Instituto de Educación Informática

GRUPO INSTITUTO DE EDUCACIÓN

Manual de
Formación
MANUAL DE MICROSOFT
PROJECT 2007

IE

F. I. Povea
PROJECT 2007 Manual de Formación

2
PROJECT 2007 Manual de Formación

CONTENIDO
Capítulo I:
Introducción a la gestión de proyectos. ............................. Pág. 5

Capítulo II:
Ejecución de programa ................................................... Pág. 12
Apertura y almacenamiento de un archivo de proyecto .. Pág. 12
Visualización del proyecto en vistas ................................ Pág. 13
Ajuste de la escala temporal. .......................................... Pág. 15

Capítulo III:
Diagramas de Tareas. Dependencia entre tareas ........... Pág. 18

Capítulo IV:
Gestión de recursos ........................................................ Pág. 30
Utilización de calendarios................................................ Pág. 34
Programación con recursos ............................................ Pág. 37

Capítulo V:
Gestión de las cargas de trabajo de recursos ................. Pág. 42
Programación de las delimitaciones de tareas ................ Pág. 46
Aplicación de filtros y ordenación de datos..................... Pág. 48

Capítulo VI:
Creación de tablas personalizadas ................................. Pág. 54
Creación de informes personalizados ............................ Pág. 56

Capítulo VII:
Personalización del Diagrama de Gantt .......................... Pág. 60
Creación de barras de herramientas .............................. Pág. 61

Capítulo VIII:
Casos Prácticos .............................................................. Pág. 63

3
PROJECT 2007 Manual de Formación

4
PROJECT 2007 Manual de Formación

Capítulo I:
Introducción a la gestión de proyectos.
 Qué es un proyecto.
 Desarrollo de las partes de un proyecto.
 Uso de las herramientas de gestión de proyectos.
 Diagrama de Gantt.
 Diagrama de Red.

5
PROJECT 2007 Manual de Formación

MICROSOFT PROJECT 2007 es una aplicación de gestión de

proyectos, que nos ayudará a mantener una disciplina constante a lo largo del
ciclo de vida (Inicio, Diseño, Ejecución, Control y Cierre) de un determinado
proyecto, para que este pueda concluir con la calidad, costo y tiempo previstos.

Antes de ver cómo utilizar esta aplicación es necesario comentar

algunos conceptos que nos pueden ayudar a comprender mejor el uso y la
utilidad de una aplicación informática para la planificación de proyectos.

¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Podemos definir un proyecto, como un conjunto de actividades

complejas interrelacionadas, realizadas con criterios diferentes a los habituales,
utilizando recursos de distintas áreas de la organización, reunidos en una
organización temporal, dirigidas hacia la consecución de un objetivo claro y
medible.

Un proyecto es un trabajo con un principio y un final identificable.

Resumimos de forma esquemática su ciclo de vida, todas las fases de los que
se compone un proyecto (desde que surge la necesidad hasta que el proyecto
finaliza), como sigue a continuación:

PREPROYECTO NECESIDAD
REQUISITOS SOLUCIÓN COSTO / VIABILIDAD RIESGO PERSONAS
NEGOCIO BENEFICIO CLAVES

DISEÑO
DEFINIR

ORGANIZAR

EJECUCIÓN
PUESTA EN
MARCHA
REPLANIFICAR

SEGUIR E TRABAJO GESTIONAR

INFORMAR TECNICO EXCEPCIONES

REVISAR

CIERRE Y REVISIÓN
COMPLETAR EL
PROYECTO FEED-BACK

BENEFICIO - METAS

6
PROJECT 2007 Manual de Formación

DESARROLLO DE LAS FASES DE UN PROYECTO

Una vez que hemos definido nuestro proyecto, pasamos a la fase de

Planificación, teniendo en cuenta que planificar supone: Descomponer en
tareas e hitos, o sea, realizar la EDT, estimar duración de las tareas, establecer
dependencias entre ellas y asignar recursos y costes este último apartado
correspondería a la realización de la EDO.

PROYECTO

CAPITULO 1 CAPITULO 2 CAPITULO 3

SUBPROYECTO 1 SUBPROYECTO 2 SUBPROYECTO 3

UNIDAD 1 UNIDAD 2 UNIDAD 3 UNIDAD 4

FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4

SISTEMA SISTEMA SISTEMA

CONSTRUCTIVO 1 CONSTRUCTIVO 2 CONSTRUCTIVO 3
PAQUETE DE PAQUETE DE PAQUETE DE
TRABAJO 1 TRABAJO 2 TRABAJO 3

OPERACIÓN 1 OPERACIÓN 2 OPERACIÓN 3

ACTIVIDAD 1 ACTIVIDAD 2 ACTIVIDAD 3

RECURSOS
COSTOS
CÓDIGOS
SISTEMAS
ORGANIZACIÓN
DEPARTAMENTO
ETC.

La Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT), es una estructura tipo de

árbol que incluye cada tarea y cada resultado, cada nivel de la estructura refleja
un nivel diferente de detalle, cada tarea recibe un número de esquema, siendo
el nivel más bajo de la estructura aquellas tareas que admiten parámetros
concretos para su realización.

Descripción de los componentes de la EDT:

 Tareas: También se les llama actividades y definen el ámbito del

objetivo del proyecto. Tras definir el proyecto, se identifican los
elementos que lo componen y se detalla para cada uno de estos
elementos qué tareas hay que desarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si
estamos organizando las vacaciones, los elementos serían: lugar de
vacaciones, medio de transporte, personas que van,... Y las tareas por

7
PROJECT 2007 Manual de Formación

ejemplo para el lugar de vacaciones serían: visitar agencias de viajes,

ver qué lugares están disponibles en una fecha, reservar hotel,...
Al identificar las tareas hay que organizarlas jerárquicamente, en la
llamada “Estructura de descomposición del trabajo”. Algunas tareas se
tienen que llevar a cabo de forma secuencial, ya que hasta que no se
hagan unas no se pueden realizar otras superiores, pero otras se
pueden realizar simultáneamente.

También tenemos que detallar la duración, es decir, el tiempo necesario

para realizar una tarea. Project permite especificar la duración en años,
meses, semanas, días, horas o minutos. Normalmente, para estimar la
duración de las tareas se tienen en cuenta cuatro aspectos:

1. Información histórica, recogida de otros proyectos similares.

2. Participación de alguien que ya la ha realizado anteriormente
en otras circunstancias.
3. Experiencia de alguien que la ha realizado anteriormente.
4. Indeterminación. Cuando no se tiene otra información.

 Hitos: Representan la finalización de un grupo de tareas o de una fase

del proyecto. En Project, los hitos suelen tener como duración cero ya
que marcan la finalización de un plan. Cada vez que se concluye una
tarea se alcanza un hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos
querrá decir que el proyecto se ha concluido. En definitiva un hito no
consume ni tiempo ni recursos.

La Estructura de descomposición de la Organización (EDO), es la base de

datos que tiene el programa para introducir todos los parámetros y
especificaciones necesaria de los recursos que se necesitan para llevar a cabo
el proyecto.

8
PROJECT 2007 Manual de Formación

Descripción de los componentes de la EDO:

 Recursos: En los recursos están incluidas las personas, herramientas,

instalaciones o equipos necesarios para realizar las tareas. Además de
detallar los recursos necesarios debemos tener en cuenta la
disponibilidad de los mismos en cada momento.
 Tipos de Recuros: Los recursos pueden ser de tipo trabajo, los que
trascienden al proyecto, de tipo material que se quedan en el proyecto y
de tipo costo.

GESTIÓN DE PROYECTOS

Según el PMI se define la Gestión de Proyectos: Es la aplicación de

conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un
proyecto para satisfacer los requisitos del mismo.
MICROSOFT PROJECT 2007 nos permite de una manera sencilla llevar la
gestión y mantener bajo control todos los elementos anteriormente
mencionados. Gracias a este software de gestión de proyectos podemos:

 Ver cómo algún cambio en una parte del proyecto puede afectar al resto.

9
PROJECT 2007 Manual de Formación

 Informar a todos los participantes en el mismo acerca de lo que tienen

que hacer y cuándo tienen que hacerlo.

