CAPITULO I
GENERALIDADES DE LA DIRECCION DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÒN
GUATEMALA ORIENTE
El presente capitulo se refiere a los antecedentes históricos que conforman la creación de la
Dirección Departamental de Educación Guatemala Oriente, así mismo los objetivos,
misión, visión, funciones, políticas, estructura organizacional, cobertura geográfica, marco
legal y beneficios que provee a la población estudiantil por medio de los programas de
apoyo que se encuentran regidos por leyes y políticas, específicamente al Programa de
Alimentación Escolar.
Antecedente Históricos
Dadas las características del departamento de Guatemala, la Dirección Departamental
Guatemala Oriente fue creada como parte de la política educativa de descentralización y
con el fin de lograr la mayor eficacia de la prestación de servicios de la comunidad
educativa de la región Oriente del Departamento que corresponde a los Municipios de
Santa Catarina Pinula, San José Pinula, Fraijanes y Villa Canales del Departamento de
Guatemala como las zonas 5, 9, 10, 13, 14, 15 y 16 de la Ciudad de Guatemala.
El 7 de agosto del año 2008 se publica el Acuerdo Ministerial No. 1291-2008 que se
establece las Normas de Organización interna de las Direcciones Departamentales de
Educación. La Dirección inicio su funcionamiento en su cede de la zona 10 el 2 de enero
del 2009. Para el 2 de febrero del mismo año se presentó a laborar finalmente el personal de
sus tres subdirecciones.
A la fecha la Dirección Departamental ha establecido una relación estrecha de apoyo y
coordinación con la comunidad Educativa y las autoridades locales, lo que ha permitido
impulsar las políticas educativas del Ministerio de Educación.[CITATION DID19 \l 2058 ].
Misión
Ser una institución evolutiva, organizada, eficiente y eficaz generadora de oportunidades de
enseñanza-aprendizaje, orientada a resultados, que aprovecha diligentemente las
oportunidades que el siglo XXI le brinda y comprometida con una Guatemala mejor.
[ CITATION DID19 \l 2058 ]
Visión
Formar ciudadanos de carácter, capaces de aprender por si mismos, orgullosos de ser
guatemaltecos, empeñados en conseguir su desarrollo integral, con principios, valores y
convicciones que fundamentan su conducta.[ CITATION DID19 \l 2058 ]
Objetivos de la Dirección Departamental Guatemala Oriente
Los objetivos que se pretenden alcanzar en la Dirección Departamental de Educación
Guatemala Oriente. Planificar, dirigir, coordinar y ejecutar las políticas, programas y
estrategias educativas nacionales del Ministerio de Educación, de acuerdo con las
características geográficas, demográficas, socioculturales de la región Guatemala Oriente.
[ CITATION DID19 \l 2058 ]
Funciones
Las funciones que corresponden a las Direcciones Departamentales de Educación se
encuentran establecidas en el artículo 2o del Acuerdo Gubernativo No.165-96 de fecha 21
de mayo de 1996 estableciendo lo siguiente:
a) Coordinar la ejecución de las políticas y estrategias educativas nacionales en el ámbito
departamental correspondiente adaptándolas a las características y necesidades de su
jurisdicción.
b) Planificar las acciones educativas en el ámbito de su jurisdicción, en función de la
identificación de las necesidades locales.
c) Programar los recursos funcionarios, materiales y humanos necesarios para el
cumplimiento de los planes y programas educativos departamentales.
d) Programar la construcción, mantenimiento y reparación de infraestructura física
educativa y velar por su adecuada ejecución.
e) Promover, coordinar y apoyar los diversos programas y modalidades educativas que
funciona en su jurisdicción, buscando la ampliación de la cobertura educativa, el
mejoramiento de la calidad de la educación y la eficiencia administrativa.
f) Llevar a cabo las acciones que le corresponden en la adquisición y entrega de los bienes
objeto de los programas de apoyo establecidos por el Ministro de Educación.
g) Ejecutar o coordinar las acciones de educación, desarrollo y evaluación curricular de
conformidad con las políticas educativas nacionales vigentes y según las características y
necesidades locales.
h) Evaluar la calidad de educación y rendimiento escolar en el departamento
correspondiente y apoyar acciones en esta materia dirigidas por el nivel central del
Ministerio.
i) Programar y ejecutar acciones de capacitación del personal docente y de otro bajo su
jurisdicción.
j) Apoyar el diseño, programación y realización de investigaciones educativas
departamentales y apoyar el desarrollo de investigaciones y estudios a nivel regional o
nacional.
k) Efectuar o supervisar la ejecución de las acciones y evaluaciones institucionales para
fortalecer la legislación técnica y administrativa del sistema educativo en el ámbito
departamental.
