PROCESO TRÁMITE DE PAGO HONORARIOS POR CONTRATO DE
PRESTACION DE SERVICIOS EN EL SENA
DOCUMENTOS QUE DEBE ANEXAR:
PRIMER PAGO:
GF – GESTION FINANCIERA:
- Planilla para pago de contratos por concepto de honorarios y/o prestación de servicios
personales, sin firmas y que se debe descargar del aplicativo [Link]
- Para el primer pago por inicio de contrato, se debe solamente adjuntar copia de la afiliación de
la seguridad social y/o Certificación de que se encuentra afiliado con fecha del mes de inicio del
contrato.
- RUT con fecha de generación o impresión no mayor a 180 días.
- Certificación vigente de exámenes pre ocupacionales, no mayor a 3 años.
- Constancia de Inducción en Seguridad en Salud en el Trabajo SIIGA
- Certificación afiliación a la ARL
- Certificación bancaria no superior a 30 días
- Póliza completa con el clausulado
- Factura de venta (Sólo Responsable de IVA).
- Legalización gastos de viaje, si los hay.
GC – GESTION CONTRACTUAL:
- Informe mensual de actividades
- Evidencias mensuales
PAGOS POSTERIORES
GF – GESTION FINANCIERA:
- Planilla para pago de contratos por concepto de honorarios y/o prestación de servicios, sin
firmas y que se debe descargar del aplicativo [Link]
GC – GESTION CONTRACTUAL:
- Informe mensual de actividades
- Legalización gastos de viaje, si los hay.
- Evidencias mensuales
PAGO SEGURIDAD SOCIAL
El Contratista debe garantizar el pago de su seguridad social del mes inmediatamente anterior, excepto
para el primer pago que se deberá anexar el certificado de afiliación. En el aplicativo [Link]
deberá, al generar la planilla cuenta de cobro, incorporar el número de la planilla y en el informe tanto
en número de la planilla como el operador.
CREACION DE ARCHIVOS PARA SUBIR A SECOP II
Se subirán dos o tres archivos, dependiendo si el contratista es persona natural o jurídica; los
documentos a anexar por cada pago serán:
GESTION FINANCIERA – CUENTA DE COBRO Y PAGO SEGURIDAD SOCIAL EN UN SOLO ARCHIVO
GESTION CONTRACTUAL - INFORME DE EJECUCION MENSUAL
FACTURA DE VENTA O EQUIVALENTE – SI LA HAY
Al escanear los documentos en el orden de acuerdo a la tabla N°1, se les pone nombre de la siguiente
manera:
GF_NIT_ CRP_MES_AÑ[Link]
GF: Gestión Financiera
NIT: Numero de documento de identificación
CRP: Certificado Registro Presupuestal - SIIF
MES: Mes Objeto de Cobro
AÑO: 2021
EJ: GF_1110494192_820_ABR_2021
GC_NIT_ CRP_MES_AÑ[Link]
GC: Gestión Contractual
NIT: Numero de documento de identificación
CRP: Certificado Registro Presupuestal SIIF
MES: Mes Objeto de Cobro
AÑO: 2021
GC_1110494182_820_ABR_2021
FV_n° Factura_NIT_CRP_MES_AÑ[Link]
FV: Factura de Venta
No. Factura: Consecutivo Factura de Venta
NIT: Numero de documento de identificación
CRP: Certificado Registro Presupuestal SIIF
MES: Mes Objeto de Cobro
AÑO: 2021
FV_003_1110494182_820_ABR:2021
Estos documentos deberán ser auténticos, legibles, y completos. Tenga en cuenta, se entiende la
titularidad y la aprobación del Contratista una vez suba el documento a la plataforma de SECOP II, por lo
que no es necesario la firma.
SUGERENCIAS A TENER EN CUENTA
Es necesario que cada Contratista realice personalmente esta actividad siendo cuidadoso con la
información registrada, que se encuentren en el orden establecido y se encuentren en formato PDF.
Antes de cargar, confirmar y enviar el documento a la entidad, revise la información consignada y el
documento sea el que realmente va a enviar. De cometerse un error genera reprocesos y demora en el
trámite del pago.