 Entre otras cosas que veremos a continuación.

Cómo utilizar Project desde que se decide el objetivo a alcanzar:

 Crear un plan realista del proyecto: Gracias a los Asistentes de

Planificación, una vez que se han establecido las tareas a desarrollar y
los recursos con los que se cuenta, se puede aumentar la efectividad del
proyecto basándonos en sugerencias y trucos que estos ofrecen.

 Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: Esto lleva consigo el

seguimiento de las tareas, si se van realizando como se esperaban, si
hay algún retraso en su finalización,... y también se tiene en cuenta los
imprevistos que puede haber.

 Comunicación de los resultados del proyecto: Como generalmente son

muchas las personas que participan en un proyecto, éstas tienen que
estar informadas para que puedan trabajar efectivamente. Mediante el
uso de los informes, se puede presentar la información necesaria en
cada caso.

 Evaluación del proyecto: Project almacena toda la información

relacionada con las tareas, los costes,... y esta información ayuda a
realizar la evaluación final del proyecto. También permite hacer
sugerencias para proyectos futuros.

Aunque hay muchas herramientas en Microsoft Project que nos pueden

ayudar en diversos momentos de la planificación y la ejecución de un proyecto,
quizás las dos más útiles son el Diagrama de Gantt, que se encarga del
tiempo en el que se programan las tareas, y el Diagrama de Red, que aclara la
relación entre las mismas. Veamos cada uno de ellos más ampliamente.

 Diagrama de Gantt: En este diagrama cada tarea está representada por

una barra horizontal, y se sitúan a lo largo de un período de tiempo
llamado escala temporal, de forma que la longitud de cada barra
corresponde al tiempo que se tiene estimado para cada tarea. También
a través del diagrama de Gantt podemos ver la relación entre tareas,
cuando varias barras horizontales se unen entre sí indicando que una
tarea es inmediatamente posterior a otra y se tiene que realizar cuando
haya terminado la anterior.

10
PROJECT 2007 Manual de Formación

Escala
Temporal

Tareas
Línea de
Vinculo

Barras de
Gantt

Diagrama de Red: Este diagrama nos interesa en el caso de que

queramos comprobar las relaciones de las tareas y no tanto su duración.
En el diagrama de red las tareas están representadas por recuadros,
llamados nodos, que contienen información de las mismas, y cuando
varias tareas están relacionadas, bien porque una vaya inmediatamente
después de otra bien porque una dependa de otra, se unen por líneas.

11
PROJECT 2007 Manual de Formación

12
PROJECT 2007 Manual de Formación

Capítulo II:
 Ejecución del programa.

 Apertura y almacenamiento de un archivo de

proyecto.
 Visualización del proyecto en vistas.

 Ajuste de la escala temporal.

13
PROJECT 2007 Manual de Formación

EJECUCIÓN DEL PROGRAMA

Una vez vistos algunos aspectos teóricos vamos a ver cómo se ejecuta
el programa MICROSOFT PROJECT 2007.

1. Desplegamos el Botón INICIO.

2. Vamos hasta la opción PROGRAMAS.
3. Seleccionamos MICROSOFT OFFICE.
4. Elejimos MICROSOFT OFFICE PROJECT 2007

APERTURA Y ALMACENAMIENTO DE UN ARCHIVO DE PROYECTO

Cuando tenemos abierto el programa MICROSOFT PROJECT, si

queremos abrir un archivo existente, tenemos que desplegar el Menú Archivo
y elegir la opción Abrir o pulsar el icono de la barra de herramientas que me
permite abrir los archivos.

Tras esto nos aparece la siguiente ventana

En esta ventana elegiremos dónde está el archivo que queremos abrir,

en el cuadro Buscar en, y después seleccionaremos el archivo en cuestión y
pulsaremos el botón Abrir.

14
PROJECT 2007 Manual de Formación

Al abrir un archivo podemos ver lo que éste contiene así como hacer
cambios. Una vez hechos los cambios pertinentes debemos guardar el archivo,
y para ello tenemos dos opciones:

a) Guardar los cambios hechos en el archivo usando el nombre

existente. Para ello tan sólo tenemos que pulsar el botón Guardar de
la barra de herramientas:

O desplegar el Menú Archivo y elegir la opción Guardar.

b) Guardar los cambios hechos pero con un nombre distinto. Para esto
debemos desplegar el Menú Archivo y elegir la opción Guardar
como...

VISUALIZACIÓN DEL PROYECTO

Cuando trabajamos en PROJECT 2007, podemos elegir la forma en la

que deseamos ver e introducir información en nuestro proyecto. Por defecto la
vista que siempre aparece es la de Diagrama de Gantt, en la que a la izquierda
se muestra la tabla de entrada de información y a la derecha, el diagrama de
Gantt, mencionado en la primera parte, que organiza las tareas previstas en
una escala temporal.

Project nos proporciona tres categorías de vistas cada una de las cuales
muestra información del proyecto de forma distinta:

1. Vista de hoja: Es muy útil cuando tenemos que introducir mucha

información de tareas y recursos de una vez ya que la presenta en un
formato de filas y columnas.

2. Vista gráfica y de diagrama: Esta vista nos viene muy bien cuando
tenemos que presentar una información visual sin tantos detalles.

3. Vista de formulario: Debemos utilizar esta vista cuando queramos

examinar detalladamente la información de una tarea o recurso
determinado.

Todas estas vistas se pueden mostrar en un formato individual (una

única hoja, diagrama, gráfico o formulario) o combinado (como es el caso del
Diagrama Gantt, que combina la tabla de entrada, que es una hoja, y el
diagrama de Gantt que es una vista).

15
PROJECT 2007 Manual de Formación

Podemos seleccionar hasta 26 vistas que nos ofrece Project a través del
Menú Ver y elegir la opción Barra de Vistas o de la Barra de Vistas situada a
la izquierda de la ventana de aplicación de Project. Algunas de las vistas más
utilizadas las detallamos a continuación:

Calendario mensual que muestra las

Calendario tareas y sus duraciones.

Lista de tareas e información

Diagrama de Gantt relacionada y un diagrama que muestra
las tareas y sus duraciones.
Muestra todas las tareas y sus
Diagrama de Red dependencias.

Lista de tareas y recursos para cada

Uso de tareas tarea.

Nos permite comparar la programación

Gantt de seguimiento de la línea base con la programación
actual.

Nos muestra la información de un

Gráfico de recursos recurso individual o en grupo a lo largo
del tiempo.

Nos permite introducir y editar

Hoja de recursos información sobre recursos en un
formato similar al de una hoja de
cálculo.
Muestra las tareas que están agrupadas
Uso de recursos en cada recurso.

Muestra una lista con todas las vistas

Más vistas disponibles.

En muchas ocasiones la vista elegida no nos permite ver la totalidad de

la información que ésta tiene, por eso tenemos que saber cómo movernos por
las diferentes vistas. Para ello tenemos barras de desplazamiento en la
mayoría de los casos, las teclas del cursor o la tecla TAB para desplazarnos
entre los campos o cuadros de una vista, o ya más concretamente, en el
Formulario de tareas podemos utilizar los botones anterior y siguiente para
desplazarnos en la lista de recursos o tareas, de uno en uno. También se

16
PROJECT 2007 Manual de Formación

puede ir a un punto concreto del proyecto desde el Menú Edición en la opción

Ir a.

17
PROJECT 2007 Manual de Formación

AJUSTE DE LA ESCALA TEMPORAL

Para realizar ajuste rápido en la escala temporal, disponemos en la barra

de herramientas de los botones Alejar y Acercar.

¿Qué cambios podemos conseguir?

 Si en la escala temporal intermedia aparece el primer día de una

semana, y por tanto en la escala temporal inferior aparecen los días de
la semana, al pulsar Acercar, en la escala intermedia aparecen los días
y en la inferior incrementos de seis horas.

 Si en la escala temporal intermedia aparece el primer día de una

semana, y por tanto en la escala temporal inferior aparecen los días de
la semana, al pulsar Alejar, en la escala intermedia aparecen los meses
y en la inferior incrementos de tres días.

