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PROFESIONAL QUE LAS EMPRESAS BUSCAN

CREANDO DASHBOARDS EN EXCEL!
1. INTRODUCCIÓN
2. GRAFICANDO EN EXCEL: DATOS GENERALES
A. TIPOS DE GRÁFICOS Y SU FUNCIÓN
3. DISEÑO DEL DASHBOARD DESDE CERO
A. ¿QUÉ ES UN DASHBOARD?
A. .
B. EXPLICACIÓN DEL KPI
C. PLANEA UN DASHBOARD
B. .
D . D E F I N I C I Ó N D E CL . D. A S H B O A R D :
O B J E T I V O S Y D DE S. .T I N A T A R I O S
E. DEFINIR LOS KPI'S
F. INDICADORES PARA UN PROCESO
G. INDICAR LAS DIMENSIONES Y
FILTROS
H. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
BÁSICOS PARA EL DISEÑO DE
DASHBOARDS
I. EJEMPLOS DE DASHBOARDS EN
EXCEL
[Link] del curso
Para WORKING CONSULTIVE es importante tu aprendizaje
continuo y lo que esté en nuestras manos para brindarte
herramientas que mejoren y faciliten tu vida es prioridad
para nosotros. Es por eso que te compartimos este material
que consideramos te puede ser de gran ayuda para mejorar
tus habilidades y conocer un poco más acerca de esta
habilidad tan demandada en el mercado laboral.

Cada día contamos con más y más información que si no

logramos analizarla sería desperdiciarla, para tomar más y
mejores decisiones. A partir de esto la relevancia de
Tableros de Control y Dashboards aunados con KPI´s cha
ido en aumento en el mercado laboral, Sin duda hay
muchas plataformas que hoy en día nos permiten llegar a
un BI o inteligencia en nuestro negocio a partir de nuestra
Data, Sin embargo Excel sigue siendo una de las
plataformas favoritas por su fácil acceso y versatilidad.

Esperando que este material te sea de gran utilidad.

¡Hacía tu éxito!
Working Consultive
La utilización de unos buenos gráficos son
efectivos para tus presentaciones, esto genera una
buena transmisión en el mensaje. No sólo los
puedes utilizar en presentaciones, sino también
en artículos u otras actividades de comunicación
académica o divulgativa.
El objetivo a conseguir con los gráficos de
Excel será conseguir que la información
mostrada se entienda mejor que los números
en sí mismos. Para poder cumplir con este
objetivo una gráfica debe tener las siguientes
características:
Explicar visualmente los valores de mejor
manera que los valores en sí mismos.
Ser autoexplicativo, es decir, un gráfico Excel
debe ser simple y no requerir de una
explicación por parte de su autor.
Debe indicar las unidades en las que están
expresados los valores. Puede variar lo que se
entienda de la gráfica si son unidades o está n
moneda.
Si hay varias series tiene que tener una leyenda
para poder entender muy claramente el
contenido del gráfico.
Una gráfica debe ser limpia. No debe estar
llena de colores en los ejes, las series, etc...
además, si puedes quitarle todos los
elementos de distracción mejor.
 Un buen gráfico tiene:

Un título claro y autoexplicativo.

Un título en los ejes (a no ser que sea super
claro: fechas, años, meses...)
Equilibrio de color o un código de color
comprensible (colores diferenciados)
Proporción en los tamaños.
Leyenda en un lugar visible.
A simple vista un gráfico tiene que aportar
información del tema. Un error garrafal puede
verse en el gráfico 2, T ino
p oses dhace
e G rreferencia
áficos y a s ulasf u n c i ó n
unidades/medidas
E s t e e s qdel
uem gráfico
a m u ey spor
t r a lo
v atanto,
rias posibilidades para
m o s t (si
pierde su validez r a resd e
quem eno
j o estamos
r manera una gráfica Es una
buena forma de introducir las muchas
comparando volúmenes).
posibilidades (y el por qué) de emplear algún tipo
de gráfica para diferentes exposiciones.
 ¿Qué es un Dashboard?

Esta es una herramienta, que se compone de

un conjunto de indicadores agrupados de
diferentes maneras, de tal forma que permite
rápidamente visualizar en un mismo lugar la
información relevante de cualquier proceso
que se haya medido para la futura toma de
decisiones. Además permite identificar el
estado o avance de los objetivos trazados.

