FORMACIÓN DISTANCIA
ESCRITURA Y REDACCIÓN EFICAZ EN LA EMPRESA
FORMACIÓN DISTANCIA
MATERIAL COMPLEMENTARIO 2
Técnicas de la redacción eficaz
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ÍNDICE
1. PROCESO……………………………………………………………………..3
2. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN……………………………………………….3
3. BÚSQUEDA DE IDEAS……………………………………………………….5
4. DECISIÓN SOBRE LA INFORMACIÓN. COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA
EMPRESA……………………………………………………………………..5
5. ORDENACIÓN DEL CONTENIDO………………………………………….. 7
6. REDACCIÓN………………………………………………………………… 9
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MATERIAL COMPLEMENTARIO 2
1. Proceso
El proceso de un texto escrito es laborioso. Ante todo se debe escribir con el objetivo de
comunicar. La misión principal al escribir es decir algo a alguien. Para que nos entiendan tenemos
que escoger nuestras palabras con cuidado. Tenemos que escoger palabras que el receptor
entienda con rapidez y facilidad y que no transmitan sugerencias que puedan tener un efecto
negativo en las relaciones que mantenemos con el receptor.
Todo texto escrito debe realizarse bajo un plan establecido previamente. Debe tener una
introducción, en la que se exponga aquello que se va a decir; un cuerpo principal, en el que se
desarrolla el tema y, por último, una conclusión, ésta es decisiva: si es demasiado larga, poco
precisa, o demasiado oscura corre el riesgo de fatigar la atención del lector.
En las comunicaciones escritas, se señalan como ventajas entre otras, su autoridad, precisión,
permanencia y amplitud de cobertura. Las comunicaciones orales tienen como méritos la
facilidad y rapidez de su transmisión, su menor costo, su carácter personal y las posibilidades
inmediatas de retroalimentación.
2. Análisis de la situación
Se debe antes de la redacción de cualquier escrito
plantearnos una seríe de puntos imprescindibles para la
obtención adecuada y satisfactoria del texto:
- CUÁL ES EL OBJETIVO
- A QUIÉN NOS DIRIGIMOS
- CUÁL ES EL CONTENIDO DEL ESCRITO
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Antes de la redacción es muy importante pararse a pensar Qué, a quién, cómo, cuándo,
dónde y por qué? Hacerse estas seis preguntas es básico para obtener un texto bien
estructurado.
Disponga de tiempo suficiente para estructurar y adaptar su mensaje de manera que facilite la
comprensión del receptor.
1- Qué deseo decir (solicitar/responder/informar) Qué deseo obtener. Establezca con claridad su
objetivo.
2- ¿Quién o quienes son los destinatarios: Superior, miembro de mi equipo, colega, subordinado,
alguien a quien no conozco? Quién es el protagonista del texto.
3- ¿Cómo? ¿A través de qué medio lo voy a transmitir? ¿Necesito registro?
4- ¿Cuándo debo o deseo enviarlo?
5- ¿A dónde lo voy a enviar?
6- ¿Por qué es importante para mí y para el receptor el contenido del mensaje?
Otras consideraciones:
1. ¿Deseo una respuesta inmediata?
2. ¿Deseo qué piense sobre el mensaje y responda más tarde?
3. ¿A cuántas personas deseo que llegue el mensaje? ¿Es el mismo para todos?
4. ¿El mensaje debe ser formal o informal?
5. ¿Tengo posibilidad de hablar con el receptor o es difícil hacerlo?
6. ¿Existen limitaciones físicas en los medios que puedo utilizar?
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( RECUERDE: Se debe escribir con el objetivo de comunicar.
Elija el medio que considere más eficaz para sus fines.
Recuerde que el medio utilizado es fundamental para que prestemos más atención al mensaje.
En ocasiones, el receptor puede considerar que el tema no merece una comunicación escrita. Un
mensaje oral suele ser considerado menos importante que uno comunicado por escrito.
Para obtener buenos resultados es vital adecuar la forma y el modo de transmisión al
destinatario: contribuirá a eliminar posibles barreras provocadas por un receptor que no esté
predispuesto a recibir el mensaje.
3. Búsqueda de ideas
Dependiendo del texto que se pretende escribir y redactar el proceso del mismo es
primeramente plantear hipótesis, frases, ideas libremente para después organizarlas y priorizar el
contenido del mismo.
Para la búsqueda de ideas se pueden recurrir a diferentes medios: documentación diversa
(prensa, artículos, manuales que se hubiesen escrito sobre ello, …), bibliografía, Internet…
4. Decisión sobre la información. Comunicación escrita en la
empresa
Antes de enviar cualquier tipo de información debemos estar seguros de que información es la
que deseamos contar y enviar.
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Puntos de iniciación de la información que se quiere transmitir:
- No utilice el correo electrónico para evitar una comunicación cara a cara.
- Un mensaje escrito proporciona un documento permanente.
- Se puede consultar en cualquier momento y enviar a cuantas personas desee.
- Le brinda la oportunidad de transmitir ideas e información complejas en un formato que
permite al receptor asimilarlas del modo y al ritmo que le desee.
- Es preferible utilizar el nombre de la persona a la que va dirigido el mensaje que recurrir al
uso de fórmulas de cortesía.
- Antes de enviar su mensaje púlalo para asegurarse de que el lector pueda entender
exactamente lo que desea decir.
Los puntos clave que debe plantear el mensaje son:
1. Situación: Resuma el contenido de la carta subrayando los hechos.
2. Consecuencias.
3. Resolución: Sugiera una posible solución para la situación planteada.
4. Acción: Lo que usted hará o espera que haga la persona a la que le escribe.
5. Cortesía.
- La comunicación de los conocimientos e ideas de los miembros de un equipo permite
mejorar la eficiencia en el trabajo.