Aunque para realizar ajuste en la escala temporal con el objetivo de

hacer un informe personalizado, es más operativo realizar los cambios en el
menú Formato + Escala temporal, apareciendo en nuestra pantalla la ventana
que aparece a continuación:

18
PROJECT 2007 Manual de Formación

Vemos que Microsoft PROJECT 2007 dispone de tres niveles que podemos
mostrar en las opciones de escala temporal, y posteriormente, eligiendo las
distintas solapas de (nivel superior, nivel intermedio y nivel inferior), podemos
personalizar la vista que nos resulte más conveniente para el proyecto en
cuestión.

19
PROJECT 2007 Manual de Formación

Capítulo III:
Diagramas de tareas. Dependencia entre tareas.

 Inicio de la programación de un proyecto.

 Introducción de tareas y duraciones.

 Edición de la lista de tareas.

 Introducción de tareas repetitivas.

 Creación de un esquema.
 Descripción de las dependencias entre tareas.

 Descripción del tiempo de posposición y de adelanto.

 Camino Crítico.

20
PROJECT 2007 Manual de Formación

INICIO DE LA PROGRAMACIÓN DE UN PROYECTO

Como ya hemos indicado en apartados anteriores, a la hora de

programar un proyecto con PROJECT 2007 tenemos que tener una idea
general de cómo vamos a plantear la planificación de nuestro proyecto, en lo
que respecta a las tareas que se han de realizar, la duración estimada de las
mismas y los recursos con los que contamos parta llevar a cabo la ejecución
del proyecto.

Para iniciar un proyecto en PROJECT 2007, abrimos el programa y nos

aparece un proyecto en blanco en el que podemos empezar a introducir la
información del proyecto.
Lo primero que debemos realizar es establecer las variables de entorno
del proyecto en:
HERRAMIENTAS + OPCIONES

Vamos pasando por todas las solapas de este formulario y elegimos los
distintos parámetros para trabajar en el proyecto.

21
PROJECT 2007 Manual de Formación

El siguiente paso para la planificación de un proyecto, es introducir la

fecha de comienzo del proyecto que aprece en:

PROYECTO + INFORMACIÓN DEL PROYECTO

sólo tenemos que desplegar la flecha que aparece en el formulario de

esa opción y elegir del calendario que se abre, el mes, año y día. Si no
introducimos ninguna fecha de comienzo o fin, Project utilizará
automáticamente la fecha actual como fecha inicial de la programación que se
está creando. La fecha de fin la calculará Project dependiendo de la
información que introduzcamos referente a las tareas y recursos.

También podemos programar un proyecto basándonos en una fecha

final creando lo que se conoce como programación hacia atrás. De esta forma
a partir de la fecha final, conocida, se calcula la fecha en la que debe comenzar
el proyecto para poder terminar en la fecha establecida. No es recomendable
utilizar esta última opción.

Otras informaciones como los objetivos o el responsable del proyecto las

podemos detallar en la opción Propiedades del Menú Archivo, en la solapa
Resumen.

22
PROJECT 2007 Manual de Formación

 En el cuadro Título, pondremos el título del proyecto.

 En Comentarios, podemos escribir el objetivo del proyecto.
 En Autor, escribimos el nombre de la persona que realiza el proyecto.
 En Comentario, debemos de poner los objetivos del proyecto.

Una vez realizado esto guardamos los cambios, no para acabar de realizar
el proyecto sino para que no haya peligro de pérdida del trabajo realizado.

INTRODUCCIÓN DE LAS TAREAS Y DURACIONES

Tras haber determinado cuál es el tiempo de inicio y algunas

propiedades del proyecto ya podemos comenzar a introducir las tareas a
realizar y la duración de las mismas.

Las tareas las introduciremos en la columna Nombre de Tarea de la

tabla de entrada de la vista Diagrama de Gantt. Cada una de las tareas está
identificada por un número que se va escribiendo automáticamente a medida
que vamos introduciendo las tareas. Tras introducir una tarea pulsamos INTRO
y podemos incluir una tarea nueva, así sucesivamente hasta que hayamos
escrito todas las tareas a realizar.

23
PROJECT 2007 Manual de Formación

Las duraciones las vamos escribiendo en la columna duración de la tabla

de entrada del Diagrama de Gantt. Estas duraciones las podemos especificar
en período laborable (limitado por las horas del día y el número de días en los
que los recursos trabajan) o tiempo transcurrido (que incluye períodos
laborables y no laborables basados en un día de 24 horas y en una semana de
7 días). Como duración predeterminada aparece 1 día, si queremos modificarla
simplemente tenemos que introducir el número, referente a la cantidad de
tiempo, y la unidad del mismo siguiendo el siguiente esquema:

m minuto
h hora
d día
s semana
ms mes
a año
mt minuto transcurrido
ht hora transcurrida
dt día transcurrido
st semana transcurrida
mt mes transcurrido
at año transcurrido

Así, si queremos indicar que la duración es de 3 semanas, tendremos

que escribir en duración 3s.

Para introducir un hito, tan sólo debemos introducir la tarea y en el

campo duración introducir el valor de cero días. En el diagrama de Gantt,
aparecerá el hito representado con un rombo (), por defecto, aunque
podemos elegir otro símbolo en el menú Formato Estilo de barras.

Para introducir sucesivamente cada tarea y su duración podemos

escribir la tarea, pulsar TAB (tabulador) y escribir a continuación la duración de
la misma.

Una vez detalladas una serie de tareas quizás tengamos que hacer
modificaciones como: introducir tareas nuevas, eliminar o desplazar algunas de
las introducidas. Para ello procederemos de la siguiente forma:

 Introducir tareas nuevas: Teniendo en cuenta que la nueva fila en

blanco para introducir esta nueva tarea aparecerá sobre la fila en la

24
PROJECT 2007 Manual de Formación

que estemos en el momento de insertarla, debemos colocarnos en la

fila adecuada y a continuación desplegar el Menú Insertar y elegir la
opción Nueva tarea, o bien, pulsar la tecla Insert tantas veces como
tareas queramos insertar.

 Eliminación de tareas: Para ello seleccionamos las tareas a eliminar

a través de su identificador, cuadro gris. Una vez seleccionada
elegimos la opción Eliminar del Menú Edición. Cuando una tarea se
elimina la lista de tareas es renumerada. Microsoft PROJECT 2007,
te avisa con dos opciones antes de eliminar una tarea, y son: 1ª
Borrar sólo el contenido de la celda de Nombre de tarea. 2ª Eliminar
toda la tarea.

 Desplazar tareas: Para mover una tarea a otra posición pulsamos el

identificador de la tarea a mover y manteniendo el puntero del ratón
sobre éste arrastramos hasta la posición nueva. También se pueden
utilizar los botones Cortar y Pegar de la barra de herramientas.

En ocasiones a la hora de preparar un proyecto tenemos que introducir

tareas que se van a repetir muchas veces a lo largo del mismo, como
reuniones semanales, informes o inspección del proyecto quincenal,... esto es
lo que en Project se conoce con el nombre de Tareas repetitivas. En estos
casos no vamos a escribir una tarea todas las veces que nos haga falta sino
que vamos a utilizar las herramientas que tiene el programa para este tipo de
tareas.

Para introducir una tarea repetitiva nos situamos en el campo nombre de

la última tarea introducida, desplegamos el Menú Insertar y elegimos Tarea
repetitiva. En este momento nos aparece una ventana como la que sigue:

25
PROJECT 2007 Manual de Formación

En esta ventana indicaremos el nombre de la tarea, la duración de la

misma, cuándo va a tener lugar (diariamente, semanalmente, mensualmente,
anualmente), qué día de la semana y cuántas veces se tiene que repetir a partir
del día en el que comience.

Una vez indicada toda esta información pulsamos ACEPTAR. Podemos

comprobar que en la lista de tareas ha aparecido una nueva que a su izquierda
tiene un símbolo que indica que es una tarea repetitiva.

