Programas y Métodos

Universidad de Gestión
Tecnológica deCentro
del la Calidad
Licenciatura en Ciencias Administrativas y Gerenciales

Programas y Métodos de Gestión

de la Calidad
Sesión Número 7

Prof: Hugo Pérez Bonetti

23/11/2011
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Contenido Sesión Nro. 7

• Diagrama de Recorrido
• Flujograma de Proceso

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Mejora de Procesos

VIDEO: Mitos de la Mejora de Procesos VIDEO: Toyota Lean Manufacturing

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Herramientas para el Análisis Gráfico de Eficiencias de
Procesos

Búsqueda de eficiencia en:

• Procesos
• Uso de recursos
• Organización de los recursos
• Organización de la planta

Herramientas Gráficas:
Mejora Continua
 Diagrama de Operaciones
 Flujogramas
 Diagrama de Recorrido
 Flujograma de Procesos

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Diagramas de Recorrido

 Representación gráfica de todas las zonas/áreas/secciones de una planta

o edificio, donde se indican las actividades que en la operación se ejecutan.

 Incluye en la representación gráfica tanto a las personas como a los

materiales que se mueven en el flujo de un proceso

 Busca determinar la forma óptima de disposición de las actividades en una

operación en relación con los espacios físicos, maquinarias y recorridos
necesarios

 Persigue la mejora eficiencia integral en la operación (tiempos, recorridos,

esfuerzos, etc.)

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Diagramas de Recorrido

 Determinación de recorridos innecesarios y sitios de congestión o alto

tráfico

 Determinación del estado actual de los procesos productivos en una planta

 Apoyo para la redistribución efectiva de la planta

 Base para el aprovechamiento de los espacios físicos y apoyo a otras

iniciativas de mejora (Ejemplo: Just in Time)

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Diagramas de Recorrido

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Diagramas de Recorrido

 No existe una distribución óptima, al hacer un diagrama de recorrido

debemos centrarnos en visualizar:

Contribuyen al Elementos
avance del trabajo Productivos

Diagrama
de
Recorrido
del Proceso
Elementos
No Contribuyen al No
avance del trabajo Productivos

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Diagramas de Recorrido

 Debemos identificar:

 Movimientos en grandes distancias

 Retrocesos
 Demoras/esperas IMPACTO COSTOS
 Paradas del trabajo por congestionamiento
 Cuellos de botella

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Diagramas de Recorrido

Producto único sujeto a

una serie de operaciones
en torno a el: Tomar como
base para el diagrama al
PRODUCTO será más
conveniente.

Operador único actúa

sobre un producto que va
transformándose: Tomar
como base para el diagrama
al OPERADOR será más
conveniente.

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Diagramas de Recorrido

Línea Recta o Por Producto

• La distancia y tiempo de una
operación a otra son mínimos
• Utilizado en producción en masa
Funcional o Por Procesos
• Agrupación de máquinas semejantes
• Agrupación de procesos semejantes
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Diagramas de Recorrido

 En la producción en serie el material dejado a un

lado debe estar disponible fácilmente a la próxima
operación

 La producción debe permitir traslados cortos

 El acceso visual a las estaciones de trabajo debe

ser adecuado

 Las estaciones de trabajo deben permitir que el

operador cambie fácilmente de Posisición

 El material y herramientas deben estar agrupados

alrededor del operador

 Las áreas de almacenamiento deben estar

dispuestas de forma que aminoren las búsquedas y
manipulación
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Diagramas de Recorrido

PROCESO DE DESCARGA EN ALMACÉN

1. El camión arriba al almacén y espera (un máximo de 20 min para ser registrado)
2. El vigilante toma los datos del camión y chofer (3 min)
3. El vigilante se desplaza a donde está el almacenista para pedir autorización de entrada del
camión (5 min)
4. El vigilante regresa a dar entrada al camión (5 min)
5. El camión ingresa a cola de espera en la zona de descarga ( un máximo de 15 minutos)
6. El almacenista inspecciona carga y registra (15 minutos)
7. El montacarguista descarga el camión (30 minutos)
8. El chofer se dirige a la taquilla para procesar factura (50 minutos)
9. El chofer se dirige al administrador para sellado y firma de documentos ( 20 minutos)
10. El chofer se dirige al almacenista y le entrega documentos (5 min)
11. El almacenista verifica documentos y se queda con una copia (3 min)
12. El chofer espera autorización para desplazarse a la cola de espera en el área de carga (un
máximo de 15 min)

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Vigilancia

2 5 7
4
3 Área Administrativa

Chofer Administrador

Producto Almacenado 6
Zona de Descarga Almacenista
Taquilla Gerente Vtas
Montacarguista

Montacarguista
Producto Almacenado
Producto Almacenado
Zona de Carga
8

1 12 Metros
Almacén
2 24 Metros

3 24 Metros Producto Almacenado

4 12 Metros
Jefe Almacén
5 30 Metros

6 16 Metros
Zona de taller de flota
7 44 Metros

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Flujograma de Procesos

 Diagrama que sirve para representar gráficamente el flujo de actividades

que se ejecutan dentro de un proceso

 Describe la naturaleza de cada actividad que se ejecuta

 Define la secuencia en la que se ejecutan las actividades

 Permite discernir sobre qué actividades son verdaderamente

productivas (agregan valor al proceso) y cuáles son no productivas (no
agregan valor al proceso).

