-Análisis de backlogs, análisis de tiempo de parada y horas hombre para ejecutar
Para nuestra aplicación el backlog es el trabajo pendiente a ejecutar de acuerdo a un
tiempo establecido para garantizar mediante su ejecución operatividad a un equipo.
Podemos decir también, que es el período de tiempo necesario para que un grupo de
mantenimiento ejecute todas las actividades pendientes, suponiendo que durante ese
tiempo ningún servicio nuevo va a ser solicitado a ese grupo. Backlog en ingles significa
“Acumulación de trabajo no completado”, y es la más clara definición de lo que
significa este término en el ámbito de la planificación y programación de
mantenimiento. El backlog no es más que el trabajo que ha sido planificado pero que
no se ha programado, el trabajo planificado y programado pero que no se ha
ejecutado o aquel que se ha iniciado, pero no se ha completado. El backlog es el
tiempo que los pedidos de mantenimiento aguardan en la fila, para su atención, o sea,
considerando al equipo de mantenimiento como una Estación de Servicio y las órdenes
de trabajo en una fila de espera, el backlog será obtenido a partir de la relación entre
la tasa de llegada y la tasa de ejecución. El backlog es un índice que permite evaluar la
utilización del personal en términos de Horas Hombre (HH) en jornadas de trabajo
estándar (generalmente jornadas de ocho horas al día). Sin embargo, en la mayoría de
los casos es medido en días o semanas con el objetivo de generar programas de
trabajo que permita controlarlo. Para calcular el backlog requerimos determinar la
capacidad laboral de nuestra organización y estimar los tiempos de ejecución de las
órdenes de trabajo planificadas. Cuando ya tenemos los resultados de un buen
proceso de administración del backlog debemos analizar las tendencias, cuando el
backlog tiene la característica de ser creciente, puede indicar : insuficiencia de
personal, mala calificación, deficiencia de herramientas o mala gestión directa; y el
backlog decreciente que ciertamente indica, sobredimensionamiento del equipo con la
consecuente producción de excesivas horas ociosas. Debemos tener en cuenta que la
prioridad de un backlog es potencial impacto en tiempo de parada o en costo de
reparación.
- Análisis logístico
CADENA DE VALOR DE LA EMPRESA MINERA
- Análisis de capital humano
Estructura actual
La Gerencia de Mantenimiento se encuentra organizada desde su primer nivel
jerárquico El Gerente de Mantenimiento, con sus principales colaboradores
Superintendente de Mantenimiento Mecánico, Superintendente de Mantenimiento
Eléctrico y Superintendente de Ingeniería de Confiabilidad y Planeamiento.
El personal que tiene a cargo las Superintendencias se define como Supervisores de
Taller, los cuales tienen como colaboradores a los Coordinadores de Taller. Asimismo,
se tiene a los Supervisores de Guardia.
Los talleres contienen al personal técnico, mecánicos y eléctricos.
Las áreas que colaboran con la gestión y apoyo al personal ya mencionado son:
Planeamiento y Control, Confiabilidad, Capacitación y Costos.
Planeamiento cuenta con analistas programadores y planeadores; Confiabilidad cuenta
con analistas y personal técnico operativo.
Capacitación y Costos cuentan con supervisores y analistas de gestión.
Aaaa
Específicamente puedo mostrar cómo se organiza hoy en día la Superintendencia de
Ingeniería de Mantenimiento – área de Planeamiento:
-Superintendente de Ingeniería de Mantenimiento
- Supervisor de Planeamiento
- Analista de Planeamiento Taller de Palas y Perforadoras
- Analista de Planeamiento Taller de Flota Auxiliar
- Analista de Planeamiento Taller de camiones
- Analista de Planeamiento Taller de Distribución de Energía y Sistema de Potencia
- Analista de Backlog Taller de Palas y Perforadoras ( 02 )
- Analista de Backlog Taller de Flota Auxiliar ( 02 )
- Analista de Backlog Taller de Camiones ( 02 )
b. Responsabilidades
Dentro la Gerencia de Mantenimiento el personal posee un rol específico de funciones
( job description) el cual le permite desarrollar sus actividades, según estas se ha podido
ejecutar el nuevo proceso. Las áreas de gestión y de ejecución de tareas se han
complementado para que la implementación se pueda llevar a cabo, siguiendo una línea
que fija los pasos para cada etapa del proceso. Cabe señalar que son parte importante del
proceso, los involucrados dentro del soporte post venta de los equipos, así como los
clientes usuarios.
El desarrollo del proceso contiene la etapa de planificación, capacitación, recopilación
de información, revisión, evaluación y ejecución de tareas, las cuales nos llevaron a
cumplir con el objetivo esperado.
De esta manera, podemos describir dentro del proceso, las responsabilidades que
llevarán a cabo el desarrollo del mismo.
i. De administración y seguimiento.
Analista de Backlog .- Persona responsable de administrar el ciclo de vida del backlog
en mantenimiento mina . Encargado de llevar a cabo la planificación y capacitación,
desde y durante el proceso. Una vez iniciado el proceso, se encargó de coordinar de la
siguiente manera:
- En reunión con el Supervisor de Mantenimiento deberán estimar la fecha máxima para
atención del equipo con falla como también la prioridad del backlog .
- Completar los campos necesarios en el recolector de información o inspección ya
generado por la supervisión y generar la Orden de Trabajo respectiva completando los
campos obligatorios en el sistema.
-Planificar y programar la tarea backlog una vez se tengan los recursos en la operación,
ello será identificado cuando el indicador respectivo del sistema lo informe, se cuenta
con el apoyo de un equipo de personas del area de Pañol de Backlogs.
-Monitorear la ejecución y cierre técnico de la orden de trabajo backlog en el sistema
enviando alertas respectivas a la supervisión de taller.
