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La carta de pedido es un documento formal utilizado entre empresas para solicitar productos o servicios. Describe el propósito de la carta de pedido, que es planificar pedidos con anticipación para evitar confusiones. Explica que es una forma formal de comunicar pedidos entre empresas y que su uso es común en transacciones cotidianas entre industrias y comercios.
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La carta de pedido es un documento formal utilizado entre empresas para solicitar productos o servicios. Describe el propósito de la carta de pedido, que es planificar pedidos con anticipación para evitar confusiones. Explica que es una forma formal de comunicar pedidos entre empresas y que su uso es común en transacciones cotidianas entre industrias y comercios.
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Carta Pedido
La carta de pedido es el tipo de misiva utilizado generalmente entre empresas,
tiendas comerciales y establecimientos, para realizar de manera formal pedidos
de productos, materiales, herramientas o servicios. Estas se elaboran con el fin
de planificar con antelación los pedidos necesarios para nuestra industria o
comercio, evitando posibles confusiones tanto en cantidades como en tipos de
productos (o servicios como créditos), que se solicitan, evitando inconvenientes
posteriores.
Son una manera formal de realizar los pedidos entre las empresas, por lo que su
uso suele ser común, teniéndose una comunicación frecuente entre industrias y
comercios que realizan transacciones de manera cotidiana.
Características de la redacción de las cartas de
pedido:
Se escriben en un tono formal y educado (formalismos como “muy señor
mío”, “estimado señor”, etc.).
Se coloca el nombre de la empresa que realiza el pedido (este puede o no,
poseer un logotipo).
Colocar dirección y datos de la misma, así como el nombre y cargo de
quien realiza el pedido.
Se coloca la fecha.
Nombre del destinatario, responsable de la empresa a la que se realiza el
pedido (es opcional).
Se especifica el tipo de producto o productos que se solicitan.
Se especifican la cantidad de productos o unidades que se solicitan
Se puede mencionar la forma en que se realizará el pago. Efectivo,
depósito bancario, etc.
Puede redactarse un cuerpo o texto que varía tanto en la extensión, como
en la posible familiaridad (en caso de frecuencia comercial entre ambas
empresas).
Despedida a nombre de la empresa solicitante.
Nombre y cargo en la empresa del escribiente de la misiva.
Firma
Ejemplos de Carta Pedido
Cómo escribir una confirmación de pedido
Cuando un cliente realiza un pedido a una empresa esta emite una confirmación
de compra por escrito para informarle de que lo acepta y prepara el envío de
los bienes acordados. Las empresas y los autónomos cuyos ingresos dependen
del envío de mercancías o de la prestación de servicios han de estar
familiarizados con la elaboración y la emisión de este tipo de documento mercantil.
En este artículo te presentamos cómo se ha de estructurar, qué debe incluir y qué
otros aspectos clave has de tener en cuenta a la hora de emitirlo.
¿Qué es una confirmación de pedido?
Enviar confirmaciones de compra, ya sea por correo físico o electrónico, está a la
orden del día en la práctica comercial. En su definición más sencilla, una
confirmación de pedido informa de la aceptación de un encargo por parte del
prestador de servicios, a la que generalmente precede una oferta o un
presupuesto que el cliente ha aceptado. Con esta confirmación, el empresario
comunica al cliente que acepta enviar productos o prestar un servicio determinado
según las condiciones acordadas en el presupuesto anterior. Este documento es,
además, vinculante: tan pronto se envía al cliente, la empresa está obligada a
cumplir lo acordado. Por este motivo y para que quede constancia de las
condiciones que se acordaron en su momento, toda confirmación de pedido
debería plasmarse siempre por escrito.
¿Cuándo se envía una confirmación de pedido?
Si bien hay muchos casos en que los proveedores no están obligados a confirmar
un pedido, es recomendable hacerlo porque solo así está claro para todas las
partes implicadas qué acuerdos entre la compañía y el cliente tienen validez. En
caso de conflicto, este documento permite concluir qué interlocutor ha incumplido
el contrato. Y en particular cuando las condiciones del contrato se acordaron
oralmente, una confirmación constituye la oportunidad perfecta para fijar todo lo
que se habló en su momento.
Dicho esto, bajo ciertas circunstancias sí es obligatorio emitir una confirmación
de pedido al cliente:
Cuando el cliente hace un pedido sin haber recibido antes una oferta al
respecto.
Si con anterioridad se ha enviado un presupuesto sin compromiso o
con cláusulas eximentes (con expresiones como “sin compromiso”,
“precio reservado”, etc.) al cliente. En este caso, las condiciones actuales
de la oferta (qué incluye la prestación, precio, etc.) se detallan en un
nuevo presupuesto o directamente en la confirmación de pedido.
En aquellos casos en que se ha producido un cambio respecto a la
oferta precedente (en cuanto al precio o a la cantidad, por ejemplo).
Si se han enviado al cliente varias ofertas diferentes.
Cuando el cliente hace un pedido demasiado tarde y la oferta a la que
se refiere ya no es vigente.
Confirmar un pedido con una carta adjunta puede ser especialmente
recomendable si se trata de un cliente nuevo. De esta forma se evitan
malentendidos y se demuestra profesionalidad.
Confirmar un pedido: qué más necesitas saber
El momento de enviar la confirmación también tiene su importancia. Una vez el
cliente ha solicitado un producto o un servicio, conviene no demorarse
excesivamente en confirmarlo. Lo mejor sería hacerlo en el mismo día, pero si no
es posible es razonable no dejar pasar más de tres días laborables. Recuerda
que cuanto antes reacciones a la solicitud del cliente mejor impresión tendrá el
cliente sobre tu forma de trabajar.
Ocurre también con cierta frecuencia que, debido a motivos de diversa índole
como falta de personal entre otros, no es posible enviar los productos por la vía
acordada, realizar un determinado servicio o entregar un paquete en una fecha
determinada. Aun cuando este tipo de problemas deberían evitarse, es
absolutamente factible que una confirmación varíe respecto a la oferta aceptada
por el cliente, pero en este caso el contrato entre el vendedor y el comprador
se consideraría inválido.
Ejemplos de Carta confirmación de Pedido