ESTE ES EL PASO A PASO PARA CARGAR LOS ARCHIVOS EN SECOP II POR LOS
CONTRATISTAS SENA
EL CARGUE DE LA DOCUMENTACION SE DEBE REALIZAR DE MANERA PERSONAL
Todos los documentos que debe entregar el contratista (de acuerdo con el Instructivo documentos
requeridos para el registro de la obligación y trámite de pagos) se escanean y presentan en dos archivos,
si es persona natural, y tres archivos si es responsable del IVA. (que se llamarán GESTIÓN FINANCIERA Y
GESTIÓN CONTRACTUAL).
Una vez tengan todos los documentos y se encuentren escaneados, cada contratista con su usuario y
contraseña deberán ingresar a la página web de SECOP II:
[Link]
Allí seguirán la siguiente ruta:
Mis procesos / Mis contratos /
Detalle (en el contrato vigente con el SENA)
CPO1 PCXXX
ANGELICA ALDANA
Ejecución del contrato
Antes de subir el pago actual correspondiente, verifique que los pagos anteriores se encuentren en
SECOP II, en el plan de pagos. Si va a subir el pago 3, deben estar los pagos 1 y2.
Plan de pagos / Crear
01
$3.200.000
02 $3.200.000
Al dar clic en crear, se abre una ventana solicitando la siguiente información:
Registre los datos solicitados, de la siguiente manera:
⮚ Obligado a facturar electrónicamente, debe seleccionar si o no de acuerdo a su naturaleza
jurídica.
⮚ Numero de factura: debe relacionar el numero del documento que se encuentra en la planilla
de cobro de la siguiente forma:
⮚ Fecha de emisión deberán indicar la fecha del último día del mes a causar según el periodo de
pago.
⮚ Fecha de vencimiento se debe registrar el último día de cada mes según corresponda el pago
29, 30, 31 /mes/2021 etc.
⮚ Valor neto se debe registrar el total mensual con deducciones formato de pago contratistas.
⮚ Valor total se debe registrar el total mensual sin deducciones que se encuentra liquidado en el
formato de pago contratistas.
VALOR TOTAL SECOP II
VALOR NETO SECOP II
⮚ En notas, de no suscitarse inconvenientes durante la ejecución registre la palabra – No aplica.
⮚ Fecha de recepción original se debe registrar el último día de cada mes según corresponda el
pago 29, 30, 31 /mes/2021 etc.
⮚ Numero de radicación tal como se refleja en el formato planilla de pago contratistas, identificada
como ID de proceso.
Una vez se diligencia cada casilla, de la ventana emergente, se ANEXA el documento
ANEXAR/
BUSCAR DOCUMENTO /
Busca el primer documento llamado “Gestión Financiera”
CONFIRMAR
ANEXAR/
BUSCAR DOCUMENTO /
Busca el segundo documento llamado “Gestión Contractual”
CONFIRMAR
Una vez se vean los dos archivos
Por ultimo deberá dar: ENVIAR A LA ENTIDAD
Si el Contratista envía los documentos incompletos, con fechas erradas, con información incompleta,
etc., el Supervisor de Contrato correspondiente RECHAZARÁ sus documentos, entonces deberá
ELIMINAR el documento, corregir o completar el documento y volverlo a ANEXAR
Esto generará reprocesos y demoras en el trámite de pagos.
PARA CORREGIR UN ARCHIVO QUE NO CORRESPONDE A LA CUENTA
DE COBRO
1. Para los casos en que el Contratista al subir los documentos se equivoque de archivo:
Antes de enviar a la entidad, debe darle BORRAR:
2. Para los casos en que ya le dio ENVIAR a la entidad, deberá solicitar al supervisor de contratos que
RECHAZE los documentos enviados. Una vez rechazados por el Supervisor de Contratos, el Contratista
ELIMINA el archivo y busca el documento correcto para ANEXARLO debidamente.
3. Para los casos en que se envía los documentos a la entidad antes de haber subido la totalidad de los
documentos, y se vuelve a subir otro documento, se crea automáticamente otro PAGO, lo cual solo
puede ser corregido por el Supervisor del Contrato, lo que acarreará demora en el trámite y su posterior
pago.
No debe verse así:
01 $3.200.000
01 $3.200.000
Una única factura relacionada con dos pagos diferentes
Debe verse así:
5123 5123
4567 4567
5123 5123
4567 4567
Si esto sucede, es decir se crean dos pagos en vez de uno, se deberá solicitar al Supervisor que
RECHACE los documentos para poder eliminarlos y volver a anexarlos adecuadamente.