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Flujograma de Procesos

 Develar excesos de situaciones no productivas (demoras,

almacenamientos, transportes)

 Determinar posibilidades de aumento de eficiencia a través de la

combinación de algunas actividades ejecutadas dentro del proceso.
(Operación-Inspección; Operación-Transporte; Inspección-Transporte).

 Posibilidad de ejecución de actividades simultaneas o en paralelo

 Posibilidad de suprimir actividades innecesarias

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Flujograma de Procesos

OPERACIÓN: INDICA LAS FASES DEL PROCESO, MÉTODO O

PROCEDIMIENTO, EN LAS CUALES LA PIEZA, MATERIA O PRODUCTO
SE MODIFICA DE FORMA O CONTENIDO, FÍSICA O QUÍMICAMENTE.
EN EL TRABAJO ADMINISTRATIVO SE DICE QUE HAY “OPERACIÓN”
CUANDO SE DA O SE RECIBE UNA ORDEN O INFORMACIÓN Y SE
LLENA UN FORMATO, O CUANDO SE HACEN PLANES O CÁLCULOS.

INSPECCIÓN: INDICA QUE SE VERIFICA ALGÚN ATRIBUTO DE

CALIDAD O CANTIDAD, O AMBOS, SIN QUE SE MODIFIQUE LA
MATERIA O INSUMO OBJETO DE TRANSFORMACIÓN. SE REALIZA
PARA COMPROBAR SI UNA OPERACIÓN SE EJECUTÓ
CORRECTAMENTE EN LO QUE SE REFIERE A CALIDAD Y CANTIDAD.

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Flujograma de Procesos

TRANSPORTE: INDICA EL MOVIMIENTO DEL OBJETO DE ANÁLISIS

(TRABAJADOR, MATERIAL Y EQUIPO) DE UN LUGAR A OTRO.
HAY TRANSPORTE CUANDO UN OBJETO SE TRASLADA DE UN LUGAR A OTRO,
SALVO QUE EL TRASLADO FORME PARTE DE UNA OPERACIÓN O INSPECCIÓN.

DEPÓSITO PROVISIONAL O ESPERA: INDICA DEMORA EN EL DESARROLLO

DE LOS HECHOS.

ALMACENAMIENTO: INDICA DEPÓSITO DE UN OBJETO PARA CUYA NUEVA

MOVILIZACIÓN O USO SE REQUIERE UNA ORDEN O AUTORIZACIÓN.

ACTIVIDADES COMBINADAS: CUANDO SE DESEA INDICAR QUE VARIAS

ACTIVIDADES SON EJECUTADAS AL MISMO TIEMPO EN UN MISMO LUGAR DE
TRABAJO, SE COMBINAN LOS SÍMBOLOS DE TALES ACTIVIDADES.

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Flujograma de Procesos

Existen tres tipos de bases que se pueden utilizar para estructurar el flujograma, las
cuales NO se pueden combinar

EL OPERARIO: Describe lo que hace la persona que trabaja en la línea o que

ejecuta el trabajo

EL MATERIAL: Diagrama que describe las actividades por las que pasa el material a
lo largo del proceso

EL EQUIPO O MAQUINARIA: Diagrama que describe cómo se emplean los equipos

o maquinarias a lo largo del proceso

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Flujograma de Procesos

 Los datos para su construcción deben recogerse por observación directa

 Los flujogramas no deben hacerse de memoria

 Debe respetarse la secuencia de actividades

 No deben omitirse actividades que se consideren irrelevantes, todas las

actividades deben estar incluidas

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Flujograma de Procesos

Preguntas que debemos hacernos Acciones que debemos tomar

¿Qué se hace en realidad?

