
función a otras celdas, haz clic en la esquina inferior derecha de la celda y arrastra el
puntero hacía las otras celdas.

INSERTAR FUNCIÓN EN EXCEL

En Excel 2016 tienes una amplia biblioteca de funciones en la pestaña Fórmulas, pero
puede suceder que no sepas cuál es la función que debes usar. En estos casos puedes usar
el comando Insertar Función. Veamos cómo:
En este ejemplo queremos calcular la cantidad de días que pasaron entre que se ordenó y
llegó un producto en el inventario.

Así que usaremos la información que hay en las columnas E y F, para anotar el resultado
en la columna G.

Paso 1:
Selecciona la celda en donde irá la función.
Paso 2:
Ve a la pestaña Fórmulas en la Cinta de opciones y haz clic en el botón Insertar función.
Paso 3:
Se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar función. En el espacio que encontrarás en Buscar
función, escribe la tarea que deseas realizar y haz clic en el botón Ir. Por ejemplo, en este
caso escribiremos "contar días".

Paso 4:
Verás que el sistema te dará una serie de funciones que pueden servir para lo que quieres
hacer. En la parte inferior del cuadro aparecerá una pequeña descripción de cada una de
las funciones. Selecciona la función que desees usar y haz clic en Aceptar. Para este
ejemplo usaremos la función DIAS.LAB.
Paso 5:
Después, se abrirá un cuadro donde podrás añadir los argumentos de la función. Aquí
debes seleccionar las celdas que se tendrán en cuenta en la función. En nuestro caso,
pondremos E3 en el espacio de Fecha inicial y F3 en Fecha final. Al finalizar, haremos clic
en Aceptar.
 Paso 6: 
La función hará el cálculo y el resultado aparecerá en la celda que seleccionaste al inicio. 
Para copiar la función a las otras celdas, haz clic en la esquina inferior derecha de la celda y
arrastra el puntero a todas las celdas donde quieras copiar la función.  

6.3. FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS:

 
 Función ABS(número)
Devuelve el valor absoluto de un número, es decir, el mísmo número pero con signo
positivo.
Ejemplo: =ABS(-34) devuelve 34
 
 
Función COMBINAT(número;tamaño)
Devuelve el número de combinaciones posibles de un determinado tamaño a partir de un
número determinado de elementos.
Ejemplo: Tenemos una clase de 20 alumnos y queremos formar parejas (tamaño 2), vamos
a ver cuántas combinaciones de parejas nos saldrían. Escribimos =COMBINAT(20;2) en la
celda A5 y nos da como resultado 190, quiere decir esto que podemos hacer 190
combinaciones de parejas distintas.
 
Función COS(número)
Devuelve el coseno de un ángulo.
Ejemplo: =COS(0) devuelve 1
 
Función ENTERO(número)
Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.
Ejemplo: =ENTERO(10,45) devuelve 10, pero si escribimos =ENTERO(-8.42) devuelve -9
 
Función EXP(número)
Realiza el cálculo de elevar e (la base del logarítmo neperiano, e = 2.718) a la potencia de
un número determinado.
Ejemplo: =EXP(1) devuelve 2,718281828
 
Función FACT(número)
Devuelve el factorial de un número.
Ejemplo. =FACT(5) devuelve 120 --> 1*2*3*4*5.
 
Función PI()
Devuelve el valor de la constante pi con 15 digitos de precisión.
Ejemplo: =PI() devuelve 3,141592654
 
Función POTENCIA(número;potencia)
Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada.
Ejemplo: =POTENCIA(2;5) devuelve 32
 
Función PRODUCTO(número1;número2;...)
Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los números pasados como
argumentos.
Ejemplo: =PRODUCTO(20;4) devuelve 80
 
Función RAIZ(número)
Devuelve la raiz cuadrada del número indicado.
Ejemplo: =RAIZ(25) devuelve 5
 
 Función RESIDUO(número;núm_divisor)
Devuelve el resto de la división.
Ejemplo: =RESIDUO(26;5) devuelve 1

6.4. FUNCIONES FECHA Y HORA

Función AHORA()
Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de fecha y
hora.
Ejemplo: =AHORA() devuelve la fecha del día y la hora.
 
Función AÑO(núm_de_serie)
Esta función tiene como parámetro un número de serie y devuelve el año en formato
año entre el rango de 1900-9999.
Ejemplo: =AÑO(38300) devuelve 2004. En vez de un número de serie le podríamos
pasar la referencia de una celda que contenga una fecha: =AÑO(B12) devuelve
también 2004 si en la celda B12 tengo el valor 01/01/2004.
 
Función DIA(núm_de_serie)
Devuelve el día del mes correspondiente al número de serie proporcionado.
Ejemplo: =DIA(38300) devuelve 9.

6.5. FUNCIÓN SI, Y, O, SI ANIDADA

Funciones lógicas:
 
1 Función FALSO()
Devuelve el valor lógico Falso.
Ejemplo: =FALSO() devuelve FALSO
 
2 Función VERDADERO
Devuelve el valor lógico Verdadero.
Ejemplo: =VERDADERO() devuelve VERDADERO
 
3 Función SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Realiza una comprobación y devuelve un valor si la comprobación es verdadera y otro
valor si resulta falsa.
Ejemplo: =SI(5=5;"Es verdad";"NO es verdad") devuelve Es verdad
Ejemplo: =SI(A1>=0;A1;0) la celda que contenga esta fórmula contendrá el valor de la
celda A1 si este es positivo y un cero si este es negativo. Esta función es muy útil para
obtener valores dependiendo de alguna condición.
 
4 Función NO(valor_lógico)
Invierte el valor lógico proporcionado, es decir, si le pasamos FALSO devuelve VERDADERO
y viceversa.
Ejemplo: =NO(FALSO) devuelve VERDADERO
 
5 Función Y(valor_logico1;valor_logico2;...)
 Comprueba si todos los valores son verdaderos, en este caso devuelve VERDADERO. Si no,
devuelve FALSO. Esta función es de gran utilidad para evaluar si se cumplen varias
condiciones a la vez.
Ejemplo: =Y(A1>0;B3=5;C4<0) devuelve VERDADERO si en A1 hay un valor positivo y en B3
un 5 y en C4 un negativo.
 
6 Función O(valor_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si al menos algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO. Si todos
los valores son falsos devuelve FALSO.
Ejemplo: =O(A1>0;B3=5;C4<0) devuelve VERDADERO si en A1 hay un valor positivo o en B3
un 5 o en C4 un negativo.

6.6. BUSCARV, BUSCRAH, INDICE

FUNCIÓN BUSCAR

Para utilizar correctamente BUSCARV, debes saber cómo introducir la función correctamente.
Cada función en Excel tiene una sintaxis determinada de la que no te puedes desviar, ya que de lo
contrario, el comando no te devuelve el resultado correcto o emitirá un mensaje de error.
BUSCARV se compone de la siguiente sintaxis:

=BUSCARV (valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, [ordenado])

Te explicamos cada uno de los parámetros con más detalle:

 valor_buscado (requerido): este parámetro contiene el valor o la cadena que se desea

buscar. Puedes introducir este parámetro directamente en la fórmula, adjuntando las
palabras que deseas buscar entre comillas, o bien especificar una celda que contenga el
contenido.
 matriz_tabla (requerido): en este punto, especifica el rango en el que se encuentran los
datos. En las funciones de Excel, siempre se utilizan dos puntos como signo para
especificar rangos.
 indicador_columnas (requerido): el indicador de columnas especifica la posición de la
columna del valor de retorno dentro de la matriz especificada. Por lo tanto, la columna D no
tiene que tener automáticamente el índice 4. Si inicias el área de datos desde la columna
B, deberás introducir 3 como indicador de columna.
 intervalo_buscar: este valor especifica si deseas que BUSCARV encuentre una
coincidencia exacta o aproximada. VERDADERO da por sentado que la primera columna
está ordenada y busca el valor más próximo. FALSO, al contrario, busca el valor exacto en
la primera columna.