En la actualidad, los Dashboard, suelen

utilizarse en grandes corporaciones y con
herramientas de BI (Business Intelligence),
sin embargo, se sigue usando Excel como
herramienta principal para preparar estos
reportes, no solo corporativamente, sino que
también en las distintas áreas o
departamentos de una empresa, en todos sus
niveles

Un Dashboard cumple
las siguientes
condiciones:

1. Muestra gráficamente los datos,

ayudando al destinatario del
informe a enfocar su atención en
posibles desviaciones,
tendencias, comparaciones y
otros comportamientos de
algunas métricas de carácter
económico y financiero (por
ejemplo).
2. Muestra sólo los datos relevantes
con respecto a un objetivo general
establecido en un Plan de Empresa
o en un Plan Estratégico.

3. Muestra conclusiones objetivas

para inferir en el lector de la
construcción de su propio análisis
ponderado por matices y factores
que van más allá de la frialdad de
los números.

Hay que tener en cuenta que el Dashboard es la cara visible,

tenemos que señalar que detrás debe haber toda una
organzación o estructura de hojas con distintas funciones.
Por lo tanto, se supone que contamos con una adecuada
estructura de datos que soporta este cuadro de mando y no
sólo la página que contiene los KPI's.

¿Qué es un KPI?

Los indicadores clave de

rendimiento (KPI) son medidas
visuales de rendimiento.
Compatible con un campo
calculado específico, un KPI está
diseñado para ayudar a los
usuarios a evaluar rápidamente el
valor actual y el estado de una
métrica con respecto a un objetivo
definido. El KPI evalúa el
rendimiento del valor, definido por
una medida base (también
conocido como campo calculado
en Power Pivot en Excel 2013), con
respecto a un valor del objetivo,
también definido por una medida
o por un valor absoluto.
 Planea un Dashboard

Se dice que lo ideal cuando nos disponemos a desarrollar una aplicación en

Excel es intentar aplicar el principio de Pareto de la siguiente forma:

80% del tiempo planificando bolígrafo en mano.

20% del tiempo desarrollando en Excel.
Esto se podría ajustar a una relación a 60%-40% o incluso de 70%-30%.

Debemos empezar por el final, es decir, lo primero que debemos

decidir al abordar el desarrollo de un cuadro de mando, son todas
aquellas cosas que tienen que ver con el final.
Estas cosas son:

[Link] el objetivo general que al final

queremos conseguir.
2. Definir quienes serán los destinatarios
finales de nuestro trabajo, cómo lo utilizarán,
el nivel de detalle requerido, etc.
[Link] los indicadores que al final son los
que nos guiarán en la toma de decisiones.
4. Definir las fuentes de datos que
"alimentarán" a nuestro Dashboard cuando
ya esté terminado.
[Link] las dimensiones (criterios por los
que la información se mostrará) y los filtros
(formas de segmentar o acotar los datos y la
información.
Es absolutamente necesario tener todos
estos puntos bien definidos y expresados por
escrito, puesto que en el proceso de
desarrollo del Dashboard vamos a necesitar
una visión de conjunto.
Definición Del Dashboard: Objetivos y Destinatarios

1. Definir el objetivo general: Es necesario pedir al que será lector

final del dashboard, cuál es el problema que ha considerado
suficiente para pensar en necesitar información económico-
financiera para la toma de decisiones.
2. Definir los destinatarios: Es necesario prestar atención a algunos
aspectos sobre los destinatarios o "consumidores" finales de un
dashboard. El dashboard...

Objetivos y Destinatarios

...¿Será leído e interpretado por personal

interno de la empresa o será presentado
a entidades financieras, proveedores u
otros agentes? Los contenidos deberán
adaptarse a las necesidades y el objetivo,
la confidencialidad requerida, etc.
...¿Qué lugar ocupan los destinatarios en
la organización de la empresa y que
formación tienen? No es lo mismo un
dashboard dirigido a un responsable de
área, que a un gerente con formación en
Ciencias Empresariales, que al Director
General de la compañía, que a los socios
accionistas. Cuanto más alto sea el nivel
jerárquico la información debe ser más
gráfica e intuitiva y con ausencia de
tablas y terminología económica.
...¿Será necesario interactuar con el dashboard? Si va a ser
interpretado de forma estática (incluido en Power Point, en
un PDF, etc.) no podremos interactuar para acotar fechas,
seleccionar líneas de negocio, formato de los datos, etc.
Esto nos obligará a afinar mucho con el contenido, puesto
que deberá ser exactamente lo que el destinatario necesite.
Sin embargo, si es posible interactuar, habrá que utilizar
controles especiales como listas desplegables, botones de
opción, etc., y deberá ser tenido en cuenta a a hora de definir
los KPI's y su distribución en la página.

