MICROSOFT WORD

Página
1. CONCEPTOS PREVIOS
1.1. ¿Que es un procesador de textos? ............................................................. 1
1.2. Funciones de letra. .......................................................................................... 1
1.3. Funciones de Formato. .................................................................................. 2
1.4. Funciones de corrección y modificación de texto. ................................. 3

2. INTRODUCCIÓN A WORD
2.1. Como ejecutar Word. .................................................................................... 4
2.2. La pantalla de Word. ...................................................................................... 4
2.3. Barras de herramientas. ............................................................................... 5
2.4. Usos y formas del raton. .............................................................................. 6
2.5. Modos de trabajo en Word. ......................................................................... 6
2.6. Como conseguir ayuda en Word. ................................................................. 7
2.7. Salir de la aplicación. ..................................................................................... 8

3. COMENZAR A TRABAJAR CON WORD

3.1. Configuración de Word. Personalizar el entorno de trabajo. .............. 8
3.2. Introducción de texto. ................................................................................ 10
3.3. Gestión de documentos. ............................................................................... 11
3.3.1. Como almacenar un documento. ...................................................... 11
3.3.2. Cerrar y recuperar un documento. ................................................ 11
3.3.3. Crear nuevos documentos. Asistentes ......................................... 13
3.3.4. Gestión de documentos abiertos. Menú Ventana. ..................... 13
3.4. Desplazamientos por el documento. ......................................................... 13
3.5. Selección de texto. ...................................................................................... 15
3.6. Modificación de documentos.
3.6.1. Borrar texto. ..................................................................................... 16
3.6.2. Deshacer y Rehacer acciones. ....................................................... 16
3.6.3. Cortar, Copiar y Pegar. .................................................................... 16

4. FORMATOS ESPECIALES
4.1. Formatos de Fuentes. .................................................................................. 17
4.2. Insertar símbolos y caracteres especiales. ........................................... 18
4.3. Formatos de Párrafo. .................................................................................. 18
4.3.1. Alineación. .......................................................................................... 19
4.3.2. Sangrías. ............................................................................................. 19
4.3.3. Espacio interlineal. ........................................................................... 19
4.3.4. Presentación del párrafo. ............................................................... 19
4.4. Tabulaciones. ................................................................................................. 20
4.5. Numeración de listas y viñetas. ................................................................ 23
4.6. Bordes y Sombreados. ................................................................................ 24
4.7. Letra Capital. ................................................................................................. 24
5. FORMATO DE PÁGINA
5.1. Dar formato a una pagina. .......................................................................... 25
5.2. Encabezados y pies de página. ................................................................... 26
5.3. Numeración de páginas. ............................................................................... 27
5.4. Secciones........................................................................................................ 28

6. IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS ....................................................................... 29

6.1. Presentación preliminar. ............................................................................. 29
6.2. Opciones de impresión. ............................................................................... 30

7. HERRAMIENTAS DE WORD ............................................................................... 30

7.1. Autocorrección. ............................................................................................ 30
7.2. Ortografía...................................................................................................... 31
7.3. Sinónimos........................................................................................................ 32
7.4. Guiones. ........................................................................................................... 33
7.5. Creación de sobres y etiquetas. ................................................................ 33

8. TABLAS ...................................................................................................................... 35
8.1. Como crear una tabla. .................................................................................. 35
8.2. Operaciones con una tabla.......................................................................... 35
8.3. Edición y formato de tablas. .................................................................... 36

9. COLUMNAS PERIODÍSTICAS ........................................................................... 38

9.1. Creación de columnas. .................................................................................. 39
9.2. Insertar saltos de columnas. ..................................................................... 39
9.3. Modificación del aspecto de columnas. ................................................... 40

[Link]ÁGENES Y GRÁFICOS EN WORD ............................................................ 40

10.1. Cuadros de textos. Creación y configuración. ....................................... 40
10.2. Insertar autoformas en un documento Word. ...................................... 42
10.3. Imágenes en Word. ...................................................................................... 43
10.4. Microsoft WordArt. .................................................................................... 44

[Link] DE DATOS EN WORD ......................................................................... 44

11.1. Combinar archivos. Mailing. ........................................................................ 45
11.2. Creación de etiquetas y sobres. ................................................................ 50
Microsoft Word

1.- CONCEPTOS PREVIOS

1.1.- ¿QUE ES UN PROCESADOR DE TEXTOS?
Hoy en día se puede decir que la maquina de escribir queda obsoleta ante la in-
troducción de la informática y de los procesadores de texto. Las ventajas sobre la
máquina de escribir son obvias:
 Permiten modificar los documentos sin tener que repetirlos.
 Insertar gráficos.
 Efectuar cálculos matemáticos.
 Utilizar el corrector ortográfico.
 Emplear distintos tipos y tamaños de letras.
 etc.

Antes de comenzar con Word es conveniente estudiar una serie de conceptos

previos.

1.2.- FUNCIONES DE LETRA

Estas funciones se refieren a aspectos en el formato de la letra. Se pueden
clasificar en cuatro: Tipo, estilo, cuerpo y espaciado.
TIPO O FUENTE
Es el diseño de los caracteres que se van a usar. Cada tipo incorpora la
definición de la anchura y tamaño de los caracteres. Cada programa incorpora
una serie de tipos que pueden ser ampliados por medio de drivers que permiten
instalar nuevas fuentes.

La variedad de tipos de letras o fuentes es amplia, el propio sistema

Windows incorpora unas fuentes básicas que serán ampliadas conforme se ins-
talen nuevas aplicaciones como Microsoft Word por ejemplo. Cada tipo de fuen-
te se nombra para identificarla de las demás así podemos tener las mas comu-
nes como son la Times New Roman, Courier, Arial, etc.
ESTILO
Es el formato o conjunto de características añadidas que damos a un de-
terminado tipo de letra.
 Redonda o caja baja: Es la mas empleada. Es la letra normal.
 Cursiva: Letra ligeramente inclinada hacia la derecha. También se le co-
noce por Itálica.
 Negrita: Letra con un trazo mas grueso: Negrita.
 Subrayado: Letra que aparece con una raya simple. Puede ser doble sub-
rayado. Subrayado
 Tachadura: Letra tachada. Tachadura.
 VERSAL O MAYUSCULAS: Letra en mayúsculas. MAYUSCULAS.
 VERSALITA: La letra mantiene el mismo tamaño que la caja baja pero con
el diseño de las mayúsculas.

Página 1
Microsoft Word
 Superíndices: Exponente1.
 Subíndice: Ejemplo1
CUERPO
Nos referimos al tamaño de la letra. El tamaño de la letra se mide en
puntos, es decir, a mas puntos mayor tamaño. Cada tipo de fuente tiene una se-
rie de tamaños definidos, por ejemplo la fuente Times New Roman tiene unos
tamaños que están comprendidos entre 8 ptos para la letra mas pequeña y 72
ptos para la mas grande.
KERNING
También llamado espacio entre caracteres o interletraje. Con esta característi-
cas definimos el espacio entre las letras del texto, aunque no es muy usual modificar
este aspecto si es posible.

1.3.- FUNCIONES DE FORMATO

En ella incluimos todas aquellas características que nos permiten modificar el
aspecto del texto considerándolo como un bloque no como un solo carácter.
PAGINA
Antes de comenzar a crear un documento tendremos que pensar que tipo
de papel vamos a usar así como el tamaño del mismo. El tamaño mas usado es el
A4 (ó DIN-A4) con una dimensión de 21cm x 29,7 cm.
MARGENES
Nos permiten definir el espacio real en el que se va a crear el texto. Se
define 4 márgenes: Superior, Inferior, Derecho e Izquierdo.
ORIENTACIÓN ______
Posición del texto con respecto al papel. ______
____________
______
 Vertical. ______
____________
____________
 Apaisada u horizontal.
______
_____
INTERLINEADO
Espacio entre las líneas de un párrafo. Podremos definir varios tipos de interli-
neado o incluso es posible definir el espacio exacto entre líneas.
ALINEACIÓN o JUSTIFICACIÓN
Posición del texto respecto a los márgenes izquierdo y derecho de la pagina:

________ _______ ____ ____________

__________ _______ ____________
________
________ _________ ____________
_______ _____ ____ ____________
_________ _______ _______ ____________
__________ ________ _________ ____________
________

Alineación Alineación Alineación Alineación

Izquierda Derecha Centrada Justificada

Página 2
Microsoft Word
SANGRIA
____________
Espacio en el margen al escribir un párrafo. Existen varios tipos de ____________
sangrías: izquierda, derecha, francesa, etc. La sangría es un salto del _________
_________
texto dentro de los márgenes definidos. El texto se escribirá según este _________
____________
salto hasta que se desactive la sangría. ____________
____________

1.4.- FUNCIONES DE CORRECCIÓN Y MODIFICACIÓN DE TEXTO.

BORRAR
Permite suprimir uno o varios caracteres, bloques de textos u otros ele-
mentos del documento. Existen varias formas de eliminar texto, lo normal es
usar las teclas de edición del teclado para borrar o suprimir.
INSERTAR
Introducción de espacios o caracteres dentro del texto. También podre-
mos insertar otros objetos al documento como imágenes, cuadros, etc.
MOVER
Cambiar texto de posición dentro de un documento o a otro documento.
COPIAR
Repetir texto en una o varias posiciones dentro de un mismo documento o
a otros documentos. Se realiza una copia del texto seleccionado.

Página 3
Microsoft Word

2.- INTRODUCCIÓN A WORD

2.1.- COMO EJECUTAR WORD
Una vez instalado el programa en Windows se creará un acceso directo en el
Menú INICIO/PROGRAMAS. Simplemente bastará con hacer clic sobre él. Esto ini-
ciará el programa. Como podemos observar la aplicación Microsoft Word viene acom-
pañado por el icono es interesante reconocerlo debido a que los archivos creados
en Word van identificados por un icono muy parecido.

2.2.- LA PANTALLA DE WORD

Tras pulsar sobre su icono la aplicación se inicia abriéndose su ventana de apli-
cación. Esta ventana tiene todos los elementos comunes a cualquier otra ventana Win-
dows.

Pantalla inicial de Microsoft Word

Observando la pantalla podemos diferenciar todos los elementos de cualquier

ventana de Windows: barra de titulo de la ventana, botones de minimizar, maximi-
zar/restaurar y de Cerrar, barra de menús, etc. Además podemos ver que en realidad
tenemos dos ventanas: una es la ventana principal o ventana de la aplicación y la otra
corresponde a la ventana del documento (documento inicial que carga el programa lla-
mado documento 1). Si cerramos esta ventana (ya sea con su menú de control o con el
comando Cerrar del menú Archivo) veremos que la pantalla cambia de aspecto y que
sólo es posible crear un nuevo documento o abrir uno ya existente.

En la pantalla podemos observar, además de los elementos típicos a cualquier

ventana Windows, los siguientes:

 Barra de Menús: Situada debajo de la barra de titulo. En ella se encuentran

todas las funciones de Word. La selección se puede hacer con el ratón ó con la
combinación de las teclas ALT+letra resaltada. Para cancelar una selección de
menú basta con pulsar ESC o hacer clic en el área de trabajo del documento.

Página 4
Microsoft Word
 Barra de herramientas: Permiten el acceso rápido a opciones de menú. Por de-
fecto Word muestra dos barras: la Standard y la de Formato. Mas tarde pasa-
remos a describir cada una de ellas.
 Reglas: Tenemos dos: Regla Horizontal y Vertical. Son reglas graduadas en
centímetros en las que se puede modificar directamente los márgenes, san-
grías, tabuladores, anchura de columnas, etc.
 Area de texto: Es la mayor parte de la ventana del documento. Es la zona donde
se escribe el texto, se insertan gráficos, etc. En ella aparecen dos marcas: El
punto de inserción ( | ) que indica donde se insertaran los caracteres, gráficos,
tablas, etc. y el indicador de final del documento ( _ ), esta ultima marca no apa-
rece el la presentación diseño de pagina (que luego veremos). diseño de pagina.
 Barra de estado: Situada en la parte inferior de la ventana, muestra informa-
ción sobre: Situación del punto de inserción, pagina actual, sección actual, hora
del sistema, y el estado de algunas teclas.

 Barras de desplazamiento: Estas barras nos permitirán movernos por el docu-

mento que estemos creando. Su uso es exactamente igual a cualquier otra barra
de desplazamiento de Windows.

2.3.- BARRAS DE HERRAMIENTAS:

Las barras de herramientas agilizan el trabajo de diseño de nuestros documen-
tos, todas las opciones que se pueden utilizar usando las barras de herramientas se
encuentran en los correspondientes menús pero las mas usuales Word las inserta en
estas barras de herramientas para que nuestra labor sea aun mas sencilla y rápida.

Como hemos dicho anteriormente Word muestra, por defecto, dos barras de
herramientas: La Estandard y la de Formato. Estas dos son las mas usadas en el tra-
bajo con Word, pero además de estas dos tenemos otras barras para completar el
trabajo. Todas ellas se pueden seleccionar en el menú Ver/Barra de Herramientas
(también es posible mostrar las distintas barras pulsando el botón derecho del ratón
sobre cualquiera de las barras que se muestran).
 Barra de Herramientas Estándar: Contiene los comandos mas habituales que
un usuario necesita para la edición y creación de documentos.

 Barra de Herramientas Formato: En ella se encuentran gran parte de los co-

mandos necesarios para dar formato al texto.