En la práctica, una función BUSCARV se vería de la siguiente manera:

=BUSCARV(105,A2:C7,2,VERDADERO)
o así:

=BUSCARV("López",B2:E7,2,FALSO)

TEMA 7: VALIDACION DE DATOS

La validación de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en las celdas
son los adecuados, pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si nos equivocamos.

Para aplicar una validación a una celda.

- Seleccionamos la celda que queremos validar.

- Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos. Desde ahí podremos
escoger remarcar los errores con círculos o borrar estos círculos de validación. Pero nos
vamos a centrar en la opción Validación de datos....

Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen donde
podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el dato sea correcto.

Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha,
Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo, si elegimos Número entero, Excel sólo
permitirá números enteros en esa celda: si el usuario intenta escribir un número decimal,
aparecerá un mensaje de error.

Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos, donde, por
ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8.

Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario
pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá, Origen:
podremos escribir los distintos valores separados por; (punto y coma) para que aparezcan en
forma de lista.

En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la

celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa
celda.

En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos que se le
muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

ORDENAR DATOS

Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún criterio. Esta
ordenación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por
diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía.

1 Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que queramos
ordenar y, desde la pestaña Datos, usar los botones de la sección Ordenar y filtrar,
para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. También
podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación, aunque en este caso
esta opción es menos rápida. Esto ordenará todo el conjunto de la fila.

Si lo que queremos es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al resto,
deberemos hacer clic sobre el encabezado de la misma. Por ejemplo, sobre el encabezado
A. En ese caso, nos aparecerá una ventana como la siguiente:

Si elegimos Ampliar la selección, ordenará toda la fila.

Si en cambio elegimos Continuar con la selección actual, se ordenará sólo la columna

seleccionada, sin tener en cuenta los datos que se encuentran en la misma fila.

Tras elegir, pulsamos Aceptar y veremos cómo se aplican los cambios.

 Aquí puedes ver un ejemplo de ordenación.

2 El botón Ordenar está más enfocado a ordenar por más de un criterio de ordenación.

Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de diálogo siguiente donde podemos

seleccionar los campos por los que queremos ordenar.

- En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un

encabezado que les da nombre, Excel los mostrará. Si no, mostrará los nombres
de columna (columna A, columna B, ...).
- Deberemos indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según). Se puede
elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto, el fondo o su
icono.
- Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente (A a Z) o descendente (Z a A). O
bien si se trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, miércoles...

Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel, como
se muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por ejemplo por nombre y en
caso de que dos o más registros tengan el mismo nombre, por apellido.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o
disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por
el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.

En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones... que sirve para abrir el cuadro
Opciones de ordenación donde podremos especificar más opciones en el criterio de la
ordenación.

UNIDAD III
 TEMA 7: LOS FILTROS
Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos
criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y
queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.
Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa. ¿Cómo
puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy difícil
de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.

◦ CÓMO CREAR FILTROS EN EXCEL

Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro
del grupo Ordenar y filtrar.
Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los
encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El
comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.

Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cual insertará
los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.
◦ CÓMO USAR LOS FILTROS EN EXCEL

Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro
correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior,
mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la izquierda de cada uno.
Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos valores que
deseamos visualizar en pantalla. También podemos utilizar la opción (Seleccionar todo) para
marcar o desmarcar todos los elementos de la lista. En la imagen anterior he elegido el nombre
Hugo de manera que el filtro mostrará solamente las filas con dicho nombre.

Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de filtrado
establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para indicarnos
que hemos aplicado un filtro. Además, los números de fila de Excel se muestran en un color
diferente indicándonos que existen filas ocultas.

◦ FILTRAR POR VARIAS COLUMNAS

Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos filtrar por varias
columnas. En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes a Hugo, pero si además necesito
saber las que pertenecen a la región Norte y Sur, entonces debo seleccionar dichas opciones
dentro del filtro de la columna Región:
Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos criterios. Observa
que ambas columnas habrán cambiado sus iconos para indicarnos que se ha aplicado un filtro en
cada una de ellas.

◦ CÓMO QUITAR UN FILTRO EN EXCEL

Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y seleccionar
la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el nombre de la columna que hemos
elegido. Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a
varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola acción, entonces debemos pulsar el
comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.

◦ FILTRAR EN EXCEL BUSCANDO VALORES

Ya hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores únicos de la cual podemos
seleccionar uno o varios de ellos y justo por arriba de dicha lista de valores se muestra un cuadro
de texto que nos permite hacer una búsqueda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he colocado la
palabra “este” en el cuadro de búsqueda y como resultado se ha modificado la lista de valores
mostrando solo aquellos donde se ha encontrado dicha palabra:
Cuando tenemos una lista muy grande de valores únicos y no podemos identificar fácilmente
aquellos que deseamos seleccionar, podemos utilizar el cuadro de búsqueda para encontrar los
valores que necesitamos. También es posible utilizar caracteres comodines como el asterisco (*) o
el símbolo de interrogación (?) tal como si hiciéramos una búsqueda aproximada en Excel de
manera que podamos ampliar los resultados de búsqueda.
◦ FILTROS DE TEXTO EN EXCEL

Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en una columna se detecta
el tipo de dato texto, se mostrará una opción de menú llamada Filtros de texto como la siguiente:

Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá
configurar cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la opción  Comienza por se
mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza por”, entonces Excel
mostrará solamente los elementos de la columna Vendedor que comiencen por la letra “a”.

◦ FILTROS DE NÚMERO EN EXCEL

De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores numéricos, nos permitirá
utilizar filtros específicos para dicho tipo de dato tal como lo puedes observar en la siguiente
imagen:

A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitirá utilizar los Filtros de número para mostrar
valores que sean mayores o iguales que otro o simplemente aquellos que son superiores al
promedio.

◦ FILTROS DE FECHA EN EXCEL

Las fechas son el tipo de dato que más opciones de filtrado nos proporcionan, tal como lo muestra
la siguiente imagen:
 ◦ FILTRAR POR COLOR EN EXCEL

No podíamos pasar por alto y dejar de hablar de la opción de Filtrar por color que nos ofrece Excel.
Para que esta opción se habilite es necesario que las celdas tengan aplicado un color de relleno ya
sea por una regla de formato condicional o modificando directamente el color de relleno con las
herramientas de formato. En nuestro ejemplo he aplicado una regla de formato condicional para
aquellas celdas que tengan un valor superior a $850 en la columna Total.
Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la columna Total se
mostrará habilitada la opción Filtrar por color y dentro de ella podré elegir alguno de los colores
presentes en la columna.

TEMA 8:TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

8.1. QUÉ ES UNA TABLA DINÁMICA DE EXCEL?

Para saber lo que es una tabla dinámica en excel, lo primero que hay que tener preparado en
Excel será nuestra tabla de datos. Siempre habremos de partir de una tabla de datos donde la
información se organiza por filas y las columnas son los diferentes atributos o características
de nuestra información para trabajar con las tablas dinámicas.
En la siguiente imagen se puede ver la tabla de datos que usaremos en el modelo:
En la imagen vemos una serie de datos de ventas de comerciales en diferentes meses y de
diferentes productos.