- Es importante entender los puntos débiles y fuertes de cada persona de su equipo.
- Adopte un enfoque positivo ante los problemas y las personas.
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5. Ordenación del contenido
Puntos del desarrllo del escrito:
- INTRODUCCIÓN
- DESARROLLO
- CONCLUSIÓN
INTRODUCCIÓN: en ella se dirá algo que atraiga como un potente imán la atención del lector.
Una vez leída, no le quedará más remedio que seguir adelante. Procure que este inicio sea
excelente, pues es el punto donde muchas cartas son echadas a un lado.
DESARROLLO: en esta segunda fase se exponen los datos que pueden despertar el interés del
lector. Argumentos, hechos y beneficios, debidamente ordenados, conducen al interés por el
objeto, que debe transformarse en el deseo de obtenerlo.
CONCLUSIÓN: por último, hay que lograr incitar al lector a actuar, ya sea comprar un producto,
para una cuenta o mudar de opinión.
INTRODUCCIÓN - DESARROLLO - CONCLUSIÓN
En esta estructura se irán montando las distintas piezas que formarán todo el cuerpo de la carta.
5.1. L a introducción
La introducción, tal como su nombre indica, sirve para iniciar e introducir el contenido de la
carta. El estilo de la introducción es siempre cortés, aunque el tema de la carta sea una
reclamación, pero también directo. Es decir, debe ser una forma clara y concisa de comenzar el
cuerpo de la carta:
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- La presente tiene por objeto el comunicarle...
- En respuesta a su carta del día 6 del presente mes...
- Acusamos recibo de su carta del 4 de noviembre...
- Les suplicamos sírvanse ponerse en contacto...
- De conformidad con su atento pedido de fecha...
- Sentimos mucho no poder contestar afirmativamente a...
- Confirmándole nuestra carta del día 7 del corriente...
- A nuestro pesar nos vemos obligados a reclamarles el envío urgente del género solicitado con
fecha.
- Me es grato comunicarle que.
Como podemos observar estas expresiones ayudan a redactar la carta, ya que de forma directa,
están abordando el tema por el que se lleva a cabo la correspondencia.
5.2. Exposición o cuerpo.
Una vez establecido el plan, basado en las respuestas a las preguntas anteriores, toda
información con que cuenta se utilizará así.
El cuerpo es la exposición lógica, ordenada
y concreta del contenido del texto. Es muy
importante destacar en este apartado que,
además del estilo al que nos referiremos
más adelante, el contenido no debe tratar
más de un tema; es decir, de forma concisa
y con estilo concreto pero cortés, debe de
quedar expuesto un único tema. Para ello se
deben redactar párrafos cortos, que irán precedidos o no de sangría, dependiendo del tipo o
estilo de la carta.
5.3. La conclusión:
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Indicará las posibles soluciones o aclaraciones a las cuales se llega como conclusión del escrito
por sí mismo.
Debe resumir los puntos clave tratados durante todo el desarrollo de la redacción para que al
emisor le quede claro lo que queremos transmitir y no dé lugar a posibles confusiones u olvidos.
6. Redacción
El mensaje debe ser sencillo, claro, concreto y directo.
Adecuar el mensaje al receptor:
1- Adecue el uso de palabras técnicas a las características de su audiencia.
2- Vigile el nivel de información, el estilo y el tono del mensaje. No dé por sentado que el receptor
entenderá su mensaje.
3- Cuando prepare su mensaje intente tener en cuenta los posibles diferentes modos de
interpretación que podría tener según las personas que lo reciban.
( RECUERDE: El mensaje debe ser sencillo, claro, concreto y directo.
- Añada comentarios sobre sus percepciones si están pueden ser distintas a las del receptor.
Muchas veces damos por sentado que los demás comparten nuestras percepciones y puntos de
vista:
Por ejemplo, el anuncio del tipo “se acercan muchos cambios” puede ser tomado por algunos
como una oportunidad de progreso personal y
por otros como una amenaza.
- Es importante asegurarse que su mensaje será
comprendido en toda su dimensión por el
receptor.
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- Que lo recibido sea lo mismo que deseo decir.
La repercusión del mensaje depende del modo en que se recibe y entiende
Es posible que el receptor no comparta su punto de vista.
- Es necesario que centre la atención del destinatario en la importancia que tiene para hacer su
trabajo de modo eficaz la información o tarea solicitada- la otra persona puede considerar que se
trata de algo irrelevante.
- Intente adaptar el nivel de información del mensaje a las necesidades del receptor.
La cantidad de detalles depende de los conocimientos previos que el receptor tenga del tema.
El nivel de profundidad de la información solicitada está relacionada con el uso/fin que le dará el
receptor.
Si el receptor tiene poca experiencia o conocimiento del tema necesitará más información.
Indique por que la información es importante para usted, sin este dato el destinatario puede
responder de modo diferente al deseado.
Después de la redacción, antes de enviar el mensaje
1- Asegúrese que está completo.
2- Asegúrese que expresa realmente lo que pretende.
3- Vigile la sintaxis y la ortografía: No confíe en los correctores de los procesadores de texto
informáticos.
4- Asegúrese que el mensaje contiene toda la información necesaria y que refleja con
precisión sus necesidades o intenciones.
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5- Especifique los plazos requeridos para una respuesta, sobre todo si se trata de un tema
que necesita una respuesta urgente.
6- Asegúrese que el mensaje se envía por el medio adecuado (pregúntese si le gustaría que
le envíen el mensaje tal como usted lo ha hecho).
7- Asegúrese que el modo de envío asegurará la recepción del mensaje en tiempo y forma.
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