Inventarios

Sistemas de Inventarios
Métodos de Valorización
Manejo de Inventarios en
el sector de Alimentos y
Bebidas

Caracas, 31 de marzo de 2021

1. Definición:

Existen diversos o diferentes conceptos de que es inventario o de que se

trata, a continuación, vamos enunciar algunos de estos:

Inventarios:

 Es la clasificación detallada de los bienes muebles e inmuebles

que forman el caudal comercial de una persona o de una empresa.
Los inventarios se realizan en un período determinado de tiempo,
con el inventario, empresas grandes y chicas llevan un control
exhaustivo de mercadería y de las ventas que se realizan mientras
transcurre el período comercial. Al final de este período, la
empresa obtiene el balance final y lo compara con el de otros años
para sacar conclusiones y tomar acciones comerciales según el
resultado.
 Según, Finney- Miller, en su libro «Curso de Contabilidad
Intermedia», Tomo II, Pagina 225, se definen los inventarios de
una empresa como la compra de artículos en condiciones para la
venta. Los Inventarios de mercancía se encuentran en los
negocios que tienen ventas al por mayor y al detalle. Estos
negocios no alteran la forma de los artículos que adquieren para
venderlos.
 Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa, y
aparece reflejado tanto en el balance general como en el estado de
resultados: En el Balance General, el inventario a menudo es el
activo corriente más grande. En el estado de resultados, el
inventario final se resta del costo de las mercancías disponibles
para la venta, determinándose el costo de las mercancías vendidas
durante un periodo determinado, Los Inventarios son bienes
tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
 negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o
servicios para su posterior comercialización. Los inventarios
comprenden, además de las materias primas, productos en
proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los
materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la
producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación
de servicios; empaques y envases.
 Es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos
que componen el patrimonio de una empresa o persona en un
momento determinado. Antiguamente lo normal era que los
inventarios se realizaran por medio físico (se escribían en un
papel), pero ahora se suelen mantener en bases de datos de
manera centralizada a toda una empresa, aunque haya empresas
o tiendas pequeñas que lo sigan haciendo con papel, El inventario
es:
Detallado porque se especifican las características de cada uno de
los elementos que integran el patrimonio.
Ordenado porque agrupa los elementos patrimoniales en sus
cuentas correspondientes y las cuentas en sus masas
patrimoniales.
Valorado porque se expresa el valor de cada elemento patrimonial
en unidades monetarias. La variación de números que
encontramos en un inventario por ejemplo el reencuentro de datos
de la empresa.

2. Tipos de Inventarios:

Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, y varía

ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de
esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que
se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:

Según el momento en el que se realice:

Observando el punto en que se produce el inventario encontramos:

Inventario inicial: estos inventarios se realizan al principio de iniciar las

diferentes acciones y operaciones.

Inventario final: se realizan al final del ejercicio económica o al final de

cada año, con el objetivo de determinar cuál es el nuevo patrimonio de la
empresa.

Según la periodicidad con la que se hace:

Conforme las veces que se hace durante el ejercicio económica

encontramos:

Inventario intermitente: este inventario se hace varias veces al año por

diferentes causas.

Inventario perpetuo: se realiza de forma continuada en la empresa a

través de un control detallado de los productos, materias y existencias de
la empresa.

Según su forma:

En función de la forma del inventario podemos dividirlos en:

Inventarios de materias primas: se utiliza para saber cuáles son las
materias primas que aún no han sido tratadas de las que dispone la
empresa para producir sus productos finales.

Inventario de productos en proceso de fabricación: en este inventario

se cuentan todos aquellos productos que no están acabados y se
encuentran aún en el proceso de producción.

Inventarios de productos terminados: este inventario cuenta todos

aquellos productos que la empresa ha producido para su venta a los
clientes.

Inventario de suministros de fábrica: se utiliza para conocer todos los

materiales que posee la empresa para producir sus productos, pero que
no pueden ser contabilizados de forma exacta.

Inventario de mercancías: contabiliza todos aquellos bienes que la

empresa posee y que serán vendidos directamente sin haberlos
modificado ni sometidos a ningún proceso de producción.

