Post evento
POST EVENTO Cuando se realiza un evento es importante, después de que haya ocurrido, se haga
una evaluación del mismo. Esta evaluación, permitirá a los organizadores saber con más exactitud
los resultados obtenidos y funcionará como punto de partida para futuros eventos de igual o
mayor magnitud. En esta evaluación, además, se podrá ver si todos los objetivos planteados
fueron cumplidos y si las funciones de cada realizador se desarrollaron con éxito.
2. LOGÍSTICA - OPERATIVO
LOCALIZACIÓN Es uno de los más importantes porque de ello depende el éxito o fracaso del
evento. DÍA Y HORARIO Fueron el día y la hora correctas, pues no es lo mismo realizar un evento
en fin de semana que entre semana. Hay que tener en cuenta todo tipo de factor.
3. Registro de asistencias: Cantidad de inscriptos segmentados por: edades, sexo y profesiones.
Salón o Auditorio: Fue adecuado o no. No quedó muy pequeño o fue demasiado grande. Número
de patrocinadores: En qué participó cada uno (exposición paralela, colaboración con las
necesidades del evento) Autoridades participantes del acto de apertura y extracciones de los
discursos-maestros de ceremonias: evaluar la presentación de estos y los textos expuestos como
parte de la presentación del evento
4. EQUIPOS Wifi o cobertura 3G, Debemos tomar en cuenta si el lugar en dónde se desarrolle el
evento, cuenta con Wifi y cobertura 3G. Al evaluar esto veremos si esta tecnología cumplió con las
expectativas del evento o pudo mejorarse. Equipos extras, determinar si hubo micrófonos
inalámbricos a disposición (cuántos), pilas a disposición, punteros que faciliten la exposición,
parlantes, proyectores y otros elementos que permitan el mejor desarrollo del evento. Hubo
suficientes equipos extra o faltó algo.
5. COBERTURA (redes sociales) Impacto del evento mediante redes sociales: establecer la
importancia que le dieron las personas al tema a través de las redes sociales (Facebook y twitter)
Además ver si hubo una buena difusión del evento por este medio. Espacios locales: determinar si
funcionó la difusión del evento y cómo se hizo (stand, envío de folletos o merchandising, etc.).
Definir un hashtag, Un buen evento debe tener impacto en redes sociales. Esto nos servirá como
indicativo del éxito del evento. A través de este se podrá medir el impacto del evento y cuántas
personas lo siguieron.
6. COBERTURA (Medios de comunicación) Cobertura de medios de comunicación privados:
Determinar la cantidad de periodistas acreditados que asistieron a la cobertura al evento
Cobertura de medios de comunicación de la empresa: Determinar si se realizó una adecuada
cobertura interna.
7. MATERIALES
8. PARTICIPANTES Primero: Es importante determinar la cantidad de participantes del evento.
Segundo: Algo muy útil es recoger la opinión sobre el evento de los asistentes, para ver qué estuvo
bien y qué se puede mejorar
9. EVENTO-EXPOSICIÓN Tiempo de exposición del tema: Evaluar si el tiempo establecido para la
exposición, conferencia, debate, etc. fue el adecuado. Se logró o no desarrollar por completo el
tema. Ronda de preguntas: evaluar si se dio el tiempo suficiente para que los asistentes puedan
resolver sus inquietudes. Con eso se puede evaluar si los asistentes tenían un conocimiento previo
sobre el tema antes del evento.
10. IMAGEN DEL EVENTO Establecer si el logotipo o sello que se incorporó como parte del evento
estuvo unificado en todos los elementos en los que se lo utilizó. Determinar si fue o no llamativa y
si los asistentes lo relacionan con el evento. ¿Existió una imagen identificativa del evento?
11. AGRADECIMIENTOS Es importante no olvidarse de agradecer a todos los asistentes del evento,
principalmente a las autoridades y a los expositores Una vez terminado todo el proceso del
evento, tenemos la obligación de “Dar las Gracias”: A las autoridades A las personas que junto
a su equipo técnico hicieron posible la realización del evento A medios de comunicación
12. INFORME FINAL Presentamos un dossier del evento, con toda la evaluación realizada y toda la
información pertinente, de tal manera que sirva como guía para un próximo evento que deseemos
realizar.
2. investigación
Post evento
Recopilación y archivo de la información pertinente al evento.
Conclusiones
Elaboración de la memoria
Información de tipo académica y administrativa
Evaluación:
Opinión: participantes, expositores o ponentes y comité organizador.
Evaluación: compara y cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado.
Agradecimientos: auspiciantes, patrocinadores, ponentes, otros colaboradores.
Sugiero buscar significado o conceptos.
Cumplimientos de compromisos:
Cancelación de obligaciones con proveedores.
Pago recursos humano contratado para trabajar durante el evento.
Devolución de cualquier material equipo que se haya solicitado en préstamo.
Facturación – cierre de cuenta cliente..
3. investigación
. QUÉ DEBE TENER UN INFORME POST EVENTO
2. • Una vez finalizado el evento llega el momento de evaluar todas las áreas y ver qué funcionó
correctamente y cuáles fueron los puntos flojos. • Esta evaluación, permitirá a los organizadores
saber con más exactitud los resultados obtenidos, y funcionará como punto de partida para
futuros eventos de igual o mayor magnitud.
3. • La preparación de un informe final que incluya datos cualitativos y cuantitativos acerca de
distintos sectores del evento va a permitir analizar si los objetivos preestablecidos se cumplieron o
no.
4. • El informe final debe ser un reflejo de todo lo que significó el evento. • En el informe se puede
incluir: Autoridades participantes del acto de apertura y extracciones de los discursos. Si fuera
relevante: cantidad de periodistas acreditados, clippings de prensa.
5. • Actividades sociales y espectáculos. • Opiniones y evaluación de los participantes. • Resumen
de cantidad de visitas al sitio web o seguimiento de usuarios de redes sociales durante el evento. •
Cantidad de material de promoción realizado (impresión de folletos y materiales promocionales)
6. • La recopilación de datos, gastos de último minuto, recuento de extras no ponderadas en el
presupuesto, resultado de encuesta, entrevista con proveedores, entre otros, nos darán la
posibilidad de plasmar los resultados en un informe final.
7. • Además de la evaluación, es el momento ideal para agradecer por escrito a los participantes y
colaboradores de las diferentes actividades y organización del encuentro. La carta de
agradecimiento irá en primer lugar en la carpeta del informe final del evento.
8. • Es muy importante recabar la opinión y evaluación personal del público interno, esto es el
personal y los proveedores. • Conocer a nivel operativo las fortalezas y debilidades durante el
evento es vital para el crecimiento profesional de las distintas áreas comprometidas. • Una
reunión de cierre y de crítica puede ser muy útil para el caso.