l) Formular el anteproyecto de presupuesto de conformidad con las políticas, normas y
lineamientos dictados por el nivel central del Ministerio.
m) Apoyar al proceso de reclutamiento, selección y propuesta de un nombramiento de
personal, de conformidad con el marco legal vigente de las normas y lineamientos dictados
por el nivel central del Ministerio.
n) Designar al personal interno, aprobar la concesión de licencias, traslados y permutas;
aplicar los procedimientos legales del régimen disciplinario y otras acciones del personal,
cuando corresponda de conformidad de la ley, todo al tenor de los lineamientos
establecidos por el Ministerio de Educación y lo que establezcan las disposiciones legales.
o) Ejecutar y verificar el cumplimiento de las acciones de administración escolar
relacionadas
con los horarios y calendarios escolares, uso de las instalaciones y edificios educativos,
cumplimiento de disposiciones disciplinarias, cumplimiento de jornadas de trabajo y todas
aquellas funciones que correspondan a la adecuada prestación de los servicios; en su
jurisdicción, de conformidad con las disposiciones legales vigentes y supervisar su
funcionamiento y calidad de la educación que imparten.
p) Mantener actualizado el archivo de registros escolares y extraescolares de su
Departamento y elaborar los informes correspondientes.
q) Facilitar y expeditar la autorización y firma de títulos y diplomas correspondientes a las
carreras del Ciclo de Educación Diversificada.
r) Efectuar las acciones de supervisión educativa de los diversos programas y modalidades
en su jurisdicción.
s) Llevar a cabo el proceso de recolección, procesamiento y análisis de la información
educativa a nivel departamental y generar los indicadores educativos correspondientes para
orientar la toma de decisiones.
t) Coordinar la ejecución y supervisar programas de educación extraescolar en su
jurisdicción, promoviendo la participación de organizaciones gubernamentales y no
gubernamentales.
u) Coordinar acciones con organizaciones gubernamentales y no gubernamentales para la
realización de proyectos y programas educativos en su jurisdicción.
v) Programar, organizar, ejecutar o coordinar la ejecución y supervisar programas de
educación bilingüe intercultural.
w) Ejecutar otras funciones que correspondan de conformidad con las responsabilidades
que le conciernen en el nivel departamental.[ CITATION Min96 \l 2058 ]
Recursos Humanos
Definición: Las principales atribuciones de la Unidad de Recursos Humanos son planificar,
coordinar, organizar, dirigir, supervisar, controlar y evaluar las actividades y procesos de
recursos humanos, de conformidad con las políticas, lineamientos y disposiciones legales
en la materia. Es llevar el control del personal administrativo y operativo de las diferentes
unidades que componen la Dirección Departamental de Educación Guatemala Oriente,
emite convocatorias y coordina con los representantes de la Asamblea de Maestros para
realizar proceso de selección, contratación, y capacitación de los maestros del reglón 011 y
022.
Funciones
Según el Manual de Funciones, Organización y Puestos de las Dirección Departamental de
Educación Oriente sus funciones son las siguientes:
1. Administrar eficientemente el funcionamiento de la Unidad de Recursos Humanos,
mediante la aplicación del proceso administrativo (planeación, organización, integración,
dirección y control).
2. Asesorar al Director Departamental en asuntos relacionados a Recursos Humanos.
3. Conocer y ejecutar las leyes relacionadas con la administración de personal
especialmente las disposiciones legales emanadas del Ministerio de Educación
Departamental Oriente.
4. Conocer y efectuar los procesos administrativos de la Unidad de Recursos
Humanos.
5. Velar por el cumplimiento del régimen disciplinario requerido en cada caso para el
personal docente y administrativo de Recursos Humanos.
6. Capacitar y asesorar al personal bajo su autoridad, con el objetivo de procurar la
mejora continua de los procesos que en la Unidad se realicen y el cumplimiento adecuado.
7. Coordinar con el Director Departamental la realización de programas y proyectos de
Recursos Humanos.
8. Mantener actualizados los registros de personal activo en el departamento de
selección.
9. Monitorear, dar seguimiento y evaluar la ejecución de los procesos de Recursos
Humanos.
10. Elaborar los informes técnicos de las intervenciones a que tuviera lugar la Unidad
departamental.
11. Coordinar con la Dirección de Recursos Humanos las capacitaciones para el
personal administrativo, así como, programas de incentivos y beneficios para el personal
administrativo.
12. Trabajar juntamente con la Dirección de Recursos Humanos la evaluación del
desempeño de personal administrativo.
FUNCIONES, ORGANIZACIÓN Y PUESTOS
El cuestionario de evaluación, ejecución de reclutamiento contiene la estructura
organizacional de las Direcciones Departamentales, sus funciones básicas generales, así
como la organización y funciones de las áreas que la conforman.