Si quisiéramos saber cómo organizar esta información por vendedor y producto podríamos hacer
una serie de filtros, o cálculos con SUMAR.SI.CONJUNTO. Pero es mucho más rápido y fácil
(cuando la información es masiva y hay muchos condicionantes) crear una tabla dinámica.
En el siguiente punto, encontrarás toda la información sobre cómo hacer tablas dinámicas.

8.2. CÓMO CREAR UNA TABLA DINÁMICA EN EXCEL

Para crear las tablas dinámicas en excel 2016 tienes que seguir los siguientes pasos:

Primero, en Excel hay que seleccionar toda la información de nuestros datos. Para
ello recomiendo convertir nuestro rango donde encontramos nuestra información a una
tabla de datos. ¿Cómo? Muy sencillo. Selecciona el rango y ve a Ventana Insertar >> Grupo
Tablas >> Tabla
Una vez que hemos hecho esto la información de nuestra tabla quedará de la siguiente manera:
Esto nos permitirá, que al hacer crecer la información de nuestra tabla en número de filas, al
refrescar las tablas dinámicas, todo el rango sea cogido por la tabla dinámica en cuestión.

Pero ahora sí, para crear una tabla dinámica en excel seleccionamos nuestra recién creada tabla
y hacemos: Ventana Insertar >> Grupo Tablas >> Tabla Dinámica
Al hacer click en tabla dinámica aparecerá una ventana como la siguiente:

En esta pestaña vemos que el rango/tabla que ha seleccionado. En la siguiente parte nos permitirá
elegir donde situaremos nuestra tabla dinámica. En este caso vamos a permitir que cree una hoja
nueva y nos coloque la tabla dinámica ahí. Haciendo click en OK lo que veremos será lo siguiente:
una nueva hoja con el espacio creado para una tabla dinámica genérica y a la derecha un display
para ordenar la información de nuestra tabla dinámica.
 8.3. ORGANIZAR UNA TABLA DINÁMICA EN EXCEL
En la parte de la derecha vemos que en el recuadro superior se han almacenado todos los títulos
de columna de nuestra tabla. Eligiendo el que queramos podremos arrastrarlo a una de las cajitas
de abajo.

8.3.1. EN LA TABLA DINÁMICA EXCEL, ¿QUÉ SON LAS CAJITAS DE ABAJO?

 Filtros de reporte: nos permitirá filtrar la tabla entera seleccionando uno o varios
elementos de la lista del filtro que hayamos aplicado.
 Columnas: nos permitirá organizar nuestra información por columnas (podremos
seleccionar uno o varios elementos de la colección)
 Filas: nos permite organizar nuestra información por filas (podremos seleccionar uno o
varios elementos de la colección)
 Valores: serán los valores de cálculo. Podremos visualizar los valores como suma,
máximo, media, contar valores…
En la siguiente imagen vemos los filtros que hemos aplicado nosotros:

Hemos colocado nuestras columnas para conseguir el siguiente efecto:

  Valores: Suma de las ventas (precio) conseguido según los filtros seleccionados.
 Filtro de reporte: Mes. De esta manera podremos seleccionar el mes del que queremos
conocer los datos de ventas.
 Etiquetas de filas:  hemos puesto las etiquetas de los vendedores para poder ver lo que
han vendido en el mes seleccionado.
 Etiquetas de columnas: veremos los productos. De esta manera se desglosará para cada
vendedor los productos que ha vendido y la suma de su precio.
Esto, explicado así, es un poco abstracto, lo mejor será ver cómo queda la tabla dinámica Excel
una vez que hemos hecho las diferentes selecciones:

En  la imagen anterior vemos como la información de ventas queda organizada para el mes de
Enero según los vendedores y los diferentes productos. Además de esto, veremos las columnas de
totales de ventas por productos y por vendedores (fila inferior y columna derecha respectivamente).

Como puedes ver, crear tablas dinámicas en Excel es mucho más sencillo de lo que habías
pensado nunca y en cuanto le cojas el truco podrás ir a toda velocidad sacando interesantes
conclusiones de tus análisis.

Por último, ¿cómo cambio el tipo de valores mostrados? ¿y si me viniera mejor ver cómo se
reparten porcentualmente las ventas? Pues es muy sencillo, tan sólo tendremos que seguir los
siguientes pasos:
 Hacemos clic sobre la flechita negra en el organizador de tablas dinámicas sobre los
valores que queremos cambiar (en nuestro ejemplo el valor suma de precio).
 Elegimos la opción de «Configuración de campo de valor».
 Elegimos la pestaña de «Mostrar valores como».
 Del desplegable de «Mostrar valores como» elegimos «% de Gran Total».
De esta manera el resultado obtenido será:
 8.4. DESCARGAS Y RECURSOS
En el siguiente enlace puedes descargar este mismo ejercicio para que puedas comprobar y
retocar todo lo que necesites para aprender a usar esta potentísima herramienta:

[sociallocker]

Ejemplos de tablas dinámicas

[/sociallocker]

En la ventana Campos de tabla dinámica diseñamos su estructura de filas (y su orden), columnas,

filtros y la forma de presentar los datos. Sigamos con el ejemplo del tutorial de tablas dinámicas.

8.5. CONTINUACIÓN DEL TUTORIAL DE TABLAS DINÁMICAS

Como ya vimos en el tutorial de tablas dinámicas en excel, la lista de todos los campos disponibles
se encuentra en el cuadro superior de la ventana. Esos campos son los nombres de columna de
los datos que estoy manejando y, por ese motivo, Excel nos dará un error si intentamos insertar
una tabla dinámica utilizando como fuente un rango al que falte un nombre de columna . Esto
suele pasar cuando utilizas un rango con muchas columnas, alguna se nos pasa. Puedes  comprar
Microsoft 365 aquí.
Da nombres descriptivos a las columnas. Si usas nombres del tipo Campo1, Campo2,…
imagínate cuando quieras estructurar el informe. No serán nombres largos pero sí lo
suficientemente descriptivos para que sepas su contenido.
Bien. Dejamos nuestra tabla dinámica con la siguiente estructura y diseño:
Este informe es el diseño por defecto que Excel nos presenta: algo difícil de leer porque los
números no tienen formato, no podemos seguir las líneas fácilmente, cada columna tiene el ancho
por defecto. Lo iremos modificaremos paso a paso, algunas cosas hoy otras en posteriores
artículos.

Al crear el informe, tendremos acceso a dos nuevas pestañas en la cinta de opciones. Son
las herramientas de tablas dinámicas:
Una se llama Analizar…

… la otra Diseño

Por supuesto, como en otras ocasiones, sólo tendremos acceso a ellas si la celda en la que
nos encontramos se sitúa en el informe. Desde estas dos pestañas podremos hacer todos los
cambios que necesitemos a nuestro informe, actualizarlo si hemos añadido o cambiado alguna
información.
Volviendo a nuestra Ventana Campos de tabla dinámica, en concreto a la zona de áreas en las que
hemos situado algunos campos. Observa la flecha a la derecha del nombre de columna, si haces
clic en ella tendrás acceso a un menú contextual desde el que podrás realizar distintas acciones.
Como siempre, algunas de las opciones estarán accesibles y otras no, dependiendo del tipo de
dato y del área en la que se encuentre.

