PANADERIA LA MEJOR

PROGRAMA DE AUDITORIA

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GENERALIDADES DE LA AUDITORIA

Establecer un programa anual de auditorías para el sistema de gestión de calidad de la PANADERIA

LA MEJOR percibidas en el periodo de febrero a noviembre de 2020, fundamentado en la norma
OBJETIVO
ISO 9001:2015 como criterio para determinar oportunidades de mejora del sistema de gestión.

El presente programa es destinado para todos los procesos de la `PANADERIA LA MEJOR

ALCANCE
ISO 9001:2015, ISO 19011:2018, Resolución 2674 de 2013, ISO 22000 2018, NTC-ISO 14001 :2015,
NTC-ISO 45001:2018, ISO/IEC 17021-1, Metodología del proceso según de acuerdo al ciclo PHVA y
CRITERIOS
demás documentos que sean necesario para el proceso de auditoria

Según su forma Según su alcance

Únicas x Interna o de primera parte x

TIPO DE AUDITORIA Combinadas Externa o de segunda parte

Conjuntas x Externa de certificación o de x

tercera parte

Humanos: equipo auditor. Financieros: presupuesto asignado. Tecnológico: equipos de cómputo,

sistemas de información, sistema de redes y correo del establecimiento
RECURSOS

1. Falla al establecer los objetivos pertinentes y determinar el alcance del programa

2. Tiempo insuficiente para la preparación y realización de la auditoria
RIESGOS DEL
3. Comunicación ineficaz del programa
PROGRAMA
4. Selección de equipo auditor no competente
5. Deficiente selección de los métodos de auditoria

CONTROLES
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1. Objetivos y alcance del programa considerando las directrices del capítulo 5 de ISO 19011
2. Establecimiento del programa de auditoría con suficientes anticipaciones a su ejecución,
determinando recursos necesarios.
3. Divulgación oportuna del programa por los diferentes mecanismos establecidos en la
panadería la mejor
4. Implementación del Procedimiento de selección del equipo auditor, actividad de selección
oportuno acorde con perfil establecido.
5. Fortalecimiento de las habilidades de un auditor teniendo en cuenta el anexo B de ISO
19011.

Metodología de Gruber (1983). Considera la eficiencia y la efectividad con que se usan, manejan y
protegen los recursos de información, la confiabilidad del sistema y su conformidad con las
obligaciones, regulaciones y normas vigentes. Se considera de enfoque híbrido porque abarca no
sólo el análisis estratégico de la organización, sino que identifica además, los recursos tecnológicos
y las necesidades en función de las tareas. Aquí se percibe su enfoque hacia los procesos, aunque
no incluye el mapeo de los flujos. Algo significativo es que Gruber dedica una fase específica al
diseño de los cuestionarios, lo cual en otras metodologías forma parte de alguna de sus etapas.

METODOLOGIA Etapas de la metodología de Gruber

DE LA
1. Definir el ambiente organizacional
AUDITORIA
2. Planificar en detalle la auditoría

3. Identificar las necesidades de información de los usuarios

4. Diseñar los cuestionarios

5. Enviar memorandos a los entrevistados y reunirse con ellos

6. Investigar la tecnología

7. Análisis los hallazgos

8. Costear y valorar

9. Generar y evaluar alternativas de solución

10. Monitorear la adopción de los estándares y regulaciones

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11. Escribir el informe final

12. Implementar los mecanismos de monitoreo

ver procedimiento en el anexo A

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

CRONOGRAMA DE AUDITORIA
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MAYO

SEPTIRMBRE

OCTUBRE

NOVIEMNRE

DICIEMBRE
AGOSTO
ABRIL
MARZO

JUNIO

JULIO
ENERO

FEBRERO
ITEM

MES
ACTIVIDADES
ÍTEM

SEMANA 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Conformación del equipo

auditor

2 Selección del auditor líder

3 Selección del equipo de

auditores

4 Elaboración del plan de

auditoria

5 Revisión de los documentos de

proceso y actividades a auditar

6 Elaboración de cuestionario
y lista de verificación

7 Auditoria de sistema de
gestión de calidad

8 Auditoria de sistema de
gestión ambiental

9 Auditoria de sistema de
gestión salud y seguridad en
el trabajo
2
10 Reunión de apertura 0

11 Revisión documental

12 Entrevista con el personal

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13 Inspección detallada del sitio