Id Nombre de tarea Duración

07 jun '04 21 jun '04 05 jul '04 19 jul '04 02 ago '04 16 ago '04 30 ago '04 13 sep '04
S X D J L V M S X D J L V M S X D J L V M S X D J L V M
0 Oficina 64 d
1 1 Activ idades de Gestión 60 d
2 1.1 Replanteo 2d
3 1.2 Predi seño 3d
4 1.3 Reu. Cl iente Defi ni ción 1d
5 1.4 Preparaci ón del Diseño 5d
6 1.5 Aceptación del Diseño 1d
7 1.6 Permisos 4d
8 1.6.1 P. Ayuntamiento 1d
9 1.6.2 Contratos de servi ci os 3d
10 1.7 Peticion de Oferta 56 d
11 1.7.1 Falso T echo 1d
12 1.7.2 Electricidad Voz y datos 1d
13 1.7.3 Climati zaci ón 1d
14 1.7.4 Fontanero 1d
15 1.7.5 Pintores 1d
16 1.7.6 Sol ado 1d
17 1.7.7 Carpi ntería 1d
18 1.7.8 Cristalero 1d
19 1.7.9 Mobil iario 1d
20 1.7.10 Area de servicio 1d
21 1.7.11 Seguridad 1d
22 1.7.12 REUNIONES 56 d
35 1.8 Contratación 6d
36 1.8.1 Falso T echo 1d
37 1.8.2 Electricidad Voz y datos 1d
38 1.8.3 Climati zaci ón 1d
39 1.8.4 Fontanero 1d
40 1.8.5 Pintores 1d
41 1.8.6 Sol ado 1d
42 1.8.7 Carpi ntería 1d
43 1.8.8 Cristalero 1d
44 1.8.9 Mobil iario 1d
45 1.8.10 Area de servicio 1d
46 1.8.11 Seguridad 1d Barra de Tareas Repetitivas
47 1.8.12 Fin Contrataci ones 0d 16/07
48 2 Ejecución de Obra 32 d
49 2.1 Fal so T echo 4d
50 2.2 Seguridad 2d
51 2.3 Climati zaci ón 4d
52 2.4 Fontanería 2d
53 2.5 Electricdad Voz y datos 7d
54 2.6 Pintura 3d

26
PROJECT 2007 Manual de Formación

CREACIÓN DE UN ESQUEMA

Un esquema organiza la lista de tareas en grupos, estando cada grupo

encabezado por una tarea de resumen que describe brevemente las
subtareas que de ella parten. Cuando una tarea se convierte en tarea de
resumen, la duración, fecha de comienzo y fin y la programación de costo
cambian para resumir la información de las subtareas. Para crear y mostrar un
esquema se utilizan los botones de esquema que se encuentran en la barra de
herramienta de Formato, en las vistas de Diagrama de Gantt, Hoja de Tareas y
Uso de Tareas. Estos botones son los que aparecen a continuación:

Transforma una tarea en otra

Anular Sangría tarea de nivel superior.

Transforma una tarea en

Aplicar Sangría subtarea, creando una tarea de
resumen por encima.
Muestra el contenido de la
Mostrar Subtareas tarea resumen.

Oculta el contenido de la tarea

Ocultar Tareas resumen.

En la vistas de uso de recursos

Ocultar asignaciones y Uso de tareas, muestra las
asignaciones de recursos.
Muestra todas las subtareas del
Mostrar todas las Subtareas esquema.

Para crear subtareas simplemente tenemos que seleccionar las tareas

concretas a transformar y pulsar el botón Aplicar Sangría. Lo mismo, pero con
el botón Anular Sangría, si queremos cambiarlas a un nivel superior.

Para mostrar y ocultar subtareas de una tarea resumen, seleccionamos

la tarea resumen en cuestión y pulsamos los botones Mostrar Subtareas y
Ocultar Tareas respectivamente. Igualmente haremos con el botón Mostrar
todas las Subtareas.

Nota: Cuando eliminamos una tarea resumen, se eliminan todas las subtareas
que se encuentran dentro de ella.

27
PROJECT 2007 Manual de Formación

A medida que hemos ido introduciendo tareas, hemos visto que a la

izquierda aparecían unos números de identificación de las tareas, pues bien, al
crear subtareas estos números también varían acoplándose al esquema creado
y siguiendo el siguiente orden:
Id Nombre de tarea Duración
07 jun '04 21 jun '04 05 jul '04 19 jul '04 02 ago '04 16 ago '04 30 ago '04 13 sep '04

0 Oficina 12 d
S
Tarea de resumen
X D J L V M S X D J L V M S X D J L V M S X D J L V M

1 1 Activ idades de Gestión 12 d

2 1.1 Replanteo 2d
3 1.2 Predi seño 3d
4 1.3 Reu. Cl iente Defi ni ción 1d
5 1.4 Preparaci ón del Diseño 5d
6 1.5 Aceptación del Diseño 1d
7 1.6 Permisos 4d
8 1.6.1 P. Ayuntamiento 1d
9 1.6.2 Contratos de servi ci os 3d

Subtareas

DEPENDENCIAS ENTRE TAREAS

Cuando en un principio elaboramos la lista de tareas, éstas se disponen

dé tal forma que pueden indicar el orden de sucesión de las mismas, pero en
cuanto al momento de comenzar, todas están, por defecto, preparadas para
empezar al mismo tiempo. PROJECT 2007 puede crear dependencias entre
tareas de forma que se pueda diferenciar si dos tareas comienzan al mismo
tiempo o una comienza al finalizar otra, .... La tarea que tiene que comenzar o
terminar antes de que otra pueda comenzar se llama predecesora y la tarea
que depende de ésta se llama sucesora.

La dependencia de tareas reduce o alarga la duración de la planificación

del proyecto, veamos en qué consisten los cuatro tipos de dependencias y
cómo afectan a esa duración:

 Dependencia Fin a comienzo: Es la más utilizada. El final de una

tarea marca el principio de otra. Aumenta la duración del proyecto.

A
B

 Dependencia Comienzo a comienzo: Las tareas comienzan a la vez.

Reduce la duración ya que las tareas se solapan.

28
PROJECT 2007 Manual de Formación

 Dependencia Fin a fin: Las tareas finalizan a la vez. Reducen la

duración.

 Dependencia Comienzo a fin: Es la menos utilizada ya que el

principio de una tarea marca el final de otra.

A
B

Para vincular tareas seleccionamos las tareas a vincular y pulsamos el

botón Vincular tareas de la barra de herramientas.

En el caso que queramos vincular tareas no contiguas tenemos que

seleccionarlas con la tecla CONTROL pulsada a la vez.

Línea de vínculo

29
PROJECT 2007 Manual de Formación

Para desvincular tareas, seleccionamos las tareas que queramos

desvincular y elegimos el botón Desvincular tareas que también lo
encontramos en la barra de herramientas.

Si no indicamos el tipo de vinculación, se hará por defecto una

Dependencia de Fin a Comienzo. En el caso de que queramos cambiar esta
dependencia por otra de las arriba indicadas, pulsamos dos veces en la línea
de vínculo, de la dependencia que queremos modificar, y nos aparecerá la
ventana Dependencia entre tareas. En esta ventana indicaremos en el cuadro
Tipo el tipo de dependencia que nos interesa y pulsamos el botón ACEPTAR.

En esta ventana también podemos cambiar el tiempo de posposición y

el tiempo de adelanto. El primero de ellos retrasa el inicio de la tarea
sucesora, con lo que se aumenta la duración del proyecto. En el caso del
tiempo de adelanto, se desplaza hacia atrás, se adelanta, la tarea sucesora,
con lo que se reduce la duración del proyecto. Por ejemplo, si tenemos dos
tareas con dependencia de fin a comienzo y ponemos el tiempo de adelanto de
1 día, las dos tareas se solapan en un día, ya que el último día de la
predecesora es el primero de la sucesora. En cambio si ponemos el tiempo de
posposición de 1 día, habrá un día entre el fin de la predecesora y el comienzo
de la sucesora.

Ambos tiempos se especifican en el cuadro tiempo de posposición,

poniendo con un número negativo el tiempo de adelanto y con un número
positivo el de posposición.

Tiempo de posposición de un día

30
PROJECT 2007 Manual de Formación

IDENTIFICACIÓN DEL CAMINO CRÍTICO

El camino crítico lo forman las tareas que son críticas para la duración
del proyecto. Tareas críticas son aquellas que no tienen margen de demora, es
decir, que no pueden sufrir ningún cambio en su fecha de inicio sin que tenga
repercusión en la duración total del proyecto.

