Manual de puestos
El Manual de Puestos es una herramienta administrativa que describe las actividades
(tareas) y las responsabilidades de los puestos que existen en la institución, así como
también sus interrelaciones internas y externas, el perfil que se requiere para aspirar a un
puesto. Estamos hablando de un documento que contiene las mejores prácticas de una
empresa, las cuales definen su enfoque sistemático para lograr de la mejor manera o, mejor
dicho, de la manera correcta, las expectativas, los planes y las rutinas de trabajo.
El propósito de este manual es servir como material de capacitación y, asimismo, garantizar
la consistencia: algo que asegurara el aumento de valor de su marca. Para explicarlo de otra
manera, los procedimientos están diseñados para ayudar a reducir las variaciones y
minimizar los errores dentro de un determinado proceso. Indicar claramente lo que se
persigue con cada proceso, es útil para lograr la cooperación o el cumplimiento e infunde
en los empleados un sentido de dirección y de urgencia.
Contenido de un manual de puestos
Como era de esperarse, la estructura de un manual del procedimiento responde a esas tareas
que son imprescindibles para cumplir con las funciones de determinado puesto.
Este documento debe estar redactado de una manera lo más clara posible, sin ambigüedades
y sin que pueda generar dudas sobre lo que debe y no debe hacerse. En lo que respecta al
contenido, este tiene que ver con los pasos involucrados en cualquier proceso en particular,
asegurando que los procedimientos se realicen con el protocolo correcto, manteniendo el
control de calidad.
Por otra parte, es recomendable que el manual de puesto incluya listas de verificación, pues
para cualquier proceso, es más fácil para los miembros del equipo seguir un formulario. Es
válido desarrollar una plantilla completa basada en cada proceso. No es adecuado asumir
que los miembros del equipo pueden recordar todo al pie de la letra en todo momento, por
eso una decisión inteligente es integrar las listas de verificación y los formularios como un
anexo a los pasos de los procesos.
OBJETIVOS DEL MANUAL.
Definir un documento único de referencia para todos los puestos de trabajo. v
Identificar los requerimientos mínimos a considerar en los puestos tipo.
Facilitar el proceso de reclutamiento y selección de personal de la Gerencia de
Recursos Humanos.
Establecer una herramienta administrativa que contiene la información necesaria de
todos los puestos de trabajo, de acuerdo a la estructura organizativa de ANDA para
el desempeño eficiente del personal.
Definir los requisitos mínimos y la descripción general, de referencia para el
reclutamiento y selección del personal, así de las promociones internas.
Facilitar la inducción al trabajo del nuevo personal.
Analizar cargas de trabajo e incentivos.
Orientar la actuación de cada funcionario en el desarrollo de los procesos de la
Dirección.
Contratar el personal idóneo para la institución.
El Manual de puestos constituye el documento formal que compila las diferentes
descripciones de puestos de trabajo de una organización.
Es el resultado del estudio de los puestos de trabajo, imprescindible para llevar a cabo la
correcta gestión de las personas.
En el análisis de los puestos de trabajo pueden considerarse pioneros a Frank y Lillian
Gilbreth, quienes idearon el diagrama de flujo para analizar el proceso de trabajo.
El Manual de puestos permite:
En primer lugar, Documentar los distintos puestos de trabajo de la organización
mediante una descripción exhaustiva de los mismos, de los flujos de trabajo y
sistemas.
Establecer o completar el organigrama jerárquico-funcional de la organización.
Facilitar el control y la mejora de los sistemas de gestión y producción de servicios,
estableciendo las bases para una adecuada definición de objetivos.
También hace posible efectuar el desarrollo de una valoración de puestos de
trabajo ajustada a sus contenidos y exigencias. De esta manera, la política
retributiva, allá donde la legislación y normativa lo permitan, considerará la
aportación diferencial, a los resultados de la organización, de cada uno de los
puestos de trabajo. También de sus características diferenciales.
Integrar las competencias profesionales necesarias para el buen desempeño del
puesto de trabajo.
Definir áreas de resultados. Haciendo factible la evaluación del rendimiento de las
personas que desempeñan los puestos de trabajo mediante sistemas más válidos y
fiables.
Analizar las funciones identificando potenciales duplicidades en actividades,
funciones, tareas, responsabilidades…
Hacer posible la elaboración de planes de formación y el desarrollo de procesos de
selección más eficaces. Al aportar un conocimiento más preciso del contenido de
los distintos puestos y del perfil de exigencias de cada uno de ellos.
Finalmente, facilitar la función de prevención de riesgos laborales.
Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes
puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones
rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir
que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen
entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo,
delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre
cada función de la organización.
Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación
de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura
organizacional, a que posiciones está subordinado directa e indirectamente y cuál es su
relación con otros puestos de trabajo.
Al igual que el Manual de Normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo para
cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que
elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por
pequeña que sea la organización.
Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la
contratación de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto, las integraciones de varias de
ellos representan al Manual de Puestos y Funciones.
La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:
Identificación del Puesto de Trabajo
Nombre
Área de desempeño
Codificación
Descripción Genérica (objetivo)
Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto
Diarias o frecuentes
Semanales
Quincenales
Mensuales
Trimestrales
Semestrales
Anuales
Ocasionales o eventuales
Requisitos del ocupante del puesto (perfil)
Nivel académico
Habilidades y destrezas
Conocimientos técnicos y/o específicos