Según su función:

Dependiendo de la función que posee el inventario podemos encontrar:

Inventario en tránsito: cuenta todos los materiales y productos que

están por llegar de los proveedores a la empresa.

Inventario de ciclo: es el inventario que se resulta cuando se producen

más productos de los necesarios debido a que se han adquirido una
mayor cantidad de materias primas con el objetivo de reducir costes de
producción y que es mayor que la demanda actual.

Inventario de seguridad o de reserva: se basa en los bienes de

emergencia que posee la empresa para posibles fallos en el proceso de
producción o aumentos inesperados de la demanda que modifiquen
repentinamente el proceso de producción.

Inventario de previsión o estacional: se organiza cuando se aumenta la

producción en épocas de demanda baja con el objetivo de satisfacer las
necesidades en épocas de demanda alta.

Inventario de desacoplamiento: es el inventario requerido cuando

existen dos procesos que requieren tasas de producción que no tienen la
posibilidad de sincronizarse.

Según el punto de vista logístico:

En referencia a la logística de la empresa podemos diferenciar diferentes

inventarios:

Inventarios de existencias para especulación: los productos y materias

primas adquiridos para aumentar la producción con vistas a supuestos o
posibles aumentos de la demanda en algún momento concreto.

Inventario de existencias obsoletas, muertas o perdidas: todos los

productos mermados que, por diferentes circunstancias, no pueden ser
vendidos a los clientes y, por lo tanto, han generado pérdidas.

Inventario en ductos: los inventarios que se encuentran entre los niveles

del canal de suministros necesarios para el proceso de producción.

Inventario de existencias de seguridad: inventario que busca mantener

un colchón para posibles aumentos de demanda imprevistos.

Inventarios de existencias de naturaleza regular o cíclica: inventarios

que satisfacen la demanda necesaria en momentos de
reaprovisionamiento.

Otras clases de inventarios:

 Inventario físico: es el que se realiza en persona contando uno a uno
todos los bienes de la empresa.

Inventario mínimo: es la cantidad mínima que se puede mantener en el

almacén.

Inventario máximo: se establece un nivel de inventario máximo, ya que

un inventario total puede ser demasiado para algunos artículos difíciles de
contabilizar.

Inventario disponible: hace referencia a aquel que se encuentra

disponible en ese momento para la venta o producción de nuevos
productos.

Inventario en línea: es el referente a todo aquello que se encuentra a

punto de entrar en la línea de producción de la empresa.

Inventario agregado: se aplica cuando el coste de administrar un

artículo es muy alto.

Inventario en cuarentena: es el inventario que debe mantener un tiempo

de espera antes de poder ser utilizado en el proceso de producción.

3. Funciones de Inventarios:

Puede atestiguarse que la logística establece un balance material entre el

origen y el destino, entre proveedores y clientes y en ese contexto el
inventario debe interpretar un papel estabilizador decisivo. Los productores
desean producir en grandes lotes, con pocos surtidos y pocas entregas,
mientras que los comerciantes, urgidos por los consumidores, desean cada
vez más surtidos, en lotes cada vez más pequeños, con entregas cada vez
más frecuentes y confiables. La gestión de inventarios contribuye en gran
medida a resolver la satisfacción de la demanda de un producto.
Según refiere Santos Norton (citado en Maceda Díaz, 2012), el inventario
tiene, entre otras funciones las siguientes:

a. Es decir, para toda empresa las decisiones sobre el inventario se

toman comparando las alternativas entre el nivel de servicio y sus
costos, revelando su esencia económica a través del cotejo entre esos
dos elementos.