 Barra de Herramientas Tablas y Bordes: Con esta barra podremos dar for-
mato a las tablas creadas en Word además de asignar bordes y sombreados a
las mismas e incluso al texto.

Página 5
Microsoft Word
 Barra de Herramientas Bases de Datos: Contiene todos lo comandos necesa-
rios para la creación de bases de datos en Word.

 Barra de Herramientas Dibujo: Dispone de todas las herramientas necesarias

para crear y dibujar elementos gráficos en los documentos, otra forma de mos-
trar esta barra es pulsando sobre un botón situado en la barra de herramientas
Estándar.

 Barra de Herramientas de Imagen: Esta barra suele aparecer al insertar una

imagen en un documento, si no se muestra es recomendable usarla activándola
como cualquier otra barra. Nos facilita la configuración de la imagen en el do-
cumento como son su ajuste, brillo, etc.

 Barra de Herramientas WordArt: Esta barra se muestra al insertar un Wor-

dArt en el texto, nos permite dar formato a este elemento gráfico.

Aunque existen otras barras de herramientas estas son las que usaremos en
nuestro trabajo a lo largo del curso.

2.4.- USOS Y FORMAS DEL RATON.

La mayoría de las operaciones con Word se realiza a través del ratón, por esto
es muy importante conocer las diferentes formas que adquiere el puntero del ratón en
los procedimientos mas importantes. Es importante que el usuario este atento a como
el puntero cambia de forma según la operación que se este realizando y que poco a
poco se pueda diferenciar entre sus distintos aspectos.

2.5.- MODOS DE TRABAJO EN WORD

Antes de comenzar a crear nuestro documento debemos tener en cuenta las
posibilidades que Word brinda. Tenemos que saber que Word permite trabajar con un
mismo documento de 6 formas distintas, cada una de ellas será necesaria para algún
tipo de trabajo con el documento. Para cambiar entre las distintas formas podemos
hacerlo a través del menú Ver. Estas 6 formas de trabajar o modos de trabajo son
los siguientes:
 Presentación Normal: Se usa para editar y crear documentos de texto, nunca
imágenes, limites de texto, regla vertical u horizontal u otros elementos de
pantalla. Es la presentación por defecto en Word, es decir, la primera vez que
iniciemos el programa aparecerá en este modo de trabajo.
 Presentación Esquema: Se utiliza para contraer o expandir documentos exten-
sos.
Página 6
Microsoft Word
 Presentación Diseño de página: Es el modo de trabajo mas importante, ya que
los documentos se visualizan tal como aparecerán cuando sean impresos. Es la
presentación mas adecuada para la creación de documentos con distintos for-
matos de texto e imágenes.
 Presentación Documento maestro: Ayuda a organizar y actualizar un documen-
to extenso, como un libro compuesto por varias partes llamadas subdocumentos.
 Presentación Diseño de pantalla: Muestra el documento sin la división de pagi-
nas, es decir, el documento aparece como una sola pagina continua, no se obser-
van los saltos de pagina. Tampoco se muestran los encabezados y pies de pagi-
nas.
 Mapa del documento: Como su propio nombre indica define un mapa del docu-
mento para localizar puntos concretos en documentos extensos.

Aunque no es realmente un modo de trabajo, Word nos proporciona otra pre-

sentación del documento, esta es la Presentación preliminar (Menú Archivo/Vista Pre-
liminar).
 Presentación Preliminar: Muestra las paginas completas a un tamaño reducido
(u otro tamaño definido por nosotros), presenta un aspecto global del documen-
to antes de imprimirlo. Para acceder a esta presentación accederemos al menú
Archivo o bien sobre el botón correspondiente de la barra de herramientas es-
tándar. Este modo se suele usar para tener una representación real de cual va a
ser el resultado una vez que el documento sea impreso.

2.6.- COMO CONSEGUIR AYUDA EN WORD

Microsoft Word dispone de una completa ayuda que nos puede proporcionar
apoyo en nuestro trabajo con la aplicación. La forma de manejar esta ayuda es igual al
manejo de cualquier otra ayuda de Windows. Podremos acceder al índice de conteni-
dos y ahí localizar el tema deseado, o bien buscar ayuda sobre algo concreto, etc.

La ayuda la podemos activar de varias formas, podemos usar el menú ? situado

en la barra de menús. En el tendremos las distintas opciones con las que podremos mo-
vernos por esta ayuda.

Otra forma es activar el ayudante de Windows, este es un personaje que nos

proporcionara ayuda en cualquier momento con solo pulsar sobre él. Para activar el
ayudante basta con pulsar sobre el botón de la barra de herramientas estándar o
bien pulsar F1. Esto mostrará el ayudante que se indica en la ima-
gen. Solo debemos pulsar sobre él para solicitarle ayuda.

Página 7
Microsoft Word
2.7.- SALIR DE WORD
Para abandonar el trabajo con Word podemos hacerlo como otra cualquier ven-
tana de Windows, es decir, cerrando su ventana de aplicación. Pero además de esta
forma es posible salir de Word seleccionando la opción Salir del menú Archivo. Como
podemos ver el resultado es el mismo.

Tenemos que tener en cuenta que si estamos creando un documento o bien he-
mos realizado algún cambio, Word nos preguntará si deseamos guardar los cambios o
bien cancelar la acción. Tendremos que tener mucho cuidado en este punto puesto que
si respondemos mal puede provocar que perdamos el trabajo que estemos haciendo. El
cuadro de dialogo que muestra es el que se adjunta. Las tres opciones que nos da son:
 Si: Guarda el documento editado o creado.
 No: No guarda el documento por lo que se perderá o no se almacenara los cambios
efectuados, si es un documento
que ya existía.
 Cancelar: Cancela la acción y no
abandona Word.

3.- COMENZAR A TRABAJAR CON WORD

3.1.- CONFIGURACIÓN DE WORD. PERSONALIZAR EL ENTORNO DE
TRABAJO.
Antes de comenzar a crear nuestros documentos es recomendable modificar el
entorno de trabajo a nuestro gusto y necesidades. Lo primero que debemos definir es
cual va a ser el Modo de trabajo que queremos usar (el modo de trabajo se estudió en
el punto 2.4). Por su facilidad y
utilidad vamos a escoger el modo
de trabajo Diseño de Pagina que
nos va a proporcionar una repre-
sentación real de nuestro docu-
mento. Por lo tanto la escogere-
mos del menú Ver. La pantalla de
Word quedaría como la de la ima-
gen, en ella podemos observar co-
mo se muestran las reglas hori-
zontal y vertical con los márgenes
definidos por defecto.

Una vez elegido el modo de trabajo que usaremos en nuestro trabajo vamos a
estudiar algunas opciones de configuración de Word que van a ser de utilidad. Todas

Página 8
Microsoft Word
las opciones que vamos a ver se encuentran en el menú Herramientas/Opciones. Aquí
definiremos algunas características de Word necesarias y útiles para nuestro trabajo.

Al pulsar sobre Opciones se mostrará una ventana como la que se muestra a

continuación. En ella podemos observar varias Hojas en las que podremos configurar
distintas características:

 Ver: Hoja que se muestra por defecto, con ella podremos definir características
de visualización del entorno de Word tales como que aparezca la barra de estado,
reglas horizontal y vertical. Para nuestro trabajo vamos a activar la opción Limites
de texto, con esto mostraremos los limites del
texto (márgenes del documento) en forma de lí-
neas de puntos, gracias a estas líneas sabremos
en todo momento cual es el área donde se creará
el documento. Como vemos por defecto no esta
activado. En la parte central de esta hoja pode-
mos observar los distintos caracteres no impri-
mibles, estos caracteres, aunque no se van a im-
primir, si nos pueden facilitar nuestra labor en el
diseño del documento para así saber en todo
momento cuantas líneas en blanco existen, espa-
cios en blanco entre palabras, etc. Al principio
puede resultar un poco complicado trabajar con
estos símbolos pero con la experiencia nos pueden ayudar en el diseño del texto.
Para activar todos estos símbolos simplemente pulsaremos sobre la opción Todos.
Otra forma de activar/desactivar la aparición de estos símbolos es pulsando sobre
el botón de la barra de herramientas estándar.

 Ubicación de Archivos: En esta hoja podemos ver el lugar donde se encuentran

situados los distintos archivos de Word. Gracias a esta hoja podremos modificar la
ubicación de los documentos de Word. De esta forma al guardar un documento es-
te se almacenará por defecto en la carpeta que se indique en este apartado. Para
modificar esta característica basta con seleccionar Documentos y pulsar sobre el
botón Modificar. Tan solo es necesario seleccionar la nueva ubicación o bien crear
una carpeta para esta ubicación.

Aunque hay mas hojas y posibilidades de modificar características de Word no

vamos a estudiarlas debido a que no van a ser necesarias para nuestro trabajo. De to-
das formas se recomienda al lector que las vea por encima por si, en algún momento,
sean necesarias.

Página 9
Microsoft Word
Una vez definidas las caracterís-
ticas que hemos comentado la pantalla
de Word quedará como la imagen si-
guiente. En ella podremos observar los
limites de texto y uno de los símbolos
no imprimibles, este símbolo me indica
un salto de línea o el final de la misma.

3.2.- INTRODUCCIÓN DE TEXTO

En este punto vamos a comenzar a trabajar con la aplicación creando un docu-
mento, antes de nada es bueno tener en cuenta los siguientes puntos:
 El texto se teclea igual que en una maquina de escribir. Cuando se llegue al final
de la línea, el programa salta automáticamente a la siguiente sin que tengamos
que pulsar ENTER para definir una nueva línea. Por lo tanto solo es necesario
pulsar ENTER cuando queramos definir un nuevo párrafo o líneas en blanco.
 Al llegar al final de la pagina el programa saltará automáticamente a la siguien-
te.
 El texto quedará ajustado a los márgenes definidos y a la pagina que hayamos
elegido.

Por ejemplo podemos ver

como al escribir un documento,
como el que se muestra en la
imagen, el texto posee unas
características por defecto:
tipo y tamaño de letra, alinea-
ción, márgenes, tipo de pagina,
espacio entre líneas, etc. Todas
estas características que
Word aplica por defecto son
modificables, poco a poco ire-
mos modificando el documento
a nuestro gusto y necesidades.

Podemos observar como el texto queda dentro de los limites de texto y que
aparecen caracteres no imprimibles como los saltos de líneas, espacios en blanco. Poco
a poco nos iremos asimilando estos caracteres y veremos como nos facilitan nuestra
labor.

Página 10
Microsoft Word
3.3.- GESTIÓN DE DOCUMENTOS O ARCHIVOS
Este apartado es muy importante ya que con él podremos manejar los documen-
tos que estemos creando con Word. Podremos almacenar o guardar documentos, crear
otros nuevos, recuperar o abrir documentos ya creados, cerrar aquellos que no sean
necesarios o bien trabajar con varios documentos abiertos al mismo tiempo.

3.3.1.- Como almacenar un documento

Una vez realizado el documento o bien simplemente deseamos guardarlo para
terminarlo mas tarde, es necesario guardarlo, si por casualidad el ordenador se apa-
gara sin haber almacenado dicho documento, éste se perdería totalmente. Por esto es
muy importante almacenar el documento periódicamente aunque no este terminado.
Guardarlo es muy simple, tenemos varias opciones:
1. Menú Archivo/Guardar o Guardar Como: Si el documento es nuevo estas dos
opciones son exactamente iguales. También es posible guardarlo pulsando
sobre el botón Guardar de la barra de herramientas estándar.
2. Una vez activado se mostrará el cuadro de dialogo que me va a permitir al-
macenar el documento. En esta ventana podremos elegir la ubicación del do-
cumento (seleccionar una
carpeta), el tipo de archi-
vo y el nombre que va a
tener. Una vez indicadas
estas características pul-
saremos sobre el botón
Guardar. También pode-
mos ver otros botones
que nos permitirán subir
de nivel, crear una carpeta o modificar la vista de los documentos que se en-
cuentren.

Vemos que hay dos opciones para almacenar un documento: Guardar Como y
Guardar. Las dos almacenan el documento pero con una pequeña diferencia. Mientras
la primera de ellas se activa siempre que sea un nuevo documento el que se almacene,
Guardar almacena directamente el documento abierto con el mismo nombre y ubica-
ción que tenia, es decir, cuando se recupere un documento y sea modificado basta con
usar esta segunda opción para guadarlo directamente, no mostrará la ventana de
Guardar Como.

3.3.2.- Cerrar y recuperar un documento

Una vez que hemos terminado de trabajar con un documento es recomendable
cerrarlo debido a que al estar abierto ocupa parte de la memoria RAM. Word permite
tener abiertos una gran cantidad de documentos abierto, sin embargo es recomenda-
ble ir cerrándolos conforme terminemos nuestro trabajo con ellos. Para cerrar un do-
cumento tenemos dos formas: Una de ellas es usar el botón Cerrar de la ventana del
Página 11
Microsoft Word
documento (como vemos existen dos
ventanas: ventana de la aplicación y
la ventana del documento). La otra
forma es a través del menú Archi-
vo/Cerrar. Si el documento no se ha
guardado o no se han guardado los
cambios, Word nos preguntará si
deseamos almacenarlo o guardar los
cambios, si el documento se almaceno
antes simplemente se cerrará el do-
cumento. Si cerramos todos los do-
cumentos podemos ver como la pan-
talla de Word queda como la de la imagen, en este momento solo podremos Abrir un
documento ya creado o crear uno Nuevo.

