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PROCEDIMIENTO GESTION DEL Código:
TALENTO HUMANO Fecha:
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1. PROPÓSITO:
Establecer las disposiciones para seleccionar y gestionar el talento humano que
requiere INGEOSAM LTDA. para el aseguramiento de lo referente a
documentación, requisitos de ley, exámenes de ingreso y las respectivas
inducciones a las funciones del cargo y responsabilidades en nuestro sistema
de gestión de , Seguridad Industrial y Medio Ambiente.
2. ALCANCE:
Aplica para las actividades de Selección, Vinculación, Administración, Retiro,
Disciplina, Evaluación y Mejoramiento del personal que trabaje para
INGEOSAM LTDA. brindando herramientas necesarias para su desempeño y
un clima laboral adecuado.
3. DEFINICIONES:
1. Vacante: cargo y oficio libre, sin proveer o disponible en la
organización.
2. Convocatoria: consiste en realizar el llamamiento o reclutamiento de las
personas que con determinados aspectos cumplen un perfil especifico,
para posteriormente proceder a la selección del mismo.
3. Contrato: pacto entre el CONTRATANTE y el CONTRATISTA, en el
cual se estipulan condiciones de trabajo.
4. Perfil de Cargo: documento en el Sistema de Gestión de Calidad, donde
se ha determinado la competencia del personal.
5. AFP: Administradora del fondo de pensiones
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6. EPS: Empresa Prestadora de Salud
7. ARL: Administradora de Riesgos laborales
8. EPP: Elementos de Protección Personal
9. Falta disciplinaria: es una violación y/o incumplimiento del Reglamento
Interno, contrato Laboral o al Código Sustantivo del Trabajo. También
es considerada falta laboral las mencionadas en el artículo 60 de dicho
código.
Descargo: respuesta por escrito del empleado a la acusación de una falla
disciplinaria.
Sanción: es la medida disciplinaria impuesta a un empleado que ha
cometido una falla disciplinaria
4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
4.1 Selección de personal:
4.1.1. Cuando se presenta una Solicitud de personal como necesidad de
uno de los procesos de INGEOSAM LTDA. el Director Administrativo
corroborara que el personal solicitado realmente es necesario y se
encuentra dentro del presupuesto establecido el cual debe ser aprobado
por el Gerente.
4.1.2 La solicitud de persona se efectúa verbal o vía email, la selección y
vinculación del personal requerido según las necesidades, se efectuará
con la previa autorización del Gerente.
4.1.3 La Solicitud de Personal es remitida a la Asistente Administrativa
y si ninguna de las hojas de vida que se encuentran en archivo cumple con
los requisitos de la solicitud, se procederá a hacer convocatoria de la
siguiente manera:
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El Director Administrativo solicita a la Asistente Administrativa,
hacer convocatoria según las necesidades e importancia de la misma, la
cual se puede hacer por medio de personal recomendado por la
gerencia.
Se verificara que el cargo para el cual se necesita el vacante se
encuentre en el organigrama, si no existe se procederá a realizar la
creación así como el perfil de cargo correspondiente.
Una vez recibidas las hojas de vida de la convocatoria, la
Asistente Administrativa hace un filtro o Pre-selección de las mismas
de acuerdo a las características principales del “Perfil de Cargo”
informadas previamente por el Director Administrativo, para esto se
utiliza el formato Verificación de Competencias.
Las hojas de vida de los aspirantes no seleccionados se mantendrán
vigentes dentro del archivo físico de hojas de vida en la oficina de
Administración por termino de un mes, posteriormente serán
clasificadas de acuerdo a la especialidad.
La Asistente Administrativa entregara al Director Administrativo las
hojas de vida Pre-seleccionadas para que verifique el cumplimiento con
respecto al “Perfil de Cargo” y realice la programación de las
entrevistas correspondientes.
Las entrevistas serán registradas en el formato “Control de Selección”,
por el dueño del Proceso que requirió el cargo, si la persona vinculada a
la empresa es para desempeñarse en los procesos misionales de la
compañía esta persona se enviara a pruebas psicotécnicas con el
proveedor seleccionado para este fin.
