CAJA MENOR
FDH.
3.1 CONCEPTO DE CAJA MENOR
Cuando en la empresa se efectúan desembolsos para gastos tales como, transportes urbanos,
fotocopias, envío de correo, almuerzos para los empleados (ocasionalmente), arreglos
florales, etc., cuyo valor no amerita giro de cheque, sino que se hacen en efectivo, es
necesario crear un fondo fijo llamado “Caja Menor”, cuyo manejo está a cargo de un
empleado, que en la mayoría de los casos es la secretaria.
Al constituirse el fondo fijo para Caja menor, se gira un cheque por el monto acordado según
las necesidades de la empresa, a nombre del responsable de su manejo y se contabiliza así:
1
Ejemplo:
El día 3 de Febrero se constituye el fondo de caja menor por valor de $500.000, cuyo manejo
está a cargo de María Teresa Rodríguez. Se gira el cheque No. 3824 del banco Popular.
3.1.1. Contabilización de la constitución del fondo fijo de caja menor
Códig Cuent Débit Crédit
o as o o
110510 CAJAS. Menores 500.00
1110050 Banco BBVA sucursal Centro internacional. 0 500.00
1 0
Cuando la responsable de la caja menor, entrega un dinero para un pago cuyo valor no se ha
establecido, debe elaborar un “vale provisional” y cuando ya legalicen el desembolso, debe
elaborar un “Recibo de Caja Menor” anexando la factura como soporte.
Ejemplo:
El día 8 de Febrero se efectúa un desembolso de caja menor por $8.500 para fotocopias, a
favor de El Centro Del Copiado, Nit. 860.325.859-1, se elaboró el recibo de caja menor No.
01.
RECIBO DE CAJA MENOR
NOMBRE DE LA EMPRESA
No.
01
PAGADO A: El Centro del Copiado FECHA: Febrero 8 de 2.010
CONCEPTO: Fotocopias Fac. 45898 valor $ 7.328
Valor del iva $ 1.172 VALOR $ 8.500
VALOR EN LETRAS: Ocho mil quinientos pesos m/CTE.
Recibido
AUTORIZADO APROBADO FIRMA Y C.C. O NIT.
POR POR
2
3.2. REEMBOLSO DE CAJA MENOR
Cuando en la caja menor no queda mucho efectivo, porque ya se han efectuado varios pagos,
los cuales deben estar soportados con recibos de caja menor, la persona responsable debe
elaborar un documento llamado “Reembolso de Caja Menor” y relacionar los pagos
efectuados, con el nombre del beneficiario, identificación, concepto, valor y codificación
contable. Luego lo pasa a tesorería para que le giren un cheque por el valor del reembolso y
así volver a tener el efectivo correspondiente al fondo fijo.
Ejemplo:
En el almacén El Ensueño, se tiene un fondo fijo para caja menor por valor de
$250.000. Durante el mes de Junio de 2.010 se efectuaron los siguientes gastos pagados con
dinero de caja menor:
Junio 5: Papelería el comercio. C.C. 19.582.639. Ganchos para cosedora.
$2.500.
Junio 12: Rapicopias. Nit. 860.258.741-9. Fotocopias $16.293 mas iva $ 2.607.
Junio 16: Restaurante Mi Ranchito. Nit. 860.254.216-8. Almuerzos
personal de administración. $63.900 (base $ 55.086 iva $8.814).
Junio 20: Servientrega. Nit. 860.503.254-7. Envío de encomiendas.
$25.800.
Junio 25: Supermercado Carulla S. A. Nit. 860.753.951-2. Compra elementos
de aseo. $13.500.
Junio 28: Mensajero. C.C. 79.582.456. Transportes urbanos durante el mes de
Junio $120.000.
Nota: Dependiendo del requerimiento en la empresa, algunos contadores asumen el Iva como
mayor valor del gasto, contabilizado en la cuenta 5115__ iva descontable, e igualmente
existe la política de llevarlo como iva descontable menor valor del iva a pagar en la cuenta
240802. En todo caso siempre debito.
Recuerde: Si en la factura el Iva no viene discriminado, por ningún motivo Ud puede
separarla e incorporarla a la contabilidad de forma manual.