La misión de RECUPERAR un documento es la de modificar su contenido, verlo o

simplemente imprimirlo. Por supuesto para poder recuperar o Abrir un documento de-
bemos saber antes el lugar donde se encuentra. Para abrir un documento seguiremos
el siguiente proceso:
1. Acceder al menú Archivo/Abrir, también podremos usar el botón Abrir
de la barra de herramientas estándar. De cualquiera de las dos maneras pa-
saremos al cuadro de
dialogo en el que podre-
mos recuperar el docu-
mento.
2. Buscar la carpeta donde
se encuentra el docu-
mento (para movernos
por las carpetas podre-
mos hacer doble clic pa-
ra abrirlas y entrar en
ellas).
3. Seleccionar el documento a recuperar
4. Una vez seleccionado pulsaremos sobre el botón Abrir.

Una vez recuperado el documento podremos continuar con la edición del mismo
o podremos imprimirlo o realizar cualquier modificación sobre él. Podemos observar
como en la barra de titulo de la ventana de la aplicación se muestra el nombre del do-
cumento recuperado o almacenado.

Página 12
Microsoft Word
3.3.3.- Crear nuevos documentos. Asistentes.
Para crear nuevos documentos y almacenarlos es necesario crear nuevos docu-
mentos, el proceso es muy sencillo, solo hay que elegir el nuevo documento que desea-
mos crear. Podemos usar dos formas de crear nuevos documentos:

 La primera y mas sencilla es usar el botón Nuevo de la barra de herramientas

estándar. Este botón crea un nuevo documento en blanco a partir de la plantilla
Normal. Esta plantilla Normal contiene las características por defecto de los do-
cumentos de Word (tipo y tamaño de letra, tipo de pagina, márgenes, etc.).
 La segunda forma es usar la opción del menú Archivo/Nuevo. A través de Nuevo
podremos usar una de las plantillas definidas por Word o usar uno de los Asisten-
tes para crear un documento. La pantalla que aparece es la que se muestra a conti-
nuación. Como podemos observar existen varias hojas, en cada una de ellas Word
nos proporciona distintas plantillas o asistentes, de esta forma podremos usar unas
de las plantillas para Curriculum que posee Word, o un modelo de carta, portada
para Fax, etc. En la primera hoja tenemos el Documento en Blanco, si escogemos
esta opción se creará un documento en blanco tal como se crearía escogiendo la
primera forma que estudiamos (usando el botón Nuevo).

3.3.4.- Gestión de documentos abiertos. Menú Ventana

Como hemos comentado Word permite mantener abiertos gran cantidad de do-
cumentos, el tenerlos abiertos nos permite intercambiar texto u otros elementos de
un documento a otro por ejemplo. Si la ventana del documento esta maximizada los
nuevos documentos que se creen o recuperen se colocaran encima del anterior por lo
que no veremos los documentos abiertos. Para poder manejar todos estos documentos
recuperados usaremos el menú Ventana. A través de este menú podremos acceder en
cualquier momento a cualquiera de ellos con tan solo seleccionarlo en la lista que se
muestra en este menú.

3.4.- DESPLAZAMIENTOS POR EL DOCUMENTO

Es importante conocer como movernos por el documento debido a que será muy
necesario a la hora de crearlo y modificarlo. Tenemos que tener en cuenta que hay dos
formas de movernos por el documento: El que afecta únicamente a la Visualización del
documento (sin mover el punto de inserción) y el que afecta a la posición del punto de
Página 13
Microsoft Word
inserción (y por lo tanto el lugar donde se insertara el texto) y a la visualización al
mismo tiempo. Si el movimiento se realiza con el ratón afecta a la visualización, mien-
tras que si nos movemos con el teclado afectara tanto a la posición como a la visuali-
zación.

 Movimientos con el ratón.

Usaremos las barras de desplazamiento tanto vertical como horizontal, aunque
la principal y que mas usaremos va a ser la barra Vertical. Si no aparecen debemos
seleccionarlas en el menú Herramientas/Opciones/Ver. Usando esta barra de despla-
zamiento vertical podremos movernos por las distintas paginas del documento, una vez
que localizamos la pagina a la que queremos acceder debemos hacer clic con el ratón
sobre el sitio donde queremos movernos (esto moverá el punto de inserción al sitio
elegido). Al final de la barra vertical tenemos tres botones que podremos usar
para movernos por el documento:

Pagina anterior Pagina siguiente

Seleccionar el objeto de búsqueda:

 Movimientos con el teclado.

Para movernos por el documento usando el teclado es muy sencillo, tenemos que
tener en cuenta que este movimiento afecta tanto a la visualización del mismo como a
la posición del punto de inserción. A continuación se indican todas las combinaciones
de teclas posibles para movernos por el documento. No son necesarias aprenderlas de
memoria pero si es recomendable recordar algunas de ellas debido a que nos pueden
facilitar el movernos por documentos extensos:

Flecha derecha  Nos desplazamos un carácter a la derecha.

Flecha izquierda  Nos desplazamos un carácter a la izquierda.
Flecha arriba Desplazamiento a la siguiente linea situada encima de donde
nos encontramos.
Flecha abajo Nos desplazamos a la linea inferior.
Inicio Saltamos al primer carácter de la linea.
Fin Nos situamos al final de la linea.
AvPág Avanza a la siguiente Pagina.
RePág Retrocede a la anterior Página.

Estas son las mas comunes, pero hay algunas otras combinaciones de teclas que
pueden ser de utilidad:
CTRL+ Saltamos al comienzo de la siguiente palabra.
CTRL+ Saltamos al comienzo de la anterior palabra.
CTRL+Inicio Sitúa el punto de inserción al principio del documento.
CTRL+Fin Nos situamos al final del documento.
Página 14
Microsoft Word
Además de usar estas combinaciones de teclas, Word proporciona una herra-
mienta que nos va a permitir movernos a una posición determinada. Para ello debemos
seleccionar la siguiente opción del menú Edición:

Menú EDICION/IR A o bien podremos pulsar la tecla F5

Usando esta herramienta podremos movernos a la pagina que indiquemos, avan-

zar o retroceder tantas paginas como digamos, movernos a una sección determinada,
etc.

3.5.- SELECCIÓN DE TEXTO

La selección de texto es uno de los procesos mas importantes a la hora de dise-
ñar un documento. El seleccionar texto nos va a permitir borrar palabras, frases, lí-
neas, párrafos, etc. Además el texto seleccionado podrá ser copiado, movido, aplicarle
un formato diferente, etc. Es decir, para modificar el texto escrito antes ha de ser
seleccionado.

La selección se puede realizar con el ratón o con el teclado. Por su facilidad va-
mos a estudiar como seleccionar texto usando el ratón. En la lista siguiente se indica
que hay que hacer para seleccionar distintos elementos de un documento.

 Texto: Para seleccionar un texto cualquiera simplemente debemos pulsar el

botón izquierdo del ratón en el comienzo del “bloque” de texto a seleccionar
y arrastrar hasta donde se desea seleccionar.
 Palabra: Haremos doble clic en la palabra a seleccionar.
 Línea: Para esto usaremos la zona de selección. Esta es una zona situada a la
izquierda del texto, si colocamos el puntero del ratón en este sitio veremos
que la flecha cambia de dirección apuntando a la derecha, esto nos indica que
estamos en la zona de selección y que podremos realizar la selección. Para
seleccionar una línea haremos clic sobre la zona de selección.
 Varias líneas: Picar sobre la zona de selección y arrastrar tantas líneas co-
mo se desee.
 Frase: Haremos CTRL+Clic en cualquier parte de la frase.
 Párrafo: Hay dos formas de seleccionar un párrafo completo (un párrafo es
todo texto que se encuentra entre dos saltos de líneas manuales (cuando
pulsamos ENTER)): la primera es haciendo triple clic en el párrafo o bien ha-
remos doble clic en la zona de selección del párrafo a seleccionar.
 Todo el documento: Para seleccionar un documento completo también tene-
mos dos formas de hacerlo: la primera es haciendo triple clic en cualquier
parte de la zona de selección y la segunda es haciendo CTRL+Clic en cual-
quier parte de la zona de selección. También podemos usar la opción del me-
nú Edición/Seleccionar todo.
 Gráfico, imagen o autoforma: Hacer clic sobre el objeto.
Página 15
Microsoft Word
3.6.- MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
3.6.1.- Borrar o eliminar texto.
El proceso de borrar texto es muy simple, para ello podemos usar dos teclas de
edición que tenemos en el teclado:

RETROCESO Borra todo carácter situado a la izquierda del punto

de inserción.
SUPR Borra todo carácter situado a la derecha del punto de
inserción.

También podemos usar las siguientes combinaciones para eliminar texto:

CTRL+Retroceso Borra la palabra situada a la izquierda del pto inserc.

CTRL+Supr Borra la palabra situada a la derecha de pto inserc.

Si lo que queremos es eliminar gran cantidad de texto ya sea una frase, línea,
párrafo, etc. Debemos seleccionarlo previamente y luego pulsar Supr o Retroceso.

3.6.2.- Deshacer y Rehacer acciones.

Durante el proceso de diseño y creación de un documento es frecuente el come-
ter errores (borrar texto accidentalmente, dar formato que no es el deseado, etc.).
Word proporciona una herramienta que nos ayudará cuando cometamos estos tipos de
errores. Para ello el programa almacena las ultimas operaciones realizadas de esta
forma podremos deshacer o rehacer las ultimas operaciones que hayamos realizado.
Por ejemplo, imaginemos que selecciono un bloque de texto (una pagina completa) y que
accidentalmente la elimino, para recuperar este texto borrado podré deshacer la ope-
ración que he realizado (deshacer la eliminación de texto).

Para deshacer o rehacer acciones tenemos el menú Edición/Deshacer o Edi-

ción/Rehacer. Pero lo mas rápido es usar los botones correspondientes de la barra de
herramientas estándar.

Deshacer acciones Rehacer acciones.

3.6.3.- Cortar, Copiar y Pegar.

Este proceso consiste en poder mover (cortar), copiar texto u otros objetos
como imágenes, gráficos, etc.

El método es exactamente igual a cualquier otra aplicación Windows, es decir,

usar los comandos Copiar, Cortar y Pegar. Vamos a recordarlo:
1. Seleccionar el texto u objeto a copiar o mover.

Página 16
Microsoft Word
2. Elegir la opción deseada del menú Edición/Copiar o Cortar (también podemos
usar los botones correspondiente de la barra de herramienta estándar o usar
las combinaciones de teclas CTRL+C (Copiar) o CTRL+X (cortar)
3. Situarse en el destino, lugar donde queremos copiar o mover el texto u objeto.
4. Elegir del menú Edición/Pegar.

Como vemos este proceso siempre es el mismo. Hay otras formas de realizar
esta operación, para ello se usa el ratón. Para ello debemos arrastrar la selección al
destino, hay que tener en cuenta que si arrastro muevo la selección pero si lo que
quiero es hacer una copia debo mantener pulsada la tecla CTRL.

Todo lo que hemos visto copia o mueve el texto completo, pero imaginemos que
lo que queremos es copiar el formato de un texto a otro, es decir, lo que queremos es
que dos o mas bloques de texto tengan el mismo formato (tipo y tamaño de letra, ali-
neación, etc.). Word proporciona una herramienta que nos puede ser muy útil. Dicha
herramienta es COPIAR FORMATO. El proceso es el siguiente:

1. Seleccionar el texto que posee el formato que deseo copiar.

2. Pulsar sobre el botón de la barra de herramientas estándar. Veremos
como el puntero del ratón cambia de forma.
3. Seleccionar el texto al que deseamos aplicar el formato.

4.- FORMATOS ESPECIALES

4.1.- FORMATOS DE FUENTES
En este punto vamos a ver como modificar el formato de la fuente o letra, como
hemos dicho Word tiene definido un formato de fuente por defecto (tipo de letra,
tamaño, estilo, alineación, etc.) es ahora cuando vamos a estudiar como modificar el
texto a nuestras necesidades. Antes de ver como modificar este formato tenemos
que decir que se puede aplicar un formato antes o después de estar escrito el texto,
es decir, puede aplicar un formato y luego escribir el texto (por lo que todo lo que es-
criba tendrá el formato definido) o bien seleccionar el texto escrito y aplicar el for-
mato deseado.

Para dar formato a la fuente debemos de:

1. Si se ha escrito el texto primero se debe seleccionar.
2. Una vez seleccionado el texto o bien si aun no se ha escrito y vamos a aplicar el
formato antes de escribirlo, acceder al menú FORMATO/FUENTE.
3. En la ventana que se muestra a continuación se escogerá el formato a definir: tipo
de letra, tamaño, estilo, color, etc.

Página 17
Microsoft Word
Además de usar el menú Formato/Fuente po-
demos usar la barra de herramientas Formato
donde se encuentran las opciones de formato mas
comunes. Otra forma de llegar a la ventana Fuentes
es a través del menú contextual que se muestra tras
pulsar el botón derecho del ratón.

En la ventana de formato de fuentes existen

dos hojas mas en las que podremos definir caracte-
rísticas del texto como espacio entre letras o ani-
mación del texto.