Entra en Configuración de campo. Esta opción del menú te da acceso a una ventana con dos
pestañas.
Por ejemplo, si el campo en el que trabajas está en el área Filas, podrás indicar a Excel que no
quieres un subtotal para este campo o que el subtotal será uno concreto. También le podrás indicar
que quieres personalizar el nombre de la columna, elementos sin datos y que repita etiquetas de
elementos.

8.6. CONFIGURACIÓN DE CAMPO DE VALOR

Ahora ve al área Valores, haz clic en la flecha a la derecha del campo Suma de Precio y
elige Configuración de campo de valor.

Y sí, como era de esperar la ventana es un poco distinta y las pestañas tienen otro nombre y
realizan otras tareas. Es una ventana pensada para trabajar con datos. Primeramente, aquí
podremos formatear cada uno de los campos de datos que tengamos (ver botón de comando
Formato de número) e incluso cambiar el nombre de la columna a otro más descriptivo. También
podremos mostrar los valores como porcentaje de diferentes maneras.

En este caso, lo que voy a hacer es dar formato de número con dos decimales a mi campo. Mi
informe tendrá el siguiente aspecto:
 8.7. ¿QUÉ HACEMOS CON EL CAMPO MES?
No, no me he olvidado del campo Mes. Podemos hacer varias cosas:

 No hacer nada. Porque no es necesario poner todos los campos de los que dispongo.
 Añadir un segmentador de datos (el famoso slicer) a mi tabla dinámica. Esto ya lo
conocemos pero será buena idea un pequeño recordatorio en este enlace.
 Poner un filtro de informe.
 Incluirlo como un campo de fila.
 Incluirlo como un campo de columna.
8.7.1. PONER UN FILTRO DE INFORME.
Lo único que tendremos que hacer es arrastrar el campo Mes al área Filtro para obtener un informe
como el siguiente:

Como veis, parece que la única diferencia con respecto al informe anterior es que ahora tenemos
una fila adicional más arriba, en la que aparece Mes y, a la derecha (Todas). La potencia de este
filtro es que si hacemos clic sobre el cuadro de fecha a la derecha tenemos una lista en la que
podemos seleccionar un mes o varios. Si seleccionamos el botón Seleccionar varios elementos y
elegimos febrero y marzo, nos quedará un informe como el siguiente:

8.7.2. INCLUIRLO COMO UN CAMPO DE FILA

Al arrastrar el campo Mes al área Filas el informe quedará como esto:
El orden es importante. Al estructurar el informe como lo hemos hecho, tenemos una vista de lo
que ha vendido cada Vendedor por Mes y por Producto. ¿Qué pasa si cambiamos el orden y
ponemos el campo Mes encima del campo Vendedor? Este es el resultado:

Que son las ventas de cada Mes por Vendedor y por Producto. ¿Cuál es el mejor informe?
Obviamente dependerá de lo que queramos ver en cada momento. Lo más interesante es que los
cambios los podemos hacer con muy pocos clics.

8.7.3. INCLUIRLO COMO UN CAMPO DE COLUMNA

Arrastramos nuestro campo Mes al área Columnas, debajo de Producto y tendremos un informe
como el que sigue:
Claro que el informe sigue a la derecha hasta tener todas las columnas de cada producto con sus
correspondientes de ventas por Mes pero a efectos didácticos esto es suficiente para ver de qué
estamos hablando.

Si quieres ejercitarte con la tabla que estamos trabajando este es el enlace. No estaría de más
gastar algo de tiempo en hacer cambios de un área a otra, probar formatos de número, etc.
Con este tutorial de tablas dinámicas, tienes todo lo necesario para hacer tablas dinámicas en
excel con relativa facilidad.

TEMA 9: MACROS

Los Macros de Excel son una especie de automatismos capaces de ejecutar un conjunto
personalizado de acciones. Así, con sólo pulsar el atajo de teclado que hayas configurado para
ejecutar el macro creado, Excel se encargará de ir haciendo una por una todas las acciones que
hayas configurado previamente.

El objetivo de los macros es el de facilitarte las tareas de Excel que realizas de forma reiterada.
Imagínate que por tu trabajo o las tareas que sueles realizar con el programa, cada dos por tres
tienes que estar haciendo de forma mecánica un conjunto de acciones que te lleva bastantes clicks
y vueltas a la aplicación.

9.1. CÓMO CREAR MACROS EN EXCEL

Para crear un Macro, primero vas a tener que abrir Excel. una vez estés dentro, en la barra de
menú superior tienes que pulsar sobre la sección de Vista. Te aparecerá a la derecha del todo
de la barra de menú, justo antes de la ayuda.

Una vez estés dentro de la sección de Vista, a la derecha del todo de la cinta de opciones tienes el
botón de Macros. Si pulsas en la parte superior del botón se abrirá una ventana de macros, pero lo
que tienes que hacer para crear uno rápidamente es clickar sobre la parte inferior del botón donde
está la flecha, y pulsar sobre la opción Grabar macro que aparecerá en el pequeño menú
desplegable.

Antes de empezar a grabar el macro, primero tendrás que ponerle un nombre y asignarle un

acceso directo. Excel te permite crear libros, como colecciones de macros, o sea que también
podrás seleccionar un libro de macros y añadir una descripción. Cuando lo tengas, pulsa en el
botón de Aceptar para empezar a grabar el macro.

Cuando pulses en Aceptar en la ventana anterior, volverás a Excel. La aplicación estará ya

grabando el macro, o sea que tienes que ir pulsando en las opciones o teclas que quieras
registrar y que luego se vuelvan a repetir en el mismo orden cuando lances el macro.

Una vez hayas terminado, vuelve a la sección de Vista y pulsa en la parte inferior de la ventana
de Macros. En el pequeño menú desplegable, ahora tienes que pulsar en el botón de Detener
grabación que aparecerá donde antes estaba la opción de iniciarla.
Y ya está, ya habrás creado tu macro. Ahora, cada vez que pulses en el atajo de teclado que
configurases se volverán a repetir los pasos que hayas dado durante la grabación. Además, si
en la sección de Vista pulsas directamente en el botón de Macro, irás al menú donde puedes ver
todos los libros de marcos y donde vas a poder ejecutar, revisar y modificar los macros que hayas
creado.

UNIDAD IV

PRESENTACIONES EN POWER POINT.

CREACIÓN Y DISEÑO DE DIAPOSITIVAS

9.2. La diapositiva

Una presentación consiste en un conjunto de diapositivas ordenadas. En los siguientes apartados

conoceremos cómo trabajar con las diapositivas.

Creación de una diapositiva

Para crear una diapositiva nueva hay que ir al menú Insertar y seleccionar la opción Nueva
Diapositiva, o hacerlo a través del botón que a tal efecto aparece en la barra de estado. Tras
insertar una nueva diapositiva, se debe seleccionar en el Panel de tareas comunes el diseño que
más se ajuste al tipo de diapositiva con la que se va a trabajar.

Menú en el Clasificador de Diapositivas

Eliminación de una diapositiva
Para borrar una diapositiva se utilizará la opción Eliminar Diapositiva que está en el menú Edición.
Otras opciones consisten en seleccionar la diapositiva en el Clasificador de diapositivas, pulsar el
botón derecho del ratón y elegir la opción Eliminar Diapositiva o, simplemente, pulsar la tecla de
Supr tras la selección de la diapositiva.