b. Ajustar las curvas de oferta y demanda. Los requerimientos de

demandas fluctuantes con ofertas estables, pueden ser satisfechos de
forma racional con el inventario.
c. Evitar rupturas de inventario. La incertidumbre en el pronóstico de
demanda, en los períodos de entrega o en la calidad y cantidad de
productos recibidos, constituyen una amenaza que puede mitigarse
con reservas almacenadas que neutralicen esas contingencias.
d. Protección ante situaciones imprevistas. El inventario permite
asegurar la oferta en circunstancias inusuales que pueden conducir a
un incremento de la demanda o a la disminución de la oferta o ambos.
e. Protección contra los incrementos de precio. Las tendencias
inflacionarias de la economía global y los descuentos por volúmenes
mayores del pedido al proveedor, convierten al inventario en una
alternativa para alcanzar una mayor eficiencia.
f. Hacer frente a posibles errores en la gestión de compras. La
existencia de inventarios aumenta la tolerancia del sistema logístico a
los errores de estimación de indicadores de compra.
g. Asegurar el flujo logístico. Para garantizar la producción o el consumo,
se mueven artículos y materiales necesarios, entre diferentes puntos
de una red de distribución o entre los distintos puestos de trabajo de
una fábrica. Este inventario es conocido como inventario en tránsito.
h. Un aspecto importante para el análisis y la administración de un
inventario es determinar la estructura de los productos que
comprenden los inventarios. Conocer sus características y agruparlos
según componentes comunes es un punto primordial.

4. Métodos de Valoración de inventarios:

Las características y los fundamentos de los sistemas de valoración de

inventarios resultan ser de gran utilidad para la empresa, ya que son
estos lo que realmente fijan el punto de producción que se pueda tener en
un periodo. El administrador financiero debe tener la información
pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le
debe dar a este rubro del activo organizacional.

Sistema de inventario periódico

Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las

existencias de mercancías mediante la realización de un conteo físico en
forma periódica, el cual se denomina inventario inicial o final según sea el
caso.

Inventario inicial: Es la relación detallada y minuciosa de las existencias

de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después
de hacer un conteo físico.

Inventario final: Es la relación de existencias al finalizar un periodo

contable.

Sistema de inventario permanente

Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en

existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo
físico, porque los movimientos de compra y venta de mercancías se
registra directamente en el momento de realizar la transacción a su precio
de costo.

Las empresas que adoptan este tipo de sistema deben llevar un auxiliar
de mercancías denominado «Kárdex«, en el cual se registra cada artículo
que se compre o que se venda. La suma y la resta de todas las
operaciones en un periodo da como resultado el saldo final de
mercancías.

Las empresas deben valorar sus mercancías, para así valorar sus
inventarios, calcular el costo, determinar el nivel de utilidad y fijar la
producción con su respectivo nivel de ventas. Actualmente se utilizan los
siguientes métodos para valorar los inventarios:

1. Valoración por identificación específica

En las empresas cuyo inventario consta de mercancías iguales, pero

cada una de ellos se distingue de los demás por sus características
individuales de número, marca o referencia y un costo determinado, los
automóviles son un claro ejemplo de este tipo de valoración, ya que
estos, aunque aparentemente idénticos, se diferencian por su color,
número de motor, serie, modelo etc.

2. Valoración a costo estándar

Este método facilita el manejo del auxiliar de mercancías «Kárdex» por

cuanto sólo requiere llevarse en cantidades por unidades homogéneas:

3. Valoración a precio de costo

Valorar el inventario a precio de costo significa que la empresa relaciona

las mercancías al precio de adquisición.

Métodos para la fijación del costo de las existencias

Los métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías de la
empresa son el promedio ponderado, UEPS o FIFO y PEPS o LIFO, a
continuación, se presentan sus fundamentos y un ejemplo de su
aplicación:

1. Método del promedio ponderado

Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los

artículos que hay en el inventario final cuando las unidades son idénticas
en apariencia, pero no en el precio de adquisición, por cuanto se han
comprado en distintas épocas y a diferentes precios.

Para fijar el valor del costo de la mercancía por este método se toma el
valor de la mercancía del inventario inicial y se le suman las compras del
periodo, después se divide por la cantidad de unidades del inventario
inicial más las compradas en el periodo.

2. Método PEPS o FIFO

Aplicándolo a las mercancías significa que las existencias que primero

entran al inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir
que las primeras que se compran, son las primeras que se venden.

3. Método UEPS o LIFO

Este método tiene como base que la última existencia en entrar es la

primera en salir. Esto es que los últimos adquiridos son los primeros que
se venden.

5. Control Interno de los Inventarios

Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan

a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de
control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través
de los distintos procesos de inventarios.

Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para

desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción, hasta la
operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad
para la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema
del control interno de los inventarios, las funciones generales de este
sistema son: Planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje,
producción, embarques y contabilidad.

Seguidamente se define cada una de estas funciones:

• PLANEAMIENTO:

La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto

a inventarios, la constituye el presupuesto o pronóstico de ventas. Este
debe ser desarrollado por el departamento de ventas.

Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles

de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se
desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se
basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los
resultados reales, sin embargo, ellos facilitan un control global de las
actividades de producción, niveles de inventarios y ofrecen una base para
medir la efectividad de las operaciones actuales.

• COMPRA U OBTENCIÓN:

En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos

responsabilidades separadas: Control de producción, que consiste en
determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren y
Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la
vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.

• RECEPCIÓN: Es responsable de las siguientes acciones:

La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido

debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y
comparados con una copia aprobada de la orden de compra.

La elaboración de informes de recepción para registrar y notificar la

recepción y aceptación de los materiales.

La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos)

u otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación
indebida de activos.

• ALMACENAJE:

Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas

(ensambladas), así como los productos terminados, pueden encontrarse
bajo la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad
sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:

Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son

correctas.

Facilitar el almacenaje adecuado, como medida de protección contra los

elementos y las extracciones no autorizadas.

Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de

salida para producción o embarque.

• PRODUCCIÓN:

Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control

físico, el control interno de los inventarios, incluye en esta área lo
siguiente:
La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los
inventarios.

Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados,

etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes de los
inventarios, puedan ser debidamente ajustados en los registros.

La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una

necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costos y los
procedimientos de control de producción.

• EMBARQUES:

Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman

parte de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de
órdenes de embarque, debidamente aprobadas y preparadas
independientemente.

• CONTABILIDAD:

Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los

costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a
través de los procesos de adquisición, producción y venta. Es decir la
administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad
de inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán
colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar
cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas
son esenciales para las utilidades.

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los

inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de
comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de
proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre
los inventarios incluyen:

Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no

importando cual sistema se utilice

Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de

embarque.

Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó

descomposición.

Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso

a los registros contables.

Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto

costo unitario.

Comprar el inventario en cantidades económicas.

Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de

déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.

No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con

eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

6. Como armar un inventario Periódico

Delimitar los productos a inventariar. Es importante establecer qué
productos se van a inventariar para retirarlos y aislarlos de manera
que no se mezclen con el resto de la mercadería. Se puede
disponer de un estante o habitación especial para hacer el
inventario.
Elegir una fecha. Muchas empresas realizan este trabajo de
manera trimestral o semestral y algunas incorporaron un inventario
perpetuo (luego de confeccionar un inventariado inicial y subir la
 información a un software, el ingreso y egreso de mercadería se
actualiza de manera automática). Es recomendable elegir un día
en el que el comercio esté cerrado al público. Hay que tener en
cuenta que el proceso puede llevar más horas o días de lo
estipulado.
Contratar personas en el caso de necesitarlo. El proceso de
inventariado suele ser un trabajo largo y tedioso, según el número
de piezas a inventariar se puede contratar mano de obra ajena a la
empresa o comercio para realizar el trabajo. Esto debe ser tenido
en cuenta a la hora de confeccionar el presupuesto.
Contar con materiales de oficina. Los artículos de librería
(etiquetas, bolígrafos, hojas) son esenciales para lograr un trabajo
prolijo y ordenado. Se pueden utilizar etiquetas para ir rotulando
los productos o grupo de productos ya inventariados.
Establecer un código para clasificar los diferentes tipos de
mercancía. Es recomendable asignar a cada producto un código,
esto permitirá en un futuro encontrar los productos dentro de la
planilla de manera más simple.
Elegir una planilla o software para ir asentando los datos. A medida
que se contabiliza la mercancía se asientan los datos con lápiz en
una planilla o se utiliza una planilla online o software para
consultarlos en un futuro de manera simple y rápida.
7. Ventajas y desventajas del inventario

Ventajas:

Funciona como un mecanismo de orden y control.

Sirve para detectar pérdidas o robos.