4.2.- INSERTAR SÍMBOLOS Y CARACTERES ESPECIALES

Word nos proporciona una herramienta para poder insertar una serie de carac-
teres especiales que no aparecen en el teclado. La forma de insertar este tipo de ca-
racteres es muy simple:

1. Situarse donde se desea insertarse el símbolo.

2. Acceder al menú INSERTAR/SIMBOLO.
3. En la ventana que se muestra seleccionaremos una fuente de la lista para ob-
tener un símbolo. Buscar el símbolo deseado y seleccionarlo. También po-
dremos escoger la segunda hoja donde se muestran otros tipos de caracte-
res.
4. Una vez seleccionado el carácter a insertar pulsaremos sobre el botón In-
sertar.
5. Pulsar sobre Cerrar para volver al do-
cumento.

Una vez insertado el símbolo podremos

modificar su aspecto como si de otro carácter
se tratase (tamaño, color, alineación, etc.).

4.3.- FORMATOS DE PARRAFO

El dar formato a un párrafo lo podremos hacer antes o una vez escrito el texto,
es decir, igual que a la fuente. Eso si, tenemos que tener en cuenta que va a ser mas
practico, si el documento es muy corto nos da lo mismo dar formato al párrafo antes o
después, pero si el documento es muy extenso y sabemos que formato va a tener el
documento es recomendable dar formato antes de comenzar a escribir.

Para acceder a las distintas opciones de formato de párrafo:

Menú FORMATO/PARRAFO
Página 18
Microsoft Word
También tenemos las opciones mas comunes en la barra de herramientas for-
mato.

Hoja: Sangría y espacio

4.3.1.- Alineación
Aquí podremos definir los cuatro tipos de alineación: Izquierda (por defecto),
derecha, centrada y justificada.

4.3.2.- Sangría
Word permite definir 4 tipos de sangría:
 Izquierda (por defecto) define un salto desde el margen izquierdo. Se indi-
cará el salto en cm. Si deseamos usar el salto por defecto de Word (1,25
cm) bastará con usar los botones correspondientes de la barra de herra-
mientas formato para aumentar la sangría y para reducir sangría ,
estos botones crean la sangría con el salto por defecto de 1,25.
 Derecha: Define el salto desde el margen derecho.
 Especial/Primera línea: El párrafo se sangra solo en la primera línea del mis-
mo. Esta sangría no es muy usada debido a que el resultado es el mismo que
si tabulamos la primera línea de un pá-
rrafo.
 Especial/Francesa: El párrafo queda
sangrado excepto la primera línea del
mismo.

4.3.3.- Espacio Interlineal

Definimos el espacio existente entre las
líneas del documento.
 Sencillo: valor definido por defecto, es
el menor espacio que Word define.
 1,5 líneas: es el 50% mas de espacio que
el sencillo.
 Doble: doble espacio respecto al sencillo.
 Mínimo: Se establece el interlineado en la casilla “En” pero Word lo modifi-
cará para acoplarlo al texto y que no se solapen las líneas.
 Exacto: Establecemos el interlineado y Word no lo modificará. Por lo que si
lo ponemos muy pequeño las líneas pueden solaparse.
 Múltiple: Se define el interlineado en porcentajes respecto al simple.

Hoja: Líneas y saltos de pagina

4.3.4.- Presentación del párrafo
Las opciones de la segunda hoja del formato de Párrafo permiten definir carac-
terísticas de la presentación del párrafo ante un salto de pagina. Veamos las distintas
opciones que Word proporciona:
Página 19
Microsoft Word

 Control de líneas Viudas: Si está acti-

vada la ultima línea de un párrafo no
quedará separada de las demás por un
salto de pagina, por lo que pasará a la
pagina siguiente junto con el resto del
párrafo.
 Conservar lineas juntas: Las líneas de
un párrafo quedarán siempre unidas,
es decir, no se separan por un salto
de pagina.
 Conservar con el siguiente: Obligamos
a que un párrafo no quede separado
con el siguiente por un salto de pagina.
 Salto de pagina anterior: Mantiene delante del párrafo un salto de pagina
que obliga a que el párrafo sea el primero de la pagina siguiente.

4.4.- TABULACIONES
En este apartado estudiaremos la forma de definir tabuladores en nuestros
documentos. Un tabulador no es mas que un salto dentro de los márgenes del docu-
mento, hay que tener en cuenta que este salto afecta solo a una sola línea (no como a
la sangría que afectaba a todo un párrafo hasta que se reduzca la sangría). Los tabu-
ladores se usan, entre otras cosas como tabular la primera línea de un párrafo, para
crear columnas tabuladas. Para explicar como se definen veremos un ejemplo. Pero
antes tenemos que definir los distintos tipos de tabuladores que Word nos proporcio-
na:
 Tabulador izquierda: Es el tabulador definido por defecto por Word.
El texto queda alineado a la izquierda del eje tabulador. Se represen-
ta por el símbolo
 Tabulador derecha: El texto queda alineado a la derecha del eje tabu-
lador definido: Representado por el símbolo
 Tabulador centrado: El texto se centra al eje tabulador. Se represen-
ta por
 Tabulador decimal: Usado para escribir cifras numéricas con decima-
les. El texto queda alineado a la derecha del eje tabulador hasta que
se escribe la coma decimal entonces se alinea a la izquierda.
 Barra: Inserta una línea vertical en la posición del eje tabulador indi-
cado (no es necesario pulsar TAB para definirlo).

Para definir los tabuladores podemos usar dos métodos, no hay un método me-
jor que otro, lo que se suele usar es combinar ambos para agilizar nuestro trabajo.
Hay que decir que Word tiene definido un tabulador por defecto a la izquierda cada

Página 20
Microsoft Word
1,25 cm. Nosotros lo que vamos a ver es como crear otros tabuladores según nuestras
necesidades.

El primer método es usar la ventana Tabulaciones. Para acceder a ella podemos

picar sobre: Menú FORMATO/TABULACIONES. Esto nos llevara a la ventana tabula-
ciones donde crearemos los tabuladores. Los pasos para crearlos son:

1. Situarse en la línea donde vamos a definir los tabuladores.

2. Menú FORMATO/TABULACIONES
3. En el cuadro de texto “Posición” indicar la posición del tabulador (en cm) medidos
desde el margen izquierdo.
4. Seleccionar el tipo o alineación del tabulador: Izquierdo, derecho, centrado, de-
cimal o barra.
5. Si se desea definir un relleno para el tabulador.
6. Pulsar Fijar para establecer el tabulador.
7. Repetir el proceso tantas veces como tabuladores deseemos crear.

Veremos que los tabuladores creados irán apareciendo en la lista inferior de

“Posición”. Una vez creados todos pulsaremos sobre Aceptar para volver al documento.
Podremos observar como en la regla horizontal aparecen los tabuladores creados indi-
cados por sus símbolos correspondientes.

El segundo método es usar exclusivamente la Regla Horizontal. Este método

aunque es mas rápido no nos permite definir un relleno para los tabuladores y al tener
que crearse con el ratón podemos equivocarnos al picar sobre la posición. El proceso
es muy sencillo:

1. Situarse en la línea donde deseamos crear los tabuladores.

2. Elegir el tipo de tabulador: para ello pulsaremos sobre un botón situado a la iz-
quierda de la regla horizontal, mientras pulsamos este botón se mostrará los
símbolos que identifican cada tabulador, se mostrará el tab deseado.
3. Una vez seleccionado el tabulador picaremos sobre la misma regla horizontal en la
posición en la que deseemos definir el tabulador. Es posible modificar el tabulador
arrastrando su símbolo por la regla. También podremos eliminarlo si lo arrastramos
hacia abajo hasta quitarlo de la misma.
4. Repetir el proceso con todos los tabuladores
a definir.

Vamos a ver un ejemplo donde usaremos

los tabuladores. El documento a crear será el
siguiente:

Página 21
Microsoft Word

EL UNIVERSO
Algunos datos de las estrellas del Universo:

Estrella Constelación Color Distancia (años Luz)

Sirio ........................ Can Mayor Blanca ______________ 8,72
Capella ........................ Auriga Amarilla ___________ 45,015
Vega .............................. Lira Blanca _____________ 26,5
Deneb ........................... Cisne Blanca ___________ 1600,402
Polar .........................Osa Mayor Blanca ____________ 470
Cástor ......................... Géminis Blanca _____________ 45,3

Como vemos es un ejemplo de un documento donde tenemos 4 columnas tabula-

das, las posiciones de los tabuladores se definen según nuestras necesidades, aquí se
han establecido las que se indican a continuación. Para crear el documento seguimos
los pasos siguientes:

1. Se escribe el texto hasta llegar a línea de tabuladores.

2. Situados en una línea en blanco (donde se escribirá posteriormente la cabecera de
las columnas abuladas: Estrella, Constelación,
etc.) accederemos a menú FORMA-
TO/TABULACIONES.
3. Definir el primer tabulador con las característi-
cas: Posición: 1; Alineación: Izquierdo; Sin re-
lleno.
4. Fijar el primer tabulador.
5. Repetir el proceso para los demás tabuladores:
 Segundo: Posición 5,5; Alineación= Centrado;
Sin relleno
 Tercero: Posición= 8; Alineación= Izquierda;
Sin relleno
 Cuarto: Posición= 12,5; Alineación= Centrado; Sin relleno
6. El resultado será el que se muestra en la imagen adjunta. Una vez fijados todos
pulsaremos Aceptar.

Al volver al documento veremos como los tabuladores aparecen en la regla hori-

zontal indicados por sus símbolos correspondientes (se muestra en la imagen inferior).
Estos tabuladores también podrían haberse creado usando el segundo método que an-
tes describimos.

Página 22
Microsoft Word
Ahora no nos queda mas que escribir el texto tal y como se indica en el ejemplo.
Pulsaremos TAB para escribir Estrella y así sucesivamente hasta completar la línea. Al
terminar pulsaremos Enter para saltar de línea, veremos que la siguiente línea toma el
formato de la anterior por lo tanto también tendrá definido los mismos tabuladores.
Para continuar con el documento solo será necesario modificar los tabuladores según
el ejercicio:
 Primer tabulador: Quedará igual.
 Segundo tabulador: solo hay que añadirle un relleno (nº 2)
 Tercer tabulador: queda igual.
 Cuarto tabulador: modificar la alineación, que será decimal y añadirle un re-
lleno (nº 4).

Para modificar los tabuladores simplemente iremos a FORMA-

TO/TABULACIONES y seleccionando el tabulador correspondiente modificaremos
sus características, una vez modificadas debe
ser fijado de nuevo, al terminar pulsaremos so-
bre Aceptar para volver al documento. Tanto la
ventana Tabulaciones como la regla resultante se
muestran a continuación.

Solo nos restará continuar escribiendo el

documento, al terminar una línea pulsaremos En-
ter para pasar a la siguiente, los tabuladores de-
finidos seguirán activos en las líneas que defina-
mos.

Una vez terminado el documento es muy importante eliminar los tabuladores

que no vayan a ser necesarios. Si los dejamos activos puede provocar errores en pos-
teriores trabajos. Para eliminarlos simplemente debemos picar sobre la opción Elimi-
nar todas de FORMATO/TABULACIONES

4.5.- NUMERACIÓN DE LISTAS Y VIÑETAS

Estas herramientas de Word nos permiten aplicar una serie de viñetas a párra-
fos que deseemos resaltar. También nos permite numerar párrafos como de una serie
de puntos a describir se tratase (a lo largo de este manual se pueden observar distin-
tas viñetas o numeración de párrafos).

Su creación es muy simple.

1. Ir al menú FORMATO/NUMERACIÓN Y VIÑENTAS. En esta ventana podremos
elegir la viñeta que deseemos crear, incluso es posible modificar ciertos aspectos
de la viñeta pulsando el botón Personalizar como son cambiar de viñeta, espacio al
texto, sangría, etc.
Página 23
Microsoft Word
2. Pulsar Aceptar para crear la viñeta.
3. La viñeta estará activada mientras no la desactivemos o bien pulsemos dos veces
Enter (esto desactivará automáticamente la viñeta).

Además de crear las viñetas pode-

mos ver como existen dos hojas mas con
las que podremos crear la lista numerada
de párrafos o el esquema numerado (un
esquema numerado se define sangrando o
quitando sangría para bajar o subir de
nivel en el esquema). Un ejemplo de es-
quema numerado lo podemos ver en el ín-
dice de contenidos de este manual.

Para definir viñetas o lista de nú-

meros podemos usar también los botones
correspondientes de la barra de herramienta formato , la diferencia estriba
en que se define la viñeta o numero que esta por defecto o la ultima que hayamos de-
finido.

4.6.- BORDES Y SOMBREADOS

Word permite asignar bordes y som-
breados a texto, párrafos, tablas y paginas. El
proceso de asignar un borde o sombreado es
siempre el mismo:
1. Seleccionar el objeto al que vamos a
asignarle el borde o el sombreado.
2. Menú FORMATO/BORDES Y SOM-
BREADOS.
3. En la hoja Bordes definir el tipo de
borde, color y estilo que vamos a apli-
car así como cuales son los que deseamos asignar (izquierdo, derecho, supe-
rior, inferior, interior o todos).
4. Si es necesario picaremos en la hoja de Sombreado donde podremos definir
un sombreado para el objeto seleccionado.
5. Pulsar sobre Aceptar para asignar el borde y/o sombreado.