9.2.1. 3.1.4. Formato de la diapositiva

Antes de comenzar a trabajar, hay que tener en cuenta cuál va a ser el destino que se va a dar a
las diapositivas que se creen: si se van a filmar convirtiéndolas en diapositivas físicas, se les ha de
dar unas dimensiones, mientras que si el objetivo es una presentación en pantalla, éstas serán
otras. Para definir las dimensiones de las diapositivas se irá al menú Archivo|Configurar página

- Tamaño de diapositivas para: determina el tamaño. Si se van a filmar las diapositivas

seleccionará un tamaño de 35 mm. Si van a crear transparencias elegirá un tamaño A4 o
 carta. Por último, si se va a hacer una presentación en pantalla habrá que elegir la opción
Presentación en pantalla.
- Numerar las diapositivas desde: Indica desde qué número se quiere numerar las
presentaciones.
- Orientación: Indica la orientación, horizontal o vertical, de las diapositivas.

PLANTILLAS DE DISEÑO

Plantillas de diseño

Una forma rápida de dar un aspecto profesional a una transparencia es utilizar las plantillas de
diseño. Las plantillas de diseño tienen definido el fondo, el formato del texto y una determinada
combinación de colores.

Para acceder a las plantillas de diseño, seleccionamos Formato|Estilo de la diapositiva en el menú

superior o pulsamos sobre la opción de Estilo de la diapositiva – Plantillas de diseño situada en el
menú del panel de tareas comunes.

En el panel de tareas comunes aparecerá el conjunto de plantillas de diseño de PowerPoint.

Existen numerosas plantillas de diseño con distintas

combinaciones de colores, motivos, tipos de letra, disposición
de texto, etc. También existe la plantilla de la diapositiva en
blanco.

La plantilla de diseño a utilizar dependerá del objetivo de

nuestra presentación.

Si la presentación va a ser por medio de transparencias

impresas, entonces es recomendable utilizar una plantilla con
fondo blanco ya que las plantillas con fondos de colores
presentan los siguientes problemas:

- Si nuestra impresora es de inyección de tinta, se

gastará demasiada tinta en la impresión
- Si nuestra impresora es láser a color, los colores se
imprimirán opacos por lo que no se apreciarán al situar
la transparencia sobre el proyector, esto es, la
transparencia se verá toda negra.
A la hora de imprimir las diapositivas en papel también es
recomendable que el fondo sea blanco para evitar un gasto
innecesario de tinta.

Para aplicar una de las plantillas de diseño a nuestra

presentación basta con pulsar sobre ella con el botón izquierdo
del ratón. Por defecto, la plantilla se aplicará a toda la
presentación.

Si por el contrario deseamos aplicar la plantilla a un

subconjunto de diapositivas de la presentación, entonces
debemos situarnos sobre la plantilla seleccionada y pulsar el
botón derecho del ratón.
Aparecerá un menú con las siguientes opciones:

- Aplicar a todas las diapositivas.

- Aplicar a las diapositivas seleccionadas.
De esta forma podremos aplicar varias plantillas de diseño a una misma presentación, por ejemplo.

FONDOS DE DIAPOSITIVAS

Combinación de colores

Además de la plantilla, PowerPoint permite seleccionar la combinación de colores presente en la

misma.

Para ello, debemos seleccionar Estilo de la diapositiva –

Combinaciones de colores en el menú del panel de tareas
comunes.

Aparecerá en el panel de tareas comunes un conjunto de

combinaciones de colores aplicables a la plantilla actual. Si
pulsamos sobre uno de ellos con el botón izquierdo del ratón,
dicha combinación de colores se aplicará por defecto a toda la
presentación.

Si, por el contrario, deseamos aplicar la combinación de colores

sólo a un subconjunto de diapositivas de nuestra presentación,
deberemos pulsar sobre la plantilla seleccionada con el botón
derecho del ratón. Aparecerá un menú con las siguientes
opciones:

- Aplicar a todas las diapositivas

- Aplicar a las diapositivas seleccionadas

El resultado de aplicar una nueva combinación de colores al

ejemplo anterior es el siguiente:
Además, es posible crear nuestras propias combinaciones de colores si seleccionamos Editar
combinaciones de colores… Esta opción aparece en el fondo del panel de tareas comunes bajo la
opción de Combinaciones de colores. Si seleccionamos esta opción aparecerá una ventana donde
podremos seleccionar colores y guardar nuestra propia combinación.

Las combinaciones de colores no sólo afectan al fondo de la diapositiva y al color del texto sino
también a los gráficos o dibujos que podamos crear.

La utilización de una buena combinación de colores es clave a la hora de realizar una buena
presentación. Si no somos unos expertos en el manejo del color es preferible utilizar los colores por
defecto.

INSERTAR TEXTO. FORMATO. COPIAR TEXTOS Y TABLAS DE WORD

Insertar un cuadro de texto

Para añadir texto utilizamos el menú Insertar que se encuentra en la barra superior y
seleccionamos en el menú Cuadro de Texto. También podemos pulsar el botón
correspondiente al Cuadro de texto situado en la Barra de herramientas de dibujo.

Situamos el puntero del ratón en el punto donde queremos comenzar el texto y pulsamos el botón
izquierdo del ratón, entrando así en modo edición 1.

Ahora sólo tenemos que introducir el texto deseado.

1
Un cuadro de texto está en modo edición cuando sus bordes son rayados.
Eliminar un cuadro de texto

Para eliminar un cuadro de texto, situamos el ratón sobre el borde del cuadro y hacemos clic en él
para seleccionar el cuadro2. Una vez que el cuadro está seleccionado, pulsamos la tecla Supr o
vamos al menú Edición y seleccionamos Borrar.

Cualquier otro elemento de una diapositiva se elimina de forma análoga:

1. Se selecciona el elemento haciendo clic sobre él con el puntero.

2. Se pulsa la tecla Supr o se accede a Edición|Borrar.

Copiar un cuadro de texto

Para copiar un cuadro de texto, al igual que cualquier otro elemento que se inserte en una
diapositiva, se deben seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el elemento haciendo clic sobre él con el puntero.

1. Copiar el elemento.
2. Pegar el elemento en una nueva ubicación.
Las acciones Copiar y Pegar se encuentran en:

- El menú Edición de la barra superior

- La Barra de herramientas estándar.
- El Menú del elemento, que aparece al estar el elemento seleccionado y pulsar el botón
derecho del ratón.

Menú del elemento

2
Un cuadro de texto está en modo selección si sus bordes son punteados.
Rotar un cuadro de texto

Para rotar un cuadro de texto, al igual que cualquier otro elemento en una diapositiva, es
necesario realizar las siguientes acciones:

1. Seleccionar el elemento a rotar

2. Pulsar con el botón izquierdo del ratón sobre el punto verde situado encima del elemento
3. Manteniendo el botón izquierdo pulsado, mover el ratón hasta alcanzar el ángulo de giro
deseado.

Mover un cuadro de texto

Frecuentemente para construir la composición de una diapositiva deseamos mover los elementos
que hemos insertado.

Para mover un cuadro de texto:

1. Situamos el cursor sobre el borde del cuadro de texto

2. Cuando aparezca la crucecita pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado
nos movemos a la nueva posición.

Modificar el tamaño de un cuadro de texto

Para modificar el tamaño de un cuadro de texto debemos pulsar con el botón izquierdo del ratón
uno de los cuadraditos que aparecen en el borde del cuadro de texto y, manteniendo el ratón
pulsado, estirar o encoger el cuadro.

Formato

Manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón nos desplazamos por el texto para
seleccionarlo.

En el menú Formato|Fuente de la barra superior podemos seleccionar el tipo de letra, el tamaño

y los efectos de la fuente.