¿Por qué hay que hacerlo?
ELIMINAR PARTES INNECESARIAS
¿Dónde se hace? ¿Por qué se hace COMBINAR u ORDENAR
allí?
¿Cuándo se hace? ¿Por qué se
hacen en ese momento? SIMPLIFICAR

¿Quién lo hace? ¿Por qué lo hace

esa persona?
¿Cómo se hace? ¿Por qué se hace
de ese modo?
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Flujograma de Procesos
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Flujograma de Procesos
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Flujograma de Procesos

Dinámica de aprendizaje Nro. 2:

o Para el ejemplo del proceso de carga y descarga en

almacén, realicemos el flujograma de procesos para
las actividades del chofer
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Documentación de Procedimientos

Son los documentos clave de un proceso, ya que contienen la secuencia

general de actividades que componen las distintas fases del mismo,
indicando responsables, descripción de tareas específicas ejecutadas y
los registros de calidad generados tras cada tarea. Los procedimientos son
por su naturaleza los elementos documentales más consultados por los
usuarios y por tanto más dinámicos.
Son una herramienta fundamental en la gestión de la calidad
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Documentación de Procedimientos

 Permiten formalizar la estructura de los procesos de una organización

 Ponen los procesos de la organización al alcance de todos sus miembros
 Sirven como material clave para la inducción de nuevo personal
 Sirven como base fundamental para realizar auditorías de procesos
 Hacen explicito (tangible) el conocimiento tácito de las organizaciones
 Aseguran la ejecución de actividades de forma estandarizada y bajo
criterios conocidos por toda la organización.
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Documentación de Procedimientos

Objetivo:
El objetivo debe permitirle al usuario identificar de forma específica la razón de ser del procedimiento
tanto operativamente como estratégicamente dentro del SIGC .

Alcance:
El alcance de un procedimiento, debe indicar las actividades macro que abarca y las áreas
funcionales a las que aplica el procedimiento.
Documentos de Referencia:
En esta sección se deben indicar las Normas Internacionales y leyes o reglamentos de apoyo y los
documentos integrantes del SGC a los que se hace referencia dentro de las actividades del procedimiento
Normas:
La función de las normas es establecer de forma inequívoca los lineamientos principales que han de
regir la ejecución del procedimiento. Dentro de la descripción de actividades del procedimiento, se
puede hacer referencia a las normas estipuladas con el fin de procurar la mejor comprensión de cada
actividad y sus lineamientos.
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Documentación de Procedimientos

PROCEDIMIENTOS
(PR)

Flujogramas

Los flujogramas representan de manera gráfica el flujo general de

actividades dentro de un procedimiento. Sirven de referencia general y
rápida para el usuario a la hora de aplicar un procedimiento. Cada actividad
de un flujograma, es luego ampliada en detalle en la sección de “Descripción
de Actividades” del procedimiento.
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Documentación de Procedimientos

Símbolo Descripción

Se utiliza este símbolo para indicar el inicio y el fin de un Proceso .

<Nombre proceso>
Representa una actividad general o macro-actividad, la cual luego es desagregada
en la descriptiva.

Representa un documento, insumo de entrada o producto de salida

Representa flujo de información

Representa una decisión

Representa un conector dentro de la página

Representa un conector a otra página

Representa la referencia a otro Proceso o Procedimiento

Representa el almacenamiento Temporal o Permanente de un documento

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Documentación de Procedimientos

Redacción de Actividades en Flujogramas:

Las actividades de un flujograma, deben estar redactas de forma tal que:
 Agreguen valor
 Indiquen acción (verbo)
 Describan de forma precisa la operación
 Describan de forma precisa los registros generados
 Tengan como máximo entre 5 y 6 líneas

Características de un buen flujograma:

 Cada actividad agrega valor y está explicada de forma precisa pero completa
 Presenta un visión estructural de las fases lógicas de un proceso
 Identifica a otros documentos y procedimientos con los que guarda relación el
proceso
 Identifica las áreas y funcionales involucrados
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Documentación de Procedimientos
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Documentación de Procedimientos
Descripción de Actividades:
Cada una de las actividades representadas en el flujograma, son luego explicadas en la sección de
“Descripción de Actividades”, de forma tal que el usuario pueda tener el detalle de las operaciones
que soportan cada actividad.

SUPERVISOR ANALISTA OPERADOR

VIENE DEL PROCESO XXX Responsable Acción

1. Recibe las solicitudes de los distintos usuarios y procede a
clasificarlas por origen según se indica en la tabla XXX del anexo
1
Recibe y analiza las solicitudes de
ZZZ.
los distintos usuarios, A
registrándolas en el formulario de
Seguidamente realiza un análisis de las distintas solicitudes
control YYY SUPERVISOR
verificando los siguientes elementos:

- Áreas implicadas
Formulario de Control YYY - Fecha de requerimiento
- Documentación de apoyo con la que se cuenta
- Antecedentes

Una vez analizadas las solicitudes, las prioriza según importancia y

las registra en el Formulario de Control YYY, el cual contiene los
siguientes campos: Nº de solicitud, Responsable, Fecha prevista,
Proceso Afectado…
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Flujogramas utilizados para la escritura de procedimientos

Dinámica de aprendizaje Nro. 3:

o Realizar el flujograma para el procedimiento de

elaboración de una taza de café