Este manual se enmarca en acuerdos autorizados por el Ministerio de Educación de
Guatemala y tiene como objetivo esencial planificar, dirigir y coordinar el cumplimiento
del manual y los objetivos señalados para el efecto según las normas de organización.
Funciones:
1. Revisar y analizar las propuestas de personal docente y administrativo, para
garantizar que satisfagan los requisitos mínimos legales, técnicos y administrativos,
establecidos por ONSEC y verificar que la calificación otorgada por el lado esté
correcta.
2. Elaborar conocimientos y providencias de expedientes que son devueltos al jurado
nacional previo registro en el sistema y llevar el control correspondiente.
3. Verificar que los expedientes contengan los requisitos legales, técnicos y
administrativos establecidos en la convocatoria y complementa información de los
expedientes de docentes cuando sea de índole administrativo.
4. Verificar en el sistema de nómina del ministerio de finanzas, códigos de
establecimientos contra la información consignada en las propuestas de
convocatoria.
5. Ingresar datos en el control de bancos de elegibles y en el sistema de control de
contratos.
6. Recibir y controlar los documentos y expedientes para elaboración de contratos.
7. Revisar en el sistema estatus de las partidas, así como puestos y especialidad
8. Establecer procedimientos de contratación o recisión.
9. Reportar mensualmente las correcciones en la nómina de sueldo.
10. Trasladar acuerdo provisional o contrato a asesoría legal.
Evaluación de control interno:
De acuerdo con la evaluación realizada al jefe de reclutamiento y selección de evaluación
para evaluar el proceso de Reclutamiento de Recursos Humanos se logró adquirir la
información para verificar el cumplimiento y veracidad del manual de funciones,
organizaciones y puestos del código DES-MAN-07A.
Los aspecto que si se toman en cuenta es la verificación los datos de los expedientes,
tomando como base los objetivos, políticas y estrategias revisando de forma detallada que
los documentos sean los necesarios para el reclutamiento y selección del personal, así
mismo corroborando que los documentos llenen los requisitos según la especialidad del
puesto asesorando así la solicitud de documentación para el proceso de reclutamiento
según el tipo que corresponde ya sea A, B o C.
Se atienden las consultas que formulen las personas interesadas respecto a la
documentación y se valúa que los documentos contengan los requisitos legales, técnicos y
administrativos que se solicita llevando un control interno para verificar la veracidad de los
documentos recibidos con la ayuda de asesoría previo a la recepción de los documentos
para el cumplimiento adecuado de la solicitud.
Cabe mencionar que no se coordina con el jefe de reclutamiento y selección de actividades
para orientar y fortalecer el proceso en forma técnica y profesional.
Evaluación de Desempeño
El sistema de evaluación del desempeño se fundamenta en la Ley de Servicio Civil y en el
interés institucional de conocer el desempeño y la contribución del trabajador en los
procesos laborales.
El sistema de evaluación del desempeño debe ser flexible y adaptable a los diferentes
niveles organizacionales y circunstancias que caracterizan la situación del individuo y al
mismo tiempo, lo suficientemente simple para ser comprendido y aplicado por todos los
usuarios.
La retroalimentación efectiva del desempeño es una herramienta motivacional y a la vez,
una fuente eficaz para el desarrollo del individuo y de la institución.
a) Funciones
1. Orientar a los empleados sobre la forma en que deben desempeñar su trabajo, para que
ese cumpla las expectativas del ministerio.
2. Propiciar el establecimiento de incentivos no salariales, destinados a satisfacer las
expectativas y aumentar el grado de motivación de los trabajadores.
3. Determinar necesidades de capacitación y desarrollo de personal, por medio de los
resultados obtenidos.
4. Sustentar criterios de reubicación de los trabajadores para la mejor utilización de sus
conocimientos, destrezas, habilidades y potencialidades.
5. Formular y sustentar políticas que eviten la salida de los mejores trabajadores de la
institución.
6. Proponer la metodología, diseñar el procedimiento y los instrumentos establecidos los
indicadores claves para medir el desempeño del sistema.
7. Generar listado de los trabajadores por Dependencia, a los que se le aplicara la
evaluación anual.
8. Aplicar los instrumentos de evaluación del desempeño y envía al departamento de
capacitación y evaluación del desempeño a la DIREH, las evaluaciones completas, para que
estas a su vez se verifique la objetividad de esta y califique dicha evaluación.