En la barra de herramientas formato tenemos algunos botones que nos pueden

ayudar a la hora de definir estos bordes y sombreados, aunque se recomienda el uso
del menú FORMATO/BORDES Y SOMBREADO podemos agilizar el trabajo usando
estos botones:

4.7.- LETRA CAPITAL

Página 24
Microsoft Word
La letra capital la podemos ver en muchos periódicos, revistas y libros. Se usa
para comenzar una historia, un articulo o un tema. Su creación es muy sencilla, es re-
comendable crearla una vez que el documento se ha terminado para evitar posibles
modificaciones erróneas del documento. Para crearla debemos situarnos en cualquier
parte del primer párrafo del documento o articulo, lugar donde se insertará la letra
capital. Una vez situados debemos acceder al menú FORMATO/LETRA CAPITAL.
Aquí definiremos el tipo de letra capital. Luego pulsaremos Aceptar para crearla.

En la siguiente imagen
se muestra un documento de
ejemplo donde se muestra una
letra Capital. Como podemos
ver es la primera letra del
documento.

5.- FORMATO DE PAGINA

5.1.- DAR FORMATO A UNA PAGINA
En este punto vamos a estudiar como dar formato a la pagina de nuestro docu-
mento, aunque podemos configurar la pagina en cualquier momento si es aconsejable
hacerlo antes de empezar a diseñar el documento. Si lo hacemos así nuestra labor se-
rá mas fácil y rápida, suele ser lo primero a tener en cuenta al comenzar a darle for-
ma a nuestro documento.

Para ello debemos acceder al menú ARCHIVO/CONFIGURAR PAGINA. Aquí

tendremos todo lo necesario para dar forma y configurar nuestro texto en cuanto a la
pagina que vamos a usar. Aquí podremos configurar aspectos como:

 Márgenes: Con ello indicamos el espacio real donde se creará el texto. Los márge-
nes a definir son el Izquierdo, derecho, superior e inferior. Como vemos Word
asigna unos valores por de-
fecto a estos márgenes:
2,5 cm para los márgenes
superior e inferior y de 3
cm para el izquierdo y el
derecho. Además podre-
mos definir un pequeño es-
pacio reservado a la encua-

Página 25
Microsoft Word
dernación de las paginas. Además de los márgenes del documento se pueden definir
la colocación del Encabezado y Pie de pagina medido respecto al borde superior e
inferior respectivamente de la hoja. Si vamos a imprimir a doble cara se activará la
casilla Márgenes simétricos.
 Tamaño del papel: Aquí podremos definir aspecto de la pagina como su tamaño y
orientación (vertical o apaisada (horizontal)).
 Fuente del papel: Esta opción no suele modificarse prácticamente nunca, se define
el origen del papel. Con la opción por defecto “Bandeja predeterminada” es sufi-
ciente.
 Diseño de pagina: Aquí podemos definir la posición del texto respecto a los már-
genes superior e inferior de la pagina: Superior (valor por defecto), Centrado e
Inferior.

En todas las hojas que hemos visto hay un cuadro combinado de Aplicar a , con
esto definimos sobre que parte del documento vamos a aplicar los cambios que hemos
realizado, normalmente siempre se aplica a todo el documento.

5.2.- ENCABEZADOS Y PIES DE PAGINA

Un Encabezado o Pie de pagina es un texto que se repite en todas las paginas, la
diferencia entre ellos es que el Encabezado se sitúa al comienzo de las paginas y el Pie
al final de ellas. Su creación se puede realizar en cualquier momento ya que no afecta
al resto del documento por estar fuera de los márgenes del mismo.

Dentro del encabezado o Pie de pagina podemos incluir cualquier elemento que
deseemos, ya sea texto, caracteres especiales, sombreados y bordes, imágenes de
pequeño tamaño por supuesto, etc. Para crearlos debemos:

1. Situados en cualquier parte del documento (ya que, por defecto afecta a to-
do el documento). Iremos al menú VER/ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA.
2. Esto nos llevará a la parte del documento destinada para la inserción del en-
cabezado.
3. Veremos que el espacio destinado para el encabezado no es demasiada am-
plia, al mismo tiempo aparecerá una barra de herramientas para diseñar este
encabezado, los botones de esta barra se explican a continuación. También
podemos observar como en la regla horizontal aparecen creados dos tabula-
dores que nos permiten insertar textos en diferentes alineaciones.

Botón con el que se insertará el numero de pagina, de esta forma el programa

irá numerando automáticamente las paginas del documento.

Página 26
Microsoft Word
Insertará el numero de paginas del documento. No numera las paginas solo in-
serta el numero de paginas totales del documento.
Con este botón podremos dar formato al numero
de pagina, podemos configurar aspectos como el
tipo de numero de la pagina, posición, etc.

Inserta la Fecha del sistema con el formato de-

finido por defecto.

Inserta la hora del sistema.

A través de este botón podremos acceder a la ventana de Configuración de la

pagina, es la misma que se muestra cuando lo hacemos a través del menú AR-
CHIVO/CONFIGURAR PAGINA.

Muestra u oculta el resto del documento.

Con este botón obligamos a que un encabezado o pie sea igual al encabezado o
pie de la sección anterior.

Nos permite cambiar para crear el pie de pagina, con este botón podremos ir
cambiando entre el encabezado y el pie de pagina para su creación.

Muestra el encabezado/pie de la sección anterior.

Muestra el encabezado/pie de la sección siguiente.

Una vez terminado su diseño pulsaremos este botón para volver al documento.

4. Una vez creado el encabezado y el pie pulsaremos Cerrar para volver al do-
cumento.

En cualquier momento podemos volver para modificarlos con solo seleccionar del
menú VER/ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA.

5.3.- NUMERACIÓN DE PAGINAS.

Hemos visto en el punto anterior como al crear un encabezado o pie de pagina
podemos numerar las paginas, aunque esto es lo normal, Word nos proporciona la posi-
bilidad de poder numerar las paginas sin necesidad de crear un encabezado o pie de
pagina. Para ello basta con ir al menú INSER-
TAR/NUMEROS DE PAGINA. Aparece la ventana
adjunta, a través de ella podremos indicar la posi-

Página 27
Microsoft Word
ción del numero de pagina, formato que va a tener, alineación y otras características.

5.4.- SECCIONES
Le objetivo de crear secciones es dividir el documento en distintas partes, cada
parte podrá tener distintos formatos, de esta forma podemos tener una sección con
la pagina Vertical y otra sección con la pagina apaisada u horizontal, o tener una sec-
ción con un encabezado/pie y otra sección con otro encabezado/pie distintos. Es de-
cir, cuando deseemos que distintas partes de un mismo documento tengan distintos
formatos debemos insertar una sección.

La creación de la sección se realizará de la siguiente forma:

1. Situarse en el lugar donde deseamos insertar el salto de sección.
2. Ir al menú INSERTAR/SALTO. Aparece la siguiente ventana. En ella podremos
definir que tipo de sección queremos inser-
tar.
 Salto de pagina: Esta opción no tiene
nada que ver con las secciones pero se
encuentra en esta ventana. El salto de
pagina insertará un salto de pagina en el
lugar indicado por el punto de inserción,
esto nos llevará a la siguiente pagina sin
necesidad de haber acabado con la pagi-
na anterior.
 Salto de Columna: Esta opción, al igual que la anterior, tampoco esta relaciona-
da con las secciones. Su uso esta limitado al trabajo con columnas que posterior
veremos. Nos permite pasar a la siguiente columna sin necesidad de terminar
con la anterior.
 Saltos de Sección: Estas son los distintos tipos de secciones que podemos de-
finir:
 Página siguiente: Inserta un salto de sección y al mismo tiempo un sal-
to de pagina, es decir, la siguiente sección definida comenzará en la
siguiente pagina.
 Continuo: Inserta un salto de sección a continuación de la anterior por
lo que la nueva sección comienza justo después de la anterior.
 Pagina par: Inserta una sección en la siguiente pagina par.
 Pagina impar: Inserta una sección en la siguiente pagina impar.

3. Pulsar Aceptar para volver al documento e insertar la sección.

Una vez creada la sección veremos como en el documento se muestra una línea
indicando el tipo de sección definida (esto puede variar según el modo de trabajo que
estemos usando). En la barra de estado se indica la sección en la que nos encontramos.

Página 28
Microsoft Word

6.- IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS

En este punto vamos a estudiar el ultimo paso en la creación de un documento,
es imprimirlo, es decir obtener una copia impresa de nuestro trabajo. Como podemos
imaginar este es el objetivo final de todo procesador de texto, el sacar por impresora
el documento que estamos diseñando. Aunque este proceso es muy sencillo tenemos
que tener en cuenta que antes de imprimir un documento debemos asegurarnos de que
el resultado va a ser el deseado ya que esto nos ahorrará tiempo y dinero en cartu-
chos de tinta y papel. Para comprobar que un documento queda tal y como nosotros
deseamos Word nos proporciona la VISTA PRELIMINAR.

A través de esta Vista podremos tener una representación real de cómo va a

quedar el documento una vez sea impreso. Cuando estemos seguro del resultado po-
dremos imprimirlo.

6.1.- VISTA PRELIMINAR

Para entrar en la vista preliminar usaremos el menú ARCHIVO/VISTA PRELI-
MINAR o bien el botón de la barra de herramientas estándar.

Entraremos en la pantalla donde se mostrará el documento tal y como quedaría

al imprimirlo, en esta ventana se muestra una barra de herramientas la cual usaremos
para manejar esta vista:

Botón para imprimir el documento.

Botón activado por defecto. Permite cambiar el tamaño de la vista del documen-
to. Si lo desactivamos podremos modificar el documento escribiendo en él nor-
malmente.

Muestra el documento en formato pagina completa. Podremos avanzar o retro-

ceder paginas.

Con este botón podremos mostrar en pantalla varias paginas al mismo tiempo,
por supuesto con un tamaño mas reducido.

Se define el Zoom con el que se mostrará el documento (en %).

Muestra u oculta las reglas graduadas.

Página 29
Microsoft Word
Modifica el documento reduciéndolo hasta ajustar todo el documento. No es
muy recomendable su uso ya que puede hacer modificaciones del documento no
deseadas.
Este botón muestra el documento en pantalla completa, es decir sin elementos
de pantalla como la barra de titulo, la barra de menús, etc.

Cierra esta vista y vuelve al documento.

6.2.- OPCIONES DE IMPRESIÓN

Una vez que el documento esta terminado y listo para ser impreso podemos mo-
dificar algunas opciones de impresión. Para ello accederemos al menú
ARCHIVO/IMPRIMIR.

En la ventana que se muestra podremos configurar la impresión:

 Elegir entre las distintas impresoras instaladas.
 A través del botón Propiedades
podremos especificar caracterís-
ticas de la impresora como la ca-
lidad de impresión, impresión en
color o en blanco y negro, etc.
 Indicar el intervalo de paginas a
imprimir: Todas, pagina actual o
las paginas indicadas (por el nu-
mero de la pagina).
 Numero de copias a imprimir.

Una vez definidas todas las características pulsaremos sobre Aceptar para co-
menzar la impresión.

Otra posibilidad para imprimir un documento es pulsar directamente sobre el

botón de la barra de herramientas estándar, este comenzará directamente la
impresión no dejando modificar los aspectos de la impresión que hemos visto.

7.- HERRAMIENTAS DE WORD

En este apartado vamos a estudiar algunas de las herramientas que Word pro-
porciona para diseñar nuestros documentos. Aunque no son fundamentales para crear
los documentos si nos pueden ayudar en su diseño.

7.1.- AUTOCORRECCIÓN
Con esta herramienta Word ira corrigiendo las faltas de ortografía mas comu-
nes. El programa dispone de una lista definida de palabras para autocorrección, con-
forme avance nuestro trabajo con Word podemos incluir nuevas palabras en autoco-

Página 30
Microsoft Word
rrección. Word corregirá la palabra al insertar un espacio después de la palabra. Para
modificar algunas de sus características de la Autocorrección iremos al menú
HERRAMIENTAS/AUTOCORRECCIÓN.
Otras opciones que podemos de-
finir son:

 Corregir dos mayúsculas seguidas:

Activando esta opción Word corre-
girá aquellas palabras que comiencen
por dos mayúsculas dejando la pri-
mera en mayúsculas y la segunda en
minúsculas. Este error es común al
escribir la primera palabra de un
párrafo, de esta forma Word se en-
cargará de corregirlo.
 Poner en mayúsculas la primera
letra de una oración: Activando es-
ta casilla no nos tendremos que
preocupar de poner en mayúsculas la
primera letra de una frase, será el
programa quien se encargue de poner en mayúsculas esta letra automáticamente.
 Corregir el uso accidental de BloqMayus: Este es un error que se comete muy a
menudo, cuando bloqueamos el teclado en mayúsculas muchas veces nos olvidamos
de quitarlo y comenzamos a escribir tal cual. Entonces podemos escribir palabras
como: “eSTIMADO...” como vemos esta palabra la hemos escrito con el teclado
bloqueado en mayúsculas, pues Word se encargará de corregir este fallo y de des-
activar la tecla BloqMayusc para que podamos seguir correctamente.
 Reemplazar texto muestras escribe: Activada esta opción Word irá corrigiendo
automáticamente aquellos errores que estén incluidos en la lista que se muestra. A
esta lista podemos agregar nuevas palabras o bien Eliminar algunas que no nos in-
teresen.

Como vemos en esta ventana tenemos tres hojas mas: Autoformato mientras
se escribe, Autotexto y Autoformato. Aunque no son de uso fundamental para el di-
seño de los documentos si son interesantes de conocer debido a que pueden llegar a
mostrarse y activarse en determinados momentos. Por lo que se recomienda verlos y
conocer cada una de las distintas opciones que nos proporciona.