Para ver el camino crítico tenemos que formatear la programación del

proyecto, para ello vamos a utilizar el Asistente para Diagramas de Gantt, que
permite seleccionar diferentes opciones de formato de este Diagrama.

Una vez formateada la programación, las tareas críticas aparecerán en

color rojo mientras que las que no lo son lo harán en azul. A medida que
hagamos modificaciones para ajustar las duraciones de estas tareas, el camino
crítico se irá actualizando.

Todo lo que hemos visto hasta ahora acerca de la dependencia de las

tareas y sus duraciones lo podemos ver también bastante detallado en el
Formulario de tareas, mostrándose éste como una vista individual o combinada
según nos interese más. Esto último lo podemos indicar en la Barra de Vistas
en la opción Más vistas.

31
PROJECT 2007 Manual de Formación

32
PROJECT 2007 Manual de Formación

Capítulo IV:
 Gestión de recursos.

 Asignación de recursos.
 Coste de los recursos.

 Utilización de calendarios.

 Creación de un nuevo calendario base.

 Asignación de recursos a diferentes calendarios bases.
 Creación de perfiles de trabajo.

 Programación con recursos.

 Visualización de las cargas de trabajo de recursos y

asignaciones de tareas.
 Resolución de conflictos de recursos.

33
PROJECT 2007 Manual de Formación

GESTIÓN Y PROGRAMACIÓN DE RECURSOS

Los recursos son las personas, lugares y elementos necesarios para

realizar una tarea. Se pueden planificar proyectos sin la asignación de
recursos.

ASIGINACION DE RECURSOS

Cada tarea de un proyecto necesita tener asignados todos los recursos

necesarios para llevarla a cabo. PROJECT 2007 considera tres tipos de
recursos, los recursos materiales, los recursos de trabajo y los recursos tipo
costo. Los nombres de recursos pueden ser genéricos o específicos en sus
descripciones. Un recurso que realiza labores administrativas puede llamarse
<<auxiliar administrativo>> o <<Juan Pérez>>.

Cuando se incorpora un recurso de trabajo en un proyecto, se introduce

por omisión una unidad o 100%, en el campo Capacidad Máxima del recurso;
por omisión las unidades de recursos se muestran como porcentajes; también
puede mostrar las unidades de recursos en decimales.

Cuando incorporamos un recurso material debemos de especificarlo en

la columna tipo y a continuación definir la etiqueta de material del recurso como
por ejemplo m2 , Ud.

Cuando introducimos un recurso tipo costo que es nuevo en Project

2007, debemos especificarlo en la columna tipo.

Él número máximo de unidades puede aumentar o disminuir. No se debe

asignar a una tarea más unidades de un recurso de las disponibles en un
proyecto.

Pulsando el botón Asignar recursos, en la barra de herramientas

estándar, nos aparecerá la siguiente ventana:

34
PROJECT 2007 Manual de Formación

Para introducir los recursos en la hoja de recursos, en la barra de menú

Ver, pulse la opción Hoja de recursos:

Donde se añadirá los recursos del proyecto, quedando de la siguiente

manera:

35
PROJECT 2007 Manual de Formación

ASIGNACION DE UNA UNIDAD DE RECURSO

Siguiendo los pasos anteriores, pulsando sobre el botón de la barra de

herramientas Asignar Recursos, donde podremos asignar cada unidad a cada
recurso: Pulsando sobre la columna de Unidades tendremos la opción de
asignar la unidad correspondiente, como se ve en la siguiente figura:

ASIGNACION DE VARIOS RECURSOS

Como hemos dicho anteriormente, una tarea puede requerir más de un

recurso para realizar un trabajo. Para seleccionar varios recursos,
mantendremos pulsada la tecla <<control>> y vamos haciendo clic con el botón
izquierdo sobre los que interesen asignar.

36
PROJECT 2007 Manual de Formación

INTRODUCCION DE DETALLES DE LOS RECURSOS

Los detalles de los recursos ofrecen información adicional sobre un

recurso y pueden introducirse en la Hoja de recursos ó en el cuadro de diálogo
Información del recurso.

Para poder introducir la información, haremos doble clic con el botón

izquierdo sobre cualquiera de los recursos de la ventana Asignar recursos.

1. Solapa General: Donde podremos introducir información como él número de

unidades disponibles, su dirección de correo electrónico, etc.

2. Cambiar calendario laboral: En la cual podremos indicar el horario de cada

recurso.

3. Solapa Costos: En Microsoft Project existen dos tipos de costos:

A. Costos de recursos: Nos van a permitir cambiar la tasa a lo largo de la

duración del proyecto.

B. Costos Fijos: Se usan cuando la tarea en si tiene un costo asociado.

37
PROJECT 2007 Manual de Formación

Al introducir información sobre los costos, se pueden crear presupuestos

de proyecto y analizar costos, así como identificar posibles salidas de
presupuesto.

Cada recurso o tarea puede tener asociado un costo, como una tarifa
por una hora, un salario anual o el alquiler de un equipo. También podemos
utilizar los costos por uso: Se pueden definir como los costos asociados a
un recurso o una tarea que se cargan una sola vez, independientemente de
la duración de la tarea o él número de unidades asignadas.

4. Solapa Notas: Nos permiten guardar información adicional sobre el recurso.

5. Solapa Campos Pers. (Campos personalizados): Nos indica los campos del
programa que están ocupados por determinada información del recurso.

UTILIZACION DE CALENDARIOS

Usando los calendarios, se puede determinar cuando trabajan y cuando

no lo hacen, los recursos de un proyecto. Con esta herramienta podremos:

1. Cambiar el periodo laborable y no laborable en el calendario estándar.

38
PROJECT 2007 Manual de Formación

2. Cambiar el periodo laborable y no laborable en el calendario de recursos.

3. Crear nuevos calendarios base.

4. Asignar calendarios base distintos a los recursos.

En Ms Project se dispone de tres tipos de calendarios:

 Calendarios base: Van a definir los días laborables y la jornada laboral

de un proyecto o un conjunto de recursos.

 Calendarios de recursos: Definen los días laborables y la jornada laboral

de un recurso específico.

 Calendarios de la actividad.

Nota: Los calendarios de recursos se actualizan automáticamente al cambiar el

calendario base asignado al recurso.

Para ver las opciones por omisión, en la barra de menú Herramientas,

clic en Opciones, y pulsamos la ficha <<Calendario>>.

39
PROJECT 2007 Manual de Formación

En ella, podremos modificar el comienzo de la semana, de cuantas

horas laborales consta, la hora de entrada, etc.
Para realizar cambios del horario local, en la barra de menú Herramientas,
seleccionaremos la opción <<Cambiar Calendario Laboral>>

40
PROJECT 2007 Manual de Formación

En esta ventana podremos modificar el tipo de calendario, definir el

horario laborable, no laborable, e incluso las horas asignadas para cada
proyecto.

Para editar un calendario de recursos, tendremos primero que

seleccionar el nombre del recurso deseado; posteriormente haremos doble clic
con el botón izquierdo sobre dicho recurso, donde nos aparece la siguiente
ventana:

41
PROJECT 2007 Manual de Formación

O bien, en el menú Herramienta opción Cambiar calendario laboral,

podemos seleccionar, en la ventana Para, en la cual aparece por defecto
Estándar (Calendario del proyecto), el recurso al cual deseamos cambiar el
calendario.

En ella, se podrá hacer modificaciones sobre el horario del recurso,

periodo de vacaciones, etc.

PROGRAMACION CON RECURSOS

A medida que avanza la planificación de una programación de un

proyecto, se realizan ajustes para reflejar el alcance del proyecto, las
asignaciones, etc. Se podrán realizar:

1. Cambiar la configuración del tipo de tarea para controlar como afectan los
recursos a las asignaciones de tareas.

42
PROJECT 2007 Manual de Formación

2. Aplicar un perfil de trabajo predeterminado para cambiar la distribución de

los valores del trabajo.

