Instituto Politécnico Nacional
Unida Profesional Interdisciplinaria en Ingeniería y
Tecnologías Avanzadas
UPIITA
Proyecto Terminal
“Aplicación móvil inteligente para el proceso de gestión de
inventarios y análisis estadísticos de una PyME (Microempresa)”
Presentan
Bejarano Ochoa Alan Efraín
Russell Cid del Prado Kevin Yerson
Septiembre 2021
Instituto Politécnico Nacional
Unida Profesional Interdisciplinaria en Ingeniería y
Tecnologías Avanzadas
Protocolo de Investigación
“Aplicación móvil inteligente para el proceso de gestión de inventarios y
análisis estadísticos de una ”
Presentan:
Bejarano Ochoa Alan Efraín
Russell Cid del Prado Kevin Yerson
Resumen.
Los dispositivos móviles se han convertido en un medio de acceso y administración
de información de una forma muy rápida y accesible. Considerando estás
particularidades se pretende desarrollar una herramienta que facilite la admiración
y gestión de una microempresa, la cual permitirá generar y visualizar de manera
inteligente y dinámica, la información relacionada a las ventas e inventario de la
misma.
Palabras clave.
App, Administración, PyME, Inventario, Ventas.
Abstract.
Mobile devices have turned into an access and information administration medium,
in a very fast and accessible way. Considering these particularities, it’s intended to
develop a tool that would facilitate the administration and management of a
microbusiness, one that would allow to generate and visualize in an intelligent and
dynamic way the information related to the microbusiness’s sales and inventory.
Keywords.
Mobile app, administration, microbusiness, inventory, sales.
Introducción.
Las tiendas de abarrotes han formado parte de la cultura mexicana por
generaciones, siendo el principal ingreso económico en miles de familias
mexicanas, representando el 41.3% del total de establecimientos comerciales
existentes y empleando al 23.6% de la fuerza laboral [Infografía El sector Comercio
en México Censos Económicos 2019 ([Link])].
Estos negocios nacen de la necesidad económica ocasionada por el desempleo, y
brindan una solución informal que carece en su mayoría de organización y
estrategias para el crecimiento, donde la contabilidad de las tiendas pasa a ser
mezclada con las finanzas familiares, pues el 45.4% de las tiendas no utilizan un
sistema contable. Es así como los dueños de tiendas de abarrotes no cuentan con
orientación o capacitación que les ayude a operar, administrar, financiar, regularizar
y bancarizar su negocio [La Jornada: Misceláneas en el país, negocios
predominantes].
Debido a su naturaleza, las misceláneas surgen y desaparecen continuamente
[Infografía El sector Comercio en México Censos Económicos 2019 ([Link])],
donde la competencia desleal (para el 21.9% de las tiendas), los altos costos de
materias primas (19.1%) y la baja demanda de sus bienes (18.9%) son sus
principales problemas para permanecer en el mercado.
Se presenta un área de oportunidad en la administración de los negocios pues sólo
el 3.3% utilizan equipo de cómputo y 17.1% utilizan la Internet [Censos económicos
2014. Tiendas de conveniencia en México ([Link])]. El uso de tecnologías de
la información podría ser una herramienta que auxilie al dueño en este tipo de
tareas.
Planteamiento del problema.
Existen dueños de tiendas de abarrotes y pequeños vendedores que no cuentan
con capacitación para administrar sus recursos económicos y manejar sus
inventarios, produciendo una desventaja ante la competencia de supermercados.
Al contar con tecnología que agregue valor a su establecimiento, los vendedores
tendrán más oportunidades para seguir compitiendo en el mercado contra las
tiendas de conveniencia establecidas por franquicias, [[Link]]
generando así empleos y reactivando la economía local.
El desarrollo de una aplicación móvil inteligente permitiría al dueño gestionar y
visualizar sus finanzas, manejar inventarios y registrar ventas. Ofreciendo
alternativas y sugerencias de venta mediante el análisis estadístico, creando
promociones y descuentos, presentando gráficas para la visualización de datos,
registrando ventas con el uso del código de barras de los productos y cumpliendo
con labores que realiza un contador.
Es de nuestro interés resolver esta problemática ya que podría aumentar la
esperanza de vida de las microempresas en México, creando más empleos y
mejorando la calidad de vida de los vendedores.
Propuesta solución.
Se propone desarrollar una aplicación móvil tanto para sistemas operativos Android
como IOS con Flutter y una base de datos no relacional como lo es MongoDB.