Aparece un cuadro en el que podemos seleccionar:

- El tipo de letra o fuente

- El tipo de letra (normal, negrita, cursiva, …)
- El tamaño de letra
- El efecto (subrayado, sombra, relieve, …)
- El color
 

El resultado de aplicar el formato especificado en el cuadro anterior sobre el texto de ejemplo es

el siguiente:

Normalmente se define el formato del texto antes de empezar a escribir, es decir, tras
insertar un cuadro de texto se define el formato.

El formato del texto está también accesible de forma sencilla desde la Barra de formato

Alineación del texto

Para alinear el texto podemos hacerlo desde Formato|Alineación en el menú superior. En el

submenú de alineación podremos elegir entre alinear a la izquierda, alinear a la derecha, centrar o
justificar el texto.
El mismo resultado se puede obtener desde la barra de formato

Esquemas con números o puntos

Una vez que hemos insertado un cuadro de texto en transparencia es fácil y suele ser útil utilizar
un esquema numérico o de puntos para ordenar los conceptos que se van a exponer en la
presentación.

Tras insertar el cuadro de texto y situarnos dentro del cuadro de texto, pulsamos en la barra de
formato Numeración.

Aparecerá un "1" para el primer elemento que vayamos a escribir. Tras cada Enter, aparecerá el
siguiente número de la numeración.

El esquema también puede estar formado por puntos. Para ello debemos utilizar el comando
Viñetas.
También se puede seleccionar numeración o viñetas en Formato|Numeración y
viñetas. De esta forma, aparecerá un menú donde podremos escoger entre diversos
estilos de numeración y viñetas.

9.2.2. . Tablas

El añadir una tabla a nuestra diapositiva es realmente sencillo. Para insertar una tabla
seleccionamos Insertar|Tabla en el menú superior.
Tenemos que seleccionar el número de columnas y filas que deseamos. Por ejemplo, queremos
crear una tabla con dos columnas y dos filas:

Como resultado obtenemos una tabla de 2x2 como la siguiente:

Si nos situamos sobre la tabla y pulsamos el botón derecho del ratón accedemos a un cuadro que
nos permite efectuar de modo sencillo cambios en la tabla. Por ejemplo insertar una fila o eliminar
una fila.
Igualmente podemos combinar varias celdas en una:
o Marcamos las celdas moviendo el cursor sobre las  mismas. 
o Y pulsando el botón derecho del ratón seleccionamos Combinar celdas.
Para darle color al fondo situamos el cursor en la celda que queremos cambiar y pulsando
el botón derecho seleccionamos Bordes y relleno. El menú de colores es igual al explicado
en los dibujos.
Para escribir en una celda simplemente, seleccionamos la celda en cuestión y
escribimos. La aplicación de formato y color al texto es similar al explicado para el caso de
los cuadros de texto.

INSERCIÓN DE IMÁGENES.

9.2.3. Dibujos

La barra de herramientas de dibujo permite dibujar e insertar figuras geométricas. Es

especialmente útil para todo tipo de gráficos, esquemas y organigramas

Normalmente puede ver la barra de Dibujo en la parte inferior de la pantalla. Si no

aparece simplemente seleccione en el menú superior Ver|Barra de herramientas|Dibujo.
Insertar Autoforma
Las Autoformas incluyen varias categorías de formas: líneas, conectores, formas básicas,
elementos de diagramas de flujo, cintas y estrellas, así como llamadas. Si pulsamos en el
botón se despliega el siguiente menú con los tipos de formas disponibles:
Si queremos insertar, por ejemplo, un rectángulo, debemos situarnos sobre Formas
Básicas y, una vez aparezca este menú, debemos seleccionar la forma correspondiente a
un rectángulo:

A continuación debemos pulsar en la diapositiva y aparecerá un rectángulo en ella.

Podemos aumentar o disminuir el cuadro simplemente pinchando en los cuadraditos

situados en los bordes y desplazando el ratón sin dejar de pulsar el botón izquierdo del
ratón. Cuando tenga el tamaño deseado soltamos el botón.
El procedimiento para insertar cualquier otro dibujo es igual. Simplemente debemos pulsar
en la forma deseada en el menú de Autoformas y después pinchar en la diapositiva. Por
ejemplo, si queremos insertar una flecha, en primer lugar, seleccionamos el tipo de flecha
deseada en el menú

Y después, pulsamos en la diapositiva.

Además, directamente, desde la barra de herramientas de dibujo se pueden insertar

líneas, flechas, rectángulos y círculos:

Podemos establecer el tamaño de las figuras a la hora de crearlas marcando con el botón
izquierdo del ratón donde queremos que comience y moviéndonos sin dejar de pulsar el
botón izquierdo del ratón hasta donde queremos que llegue.
Insertar texto en una figura
Para agregar texto a una figura debemos situarnos encima de la figura y pulsar el botón
derecho del ratón. Aparecerá el siguiente menú, donde debemos seleccionar la opción
Agregar texto:

Ahora ya podemos escribir dentro de la figura:

Colores
En la barra de dibujo podemos cambiar el color de relleno de la figura, el color del borde
de la figura y el color del texto.

Color de relleno Color de borde Color de texto

Al pulsar en uno de estos botones aparecerá un menú como el mostrado en la figura
anterior. En el podemos eliminar el color, seleccionar un color de los existentes, elegir un
color de relleno personalizado o crear efectos de relleno como degradados, tramas, etc.
Si pulsamos Más colores aparecerá un menú con la gama de colores estándar. Para
utilizar uno de estos colores debemos seleccionarlo con el botón izquierdo del ratón y
pulsar en el botón Aceptar.

Además, podemos elaborar nuestro propio color si pulsamos la opción Personalizado en el

cuadro del menú anterior (la segunda solapa). Existe una gran variedad de colores que
podemos seleccionar con el botón izquierdo del ratón. Para ajustar el color, nos movemos
arriba o abajo en la escala de la derecha manteniendo pulsado el botón izquierdo del
ratón.
Los colores que se van utilizando se archivan para poder trabajar con ellos
posteriormente.

Las figuras y el texto se dibujarán con los colores por defecto (color Automático en los
menús). Para cambiar el color de una figura, un borde o un texto seguimos los siguientes
pasos:
- Seleccionar la figura o el texto
- Seleccionar el color. Si el color se encuentra debajo del botón de selección de
color basta con pulsar este botón.
Insertar WordArt 
Otra opción de la Barra de Dibujo es insertar titulares con WordArt. Para ello seleccionamos
WordArt en la barra de Dibujo.

Aparecen gran variedad de estilos. Seleccionamos uno y pulsamos Aceptar. Aparecerá un

cuadro con un texto de Escriba su texto aquí. Sustituimos este texto por el que nosotros
queramos y pulsamos de nuevo en Aceptar.
Nuestro WordArt aparecerá en la diapositiva

Agrupar elementos
Podemos agrupar varios elementos en un único elemento para tratarlo como una sola
figura. Esto es útil en algunas situaciones como por ejemplo, cuando queremos mover
varios elementos manteniendo las relaciones entre ellos. Para agrupar varios elementos
se realizan los siguientes pasos:
1. Seleccionar los elementos a agrupar. Existen dos opciones
o Mantener pulsado la tecla ctrl. y pulsar con el botón izquierdo del ratón
cada uno de los elementos del grupo
o Pulsar con el botón izquierdo del ratón en un punto de la diapositiva y
mover el ratón manteniendo pulsado el botón izquierdo hasta describir un
rectángulo lo suficientemente grande para abarcar el conjunto de
elementos que queremos agrupar.
2. Pulsar el botón derecho del ratón sobre los elementos seleccionados y pulsar
Agrupar|Agrupar.
Para desagrupar, seleccionamos el grupo, pulsamos el botón derecho del ratón y
seleccionamos Agrupar|Desagrupar.