3. Personalizar el perfil de trabajo de una asignación de recursos.

Uso de la programación condicionada por el esfuerzo: El trabajo total de

una tarea esta determinado por la duración esperada de una tarea y por la
asignación inicial de los recursos. Por ejemplo: La tarea Z tiene una duración
esperada de un día (8 horas); si la asignación inicial de los recursos es de dos
unidades del recurso A, el trabajo total de la tarea será de 16 horas.

A medida que se añaden ó suprimen recursos tras la asignación inicial, el

trabajo total es redistribuido entre los diferentes recursos.

La configuración del tipo de tarea también influye en como se programan las

tareas; se pueden definir 3 tipos de tareas: Unidades Fijas, Duración Fija y
Trabajo Fijo; usando uno de estos tres tipos de tareas, se puede controlar
cualquier variable de la ecuación estándar:

Trabajo = Duración X Unidades de Recurso

Para cambiar la vista Entrada de tarea y poder ver las asignaciones de

recursos, haremos clic con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de las
tareas que tenemos disponibles, y sobre el menú contextual haremos clic sobre
la opción <<Dividir>>, donde nos aparece la siguiente ventana:

43
PROJECT 2007 Manual de Formación

Indicador de Perfil

Una vez tenemos visible la ventana, podrá modificar las diferentes

opciones, como el nombre del recurso, el comienzo, la duración, etc.

 Creación de Perfiles: Cuando se asigna un recurso a una tarea, el trabajo

total de la tarea se distribuye por omisión uniformemente a lo largo de la
tarea; a esto se le llama Perfil Uniforme.

Los perfiles permiten asignar fechas de comienzo, de fin, de horas de

trabajo de un recurso de una tarea. La siguiente tabla nos describe cada
uno de los perfiles preestablecidos.

Patrón del Perfil Descripción

Él número de horas de trabajo se distribuye
Uniforme uniformemente a lo largo de la duración de la
tarea.
Él número de horas por periodo de tiempo es
Creciente bajo al principio y se incrementa gradualmente
hasta un 100% hacia el final de la tarea.
Él número de horas por periodo es de un
Decreciente 100% hacia el principio de la tarea y disminuye
gradualmente hacia el final del proyecto.

44
PROJECT 2007 Manual de Formación

Él número de horas por periodo de tiempo

Dos picos sube 2 veces al 100% a lo largo de la duración
de la tarea.

Él número de horas por periodo de tiempo

Pico inicial sube al 100% en el primer cuarto de la
duración de la tarea.
Él número de horas por periodo de tiempo
Pico Final sube al 100% en él ultimo cuarto de la
duración de la tarea.
Él número de horas por periodo de tiempo
Campana sube al 100% hacia la mitad de la duración de
la tarea.
El número de horas por periodo de tiempo
sube al 100% hacia la mitad de la duración de
Campana achatada la tarea. La diferencia con la Campana
consiste en que los porcentajes inicial y final
son más altos.

Al trabajar con perfiles de trabajo, hay que tener presente:

 Una vez aplicado un perfil especifico, al añadir nuevos valores de

trabajo total, sé reaplica automáticamente el patrón de perfil por
omisión. Los nuevos valores de trabajo de la tarea son distribuidos
primero a lo largo de un periodo de tiempo afectado y luego se
asignan nuevos valores de trabajo a los recursos de la tarea.

 Si se cambia la fecha de comienzo de una tarea ó un recurso, el perfil

es aplicado de nuevo basándose en la nueva fecha. Se redistribuyen
todos los valores de trabajo.

 Si se cambia la duración de una tarea, el perfil es alargado para

incluir el periodo de tiempo añadido.

 Si se edita manualmente un valor de trabajo, el perfil ya no es

aplicado. No obstante, se puede volver a aplicar un perfil para
redistribuir los valores de trabajo.

 Si se ha introducido información sobre el trabajo actual de una tarea

ó recurso, los cambios del trabajo total o restante son redistribuidos
sobre los valores de trabajo restante, no del trabajo actual.

45
 PROJECT 2007 Manual de Formación

Indicador Asignaciones de Valores de Nueva distribución de los valores de

de perfil recursos de una trabajo trabajo
tarea

46
PROJECT 2007 Manual de Formación

Capítulo V:
Gestión del trabajo de recursos.
Programación de las delimitaciones de tareas.
Aplicación de filtros y ordenación de datos.

47
PROJECT 2007 Manual de Formación

GESTION DE LAS CARGAS DE TRABAJO DE RECURSOS

En esta sección se podrá realizar:

 Ver las cargas de trabajo de recursos.

 Localizar sobreasignaciones de recursos.

 Usar la opción “redistribución de recursos” para resolver

sobreasignaciones.

 Resolver las sobreasignaciones de recursos por otros métodos.

Al asignar recursos a las tareas de un proyecto, pueden darse conflictos

en los recursos. Un conflicto de recursos se produce cuando un recurso esta
programado para realizar mas de un trabajo del que se puede llevar a cabo en
el periodo laborable disponible.

Una vez identificados los conflictos de recursos, es necesario analizar la

programación y tomar decisiones respecto a la forma de resolver conflictos.

Con Microsoft Project, podemos identificar rápidamente los conflictos de

recursos usando varias vistas diferentes. Los conflictos se identifican
destacando la información del conflicto en rojo y mostrando un indicador de
redistribución.

 Visualización de las cargas de trabajo de recursos y asignaciones de tareas.

La visualización de las cargas de trabajo de recursos nos van a ayudar a

identificar hasta que punto un recurso esta sobrecargado ó infrautilizado. La
información obtenida al ver las cargas de trabajo ayuda a resolver conflictos de
recursos dentro de una programación.

La barra de herramientas Administración de recursos nos ofrece

herramientas para resolver este tipo de problemas, así también como para
asignar recursos.

BOTON NOMBRE DEL BOTON DESCRIPCION

Consta de la vista Uso de recursos en la
Vista Asignación de recursos parte superior y la vista Gantt de
redistribución en la parte inferior.
Consta de la vista Diagrama de Gantt en
Vista Entrada de tarea la parte superior y vista formulario en la
parte inferior.

48
PROJECT 2007 Manual de Formación

Se desplaza a la siguiente
Ir a la sobreasignación siguiente sobreasignación.

Abre el cuadro de dialogo Asignar

Asignar recursos recursos.

Muestra el cuadro de dialogo, Compartir

Compartir recursos recursos, en el que pueden ponerse
recursos a disposición de otros proyectos.

BOTON NOMBRE DEL BOTON DESCRIPCION

Actualiza el fondo de recursos del
Actualizar Fondo de recursos
proyecto.
Renueva el fondo de recursos.
Renovar Fondo de recursos
Muestra la libreta de direcciones de
Libreta de Direcciones
correo electrónico para localizar recursos.
Muestra el cuadro de dialogo
Detalles del recurso Propiedades para el recurso
seleccionado.
Filtran las tareas de un recurso con el
Que utilizan el recurso
filtro.
Muestra un conjunto de procedimientos
Ayuda para la distribución
para redistribuir recursos.

 Localizar sobreasignaciones de recursos

Lo podemos realizar en cualquier vista de recursos. Pulsaremos el botón Uso
de recursos y seguidamente el botón Ir a la tarea seleccionada.

Indicador de redistribución que muestra que el recurso

del arquitecto esta sobreasignado

49
PROJECT 2007 Manual de Formación

 Usar la opción “redistribución de recursos” para resolver

sobreasignaciones.

La redistribución es una estrategia usada para resolver las

sobreasignaciones de recursos, retrasando o dividiendo las tareas. Las
sobreasignaciones de recursos pueden ser redistribuidas por la aplicación:
Project examina las sobreasignaciones estudiando las dependencias, el tiempo
de demora, las fechas, prioridades, etc, y determina si una tarea puede ser
retrasada o dividida para resolver un conflicto de recursos.

Para realizar esta acción, nos iremos a la barra de menú Herramientas y

seleccionaremos la opción Redistribuir Recursos.

 Resolver las sobreasignaciones de recursos por otros métodos.

La redistribución de recursos con la herramienta que nos facilita el

programa “redistribuir recursos”, puede producir ajustes no deseados en la
programación ó soluciones que no resultan prácticas para un proyecto en
particular. Cuando esto sucede, pueden usarse otras técnicas de programación
para resolver las sobreasignaciones de los recursos como por ejemplo, usando
la vista de “administración de recursos” y seleccionando el icono
correspondiente a “vista asignación de recursos”. Aparece la pantalla que sigue
a continuación

50
PROJECT 2007 Manual de Formación

En la parte superior tenemos la vista “Uso de recursos” y en la inferior la

vista “Gantt de redistribución”.