La interfaz gráfica será intuitiva y de fácil uso, priorizando la claridad y distinción
entre los apartados funcionales, que son:
• El registro de ventas
El usuario de la aplicación podrá registrar ventas en vivo tal cual lo realiza su
competencia, las tiendas de conveniencia.
• Finanzas
La aplicación tendrá un apartado que le permita al usuario visualizar sus
ventas diarias y mensuales, así como las estadísticas en tiempo real,
facilitando el cálculo para el pago de impuestos y brindando claridad en las
finanzas de la tienda.
• Inventario
Aquí se registrarán productos y la aplicación sugerirá acciones para la
gestión y manejo de inventario que pueden ser compras y/o aplicación de
descuentos y promociones con base en las estadísticas de venta y finanzas,
así como la caducidad de los productos.
• Metas y logros
El sistema reconocerá los logros económicos y administrativos obtenidos por
los tenderos, así como propondrá metas a cumplir para el crecimiento de su
negocio.
Alcances.
Se espera que con el uso de la aplicación las tiendas de abarrotes presenten una
ventaja frente a sus competidores en el manejo de inventario y control del capital.
El incremento de las ventas, aunque pueda estar aunada a la utilización del sistema
no es un resultado esperado pues la aplicación es tan solo una herramienta para el
dueño.
En cambio, la disminución de la merma (productos caducados, entre otros) sí es un
resultado esperado, pues la aplicación representa una herramienta en la
administración del negocio.
Objetivo General.
Desarrollar una aplicación móvil inteligente con una interfaz gráfica intuitiva
utilizando Flutter para que ésta funcione como administrador en una microempresa
dedicada al comercio mediante la automatización en el manejo de inventario y
análisis estadísticos para incrementar ventas.
Objetivos específicos.
1. Registrar productos tanto de manera manual, (utilizando la interfaz gráfica)
como de manera automática (utilizando la cámara del teléfono celular y
código de barras).
2. Elaborar reportes de ventas y análisis estadísticos diaria y mensualmente
para informar al dueño y sugerir compras y/o promociones a partir de éstos.
3. Advertir al vendedor sobre las fechas de caducidad de sus productos con un
mensaje sugiriendo promociones.
4. Enviar mensajes y recordatorios para la calendarización de compras.
5. Registrar ventas modificando el número de productos en el inventario y
mostrando la venta desglosada.
Antecedentes.
Caja registradora.
El primer modelo de caja registradora producido por los hermanos Ritty tenía dos
filas de llaves en la parte frontal inferior de la máquina y al presionar cada una de
las teclas, que representaba una cantidad individual de dinero, el importe quedaba
registrado en una especie de esfera muy parecida a la de un reloj de pared o un
medidor de vapor. Al principio no había un cajón para guardar el efectivo, pero,
aunque incompleta, esta máquina se convertiría en la primera destinada a proteger
las ganancias diarias de los comerciantes en los años venideros.
La registradora tenía además un perforador que abría huecos en columnas
separadas. Cada columna representaba una moneda, de modo que cuando se
pulsaba, por ejemplo, la tecla de 1 dólar, se perforaba el rollo de papel en la columna
correspondiente. A cada venta realizada, el papel iba avanzando, de modo que al
final del día sólo era necesario contar las perforaciones de cada columna para
obtener la cifra total de las ventas. Cinco perforaciones en la columna de 1 dólar y
una perforación en la columna de los 50 centavos correspondían a una venta total
de 5 dólares con 50 centavos.
Historia de los sistemas POS.
Antes de la invención de este gran recurso, los clientes estaban acostumbrados a
realizar cualquier tipo de cola, durante un cierto tiempo, mientras los encargados de
cobrar en los negocios hacían su trabajo de manera manual, producto por producto;
luego los gerentes al final de la jornada debían verificar el saldo que obtuvieron por
las ventas, verificar todos los productos y bienes aún existentes en los inventarios,
todo este cálculo debe coincidir con los establecidos en los cuadernos contables.
Además, debían elaborar cualquier tipo de informes a mano, también tenían que
registrar las operaciones no realizadas con efectivo y esperar a recibir el dinero
correspondiente a estas operaciones.
No se desarrollaron novedades en relación a estos mecanismos, hasta la llegada
de la tecnología digital, cuando se comenzaron a establecer máquinas registradoras
de tipo digital.
Esta etapa de transición de las máquinas mecánicas a las digitales se desarrolló
durante un periodo de 100 años, todo esto cambio con la aparición de las primeras
computadoras, hecho que, según la historia de los sistemas POS revolucionó este
sector durante los años 80.