Definición de los KPI´s

Un KPI es un indicador del nivel de cumplimiento

de un objetivo relevante en uno o varios procesos
de negocio. Por lo tanto, un KPI nos debe reclamar
atención e intervención ante algo que se está
desviando de lo establecido como objetivo. Los
KPI's que debemos elegir para nuestro dashboard
deben dar soporte a nuestro objetivo general. No
debemos incluir un dato sólo porque lo tenemos
disponible.
Un truco para ayudarnos a configurar nuestros KPI's
es formular las preguntas que deben ser
contestadas por éstos (basadas en el objetivo
general que se comentaba en el punto anterior) y
disponerlas en una página como si fuera nuestro
futuro dashboard.
Podemos adecuar este boceto y adecuarlo a lo que nosotros requerimos y
al espacio óptimo para mostrar esta información. En el ejemplo de arriba, al
final del proceso de desarrollo del dashboard, el "boceto" anterior termina
en una presentación similar a esta:

Este es un Dashboard totalmente temático, puesto que analiza sólo la

producción de una empresa (las ventas o facturación, regularizadas
con la variación de existencias de productos en curso y terminados),
pero podría ser un dashboard que en una sola página aportara la
información mas relevante de varios aspectos de una compañía,
como pueden ser los costes fijos, variables, de la producción, etc., así
como el beneficio, cash flow u otros.
 Indicadores Para Un Proceso

Tenemos muchas opciones para generar un indicador , nos

podemos basar en alguno reconocido en mi industria o negocio o
puedo crearlo también de acuerdo a mis necesidades; algunos
pueden ser:
 Indicaciones para las Dimensiones y Filtros

Dimensiones Filtros
Las dimensiones son todos aquellos Antes hemos definido y entendido
campos que NO son el valor en lo que son las dimensiones. Pero lo
euros. Dicho de otra forma, son más frecuente es que no
aquellos campos por los que necesitemos todos los registros que
podríamos consultar cosas sobre el tenemos de nuestra base de datos
campo protagonista que es el valor original. A veces, necesitaremos
en euros. extraer de ella una tabla ya filtrada
Por ejemplo, si en nuestro mediante fórmulas o funciones de
dashboard quisiéramos introducir forma continua y como origen de
un gráfico de tarta para ver la datos de un KPI determinado. Otras
distribución por líneas de negocio, veces necesitaremos que los filtros
deberíamos conseguir un campo los aplique el usuario de forma
adicional con la dimensión "Línea de interactiva mediante listas
negocio". desplegables, botones de opción,
cuadros de lista, etc. Debemos
planificar adecuadamente todo ello.
 Ejemplo de filtros en los que el
usuario decide interactuando

Definición de Conceptos Básicos para el Diseño de

Dashboards
A continuación trataremos de los 4 principios en el diseño de un
dashboard o cuadro de mando económico-financiero.

Simplicidad
Un dashboard debe ocupar una sola página y preferentemente con
orientación horizontal o "acostada". No debe ser necesario hacer scroll
en nuestra pantalla de ordenador , ni tampoco pasar de una página a
otra en caso de leerlo en papel. Si necesitamos tantos indicadores que
no podemos "encajarlos" en una sola página, tenemos que considerar
dividirlos en dos temas distintos y realizar dos dashboards.
Tips:
• No incluir demasiadas tablas y [Link] de diseñar un
dashboard, no un informe ni un scorecard. Un dashboard debe incluir
KPI's que, comparen de forma visual lo conseguido respecto de las
metas a conseguir. Sin embargo, un scorecard ofrece una información
principalmente numérica en forma de tablas (y a veces los
indicadores gráficos que casi siempre muestran la evolución y
tendencia), pero orientado a la toma de decisiones más operativa y
menos estratégica. Además, los scorecard (a diferencia de los
dashboard) se actualizan y son consultados con más frecuencia y están
dirigidos a mandos intermedios.
 Uso Adecuado del Espacio
Si bien en un dashboard sólo debe
aparecer información relevante y que
aporte conocimiento para la toma de
decisiones, dentro de la colección de
KPI's que decidimos incluir, no todos
tienen la misma importancia y eso es
motivo de plantearse la pregunta:

¿QUÉ LUGAR DEBE OCUPAR CADA KPI? LA

RESPUESTA LA TENEMOS EN EL SIGUIENTE
ESQUEMA

La numeración de los cuadros anteriores, representa el orden de

importancia de cada zona y el orden en el que la mayoría de lectores
enfocan su mirada en cada espacio.
 Intuitivo
Cualquier persona debería poder entender qué tipo de información
ofrece el dashboard y su contexto. Sería una buena idea poner esto en
práctica con algún conocido que no haya intervenido en el desarrollo.
Si esa persona necesita preguntar repetidas veces sobre el significado
de las distintas partes del dashboard, es que algo no va bien. Quizá son
necesarios algunos títulos más... o quizá menos. Quizá los gráficos no
son adecuados o quizá falta o sobra información numérica de apoyo.
También es posible que algunos KPI's o títulos no estén
suficientemente enfocados o en el lugar adecuado. Otras causas de
confusión pueden ser los formatos aplicados a los números.