14 Evaluación de las evidencias

halladas en la auditoria

15 Reunión de cierre

Elaboración de informe 1
16 1
definitivo de auditoria

17 Entrega de informe

ACTIVIDAD RESPCONSABLE

Seleccionar el grupo auditor LIDER AUDITOR

Revisar y aprobar el programa anual de auditoria
internas por procesos
Coordinar la auditoría interna
Realizar reunión de apertura y cierre JEFE DE CALIDAD

Presentar el informe de auditoria

Evaluar los auditores internos

Elaborar el programa anual de auditorias

internara
EQUIPO AUDITOR
Realizar la auditoria siguiendo el procedimiento
Anexo A

ANEXOS
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1. ANEXO A
PROCEDIMIENTO
AUDITORIAS INTERNAS A LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

1. OBJETIVO
Programar y ejecutar las auditorías internas, mediante la aplicación de los criterios de auditoria para
obtener evidencias que permitan determinar la conformidad con estos, contribuyendo con el logro de
los resultados planificados y el mejoramiento continuo de la organización.

2. ALCANCE
Inicia con la elaboración del programa de auditoria, continua con la planificación y ejecución de la
auditoria y finaliza cuando se hayan realizado todas las actividades de auditoría planificadas,
mostrando conclusiones

Aplica para los sistemas de gestión de la calidad, seguridad y la salud en el trabajo.

3. RESPONSABLE

Asistente de dirección

4. TERMINOS Y DEFINICIONES
Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad detectada u otra situación indeseable y para prevenir su recurrencia.

Acción de Mejora: Acción implementada para incrementar los resultados del producto y/o
servicio, proceso o sistema en términos de eficacia, eficiencia y/o efectividad. Ejemplo: Mejorar la
Eficacia es lograr cumplir lo planeado en rangos más estrechos de tiempo. Mejorar la Eficiencia es
obtener igual resultado con menos recursos.
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Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de la auditoria.

Auditado: Entidad, proceso o procesos que son auditados.

Auditor Interno de Calidad: Profesional certificado y con la competencia para efectuar las
Auditorías Internas de Calidad.

Auditor Líder: Persona con la competencia para liderar un equipo de auditores en una auditoría.

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de

Auditoria y evaluarlas objetivamente a fin de determinar hasta qué punto los criterios de auditoría
se cumplen.

Auditoria de Seguimiento: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten verificar que las acciones hayan sido
implementadas, determinar su eficacia y efectuar el cierre de los hallazgos (No conformidades y
Observaciones según los plazos acordados).

Ciclo de Auditoria: Comprende las etapas de planeación, ejecución e informe de resultados de la

auditoría interna de calidad.

Cliente de la Auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría.

Cierre de las No Conformidades: Verificación que las acciones de mejora hayan sido
implementadas dentro del plazo acordado, determinar su eficacia y registrar su grado de
cumplimiento y las observaciones relevantes.

Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoria proporcionada por el equipo auditor,

tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito contemplado en la norma, proceso o procedimiento.

Corrección: Acción inmediata tomada para eliminar una No Conformidad detectada.

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Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como

referencia. Es el “deber ser” de la organización y se constituyen en las normas razonables sobre las
cuales pueden evaluarse las prácticas administrativas y de gestión en forma adecuada. Dichos
criterios deben ser utilizados para evaluación del grado en el cual la organización cumple con las
expectativas que se habían determinado y dispuesto en forma explícita.

Equipo Auditor: Todos los auditores internos que llevan a cabo una auditoría.

Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que

son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Pueden ser de carácter
cualitativo o cuantitativo.

Finalización de la Auditoria: La auditoría finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan
de Auditoria se hayan realizado y el informe de la auditoria aprobado se haya distribuido.

Grupo Auditor: Subgrupos creados dentro del equipo auditor para llevar a cabo una auditoría.

Lista de Verificación: Formato donde se consignan los criterios de auditoría que serán verificados
en la ejecución, teniendo en cuenta el ciclo PHVA, del proceso a auditar.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito contemplado en la norma, proceso o

procedimiento.

