PROCEDIMIENTO
DE STAFFING
V 1.0 2021
Título de la OportunidadTítulo de la
Oportunidad
Tabla de contenido
1 OBJETIVO.........................................................................................2
2 ALCANCE..........................................................................................2
3 RESPONSABILIDADES..................................................................2
4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA..............................................2
5 TÉRMINOS Y DEFINICIONES.....................................................3
6 DESCRIPCIÓN.................................................................................4
7 FLUJOGRAMA.................................................................................7
8 DISPOSICIONES GENERALES....................................................7
9 CONTROL DE CAMBIOS...............................................................8
10 APROBACIONES.............................................................................8
Confidencialidad: La información contenida en el presente documento es propiedad de VASS CONSULTORIA DE
SISTEMAS COLOMBIA S.A.S., Ninguna parte de este documento puede ser reproducida, almacenada o transmitida, de
manera alguna, por ningún medio, ya sea, electrónico, mecánico, óptico, de grabación magnética, o fotocopiado, así
como su difusión, sin el consentimiento por escrito de VASS CONSULTORIA DE SISTEMAS COLOMBIA S.A.S.
1 OBJETIVO.
Establecer las actividades a realizar para prestar el servicio de Staffing en VASS CONSULTORIA
DE SISTEMAS COLOMBIA S.A.S.
2 ALCANCE.
El presente procedimiento aplica para todos los proyectos de Staffing que VASS CONSULTORIA
DE SISTEMAS COLOMBIA S.A.S. ejecute.
3 RESPONSABILIDADES.
Líder de Clan: Asignación del Service Manager.
Service Manager: Preparación, ejecución y seguimiento del servicio de Staffing.
People and Talent: Selección de candidatos, contratación y evaluación del periodo de prueba.
Cliente: Requerimiento de personal, validación del perfil y aprobación de candidatos.
Comercial: Detección de la oportunidad, Análisis de la tarifa y facturación.
Líder de consejo: promover la formación técnica del equipo.
4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
PT-PR-01 Procedimiento de Selección y Contratación de Personal
PR-FO-01 Requisición de Personal
5 TÉRMINOS Y DEFINICIONES.
Staffing: Es un servicio prestado por VASS el cual consiste en suministrar personal con unos
conocimientos específicos establecidos en el perfil enfocados en tecnología para que el cliente lo
lidere en el proceso de implementación, tiempos y calidad.
6 DESCRIPCIÓN.
Plazo / Documento/ medio
No. Actividad Responsable
frecuencia asociado
REQUERIMIENTO DE PERSONAL - Cada vez que
se reciba un
- Correo
1 El proceso inicia una vez el cliente - Cliente requerimiento
electrónico.
realiza una solicitud de personal por parte del
específico a VASS. cliente
DETECCIÓN DE LA
OPORTUNIDAD
- Account
El Account Manager / Service Manager, Manager -Diario
-N/A.
debe revisar la solicitud del cliente, la -Mensual
2 cual debe definir para darle consecución - Service Manager
a la elaboración de la propuesta al
cliente.
ELABORACIÓN DE OFERTA
3 Los escenarios que se pueden presentar
para la elaboración de la oferta por parte
del Account Manager/ Service Manager
- Account
son:
Manager.
- Inicio del
TARIFA NUEVA: Se realiza un análisis - Oferta.
- Service Manager Proyecto
de tarifa para llegar a la consolidación de
la oferta y se envía al cliente para su
revisión y/o aprobación.
TARIFA ESTABLECIDA: Se hace
envió de la oferta ya establecida con el
cliente para su revisión y aprobación.
VALIDACIÓN DEL PERFIL
El Service Manager, valida si se requiere
definir un perfil de acuerdo con el
requerimiento del cliente, si es así, debe
establecer el perfil y posteriormente se
- Cada vez que
pasa a la revisión por parte del cliente. -Account
se reciba un - Perfil del
El cliente manifiesta su conformidad al Manager.
requerimiento candidato.
4 realizar la solicitud de candidatos. En
por parte del
caso de no estar de acuerdo, se debe - Service
cliente
nuevamente definir el perfil hasta que Manager.
cumpla con los requerimientos del
cliente.
- People and - Cada vez que - PT-PR-01
SELECCIÓN DEL CANDIDATO Talent se realiza la Procedimiento de
solicitud Selección y
El Service Manager realiza la solicitud de Contratación de
los candidatos de acuerdo con los perfiles Personal.
definidos al área de People & Talent a
través de PR-FO-01 Requisición de
Personal, y esta área se encarga de
validar primeramente la disponibilidad de
5 manera interna en los clanes.
Nota: En caso de no haber disponibilidad -PR-FO-01
de recurso humano interno, el área de Requisición de
people & Talent debe iniciar con la Personal.
primera parte (selección) del proceso PT-
PR-01 Procedimiento de Selección y
Contratación de Personal vigente.
