PROCEDIMIENTO DE COMPRAS FECHA: CÓDIGO:

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1. OBJETIVO.

Establecer una metodología para la adquisición de bienes, servicios, materiales, insumos, equipos, así como
la selección evaluación y reevaluación de proveedores y contratistas críticos.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación para la adquisición de bienes, servicios, materiales, insumos y equipos,
así como para la selección evaluación y reevaluación de proveedores y contratistas críticos destinados a las
actividades de la organización.

3. RESPONSABLES Y AUTORIDADES.
Es responsabilidad de:
 GERENTE GENERAL
NOTA: cada una de las responsabilidades y autoridades están estipuladas en el manual de funciones.

4. DEFINICIONES.

4.1. Producto: Resultado de un proceso.

NOTA 1 Existen cuatro categorías genéricas de productos:

 servicios (por ejemplo, transporte);

 software (por ejemplo, programas de computador, diccionario);
 hardware (por ejemplo, parte mecánica de un motor);
 materiales procesados (por ejemplo, lubricante).

4.2. Proveedor: organización o persona que proporciona un producto, EJEMPLO Productor, distribuidor,
minorista o vendedor de un producto, o prestador de un servicio o información.+

 NOTA 1: Un proveedor puede ser interno o externo a la organización.

 NOTA 2: En una situación contractual un proveedor puede denominarse "contratista".

4.3. Proveedor Crítico: Organización o persona que proporciona un producto bien o servicio, con
potencial afectación al cumplimiento de los requisitos de seguridad, calidad y medio ambiente.
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5. DESARROLLO Y ACTIVIDADES.

5.1. GENERALIDADES.
Este procedimiento tendrá aplicación cuando existe la necesidad de realizar la compra de algún servicio o
producto que inciden en la prestación de los servicios de la organización, para lo cual se aplica a los
proveedores que están en listado de proveedores, y se realiza una evaluación de proveedores, donde se
tendrán en cuenta los proveedores que obtengan el mayor puntaje.
Este procedimiento debe ser aplicado por todas las dependencias que requieren bienes y/o servicios; con el
fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos de los bienes, productos y/o servicios comprados.
Estas pautas, son obligatorias y tendrán aplicación cuando exista la necesidad de realizar la compra de algún
producto o servicio.
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5.2. DIAGRAMA DE FLUJO

COMPRAS

0
1. CONDICIONES GENERALES.
1.1. CRITIERIOS PARA COMPRAS
0
2.1. MONTOS DE COMPETENCIA
2. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN PARA LAS COMPRAS.
DE PROVEEDORES.

0
3. REQUISICIÓN DE PRODUCTOS
O SERVICIOS

NO Producto SI
Nuevo

4. COTIZACIONES

0
5. ORDEN DE COMPRA O REMISIÓN.

0
6. RESEPCIÓN DEL PRODUCTO
O SERVICIO.

0
7. RE-EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES.
Desempeño
0
8. RETROALIMENTACIÓN A
PROVEEDORES Y PLANES DE
MEJORA.

0
FIN

Figura 1. Proceso De Compras.

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5.3. ACTIVIDAD/ DESCRIPCIÓN/RESPONSABLES

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1.1. CRITERIOS PARA COMPRAS.

a). Caja Menor: La cuantía máxima mensual autorizada para caja menor es
de, 500.000, la caja menor es manejada por el asistente de gerencia, y el
periodo de reembolso se hará mensualmente.

Se establece que los pagos de servicios contratados, compras y productos se

harán por caja menor hasta por un valor correspondiente al 50% de la base de
la caja menor, sin que los mismos puedan ser fraccionados.

Por lo tanto queda prohibido el pago por caja menor de servicios que excedan
de esta suma. Se podrán autorizar por caja menor la adquisición de bienes
que sean necesarios para el funcionamiento previa verificación de que la
organización no los posea en el momento del requerimiento.
 GERENTE
No está permitido efectuar préstamos personales con recursos de la caja  ADMINISTRADOR
1. CONDICIONES menor.  CONTADORA
GENERALES.
b). Montos que excedan los 500.000, son manejados directamente por la
Gerencia.

1.2. MONTOS DE COMPETENCIA PARA LAS COMPRAS

a) Caja Menor: Los pagos de servicios contratados, compras y productos

que se hacen por caja menor son autorizados por el gerente, el
administrador o la contadora, podrán realizar el pago de servicios
contratados, compras de: productos, equipos, maquinaria y materiales,
por un monto máximo de 500.000, montos que excedan esta cantidad
deberán ser autorizados por la gerencia general.

b) Pagos de servicios contratados, compras de: productos, equipos,

materiales, hasta un monto de 500.000 son autorizados por el gerente
general.

c) Pagos de servicios contratados, compras de: productos, equipos,

maquinaria, materiales, para montos que excedan los 1.000.000,
deberán pasar por revisión de la gerencia, con el fin de determinar si su
adquisición es necesaria o no.

Antes de realizar la compra de algún producto o servicio, se debe realizar la

selección y evaluación de proveedores.

La selección de proveedores, es la etapa previa al inicio del proceso de

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compra, mediante la cual se logra la validación o aprobación de algunos

proveedores, que tienen las competencias para satisfacer adecuadamente las
2. SELECCIÓN Y necesidades de SANTIAGO ARCNIEGAS y sus clientes finales,  GERENTE
EVALUACIÓN DE además de resumir su portafolio de productos y servicios y pueden pertenecer  ADMINISTRADOR
PROVEEDORES. al Registro de Proveedores de la empresa.  CONTADORA
Por lo tanto el proveedor que desee trabajar con SANTIAGO
ARCNIEGAS debe ingresar al Registro de proveedores y se debe
proporcionar la información indicada en el formato de selección y evaluación
de proveedores.