Permite conocer los niveles de producción.
Ayuda a conocer el valor de una empresa.
Permite conocer la curva de demanda y afrontarla.
 Desventajas:

Requiere una gran cantidad de mano de obra para llevar a cabo el

proceso.
Supone un gran costo de almacenaje.
Insume una gran cantidad de tiempo.

8. Manejo de Inventarios en el Sector Alimentos y Bebidas

Estas materias primas son conservadas en los almacenes los que tienen
como propósito fundamental proveer al hotel de materiales necesarios, para
su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, tiene un papel vital para el
funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso y de esta forma
afrontar la demanda de los clientes.

Adicionalmente, el inventario de los almacenes es uno de los activos más

grandes existentes en el hotel, y aparece reflejado tanto en el balance
general como en el estado de resultados:

Todo lo que contienen los almacenes son bienes tangibles que se tienen
para ser consumidos en los departamentos correspondientes, es decir,
Cocinas y Bares.

Los inventarios comprenden, las materias primas para ser consumidos en la

producción de los productos que nuestra carta o menú incluyen tanto en
Restaurantes como en Bares.

Este es el factor primordial a la hora de elegir a un proveedor, pero esto no

quiere decir que necesariamente se tenga que buscar siempre la mejor
calidad, no obstante, es válido aclarar que la imagen de proveedores está
cifrada en la calidad de sus artículos y, recíprocamente, puede depender, en
gran parte de la calidad de los mismos.
En el campo de las mercancías consumibles y perecederas, la comparación
es muy problemática y los criterios difieren. Por eso se hace necesario
perfeccionar el proceso de selección de inventario, a partir de del
establecimiento de las redes de información necesarias , que permita la
especificación de compra estándar, donde un grupo de personas como el
gerente de alimentos y bebidas, el chef de cocina, maître, barman,
almacenero, se reúnen con la jefatura de compras y expresen cómo y
cuándo quieren su producto, qué tipo de producto, y para qué segmentos en
específicos; para obtener una selección óptima de los inventarios.

La gestión de los procesos de inventario

En la actualidad los inventarios son vistos como cantidades de recursos que

se despliegan a lo largo del complejo sistema de relaciones
interempresariales (cadena logística) para permitir su operación económica y
fluida, a la vez que, para absorber el impacto de la variabilidad e
incertidumbre asociadas a la operación, garantizando la máxima satisfacción
del cliente.

Administrar los inventarios es una interrogante que debemos dejar pasar

para hacer progresar una empresa ya que es una da las actividades de
mayor peso en la evolución de la empresa, en virtud de que requiere una
buena parte de capital y de que afecta la entrega de los bienes a los
consumidores, y de que puede generar consigo una posible pérdida de los
clientes provocando que se dejen de obtener beneficios, mientras que por
otra parte, si se tiene demasiado inventario (más de lo necesario)se puede
incurrir así en un costo innecesario para la empresa .
La gestión de inventarios es la técnica que permite mantener una existencia
de productos a un nivel adecuado, según sean las necesidades de las
entidades que estén relacionadas, y en consecuencia de las estrategias de
producción y los planes de venta propuestos.

El inventario representa la existencia de materia prima para su producción y

venta. La óptima administración del departamento de compras y de los
almacenes consiste en contar con la disponibilidad de estos recursos al
momento de ser requeridos por los departamentos del hotel, basándonos en
la implementación de políticas que nos permitan decidir cuánto y cuándo se
presenta el punto de reposición de mercancías.

La administración del departamento de compras se debe centrar en cuatro

aspectos básicos:

1) Requerimientos de los departamentos solicitantes.

2) Punto de reposición.

3) Artículos de mayor cuidado.

4) Fluctuación de precios de adquisición.

La correcta administración de las compras y de almacenes consiste en

disponer de la materia prima requerida para la operación al menor costo
posible, con la mejor calidad y bajo las mejores condiciones de pago.

Un inventario bien abastecido permite optimizar tiempo y satisfacción al

cliente, por lo que debe contar con existencias suficientes en almacenes para
recurrir oportunamente y que el servicio satisfaga las necesidades de los
clientes.
Para ello el departamento en su administración debe contemplar dos
aspectos:

1. Reducción del costo por el inventario.

2. Aseguramiento del inventario suficiente para que satisfaga las demandas

de los clientes.