3
El responsable elabora el respectivo reembolso de caja menor No. 01.
ALMACEN EL REEMBOLSO DE CAJA
ENSUEÑO MENOR No. 01
Nit 830.302.142-2
FONDO FIJO $
PAGOS EFECTUADOS 250.000
MENOS EFECTIVO - 5.400
MENOS VALES 0
DEL _1_ AL 30 DE _Junio de 2.010 VALOR REEMBOLSO 244.600
PAGADO A: CC. O CONCEPTO VALO CODIGO
NIT R
PAPELERIA EL COMERCIO 19’582.639 Ganchos cosedera 2.500 519530
RAPICOPIAS Fac. 860258741 Fotocopias 16.29 519530
3
i 860258741 Iva fotocopias 2.60 511570
v 7
a
RESTAURANTE MI 860254216 Almuerzos 55.08 519560
RANCHITO 6
I 860254216 Iva almuerzos 8.81 511570
v 4
a
SERVIENTREGA 860503254 Envío de encomiendas 25.80 513540
0
SUPERMERCADO CARULLA 860753951 Artículos para el aseo 13.50 519525
0
MENSAJERO 79582456 Transporte urbano 120.00 519545
0
SON: Doscientos cuarenta y cua tro mil seiscientos pesos m/CTE. 244.60 233595
0 CR.
SECCION O DEPTO. ELABORADO POR REVISADO APROBADO
Después de revisado y aprobado, se pasa a tesorería en donde gira el cheque para efectuar el
reintegro o reembolso de caja menor.
Contabilización del reembolso
Códig Cuenta Débito Crédito
o s
519530 GASTOS DIVERSOS. Papelería 2.500
519530 Papelería y Fotocopias Papelería 16.293
511570 y Fotocopias - iva Restaurante 2.607
519560 Restaurante - Iva 55.086
511570 SERVICIOS. 8.814
513540 Correo Elementos 25.800
519525 aseo Taxis y buses 13.500
519545 COSTOS Y GTOS X PAGAR. Otros 120.000
233595
244.600
4
Pago del Reembolso COMPROBANTE DE EGRESO.
Códig Cuenta Débito Crédito
o s
233595 COSTOS Y GTOS X PAGAR. Otros 244.600
1110050 Banco BBVA. 244.600
1
5
Elaborar y contabilizar el reembolso de caja menor según la siguiente información:
Abril 5: Cámara de Comercio de Bogotá. Certificados de existencia y
representación $19.000.
Abril 12: Rapicopias S de H... Fotocopias de documentos. $19.750 más IVA.
Abril 17: Terpel S. A. Gasolina para la camioneta de repartos. $49.500. Abril 20:
Papelería Panamericana S. A. Papel para impresora $28.500 más IVA.
Abril 21: Supertiendas Olímpica S.A. Implementos para aseo y cafetería
$17.850. IVA incluido.
Abril 22: Almacén todo eléctricos S en C. Compra de extensiones eléctricas.
$18.600 más IVA.
Abril 25: Adpostal. Envío de correspondencia $17.900.
Abril 28: Mensajero Juan de Dios Barriga. Transportes urbanos del 1 al 27 de
Abril $75.200.
El encargado tiene un vale provisional por $ 22.000 correspondiente a un gasto para
pago de taxis y buses al vendedor de la empresa.
El fondo fijo es de $460.000
EMPRES REEMBOLSO DE CAJA MENOR
A No.
FONDO FIJO
PAGOS EFECTUADOS
…………….
DEL AL de del año MENOS EFECTIVO
…………….
MENOS VALES
…………….
VALOR REEMBOLSO ….…………
PAGADO A: CC. CONCEPTO VALO CODIG
NIT R O
6
SON.
SECCION O DEPTO. ELABORADO POR REVISADO APROBADO
Pago del Reembolso
Códig Cuent Débito Crédito
o as