Los proveedores seleccionados serán los que obtengan los mayores puntajes.
De acuerdo a la evaluación de proveedores. O que tengan un puntaje de
calificación igual o superior al 80%.

Se diligencia el formato para la requisición del producto o servicio y se

entrega a la administradora.

3. REQUISICIÓN DE Se realiza la revisión de la requisición del producto o servicio, si el insumo o  GERENTE

PRODUCTOS O servicio es autorizado se procede a realizar la cotización respectiva con los  ADMINISTRADOR
SERVICIOS proveedores.  CONTADORA
a) Si es un nuevo producto y el proveedor no se encuentra registrado
en el formato de selección y evaluación de proveedores, continúa
con la actividad número 2.
b) Si el proveedor se encuentra registrado en el formato de selección y
evaluación de proveedores se continúa con la actividad número 4.
c) Cuando se requiere la contratación de mano de obra calificada se
deben establecer las competencias y requisitos a cumplir por el
contratista.

El administrador solicita la cotización respectiva al proveedor/es

seleccionados, mediante llamada telefónica, correo electrónico, o de forma  GERENTE
4. COTIZACIONES presencial.  ADMINISTRADOR
 CONTADORA

 GERENTE
Solicitar el insumo, producto o servicio al proveedor finalmente seleccionado  ADMINISTRADOR
5. ORDEN DE COMPRA mediante la orden de compra, remisión o la compra directa.  CONTADORA
O REMISIÓN.
La orden de compra o remisión puede ser enviada vía correo electrónico, fax,
otros medios de comunicación o de forma presencial.

El responsable de solicitar el producto o servicio en conjunto con el  GERENTE

especialista, cuando el caso así lo amerite; realiza la recepción del producto o  ADMINISTRADOR
servicio.
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 CONTADORA
Se debe verificar el estado de entrega del producto o servicio de acuerdo a la
6. RECEPCIÓN DEL orden de compra y la factura, revisando que las características, cantidades,
PRODUCTO O especificaciones y los precios de los ítems de la orden de compra sean
SERVICIO. iguales a los de la factura y el total de las dos coincidan con el mismo valor.

Se debe Devolver el producto/servicio al proveedor, si no se cumplen los

parámetros para recibir el producto/servicio, y registrar en la hoja de vida del
proveedor.

Volver al paso No. 5 cuando remitan nuevamente el producto o servicio.

 Cuando el proveedor entrega el producto o servicio se debe dejar

registro de la verificación del estado de entrega del producto o
servicio en: la orden de remisión del proveedor, orden de remisión
de la empresa, en la factura u otro documento según sea el caso.

 Se debe Archivar en la respectiva AZ. Orden de compra/servicio o

remisión, factura, y orden de cobro en los casos que aplique.

 GERENTE
 ADMINISTRADOR
7. RE-EVALUACIÓN DE Anualmente se realiza la reevaluación de proveedores críticos, de acuerdo a
 CONTADORA
PROVEEDORES. la calificación obtenida durante todo el año y se decide sobre la necesidad de
nuevos proveedores en el caso de que la organización se encuentre
insatisfecha con algún proveedor actual.

Los proveedores seleccionados serán los que obtengan los mayores puntajes.
De acuerdo a la re-evaluación de proveedores. O que tengan un puntaje de
calificación igual o superior al 80%.

 GERENTE
8. RETROALIMENTACIÓ De acuerdo con el resultado de la evaluación de desempeño se informara al  ADMINISTRADOR
N A PROVEEDORES Y proveedor sobre el resultado obtenido para que pueda tomar las acciones  CONTADORA
PLANES DE MEJORA. preventivas, correctivas, de mejora o planes de acción para la mejora continua
del sistema.

9. REQUERIMIENTOS Como parte del proceso de selección de los proveedores se deberá incluir y
DEL SISTEMA DE verificar que los mimos cumplan como mínimo con:
GESTIÓN EN SALUD
Y SEGURIDAD EN EL 1. Afiliación y pagos a Seguridad Social
TRABAJO. 2. Reglamento Higiene y Seguridad Industrial
3. Políticas de calidad, S&SOA y/o Ambiental
4. Políticas de Prevención del consumo de sustancias Psicoactivas
5. Matriz de Peligros y Riesgos (Panorama de Riesgos)
6. Matriz de identificación de Aspectos e Impactos Ambientales
7. Constancia de Capacitación en prevención y atención de emergencias
(empresa)
8. Certificación de la ARL del comportamiento de accidentalidad de la
empresa en los últimos tres (3) años * (Periodicidad: ANUAL) *La
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Certificación de la ARL sobre accidentalidad, debe incluir número de

accidentes totales, número de accidentes que generaron incapacidad;
número de días de incapacidad generados; descripción de los
accidentes fatales o que generan incapacidad permanente.
9. Constancia de entrega de Elementos de Protección personal
10. Otros dependiendo las tareas a encomendar a dicho contratista
(certificaciones de alturas, valoraciones psicofísicas…)

6. FORMATOS ASOCIADOS.

 Indicadores por proceso, ver caracterización.

 Solicitud de acción correctiva, preventiva y de mejora.
 Selección, evaluación y re-evaluación de proveedores.
 formato para la requisición de productos o servicios

7. PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS.

 Procedimiento de seguimiento y medición

8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN.

CARGO
Gerente General
Asistente De Gerencia
responsable del SG-SST
9. ANEXOS.

CONTROL DE CAMBIOS

REV Nº Descripción del cambio Aprobado Fecha

1 Emisión Primer documento SI
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