Los aspectos anteriores propician un conflicto debido a que si se reduce el

inventario efectivamente se reduce también los costos, pero se corre el
riesgo de no contar con la suficiente materia prima para satisfacer la
demanda de los clientes.

Por otra parte, si se cuenta con inventarios grandes, aumentan los costos. Al
controlar el inventario de manera eficiente se presentan dos vertientes:

1. Satisfacer las necesidades de los clientes en el tiempo y forma correctos,

pero generalmente implica un costo alto.

2. Lograr la correcta administración del inventario para la satisfacción del

cliente, a partir de optimizar la solicitud y por último reducir los costos en este
rubro.

Análisis y optimización de almacenes

Para lograr la eficiencia en el manejo de inventario y optimizar costos por

este concepto, la organización debe diseñar una política de manejo de
inventarios, considerando las condiciones en las cuales desarrolla su
actividad empresarial el Hotel Pelícano Cayo Largo del Sur, conforme a las
políticas de alimentos y bebidas.

Dicha política determina el nivel óptimo de la inversión en este rubro y

requiere que se cumpla con el stock requerido.

A. Nivel óptimo de Inventario:

Es aquel nivel que permite satisfacer plenamente las necesidades de la
unidad con la mínima inversión.

Un nivel alto de inventario tiende a satisfacer absolutamente las necesidades

de los clientes, pero a un costo de almacén alto y una inversión mayor, en
tanto que un nivel bajo de inventario usualmente no satisface las
necesidades de los clientes, pero se mantiene un costo de almacén bajo y
representa una baja inversión.

El inventario bajo evita desperdicios y representa la selección correcta.

Para desarrollar una política de inventarios en cuanto a su nivel óptimo, debe

tomar en cuenta varios factores:

1) Rotación de productos: a través de estadísticas debemos determinar cómo

es el consumo de materia prima durante el año:

Lineal: la producción se comporta siempre de la misma manera.

Estacional: hay periodos donde la producción es baja y periodos donde es

alta.

Combinado: la empresa tiene líneas de producción que se comportan de

manera lineal, pero a la vez, cuenta con líneas de producción estacional.

Impredecible: la producción no se puede planear, pues depende de factores

externos no controlables.

2) Capacidad de compra: Suficiente capital para financiar las compras.

3) Artículos perecederos: La duración de los productos es un dato

indispensable para determinar el tiempo máximo que puede permanecer el
producto en almacén antes de su producción y/o consumo.

4) Tiempo de respuesta del proveedor:

Abastecimiento rápido: Justo a Tiempo

Abastecimiento demorado: Niveles altos

5) Capacidad de almacenamiento: Depende de la capacidad de nuestros

almacenes incluyendo refrigeradores, conservadores y congeladores, en
base a ello se podrá mantener más o menos unidades en inventario.
¿Alternativas?:

Pactos con proveedores para suministros periódicos.

Mayor eficiencia en el departamento de compras en base a estadísticas.

6) Capital suficiente para financiar el inventario: Mantener el inventario

produce un costo.

Si la rotación es alta el costo de oportunidad es bajo.

Si la rotación es baja el costo de oportunidad es alto.

7) Costos asociados a mantener el inventario:

Manejo de mercancías

Seguros

Desperdicio

Productos de lento movimiento. ¿Cuánto nos cuesta tener producto

almacenado cuando éste no es perecedero?

8) Protección:

Escasez del producto. Veda de langosta, frutas de temporada.

Demanda intempestiva. Temporada alta, tipo de clientes (Spring Break)

Aumentos de precios.

Acceso a la zona.

Al analizar los elementos anteriormente abordados se considera que todos

tienen en común el objetivo de ayudar a los directivos a conseguir los
siguientes resultados:

Maximizar el uso de los activos de la organización (capital, maquinaria,

tecnología y recursos humanos):

Mejorar la respuesta al cliente o segmento determinado.

Ajustar las aptitudes de las personas con las tareas que se deban
desempeñar.