Ordenar elementos
Para que un elemento aparezca por delante o detrás de otro u otros elementos seguimos
los siguientes pasos:
1. Seleccionar el elemento a ordenar
2. Pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción correspondiente en el
menú Ordenar (Traer al frente, Enviar al fondo, Traer adelante, Enviar atrás ).

Alinear elementos
Para alinear figuras horizontal o verticalmente seguimos los pasos enumerados a
continuación:
1. Seleccionamos los elementos a alinear
2. Pulsamos el botón Dibujo, situado en la barra de dibujo inferior y accedemos a la
opción Dibujo|Alinear o distribuir. Aparecerá un menú con varios tipos posibles de
alineación donde deberemos seleccionar la más adecuada.

Borrar/Mover/Copiar/Rotar dibujo
Estas acciones se realizan de la misma forma que en el caso de los cuadros de texto, es
decir, se selecciona la forma y se realiza la acción adecuada, eligiendo una opción en el
menú correspondiente, pulsando una tecla o ejecutando algún movimiento con el ratón.

. Imágenes

En PowerPoint se distinguen dos tipos de imágenes:

- Imágenes Prediseñadas: son imágenes almacenadas en la Galería de imágenes
del propio programa.
- Imágenes de Archivo: son nuestras propias imágenes, almacenadas en nuestras
carpetas.
Ambos tipos de imágenes pueden ser insertadas desde el menú de la barra superior
accediendo a Insertar|Imagen|Imágenes Prediseñadas ó Insertar|Imagen|Desde Archivo.
También podemos hacer lo mismo desde la barra de herramientas de dibujo.

Insertar Imagen Prediseñada

Si seleccionamos insertar una imagen prediseñada, aparecerá en el panel de tareas
comunes un formulario de búsqueda como el siguiente. Este formulario nos permitirá
encontrar más fácilmente la imagen prediseñada que buscamos.

Por ejemplo, si deseamos encontrar imágenes sobre coches, introduciremos en el campo

de texto la palabra “coche” y pulsaremos el botón buscar.
Las imágenes relacionadas con la palabra introducida se mostrarán también en el panel de tareas
comunes.Siguiendo con el ejemplo anterior, tras introducir la palabra “coche” se han obtenido los
resultados que se muestran a la izquierda.

Para insertar alguna de estas imágenes en la diapositiva actual existen varias opciones:

Insertar imágenes desde archivo

Al seleccionar esta opción, se abre una ventana en la que se permite navegar por las carpetas de
Windows. En esta ventana sólo se muestran los archivos de tipo imagen presentes en la carpeta en
la que nos encontramos.

Una vez encontremos la imagen que queremos insertar en nuestra presentación, la seleccionamos
haciendo clic sobre ella y pulsando el botón Aceptar en la ventana.

Borrar/Mover/Copiar/Rotar imágenes

Estas acciones se realizan de la misma forma que en el caso de los cuadros de texto, es decir, se
selecciona la forma y se realiza la acción adecuada, eligiendo una opción en el menú
correspondiente, pulsando una tecla o ejecutando algún movimiento con el ratón.

Agrupar/Alinear/Ordenar imágenes

Se siguen los pasos explicados en el caso de los dibujos.

9.2.4. 3.2.4. Multimedia

PowerPoint permite insertar en las diapositivas clips multimedia tanto de audio como de video.
Los clips serán reproducidos en la presentación si Windows dispone de los decodificadores
correspondientes.

Al igual que en el caso de las imágenes, los clips multimedia podrán ser insertados desde la Galería
multimedia o desde archivo. Para insertar un clip multimedia debemos seleccionar Insertar|
Películas y sonidos y después debemos elegir la opción correspondiente al tipo de clip que
deseamos insertar: Película de la galería multimedia, Película de archivo, Sonido de la galería
multimedia o Sonido de archivo. El proceso a seguir es el mismo que en el caso de la inserción de
imágenes.
Al insertar una película o un sonido aparecerá una ventana preguntándonos si queremos que el clip
multimedia dé comienzo cuando entremos en la diapositiva durante la presentación. En caso
contrario, el clip multimedia se reproducirá cuando hagamos un clic sobre el con el botón izquierdo
del ratón durante la presentación.

Borrar/Mover/Copiar/Rotar clips multimedia

Estas acciones se realizan de la forma que se ha explicado para los cuadros de texto.

Agrupar/Alinear/Ordenar imágenes

Se siguen los pasos explicados en el caso de los dibujos.

PRESENTACIONES MULTIMEDIA (AUDIO, VIDEO Y OTRAS OPCIONES

MULTIMEDIA).
En Configuración > Diapositivas de página com… puede seleccionar diferentes tipos de
impresión, como varias diapositivas por hoja o que la impresión incluya las notas. También es
posible la impresión en modo Esquema.

Insertar audio a una presentación

1. Seleccione Insertar > Audio.

2. Seleccione cómo quiere agregar audio:

o Audio en Mi PC: inserte un archivo de audio desde el equipo.

o Grabar audio: grabe audio con un micrófono conectado al equipo.

  Agregar una grabación de audio
1. Seleccione Grabar audio.

2. Escriba un nombre para el archivo de audio, seleccione Grabar y, después, hable.

3. Para revisar la grabación, seleccione Detener y, después, Reproducir.

4. Seleccione Grabar para repetir la grabación o haga clic en Aceptar si está

conforme.

5. Para mover la grabación, seleccione y arrastre el icono de audio hasta el lugar de

la diapositiva que prefiera.

NOTA: Si usa más de un archivo de audio por diapositiva, le recomendamos que coloque el
icono de audio en la misma ubicación de la diapositiva para identificarlo fácilmente.

6. Seleccione Reproducir.

 Ajustar grabación de audio

Seleccione la pestaña Herramientas de audio > Reproducir y, después,
seleccione las opciones que quiera usar.

CONFIGURACIÓN DE LOS INTERVALOS DE LA DIAPOSITIVA.

Ensayar intervalos de tiempo

Ensayar intervalos puede ser una tarea útil si deseas configurar una presentación para reproducir a
cierta velocidad, sin tener que hacer clic en cada diapositiva para presentarla. Considéralo como
una herramienta para ayudarte a practicar tu presentación.

Con esta función, puedes ahorrar tiempos para cada diapositiva y animación. PowerPoint
reproducirá la presentación con los mismos tiempos cuando la presentes.

9.2.4.1. Paso 1:

Dirígete a la pestaña Presentación con diapositivas y ubica el grupo Configurar.

9.2.4.2. Paso 2:

Haz clic en la opción Ensayar intérvalos. Serás llevado a la vista de pantalla completa de tu

presentación.

9.2.4.3. Paso 3:

Practica tu presentación. Cuando estés listo para pasar a la siguiente diapositiva, haz clic en el 
botón siguiente, ubicado en la barra de herramientas de grabación, en la esquina superior
izquierda.

Si lo prefieres, también puedes utilizar la tecla de flecha derecha.

9.2.4.4. Paso 4:

Cuando hayas finalizado tu presentación, pulsa la tecla Esc.

Un cuadro de diálogo aparecerá con el tiempo total de tu presentación.
9.2.4.5. Paso 5:

Si estás satisfecho con los tiempos, haz clic en Sí.