Una vez seleccionado y contactado el candidato, el Director
Administrativo formaliza la propuesta laboral y le especifica las
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características contractuales, así como la documentación requerida
para realizar la contratación.
4.2 Vinculación del personal:
El Coordinador de HSE informa al aspirante seleccionado que debe
realizar los exámenes médicos de Ingreso (Medicina General,
laboratorio clínico, audiometría y optometría) en la entidad
especializada que posea Licencia de sst contratada previamente por la
Organización. Además le solicita que debe estar vacunado contra fiebre
amarilla y tétano.
Una vez realizados estos exámenes, la entidad los remite al Director
Administrativo quien los revisa, en el caso de los exámenes médicos
arrojen un concepto desfavorable se considera el candidato no apto y el
Director Administrativo se contactara con esta persona para informarle
de las razones por las que no es posible efectuar la contratación, el
proceso volverá a iniciarse.
El Director Administrativo solicitara a el aspirante la documentación
requerida para elaborar el contrato de trabajo y el Coordinador de HSE
las procederá a realizar afiliaciones a seguridad social (ARL, AFP, EPS
y Caja de Compensación Familiar y Parafiscales). Si la persona se
encuentra vinculada a alguna entidad administradora de Pensiones se
solicita el Certificado de Afiliación.
Con autorización del Director Administrativo se envía al seleccionado a
Exámenes con el Psicólogo autorizado por la empresa.
Con el certificado de Aptitud, los documentos exigidos y el Contrato de
Trabajo elaborado, la Asistente Administrativa procede a conformar la
carpeta (hoja de vida) del empleado contratado y a solicitar permiso
(carnet) para ingreso a su área de trabajo en las instalaciones de la
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empresa. Además, le solicita una foto para elaborar el carnet de la
empresa.
El Director Administrativo envía carta a la entidad bancaria para
apertura de cuenta de ahorros para realizar el pago de nomina.
Cuando se trate de personal interno promovido o nombrado en un nuevo
cargo, que posea (1) un año de antigüedad no se le exigirán el certificado
de contraloría y procuraduría y libreta militar (para los hombres).
Adicionalmente se solicitarán las certificaciones para ajustarse al perfil
actual y cumplir con el mismo.
Según el término de contratación se establecen los siguientes formatos
de contratos:
Contrato de Trabajo a Termino Indefinido
Contrato de trabajo a Término Fijo Inferior a Un Año
Contrato de Prestación de Servicios Profesionales.
Para la vinculación del personal se utilizara la lista de chequeo , en
donde se verifica que toda la documentación requerida por la empresa
sea anexada la cual tendrá plazo máximo de 7 días para entrega de toda
la información por la persona contratada.
4.3 Administración del personal:
Para todos los cargos, posterior a la vinculación se hará una charla de
inducción, por el Coordinador de HSE en la oficina de Administración y
será registrada en el formato “Inducción al Personal”, sobre los
siguientes aspectos:
Información básica general de la Organización
Historia, Organigrama, horario, reglamento Interno.
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SG-SST y Seguridad Industrial.
Reglamento Interno de Trabajo.
Proceso al cual pertenece el nuevo trabajador.
En este mismo formato se registra la inducción específica al cargo la
cual es realizada por el responsable del proceso.
Según el Perfil de cargo, el Coordinador de HSE evaluará la dotación
requerida para el cargo y hará entrega de esta mediante el formato
Entrega de Elementos de Protección Personal.
Cuando se trate de contratistas que se requieran para alguna labor o
servicio el coordinador de HSE hace entrega de la Dotación de EPP de
acuerdo con la labor a realizar. Realiza la Inducción a las Políticas de la
empresa y recomendaciones de seguridad. Se dan las Instrucciones
necesarias por parte del dueño del proceso y luego se Formaliza el
contrato y/ o orden de servicio según el caso.
4.3.1 Por medio del formato “Control de Contratos” el Director
Administrativo, registrara, verificara y controlara el estado de los
contratos de trabajo vigentes de la Organización. El área financiera
tendrá acceso a este formato en caso de que requiera información para
el registro de la nomina.
4.3.2 Cuando el personal requiera un permiso o efectuar una diligencia
laboral diligenciara el formato “Solicitud de Permiso” y presentara
posteriormente los soportes necesarios en el caso en el que aplique al
tipo de diligencia.