A partir de ese momento se desarrollaron diversos productos relacionados a los
puntos de ventas, los cuales, gracias a los beneficios ofrecidos, se mantienen en
funcionamiento completo, aun luego de 40 años de su creación.
Luego de este punto, con la llegada de estos computadores de escritorio, la
tecnología comenzó a evolucionar rápidamente y el sector comercial, ha ido
aprovechando cada revolución tecnológica.
Más tarde, con la invención de las computadoras portátiles, se generó una nueva
etapa dentro de la tecnología, con esto también se originaron los dispositivos
móviles como teléfonos inteligentes y tabletas.
A partir de allí, a comienzos del siglo XXI se estableció otro acontecimiento
importante en la historia de los sistemas POS, con el uso de nuevos métodos de
pagos mediante puntos de ventas basados en la tecnología existente de los
cómputos móviles.
En la actualidad distintas compañías están aprovechando el auge de esta nueva
forma de pago a través de móviles, las empresas y negocios pueden obtener un
dispositivo adecuado, el cual pueden conectar al teléfono móvil, para lograr aceptar
tarjetas de débito y de crédito, utilizando softwares especiales y contratos con
compañías especializadas, sin tener que regirse por los lineamientos de la banca
tradicional.
Sin embargo, a pesar de los cambios en la historia de los sistemas POS, muchos
otros negocios aún mantienen el uso de los aparatos dedicados a los puntos de
venta como los lectores de tarjetas, provistos por las agencias bancarias y que se
conectan a través del computador tradicional. Este tipo de hardware es preferido
por muchos, debido a su robusto sistema y su forma de funcionamiento dedicado.
Con él se logra gestionar todas las tareas necesarias para un pago, como la lectura
de tarjetas de crédito y débito, la emisión de tickets, además se puede controlar el
inventario y generar informes finales con la información de las ventas realizadas a
través de este punto de venta.
Igualmente se puede observar el uso de lectores de código de barras, así como
también se aprecian las impresoras térmicas en algunos locales comerciales.
De tal forma que todos estos métodos de cobros y pagos de productos y servicios
están convergiendo de manera perfecta, unos con otros.
Pero la historia de los sistemas POS no se detiene en los dispositivos móviles. Ahora
se está implementado el método de pago a través del internet o la nube, que es
donde se realizan las acciones administrativas de la empresa y donde se
resguardan los datos importantes de todas las transacciones realizadas mediante
el sistema POS.
Esta es una gran ayuda y ventaja para los comerciantes, quienes, por medio de la
nube, pueden gestionar y administrar su negocio desde cualquier lugar donde se
encuentren sin la necesidad de contar con un dispositivo específico. Al tiempo que
es un lugar totalmente seguro, y no corre el riesgo de daños como el caso de un
disco duro local.
A medida que transcurra el tiempo la historia de los sistemas POS irá
evolucionando, y los usuarios serán quienes guíen a los comerciantes en torno a
las mejoras en los sistemas POS para una mejor experiencia y comodidad al
momento de hacer algún pago de cierto producto o servicio. Igualmente, desde
softwarepos, ofrecemos todas las oportunidades para que tu negocio esté a la
vanguardia en torno a los sistemas POS.
Aplicaciones similares en la actualidad.
Realizamos una investigación de las aplicaciones similares a la nuestra
Point of sale for Billing, Inventory Management.
La aplicación cuenta con la opción de crear un inventario manualmente,
introduciendo producto por producto, con una breve descripción, y el precio del
mismo. Para realizar una venta es la misma forma, manualmente, seleccionando el
producto y si se requiere hacer un cargo extra. Y la última opción que este software
nos ofrece es la de la creación de reportes de venta por periodo de tiempo.
Marco Teórico.
Código de barra.
Según Myerson (2006) el código de barras es una etiqueta electrónica leíble,
pegada a los productos o contenedores, que proporciona información tal como
origen, destino, tipo de producto, información de la factura, entre otros aspectos
claves en la identificación del producto. Por su parte, GS1 Colombia (2008a) lo
define como una herramienta que sirve para capturar información relacionada con
los números de identificación de artículos comerciales, unidades logísticas y
localizaciones de manera automática e inequívoca en cualquier punto de la red de
valor. Además, puede ser utilizado en la identificación y control de
documentos, personas u objetos en procesos de intercambio de información y
productos, tomando igual importancia tanto para quien entrega como para quien
recibe, incluyendo el mejoramiento de la trazabilidad.