Si necesitas más de un intento para configurar los tiempos a la perfección, la barra de herramientas
de grabación tiene opciones para que puedas tomar un descanso o empezar de nuevo en una
diapositiva.

9.2.5. Detener el temporizador

9.2.5.1. Paso 1:

Haz clic en el botón Pausa. Mientras el temporizador esté en pausa, no se realizarán grabaciones.

9.2.5.2. Paso 2:

Para volver a grabar los tiempos de la diapositiva actual, simplemente haz clic en el botón Repetir.

PLANTILLAS Y PATRONES

9.3. El patrón de diapositivas

El patrón de diapositivas es un modelo con un formato para cada uno de los elementos de la
diapositiva, así como un esquema de colores, que el programa aplicará a la hora de crear las
diapositivas.

Cada vez que se cree un documento nuevo, el programa aplicará un patrón de diapositivas por
defecto.
Para acceder al patrón de diapositivas hemos de dirigirnos en el menú Ver a la opción Patrón|
Patrón de Diapositivas.

El patrón de diapositivas se compone de 5 áreas:

- Título: controla el tipo de letra, color, tamaño y alineamiento del título, los atributos del
objeto (relleno, bordes y sombra) y su localización en la diapositiva.
- Cuerpo: controla los mismos parámetros pero en lo que al cuerpo de la diapositiva se
refiere. En él se puede dar el formato a cada uno de los subepígrafes.
- Área de fecha: para insertar la fecha en todas las diapositivas.
- Área de pie de página: para añadir un pie de página a las diapositivas.
- Área de número: para numerar las diapositivas.

Además, se pueden añadir todos los elementos de fondo que se precisen. Se consideran
elementos de fondo de la diapositiva patrón, todos los que se añadan a ésta y que no sea ninguno
de los 5 elementos que acabamos de ver. Todos estos elementos añadidos aparecerán en todas
las diapositivas que se vayan creando. Son por ejemplo la imagen de un logotipo o un título
genérico que se quiera que aparezcan en todas las diapositivas.

También se define el esquema de color patrón.

9.4. 5.2. Modificación del patrón de diapositivas

Se puede modificar el formato de cada elemento del patrón de diapositivas tal y como se ha
explicado en los distintos apartados anteriores.

De la misma manera se pueden incluir elementos de fondo, es decir elementos distintos del cuerpo
y del título. Estos elementos pueden ser de cualquier tipo, imágenes, texto, etc.., con la
peculiaridad de que aparecerán en todas las diapositivas. A la hora de hacer las diapositivas, estos
elementos no se podrán modificar en la propia diapositiva, sino que cualquier cambio tendrá que
hacerse en la diapositiva patrón, y esas modificaciones afectarán a todas las diapositivas.

Normalmente se crean dos patrones: una para la portada y otra para las diapositivas de contenido.
Para crear un patrón de portada se debe hacer clic en el segundo icono de la barra de
herramientas de Vista Patrón de diapositivas que aparece al acceder a la vista patrón.

A continuación se muestra un patrón de diapositivas que consta de una portada y de una

diapositiva normal. Hemos modificado el tipo de letra, la disposición de los elementos que lo
componen, las viñetas y los colores. Hemos modificado estos elementos como si se tratase de una
diapositiva de una presentación.
Una vez que hemos modificado el patrón de diseño, éste se aplica a todas las diapositivas que
creemos:

De todas formas, si en algún momento se necesita que una determinada diapositiva no siga el
patrón de diapositivas bastará con modificarla.

Para guardar un patrón de diapositivas, debemos seleccionar Archivo|Guardar en la barra de

menús. Aparecerá una ventana en la que introduciremos el nombre de la nueva plantilla y
seleccionaremos Plantilla de diseño en el campo Guardar como tipo. Finalmente, pulsaremos en
Guardar.

A partir de este momento podremos seleccionar esta plantilla de diseño a la hora de crear nuestras
presentaciones.

ANIMACIÓN Y PRESENTACIÓN DE DIAPOSITIVAS.

 Agregar animación a objetos en una diapositiva

1. Seleccione los objetos (imagen, forma, cuadro de texto…).
 2. Seleccione Animación > Más para ver los tres tipos de animación:

Entrada: controle cómo aparece un objeto en una diapositiva.

Énfasis: controle lo que le ocurre al objeto mientras está en la diapositiva.

Salir: controle cómo deja un objeto la diapositiva.

3. Seleccione la animación que quiera usar.

PRESENTACIONES INTERACTIVAS DE DIAPOSITIVAS.

REALIZAR UNA PRESENTACIÓN DE DIAPOSITIVAS

Con la vista Moderador, puede ver las notas del orador y la diapositiva siguiente en la
presentación del equipo, para que pueda centrarse en lo que quiere decir y conectar con el
público.
 Mostrar la presentación
Seleccione la pestaña Presentación con diapositivas y puede iniciar la presentación desde el
principio o desde la diapositiva actual.

 Navegar entre diapositivas

1. Para ir a la diapositiva siguiente, haga clic con el ratón o pulse la tecla de flecha
derecha

2. Para volver, pulse la tecla de flecha izquierda.

3. Pulse Esc para salir de la presentación.

 Pantalla en blanco
1. Haga clic con el botón derecho la diapositiva.

2. Seleccione Pantalla > Pantalla en negro o Pantalla > Pantalla en blanco.

NOTA: Para usar un método abreviado de teclado: Pulse W para usar la pantalla en blanco o
pulse B para usar la pantalla en negro.

 Activar la vista Moderador con un monitor

NOTA: La vista Moderador suele usarse con dos monitores.

1. Seleccione la pestaña Presentación con diapositivas.

2. Seleccione la opción Usar la vista Moderador (si aún no está seleccionada).

3. En el desplegable Supervisar, seleccione el monitor que quiere que tenga la vista

Moderador.

 Iniciar la vista Moderador con un monitor

1. Seleccione Presentación con diapositivas > Desde el principio para iniciar la
presentación.

2. Haga clic con el botón derecho en la diapositiva y seleccione Mostrar vista

Moderador.

 Usar la vista Moderador

Temporizador: muestra el tiempo que ha dedicado a presentar la diapositiva actual.

Hora actual: muestra qué hora es.

Diapositiva actual: muestra la diapositiva que ve el público, en el lado

izquierdo. Diapositiva siguiente: muestra la siguiente diapositiva de la
presentación, en la derecha. Notas del orador: le ayuda a recordar qué decir
que sobre la diapositiva.

Hacer el texto más grande y Hacer el texto más pequeño: para aumentar
o reducir el tamaño de fuente de las notas del orador.

Herramientas de lápiz y puntero láser: para realizar anotaciones.

Ver todas las diapositivas: para ir a otra diapositiva.

Acercar la diapositiva: para acercar una diapositiva.

Presentación en negro o normal: para ver una pantalla en blanco mientras

habla para que el público se centre en sus palabras.
 Flechas derecha e izquierda: para avanzar o retroceder una diapositiva.

FINALIZAR PRESENTACIÓN: para finalizar la presentación con diapositivas.

 Agregar notas para el presentador

Agregue notas del orador para que le resulte más fácil recordar lo que tiene que decir
al exponer la presentación. Podrá ver las notas en el equipo, pero el público solo verá las
diapositivas.

 Agregar notas del orador

1. Haga clic en Notas en la parte inferior de la pantalla para agregar

notas debajo de la diapositiva.

2. Escriba sus notas.

3.