Adaptar los sistemas de información al proceso que se esté respaldando.

Reducir costes

Proveer de una ventaja competitiva a la organización al tener en cuenta las

expectativas de los clientes por concepto de alimentos y bebidas.

Minimizar o eliminar los despilfarros debidos a las siguientes causas:

Sobreproducción (inventario, gastos generales).

Tiempo de espera (colas, retrasos y decisiones).

Transporte (manipulación y comunicación).

Procesamiento de los desechos.

Inventario (exceso de existencias y obsolescencia).

Movimientos (desplazarse para ir a buscar herramientas o información,

recoger herramientas y localizar información a fin de solicitar los recursos
indispensables para la actividad fundamental).
Defectos de los productos (repetición del trabajo mal hecho e inspección).

Independientemente de la base del producto o el método de procesamiento,

todos los productos de los fabricantes pasan a través de almacenes de
distribución en algún momento en el ciclo de vida logística. Por lo tanto, es
importante que los fabricantes y procesadores consideren que las prácticas y
expectativas de inocuidad de los alimentos deben seguir al producto a través
de todas las fases de la cadena de suministro, incluyendo los centros de
almacenamiento propios y de terceros.

Hay ciertas oportunidades y expectativas que los fabricantes deben estar

exigiendo e inspeccionando a lo largo de la cadena de suministro de sus
productos y en el almacenamiento. La inocuidad de los alimentos no se
termina cuando el producto llega a los estantes de almacenamiento: el
enfoque en la seguridad de los alimentos debe permanecer constante
durante todo el traslado desde la granja hasta la mesa. ra el almacenamiento
y la distribución, la lucha por seguir las normas de seguridad alimentaria
puede ser un desafío único. Muchos centros de distribución almacenan una
amplia variedad de productos alimenticios que no siempre caen bajo una
categoría reguladora principal, creando una brecha potencial en programas y
políticas que pueden ser difíciles de manejar para la administración de la
instalación. En muchos centros de distribución, la base de productos puede
cambiarse semanalmente, incluso diariamente, lo que plantea nuevos
desafíos para seguir cumpliendo con los requisitos específicos del producto.

Los desafíos particulares para los centros de distribución incluyen la

regulación orgánica, el cumplimiento con HACCP, la defensa y vulnerabilidad
de alimentos, y los programas de capacitación y concientización de los
empleados. Aunque estos desafíos son comunes en la industria alimentaria,
muchos centros de distribución descubren que encontrar apoyo para la
implementación y desarrollo de estos programas puede ser mucho más difícil
que para sus socios de fabricación.
Parte de esto es debido a la falta de información disponible sobre estos
programas y la ausencia frecuente de profesionales de la seguridad
alimentaria certificados dentro del centro de distribución que puedan ayudar
a la empresa en la comprensión de los requisitos y la construcción de una
base de seguridad alimentaria que consista en más que en procedimientos
escritos.

Los centros de distribución se mueven a un ritmo rápido. Los programas de

gestión laboral suelen impulsar la velocidad con la que los productos se
mueven de un anaquel a un remolque, y la rapidez con que los empleados
pueden cambiar el inventario. Esto hace que el desafío para estas
operaciones enfocadas en la seguridad de los alimentos sea aún más difícil y
requiera mucho tiempo. Sin embargo, incluso el centro de distribución con la
mejor relación de gestión de mano de obra puede ser exitoso en la inocuidad
de los alimentos, si el enfoque se aplica en áreas clave.

Entrenamiento y educación

Los centros de distribución deben desarrollar programas integrales de

capacitación basados en los fundamentos de la inocuidad de los alimentos
que se aplican a la distribución. Este entrenamiento debe incluir alérgenos,
contaminación cruzada, patógenos transmitidos por la sangre, HACCP,
saneamiento y defensa de los alimentos. Muchos empleados conocen las
reglas con respecto a los requisitos, tales como almacenar productos,
segregar los alérgenos y realizar la limpieza, pero estos mismos empleados
a menudo carecen de la comprensión de las razoes por las cuales estos
requisitos existen. Se ha demostrado que los empleados y los equipos de
gestión que entienden la razón detrás de las directrices y decisiones críticas
en seguridad alimentaria, encuentran más fácil cumplir con las directrices,
porque entienden los riesgos y cómo sus funciones les afectan.