- Una vez llevado a cabo el proceso, semanalmente se debe generar un reporte de
gestión de backlog indicando las principales desviaciones y planes de acción para
alcanzar y/o mantener el KPI comprometido por la Gerencia de Mantenimiento.
ii. De puesta en marcha
Inspector.- Es todo aquel personal (de Operaciones, Seguridad, Mantenimiento,
Confiabilidad, Socio Estratégico) que mediante una inspección detecta alguna anomalía
en el funcionamiento de un sistema o sistemas de un equipo. En detalle podemos
definirlo así:
Técnico de Mantenimiento
Realizar una correcta inspección de los equipos según plan de mantenimiento.
Discriminar las averías encontradas con la finalidad de realizar correctivos reactivos
y/o correctivos a planificar (backlog).
Llenar el formato de requerimiento de trabajo de todo trabajo correctivo a planificar
completando todos los campos requeridos y presentarlos al Supervisor.
Generar el requerimiento en el Sistema llenando los campos obligatorios.
Efectuar el tareo de horas hombre si intervino en la orden de trabajo del backlog, en
el sistema.
Cerrar el requerimiento referido a la orden de trabajo del backlog ejecutado, en el
sistema.
Generar informe de cierre técnico de la orden de trabajo del backlog programado.
Cerrar la orden de trabajo en el sistema previa autorización del supervisor de
mantenimiento.
Analista de Confiabilidad
Realizar una correcta inspección de los equipos según plan de mantenimiento.
Llenar el formato de requerimiento de trabajo de toda condición subestándar que se
encuentre en el equipo y presentarlos al Supervisor y Analista de Backlog para definir
su gestión ( estos mayormente están relacionados a estados de aceites y estructuras ).
Revisar el cierre técnico de las órdenes de trabajo para levantar la observación en los
reportes de condición que emite la Supervisión de Confiabilidad.
Socios Estratégicos
Realizar una correcta inspección de los equipos según plan de mantenimiento.
Discriminar las averías encontradas con la finalidad de realizar correctivos reactivos
y/o correctivos a planificar (backlog) ya sean por Garantías (a realizar por el socio) o
que se deban efectuar por el Cliente.
Llenar el formato de requerimiento de trabajo, de toda tarea correctiva a planificar
completando todos los campos requeridos y presentarlos al Supervisor de
Mantenimiento.
Operadores
Realizar una correcta inspección de los equipos según check list “reporte de estado
de máquina”.
Alcanzar diariamente todos los check list a los supervisores de guardia de
mantenimiento.
En el caso de operaciones procesos en reunión diaria entregarán a los Supervisores
de Mantenimiento en el formato de solicitud sus observaciones a levantar.
iii. De apoyo
Analista de Pañol de Backlog y Herramientas
Persona responsable de gestionar la llegada de los requerimientos (materiales,
componentes, herramientas) a la operación en mantenimiento mina .
Gestionar los recursos adquiridos en cada orden de trabajo, por el Analista de
Backlog, mediante el indicador respectivo, podemos conocer que su estado en el sistema
(componentes, repuestos, materiales, herramientas especiales)).
Cambiar el estado del recurso en el sistema una vez se tengan las requisiciones
completas en el Pañol de Backlog.
Entregar el listado de requisiciones del Backlog, para su programación respectiva, en
coordinación con el Supervisor de Mantenimiento.
Colocar nuevamente los recursos de Backlog ( Canastas ) que deberán reprogramarse
previa autorización por escrito del Superintendente Mecánico / Eléctrico.
Ingresar al almacén repuestos que por algún motivo no fueron utilizados en la
ejecución del Backlog previa autorización por escrito del Superintendente Mecánico /
Eléctrico.
Realizar devoluciones de los repuestos no utilizados a los Almacenes respectivos, de
nuestros proveedores en mina ( Vendor Help Stock ) y Antapaccay.
Generar reporte de listado de repuestos no utilizados del backlog ejecutado.
Técnico de Pañol de Backlog
Personal soporte del Analista de Pañol de backlogs. Persona responsable de la
recepción, revisión y locación de los requerimientos (materiales, componentes,
herramientas) en el pañol de Backlog, además es responsable de la entrega oportuna de
los recursos completos ( Canastas ) de OTs programadas a los talleres.
iv. De ejecución
Supervisor de Mantenimiento
Persona responsable de la ejecución del Backlog.
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Revisar la información del formato de requerimiento de trabajo llenado por el
técnico a fin de validar los campos obligatorios; en reunión diaria con Operaciones
Procesos recabarán los formatos de solicitudes de trabajos revisando el correcto llenado
de los campos necesarios (Equipo, Fecha y Falla Encontrada).
En reunión con el Analista de Backlog / Analista de Planificación deberán estimar la
fecha máxima para atención de equipo con falla como también la Prioridad del Backlog.
Recepcionar los repuestos y recursos (CANASTAS) de Backlog programados,
revisando que todos los items solicitados sean entregados por parte del area de Pañol de
Backlog.
Velar por la ejecución del Backlog programado.
Velar por que el cierre técnico de la orden de trabajo sea realizado correctamente en
el sistema.
De tener que reprogramar algún Backlog por alguna razón de fuerza mayor deberá
llenar el formato de devolución de repuestos y deberá contener la firma del
Superintedente de Mantenimiento Mecánico / Eléctrico para que pueda gestionarse su
nueva programación.
De tener que devolver items solicitados en el Backlog pero que por diferentes
razones no lo utilizaron deberá llenar el formato de devolución de repuestos que deberá
contener la firma del Superintedente de Mantenimiento Mecánico / Eléctrico para que
pueda gestionarse su devolución a los Almacenes.