7.2.- ORTOGRAFIA
La ortografía es una de las herramientas mas practicas que Word nos propor-
ciona para la edición y creación de documentos, gracias a la revisión ortográfica po-
dremos corregir algunas faltas de ortografía que de otra forma se nos podían pasar
por alto, ya sea por ser falta de ortografía en si o que simplemente nos hayamos equi-
Página 31
Microsoft Word
vocado al escribir. Además Word proporciona un corrector gramatical que nos aconse-
ja a la hora de la creación de oraciones.

Seguro que a lo largo de la creación de los documentos hemos podido observar

que algunas palabras quedan subrayadas por una línea roja y otras por una línea ver-
de. Esto quiere decir que Word ha localizado una falta de ortografía (líneas rojas) y
una falta gramatical (línea verde), tenemos que tener en cuenta que Word puede sub-
rayar una palabra con línea roja queriéndonos decir que es un falta de ortografía pero
sin embargo no lo sea, esto es porque el diccionario que Word posee es limitado y
puede ser que hayamos escrito una palabra que simplemente no se encuentre en su
diccionario y que por lo tanto para el programa esta palabra no existe. Una vez que
avancemos en trabajo diario con Word podremos agregar nuevas palabras al dicciona-
rio de esta forma iremos completando.

La corrección ortográfica del documento es muy sencilla, en cualquier momento

y sitio podemos activar el corrector, parar ello podemos elegir una de las distintas
formas que Word nos proporciona:
 Menú HERRAMIENTAS/ORTOGRAFIA Y GRAMATICA o
 Pulsar la tecla F7 o
 Pulsar el botón de la barra de herramientas estándar.

De cualquiera de las maneras se activará el corrector ortográfico mostrándose

la ventana que se muestra a continuación. En ella Word mostrará la palabra considera-
da como falta de ortografía o gramática. Una vez que la muestre, Word puede propor-
cionar palabras alternativas que pueden ser la correcta (en otros casos no mostrará
alternativa porque no la encontrará). Nosotros podemos seleccionar la palabra correc-
ta entre la lista que proporciona y cambiarla por la errónea. Si la palabra es correcta
pero Word la considera como falta podemos Omitirla o agregarla al diccionario. Así
continuará el corrector hasta completar el documento.

7.3.- SINÓNIMOS
Esta herramienta, aunque no es muy usada, si nos puede resultar útil en algún
momento. Word proporciona una gran lista de sinónimos que podremos usarlo para la
creación de nuestros documentos.

Página 32
Microsoft Word
Si deseamos buscar los sinónimos de una palabra en concreto, por ejemplo de la
palabra “destacar”, simplemente debemos situarnos
en esta palabra y acceder al menú HERRAMIEN-
TAS/SINONIMOS o bien pulsar MAYUSC+F7. Es-
to mostrará la ventana siguiente, en ella podremos
seleccionar el sinónimo que estemos buscando.

7.4.- GUIONES
Los guiones es una de las herramientas que mas se usan de las que hemos visto,
se trata de dividir las palabras al llegar al margen derecho de la pagina tal y como lo
haríamos nosotros al escribir normalmente. Word realiza la división automática de las
palabras según la distancia al margen derecho (0,75 cm por defecto). Gracias a la divi-
sión automática las líneas quedaran mejor presentadas no habiendo espacios excesi-
vamente grandes entre palabras al justificar el documento.

Si activación se puede realizar en cualquier

momento ya que afecta a todo el documento. Para de-
finir la división de palabras con guiones debemos ir al
menú HERRAMIENTAS/IDIOMA/GUIONES y picar
sobre la opción “Dividir automática del documento”.

7.5.- CREACIÓN DE SOBRE Y ETIQUETAS

En este punto vamos a estudiar como diseñar y crear en Word los sobres y eti-
quetas para posteriormente ser impresos. Lo primero que tenemos que tener en cuen-
ta es que tipo de sobre o etiqueta vamos a usar, debido a que debemos especificar el
tipo y dimensiones del sobre o de las etiquetas, este aspecto es muy importante para
que la impresión sea la correcta y deseada.

Creación de un Sobre:
1. Una vez que sabemos el sobre que vamos a usar iremos al menú HERRAMIEN-
TAS/SOBRES Y ETIQUETAS.
2. En la casilla de Dirección se escribirá
el destinatario del sobre.
3. Si se desea podremos escribir el remi-
tente en la casilla Remite.
4. A través del botón Opciones podremos
modificar las características del so-
bre:
 Opciones para sobres: Podremos
elegir el sobre de la lista o definir
el tamaño eligiendo el tipo tamaño

Página 33
Microsoft Word
personal..., también es posible modificar el tipo de fuente tanto de la dirección
como del remitente.
 Opciones de impresión: En esta hoja tenemos que indicar la posición del sobre
en la bandeja de la impresora, esta posición variará según la impresora que uti-
licemos. Es recomendable realizar una prueba con un folio normal antes de im-
primir el sobre para evitar posibles errores.

5. Una vez definido el sobre podremos imprimirlo directamente o bien agregarlo al

documento para ver el resultado y después sacarlo por impresora.

Creación de etiquetas:
1. Cuando identifiquemos el tipo de etiquetas que vamos a usar iremos al menú HE-
RRAMIENTAS/SOBRES Y ETIQUETAS.
2. Seleccionar la hoja Etiquetas.
3. En dirección escribir el destinatario
de la etiqueta.
4. A través del botón Opciones podre-
mos modificar las características de la
etiqueta: En la lista que se muestra
tendremos que buscar la etiqueta que
corresponde a la que vamos a utilizar,
si no se encuentra en la lista debemos
crear una nueva etiqueta con las ca-
racterísticas especificas de la etique-
ta: nº de columnas, nº filas, márgenes, etc. Toda esta información es importante
para que a la hora de imprimirlas el resultado sea el correcto.

Página 34
Microsoft Word

5. Al igual que los sobres, una vez definidas podremos imprimirlas o agregarlas al
documento para ver el resultado.
8.- TABLAS EN WORD
A través de las tablas la información se representa en forma de filas y colum-
nas sin necesidad de usar los tabuladores. Una tabla se compone de una serie de Co-
lumnas y Filas, la intersección entre una fila y una columna se le denomina Celda.

El texto se introduce en las celdas, cada celda es independiente de las demás

por lo que podremos aplicar distintos formatos en cada una de las celdas de la tabla.

FILAS

8.1.- COMO CREAR

COLUMNASUNA TABLA
CELDAS
Para crear una tabla podemos usar dos métodos: Crear la tabla o dibujar la ta-
bla.

Crear tabla:
1. Situarse en el lugar donde deseamos insertar la tabla.
2. Acceder al menú TABLA/INSERTAR TABLA.
3. Indicar el numero de filas y columnas de la tabla que deseamos crear. Podemos
modificar el ancho de las columnas, si lo dejamos en Automático ocuparan todo el
ancho de la pagina (luego podremos modificarlas).
4. Pulsar Aceptar para crear la tabla.

Otra forma de crear la tabla es usar el botón de la barra de herramien-

tas estándar. Para definir la tabla debemos arrastrar el ratón indicando las columnas
y filas de la tabla.

Dibujar tabla:
Para dibujar la tabla podremos usar la barra de herramientas TABLAS Y BOR-
DES, seleccionando el botón podremos ir dibujando la tabla hasta definir las co-
lumnas y filas deseadas.

8.2.- OPERACIONES CON UNA TABLA

Página 35
Microsoft Word
Lo primero que tenemos que estudiar es como manejar y modificar el formato
de la tabla que hemos creado. En los siguientes puntos vamos a describir aquellas ope-
raciones mas importantes a la hora de manejar una tabla.

 Movimientos por la tabla

Para movernos por la tabla podemos usar el ratón pulsando directamente en la
celda donde queremos situarnos. También podemos usar el teclado: cada vez que pul-
semos TAB nos moveremos a la siguiente celda (al llegar a la ultima celda de la tabla,
si pulsamos de nuevo TAB se creará una nueva fila).

 Selección de los elementos de la tabla

La selección de los diferentes elementos de la tabla es fundamental debido a
que tendremos que dar formato a los mismos modificando el tamaño de las columnas,
aplicar bordes y sombreados, cambiar la alineación del texto dentro de una celda, etc.

La selección de los distintos elementos de la tabla puede realizarse de varias

formas:
 Columna: Para seleccionar una columna completa tendremos que situarnos
encima de la columna a seleccionar, cuando el puntero del ratón cambie a una
flecha hacia abajo pulsaremos y la columna quedará seleccionada. Si son
varias columnas simplemente debemos arrastrar hasta seleccionar las co-
lumnas deseadas.
 Fila: La selección de una o varias filas es prácticamente igual, nos situaremos
en el lado izquierdo de la fila a seleccionar y pulsaremos el botón del ratón
cuando la flecha cambie hacia la derecha. Si son varias debemos arrastrar
para seleccionarlas.
 Una celda: Para seleccionar una celda hay varias formas: Hacer clic en el
borde izquierdo de la celda también podemos hacer triple clic en ella.
 Varias celdas: En este caso debemos pulsar en una de ellas y arrastrar para
seleccionar el conjunto de celdas deseadas.
 Seleccionar el texto de una celda: Picar y arrastrar para seleccionar el tex-
to.
 Seleccionar el texto de la celda siguiente: Presione TAB.
 Seleccionar el texto de la celda anterior: Presione MAYÚS+TAB.
 Seleccionar toda la tabla: Haga clic en la tabla y, a continuación, elegir del
menú TABLA/SELECCIONAR TABLA.

Sugerencia: También puede seleccionar filas, columnas o toda la tabla haciendo clic en
la tabla y utilizando los comandos Seleccionar del menú Tabla o las teclas de método
abreviado.

8.3.- EDICIÓN Y FORMATO DE TABLAS

Página 36
Microsoft Word
Para editar y dar formato a las tablas es recomendable usar la barra de herra-
mientas Tablas y Bordes. Además es
bueno ir usando los menús contextua-
les pulsando el botón derecho del ra-
tón (puede agilizar nuestra labor).
 Anchura de columnas:
Para modificar la anchura de las columnas basta con situarse en los limites de
las mismas y cuando el ratón cambie de forma | podremos modificar la anchura
picando y arrastrando hasta definir el tamaño deseado (es importante que ninguna
celda este seleccionada, si esta seleccionada se modificará la anchura de esa celda).
También es posible modificar la anchura usando la regla horizontal y modificando los
limites de las columnas. En el menú Tabla también se encuentra una opción para espe-
cificar la anchura de la columna seleccionada.

Si deseamos que todas las columnas de la tabla tengan el mismo ancho debemos
seleccionarlas y usar el botón de la barra de tablas y bordes, también podemos
usar la opción “Distribuir columnas uniformemente” del menú Tabla o del menú contex-
tual.

 Altura de filas:
Aunque las filas irán modificando su altura conforme vayamos escribiendo y pul-
semos ENTER y cuando cambiemos el tamaño de la fuente, es posible modificar la al-
tura por defecto arrastrando los limites de las filas (borde inferior). Al igual que las
columnas podemos usar la opción correspondiente del menú Tabla.

Para que la altura de las filas sean iguales debemos seleccionarlas y pulsar so-
bre el botón de la barra de herramientas tablas y bordes o usar la opción “Dis-
tribuir filas uniformemente” del menú Tabla o del menú contextual.

 Formato de la celda:
Cada celda puede tener un formato diferente de las demás, cada celda es inde-
pendiente de las otras, si queremos que un grupo de celdas tengan el mismo formato
podemos seleccionarlas y aplicar el formato a todas ellas.

Dentro de una celda podemos alinear el texto, cambiar el tipo y tamaño de la

fuente, alinear verticalmente el texto en la celda, etc. Es decir, podemos aplicar cual-
quiera de los formatos que hemos visto al texto. El proceso es igual al que ya hemos
estudiado por lo que no nos detendremos en este punto.

 Aplicar bordes y sombreados:

Como podemos observar, Word aplica un borde por defecto a las celdas de la
tabla, nosotros podemos modificarlos según nuestras necesidades. El proceso es muy
simple. Primero debemos seleccionar la celda o conjunto de celdas a las que vamos a
Página 37
Microsoft Word
modificar los bordes o sombreados. Una vez seleccionadas podremos usar la barra de
herramientas de Tablas y Bordes o bien usar el Menú FORMATO/BORDES Y
SOMBREADOS, que ha hemos visto. Simplemente debemos indicar que bordes deseo
aplicar y cuales no.

 Combinar y dividir celdas:

El objetivo de combinar o dividir celdas es diseñar tablas con distintos números
de celdas en las filas o columnas de la tabla. Por ejemplo podremos crear tablas del
tipo que se muestra a continuación.

Para combinar varias celdas debemos seleccionarlas y pulsar sobre el botón

de la barra de herramientas Tablas y bordes o elegir la opción “Combinar celdas” del
menú Tabla o del menú Contextual.

Si deseamos dividir celdas podemos usar dos métodos: El primero es indicar el

numero de columnas o filas que queremos crear (usando el botón o la opción “Di-
vidir celdas” del menú Tabla). El segundo método es usar el botón de la barra de
Tablas y Bordes que nos permite “Dibujar” las celdas.