9. Brindar asesoría y seguimiento a los diferentes planes de mejora para asegurar su
cumplimiento y/o tomar acciones en caso de incumplimiento.
b) Evaluación del control interno
En base a los resultados obtenidos en la evaluación, se procedió a verificar el instructivo de
procedimiento denominado RHA-INS-10 “Evaluación de Desempeño”, en el cual se
determino que cumplen con los requerimientos del formulario , aplicando las metodologías
convenientes para la evaluación del personal de las diferentes aéreas de la dirección
departamental de Oriente; así mismo el analista de capacitación y evaluación junto con el
coordinador de recursos humanos, traslada los respectivos formularios electrónicos a los
jefes inmediatos que aplicara a su personal a cargo. Los formularios son enviados a través
de cada jefe inmediato al departamento de capacitación y evaluación del desempeño de la
DIREH, para su respectiva evaluación. Finalmente se traslada un oficio sobre los resultados
obtenidos en la evaluación al Jefe Inmediato para que este elabore planes de acción de
mejora en caso de que los resultados reflejen un desempeño muy debajo de lo esperado. Las
acciones de mejora son autorizadas por los directores para su seguimiento y mejora, y en
caso de incumplimiento, el coordinador de capacitación y evaluación de desempeño
ejecutara acciones que considere necesarias.
PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
Ante la necesidad de cubrir un puesto vacante se lleva a cabo una convocatoria interna del
reglón “011” o “022”, mediante los diferentes medios establecidos, de acuerdo con los
diferentes niveles administrativos, y de no encontrar al candidato idóneo, se declarará
desierto, por lo que se iniciará otra apertura para una convocatoria externa, el cual contará
con el mismo número de días que contiene la convocatoria interna (5 días).
Funciones:
• Determinar la necesidad de ocupar una plaza vacante.
• Determinar tipo de convocatoria
• Tramite del visto bueno para la publicación de convocatorias
• Generar requisición de personal
• Creación y registro de convocatorias
• Publicación y cierre de convocatorias
• Recepción de expedientes
• Realizar preselección
• Elaboración de acta de convocatoria
• Análisis de expediente y evaluación al candidato
• Elaboración de acta e informe
• Solicita calificación a ONSEC
• Notificación de elegibilidad
• Elección de candidato
• Traslado de expediente
• Adjudicación de puesto
Evaluación de control interno
No se logró obtener información para verificar el del cumplimiento del Manual de
Procedimientos de Reclutamiento y Selección de Personal Administrativo RHU-PRO-01,
mediante un checklist proporcionado por estudiantes, debido a que, encargados del área
estaban en juntas de trabajo, y uno se reportó enfermo, por lo que, el único documento que
se proporciono es un proceso de selección interna, donde especifica las funciones del
puesto, así como los requisitos y características para el candidato.
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN
Manual de Procedimientos de contratación de personal administrativo RHU-PRO-03
El procedimiento para la contratación de personal administrativo de reglones
presupuestación “011 permanente” y “022 personal por contrato”, se realiza en base a una
metodología proporcionada por la oficina de servicio civil, con el propósito de facilitar el
proceso, agilizar el procedimiento de dotación de personal.
Funciones:
• Recibir documentación del departamento de reclutamiento y selección de personal
de la Subdirección de Dotación de personal.
• Analizar la documentación
• Generar contrato mediante el uso del sistema e-SIRH
• Gestionar firma de contrato
• Generar acuerdo 011 o 022
• Conformar y revisar el expediente para firma de acuerdo
Evaluación de control interno
No se logró obtener información para verificar el cumplimiento del manual de
procedimientos de contratación de personal administrativo, mediante un checklist
proporcionado por estudiantes, debido a que, encargados del área estaban en juntas de
trabajo, y uno se reportó enfermo.
Deficiencias
En base los resultados obtenidos de la evaluación a los procedimientos establecidos para el
área de recursos humanos, se encuentra la siguiente deficiencia, específicamente en el
proceso de reclutamiento de personal:
1. No se coordina con el jefe de reclutamiento y selección de actividades para orientar
y fortalecer el proceso de contratación de personal en forma técnica y profesional,
de acuerdo a las funciones asignadas en el manual de funciones, organización y
puestos DES-MAN-07A.
Conclusión
En la evaluación de control interno del área de reclutamiento y selección de personal de
recursos humanos, se determino que no se coordina con el jefe de reclutamiento y
selección, la manera de fortalecer el proceso de una manera más técnica y profesional,
procedimiento que se debe cumplir en base al manual DES-MAN-07A. Manual de
funciones.
Recomendación
Se recomienda al asistente de reclutamiento y selección, junto con el jefe de reclutamiento
y selección de personal, analizar las formas de mejorar el proceso de reclutamiento del
personal, con el objetivo de que la selección que se realice, este basada en estándares mas
técnicos y profesionales, dotando de recurso humano de buena trayectoria.