Finalmente, se puede indicar que el código de barras suele ser considerado uno de
los sistemas de identificación de productos y captura de datos en los procesos
logísticos y la cadena de suministro más utilizados por sus costos, facilidad de
implementación y variedad de aplicaciones que van desde el proceso de compras
hasta la distribución, inventarios e información, entre otros procesos que serán
descritos en el próximo su numeral.
Aplicaciones en la cadena de suministro.
El código de barras presenta un conjunto de aplicaciones en la ges-tiñó de la cadena
de suministro y la logística e incluye aspectos generales como: identificación de
productos y unidades logísticas, su trazabilidad y visibilidad (Myerson, 2006) y
captura de datos en diversos procesos.
MIPyME.
Existen una diversidad de criterios para definir y de este modo clasificar a las
empresas como micro, pequeñas, medianas y grandes, estos criterios son
diferentes, dependiendo del país o entidad que las define y clasifica. Por lo anterior
resulta interesante precisar si las empresas, insertas en el actual contexto
económico, presentan características que puedan ser tomadas como elementos
que permitan establecer una diferenciación entre grande, pequeña, micro o mediana
empresa. En este sentido creemos que hay características comunes a todo tipo de
empresa, cualquiera sea su tamaño, su proceso de producción o la naturaleza
mercadológica de sus productos o servicios que en determinado momento pudieran
permitir establecer una definición. Así pues, la búsqueda de una unidad de medida
y de comparación de tamaño, con el objetivo de la racionalización tecnológica, y de
una estrategia de crecimiento individual y sectorial, se convierte en una necesidad,
y que, al no haber sido resuelta, se acepta una distinción intuitiva, entre gran
empresa y MIPYME, clasificación que, por otra parte, es dinámica, pues el avance
de la técnica y el crecimiento de la demanda, tiende a aumentar ese tamaño.
Inventario y Manejo de Inventario.
La Gestión de inventario se relaciona con la planificación y el control de inventarios,
ya que la planificación busca responder dos preguntas: ¿Cuándo hacer los pedidos?
¿Cuánto ordenar? El control de inventarios, es un factor estratégico para mantener
sanas las finanzas de la empresa; las decisiones oportunas y pertinentes para
comprar los insumos, contratar la distribución de materiales o productos no se limita
solamente al control físico, también es relevante la relación de entradas y salidas
óptimas de los recursos financieros para que se administren de mejor manera, en
función de los requerimientos de la producción, negociación con proveedores y
clientes [3] Otros autores, definen la Gestión de inventario como la toma decisiones
que permitan alcanzar los objetivos de las operaciones establecidas, es una
actividad transversal a una cadena de abastecimiento en cualquier sector de la
economía. Sin embargo, esta complejidad en la gestión, se hace cada vez más
aguda teniendo en cuenta los efectos que 3 generan fenómenos como la
globalización, la apertura de mercados y el incremento en la diversificación de
productos. La gestión de inventarios tiene como objetivo principal determinar la
cantidad de existencias que se han de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir
las necesidades de producción y venta. Hay cuatro decisiones que son claves en la
gestión de inventario: [4]
Gestión y Administración.
La administración es un proceso a través del cual se coordinan y optimizan los
recursos de un grupo social con el fin de lograr la máxima eficacia, calidad,
productividad y competitividad en la consecución de sus objetivos. Por otra parte,
existe otro vocablo que se utiliza con cierta frecuencia en lugar de administración (y
cómo traducción del inglés malajemente): gestión. En general, administración y
gestión significan lo mismo. El diccionario de la Real Academia de la Lengua
Española define gestión como “el conjunto de diligencias que se realizan para
desarrollar un proceso o para lograr un fin determinado”. (PDF - Administración
gestión organizacional, enfoques y procesos administrativos)
Escenario de pruebas.
El funcionamiento de la App será puesto a prueba en un lapso de un mes,
concretamente en la tienda de abarrotes “Abarrotes Jalisco” ubicada en el Estado
de México.
Para evaluar el funcionamiento del inventario se realizará el registro de cada uno
de los productos ofrecidos en este establecimiento código de barras, precio,
unidades, precio, costo, etc… Para así generar las primeras ventas, así como las
posibles devoluciones que podrían dar.
Así mismo, se generarán los primeros reportes de ventas, para así ver el progreso
de las metas, la cantidad de productos que existen en el inventario, y comprobar
las notificaciones de desabasto en los productos.
Cronograma de actividades.
Referencias.
3 González Sánchez I. La importancia de un modelo para controlar inventarios. Rev.
PYMEAH .2010:17(198): 18-24
4. López C. Gestión de inventarios. En: Producción y Operaciones. México: Editorial
Macchi, 2004: 403-409
[Link]
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