Con esta vista podemos valorar, más asertivamente, los siguientes puntos:

1. La razón de la sobreasignación.

2. El presupuesto del proyecto.

3. La disponibilidad de los recursos.

4. La flexibilidad de las tareas.

5. Cuales serían los ajustes más aceptables para el proyecto.

La forma para conseguir llevar a cabo una resolución óptima será:

1. Incrementar la capacidad máxima del recurso: Al incrementar las

unidades de un recurso, se reduce él número de horas que necesita
trabajar cada unidad del recurso de la tarea.

2. Reprogramar la tarea que ha creado la sobreasignación: Se puede

retrasar el comienzo de una tarea hasta que se disponga de un recurso
ó poder dividir la tarea.

3. Añadir horas extras: Al añadir horas extras, el trabajo es programado por

encima del horario laboral de un recurso, pero no se añade trabajo
adicional. La asignación de horas extras reduce la duración de una
tarea.

51
PROJECT 2007 Manual de Formación

4. Ajustar las dependencias ó delimitaciones una tarea: La modificación de

las dependencias entre tareas puede suprimir el solapamiento entre
tareas que usan el mismo recurso.

5. Suprimir el recurso si no es importante para la tarea: Eliminar un recurso

de una tarea puede cambiar la duración de la misma. El trabajo
asignado al recurso eliminado es redistribuido entre los restantes
recursos asignados a la tarea.

PROGRAMACION DE LAS DELIMITACIONES DE TAREAS

En el transcurso de un proyecto, pueden aparecer situaciones en las que

es necesario comenzar ó terminar tareas en una fecha exacta ó aproximada.
Cuando se impone una limitación de una fecha de comienzo ó fin de una tarea,
disminuye la capacidad de esa tarea para adaptarse a cambios en la
programación.

Si un proyecto esta programado para una fecha de comienzo, al

introducir una tarea, se le asigna por omisión una delimitación <<Lo antes
posible (LAP)>>. La tabla siguiente describe los tipos de delimitaciones y
cuando son flexibles:

Delimitación Descripción Es flexible

La tarea comienza lo antes Todos los proyectos.
Lo antes posible posible, basándose en otras
delimitaciones.
La tarea comienza lo mas Todos los proyectos.
Lo mas tarde posible tarde posible, basándose en
otras delimitaciones.
La tarea termina en la fecha Proyectos programados a
No finalizar antes de introducida ó en una posterior. partir de una fecha de
comienzo
La tarea comienza en la fecha Proyectos programados a
No comenzar antes de introducida ó en una posterior. partir de una fecha de
comienzo.
La tarea termina en la fecha Proyectos programados a
No finalizar después de introducida ó una anterior partir de una fecha de fin.
No comenzar después La tarea comienza en la fecha Proyectos programados a
del introducida ó una anterior. partir de una fecha de fin.
La tarea comienza en la fecha Delimitación inflexible.
Debe comenzar el introducida.
La tarea finaliza en la fecha Delimitación inflexible.
Debe finalizar el introducida.

52
PROJECT 2007 Manual de Formación

 Programación de delimitaciones que crean conflictos.

Cuando se definen delimitaciones de tarea, pueden producirse conflictos

que pueden afectar a la fecha de fin de proyecto ó a una dependencia de la
tarea. Cuando esto sucede, se muestra el Asistente para Planeación, indicando
que va a producirse un conflicto, si se aplica la restricción.

Haciendo doble clic sobre cualquier tarea, visualizaremos la ventana de

Información de la tarea, seguidamente, marcando la pestaña Avanzado, si
hacemos cualquier modificación sobre <<Delimitar la tarea>>, y hay un
conflicto, se mostrara la siguiente ventana: El Asistente para planeación, donde
tendremos las diferentes opciones.

 División de tareas.

Una tarea puede ser dividida ó reprogramada para interrumpir el trabajo

y reanudar el resto del mismo en un punto posterior de la programación. Si se
produce una interrupción una vez comenzada la tarea, puede ser dividida en el
punto en que se interrumpe el trabajo y el resto de la tarea puede ser
reprogramado.

Una tarea puede ser dividida varias veces para crear huecos de
cualquier duración en el trabajo; en el diagrama de Gantt, muestra un hueco,
que representa la longitud de la interrupción del trabajo.

53
PROJECT 2007 Manual de Formación

Para dividir una tarea, en el diagrama Gantt, situando el puntero del

ratón sobre la tarea a dividir, botón derecho del ratón, menú contextual, y elijo
la opción <<Dividir tarea>>:

Seguidamente seleccionamos el día en que queremos partir la tarea, con

el botón izquierdo y aparecerá la tarea dividida; tener en cuenta que no tenga
conflictos con otras tareas.

APLICACIÓN DE FILTROS Y ORDENACION DE DATOS

En Microsoft Project, el filtrado y la ordenación de datos, nos permiten

mostrar información específica de la programación de un proyecto. Project
Incluye muchos filtros predefinidos, como tareas en curso, trabajo con coste
mayor del presupuestado, tareas pospuestas, etc.

 Aplicación de Autofiltros.

Autofiltro ofrece una forma rápida de localizar información en un campo;

cuando se activa el autofiltro, se visualizan unas flechas en cada encabezado
de columna; estas flechas se usan para aplicar un filtro a los datos de los
campos de la columna.

La herramienta Autofiltro incluye dos filtros comunes:

1. El Filtro Todas: Se utiliza para suprimir cualquier criterio de filtrado.

54
PROJECT 2007 Manual de Formación

2. El Filtro Personalizado: Se usa para filtrar una columna por mas de

un criterio ó para aplicar operadores.

Para activar el Autofiltro, haremos clic con el botón izquierdo en la barra

de herramientas Formato, en el botón Autofiltro:

 Creación de un filtro personalizado:

Si un filtro predefinido no satisface determinados criterios, se puede

crear un filtro personalizado. Un filtro personalizado puede crearse desde cero
ó bien se puede editar un filtro existente.

55
PROJECT 2007 Manual de Formación

Un filtro puede tener uno ó varios criterios. Cuando un filtro tiene varios
criterios, estos se combinan mediante operadores lógicos <<Y>> y él <<O>>.
Los operadores se usan para especificar la relación entre dos o más criterios.

El operador <<y>> especifica que es necesario que se cumplan ambos

criterios para devolver el resultado. El operador <<o>> especifica que puede
cumplirse el primer criterio, el segundo, ó ambos, para devolver un resultado.

Para crear un filtro personalizado, hacemos clic sobre cualquiera de los

filtros de los campos, y seleccionamos la opción <<Personalizar>>

También es posible crear un filtro personalizado, seleccionando en la

barra de menú Proyecto, <<Filtro para:Todas las tareas>>, y hacemos clic en
mas filtros, donde nos aparecerá la siguiente ventana:

En ella podemos aplicar un filtro tanto a una tarea como a un recurso.

56
PROJECT 2007 Manual de Formación

Haremos clic en el botón de Nuevo y nos aparece la ventana donde podemos

personalizar el filtro: Modificar el nombre del campo, Criterios, Valores, etc.

Según los datos de la ventana, vamos a crear un filtro personalizado

llamado “Depuración”, donde hemos creado un criterio en el Nombre de Campo
de Comienzo (Tareas) para una fecha que sea el 15/8/2000 ó posteriores.

 Ordenación de tareas y recursos.

Por omisión, las tareas y recursos se muestran en orden ascendente por

su numero de identificación, de menor a mayor. La ordenación crea una
presentación alternativa del orden de las tareas ó recursos, basada en un
campo específico. Cuando la información del campo de ordenación esta
duplicada, la ordenación puede realizarse sobre varias claves.

Las claves son los campos por los que se ordena la información. Por
omisión, la ordenación se realiza teniendo en cuenta la estructura del esquema.