-Cada vez que
VERFICIACIÓN DE CANDIDATOS se seleccionen
candidatos
Una vez el área de People & Talent
realiza la validación del perfil, esta área
presenta los candidatos al Service
Manager a través del PT-FO-02 Informe - People & Talent
-PT-FO-02 Informe
de Entrevista para su revisión.
de Entrevista.
-Service Manager
Posteriormente a su revisión, el Service
-Correo electrónico.
6 Manager envía al cliente el informe de -Cliente
entrevista y este decide si es o no
necesario pasarlos por un filtro adicional
de entrevista directa con él, esto con el
fin de verificar el cumplimiento total del
perfil.
INICIO DE CONTRATACIÓN DE
CANDIDATOS Y CREACIÓN DE
ORDEN DE COMPRA
Una vez el cliente verifica el
cumplimiento del perfil del candidato,
este procede a:
1. Notificarle al Service Manager
para que inicie el proceso de
contratación y este al mismo
7 tiempo, notifica al área de People
& Talent para que inicie con la
segunda parte (contratación) del - Cliente
- Cada vez que
proceso PT-PR-01
se acepte un
Procedimiento de Selección y -Service Manager
candidato por - Correo
Contratación de Personal
parte del electrónico.
vigente. -People & Talent
cliente
2. Crear la orden de compra y
enviarla al Service Manager para
darle trámite.
- Cada vez que -Correo electrónico.
PREPARACIÓN DEL SERVICIO
Una vez People & Talent notifique la
contratación de los candidatos
seleccionados al Service Manager, se
inicia la ejecución del servicio de
acuerdo con los términos y condiciones
pactadas con el cliente, así:
-People & Talent
Datos del personal contratado: Se se inicie el
-Service Manager
8 envían los datos del personal contratado servicio
al cliente.
-Cliente
Presentación de Recursos: Se realiza
una reunión para la presentación del
equipo ante el cliente.
Posteriormente, el cliente hace el
aprovisionamiento del usuario y también
la asignación del puesto de trabajo.
INDUCCIÓN - Cada vez que
- Registro de
9 se envié
Inducción.
El Service Manager realiza la inducción - Service Manager personal al
del cargo al personal asignado al cliente. cliente.
-Correo electrónico.
REALIZAR SEGUIMIENTO AL
-La frecuencia
PERSONAL
de los
-Service Manager
informes
El Service Manager hace el respectivo
depende del - Informe
10 seguimiento al personal suministrado al -Personal
grupo de
cliente, donde se solicita al personal un Asignado
trabajo y de
informe de acuerdo con los lineamientos
cada cliente
establecidos.
EVALUACIÓN DE PERIODO DE
PRUEBA
-People & Talent -Dos meses
El área de People & Talent envía la después del -Evaluación Técnica
11 evaluación técnica al Service Manager -Service Manager ingreso
para ser aplicada al personal a los dos
meses de ingreso al servicio.
REALIZAR EVALUACIÓN DE -People and -Evaluación de
DESEMPEÑO Talent -A la desempeño
finalización
El área de People & Talent envía la del contrato
evaluación de desempeño al personal
suministrado al cliente para que la -Definición de
elaboren, con el fin de identificar las objetivos
debilidades y fortalezas del servicio
12 -VASS &
YOU:junio
Cumplimiento
de objetivos
prestado por parte de VASS.
3-4 meses:
rendimiento de
los equipos del
trabajo al
cliente
NOTIFICAR RETIRO
Notificar a VASS cuando el cliente ya no
13 requiera más el personal suministrado y
-Al finalizar
especificar el motivo por el cual se dio el
contrato o
cierre. -Service Manager -Correo electrónico
Según acuerdo
con el cliente
INFORME GENERAL DE
SEGUIMIENTO AL SERVICIO
-Service Manager -Mensual -Informe
14 El Service Manager debe enviar al
Account Manager un informe general del
estado del servicio de manera mensual.
7 FLUJOGRAMA.
N/A
8 DISPOSICIONES GENERALES.
N/A
9 CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN AUTOR REVISOR APROBADOR
Jorge
Jorge
Sanabria/Service
Sanabria/Service
Manager
Jenny Manager
Gonzalez/ Andres Lopez/
Consultor Andres Lopez/
Service Manager
externo Service Manager
03/09/2020 1.0 Emisión del documento.
Andres Amaya/
Andres Amaya/
Service Manager
Kenny Ortega/ Service Manager
Analista de
Calidad Luis Alvarez/
Luis Alvarez/
Service Manager
Service Manager
10 APROBACIONES
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
KENNY ORTEGA/ LUZ
CORTES
Analista de Calidad / Consultor
Externa.