Títulos
Ineludiblemente, el dashboard debe incluir un título haciendo
referencia al rango de fechas al que se refiere la información
económica.
Debe quedar muy claro cuál es la fecha última de actualización de
los datos que nutren al dashboard.
Los títulos han de ser descriptivos, evitando las siglas o símbolos
que produzcan confusión.
Una técnica que se puede aplicar a los títulos, es aplicarle unos
colores muy suaves, precisamente para realzar la importancia de
los datos.
 Formatos
Es conveniente usar el punto de los millares, porque facilita la
lectura:
NO: 2354890 SI: 2.354.890
Usar decimales sólo si el contexto de los datos lo requiere. Por
ejemplo, si las cifras que se manejan son muy pequeñas. Sin
embargo, si representamos cifras "millonarias", no es necesaria la
utilización de decimales en un dashboard que va a ser interpretado
para la toma de grandes decisiones.
Usar el símbolo del € o de la moneda correspondiente, sólo cuando
sea estrictamente necesario. Si el dashboard está desarrollado en
español, va a ser leído por personas de nacionalidad española y
además referido a las ventas de una empresa española ¿qué
necesidad hay de reflejar el tipo de moneda?
Si las cifras representan varios millones, se pueden mostrar en
"miles"
 Interactivo y Configurable

Interactivo: Nuestro "Tablero de a bordo" debe ofrecer la

posibilidad de que el usuario modifique algunos parámetros o
"dimensiones" mediante ciertos controles. Es decir, debemos
proveer a nuestro dashborad de listas desplegables, botones de
opción, casillas de verificación, etc. que sean capaces de:

Seleccionar rangos de fechas

(podemos ver como ejemplo de
vanguardia, los nuevos controles de
escala de tiempo de Excel 2013)
Seleccionar formatos de presentación
(euros, porcentajes, unidades, etc.)
Seleccionar el tipo de presentación
(alternar entre gráficos de un tipo u
otro)
Seleccionar lo que se quiere ver
(podemos aprovechar un mismo
espacio de nuestro dashboard para
alternar entre presentar un gráfico de
tarta con la distribución de ventas por
líneas de negocio, o bien presentar
una línea de tendencia de la
producción del período)
 Configurable: En casi cualquier aplicación de Excel, hay ciertos
parámetros que no son inamovibles a lo largo del tiempo y tampoco
válidos para cualquier empresa. Por ejemplo:

Podríamos incluir en determinados títulos el nombre comercial de la

empresa, pero, ¿qué ocurrirá si algún día cambia dicho nombre?
Podríamos incluir en las fórmulas que lo requieran el tipo de IVA
vigente, pero, ¿qué ocurrirá si hay un cambio al respecto?
Podríamos imputar los costes de alquiler según un porcentaje de
ocupación determinado, a las distintas áreas funcionales de la
empresa, pero, ¿qué pasaría si algún día la empresa hace reformas y
redistribuye el espacio debido a nuevas necesidades?

Por lo tanto y según estos ejemplos, nos damos cuenta de que es

necesario que el usuario tenga acceso a estos parámetros mediante
una hoja que permita su edición cuando sea necesario.
 Ejemplos de Dashboards en Excel

Modelos de informes y gráficos simples:

Columnas Agrupadas

Columnas Agrupadas
con múltiples series

Columnas Apiladas
Ejemplos de Dashboards en Excel

Columnas Apiladas al
100%

Gráficas de Barras

Gráfica de Barras
Apiladas
Ejemplos de Dashboards en Excel

Barras Apiladas al
100%

Un tip para mejorar

este gráfico es crear
una serie intermedia
con un color que
resalte mucho

Gráfica Circular
Ejemplos de Dashboards en Excel

Gráfico de Anillo

Gráfico de Áreas

Áreas Apiladas
Ejemplos de Dashboards en Excel

Lineas

Líneas con
Marcadores

Varias Líneas
Ejemplos de Dashboards en Excel

Varias Lineas
Apiladas

Gráficos de Puntos

Gráficos de Burbujas
Ejemplos de Informes y Gráficos Dinámicos
 Cada vez contamos con más y más información por lo que es de suma
importancia saber habilidades que nos permitan analizar gran cantidad
de información y a partir de esta poder tomar decisiones con nuestros
datos. Excel , por su versatilidad y fácil acceso sigue siendo una de las
plataformas favoritas a nivel global para analizar información.
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