MICROFORMAS.
Requisitos para las organizaciones que administran sistemas de
producción y almacenamiento.
Parte 2: Medios de archivo electrónico.
A. RESEÑA HISTORICA
La presente Norma Técnica Peruana ha sido elaborada por el Comité Técnico de
Normalización de Microformas digitales, mediante el Sistema 2 u Ordinario durante los
meses de marzo a octubre de 2015, utilizando como antecedente a los documentos
que se mencionan en el capítulo correspondiente.
El comité técnico de Normalización de Microformas digitales presento a la Dirección de
Normalización – DN-, con 2015 -10-15, el PNTP 392.030 – 2:2015, para su revisión y
aprobación, siendo sometido a la etapa de discusión publica el 2015 -10 -23.
No habiéndose presentado observaciones fue oficializada como Norma Técnica
Peruana NTP 392.030-2:2015 MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que
administran sistemas de producción y almacenamiento. Parte 2: Medios de archivo
electrónico, 3 Edición, el 31 de diciembre de 2015.
Esta Norma técnica peruana reemplaza a la NTP 302.030-2:2005. La presente NTP ha
sido estructurada de acuerdo con las Guías Peruanas GP 001:1995 Y GP 002:1995
INTRODUCCION
Los propósitos de esta Norma técnica peruana son los siguientes:
a) Establecer los requisitos que deben cumplir las organizaciones que administran
sistemas de producción y almacenamiento de microformas.
b) Brindar a las organizaciones que operan sistemas de producción y
almacenamiento de microformas, una guía para desarrollar sus propias
políticas y procedimientos particulares de operación, para satisfacer sus
requerimientos fundamentales.
c) Establecer requisitos de almacenamiento de las microformas generadas
conforme a las especificaciones establecidas en la presente NTP.
d) Establecer las especificaciones técnicas requeridas cuando los servicios de
intermediación digital concluyen en microformas.
La presente NTP establece un determinado nivel de calidad de microformas y por tanto
su cumplimiento garantiza la obtención de una calidad final uniforme.
Las normas técnicas evolucionan a menos velocidad que las transformaciones
tecnológicas, por lo tanto, los responsables de aplicar esta norma deben utilizar las
ediciones apropiadas acorde con la tecnología de producción del tipo de microformas
que utilizan en sus procesos.
1. Objeto
La presente NTP establece los requisitos que deben cumplir las organizaciones que
administran sistemas de producción y almacenamiento de microformas en medios de
archivo electrónico, según corresponda.
2. Campo de Aplicación
2.1. La presente NTP se aplica para establecer idoneidad técnica de:
2.1.1. Los sistemas de producción y almacenamiento de microformas que
administran las organizaciones autoras o propietarias de documentos de
archivo y de los administrados por las empresas especializadas contratadas
para proveer dichos servicios.
2.1.2. Los elementos de los sistemas de producción y almacenamiento de
microformas en medios de archivo electrónico destinados a conservar y
mantener con integridad, exactitud y fidelidad los documentos de archivo,
en formato digital.
2.1.3. Los sistemas de producción de microformas a partir de documentos de
archivo en formatos físicos y generados electrónicamente, identificados y
elegidos por la organización propietaria.
2.1.4. La estructura organizativa, personal, recursos, procesos, procedimientos y
ambientes asociados al sistema de producción y almacenamiento de
microformas que administra una organización.
2.1.5. La calidad que deben cumplir los medios de archivo electrónico que sirven
de soporte físico de documentos digitalizados.
Nota: Se incluye medios de archivo electrónico que tengan las propiedades de
escritura única y lectura múltiple, (o WORM por sus siglas en inglés: Write Once Read
Many).
2.1.6. Los sistemas de seguridad de la información, controles, planes de
contingencia físicos y lógicos aplicados al personal, recursos, procesos,
procedimientos, ambientes, el software, hardware, las estaciones de
trabajo, fuentes de emisión, recepción, las redes de transmisión internas y
externas asociados al sistema de producción de medios de archivo
electrónico a partir de documentos de archivo en formatos físicos o
generados electrónicamente definidos bajo responsabilidad de la
organización autora, propietaria o sus representantes expresamente
designados.
Nota: Están considerados como documento de archivo las microformas cuyos medios
de soporte son micropelículas, microfichas, o medios de archivo electrónico.
2.2. La presente NTP comprende los requisitos técnicos que se deben
cumplir en el sistema de producción de microformas se incluyen los procesos
de transferencia electrónica de documentos, información o datos en redes
privadas o públicas.
2.3. La presente NTP comprende las condiciones de seguridad y
conservación que las organizaciones deben cumplir para el almacenamiento de
las microformas generadas por los sistemas de producción de microformas.
2.4. La presente NTP no se aplica a sistemas de producción de microformas
que utilizan como soportes medios de archivo electrónico que permitan
modificaciones totales o parciales de los datos o documentos contenidos,
mediante cualquier aplicativo informático.
2.5. La presente NTP no se aplica para la certificación de: software de
digitalización, software de formas digitales, sistemas de seguridad de la
información, ni la acreditación de organización proveedores de servicio de valor
añadido, las organizaciones que administran la producción y almacenamiento
de microformas, que hagan uso de estos elementos de gestión, son
responsables de presentar las evidencias que demuestren el cumplimiento de
las respectivas normas legales y normas técnicas que sean aplicables.
2.6. Los requisitos de esta NTP están en aptitud de ser aplicables a todas las
organizaciones sin importar su tipo ni tamaño. (adaptado de 1.2 – ISO
9001:2008)
2.7. Cuando uno o más requisitos de esta NTP no formen parte de la
configuración de su sistema de producción y almacenamiento, la organización
debe indicar su no aplicabilidad.
2.8. Cuando se realicen exclusiones, no se podrá reclamar conformidad con
esta NTP, a menos que dichas exclusiones no afecten a la capacidad o
responsabilidad de la organización para producir o almacenar microformas con
idoneidad técnica, que cumplan con los requisitos de los clientes o usuarios y
los legales y reglamentarios aplicables. (adaptado de 1.2 – ISO 9001:2008)
3. Referencia Normativas