4.3.3. El Director Administrativo, notificara a los responsables de
procesos la vigencia de los contratos y así determinar la continuidad o
terminación del mismo soportado con la “Evaluación de Desempeño”.
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4.4 Evaluación del Personal:
La “Evaluación de Desempeño” se efectuará anualmente en el mes de
noviembre, dicha actividad es liderada por el Coordinador de HSE,
teniendo en cuenta que:
Con base en el resultado de las evaluaciones de desempeño y las
necesidades internas identificadas se emprende la toma de decisiones y
acciones correctivas, preventivas o de mejora según sea el caso.
4.5 Mejoramiento del Personal:
El Coordinador de HSE solicitara al personal de la organización la
elaboración de una encuesta para medir la satisfacción del cliente
interno, diligenciando la “Encuesta de Clima Organizacional” anualmente
en el mes de junio del año correspondiente.
El Coordinador de HSE debe preparar y presentar a Gerencia al final de
cada año, el programa de bienestar social y laboral para todos los
trabajadores de INGEOSAM LTDA. Aplicable al periodo siguiente, por
medio del formato “Cronograma de Actividades”.
El Coordinador de HSE programara mensualmente una reunión con todo
el personal, en el cual se tratarán temas de seguridad industrial en todas
las dependencias de la organización, mejoramiento, motivación,
condiciones laborales, entre otros. Los contenidos de estas reuniones
quedan consignados en el Registro de Asistencia.
4.6 Retiro del personal
Cuando se presente un retiro definitivo de un empleado esta se hará por
medio de la Carta de terminación de contrato entre las partes.
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Si es contrato directo con la empresa se le enviara por correo
certificado los soportes de pagos de seguridad social correspondientes
a los tres últimos meses.
Se notifica a entidades bancarias o entidades con las cuales se haya
afiliado por medio de la empresa, la desvinculación del empleado de la
empresa.
Cuando se retire a un trabajador el Director Administrativo elaborara la
autorización para que se realice los exámenes de egreso pertinentes.
El Coordinador de HSE confirma los datos del trabajador retirado con el
Director Administrativo vía email para luego registrar en la planilla de la
novedad de retiro del trabajador para, ARL, EPS, Fondo de Pensiones,
Caja de Compensación Familiar y Parafiscales.
Se hace entrega de la siguiente documentación al trabajador:
Cheque de liquidación
Certificación laboral
Carta de retiro de cesantías (si aplica)
Solicitud de exámenes de retiro
4.7 Proceso Disciplinario
Inicialmente, la falta disciplinaria debe ser manifestada al Jefe
Inmediato de manera verbal o escrita, se revisa el caso se informa al
empleado en cuestión vía telefónica o personalmente, se cita en la
oficina se toman los descargos por escrito al empleado en el formato
“Comunicado Interno”.
Los hechos y los descargos serán revisados por el Gerente, Director
Administrativo y jefe inmediato, quienes determinan si se aplicara
sanción al empleado y qué tipo de sanción debe aplicarse, tomando en
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cuenta el Reglamento Interno de Trabajo, el Contrato Laboral y el
Código Sustantivo de Trabajo.
En caso de aplicarse sanción se notifica al empleado por escrito en un
“Comunicado Interno”, y una vez recibida y firmada la copia, esta
reposara en la carpeta de la hoja de vida del empleado.
En el caso de considerar que la falta no requiere sanción se efectuará un
llamado de atención que puede ser verbal o escrito “Comunicado
Interno”, pero no irá con copia a su hoja de vida.
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Ley 789 de 2002
Ley 100 del1993
Código Sustantivo del Trabajo
Decreto 1832 de 1994
Perfil De Cargo
Entrevista de Selección de Personal
Inducción al Personal
Entrega de Elementos de Protección Personal
Control de contratos de Personal
Solicitud de Permiso
Evaluación de Desempeño
Cronograma de Actividades
Paz y Salvo
Comunicado Interno
Registro de Asistencia
Contrato de Trabajo a Termino Indefinido
Contrato de Trabajo a Termino Fijo Inferior a Un año
Contrato de Prestación de Servicios laborales.
Verificación de competencias
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