Plan de Auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria
específica.

Plan de Auditoría Interna de Calidad: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de
una auditoria específica, dirigido hacia un propósito específico relacionado con la evaluación de un
proceso dentro del Sistema de Gestión de la Calidad.

5. RESPONSABILIDAD

6. DESARROLLO

6.1 Condiciones Generales

6.1.1 Principios de Auditoria

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Realizar las auditorías internas de acuerdo con los principios de Integridad, presentación imparcial,
debido cuidado profesional, confidencialidad, independencia y enfoque basado en la evidencia.
(Norma NTC-ISO 19011).

6.1.2 Competencias del Auditor

Los auditores deben poseer las cualidades necesarias que les permita actuar de acuerdo con los
principios de la auditoría.

Las competencias requeridas del personal auditor son:

1. Comportamiento personal. (ver Norma NTC-ISO 19011 Numeral 7.2.2).

2. Conocimientos y habilidades (ver Norma NTC-ISO 19011 Numeral 7.2.3).
3. Competencias demostrables (certificaciones, cursos y/o experiencia) (ver Norma NTC-ISO
19011 Numerales 7.2.4 y 7.2.5).

6.1.3 Características Personales del Auditor

EDUCACIÓN Y FORMACIÓN

- Técnico o Profesional en cualquier campo.

- Conocimiento de la Norma NTC ISO 19011 y en al menos uno de los siguientes tópicos:
 Estructura de la norma a auditar vigente.
 MECI Modelo Estándar de Control Interno vigente.
 Norma de Administración del Riesgo vigente.
 Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

HABILIDADES

 Trabajo en equipo.
 Trabajo bajo presión y disposición al cambio.
 Comunicación asertiva (escuchar, comprender, trasmitir información).
 Sentido de pertenencia (compromiso con su entidad).
 Calidad humana.

EXPERIENCIA
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-Auditor Líder: Certificado de Aprobación como Auditor y por lo menos 30 horas de auditoría
certificadas en Calidad y/o Sistemas de Gestión.
-Miembros del Equipo Auditor: No es necesaria experiencia.

6.2 Desarrollo de las Actividades

Punto de
No. Actividad Tarea Responsable
Control
GESTION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA
- Consultar la lista de auditores
- Priorizar los procesos y subprocesos
Elaborar el Programa a auditar con el fin de cubrir todo el
1 Equipo auditor
de Auditorías Internas mapa de procesos.
- Elaborar el programa asignando
recursos

Partes
Aprobar y comunicar - Verificar y aprobar por parte del
Documento interesadas,
2 el Programa de - Publicar el programa de auditorías
aprobado Líder de
Auditorías Internas internas.
auditoria

CONFORMACION DEL GRUPO DE AUDITORES INTERNOS

- Evaluar las competencias del
personal que realizara la auditoria
- Preparar reunión previa.
Conformar equipo(s) - Realizar reunión previa. Formato Lista de Líder de
3
de auditor(es) - Conformar del equipo(s) de asistentes auditoria
auditor(es) para ajustar el programa
de auditoria.
- Diligenciar Acta o Lista de asistencia.

ELABORACIÓN DEL PLAN DE AUDITORIA

Elaborar el Plan de - Elaborar el Plan de Auditoría Interna y

4 Equipo Auditor.
Auditoría Interna presentarlo a auditado.
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Plan de
- Revisar y aprobar el Plan de Auditoria
Auditoria
definido
Aprobado