Conciencia alergénica
Muchos centros de distribución manejan una amplia variedad de productos
que contienen alérgenos. Los empleados deben estar bien informados sobre
los tipos de alérgenos manipulados en la instalación y qué hacer en el caso
de un derrame de alérgeno en el almacén. Esto incluye procedimientos de
limpieza y técnicas de eliminación.

Contaminación cruzada

Además de la sensibilización a los alérgenos, los empleados del centro de

distribución deben comprender qué riesgos existen para la contaminación
cruzada del producto y cómo prevenir estos riesgos. Entender las técnicas
adecuadas de eliminación de los productos y envases de productos
contaminados con sangre u otro fluido corporal debe ser clave en los
requisitos de entrenamiento y programas de todas las operaciones del centro
de distribución. La contaminación cruzada, al igual que los procedimientos
para alérgenos, incluye procedimientos de limpieza y eliminación de
mariscos, carnes rojas, alérgenos y materiales peligrosos. Esto incluye
procedimientos para limpiar adecuadamente el equipo del almacén que
puede haber sido contaminado.

Enfoque en la seguridad alimentaria

Muchos centros de distribución tienen dificultades para concentrarse en la

inocuidad de los alimentos, ya que la mayoría de los productos que manejan
se encuentran en contenedores secundarios apilados sobre palets. Puede
ser difícil para los empleados y la administración visualizar los riesgos de los
alimentos que entran y salen, cuando no pueden ver físicamente el producto
mismo. La implementación de programas centrados en la educación de la
inocuidad de los alimentos y en los riesgos para el producto alimenticio
asociados con su manejo, es una parte imprescindible de la capacitación de
los empleados y los programas fundamentales.

Defensa de los alimentos

Todos los centros de distribución deben tener un plan completo de defensa
de alimentos por escrito que incluya una evaluación anual de vulnerabilidad.
Los centros de distribución pueden ser excepcionalmente vulnerables a la
contaminación intencional debido al fácil acceso a la instalación, las áreas de
almacenamiento y las ubicaciones de descanso de los empleados. Muchas
veces, las puertas desbloqueadas se dejan desatendidas. Desarrollar un
programa de concientización y rendición de cuentas de los empleados, con
procedimientos y expectativas claramente delimitadas, es imprescindible
para todos los centros de distribución, independientemente de su tamaño o
ubicación.

Cambio de mentalidad

Hubo un tiempo en que el personal de almacén pensaba: "Sólo soy un

almacenista, y por lo tanto no soy responsable ni influyente en el suministro
de productos alimenticios sanos y seguros". Es imprescindible que esta
mentalidad continúe cambiando hacia una actitud de responsabilidad y
compromiso con la seguridad alimentaria y una comprensión de la forma
como los procedimientos de manipulación en la distribución afectan la
seguridad general de los productos alimenticios. Este cambio de mentalidad
debe ser continuo y consistente, desde la alta dirección hasta el personal de
saneamiento y los conductores de montacargas.

Saneamiento

La velocidad con que los centros de distribución mueven los productos puede
dificultar un programa eficaz de saneamiento. Muchos centros de distribución
tienen empleados de tiempo completo dedicados a barrer y limpiar pasillos y
ubicaciones de inventario durante las horas normales de oficina. Sin
embargo, los desafíos con el saneamiento van más allá de la limpieza de
escombros de palets y el barrido de las ubicaciones vacías de palets. Los
derrames de alérgenos, las filtraciones de productos cárnicos crudos y
líquidos de pescados y mariscos almacenados y otros productos pueden
causar problemas de contaminación ambiental y riesgos a otros productos
almacenados. Los centros de distribución se beneficiarían de un personal
dedicado al saneamiento que esté capacitado en el uso apropiado de
productos químicos orientados a la limpieza de los alérgenos y al control del
riesgo de contaminación, utilizando técnicas de saneamiento adecuadas para
eliminar el potencial de contaminación cruzada.