9.- CREACION DE COLUMNAS

Las columnas se usan principalmente en documentos de tipo periodísticos, con-
siste en dividir el documento en varias columnas de forma que el texto se distribuya
en cada una de ellas. La distribución se realiza de la siguiente manera: Primero se es-
cribe en la primera columna, una vez se haya terminado el texto pasará a la segunda
columna, así sucesivamente hasta terminar la pagina. En este momento saltaremos a la
pagina siguiente continuando el la primera columna de la pagina.

Por defecto, Word crear un documento con una sola columna. Nosotros simple-
mente tendremos que modificar este numero de columnas del documento. Hay que te-

Página 38
Microsoft Word
ner en cuenta que si modificamos el numero de columnas este afectará a todo el do-
cumento por defecto, por lo tanto si deseamos un documento con el de la figura, es
decir, partes con una columna y otras partes con mas de una columna, debemos de di-
vidir el documento en varias partes, o lo que es lo mismo, dividir el documento en va-
rias SECCIONES. Esto es muy importante tenerlo en cuenta ya que si no lo hacemos
el resultado no será el que buscamos. Lo único que tenemos que saber es que tipo de
sección va a hacer falta (continua o pagina siguiente). Por lo tanto cada vez que vaya-
mos a modificar el numero de columnas es necesario un salto de sección. Por ejemplo
podemos tener un documento como el que se muestra:

Seccion 1

Salto de sección continuo

Seccion 2

Salto de sección continuo

Seccion 3

En este ejemplo vemos como al comienzo tenemos un texto normal. Después

tendremos que insertar un salto de sección continuo y definir dos columnas. Una vez
escritas el texto se insertará otro salto de sección continuo (al insertar el salto de
sección Word distribuye el texto en las dos columnas de forma uniforme, así nos que-
dará las dos columnas iguales), por ultimo se define una columna para continuar escri-
biendo normalmente.

9.1.- CREACIÓN DE COLUMNAS

Para definir columnas debemos seguir los siguientes pasos:
1. Si es necesario, insertar el salto de sección.
2. Menú FORMATO/COLUMNAS, en la ventana que se muestra definir el numero de
columnas deseadas. También podremos indicar algunas características como: espa-
cio entre columnas, tamaño de cada una de ellas (por defecto todas tendrán el
mismo ancho) e incluso dibujar una línea entre ellas.
3. Pulsar Aceptar para crearlas.

También podemos usar el botón

de la barra de herramientas estándar, indi-
caremos el numero de columnas arrastrando
el ratón hasta sombrear el numero de colum-
nas deseadas. Usando este método no po-
dremos modificar las características que
hemos comentado.

Página 39
Microsoft Word
9.2.- INSERTAR SALTOS DE COLUMNAS
Los saltos de columnas se utilizan cuando deseamos que una columna no llegue
hasta el final de la pagina, en el lugar donde queremos que texto de la columna finalice
insertaremos el salto de columna (menú INSERTAR/SALTO/SALTO DE COLUMNA).
En ese momento pasaremos al comienzo de la columna siguiente.
9.3.- MODIFICACIÓN DEL ASPECTO DE UNA COLUMNA
Las columnas, una vez creadas, pueden modificarse sin ningún problema. Las
modificaciones en ellas las realizaremos a través del menú FORMATO/COLUMNAS
modificando el numero de columnas, ancho, espacio entre ellas, etc. Tenemos que te-
ner en cuenta que al modificarlas el aspecto del texto también se modificará por lo
que el documento puede sufrir variaciones.

10.- IMÁGENES Y GRAFICOS EN WORD

En este punto vamos a ver como insertar elementos gráficos como los cuadros
de texto, imágenes, autoformas, etc. en nuestros documentos. Tanto el insertar como
darles formato es sumamente fácil, con la experiencia este proceso no supondrá nin-
gún problema, prácticamente cualquier elemento gráfico se gestiona de la misma ma-
nera.

10.1.- CUADROS DE TEXTOS. CREACIÓN Y CONFIGURACIÓN

Los cuadros de texto son elementos muy prácticos que nos facilitarán la crea-
ción de ciertos documentos. En un cuadro de texto podremos insertar texto, imáge-
nes, etc. Y podremos darle el formato que deseemos alineando el texto o imagen que
contenga, aplicándole un borde, un relleno o incluso ajustar el cuadro de texto al resto
del documento.

Como crear un cuadro de texto

El proceso de creación de un cuadro de texto es sumamente fácil, si hemos uti-
lizado algún programa de dibujo este proceso no supone ninguna complicación. Para ello
debemos:
1. Ir al menú INSERTAR/CUADRO DE TEXTO. También podemos usar el botón
de la barra de herramientas dibujo.
2. El puntero del ratón cambia de forma , en este momento pulsaremos el botón
izquierdo del ratón en el lugar del documento donde queremos insertar el cuadro
de texto y arrastrando el ratón (con el botón izq.
pulsado) definiremos el cuadro.
3. Al soltar el botón del ratón queda el cuadro de tex-
to definido. Se muestra un cuadro como el de la fi-
gura. Ahora tendremos que añadirle el texto y darle
el formato deseado.

Página 40
Microsoft Word
Como vemos el cuadro de texto queda limitado por unos bordes y cuadrados,
esto nos indicará que esta seleccionado y que podremos modificar su formato.

Modificación del formato de un cuadro de texto

Para poder dar formato a un cuadro de texto lo primero que debemos hacer es
Seleccionar el cuadro de texto. Para ello simplemente debemos pulsar con el ratón
en cualquiera de los bordes del mismo. Cuando este seleccionado aparecerá el cuadro
de la forma que se muestra en la figura anterior.

Veamos las operaciones mas importantes a la hora de manejar un cuadro de

texto:
 Mover un cuadro de texto:
Para mover un cuadro de texto a otra parte del documento debemos situarnos
en cualquiera de los bordes del mismo. Al cambiar el puntero del ratón a la forma
pulsaremos el botón izquierdo y sin soltarlo lo arrastraremos al lugar deseado.
 Cambiar de tamaño un cuadro de texto:
Para modificar el tamaño lo haremos igual que hacemos para cambiar el tamaño
de las ventanas, es decir, usaremos los vértices o los bordes del cuadro de texto, pe-
ro pulsando sobre los cuadro que delimitan el cuadro de texto. Al situarnos en ellos
veremos como el ratón cambia de forma , en este momento pul-
saremos el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastraremos definiendo el nuevo
tamaño.

 Configurar el formato del cuadro de texto:

Este es un aspecto muy importante debido a que el cuadro de texto debemos
aplicarle un formato para aplicarle unos bordes o quitárselos, definir un relleno, ajus-
tar el cuadro de texto al resto del documento, etc.

La forma de dar formato al cuadro de texto es común a como se haría para

cualquier otro objeto gráfico en Word. El proceso es el siguiente:

1. Seleccionar el cuadro de Texto.

2. Una vez seleccionado iremos al menú FORMATO/CUADRO DE TEXTO, esto
mostrará una ventana como la siguiente. También podremos llegar a esta
ventana usando el menú contextual que se nos muestra al pulsar el botón de-
recho del ratón sobre el cuadro de tex-
to.
3. En esta ventana de Formato del cuadro
de texto podremos modificar las si-
guientes características:
 Ajuste: En esta hoja podremos ajus-
tar el cuadro de texto al resto del
documento, este punto es muy impor-
Página 41
Microsoft Word
tante debido a que definimos la posición del cuadro con respecto al resto
del texto del documento.
 Colores y líneas: En esta hoja podremos aplicar al cuadro de texto bor-
des y un relleno. Podemos incluso eliminar las líneas de los bordes, modi-
ficar su grosor, color, etc. Aplicar un efecto al color de relleno o incluso
incluir una imagen como fondo el cuadro.
 Tamaño: Aquí podremos definir el tamaño exacto del cuadro, de todas
formas, como hemos comentado, el tamaño del cuadro podemos modifi-
carlo usando el ratón por lo que no se suele usar esta propiedad.
 Posición: Indicamos la posición del cuadro de texto en la pagina. Como sa-
bemos el cuadro de texto puede ser desplazado usando el ratón por lo
que esta característica no suele ser utilizada.
 Cuadro de texto: En esta hoja podremos modificar los márgenes inter-
nos del cuadro de texto.

Como vemos el cuadro de texto puede ser configurado a través de esta ventana.
De todas formas algunas de estas características podemos definirlas a través de la
barra de dibujo. Por ejemplo:
Este botón nos permite aplicar un relleno al cuadro de texto.

Usando este otro botón podremos modificar los bordes del cuadro.

A través de este botón podremos aplicar al cuadro de texto efecto de

sombra.
Gracias a este otro botón podemos aplicar efectos en 3 dimensiones al
cuadro de texto.

10.2.- INSERTAR AUTOFORMAS EN UN DOCUMENTO DE WORD

Word proporciona una serie de Autoformas que nos permiten diseñar documen-
tos mas completos y profesionales. El proceso para insertar una autoforma es el si-
guiente:
1. Usaremos el botón para seleccionar la autoforma deseada.
2. En el lugar del documento que deseemos insertarla describiremos un cuadro
para definirla, tal y como hacíamos para insertar un cuadro de texto.
3. Una vez insertada podemos aplicarle un formato exactamente igual a como lo
hemos hecho con el cuadro de texto, es decir, menú FORMATO/OBJETO, o
bien usar los botones de la barra de dibujo.

Por ejemplo podemos crear autoformas como las que se indican a continuación:

BOOM

Página 42
Microsoft Word

También es posible añadir texto a estas autoformas, para ello debemos pulsar
el botón derecho del ratón sobre ellas y elegir la opción “Agregar texto”.
10.3.- IMÁGENES EN WORD
Como cualquier otro procesador de texto, Word nos permite insertar imágenes
y dibujos en nuestros documentos. Para ello proporciona una Galería de imágenes que,
aunque puede ser que no complete nuestras necesidades a la hora de trabajar, si pue-
de ayudarnos en nuestra labor. El proceso de insertar una imagen es el siguiente:

Insertar una imagen de la Galería de Microsoft:

1. Iremos al menú INSERTAR/IMAGEN/IMÁGENES PREDISEÑADAS.
2. Esto mostrará una ventana en la que podremos seleccionar la imagen deseada (se-
gún la instalación que hayamos realizado del programa puede ser que se muestren
mas o menos imágenes, normalmente
no se instalan todas debido al gran
espacio que ocupan, suelen estar con-
tenidas en el CD del Office, debemos
insertarlo para poder trabajar con
todas o bien instalarlas previamente).
3. Una vez seleccionada la imagen pulsa-
remos sobre Insertar para que la
imagen se inserte en el documento.

Una vez insertada la imagen debemos configurarla para modificar el tamaño,

ajuste, etc. Para ello podemos usar la opción correspondiente del menú FORMA-
TO/IMAGEN o bien usar la barra de herramientas Imagen que, normalmente, suele
mostrarse al insertar la imagen, si no es-
tuviera es bueno activarla para facilitar la
labor de dar formato a la imagen.

Insertar otro tipo de imagen:

Si lo que deseamos es insertar otro tipo de imagen que no pertenece a la Gale-
ría de imágenes de Microsoft tenemos que elegir otra opción. Lo primero que tenemos
que tener en cuenta y por supuesto saber es el lugar donde se encuentra el archivo de
la imagen que deseamos insertar. Por ejemplo podemos insertar una fotografía que
haya escaneado o que me haya bajado de Internet, esta fotografía o imagen estará
almacenada en un archivo con un nombre.

1. Menú INSERTAR/IMAGEN/DESDE ARCHIVO

2. En el cuadro de dialogo que me muestra debo localizar y seleccionar la imagen que
deseamos insertar.

Página 43
Microsoft Word
3. Una vez seleccionada pulsaremos sobre Insertar y la imagen quedará insertada en
el documento.

La forma de configurar esta imagen no varia de la anterior, es decir, podremos

usar las mismas opciones sea cual sea el tipo de imagen.
10.4.- MICROSOFT WORDART
Microsoft WordArt es una de las herramientas gráficas mas interesantes que
proporciona Word, gracias a ella podremos insertar en nuestro documentos líneas de
texto con formas y colores que de otra forma no seria posible. Como ejemplo podemos
ver los siguientes WordArt.

Como vemos las variaciones que se pueden crear usando el WordArt son mu-
chas, todo depende de nuestra imaginación y necesidades. Para crear un WordArt te-
nemos que seguir los siguientes pasos:
1. Menú INSERTAR/IMAGEN/WORDART, o bien pulsar sobre el botón de la
barra de herramientas Dibujo.
2. Esto comenzará el proceso de creación del WordArt, debemos seleccionar un esti-
lo de WordArt dentro de la galería que nos proporciona, de todas formas cualquie-
ra de estos estilos puede ser modificado posteriormente.
3. ,Después debemos indicar es el texto del WordArt (en los ejemplo el texto es
“Microsoft Word 97”). Si queremos que el WordArt este compuesto por dos líneas
(como el segundo ejemplo) debemos pulsar Enter para definir una nueva línea. Po-
demos modificar el tipo de letra y, aunque no es necesario porque podemos modifi-
car el tamaño del WordArt usando el ratón, podremos modificar el tamaño de la
fuente.
4. Pulsaremos Aceptar para insertar el WordArt creado.

Una vez insertado podremos dar formato al objeto como si de otra imagen grá-
fica o cuadro de texto se tratase. Podremos moverlo, cambiarlo de tamaño, ajustarlo,
etc. Para configurar el WordArt Word proporciona una barra de herramientas que se
muestra al insertarlo (si no aparece debemos activarla). En esta barra de herramien-
tas tendremos las características necesarias para modificar el WordArt: cambiar de
estilo, modificar el texto, modificar la
alineación del mismo, colores, ajuste,
etc.