- Informar al auditor, a su jefe inmediato

y al dueño o responsable del proceso Recibido de los
o subproceso a auditar, la realización memorandos
de la auditoria, anexando el plan de enviados
auditorio aprobado.
PREPARACION DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA
- Verificar y estudiar la información
existente sobre el proceso o
Revisar la subproceso, auditorias anteriores,
5 documentación del plan de mejoramiento, mapa de Equipo auditor
proceso a auditar riesgos, y demás información
pertinente para el desarrollo de la
auditoria.
- Elaborar lista de verificación y
preparar demás documentos de
Preparación de
trabajo.
6 documentos de Equipo auditor
Nota: se sugiere tener en cuenta las
trabajo
ayudas que se dan en el anexo 9 “Material
de apoyo a las auditorías internas”.
REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA
- Presentar el equipo auditor.
Realizar reunión de - Presentar y explicar el objetivo de la
Diligenciar Lista
7 apertura auditoria, el plan y todas las Equipo auditor
de asistencia
condiciones, compromisos y
responsables.
- Aplicar lista de verificación.
- Diligenciar los documentos de trabajo
que se requieran y relacionar las
Realizar entrevistas a
tareas pendientes. Diligenciar
los auditados y
8 - Solicitar las evidencias que se documentos de Equipo Auditor
solicitar evidencias de
requieran. trabajo
cumplimiento
- Comunicar las No Conformidades y/o
Observaciones al Auditado a medida
que se evidencien.
- Confrontar los criterios de auditoria
Generar No
con las evidencias.
Conformidades y/o
- Redactar las No Conformidades y/o “Registro de no
9 Observaciones Equipo Auditor
Observaciones encontradas. Conformidades”
encontradas
Nota: se sugiere tener en cuenta las
ayudas para su redacción.
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- Revisar y analizar la información

recopilada dentro de la auditoria.
- Redactar las conclusiones, resaltando
Preparar las
los aspectos positivos, indicando el
10 conclusiones de la Equipo Auditor
estado de conformidad de los
auditoria
procesos y/o subprocesos del sistema
frente a los criterios de auditoria y los
aspectos por mejorar.
- Presentar a los Auditados los
resultados y conclusiones de la Firmar el
Realizar reunión de auditoria. formato
11 Equipo Auditor
cierre - Aceptar o rechazar las No “Registro de No
Conformidades y/o Observaciones por Conformidades”
parte del Auditado.
- Elaborar el informe de auditoría que
contenga:
a) Los objetivos de la auditoría;
b) El alcance de la auditoría,
particularmente la identificación
de las unidades de la
organización y de las unidades
funcionales o los procesos
auditados;
c) Identificación del cliente de
auditoría;
d) Identificación del equipo auditor y
Aplicar formato
Preparar el informe los participantes del auditado en
12 Informe de Equipo Auditor
de auditoria la auditoría;
auditoría
e) Las fechas y los lugares donde se
realizaron las actividades de
auditoría;
f) Los criterios de auditoría;
g) Los hallazgos de la auditoría y la
evidencia relacionada;
h) Las conclusiones de la auditoría;
i) Una declaración sobre el grado en
el cual se han cumplido los
criterios de la auditoría.
Todos los demás aspectos que se
consideren relevantes.

Revisar el informe de - Revisar el informe para su Personales

13
auditoria distribución. designados.
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Distribuir el informe - Enviar el informe de auditoría a las Personales

14
de auditoria partes interesadas. designados.

- Realizar evaluación a cada uno de los

miembros del equipo Auditor.
Aplicar formato
Evaluar a los Nota: El formato para la evaluación se “Evaluación de
15 Auditado.
auditores puede enviar por cualquier medio valido Auditor Interno”
como formato físico, correo electrónico o
virtual.

ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Y ENTREGA DE SOPORTES

- Aplicar el Procedimiento Plan de
Mejoramiento

Nota: Los documentos resultantes de la

aplicación del Procedimiento Plan de
Mejoramiento se deben entregar al equipo
Elaborar Plan de auditor en un término no superior a cinco
Auditado.
Mejoramiento (5) días hábiles de la realización de la
reunión de cierre. Se deben entregar en
forma física con su respectiva firma y en
medio digital cumpliendo las
características de calidad de los mismos
sin perjuicio de que se deban realizar
reprocesos.

REGISTROS
Programa de Auditoría Interna
Registro de Auditores
Plan de Auditoria
Listas de Verificación
Registro de No Conformidades y/o Oportunidades de Mejora.
Informe Auditoría Interna.
Evaluación de Auditores.
Registro análisis de causas y definición de acciones.
Plan de Mejoramiento.
Memorandos, listas de asistencia, actas de reunión y otros documentos de trabajo.
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REGISTROS
Lista de chequeo del expediente de Auditoria Interna.

7. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN

04/11/2020 DOCUMENTO INICIAL 01

8. CONTROL DE FIRMAS

Elaboró Revisó Aprobó:

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