Pasos para la utilización de la función Ordenar:

1. En la Barra de Vistas (izquierda de la ventana principal), seleccione

el icono Mas vistas, o bien, en el menú Ver seleccione Mas vistas.

57
PROJECT 2007 Manual de Formación

2. En el cuadro Vistas, seleccione Hoja de tareas y luego pulse aplicar,

donde visualizaremos la siguiente ventana:

Seguidamente, en la barra de menú, nos vamos a la opción de Proyecto,

y nos situamos en la opción Ordenar: Donde encontraremos las diferentes
opciones para ordenar las tareas, como ordenar por prioridad, por costo, etc.
Seleccionaremos la opción <<Ordenar por>>

58
PROJECT 2007 Manual de Formación

Tenemos 3 opciones de criterio para generar una ordenación, como

muestra el ejemplo de la ventana anterior.

59
PROJECT 2007 Manual de Formación

Capítulo VI:
Creación de tablas personalizadas.
Creación de informes personalizados.

60
PROJECT 2007 Manual de Formación

CREACION DE UNA TABLA PERSONALIZADA

Las tablas son columnas y filas de información de programación;

PROJECT 2007 incluye 19 tablas de tareas predefinidas, así como 8 tablas de
recursos predefinidas. Si ninguna de las tablas predefinidas ofrece información
necesaria, puede crear una tabla personalizada para mostrar la información
requerida.

Las tablas personalizadas pueden crearse a partir de cero, a partir de

una modificación de una tabla existente ó basándose en una tabla existente; se
crean definiendo el nombre del campo, la alineación, el ancho de la columna y
él título de la columna.

Para crear una tabla personalizada, en la barra de menú Ver,

seleccionaremos la opción <<Tabla: Entrada>>, donde marcaremos la opción
<<Más Tablas>>.

Marcaremos de la ventana, la opción <<Resumen>> y haremos clic en el

botón <<Copiar>>, donde podremos, generar el nombre de nuestra tabla,
insertar una nueva fila, cambiar los campos, etc.

61
PROJECT 2007 Manual de Formación

¿Y como podría insertar una columna nueva en la tabla? Simplemente,

sobre la tabla que tengo activa, en la barra de menú Insertar, marcaremos la
opción <<Columna>>

Donde tendremos que seleccionar el tipo de campo, el nombre del

campo (Título), así como la alineación del título y los datos.

 Definición de vistas personalizadas.

Una vista organiza la información de programación para su presentación

e introducción. Project nos ofrece 26 vistas predefinidas. Para crear nuestra
propia vista, nos iremos a la barra de menú Ver, y nos situamos en la opción
<<Más Vistas>>

62
PROJECT 2007 Manual de Formación

Donde podemos visualizar todas las vistas predefinidas de la aplicación;

para crear nuestra propia vista, haremos clic en el botón Nueva, donde
tendremos dos opciones a elegir:

Vista Única: Donde podemos definir los parámetros de la vista, incluso

tenemos la posibilidad de añadir un filtro.

1. Vista Combinada: En esta ventana, tenemos la posibilidad de poder

visualizar los datos en dos ventanas diferentes:

63
PROJECT 2007 Manual de Formación

La opción <<Visible Menú>> nos insertara la vista que hemos generado

en las opciones de Vistas.

CREACION DE UN INFORME PERSONALIZADO

Project incorpora informes utilizados para imprimir información del

proyecto en formatos distintos ó para ofrecer información que no se muestra en
una tabla ó vista predefinida. Project incorpora 25 informes predefinidos en
cinco grupos de informes. Podemos crear los informes a partir de cero,
podemos modificar un informe existente, ó podemos crear un informe nuevo
basándose en un filtro de informe con ciertos parámetros.

Podemos crear nuevos informes a partir de cuatro plantillas de informe:

1. Plantilla de Tarea.
2. Plantilla de Recurso.
3. Plantilla de Calendario Mensual.
4. Plantilla General.

Para generar un informe, nos iremos a la barra de menú Informe, donde

seleccionaremos, la opción <<Informes>>

64
PROJECT 2007 Manual de Formación

Según la opción seleccionada, nos aparecerá una nueva ventana, en un

ejemplo, seleccionaremos la opción <<Costos>>, haciendo doble clic:

Seguidamente haremos doble clic sobre la opción Flujo de Caja, donde

automáticamente nos aparecerá una vista previa del informe:

En Informe + Informes Visuales, podemos exportar los datos del proyecto a

Visio o bien a Excel para obtener nuevos tipos de informes tanto gráficos como
de datos.

65
PROJECT 2007 Manual de Formación

66
PROJECT 2007 Manual de Formación

67
PROJECT 2007 Manual de Formación

Capítulo VII:
Personalización del Diagrama de Gantt.
Creación de barras de herramientas.

68
PROJECT 2007 Manual de Formación

En Microsoft PROJECT 2007, se puede hacer más eficiente la creación

y gestión de la programación de un proyecto personalizando el aspecto de la
aplicación. En la vista de diagrama de Gantt, puede personalizar las barras,
cambiando la información mostrada ó cambiando los colores para hacer
destacar las barras.

También pueden crearse nuevas barras de Gantt para presentar

información no presentada por ninguna barra de Gantt predefinida. Se pueden
crear barras de herramientas predefinidas para mejorar la eficacia, mostrando
botones que usemos frecuentemente, menús, órdenes, etc.

PERSONALIZACION DEL DIAGRAMA DE GANTT

Cada vista del Project tiene diversos elementos. Cada uno de estos
elementos, como la fuente de la letra, el color, la trama ó la presentación,
puede ser personalizada cambiando la configuración de la vista.

1. Cambio de color en la escala temporal: En la barra de menú Formato,

seleccionar la opción <<Escala Temporal>>, donde visualizaremos la
siguiente ventana:

Marcaremos la ficha de <<Periodo no laborable>>, donde tendremos los

cuadros combinados de Calendario, Color, y trama, para realizar las
modificaciones necesarias sobre la barra de Gantt.

69
PROJECT 2007 Manual de Formación

2. Dar formato a las barras de Gantt: La barra de Gantt puede cambiarse

añadiendo texto a la izquierda ó en el interior de la misma. El formato
aplicado a una barra individual anula el formato aplicado a su categoría.
Para aplicar un formateo sobre cualquier barra de Gantt, situando el puntero
del raton sobre cualquier barra, el puntero se convierte en una flecha de
cuatro puntas, y pulsaremos el boton derecho, donde tendremos:

En ella podremos modificar la forma inicial de presentacion, el tipo, etc.

CREACION DE BARRAS DE HERRAMIENTAS, MENUS Y ORDENES

PERSONALIZADAS

Los botones de las barras de herramientas permiten acceder

rapidamente a ordenes de los menus y procedimientos. Podemos crear barras
de herramientas personalizadas que simplifiquen el entorno de trabajo,
organizando los botones y ordenes del menu usados con mas frecuencia en
una unica barra de herramientas.

Cuando se crea una barra de herramientas personalizada, Project la

guarda en la plantilla global. Cualquier archivo de proyecto abierto en el
ordenador que use la plantilla global tendra acceso a la nueva barra de
herramientas. Ademas tambien podemos guardar la barra de herramientas
como plantillas especializadas, para que dicha barra solo este disponible para
un archivo creado a partir de esa plantilla.

Iremos a la barra de menu, Ver, marcaremos la opcion <<Barra de

Herramientas>>, y <<Personalizar>>.

70
PROJECT 2007 Manual de Formación

Haremos clic en el boton <<Nuevo>>, donde nos pedira el nombre de la

barra de herramientas que vamos a crear.

Seguidamente, tendremos la posibilidad de situar la barra, en el sitio que

deseemos, para posteriormente añadir los botones que usemos
frecuentemente.

71
PROJECT 2007 Manual de Formación

Capítulo VIII:
Casos Prácticos.

72
PROJECT 2007 Manual de Formación

73
 Instituto de Educación
Informática y Desarrollo en Nuevas Tecnologías

Confíe su formación a profesionales

Soporte Post-Formación
91 571 71 61 ■ [email protected]

Pº Castellana, 163 – 7ª Planta ■ Tel.: 91 571 71 61 – Fax: 91 570 43 98 ■ 28046 Madrid

www.iei.es [email protected]