11.- BASES DE DATOS EN WORD

Página 44
Microsoft Word
En este ultimo apartado vamos a estudiar unas de las herramientas mas impor-
tantes y utilizadas hoy en día en cualquier oficina de trabajo. Esta es la creación de
cartas o documentos personalizados, lo que se denomina un MAILING.

Pero, ¿Qué es un Mailing?. Lo entenderemos mejor con un ejemplo:

Supongamos que estamos trabajando en una oficina de una pequeña/mediana

empresa la cual mantiene almacenados todos los datos de sus empleados como su nom-
bre, dirección, fecha de nacimiento, DNI, teléfono, etc. La empresa decide mandar
una carta felicitando la Navidad a todos sus empleados, para ello nos encarga que di-
señemos una carta en la que, personalmente, se felicite la Navidad. Supongamos que la
empresa tiene en plantilla unos 150 trabajadores. Por lo tanto deberíamos diseñar 150
cartas para cada uno de los trabajadores.

Si esto fuera así nuestro trabajo seria tremendo. Para evitar esto se diseñan
los mailing, es decir, se diseñará una carta modelo en la cual se insertaran lo que se
denomina Campos de combinación, estos campos de combinación serán los campos
donde se encuentran almacenados los datos de los empleados. Posteriormente se
Combinaran la carta con los datos almacenados y como resultado saldrán tantas cartas
como empleados tenga almacenados (los 150). Una vez combinados podremos imprimir
estas cartas. Por supuesto lo principal es tener almacenados los datos en una Base de
Datos (por ejemplo en Access), pero como no es nuestro caso vamos a ver como Word
también permite manejar y crear una pequeña base de datos para que sea combinada
con un documento.

Vamos a realizar este ejemplo para que nos sirva de ilustración en la explicación
de cómo realizar un Mailing.

11.1.- COMBINAR ARCHIVOS. MAILING

Lo que vamos a realizar es diseñar una carta de felicitación de Navidad para los
empleados de una empresa. El proceso es el siguiente:

A. Con un nuevo documento en blanco credo iremos al menú HERRAMIEN-

TAS/COMBINAR CORRESPONDENCIA.
B. Esto mostrará una ventana en la que podemos observar 3 pasos a seguir en la
creación del mailing. Los tres pasos son los siguiente:
1. Documento principal: en este primer punto
crearemos el documento principal del mailing,
es decir, en este caso la carta de felicitación.
2. Origen de Datos: con este segundo paso indi-
caremos cual es el origen de datos, es decir,
donde se encuentran los datos que queremos
combinar con el documento principal.
Página 45
Microsoft Word
3. Combinar los datos con el documento: con este ultimo paso realizaremos la
combinación del documento principal y de los datos. Como resultado obtendre-
mos tantas cartas como registros tengamos almacenados.

Vamos a estudiar con mas detenimiento cada uno de los pasos:

Documento principal:
El primer paso es crear el documento principal, es decir, el documento que
deseamos diseñar y en el que insertaremos los campos de combinación que posterior-
mente serán combinados. Los pasos para crear este do-
cumento principal son:
1. Pulsaremos Crear y en la lista que se muestra selec-
cionaremos el tipo de documento a diseñar: Para
nuestro ejemplo el documento será del tipo “Cartas
modelo”.
2. Una vez seleccionado el tipo de documento aparecerá
un cuadro de dialogo donde tendremos que indicar
donde se creará el documento principal: En la ventana
activa (el documento abierto) o bien se creará un
nuevo documento. Elegiremos la que
deseemos: Por ejemplo, en nuestro caso
podemos elegir la primera: En ventana
activa ya que es un documento en blanco.

Con este ultimo paso tendremos definido el

documento principal, ahora debemos continuar con
el siguiente paso. La ventana de Combinar corres-
pondencia nos quedará de la siguiente forma. Po-
demos observar como en el primer paso se indica el
tipo de documento principal y el nombre del mismo
(en este momento no tiene nombre, como sabemos
Word nombra a los nuevos documento con el nom-
bre de DocumentoNº, luego tendremos que darle
un nombre).

Origen de datos:
Es ahora, una vez asignado el documento
principal, cuando tenemos que indicar el origen de
los datos que queremos combinar con los datos. Si
la base de datos ya existe tendremos que Abrir

Página 46
Microsoft Word
origen de datos. Pero en nuestro ejemplo estos datos no existen así que tendremos
que Crear un origen de datos. Por lo tanto seleccionaremos la opción que hemos co-
mentado. Una vez seleccionado la opción Crear origen de datos comenzará el proceso
de creación de una base de datos en Word.
1. La ventana que nos muestra nos va a permitir indicar los campos que vamos a utili-
zar en la base de datos. Tenemos que saber que una base de datos en Word se
compone de una serie de Campos (cada uno de los datos que vamos a utilizar), por
ejemplo, el campo Nombre, Apellidos, dirección, etc. Cada uno será un campo. Al
conjunto de campos se le denomina Registros, es decir el registro perteneciente a
un empleado determinado será el conjunto de sus campos: Su nombre, apellidos, di-
rección, etc. La información concreta que se almacena en el campo se le denomina
Dato. Después de esta lección intensiva de bases de datos tendremos que ir selec-
cionando los campos que no vamos a utilizar y Agregar aquellos campos que no apa-
recen pero que nos van a hacer falta. Por
ejemplo, para nuestro ejercicio vamos a uti-
lizar los campos: Nombre, Apellidos, Puesto,
Dirección, Ciudad, Provincia, CodigoPostal,
Telefono y DNI (campo que debemos agre-
gar). Los campos sobrantes deben ser elimi-
nados. Hay que tener cuidado a la hora de
dar nombre a los campos debido a que Word
no acepta determinados tipos de caracte-
res, por ejemplo, si intentamos nombrar el campo D.N.I. no será aceptado, debe-
mos quitar los puntos y será entonces cuando lo acepte. La ventana puede quedar
como la que se muestra. Una vez definidos los campos pulsaremos Aceptar.
2. El siguiente paso es almacenar la
estructura que hemos creado, pa-
ra ello le pondremos nombre a los
datos, como podemos observar se
almacenan con el tipo de archivo
“Documentos de Word”. El nom-
bre que le damos en el ejemplo es
“Empleados”, luego pulsaremos
Aceptar. Como podemos ver es como guardar cualquier otro documento de Word.
3. Una vez almacenada la base de
datos, Word nos muestra la
ventana que se muestra a conti-
nuación, en ella nos da dos posi-
bles opciones:
 Modificar origen de datos: Con esta opción podremos comenzar a introducir da-
tos en la base de datos.
 Modificar documento principal: Con la segunda podremos comenzar a diseñar el
documento principal, es decir, podremos comenzar a crear la carta.
Página 47
Microsoft Word

Para nuestro ejemplo elegiremos “Modificar origen de datos“ ya que no tenemos

almacenado ningún tipo de información y es recomendable almacenar la información
antes de comenzar a diseñar el documento.
4. Al pulsar sobre este botón pasaremos a la
Ficha de datos. En ella tendremos que in-
troducir los datos que deseemos almace-
nar, es decir, el nombre, apellidos, etc. de
cada empleado. Usando los botones co-
rrespondientes podremos Agregar nuevos
registros o eliminarlos.
5. Una vez que hemos terminado de introducir todos los datos pulsaremos Aceptar
para volver al documento. Ahora es cuando podremos iniciar el diseño del mailing,
de la carta en este caso.

Word muestra la pantalla del documento en blanco, podemos observar como

aparece una nueva barra de herramientas, gracias a esta barra podremos insertar los
campos de combinación en el documento y así diseñar la carta.

El mailing se diseña como cualquier otro documento de Word, la única diferencia

es que en el lugar donde queramos que aparezcan los datos, en este caso del empleado,
debemos insertar un campo de combinación.

Para insertar un campo se usará el botón de la barra

de herramientas que se ha mostrado, en ella podemos seleccionar el campo que
deseemos insertar. De esta forma vamos diseñando el mailing. Veremos como los cam-
pos insertados se muestran de la forma: <<Nombre>> , por ejemplo el campo nombre se
insertará de esta forma. Al realizar la combinación con los datos en el lugar donde
aparece el nombre del campo se insertará el dato que contiene.

El documento resultante podría quedar como el que se muestra en la siguiente

imagen, en él podemos observar que campos y donde se han insertado y como se han
modificado su formato: tipo y tamaño de fuente, alineación, etc. Incluso podemos ob-
servar que los datos del empleado se encuentran dentro de un cuadro de texto, es
decir, podemos manejar los campos como si de otros caracteres se tratasen.

Página 48
Microsoft Word

Combinar Mailing:
Este sería el ultimo paso que nos quedaría para terminar la creación del mailing.
Antes de nada es recomendable almacenar el documento que hemos creado para evitar
posibles perdidas. En realidad el documento que se almacena es este debido a que las
cartas resultantes siempre podremos obtenerlas de la combinación de documento con
los datos. Por lo tanto guardaremos la carta diseñada. Por ejemplo le pondremos el
nombre CARTA NAVIDAD.

Ahora vamos a pasar a realizar la combinación y así obtener tantas cartas como
empleados tenga almacenados en la base de datos. De esta forma mandaré la carta
personalizada a cada empleado. Los pasos a seguir son:

1. Ir al menú HERRAMIENTAS/COMBINAR CORRESPONDENCIA. Se muestra la

ventana que ya conocemos, como hemos realizado los dos primeros pasos, solo nos
queda realizar el tercero: “Combinar los datos con el documento”.
2. Pulsaremos sobre el botón
“Combinar”, esto nos llevará
al cuadro de dialogo Combi-
nar. En esta ventana podre-
mos definir algunas opciones
de la combinación como son:
Combinar en un documento
nuevo (lo que crearía un nuevo
documento con tantas paginas como registros tenga almacenados) o Combinar al
imprimir (esta opción permite imprimir la combinación directamente, es decir, sin
que aparezca por pantalla en otro documento, directamente se manda por impreso-
ra la combinación). Es recomendable usar la primera opción para comprobar que el

Página 49
Microsoft Word
diseño es el correcto, una vez comprobado podremos imprimirlo como cualquier
otro documento de Word. También podremos modificar el numero de registros que
deseamos combinar.
3. Una vez seleccionadas las opciones que necesitemos pulsaremos el botón COMBI-
NAR para realizar la combinación del documento con los datos.

Con esto queda terminado el proceso de creación del mailing, hay que recordar
que el resultado de la combinación no es necesario almacenarlo ya que siempre podre-
mos obtenerlo combinando la carta con los datos.

También podemos usar la barra de herramientas para realizar esta combinación,

en ella tenemos unos botones que agilizan este proceso. Estos son:

Muestra la ventana de Combinar Correspondencia.

Combina directamente en un documento nuevo.

Combina los datos y la carta hacia la impresora, es decir, combina al im-
primir.

Muestra la ventana de Combinar que antes vimos.

11.2.- CREACIÓN DE ETIQUETAS Y SOBRES

El proceso de creación de sobre y etiquetas es básicamente el mismo al de
crear un mailing con un documento, los pasos a seguir son los siguientes:.

A. Abrir un nuevo documento e ir al menú HERRAMIENTAS/COMBINAR CORRES-

PONDENCIA.
B. Comenzaremos con los tres pasos igual que antes, la diferencia estriba en el primer
paso donde tenemos que seleccionar que tipo de documento deseamos crear. Elegi-
remos Sobre o etiquetas según nuestras necesidades.

Sobres:
Una vez hemos indicado que el documento es un sobre tendremos que definir el
origen de datos. Si los datos están creados con anterioridad debemos Abrir origen
de datos o bien Crearlo si no existe. En nuestro ejemplo podemos usar los mismos da-
tos que teníamos, es decir, podemos Abrir origen de datos y seleccionar el archivo
Empleados que es donde tenemos almacenados la información.

Una vez seleccionado el origen de datos el programa nos pedirá que diseñemos
el sobre. Las opciones para configurar el sobre ya la vimos en el apartado 7.5. Tene-
mos que indicar el tipo de sobre y las opciones de impresión.

Página 50
Microsoft Word

Una vez definido el tipo de sobre pul-

saremos Aceptar para continuar, en este
momento Word nos muestra una ventana co-
mo la que se adjunta en la que tendremos que
insertar los campos de combinación, es aquí
donde indicamos el destinatario del sobre, es
decir, su nombre, dirección, etc. Todo lo ne-
cesario para enviar una carta.

Al terminar pulsaremos Aceptar y ve-

remos el resultado final con los campos situados en el lugar del destinatario. Podemos
modificar este sobre como de un documento de texto se tratase añadiendo el remi-
tente con una imagen, etc.
El resultado final puede ser como el que se muestra en la siguiente imagen. Solo
nos queda combinar el sobre con los datos como hicimos anteriormente. Como vemos el
proceso siempre es el mismo, lo que varia es según el tipo de documento que usemos.

Página 51
Microsoft Word
Etiquetas:
El proceso de diseño de las etiquetas para combinarlas con datos es igual que
los que hemos visto, lo único que varia es el configurar la etiqueta e insertar los cam-
pos de combinación correspondientes.

Un ejemplo de diseño de etiquetas podría ser el que se muestra a continuación.

El problema estriba en definir correctamente el tipo de etiqueta. Solo restará reali-
zar la combinación como ya hemos visto.

Página 52